Cách viết một bản tuyên ngôn “tại sao” (5 phút)

Dĩ nhiên, các thành viên trong nhóm không thể xây dựng được bản tuyên ngôn “tại sao” nếu chưa biết nó trông như thế nào. Vì thế, trên cương vị người điều hành cuộc hội thảo, việc đầu tiên bạn cần làm ở giai đoạn này là chỉ cho họ biết điều đó. Bạn hãy sử dụng bảng kẹp giấy, hoặc slide trình chiếu, để minh họa cho cả nhóm biết cấu trúc cơ bản của một bản tuyên ngôn tại sao:

CẦN PHẢI LÀM________ĐỂ________.

Hãy giải thích với họ rằng đây không phải cách duy nhất để diễn đạt hai chữ TẠI SAO, nó chỉ là cách diễn đạt mà Simon và đội ngũ Start With Why gợi ý dùng làm xuất phát điểm. Sở dĩ chúng tôi ủng hộ cấu trúc này là bởi hai phần ô trống bao quát hai hợp phần chính của chữ TẠI SAO khả thi, và hình thức diễn đạt này giúp mọi người tập trung vào điều quan trọng nhất.

Hãy chia nhỏ tuyên ngôn thành hai hợp phần chính. Hợp phần đầu tiên, “Cần phải làm...” là đóng góp của tổ chức hoặc nhóm. Hợp phần thứ hai, “để...” là tác động hoặc hiệu ứng mà sự đóng góp đó mang lại cho những người khác.

Nhiều người sẽ ngay lập tức nhận ra mối quan hệ giữa kết quả đầu ra của ba cuộc trao đổi vừa qua và thành phần của bản tuyên ngôn “tại sao”. Nhưng để yên trí rằng tất cả đều nhìn nhận vấn đề theo cùng một hướng, bạn hãy trình bày thật rõ mối quan hệ này để mọi người cùng hiểu.

Bạn có thể nói với họ theo cách này: Nội dung các cuộc trao đổi thứ nhất và thứ hai tương ứng với hợp phần về sự đóng góp trong bản tuyên ngôn; nội dung cuộc trao đổi thứ ba tương ứng với hợp phần về tác động của sự đóng góp đó. Các từ và cụm từ ghi lại trên bảng kẹp giấy ở phía trước phòng là những thông tin để điền vào hai ô trống. Theo đúng cấu trúc của bản tuyên ngôn “tại sao” này, chúng ta sẽ cùng nhau mô tả thế giới mình muốn sống (hợp phần tác động) và hành động mà chúng ta cần thực hiện vào mỗi sáng thứ Hai để biến thế giới đó thành hiện thực (hợp phần đóng góp).

Bài tập phác thảo tuyên ngôn “tại sao” (25 phút)

Hãy chia nhóm lớn thành hai đội với số lượng thành viên tương tự nhau. Mỗi đội sẽ làm việc độc lập, viết một bản nháp tuyên ngôn “tại sao” lên một tờ giấy mới và sau đó trình bày nó trước tất cả mọi người. Hãy sử dụng những thông tin hướng dẫn sau để cung cấp bối cảnh cho họ trước khi bắt đầu.

Trước tiên, để có thể viết hợp phần “đóng góp” của bản tuyên ngôn “tại sao”, mỗi đội cần phải nhìn vào bảng kẹp giấy dựng ở trước phòng trong đó liệt kê danh sách toàn bộ các động từ và cụm từ chỉ hành động mà họ đã soạn ra ở bước trước đó. Các thành viên trong đội cần phải cùng nhau ra quyết định xem động từ hay cụm từ chỉ hành động nào có thể bao quát sự đóng góp mà tổ chức của họ tạo ra. Đây sẽ trở thành phần đóng góp trong bản tuyên ngôn “tại sao” của họ. Điều quan trọng là không nên để bản thân bị bó buộc vào định nghĩa nghiêm ngặt trong từ điển của các động từ và cụm động từ này. Điểm mấu chốt là cảm giác mà những từ ngữ đó gợi lên trong họ. Trong quá trình họ làm bài tập này, hãy trấn an họ rằng đừng quá lo lắng về việc bỏ qua các chủ đề khác ghi trên bảng kẹp giấy; có thể họ cảm thấy một số chủ đề cũng đại diện cho con người mình, nhưng chúng chưa đủ thuyết phục để được chọn. Chúng sẽ lại được sử dụng về sau này khi chúng ta cùng tìm hiểu về ba chữ NHƯ THẾ NÀO. Trước mắt, mỗi đội cần phải tập trung vào việc lựa chọn động từ hoặc cụm từ chỉ hành động phù hợp nhất – có thể tạo ra sự đồng vọng sâu sắc.

Tiếp đến, họ phải chuyển sang rà soát các nhận định về tác động của sự đóng góp mà tổ chức thực hiện, đã được ghi lại trên tờ giấy ở bảng kẹp giấy khác cũng đang dựng ở trước phòng. Từ danh sách này, họ phải soạn ra được phần “tác động” trong bản tuyên ngôn “tại sao” của mình.

Mục tiêu cho từng đội là phải viết một bản tuyên ngôn “tại sao” hấp dẫn và truyền cảm hứng đến mức đội còn lại phải thốt lên: “Chúng ta hãy chọn bản tuyên ngôn của các bạn đi!”

Hãy cho các đội 25 phút để viết một bản tuyên ngôn “tại sao”, đừng quên nhắc họ nhớ rằng phải dựa vào các từ và cụm từ ghi trên các bảng kẹp giấy ở trước phòng. Điều thiết yếu là các bản nháp tuyên ngôn của họ phải xuất phát từ nguồn tài liệu trên. Nếu không, mọi người có thể lại chuyển sang sử dụng ngôn ngữ chung chung thể hiện sự khát vọng hoặc ngôn ngữ trong xây dựng thương hiệu hay marketing.

MẸO HAY CHO NGƯỜI ĐIỀU HÀNH

Khi các đội bắt tay vào thực hiện bài tập này, họ có thể sa vào việc tranh luận gay gắt về ý nghĩa của một số từ ngữ cụ thể. Nếu chuyện này xảy ra, bạn hãy nhắc cho họ nhớ lại câu chuyện đằng sau những từ đó và cảm giác mà chúng gợi lên. Ý nghĩa của từ ngữ xét theo từ điển không quá quan trọng ở đây. Điều quan trọng hơn cả là ý nghĩa sâu xa hơn mà những từ ngữ này mang lại cho đội ngũ.

Nhằm giúp các đội đi đúng hướng, hãy thông báo với họ rằng mỗi đội sẽ phải thổi hồn cuộc sống vào bản tuyên ngôn “tại sao” bằng cách liên kết nó với hai câu chuyện đã được nêu ra và ghi lại ở các bảng kẹp giấy.

25 phút không phải là khoảng thời gian dài cho bài tập này, nhưng sẽ vừa đủ. Sở dĩ chúng tôi muốn phần này diễn ra thật nhanh gọn là vì muốn mọi người dựa vào trực giác của họ (tức là phần hệ viền trong não) và không phân tích vấn đề thái quá. Suy cho cùng, mục tiêu hướng tới ở giai đoạn này không phải là đưa ra được một bản tuyên ngôn “tại sao” cuối cùng, mà là thực hiện bước đi đầu tiên hướng về nó. Chúng tôi cũng muốn tạo một chút áp lực về thời gian để mọi người thiên về hành động dựa vào cảm xúc hơn. Nỗi sợ hết thời gian sẽ khiến họ phải giật mình và chọn phương án nào xem ra ổn nhất.

Báo cáo: Trình bày các bản tuyên ngôn “tại sao” (5-10 phút)

Phần trình bày của các đội cần được giới hạn thật ngắn – tối đa mỗi đội sẽ có hai phút thuyết trình. Mỗi đội nên trình bày đầy đủ cả hai gạch đầu dòng dưới đây và không bao gồm bất kỳ điều gì bên ngoài:

MẸO HAY CHO NGƯỜI ĐIỀU HÀNH

Trong thời gian mỗi đội đứng lên trình bày, hãy yêu cầu người của đội đối thủ quay lại cảnh đó. Việc này không đòi hỏi gì nhiều – chỉ cần một chiếc điện thoại hoặc máy quay là đủ. Việc ghi lại các buổi thuyết trình giúp các đội tập trung hơn vào trò chơi của mình; nó cũng giúp lưu lại một chút trải nghiệm trong quy trình Khám phá câu hỏi “tại sao” để họ có thể tham khảo trong tương lai.

Sau khi cả hai đội đã trình bày xong bản tuyên ngôn “tại sao” của mình, có thể cả nhóm sẽ nghiêng hẳn về một phía vì đều thống nhất cho rằng bản nháp đó lột tả được hai chữ TẠI SAO tốt hơn so với phương án kia. Đây là chuyện đã từng xảy ra với hãng sản xuất máy pha cà phê La Marzocco. Do nhận được sự đồng thuận của tất cả mọi người nên bản tuyên ngôn đó trở thành bản nháp mà cả đội sẽ tiếp tục sử dụng để hoàn thiện thêm sau này. Đôi khi, đại đa số những người tham gia cảm thấy rằng cách tốt nhất để diễn đạt về hai chữ TẠI SAO chân chính là kết hợp hai bản tuyên ngôn “tại sao”. Hãy phối hợp với họ để đi đến sự đồng thuận về một bản nháp tuyên ngôn “tại sao” duy nhất. Hãy nhớ, không ai kỳ vọng rằng phiên bản này là hoàn hảo cả. Như chúng tôi đã đề cập từ trước, mục đích của cuộc hội thảo này là đưa ra được một bản tuyên ngôn “tại sao” hoàn thiện ở mức 75-80%. Đó là lý do vì sao chúng tôi gọi đó là bản nháp – bởi chúng tôi muốn cuộc trao đổi tiếp tục diễn ra sau khi quy trình khám phá này kết thúc.

Sau khi đã có được bản nháp tuyên ngôn “tại sao”, các đội có lẽ sẽ cảm thấy rằng còn nhiều việc nữa cần làm. Nếu vậy, hãy hỏi xem những ai tình nguyện tiếp tục hoàn thiện bản tuyên ngôn này (theo chúng tôi, tối đa nên là sáu tình nguyện viên). Các “đại sứ TẠI SAO” này nên tiếp tục họp với nhau trong khoảng hai tuần tiếp theo để hoàn thiện câu từ trong bản tuyên ngôn “tại sao”. Có lẽ sẽ phải mất một chút thời gian để tìm ra những câu từ phù hợp. Đó là chuyện bình thường. Điều quan trọng nhất là bản nháp tuyên ngôn “tại sao” phải mang tính khả thi.

Dưới đây là một số ví dụ về các bản tuyên ngôn “tại sao” ở những giai đoạn phát triển khác nhau. Hai phiên bản đầu được viết ở cấu trúc đúng: đơn giản, mạch lạc, có tính khả thi và không bao gồm phần CÁI GÌ, tập trung vào việc phụng sự người khác đồng thời được viết bằng ngôn ngữ khẳng định, tạo sự đồng vọng mạnh mẽ với cả nhóm:

Tiếp theo là hai câu gần đúng:

Bạn có nhìn ra những điểm cần cải thiện ở hai câu trên không? Tuyên ngôn đầu tiên nói về “bản thân chúng ta” chứ không nói về những người khác. Tuyên ngôn thứ hai nói về người khác, nhưng cách diễn đạt rất phức tạp nên khó nhớ, vì thế cũng khó hành động.

Và cuối cùng là hai ví dụ nữa cũng cần phải điều chỉnh một chút:

Cả hai bản tuyên ngôn trên đều quá tập trung vào yếu tố CÁI GÌ thay vì TẠI SAO.

Việc khám phá hai chữ TẠI SAO là một cuộc hành trình và cũng là đích đến. Quy trình này cho phép chúng ta kiến tạo nên những mối kết nối thiên về chiều sâu cảm xúc với hai chữ TẠI SAO, và điều này khiến nó trở nên chân thực, đúng đắn, và có sức trường tồn. Nhiều tháng và nhiều năm sau khi buổi khám phá của bạn kết thúc, có thể những câu từ trong bản tuyên ngôn “tại sao” của tổ chức sẽ có một chút thay đổi. Nhưng điều bất biến là cảm giác đằng sau những câu từ đó.

* * *

Phần tổng kết (10-15 phút)

Quy trình Khám phá câu hỏi “tại sao” đã mang lại rất nhiều năng lượng. Tới cuối buổi hội thảo này, nhiều người có thể cảm thấy hết sức hăng hái và có động lực để đưa hai chữ TẠI SAO vào thực tế. Hãy giúp họ tận dụng bước đà đó. Cho dù lúc này cả nhóm vẫn chưa đưa ra được một bản nháp tuyên ngôn “tại sao” cuối cùng, nhưng hãy dành phần cuối của phiên Khám phá câu hỏi “tại sao” này để bàn về các cách thức khác nhau để những người tham gia có thể biến hai chữ TẠI SAO này thành hành động. Dưới đây là một số ý tưởng về cách đưa nó vào hoạt động kinh doanh thường ngày của doanh nghiệp:

Như vậy, chúng tôi vừa chia sẻ tất cả các bước để thực hiện quy trình Khám phá câu hỏi “tại sao” cho Bộ lạc. Như bạn có lẽ cũng đã biết rõ, điều hành một cuộc hội thảo không chỉ dừng lại ở việc làm đúng theo các bước như hướng dẫn. Điều hành hội thảo vừa mang tính nghệ thuật vừa là một môn khoa học. Phải kinh qua nhiều trải nghiệm thực tế, bạn mới tìm ra được điểm cân bằng để biến quy trình này thành kỹ năng của riêng bạn. Việc hỗ trợ các bộ lạc tìm ra hai chữ TẠI SAO của họ là một trong những công việc ưa thích của chúng tôi. Nó giúp chúng tôi cảm thấy thực sự mãn nguyện. Mặc dù đã có kinh nghiệm thực hiện rất nhiều chuyến Khám phá câu hỏi “tại sao”, nhưng chúng tôi vẫn cảm thấy bồn chồn mỗi lần đứng trước một căn phòng với những người đang háo hức muốn tìm kiếm hai chữ TẠI SAO cho bộ lạc của mình. Trong những tình huống như vậy, chúng tôi thường hít một hơi thật sâu và đặt bản thân vào vị trí phụng sự những người đang có mặt trong phòng. Một phần việc của người điều hành hội thảo chuyên nghiệp là biết khi nào nên làm theo hướng dẫn và khi nào nên nghe theo lời mách bảo của trực giác. Nghệ thuật cân bằng ở đây là cho phép từng bộ lạc tìm ra con đường riêng để khám phá hai chữ TẠI SAO của họ.

Trong Phụ lục 3 ở cuối cuốn sách này, chúng tôi có liệt kê một số điểm chính giúp bạn điều hành cuộc hội thảo. Hãy tham khảo phần đó và bổ sung thêm các ghi chú riêng của bạn trong quá trình chuẩn bị triển khai hội thảo Khám phá câu hỏi “tại sao” đầu tiên của mình.

Chúc may mắn và hãy lan truyền ngọn lửa cảm hứng!