Mỗi người chúng ta chỉ có thể hiểu được giá trị của sức khỏe khi ốm đau. Tương tự như vậy, chúng ta chỉ có thể hiểu được giá trị của đồng tiền khi bị nợ nần ngập đầu ngập cổ. Có nhiều người không kiểm soát được việc tiêu tiền lãng phí vô độ, khiến các khoản nợ của họ cứ tăng lên không ngừng. Họ xem thường sự cân bằng giữa thu nhập và chi tiêu, bởi vậy mà một số người trong số họ phải phá sản.
Bạn có bao giờ thấy một người bị phá sản ghi chép lại những chi tiêu cá nhân chưa?
Đối với việc quản lý tài chính cá nhân, hay tài chính của gia đình, điều đáng chú ý chính là sự cân bằng giữa thu nhập và chi tiêu. Nếu như bạn biết cách quản lý các khoản nợ, và số tiền nợ cần phải trả trong tháng tiếp theo, sau đó bạn ghi chép lại chúng thật cẩn thận và chính xác thì tôi tin rằng sẽ chẳng có ai phải phá sản cả.
Mặt khác, đối với kế toán trong một công ty, vấn đề không hề đơn giản như vậy. Việc ghi chép lại những số liệu như xuất kho, nhập kho vào sổ kế toán (công việc này được gọi là vào sổ, hay ghi sổ) không chỉ giới hạn trong tiền mặt. Hay nói đúng hơn, nó còn có sự góp mặt của một hình thức thanh toán được dùng nhiều hơn tiền mặt – hình thức thanh toán bằng tín dụng.
Việc bán hàng hóa bằng thẻ tín dụng hoặc hình thức trả sau là một việc bình thường diễn ra hằng ngày. Khi bạn bán một món hàng theo hình thức trả sau, bạn sẽ không nhận được tiền mặt cho đến khi số tiền đó được thanh toán bởi người mua hàng tại một thời điểm trong tương lai. Ngoài ra, nếu bạn bán được hàng và chấp nhận thanh toán bằng các loại thẻ tín dụng như credit card, bạn sẽ bị tốn thêm một khoản phí dịch vụ. Nếu bạn nhận được lệnh phiếu1 vào ngày thu hồi tiền bán, bạn sẽ lại phải đợi đến kỳ hạn thanh toán của lệnh phiếu để ngân hàng quyết toán, và bạn có thể nhận tiền vào tài khoản ngân hàng của mình.
1 Lệnh phiếu là một trong hai hình thức của thương phiếu (ngoài lệnh phiếu còn có hối phiếu). Lệnh phiếu là chứng chỉ có giá do người phát hành lập (người lập và kí phát hành), cam kết thanh toán không điều kiện một số tiền xác định khi có yêu cầu hoặc vào một thời gian nhất định trong tương lai cho người hưởng thụ (hay còn gọi chung là người được trả tiền: payees). Trong trường hợp mua bán với hình thức trả sau, có thể hiểu đơn giản là nếu như hối phiếu là lệnh đòi tiền do người bán lập, thì lệnh phiếu là do người mua lập với cam kết trả số tiền mua hàng tại thời điểm và địa điểm đươc ghi trên lệnh phiếu.
Ngược lại, khi bạn mua hàng bằng hình thức trả sau, bạn có thể dùng lệnh phiếu để thanh toán (lúc này, trên thực tế tiền hàng vẫn chưa được thanh toán cho người bán hàng). Vậy nên bạn sẽ có được hàng hóa trước khi bạn trả tiền cho nó, hay nói cách khác, bạn đang nợ tiền bên bán.Thế giới mà chúng ta đang sống là một thế giới mà mọi giao dịch đều được thực hiện dựa trên sự tin tưởng của cả bên bán và bên mua. Tuy nhiên điều phức tạp nằm ở chỗ thời điểm cho các khoản chi trả (xuất tiền) thường sớm hơn thời điểm của các khoản thu (nhập tiền). Hơn nữa, dù có bán được hàng hay không, bạn sẽ vẫn phải chi trả các loại chi phí như tiền nhà, tiền lương, v.v.
Chính vì vậy, chúng ta không thể nắm bắt được toàn cảnh mọi hoạt động giao dịch của một công ty chỉ bằng phương pháp kế toán dựa trên dòng tiền1 (Cash basis). Thay vào đó, với các giao dịch như phát sinh tiền bán chưa thu, người ta sẽ sử dụng phương pháp kế toán dồn tích (Accrual basis). Bằng cách này, mọi hoạt động giao dịch sẽ được cập nhật liên tục một cách rõ ràng.
1Cash basis Hầu hết các doanh nghiệp đều sử dụng một trong hai phương pháp kế toán làm nền tảng cho hệ thống kế toán: Kế toán dồn tích (Accrual basis) và Kế toán dựa trên dòng tiền (Cash basis). Cash basis là phương pháp kế toán dựa trên cơ sở Thực thu – Thực chi tiền. Phương pháp kế toán dựa trên dòng tiền là phương pháp đơn giản nhất. Theo phương pháp này thu nhập và chi phí được ghi nhận khi thực nhận tiền và thực chi tiền. Accrual basis là phương pháp kế toán dựa trên cơ sở Dự thu – Dự chi.
Khi thực hiện ghi sổ bằng kế toán dồn tích, mỗi một giao dịch đều liên quan tới sự biến động của ít nhất hai đối tượng kế toán, chính vì vậy mà cách ghi sổ phải phản ánh được sự biến đổi này ở cả bên Nợ (Debit) và bên Có (Credit). Khi đó một bản báo cáo tài chính sẽ phản ánh rõ tình hình và kết quả của hoạt động sản xuất kinh doanh như lời lãi, tài sản. Phương pháp này được gọi là kế toán kép. Thật đáng tiếc là phần lớn doanh nhân lại đều cảm thấy nản lòng khi họ chỉ mới nghe tới từ “kế toán”.
Trải qua trên 30 năm làm việc trong lĩnh vực tư vấn chiến lược kinh doanh, tôi có cơ hội trở thành thành viên hội đồng quản trị cho một số doanh nghiệp được niêm yết trên thị trường chứng khoán như Uniqlo (Fast Retailing), Askul Corp., và UBIC. Ngoài ra, thông qua các buổi diễn giảng của tôi tại khoa cao học của đại học Chuo và các bài giảng tại khóa học kinh doanh Mirai (khóa học mà tôi đứng ra tổ chức hướng tới những doanh nhân trẻ tuổi), tôi đã có cơ hội tiếp xúc với nhiều nhà doanh nhân và nhà quản lý.
Tôi đã lĩnh hội và cảm nhận được nhiều điều qua các hoạt động ấy.
Trong các câu chuyện kinh doanh của họ, tôi đều cảm thấy một sự sôi nổi, hăng hái trong giọng nói cũng như câu chuyện, thế nhưng hễ cứ nhắc đến chuyện kế toán họ sẽ đều trở nên dè chừng, né tránh. Nhưng chính vì thiếu cơ sở dựa trên những con số kế toán, tôi hoàn toàn không nắm bắt được hoạt động của doanh nghiệp đó. Họ thường có xu hướng tạo ra bức tường ngăn cách với “kế toán” và việc “ghi sổ”, giao toàn bộ công việc này cho nhân viên kế toán và người làm cố vấn về thuế, tài chính. Có lẽ họ cho rằng dù có không biết đến kế toán cũng không sao.
Chúng ta đều đã học môn toán ở trường học, tuy nhiên nhiều người lại không mấy sử dụng chúng khi đi làm. Thay vào đó, nếu chúng ta được học ở trường trung học về kế toán hay ghi sổ sách, tôi tự hỏi khoảng thời gian đi làm của chúng ta sẽ trở nên dễ dàng và muôn màu đến mức nào nhỉ.
Bạn chưa từng được học kế toán một cách bài bản, vậy phải làm thế nào để nắm được những điểm mấu chốt của kế toán, và có thể sử dụng được trong công việc. Nói một cách nghiêm túc, tôi đã luôn nghĩ đến việc “xóa mù kế toán”. Và đó chính là động cơ để tôi viết cuốn sách này.
Ở cuốn sách này, tôi cố gắng không đề cập nhiều đến nội dung liên quan tới kế toán kép, mà tôi muốn giải thích một cách dễ hiểu để bạn đọc có thể dễ dàng nắm bắt được cách tư duy về kế toán và sổ quyết toán. Tuy nhiên, tôi cũng sẽ giải thích những kiến thức cơ bản về kế toán kép ở cuối cuốn sách, vì vậy tôi mong các bạn nhất định hãy đọc nó.
Với những người ghét việc học kế toán, hãy chuẩn bị trước sổ quyết toán của công ty trong vòng từ 3 đến 5 năm, và ghi ra toàn bộ các tài khoản (Accounts) và khoản tiền tương ứng. Sổ quyết toán cần được thực hiện một cách nghiêm chỉnh; bởi đối với một nhà kinh doanh, đó là một bảng thành tích kinh doanh của chính họ, còn đối với tất cả nhân viên trong công ty, đó là công cụ để theo dõi được tình trạng tài chính của công ty đó.
Khi đó từ bảng quyết toán chúng ta sẽ nhận ra được nhiều thứ về hoạt động kinh doanh và có thể đưa ra được nhiều câu hỏi cần thiết cho hoạt động của doanh nghiệp, giả sử như “tại sao tỷ lệ giá gốc hàng bán trên doanh thu đều biến động mỗi năm?” hoặc là “tại sao doanh thu dù giảm trên 10% so với năm ngoái nhưng khoản tiền phải thu vẫn không thay đổi? Ngược lại, tại sao khối lượng hàng tồn kho lại có sự biến động trên mức doanh thu?”.
Khi có những phát hiện đơn giản ấy, bạn hãy thử đặt câu hỏi cho những người phụ trách mảng kế toán và tư vấn tài chính trong công ty, cho đến khi nào bạn nhận được lời giải thích thật sự thuyết phục.
Bằng cách này, bạn sẽ dần dần làm quen được với kế toán.
Trong phạm vi hiểu biết của tôi, người thành công trong kinh doanh là người có thể “tư duy kế toán” theo cách riêng của họ, và hiểu những điểm mấu chốt trong kế toán. Nếu không trực tiếp làm việc trong lĩnh vực kế toán hay tài chính, bạn không cần phải hiểu cặn kẽ đến các con số kế toán, mà chỉ cần có “tư duy kế toán” là đủ.
Nếu một người sử dụng thành thục kế toán là một nhà kinh doanh biết cách tạo ra lợi nhuận, thì người bị kế toán chi phối chỉ là một nhân viên bán sức lao động làm công ăn lương bình thường. Mỗi ngày, nếu bạn sử dụng một nửa thời gian để làm việc, tôi nghĩ cuộc sống ấy sẽ trôi qua rất vô nghĩa. Thông qua cuốn sách này, tôi muốn giúp các bạn độc giả trở thành những người sử dụng được kế toán thật tốt.
Kế toán chắc chắn không phải thứ gì quá phiền phức. Chỉ cần các bạn hiểu hết được những điểm quan trọng của kế toán, nó sẽ là một công cụ hỗ trợ mạnh hơn bất cứ thứ gì trong kinh doanh.
Bằng việc lấy chủ đề kế toán – một công cụ luôn cần thiết bên cạnh những nhà quản lý hay giám đốc nhưng lại luôn bị né tránh, tôi cố gắng truyền tải tới bạn đọc một cách đơn giản nhất có thể về việc kế toán có ảnh hưởng như thế nào đến việc ra quyết định mỗi ngày trong kinh doanh, và kết quả kinh doanh sẽ thay đổi như thế nào qua cách mà một doanh nghiệp có chú trọng vào kế toán hay không.
Tháng 4 năm 2016.
Takaharu Yasumoto