Trích từ Chương 1. KẾ TOÁN: NGÔN NGỮ CỦA KINH DOANH

7. Kế toán các giao dịch kinh doanh

(Accounting for business transactions)

Giao dịch hay nghiệp vụ kinh tế (A transaction) là một sự kiện mà chúng liên quan đến việc trao đổi nguồn lực kinh tế của ít nhất hai bên và nó ảnh hưởng đến tình hình tài chính của doanh nghiệp và có thể đo lường một cách đáng tin cậy. Có rất nhiều sự kiện ảnh hưởng đến doanh nghiệp bao gồm cả bầu cử, bùng nổ hay suy thoái kinh tế. Các kế toán viên không ghi nhận ảnh hưởng của các sự kiện này vì chúng không thể đo lường một cách đáng tin cậy. Kế toán viên chỉ ghi nhận những sự kiện mà chúng có thể đo lường một cách đáng tin cậy như mua hàng, bán hàng, trả tiền, thu tiền bán hàng. Số tiền của những sự kiện này có thể đo lường một cách đáng tin cậy (Measure realiably).

7.1. Ví dụ các giao dịch và phương trình kế toán

(Example: Transactions & accounting equation).

Giao dịch 1: Ngày 1/7/20X5, Bình Minh mở một tiệm bán hoa. Anh ta đầu tư 3.000 tr.đồng vào doanh nghiệp Bình Minh.

Phương trình kế toán hay Bảng cân đối kế toán của Bình Minh sau ngày 1/7 như sau:

Tài sản		= Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu (CSH)
Tiền	3.000 tr.đồng	= Vốn chủ sở hữu 3.000 tr.đồng

Giao dịch 2: Ngày 2/7 Minh mua một quầy bán hoa ở chợ, trả 2.000 tr.đồng và mua hoa trả bằng tiền hết 600 tr.đồng. Tiền của Bình Minh sẽ giảm từ 3.000 tr.đồng xuống còn 400 tr.đồng (= 3.000 – 2.000 – 600). Hoa tồn giá trị 600 tr.đồng. Phương trình hay bảng cân đối kế toán sau giao dịch này như sau (Đơn vị tính : Triệu Đồng):

Tài sản		= Nợ phải trả + Vốn CSH
Tiền	400	Vốn chủ sở hữu	3.000
Hoa	600
Quầy bán hoa	2.000
Tổng tài sản	3.000	Tổng Nợ phải trả + Vốn CSH	3.000

Giao dịch 3: Ngày 3/7, Anh Minh bán tất cả hoa, thu được 800 tr.đồng, lãi 200 tr.đồng.

Các khoản thay đổi được giải thích sau dấu (*), tiền tăng từ 400 tr.đồng lên 1.200 tr.đồng (= 400 + 800) và Lãi lưu giữ được tạo ra là 200 tr.đồng (= 800 - 600).

Phương trình bảng cân đối kế toán cuối ngày 2/7 của Bình Minh như sau (Triệu Đồng):

Tài sản		= Nợ phải trả + móng Vốn CSH
Tiền	1.200	Vốn chủ sở hữu	3.000
Hoa tồn kho	0
Quầy bán hoa	2.000	Lãi lưu giữ	200
Tổng tài sản	3.200	Tổng Nợ phải trả + Vốn CSH	3.000

Giao dịch 4: Ngày 4/7, Minh rút 120 tr.đồng cho việc riêng.

Tiền mặt sẽ giảm đi 120 tr.đồng từ 1.200 tr.đồng còn 1.080 tr.đồng và Lãi lưu giữ từ 200 tr.đồng cũng giảm đi 120 tr.đồng còn 80 tr.đồng. Ông chủ rút lãi không phải là chi phí của doanh nghiệp do vậy phương trình bảng cân đối kế toán cuối ngày 4/7 (Balance sheet equation) như sau (Tr. Đ):

Tài sản		= Nợ phải trả + Vốn CSH
Tiền	1.080	Vốn chủ sở hữu	3.000
Hoa	0
Quầy bán hoa	2.000	Lãi lưu giữ	80
Tổng tài sản	3.080	Tổng Nợ phải trả + Vốn CSH	3.080

Giao dịch 5: Ngày 5/7 Minh mua hoa 700 tr.đồng trả bằng tiền mặt.

Tiền mặt sẽ giảm đi 700 tr.đồng còn 380 tr.đồng (= 1.080 - 700) và hoa sẽ tăng lên tương ứng 700 tr.đồng. Nợ và Vốn CSH không đổi. Phương trình bảng cân đối kế toán ngày 5/7 như sau (Tr. Đồng):

Tài sản		= Nợ phải trả + Vốn CSH
Tiền	380	Vốn chủ sở hữu	3.000
Hoa	700
Quầy bán hoa	2.000	Lãi lưu giữ	80
Tổng tài sản	3.080	Tổng Nợ phải trả + Vốn CSH	3.080

Giao dịch 6: Ngày 6/7, tất cả hoa đã được bán và thu về 1.000 tr.đồng tiền mặt. Minh trả lương cho trợ lý của anh ta 50 tr.đồng . Lãi cho ngày là 250 tr.đồng (1.000 - 700 - 50).

Sau giao dịch này, tiền mặt sẽ tăng lên là 1.330 tr.đồng (= 380 + 1.000 - 50) và lãi lưu giữ sẽ là 330 tr.đồng (= 80 + 250). Phương trình bảng cân đối kế toán cuối ngày 5/7 như sau (Triệu Đồng):

Tài sản		= Nợ phải trả + Vốn CSH
Tiền	1.330	Vốn chủ sở hữu	3.000
Hoa	0	Lãi lưu giữ	330
Quầy bán hoa	2000
Tổng tài sản	3.330	Tổng Nợ phải trả + Vốn CSH	3.330

Các khoản phải trả & phải thu thương mại (Trade Payables & Receivables)

- Phải trả thương mại (Trade accounts payable/ Accounts payable/ Payables/ Creditors) là các khoản nợ phải trả phát sinh từ việc mua hàng từ các nhà cung cấp nguyên liệu, hàng hóa để bán lại. Đó là nợ phải trả của một doanh nghiệp. Chủ nợ (A creditor) là người mà doanh nghiệp nợ tiền của họ. Chủ nợ thương mại (A trade creditor) là người mà doanh nghiệp nợ tiền phát sinh từ quá trình hoạt động kinh doanh (Trading operations).

- Các khoản phải thu thương mại (Trade accounts receivable) đôi khi gọi ngắn gọn là các khoản phải thu “Accounts receivable” or “Receivables” or “Debtor” là số tiền mà người mua hàng đang còn nợ. Nó là một tài sản của doanh nghiệp. Khi khoản nợ được thanh toán, các khoản phải thu sẽ bị mất đi và thay thế bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng. Một khách hàng mua hàng chưa trả tiền ngay là một con nợ (debtor).

Giao dịch 7: Ngày 7/7, Bình Minh đầu tư thêm 300 tr.đồng và vay thêm 500 tr.đồng từ bạn của anh ta.

Sau giao dịch này, Vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp sẽ tăng lên thành 3.300 tr.đồng (= 3.000 + 300) và Nợ vay phải trả sẽ xuất hiện là 500 tr.đồng. Tiền mặt tăng tương ứng lên thành 2.130 tr.đồng (= 1.330 + 300 + 500). Bảng cân đối kế toán ngày 7/7 (Đơn vị tính: Triệu Đồng):

Tài sản		= Nợ phải trả + Vốn CSH
Tiền	2.130	Vay	500
Hoa	0	Vốn chủ sở hữu	3.300
Quầy bán hoa	2.000	Lãi lưu trữ	330
Tổng tài sản	4.130	Tổng Nợ phải trả + Vốn CSH	4.130

Giao dịch 8: Ngày 9/7, Anh mua hoa 400 tr.đồng trả bằng tiền mặt, sau đó bán chịu cho khách với giá 600 tr.đồng, kiếm được lãi là 200 tr.đồng (600 - 400).

Tiền mặt sẽ giảm đi 400tr.đồng còn lại 1.730 tr.đồng (=2.130 - 400). Lãi lưu giữ tăng từ 330 tr.đồng lên thành 530 tr.đồng (= 330 + 200). Bảng cân đối kế toán ngày 9/7 như sau (Triệu Đồng):

Tài sản		= Nợ phải trả + Vốn CSH
Tiền mặt	1.730	Vay	500
Khoản phải thu	600	Vốn chủ sở hữu	3.300
Quầy bán hoa	2.000	Lãi lưu trữ	530
Tổng tài sản	4.330	Tổng Nợ phải trả + Vốn CSH	4.330

Giao dịch 9: Ngày 15/7, Anh mua hoa trả bằng tiền mặt 800 tr.đồng và mua chịu 200 tr.đồng. Tiền mặt giảm đi 800 tr.đồng còn 930 tr.đồng (= 1.730 - 800). Phải trả người bán hoa xuất hiện mới là 200 tr.đồng. Bảng cân đối kế toán cuối ngày 15/7 như sau (Đơn vị tính: Triệu Đồng):

Tài sản		= Nợ phải trả + Vốn CSH
Tiền mặt*	930	Phải trả người bán hoa	200
Hoa (Hàng hoá)	1.000	Vay	500
Khoản phải thu	600	Vốn chủ sở hữu	3.300
Quầy bán hoa	2.000	Lãi lưu trữ	530
Tổng tài sản	4.530	Tổng Nợ phải trả + Vốn CSH	4.530

Giao dịch 10: Ngày 16/7, anh bán tất cả hoa thu về 1.400 tr.đồng tiền mặt. Giá vốn của hoa là 1.000 tr.đồng. Anh trả lương cho trợ lý của anh là 60 tr.đồng và trả lãi tiền vay là 5 tr.đồng. Anh ta đã kiếm được 335 tr.đồng tiền lãi như tính toán dưới đây (Matching convention): Các giao dịch và lãi lưu giữ ngày 16/7 như sau (Transactions & Retained Profit on 16 July) (Đơn vị tính: Triệu Đồng):

Doanh thu bán hàng (Sales revenue)	1.400
Giá vốn hàng bán (Cost of good sold)	1.000
Lãi gộp (Gross profit)	400
Chi phí lương (Salary expenses)	60
Lãi tiền vay (Interest expenses)	5
Lãi ngày 16/7 (Profit earned on 16th)	335
Lãi trước ngày 16/7 (Profit before 16th)	530
Tổng lãi lưu giữ (Total Retained Profit)	865

Sau giao dịch ngày 16/7, tiền mặt sẽ tăng lên thành 2.265 tr.đồng (= 930 + 1.400 - 60 - 5).

Bảng cân đối kế toán ngày 16/7 như sau (Đơn vị tính: Triệu Đồng):

Tài sản		= Nợ phải trả + Vốn CSH
Tiền mặt*	2.265	Phải trả người bán hoa	200
Hoa (1.000-1.000)	0	Vay	500
Phải thu	600	Vốn chủ sở hữu	3.300
Quầy hoa	2.000	Lãi lưu trữ	865
Tổng tài sản	4.865	Tổng Nợ phải trả + Vốn CSH	4.865

7.2. Nhận xét kế toán cho các giao dịch

(Accounting for Business Transactions)

Qua ví dụ 10 giao dịch đã trình bày ở trên, chúng ta rút ra được nhận xét như sau:

- Phương trình kế toán luôn luôn được cân bằng (the equation always stays in balance) cho dù các giao dịch có phức tạp hay đơn giản.

- Mỗi giao dịch ảnh hưởng ít nhất đến hai tài khoản, một số có thể ảnh hưởng nhiều hơn hai tài khoản.

- Một số giao dịch ảnh hưởng chỉ một bên của phương trình, một số khác ảnh hưởng cả hai bên.

8. Các báo cáo tài chính (The financial statements)

Ở phần trên chúng ta đã thảo luận về kế toán cho các giao dịch. Mục đích của kế toán là tạo ra các báo cáo tài chính cho những người sử dụng bên ngoài trong việc ra các quyết định liên quan đến doanh nghiệp. Một bộ các báo cáo tài chính thường bao gồm: (1) Bảng cân đối kế toán, (2) Báo cáo kết quả kinh doanh (hay Báo cáo lãi lỗ), (3) Báo cáo thay đổi trong vốn chủ sở hữu, (4) Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và (5) Thuyết minh các báo cáo tài chính. Ở Việt Nam hiện tại báo cáo (3) nằm trong báo cáo (5) Thuyết minh các báo cáo tài chính, tuy nhiên theo thông lệ quốc tế nó được tách ra thành một báo cáo riêng biệt. Trong chương này chúng ta sẽ thảo luận sơ lược về các báo cáo. Chi tiết hơn về các báo cáo tài chính sẽ được trình bày ở chương 7 “Trình bày các báo cáo tài chính” và chương 24 “Báo cáo lưu chuyển tiền tệ”.

8.1. Bảng cân đối kế toán (Balance Sheet)

Bảng cân đối kế toán liệt kê tất cả các tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu của công ty vào một thời điểm (ngày) cụ thể, thường là cuối tháng, cuối quý, cuối năm. Bảng cân đối kế toán như một tấm ảnh của một thực thể, doanh nghiệp. Vì lý do này nó còn được gọi là Báo cáo tình hình tài chính (Statement of financial position). Theo VAS, US GAAP các tài sản được xếp theo mức độ thanh khoản giảm dần, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu được xếp theo mức độ ngắn hạn giảm dần.

8.2. Báo cáo kết quả kinh doanh hay Báo cáo lãi, lỗ (Income Statement/ Profit & Loss Account/ Statement of Financial Performance/ Statement of Earnings)

Báo cáo kết quả kinh doanh trình bày tóm lược các khoản doanh thu và chi phí cho một kỳ cụ thể như tháng, quý hay năm. Báo cáo kết quả kinh doanh cũng còn được gọi là Báo cáo hoạt động (Statement of operations), nó như một cuộn film hay video về các hoạt động của một thực thể trong một thời kỳ nào đó. Báo cáo kết quả kinh doanh là một báo cáo riêng rẽ quan trọng nhất về thông tin kết quả kinh doanh của thực thể - lợi nhuận (lãi/ lỗ) là phần doanh thu và thu nhập trừ đi chi phí. Nếu chi phí lớn hơn doanh thu và thu nhập, thực thể sẽ bị lỗ.

8.3. Báo cáo thay đổi vốn chủ sở hữu (Statement of changes in equity)

Báo cáo thay đổi vốn chủ sở hữu (Statement of changes in equity) trình bày tóm lược sự thay đổi trong vốn chủ sở hữu trong một kỳ nhất định như tháng, quý hay năm. Tăng trong vốn chủ sở hữu phát sinh từ việc đầu tư của chủ sở hữu và lãi thuần tăng trong kỳ. Vốn chủ sở hữu giảm do chủ sở hữu rút vốn hay từ lỗ thuần trong kỳ. Tổng số lãi/ lỗ thuần sẽ được đưa ra trực tiếp từ báo cáo kết quả kinh doanh. Các giao dịch góp vốn hay rút vốn của các chủ sở hữu doanh nghiệp không ảnh hưởng đến lãi, lỗ trong kỳ nên không ảnh hưởng đến báo cáo kết quả kinh doanh, nhưng liên quan, ảnh hưởng đến báo cáo thay đổi trong vốn chủ sở hữu. Theo VAS, báo cáo này nằm trong phần Thuyết minh BCTC.

8.4. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Statement of Cash Flows)

Là báo cáo các dòng tiền vào (thu) và ra (chi) trong một kỳ được chia thành ba loại hoạt động (1) Dòng tiền từ hoạt động kinh doanh, (2) Dòng tiền từ các hoạt động đầu tư và (3) Dòng tiền từ các hoạt động tài chính. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ được thảo luận kỹ ở chương 24.

8.5. Các thông tin chung của các báo cáo tài chính (Identifiable information)

Mỗi báo cáo tài chính đều có phần đầu của nó gồm tên của doanh nghiệp mà nó báo cáo, tên gọi của báo cáo và ngày hay thời kỳ mà nó báo cáo, đơn vị tiền tệ. Bảng dưới trình bày minh họa các báo cáo tài chính của D.nghiệp Bình Minh trong tháng 7/20X5 mà chúng ta đã đề cập ở phần trước.

8.6. Mối quan hệ giữa các báo cáo tài chính

(Relationships between financial statements)

Các báo cáo tài chính có liên quan chặt chẽ với nhau. Hãy hình dung nhà bạn có một bể nước và bạn muốn quản lý nó. Bạn cần biết lượng nước trong bể vào một thời điểm nào đó là bao nhiêu lít? Và trong một kỳ nào đó đã có bao nhiêu nước chảy vào và bao nhiêu nước chảy ra và chênh lệch giữa chúng là bao nhiêu? Bảng cân đối kế toán chỉ ra mực nước trong bể là bao nhiêu vào một thời điểm nào đó, đó chính là vốn chủ sở hữu hay nói chi tiết hơn là tổng tài sản trừ đi tổng nợ phải trả là bao nhiêu. Báo cáo kết quả kinh doanh chỉ ra rằng trong một thời kỳ nhất định có bao nhiêu thu nhập (nước chảy vào) và bao nhiêu chi phí (nước chảy ra) và chênh lệch giữa nó là lãi hay lỗ (tức mức chênh lệch mực nước cuối kỳ và đầu kỳ) như hình minh họa dưới đây.

Bảng 1-1

Doanh nghiệp Bình Minh

Báo cáo kết quả kinh doanh (Income Statement)

Cho tháng 7 năm 20X5	Đơn vị tính: Triệu Đồng
Doanh thu bán hàng (Sales Revenue) (=800 + 1.000 + 600 + 1.400)	3.800
Giá vốn hàng bán (Cost of goods sold) (=600 + 700 + 400 + 1.000)	2.700
Lãi gộp (Gross Profit)	1.100
Chi phí lương (Salary expense)(=50 + 60)	110
Chi phí lãi tiền vay (Interest expense)	5
Lãi thuần (Net Profit)	985

Doanh nghiệp Bình Minh

Báo cáo thay đổi vốn chủ sở hữu, tháng 7/20X5

(Statement of changes in equity), for July 20X5	Đơn vị tính: Triệu Đồng
Vốn của Bình Minh góp ngày 1/7 (Paid in Capital-BinhMinh)	3.000
Ông chủ đầu tư thêm (Add: Investments by owner)	300
Lãi thuần của tháng (Net Profit for the month)	985*
Trừ tiền Ông chủ rút vốn (Less: Drawings by owner)	-120
Vốn chủ sở hữu ngày 31/7 (BìnhMinh Capital, 31 July 20X5)	4.165**

Doanh nghiệp Bình Minh

Bảng cân đối kế toán (Balance Sheet)

(Statement of changes in equity), for July 20X5		Đơn vị tính: Triệu Đồng
Tài sản (Assets)		Nợ phải trả & Vốn chủ sở hữu Liabilities & Equity
Tiền mặt (Cash)	2.265	Phải trả (Accounts Payable)	200
Phải thu (Accounts Receivable)	600	Vay (Loan)	500
Hoa (Flower) (1000-1000)	0	Vốn Chủ sở hữu (Owners’ Equity)	3.300*
Quầy hoa (Flower Building)	2.000	Lãi lưu giữ (Retained earning)	865*
Tổng tài sản (Total assets)	4.865	Tổng Nợ & vốn CSH (Total L & E)	4.865

Doanh nghiệp Bình Minh

Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Statement of Cash Flows)

Tháng 7 năm 20X5	Đơn vị tính: Triệu Đồng
Dòng tiền từ hoạt động kinh doanh (Cash flows from operating activities)
Thu từ khách hàng (Collection from customers)	3.200
Chi cho nhà cung cấp hoa (Payment to suppliers)	(2.500)
Chi cho nhân viên, lãi vay (Payment to employees & interest) (= 110 + 5)	(115)
Dòng tiền thuần từ hoạt động kinh doanh (Net cash inflow from operating)		585
Mua tiệm hoa (Acquisition of flower building)	(2.000)
Dòng tiền thuần từ hoạt động đầu tư (Net cash outflow from Investing activities)		2.000
Dòng tiền từ các hoạt động tài chính (Cash flows from financing activities)
Ông chủ Bình Minh đầu tư (Investment by owner)	3.300
Ông chủ rút vốn (Drawings by owner)	(120)
Vay tiền (Cash received from loan)	(500)
Dòng tiền thuần từ hoạt động tài chính (Net cash inflow from financing activities)		3.680
Tổng dòng tiền tăng (Net increase in cash)		2.265
Tiền tồn đầu kỳ (Cash balance, 1st July 20X5):		0
Tiền tồn cuối kỳ 31/7/20X5 (Cash balance, 31st, July 20X5)		2.264