-Ồ, chưa từng có ai cho tôi biết điều này cả!
- Tôi chưa nghe nói đến chuyện đó bao giờ!
- Anh cho rằng đây là lỗi của tôi sao?
Bạn học được những gì trong các khóa đào tạo căn bản về quản lý? Có phải là cách xây dựng kế hoạch làm việc, tổ chức cuộc họp, trình bày bài thuyết trình và quản lý thời gian không? Hay bạn được chỉ dạy cách phân chia công việc, đánh giá nhân viên hoặc cách tiến hành một cuộc phỏng vấn nhân viên nghỉ việc?
Các khóa đào tạo quản lý dạy bạn rất nhiều điều nên làm, nhưng lại bỏ qua vô số điều bạn không nên thực hiện.
Đó chính là những gì cuốn sách này muốn đề cập: rất nhiều sai lầm tồi tệ có thể đẩy bạn vào tình thế nguy hiểm, vậy mà chưa từng có ai nói gì với bạn về điều đó cả. Một vài sai lầm trong số này rất rõ ràng, ví dụ như quản lý nhóm làm việc quá chặt chẽ hay quá lỏng lẻo, tỏ thái độ giận dữ khi tiếp nhận ý kiến phê bình, hoặc không tôn trọng khách hàng đúng mức... Nhưng cũng có rất nhiều điều không có vẻ gì là sai lầm, chẳng hạn như việc áp dụng chính sách khen thưởng "chỉ một người chiến thắng" hay cố sử dụng công nghệ để giải quyết vấn đề hiệu quả làm việc, hoặc bắt người khác phải giải quyết hậu quả từ những công việc được hoàn thành kém chất lượng. Đó là những việc bạn đã làm, nhưng bạn chỉ nhận ra chúng là sai lầm, sau khi nhận lấy hậu quả.
Nếu bạn đã làm công việc quản lý trong ba, bốn hoặc năm năm thì tình hình sẽ như thế nào? Bạn sẽ biết rõ mình nên làm gì và không nên làm gì chứ?
Chưa chắc đâu. Ảnh hưởng của nhiều sai lầm không phải ngay lập tức thể hiện rõ ràng và có thể chẳng bao giờ trở nên rõ ràng. Đôi khi bạn vẫn hoàn thành sự nghiệp quản lý mà không hề bận tâm đến các quy định của công ty - bạn bỏ qua cơ hội xây dựng mạng lưới quan hệ đồng nghiệp, khen ngợi những kết quả tầm thường thay vì sự sáng tạo, và bao che cho nhân viên trước những sai lầm của chính họ... Bạn làm tất cả mà không hề nhận thức được mình có thề hành động hợp lý và hiệu quả hơn.
Ai cũng có lúc mắc sai lầm, và tất cả chúng ta đều cố gắng học hỏi từ những lỗi lầm của bản thân. Công việc quản lý ngày càng trở nên khó khăn và có chiều hướng thiên về các sai lầm trong cách đánh giá cũng như thực hiện công việc. Cuốn Cạm bẫy trong quản lý có thể gợi ý cho bạn hướng giải quyết sai lầm theo hai phương pháp ưu việt khác nhau:
1. Phương pháp phòng tránh: Cuốn sách nêu ví dụ về những sai lầm - "cạm bẫy" thường gặp nhất trong công việc quản lý - ở hầu hết các tình huống hay môi trường làm việc. Tuy mục đích ban đầu là dành cho những nhà quản lý trong các công ty truyền thống, song nội dung cuốn sách cũng đề cập đến những vấn đề phát sinh khi bạn thành lập các nhóm làm việc độc lập và trao quyền ra quyết định cho họ.
2. Phương pháp khắc phục: Với mỗi tình huống, bạn sẽ được hướng dẫn cụ thể về cách thức giải quyết sai lầm sao cho thật nhanh chóng và tránh để chúng lặp lại trong tương lai. (Trong thời đại mà mọi thay đổi đều diễn ra với tốc độ chóng mặt, khó nhà quản lý nào có khả năng hoàn toàn tránh khỏi mọi sai lầm. Vậy thì bạn cần học hỏi từ chính những sai lầm mà mình mắc phải).
Cấu trúc cuốn sách
Thật dễ dàng để xác định một hành động bạn dự định tiến hành (hoặc đã thực hiện) có phải là sai lầm hay không. Nội dung cuốn sách bao gồm các sai lầm phổ biến nhất trong quản lý và được trình bày trong 11 chương. Mỗi chương sẽ trình bày một dạng sai lầm cụ thể (chẳng hạn như "Sai lầm trong cách giải quyết công việc", hay "Sai lầm trong mối quan hệ với cấp trên"). Trong phần Mục lục, bên dưới tiêu đề của mỗi chương, chúng tôi sẽ liệt kê toàn bộ các sai lầm đã nêu nhằm giúp bạn dễ dàng tra cứu.
Mỗi tình huống sẽ tập trung vào một sai lầm cụ thể, mô tả tình huống thường dẫn đến sai lầm của người quản lý, qua đó giải thích nguyên nhân tại sao đó lại là sai lầm, đồng thời đề xuất những hành động bạn cần thực hiện để sửa sai. ơ mỗi tình huống, chúng tôi cũng chỉ ra các biện pháp nhằm giúp bạn tránh khỏi những sai lầm tương tự trong tương lai, cũng như hướng xử lý phù hợp khi gặp các tình huống gần giống như vậy. Tuy nhiên, mọi việc đều phụ thuộc vào bối cảnh cụ thể: đôi khi một hành động trong bối cảnh này là sai lầm, nhưng trong một bối cảnh khác lại hoàn toàn hợp lý. Do vậy, một số tình huống sẽ nhấn mạnh khi nào hành động đó được chấp nhận. Và cuối cùng, chúng tôi sẽ đưa ra lời khuyên nhằm giúp bạn nâng cao kiến thức thông qua các tình huống cụ thể. Thông thường, lời khuyên này sẽ đi từ các yếu tố cơ bản đã thảo luận và mở rộng sang các tình huống khác nhau, hoặc có thể giải thích sâu hơn về những ý tưởng mấu chốt tạo nên tình huống đó.
Sau khi đọc và tìm hiểu tình huống tương đồng với vấn đề của bản thân, có thể bạn sẽ muốn xem thêm một số trường hợp khác trong cùng chương. Có khi trong một chương mô tả hai tình huống tương phản nhau (ví dụ "Từ chối sử dụng công nghệ mới" sẽ đối lập với "Ứng dụng công nghệ chỉ vì sở thích cá nhân"). Nhưng đôi khi, tình huống sau lại là diễn biến tiếp theo của tình huống trước đó (ví dụ "Mục tiêu công việc không rõ ràng" và "Tiêu chuẩn đánh giá công việc không rõ ràng"). Và trong tất cả các chương, một ý tưởng dù chỉ được giới thiệu sơ qua ở tình huống này chắc chắn sẽ được giải thích chi tiết hơn trong một tình huống khác.
Trở thành nhà quàn lý hoàn hảo
Liệu bạn có thể trở thành nhà quản lý hoàn hảo? Câu trả lời có thể là không. Thậm chí, ngay cả khi bạn đã giải quyết xong vấn đề thì một số tình huống mới vẫn có thể phát sinh và có khả năng đẩy bạn đến một loạt sai lầm khác. Nhưng bạn phải làm gì nhằm giảm thiểu rủi ro và không mắc phải chính những sai lầm đó một lần nữa?
Những thông tin trong cuốn sách này sẽ giúp bạn. Bạn có thể khái quát hóa chúng để áp dụng vào nhiều tình huống và hoàn cảnh khác nhau. Muốn vậy, bạn cần "học cách học" các vấn đề liên quan đến quản lý. Dưới đây là một số kỹ thuật cơ bản:
• Bất kể khi nào phải thực hiện một việc mà bạn không chắc chắn, bạn hãy tự đánh giá kết quả sau khi kết thúc. Kết quả của hành động đó có đúng như dự định của bạn không? Nó có dẫn đến một kết quả không mong muốn hay không? Và nếu các yếu tố ban đầu khác đi, liệu hành động đó có dẫn đến kết quả tương tự?
• Yêu cầu sự phản hồi, đặc biệt từ nhóm làm việc của bạn. Vì hơn bất cứ ai khác, họ là những người phản ánh rõ ràng nhất về các ảnh hưởng từ lời nói và hành động của bạn. Tuy nhiên, cũng cần đảm bảo rằng mọi người hiểu bạn không chỉ đề nghị họ cho ý kiến, mà bạn còn rất mong muốn nhận được những phản hồi ấy. Sau đó, với các trường hợp tương tự, bạn hây áp dụng một cách khéo léo những gì đâ được học hỏi nhằm tiếp cận vấn đề.
• Cuối cùng, chia sẻ kinh nghiệm với các nhà quản lý khác và đề nghị họ giúp bạn giải quyết vấn đề. Khi muốn thăm dò kết quả thử nghiệm các ý tưởng mới, bạn hây trao đổi với các đồng nghiệp ngang cấp. Bạn hây tìm hiểu xem, ở tình huống tương tự, họ đâ xử lý như thế nào. Và khi bạn áp dụng những giải pháp mới, hây chia sẻ với họ cách thức nào sẽ hiệu quả, cách thức nào thì không. Bằng cách đó, toàn bộ nhóm quản lý sẽ có nhiều cơ hội học hỏi kinh nghiệm lẫn nhau hơn.
Thông tin từ ba nguồn này về hiệu quả làm việc của bạn trong vai trò nhà quản lý (nhóm làm việc, đồng nghiệp và bản thân bạn) là sự kết hợp chặt chẽ và hỗ trợ bạn rất nhiều trong công việc. Khi đâ được trang bị những nguồn lực này, bạn sẽ hoàn toàn có khả năng nhận diện và tránh được sai lầm của chính mình.