Khi lên kế hoạch cho một hội nghị, trước hết bạn cần trả lời các câu hỏi sau:
- Tại sao lại tổ chức hội nghị?
- Sẽ đạt được điều gì khi tổ chức hội nghị?
- Ai sẽ là diễn giả chủ chốt?
- Có nhân vật nổi tiếng nào tham gia không?
- Ai là những khán giả dự hội nghị?
- Hội nghị dành cho ai?
- Đây có phải là một sự kiện gây “thanh thế”?
- Hội nghị diễn ra ở trong nước hay nước ngoài? Có kèm theo triển lãm không?
- Địa điểm tổ chức hội nghị ở đâu?
- Khách sạn hay trung tâm hội nghị?
- Hội nghị có tốn kém nhiều không?
- Bao nhiêu là hợp lý?
- Hội nghị kéo dài bao lâu?
- Một tuần, cuối tuần hay một ngày?
- Khi nào sẽ bắt đầu hội nghị?
- Nó có xảy ra cùng với những sự kiện lớn khác không?