Chương 1CÀNG ÍT CÀNG NHIỀU

Phương thức làm việc hiện tại của chúng ta không mang lại hiệu quả!

Tiêu chuẩn định hình trong môi trường làm việc ngày nay là "Nhiều hơn, lớn hơn, nhanh hơn." Ngày càng nhiều thông tin luôn sẵn sàng chờ đón chúng ta và tốc độ giao dịch tăng theo cấp số nhân, tạo cảm giác thúc giục không ngừng, quay cuồng vội vã. Để không bị tụt hậu, chúng ta ngày càng phải làm hài lòng nhiều khách hàng hơn, trả lời nhiều e-mail hơn, hồi đáp nhiều cuộc điện thoại hơn, liên tục giải quyết nhiều công việc hơn, tham dự nhiều cuộc họp hơn, di chuyển nhiều hơn và làm việc nhiều giờ hơn.

Công nghệ phát triển trực tiếp giúp thông tin liên lạc trở nên thuận tiện và dễ dàng, gián tiếp đẩy nhanh việc ra quyết định, gặt hái hiệu quả, và tiếp thêm sinh khí cho nền kinh tế thương mại toàn cầu. Nhưng "lợi bất cập hại". Do không được quản lý và điều chỉnh kịp thời, công nghệ đang có nguy cơ áp đảo chúng ta. Sự thôi thúc không ngừng định hình văn hóa tại hầu hết các doanh nghiệp, làm suy yếu sức sáng tạo, chất lượng, sự tập trung, khả năng cân nhắc thận trọng, và, cuối cùng là năng suất hoạt động.

Bất kể những giá trị ngày nay chúng ta tạo ra lớn lao đến mức nào, dù được tính theo doanh số, đơn vị hàng hóa hay sản phẩm, vẫn không bao giờ đủ. Chúng ta đua tranh quyết liệt hơn, bành trướng quy mô hơn. Chúng ta bận rộn trong guồng quay đó đến nỗi không nhận ra rằng trong cuộc đua này, mình không có cơ hội giành chiến thắng.

Tất cả hoạt động náo nhiệt này buộc ta phải trả giá thầm lặng: khả năng tập trung kém, thời gian dành cho mọi việc đều ít hơn và cơ hội suy nghĩ thấu đáo giảm đi đáng kể. Khi trở về nhà lúc nửa đêm, chúng ta chẳng còn bao nhiêu tâm trí và sức lực dành cho gia đình, chẳng còn bao nhiêu thời gian để nghỉ ngơi, thư giãn và cũng chẳng còn bao nhiêu phút giây để đánh một giấc ngon lành. Rồi sáng ra, chúng ta trở lại công việc với cảm giác uể oải, không đủ sức để cống hiến hết mình và không thể tập trung tối đa. Và vòng quay cứ thế lặp lại. Thậm chí, những ai vẫn duy trì được hiệu suất làm việc cũng sẽ phải trả giá. Tiêu chuẩn "Nhiều hơn, lớn hơn, nhanh hơn" tạo ra những giá trị hẹp, nông cạn và không bền vững. Và có một nghịch lý là tiêu chuẩn ngày càng cao lại dẫn đến kết quả ngày càng thấp.

Hãy dành chút thời gian nghĩ đến kinh nghiệm của chính bạn.

Bạn thực sự cống hiến cho công ty ở mức nào? Cách bạn đang làm đem đến những giá trị gì? Những việc bạn đang làm và những gì bạn yêu thích bị ảnh hưởng ra sao?

Cái giá bạn phải trả trong mười năm tới là gì, nếu bạn vẫn tiếp tục lựa chọn này?

Cách chúng ta đang làm hiện nay không mang lại hiệu quả đối với cuộc sống riêng, đối với những người chúng ta dẫn dắt và quản lý, cũng như đối với tổ chức chúng ta đang làm việc. Chúng ta được định hướng bởi một giả định sai lầm rằng cách tốt nhất để làm được nhiều thứ là làm nhiều hơn và làm không ngừng nghỉ. Nhưng càng làm nhiều mà không được tái tạo năng lượng, chúng ta càng dễ mắc sai sót, dẫn đến mất bình tĩnh, thất vọng, căng thẳng và buông xuôi, kéo theo những hành vi làm giảm năng lực của bản thân và gây thiệt hại cho người khác.

Làm sao một phương pháp làm việc phản tác dụng như thế lại tồn tại dai dẳng đến vậy?

Câu trả lời nằm trong một giả định đơn giản, gắn chặt với cuộc sống của tổ chức và trong hệ thống niềm tin của chính chúng ta rằng con người làm việc hiệu quả nhất theo cách thức vận hành một chiều của máy vi tính: tốc độ cao, liên tục trong thời gian dài, cùng lúc chạy nhiều chương trình khác nhau. Nói một cách đơn giản, chúng ta đang cố gắng bắt chước hoạt động của các loại máy móc mà mình điều khiển.

Tuy nhiên, con người không giống máy vi tính ở chỗ có tiềm năng lớn mạnh và phát triển về chiều sâu, sự phức tạp và năng lực theo thời gian. Nhưng để khả thi hóa điều này, chúng ta phải tự quản lý chính mình theo cách khéo léo hơn nhiều so với cách thức đang làm hiện tại.

Nhu cầu tồn tại cơ bản nhất là sử dụng và tái tạo năng lượng. Cơ thể chúng ta hoạt động vào ban ngày, ngơi nghỉ vào ban đêm và có thể làm việc với cường độ cao trong một khoảng thời gian có giới hạn, song cuộc sống của chúng ta ngày càng lặng lẽ và đơn điệu. Do làm việc suốt hàng giờ không nghỉ, chúng ta tiêu tốn quá nhiều năng lượng trí tuệ và cảm xúc mà không có sự tái tạo tương ứng, trong khi điều đó không chỉ giúp chúng ta phục hồi sức lực, mà còn thu được nhiều lợi ích khác, bao gồm khả năng sáng tạo đột phá, tầm nhìn sâu rộng, cơ hội suy nghĩ sâu rộng và có đủ thời gian để thẩm thấu những gì mình trải nghiệm. Ngược lại, khi giữ cuộc sống phẳng lỳ với phần lớn thời gian quanh quẩn sau bàn giấy, chúng ta sẽ chẳng tiêu tốn mấy năng lượng thể chất và dần yếu đi. Tình trạng kém hoạt động không chỉ gây hại đối với cơ thể chúng ta, mà còn tác động xấu đến cách chúng ta cảm nhận và suy nghĩ.

DAO ĐỘNG NĂNG SUẤT

Vào năm 1993, Anders Ericsson, một nhà nghiên cứu hàng đầu về năng lực lao động, giáo sư Đại học Tổng hợp Florida, đã khảo sát những người chơi đàn violon để tìm hiểu ảnh hưởng của việc luyện tập lên hiệu quả công việc. Ông chia 30 học viên môn violon tại Nhạc viện Berlin thành ba nhóm riêng biệt, dựa trên đánh giá của các giảng viên. Nhóm xuất sắc bao gồm những người hướng đến con đường trở thành nghệ sĩ độc tấu violon thực thụ. Nhóm giỏi là những người có khả năng chơi trong dàn nhạc giao hưởng. Và nhóm còn lại là những người muốn trở thành giáo viên dạy nhạc. Tất cả đều bắt đầu chơi violon từ năm tám tuổi.

Hai nhóm đầu thực hành trung bình 3,5 giờ mỗi ngày, trong khi nhóm thứ ba chỉ dành 1,4 giờ. Sự khác biệt rõ nét này là không thể phủ nhận và cho thấy tầm quan trọng của vấn đề luyện tập. Nhưng điều kinh ngạc không kém chính là mối tương quan mà Ericsson tìm thấy giữa việc luyện tập cao độ và sự nghỉ ngơi xen kẽ.

Hai nhóm đầu tập ba bài khác nhau, mỗi bài không quá 90 phút, thường vào buổi sáng, khi mọi người đang tràn đầy năng lượng và ít bị phân tâm nhất. Giữa các bài tập đều có thời gian nghỉ ngơi, thư giãn. Còn nhóm thứ ba không có kế hoạch rõ ràng, chủ yếu tập buổi chiều và thường xuyên bỏ tập.

Theo nghiên cứu của Ericsson, những người đạt hiệu suất cao là những người có cường độ làm việc căng hơn, nhưng cũng dành nhiều thời gian để nghỉ ngơi hơn. Trong những lĩnh vực khác nhau, từ thể thao đến đánh cờ, các nhà nghiên cứu khác cũng chỉ ra rằng thời lượng luyện tập chỉ nên kéo dài tối đa bốn giờ mỗi ngày. Con số này có thể đại diện cho "giới hạn chung của mức độ tập luyện tối đa, có thể duy trì lâu dài mà không bị kiệt sức".

Nếu chúng ta có thể thực hiện theo cách của nhóm người chơi violon xuất sắc, thì rõ ràng việc đạt hiệu quả cao sẽ không còn quá khó.

BỐN NHU CẦU THIẾT YẾU

Ngoài chế độ nghỉ ngơi xen kẽ, hiệu suất làm việc còn phụ thuộc vào nhiều nguồn năng lượng khác nhau. Máy vi tính chỉ cần cắm điện là hoạt động tốt. Con người, ngược lại, cần đáp ứng được bốn nhu cầu năng lượng để vận hành tối đa; đó là thể chất, cảm xúc, trí tuệ và tinh thần. Khi chuyển đổi nhịp nhàng giữa hoạt động và sự phục hồi năng lượng, chúng ta sẽ đáp ứng đủ bốn nhu cầu tương ứng: sự bền vững, sự an toàn, thể hiện bản thân và ý nghĩa, để từ đó có thể tạo ra nhiều giá trị khác nữa.

CÁC NHU CẦU THIẾT YẾU

Sơ đồ này cho thấy các nhu cầu của con người không chỉ gói gọn trong khái niệm sinh tồn. Trên đòi hỏi mang tính bản năng đó, nhu cầu của chúng ta bắt đầu từ cấp độ thể chất, tức là sự bền vững với bốn nhân tố trọng yếu là dinh dưỡng, tập luyện, giấc ngủ và nghỉ ngơi. Đó là tất cả những hình thức phục hồi năng lượng - chủ động hoặc bị động. Sức khỏe thể chất là nền tảng bởi những nguồn năng lượng khác đều phải dựa vào đó. Nhu cầu chủ yếu của chúng ta ở cấp độ cảm xúc là sự an toàn, tức là trạng thái vui vẻ, hạnh phúc. Điều này phụ thuộc phần lớn vào cảm giác được thừa nhận và thấy mình có giá trị. Nhu cầu thứ ba, ở cấp độ tinh thần, là thể hiện bản thân, tức là được tự do thể hiện những kỹ năng và tài năng độc đáo của mình trong xã hội. Nhu cầu "cảm thấy có giá trị" trong công việc là khao khát bẩm sinh của mỗi người, thể hiện mong muốn được sống có ý nghĩa. Chúng tôi gọi đây là năng lượng tinh thần. Nguồn năng lượng này được nạp bằng những giá trị ẩn sâu bên trong mỗi người, đi kèm mục tiêu phấn đấu rõ ràng, vượt trên cả những lợi ích cá nhân cũng như hành vi hàng ngày.

"Giá trị" là một từ hàm chứa nhiều ý nghĩa. Thước đo cao nhất cho hiệu quả làm việc là giá trị mà ta tạo ra. Thước đo cao nhất cho sự thỏa mãn là giá trị mà ta cảm nhận. Và thước đo cao nhất cho tính cách là giá trị mà ta thể hiện.

Công thức trao đổi giá trị giữa hầu hết người thuê và người được thuê ngày nay là thời gian đổi lấy tiền bạc. Đó là giao dịch hẹp và một chiều. Mỗi bên cố gắng lấy càng nhiều nguồn cung từ bên kia càng tốt, nhưng không bên nào đạt được điều mình thực sự mong muốn.

Nhưng không khoản tiền lương nào có thể đáp ứng hết các nhu cầu đa dạng của nhân viên, và hầu hết các tổ chức đều thất bại trong việc tạo mối tương quan giữa việc đáp ứng nhu cầu của nhân viên với hiệu quả làm việc của nhân viên.

Dù thế nào đi nữa, con người cũng đã sáng tạo ra thế giới và cùng nhau làm việc. Sự thỏa hiệp, mỉa mai thay, bắt nguồn từ cách chúng ta tự đối đãi với mình:

Chúng ta chịu đựng sự phân cách bất thường trong cuộc sống riêng, thậm chí trong những phạm vi thuộc tầm ảnh hưởng; dành quá ít tâm trí cho những nhu cầu chính yếu và tiêu tốn nhiều hơi sức để than phiền, trách cứ, mổ xẻ các tiểu tiết.

Chúng ta không chăm sóc tốt bản thân, dù biết rằng sức khỏe sẽ hao mòn, hạnh phúc và năng suất làm việc đều giảm sút.

Chúng ta dành quá ít thời gian cho những người thương yêu và quá nhiều cho công việc. Chúng ta cảm thấy thất vọng về bản thân, mệt mỏi và lo âu khi áp lực tăng lên, dù ai cũng nhận ra rằng cảm xúc tiêu cực sẽ cản trở những suy nghĩ sáng suốt và quyết định đúng đắn.

Chúng ta cho phép mình xao lãng bởi những e-mail và công việc lặt vặt hơn là chuyên tâm vào những nhiệm vụ quan trọng và dành trọn vẹn thời gian để suy nghĩ sáng tạo, có chiến lược và lâu dài.

Chúng ta quá bận rộn đến nỗi không dừng lại để xem mình đang thực sự cần gì hoặc nên đầu tư công sức vào đâu để đạt được mục tiêu mong muốn.

Những nguyên tắc trọng tâm của cuốn sách này trải dài qua một loạt vấn đề, từ dinh dưỡng đến nhận thức; rèn luyện sức mạnh đến sức mạnh của sự rèn luyện; tự điều chỉnh cảm xúc đến vai trò của bán cầu não phải đối với bộ não; động lực bên ngoài đến bên trong. Những phát hiện này được các chuyên gia nghiên cứu và khởi tạo trên từng đề tài độc lập. Nhiệm vụ của chúng ta là xâu kết các dẫn chứng để hiểu rõ hơn tác động tương hỗ từ những lựa chọn khác nhau của chúng ta.

Chúng ta đang sống trong một thế giới rộng lớn, phức tạp với tốc độ thay đổi đến chóng mặt. Những phương pháp hiệu quả trong quá khứ sẽ không còn áp dụng được trong tương lai.