Chương 1Những điểm mấu chốt về sổ quyết toán dùng trong kinh doanh

1. Nếu biết cộng trừ nhân chia, bạn hoàn toàn có thể hiểu được kế toán.

� Kế toán được dùng để làm gì?

Chúng ta khó có thể giải thích về hoạt động của tất cả các tổ chức trên thế giới này nếu chỉ từ một góc nhìn, nhưng chúng ta lại có thể nói về hầu hết các hoạt động kinh doanh của bất cứ công ty nào bằng những số liệu từ sổ quyết toán.

Tại các doanh nghiệp, khi con người làm việc, dòng tiền cũng sẽ luân chuyển theo, và kế toán sẽ ghi chép lại sự luân chuyển ấy. Những con số được ghi chép dựa trên các chuẩn (hay còn gọi là quy chuẩn kế toán), chúng tuyệt đối không nói dối. Chính vì thế, kế toán chính là công cụ để giải thích đối với bất cứ một ngành nghề hay quy mô nào.

Nếu định nghĩa một cách sơ lược, kế toán vừa là một công cụ dùng để báo cáo thành quả của doanh nghiệp với những người có liên quan, vừa là kim chỉ nam cho các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Kế toán chắc chắn không hề khó. Nếu như bạn hiểu các phép toán cộng trừ nhân chia từ hồi tiểu học, bạn hoàn toàn có thể hiểu được nó.

Trước hết, ở các doanh nghiệp mang lại lợi ích cho xã hội, doanh nghiệp ấy sẽ thu về lợi nhuận nếu như giá cả và chất lượng của mặt hàng được khách hàng chấp nhận. Khi lợi nhuận phát sinh, tiền mặt cũng sẽ dần được tích trữ.

Ngược lại, ở những doanh nghiệp không mang lại lợi ích cho xã hội, không được khách hàng chấp nhận cũng đồng nghĩa với việc doanh nghiệp không thể thu về lợi nhuận. Khi đó khoản tiền vốn ban đầu sẽ ngày một cạn đi, cho đến một lúc nào đó công ty ấy sẽ bị phá sản.

Người làm kinh doanh cần suy nghĩ làm thế nào để ngay từ đầu có thể đạt được lợi nhuận, và làm như thế nào để hoạt động kinh doanh có thể tiếp tục phát triển với số tiền lợi nhuận ấy.

Lúc ấy, kế toán sẽ có tác dụng như một chiếc cảm biến phát ra những tín hiệu như “thế này có thể ổn rồi” hay “nếu cứ để nguyên như vậy sẽ rất nguy hiểm”. Giống như người thợ mộc dùng lưỡi cưa và lưỡi bào để xây nhà, doanh nhân sử dụng công cụ kế toán để chèo lái công ty.

Ngoài ra, kế toán còn có vai trò là một tài liệu để trình bày về hiện trạng của công ty cho các bên như ngân hàng – nơi đã cho bạn vay tiền, hay các cổ đông – người đã đầu tư tiền vào công ty của bạn. Việc giải trình bằng những số liệu kế toán cụ thể như bảng kết quả kinh doanh sẽ có tính thuyết phục cao hơn là bạn chỉ giải trình bằng lời nói.

� Bạn không cần phải nhớ hết các loại kế toán!

Khi đọc sách kế toán, bạn thường thấy có hai loại kế toán khác nhau được nhắc đến là “kế toán tài chính” và kế toán quản trị”.

“Kế toán tài chính” là loại kế toán dùng để truyền đạt thông tin cho mọi đối tượng có nhu cầu sử dụng thông tin (thường là bên ngoài doanh nghiệp) như sở thuế, ngân hàng hay các cổ đông. Những văn bản như bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, thuyết minh báo cáo tài chính đều được lập dựa trên những quy định của luật pháp.

Mặt khác, “kế toán quản trị” là kế toán dùng để truyền đạt thông tin đến những người liên quan trong nội bộ công ty như chủ doanh nghiệp hay người quản lý. Những văn bản như bảng tính giá gốc, bảng kết quả hoạt động kinh doanh trên từng bộ phận trong “kế toán quản trị” được lập một cách tự do, và không có tính pháp lệnh.

Trên thực tế, người làm kế toán thường sử dụng thuật ngữ kế toán, hay lập những văn bản kế toán mà ít khi đề cập tới phân loại kế toán. Do đó, trong cuốn sách này tôi cũng sẽ không đi sâu vào phân loại kế toán.

Ngoài ra, ở các công ty trên thị trường chứng khoán, tùy vào mục đích của báo cáo kế toán, doanh nghiệp đồng thời sử dụng nhiều loại kế toán như kế toán trong luật kinh doanh chứng khoán, kế toán quy định trong luật doanh nghiệp, kế toán thuế, kế toán quốc tế. Tôi xin phép được giản lược những nội dung này vì khi đi sâu vào định nghĩa của từng loại kế toán sẽ khiến bạn đọc cảm thấy rối rắm, khó hiểu.

Nào, chúng ta hãy cùng bắt đầu từ câu chuyện “bảng quyết toán” (báo cáo tài chính) trước tiên.

2. Hãy chú ý tới ba loại bảng quyết toán (B/S – P/L – C/F).

� B/S, P/L, C/F là gì?

Đối với kế toán của một công ty, toàn bộ các giao dịch hằng ngày sẽ được ghi chép dựa theo quy tắc kế toán kép với mục đích làm rõ tình hình tài chính kinh doanh của công ty đó. Sau khi một năm tài chính kết thúc, có hai loại bảng quyết toán được lập ra. Đó là bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.

Bảng cân đối kế toán (Balance Sheet = B/S), phản ánh toàn bộ số vốn của doanh nghiệp theo hai mặt: tài sản dương (tài sản) và tài sản âm (nợ phải trả) vào ngày cuối kỳ của một năm (ngày quyết toán). Khoản chênh lệch giữa tài sản dương và tài sản âm chính là nguồn vốn chủ sở hữu (tài sản thuần của công ty).

Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Profit and Loss Statement = P/L), phản ánh lợi nhuận của doanh nghiệp vào cuối kỳ quyết toán bằng cách so sánh doanh thu và chi phí (giá vốn hàng bán, chi phí quản lý doanh nghiệp và bán hàng v.v… ).

Ngoài hai loại bảng quyết toán trên, còn có một bảng gọi là bảng báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Cash Flow Statement = C/F). Bảng này phản ánh dòng chảy (Flow) của tiền mặt (Cash) trong cả một kỳ quyết toán. Nó thể hiện ba sự lưu chuyển trong hoạt động kinh doanh, hoạt động đầu tư và hoạt động tài chính. Bảng báo cáo lưu chuyển tiền tệ (C/F) được tạo ra bằng việc sử dụng các số liệu từ bảng cân đối kế toán (B/S) và bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (P/L).

Bảng báo cáo lưu chuyển tiền tệ (C/F) thường xuất hiện trong các bảng quyết toán của các công ty đã niêm yết với mục đích giải trình cho các nhà đầu tư, vậy nên ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ, họ thường không dùng đến loại bảng quyết toán này.

Ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ, thay cho bảng báo cáo lưu chuyển tiền tệ (C/F) người ta sẽ tạo ra một loại bảng khác gọi là “bảng quay vòng vốn”. Loại bảng này được chia làm hai loại: “bảng quay vòng vốn dự kiến” phản ánh kế hoạch trong tương lai và “bảng quay vòng vốn thực tế” phản ánh kết quả thực tích trong quá khứ.

Lời khuyên của tôi dành cho các bạn là, để dự đoán sự luân chuyển dòng tiền trong những tháng tiếp theo, hãy tạo và nghiên cứu kỹ lưỡng “bảng quay vòng vốn dự kiến” cho từng tháng. Còn khi bạn cần thuyết minh về sự xuất nhập của dòng tiền mặt trong cả một năm hãy tạo báo cáo lưu chuyển tiền tệ (C/F).

Tôi sẽ đề cập đến nội dung chi tiết về ba loại bảng trên ở những phần sau, nhưng trước tiên tôi muốn các bạn hãy nhớ nội dung chính và kết cấu của các bảng quyết toán ở bảng 1 dưới đây.

� Những danh mục mà độc giả nhất định nên xem

Thật ra, như tôi đã chú ý ở trên, đối với các loại bảng kế toán như bảng cân đối kế toán (B/S) hay bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (P/L), ngoài các danh mục mà tôi đã nêu trong bảng 1, nó còn bao gồm rất nhiều những mục nhỏ lẻ khác mà tôi sẽ trình bày sau đây.

Đến đây, có lẽ rất nhiều bạn đọc sẽ thắc mắc rằng “Nếu thế chẳng khác nào chúng ta phải thuộc hết tất cả các danh mục ấy hay sao?”. Nếu có thể, tôi rất mong các bạn hãy thuộc hết tất cả các danh mục, các khoản tiền, những biến đổi từ đầu kỳ tới cuối kỳ, hay nói cách khác là cả sự tăng/giảm của các khoản tiền. Những số liệu trong các bảng quyết toán chỉ là kết quả của quá trình hoạt động kinh doanh, nên điều quan trọng là lý do tại sao lại có sự tăng giảm như vậy trong một kỳ quyết toán.

Hãy lấy một ví dụ như sau, trong bảng cân đối kế toán (B/S), lý do của việc tiền mặt và tiền gửi giảm xuống khoảng 50 triệu Yên là doanh nghiệp đã sử dụng 30 triệu Yên vào việc đầu tư các trang thiết bị, và 20 triệu Yên để thanh toán các khoản nợ. Nếu nắm bắt được những lý do như thế, bạn sẽ có những phản ứng rõ ràng như chấp nhận sự thâm thụt đó hoặc hối tiếc rằng mình đã đầu tư hơi quá nhiều vào trang thiết bị rồi.

Đối với những người đã nắm rất rõ các danh mục cũng như các khoản tiền nhưng vẫn không thể nào nhớ được toàn bộ chúng, tôi xin được giới thiệu các danh mục cần nhớ nhất lúc ban đầu.

Hàng tồn kho trong bảng cân đối kế toán (B/S) (cũng được gọi là lưu kho) tăng lên hay giảm xuống quá nhiều so với cuối kỳ trước đều là vấn đề đáng lưu tâm. Vì vậy một nhà quản lý cần xem xét tốc độ tăng trưởng của doanh thu và nên có đối sách phù hợp.

Tương tự như vậy, với mục tiền vay trong bảng cân đối kế toán (B/S), nếu có thể đưa nó đến con số 0, tức là “kinh doanh không nợ nần” là một điều lý tưởng. Tuy nhiên, nếu đó chỉ là nguồn vốn lưu động thông thường, hoặc doanh nghiệp vay vốn để đầu tư thiết bị làm đòn bẩy cho sự tăng trưởng trong phạm vi doanh nghiệp có thể hoàn trả, thì khoản tiền trong danh mục tiền vay này hoàn toàn không vấn đề gì. Đây là danh mục quan trọng do tôi muốn các bạn hãy chú ý vào việc vay mượn quá nhiều. Dựa vào kỳ hạn, người ta chia thành hai loại tiền vay: tiền vay ngắn hạn (kỳ hạn dưới một năm) và tiền vay dài hạn (kỳ hạn trên một năm).

Đối với các mục khác của bảng cân đối kế toán (B/S) và bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (P/L), việc chúng tăng lên so với kỳ trước là một điều rất tốt, và về cơ bản các mục này nên có giá trị dương. Nếu những khoản tiền này giảm, hãy tìm nguyên nhân và không để chúng giảm thêm nữa.

Đối với bảng báo cáo lưu chuyển tiền tệ (C/F), các bạn hãy chú ý tới “lưu chuyển tiền từ hoạt động kinh doanh” có giá trị dương hay không, và “số dư tiền cuối kỳ” có tăng lên so với đầu kỳ hay không.

“Cash” có nghĩa là “tiền mặt và các khoản tương đương tiền mặt” có khả năng dễ dàng quy đổi thành tiền như: tiền mặt, tiền gửi thông thường, tiền gửi thanh toán, tiền gửi định kỳ trong vòng 3 tháng. Ngoài ra, hai khái niệm “đầu kỳ” và “cuối kỳ” được hiểu như sau: nếu bảng quyết toán trong một năm từ ngày 1 tháng 4 đến ngày 31 tháng 3 (của năm kế tiếp), ngày 1 tháng 4 sẽ là đầu kỳ và ngày 31 tháng 3 sẽ là cuối kỳ.

Các doanh nghiệp cần theo dõi sự biến động của các danh mục này thông qua bảng quyết toán hằng tháng thay vì chờ báo cáo tài chính cuối năm. Lúc đầu, có lẽ các bạn sẽ cảm thấy khó, nhưng tôi tin dần dần các bạn sẽ quen.

3. B/S và P/L giống như quan hệ của bể nước và ống dẫn nước.

� Flow (lưu lượng) và stock (trữ lượng) khác nhau như thế nào?

Trong doanh nghiệp, khi có người làm việc, nhất định đồng tiền cũng sẽ vận động theo. Để tăng doanh thu trong một năm, doanh nghiệp cần hoạt động như thế nào, sử dụng bao nhiêu tiền; mỗi giao dịch đó sẽ được ghi chép lại, và vào ngày cuối cùng của kỳ quyết toán, bảng quyết toán sẽ được tạo ra cho cả một năm.

Các khoản mục trong bảng cân đối kế toán (B/S) tăng giảm mỗi ngày trong suốt một năm, và con số cuối cùng trên bảng quyết toán chỉ phản ánh số dư tại thời điểm cuối kỳ (Stock). Các mục trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (P/L) thể hiện tổng số tiền tích lũy qua từng ngày trong cả một năm (Flow). Các mục trong báo cáo lưu chuyển tiền tệ (C/F) phản ánh số dư tiền mặt tích lũy trong một năm và khoản chênh lệch tăng giảm.

Tôi nghĩ sẽ có nhiều người còn mơ hồ về việc B/S được gọi là stock (trữ lượng), P/L được gọi là flow (lưu lượng).

Do vậy, ở đây tôi sẽ giải thích chúng bằng một ví dụ về bể nước và ống dẫn nước.

Giả sử chúng ta để nước chảy từ ống dẫn nước vào bể trong vòng một năm như hình 2. Và tại thời điểm ngày 1 tháng 4 năm ngoái, đã có sẵn một lượng nước trong bể. Một năm sau, vào ngày 31 tháng 3, chúng ta thử tìm hiểu những điều sau:

Tại đầu ra và đầu vào của ống dẫn nước ta đặt một lượng kế. Lượng nước chảy qua đầu vào đo được là 180, còn con số đo được ở đầu ra (vòi nước của bể bơi) là 40. Do ống dẫn nước bị nứt, nên giữa chừng đã bị rò rỉ một lượng nước là 140.

Mặt khác, vào ngày 1 tháng 4 năm ngoái ở bể nước đã tích trữ một lượng nước là 230. Cộng với lượng nước được chảy vào bể là 40, sau một năm vào ngày 31 tháng 3 tổng lượng nước trong bể là 270.

Ở đây, chúng ta hãy thử so sánh mối quan hệ của bể nước và ống dẫn nước với hai loại bảng quyết toán B/S và P/L qua hình số 3.

Dựa vào lượng nước chảy qua đường ống nước, ta tính toán được lưu lượng nước chảy vào bể, do vậy mà nó giống với P/L. Lượng nước ở đầu vào tương đương với “doanh thu”, lượng nước bị rò rỉ chính là “chi phí”, và lượng nước ở đầu ra (lượng nước thực vào bể) chính là “lợi nhuận”.

Mặt khác, lượng nước lưu trữ trong bể nước đo lượng tích trữ, do vậy nó giống với B/S. Lượng nước ngày 1 tháng 4 chính là “số dư đầu kỳ” và lượng nước vào ngày 31 tháng 3 năm sau là “số dư cuối kỳ”.

Tôi sẽ rất vui nếu những hình ảnh đơn giản này có thể giúp các bạn nắm bắt được những điều tôi muốn nói.

� Nếu chúng ta thử chụp sổ quyết toán bằng một chiếc máy ảnh đặc biệt

Tiếp theo, tôi xin được nói về một sự khác biệt nữa của ba loại báo cáo tài chính: bảng cân đối kế toán (B/S), báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (P/L), và báo cáo lưu chuyển tiền tệ (C/F) bằng một ví dụ khác.

Bây giờ, giả sử chúng ta có thể chụp “toàn bộ hoạt động của một công ty” chỉ bằng một chiếc máy ảnh đặc biệt. Sự khác biệt của ba loại sổ kể toán này sẽ như sau đây:

Tuy đây chỉ là một liên tưởng, nhưng nếu một chiếc máy ảnh như vậy được phát minh ra, có lẽ chúng ta sẽ không cần đến kế toán kép nữa.

4. Cùng hiểu về “cơ cấu lợi nhuận” trong kinh doanh từ báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (P/L)

� Đầu tiên, hãy cùng điểm qua về “cơ cấu lợi nhuận”

Khi doanh thu bán hàng tăng lên, cũng là khi lợi nhuận tăng lên. Nếu tiền mặt cứ thế liên tục tăng sẽ không có một công ty nào bị phá sản. Hay nói cách khác, khả năng để một doanh nghiệp có thể tiếp tục hoạt động và phát triển hay không, phụ thuộc vào việc hai công thức sau đây có được hình thành đồng thời hay không:

1: Doanh thu – Giá vốn hàng bán – Chi phí = Lợi nhuận

2: Thu nhập tiền mặt – Chi tiêu tiền mặt = Số dư tiền mặt

Trong hai công thức này, tôi sẽ giải thích về công thức 2 ở chương hai của cuốn sách này. Vì vậy, ở đây tôi sẽ nói về công thức 1 trước.

Chúng ta sẽ coi công thức 1 “Doanh thu – Giá vốn hàng bán - Chi phí = Lợi nhuận” là phép tính toán tại một bộ phận của công ty khi bán các loại hàng hóa giống nhau và chúng cùng được bán ra trong một thời gian nhất định. Đây chính là “cơ cấu lỗ lãi” cơ bản của bộ phận đó. Hay nói cách khác nó là “cơ cấu lợi nhuận”.

Doanh thu ở đây là khoản tiền mà doanh nghiệp thu về sau khi bán ra hàng hóa. Giá vốn hàng bán là toàn bộ chi phí để tạo ra sản phẩm. Và chi phí là các loại chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm những khoản như chi phí hấu khao, phí nhà xưởng, nhân công, phí vận chuyển, các loại lệ phí bán hàng, chi phí quảng cáo truyền thông, v.v.

Nếu phép tính doanh thu trừ đi giá vốn hàng bán và chi phí cho ta một kết quả dương, đó chính là lợi nhuận. Ngược lại, nếu là số âm sẽ là lỗ. Nếu cơ cấu lỗ lãi này bị âm (tức không thể sinh lời từ cách kinh doanh như hiện tại) thì cho dù bạn cố gắng thế nào cũng vô ích. Khi đó bạn nên xem xét đến việc từ bỏ sản phẩm đó (thậm chí là mảng kinh doanh đó) càng sớm càng tốt.

� Làm thế nào để rút ra được cơ cấu lợi nhuận theo từng loại sản phẩm?

Nếu như chúng ta chỉ bán một loại mặt hàng, điều đó sẽ trở nên rất đơn giản. Tuy nhiên thông thường, người ta sẽ tổng hợp số liệu của tất cả các mặt hàng rồi phản ảnh chúng trên bảng quyết toán P/L, do vậy việc rút ra từng cơ cấu lợi nhuận cho mỗi loại sản phẩm là một việc khá vất vả.

Ví dụ như, một nhà sản xuất nọ chế tạo và bán ra ba loại mặt hàng. Mỗi loại mặt hàng có nhà xưởng và đại lý bán hàng riêng, và tất cả các hoạt động này được quản lý thống nhất tại trụ sở chính của công ty.

Các mục trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (P/L) của công ty này được cấu thành như sau:

Nếu chỉ nhìn vào bảng P/L này, chúng ta sẽ không thể biết được trong số 3 sản phẩm kia, sản phẩm nào đã đem lại lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Bởi vậy, chúng ta cần phải lập bảng P/L cho từng loại sản phẩm. Để làm điều đó, ta phải phân biệt rõ các mục trong chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp cho từng loại sản phẩm.

Chi phí của 3 cơ sở kinh doanh (bao gồm 3 nhà xưởng và 3 đại lý bán hàng) sẽ được phân chia theo từng loại sản phẩm, nên nó tương ứng với “chi phí trực tiếp”. Mặt khác, chúng ta không thể phân chia chi phí của trụ sở chính một cách rõ ràng cho từng loại sản phẩm, vì thế nó được cho là “chi phí gián tiếp (chi phí chung)”. Thế nên chúng ta cần phải phân chia “chi phí gián tiếp” cho từng loại sản phẩm khác nhau bằng một số phương pháp.

Phương pháp phân chia dựa vào tỷ lệ doanh thu là một phương pháp thường được sử dụng khi cần phân chia loại “chi phí gián tiếp” này.

Giả sử doanh thu của mặt hàng A là 300 triệu Yên, mặt hàng B là 100 triệu Yên, mặt hàng C là 200 triệu Yên, chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp của trụ sở chính là 50 triệu Yên. Dựa vào tỷ lệ doanh thu của từng mặt hàng A, B, và C, chúng ta sẽ phân chia chi phí gián tiếp bằng tỷ lệ doanh thu như sau: chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp của mặt hàng A, B, và C lần lượt là 25 triệu Yên, 8 triệu Yên, và 17 triệu Yên.

Nghe thì có vẻ phức tạp, nhưng chỉ cần các bạn hiểu được chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp là được.

� Nếu bạn tính toán được cơ cấu doanh thu, bạn sẽ hiểu ngay được cơ cấu lợi nhuận.

Để lý giải cơ cấu doanh thu của một doanh nghiệp, sau khi tính được con số thực tế của cả một năm (hoặc một tháng), hãy coi doanh thu là 100% và tính toán tỷ lệ của các yếu tố cấu thành đối với doanh thu của công ty bạn. Bằng cách này, các bạn có thể nắm được cơ cấu doanh thu của mỗi loại mặt hàng, hay cơ cấu doanh thu ở mỗi cơ sở kinh doanh. Đây là “vạch xuất phát” để bạn nghĩ về việc nên bán hàng như thế nào trong tương lai, và bằng phương pháp nào để có thể tạo ra lợi nhuận. Tôi sẽ đưa ra hai ví dụ ở hình 4 dưới đây.

Ở ví dụ 1, mặt hàng C tuy có ít doanh thu nhất nhưng cơ cấu lợi nhuận của nó lại vượt trội nhất. Nếu coi doanh thu là 100, tỷ lệ lợi nhuận thuần của hoạt động kinh doanh chính trên tổng doanh thu của doanh nghiệp ở mặt hàng A sẽ là 6%, mặt hàng B là 13%, và mặt hàng C là 20%. Như vậy, mặt hàng C là mặt hàng sinh lời hiệu quả nhất. Khi đó, người ta sẽ giảm nguồn lực để sản xuất và bán mặt hàng A với tỷ lệ lợi nhuận thấp, và dồn nguồn lực vào mặt hàng C.

Ở ví dụ 2, cửa hàng Y có doanh thu thấp hơn cửa hàng X, nhưng năng suất bán hàng của cửa hàng Y lại cao hơn, nên cơ cấu lợi nhuận vượt trội so với cửa hàng X. Cơ cấu doanh thu của cả hai cửa hàng khá giống nhau, nhưng nếu nhìn vào chi phí trực tiếp trong chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp, chúng ta có thể thấy cửa hàng Y quản lý chi phí tốt hơn. Sự khác biệt đó tạo ra một cơ cấu phát sinh lợi nhuận. Sau này, nếu như có khai trương một cửa hàng mới, người ta sẽ thiết lập dự toán lấy cơ cấu lợi nhuận của cửa hàng Y làm mục tiêu.

5. Cách kiểm tra “năm loại lợi nhuận” trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (P/L)

� Ý nghĩa của từng loại lợi nhuận?

Trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (P/L), thường có năm loại lợi nhuận được ghi theo thứ tự từ trên xuống dưới như sau: lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ (chưa trừ chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp), lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh chính (đã trừ chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp), lợi nhuận thuần từ hoạt động sản xuất kinh doanh, lợi nhuận trước thuế, lợi nhuận ròng (lợi nhuận sau thuế). Mỗi một loại lợi nhuận trên đều có ý nghĩa riêng. Nếu nắm được sự khác biệt giữa chúng, bạn sẽ nhanh chóng hiểu được P/L cũng như biết cách đưa ra giải pháp để tăng các loại lợi nhuận.

Vậy trước hết, chúng ta hãy cùng tìm hiểu về từng loại lợi nhuận một.

1. Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ (tổng lợi nhuận bán hàng)

Lợi nhuận thu được khi trừ doanh thu cho giá vốn hàng bán được gọi chung là “lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ” (hay “tổng lợi nhuận bán hàng”). Nếu sản phẩm mà công ty bán ra là sản phẩm mà tự công ty đó sản xuất, giá vốn hàng bán là chi phí sản xuất, còn nếu là sản phẩm công ty đó nhập về để bán lại, giá vốn hàng bán là giá nhập hàng.

Ví dụ, một công ty nhập một sản phẩm về với giá là 100 Yên, và bán ra với giá là 130 Yên. Khi đó, giá vốn hàng bán sẽ là 100 Yên và lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ là 30 Yên. Việc loại lợi nhuận này tăng lên bao nhiêu sẽ có ảnh hưởng lớn tới “cơ cấu lợi nhuận” của công ty đó. Nếu tổng lợi nhuận bán hàng giảm, nó sẽ gây ảnh hưởng lớn đến toàn bộ các mục lợi nhuận từ số (2) đến số (5). Vì vậy tôi khuyên các bạn hãy thường xuyên kiểm tra cẩn thận. Nếu tổng lợi nhuận bán hàng âm thì doanh nghiệp sẽ bị lỗ, và họ nên quyết định dừng việc bán sản phẩm đó lại.

2. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh chính

Để có được doanh thu, chúng ta sẽ phải tốn rất nhiều các loại chi phí như: phí nhân công, phí thuê nhà xưởng, chi phí điện nước, chi phí truyền thông quảng cáo, v.v. Từ tổng lợi nhuận bán hàng, ta trừ đi chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp, ta sẽ có được lợi nhuận mà doanh nghiệp đó kiếm được từ hoạt động kinh doanh chính.

3. Lợi nhuận từ hoạt động sản xuất kinh doanh

Lợi nhuận từ hoạt động sản xuất kinh doanh là lợi nhuận sau khi ta lấy “lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh chính” cộng với “doanh thu ngoài hoạt động kinh doanh chính” (cổ tức hay lãi tiền gửi ngân hàng), và trừ đi các chi phí ngoài hoạt động kinh doanh chính (lãi suất trả tiền vay). Vì công ty bạn sẽ nhận được một khoản tiền lãi nếu như có tiền gửi trong ngân hàng, cũng như sẽ nhận được cổ tức khi nắm giữ cổ phần của các công ty khác; chúng sẽ được cộng thêm vào lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh. Ngược lại, nếu công ty của bạn vay tiền của ngân hàng, công ty sẽ cần phải trả lãi suất. Khi đó ta cần trừ khoản đó đi.

Như vậy, lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh được tính bằng cách lấy lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh chính gia giảm các khoản doanh thu và chi phí từ hoạt động tài chính, và được xem như lợi nhuận mà doanh nghiệp thu được từ toàn bộ hoạt động kinh doanh thường ngày của mình. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh được sử dụng như là chỉ số quan trọng để phán đoán tình hình kinh doanh tốt hay xấu.

4. Lợi nhuận trước thuế

Đây là loại lợi nhuận được tính bằng cách lấy đi lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh cộng với các khoản thu nhập đặc biệt phát sinh không thường xuyên, trừ đi các khoản tổn thất đặc biệt. Khi lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh bị âm, người ta thường sẽ bán đi các tài sản nhàn rỗi như nhà đất để thu lời. Đây là khoản tiền lời phát sinh khi bán tài sản cố định, được tính bằng cách lấy khoản tiền thu về khi bán đi các tài sản cố định trừ đi khoản tiền đã mua vào tài sản đó (được ghi trên sổ quyết toán).

Nó chính là khoản thu nhập đặc biệt. Ngoài ra, khi tái cơ cấu tổ chức, những chi phí để điều chỉnh hoạt động của doanh nghiệp sẽ được ghi lại dưới dạng chi phí đặc biệt.

5. Lợi nhuận ròng (lợi nhuận sau thuế của kỳ quyết toán)

Đây là loại lợi nhuận sau khi đã lấy lợi nhuận trước thuế trừ các loại tiền thuế như là thuế thu nhập doanh nghiệp. Đây cũng được gọi là lợi nhuận cuối cùng của doanh nghiệp vì nó là lợi nhuận còn lại sau khi đã trừ toàn bộ các loại chi phí và thuế ra khỏi doanh thu. Nếu như lợi nhuận sau thuế này là số dương, doanh nghiệp có thể chi trả cổ tức cho các cổ đông.

Về cơ bản, việc tất cả các loại lợi nhuận ở trên có giá trị dương là rất quan trọng. Tuy nhiên, khi một doanh nghiệp vay rất nhiều tiền và cần phải trả tiền lãi phát sinh, các bạn cần chú ý tới “lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh”. Nếu một doanh nghiệp không rơi vào tình trạng trên thì hãy chú trọng vào “lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh chính”.

� Làm thế nào để tăng ba loại tỷ lệ lợi nhuận

Lợi nhuận thu được là rất quan trọng, tuy nhiên cơ cấu doanh thu khi coi doanh thu là 100% cũng là một chỉ số rất quan trọng. Ngoài ra, khi so sánh báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (P/L) trong nhiều năm (hoặc trong nhiều tháng), “tỷ lệ biến đổi” trong cơ cấu doanh thu cũng rất quan trọng.

“Cơ cấu doanh thu” có ý nghĩa giống như cơ cấu lợi nhuận mà tôi đã giới thiệu ở trên. Nếu hiểu được cơ cấu doanh thu, các bạn sẽ hiểu được tỷ lệ của các loại lợi nhuận đối với tổng doanh thu (bằng cách lấy lần lượt các loại lợi nhuận chia cho doanh thu). Trong đó, ba loại tỷ lệ lợi nhuận sau đây là quan trọng hơn cả: tỷ lệ gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ (tỷ lệ tổng lợi nhuận bán hàng), tỷ lệ lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh chính, và tỷ lệ lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh. Nhiều công ty đưa ra mục tiêu cụ thể (%) cho mỗi loại tỷ lệ lợi nhuận trên. Ví dụ như “Sang năm tới, công ty phải đạt tỷ lệ lợi nhuận thuần từ hoạt động sản xuất kinh doanh ở mức 6,5%”.

� Vậy ta cần làm gì để tăng ba loại tỷ lệ lợi nhuận này?

Đầu tiên, để tăng tỷ lệ tổng lợi nhuận bán hàng, việc các bạn cần làm là giảm giá nhập hàng, cắt giảm chi phí nguyên vật liệu để giảm giá vốn hàng bán. Ngoài ra, các bạn cũng nên nỗ lực để bán được thật nhiều các mặt hàng có tỷ lệ lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ (tỷ lệ tổng lợi nhuận bán hàng) cao bằng việc ưu tiên bán những sản phẩm có tỷ lệ lợi nhuận cao, hay thông qua các chương trình khuyến mãi (kết hợp các sản phẩm có tỷ lệ lợi nhuận khác nhau) để bán được nhiều sản phẩm có tỷ lệ lợi nhuận cao.

Tiếp theo, cho dù tỷ lệ tổng lợi nhuận bán hàng có cao, nhưng nếu chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp lớn thì tỷ lệ lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh chính cũng sẽ không cao. Vì vậy, hãy cố gắng có cách thức bán hàng và đội ngũ nhân viên với chi phí thấp nhất có thể. Nếu như lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh không phải là số dương, rõ ràng là mảnh kinh doanh đó đã thất bại.

Hơn nữa, cho dù tỷ lệ lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh chính có cao, nhưng nếu bản chất doanh nghiệp lại phụ thuộc vào các khoản tiền vay từ ngân hàng, lãi suất cần chi trả sẽ tăng lên, do vậy mà tỷ lệ lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh cũng không cao được. Cho đến khi doanh nghiệp phát triển, việc phải vay nợ là điều không thể tránh khỏi. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần cố gắng thoát khỏi tình trạng vay nợ này càng sớm càng tốt.

Tiếp theo, về “tỷ lệ biến đổi”, đây là thứ để xem xét sự biến đổi của các loại tỷ lệ lợi nhuận mà tôi đã giới thiệu ở trên hằng tháng. Việc các bạn nắm bắt được tại sao nó lại biến đổi và biến đổi như thế nào là rất quan trọng.

Hãy lấy một ví dụ như thế này, tỷ lệ tổng lợi nhuận bán hàng vào cuối tháng 3 là 50,2%, nhưng vào cuối tháng 4 lại thay đổi còn là 49,9%, giảm 0,3 điểm. Đây là một sự chênh lệch lớn. Khi đó, các bạn cần phải tìm hiểu kỹ nguyên ngân tại sao lại bị giảm 0,3 điểm.

Ví dụ, nếu như các bạn có thể phân tích là “so với tháng 3, những sản phẩm có tỷ lệ tổng lợi nhuận bán hàng thấp bán ra được nhiều hơn, và những sản phẩm có tỷ lệ tổng lợi nhuận bán hàng cao bán được ít hơn, dẫn đến tỷ lệ tổng lợi nhuận bán hàng giảm 0,3%”, khi ấy chúng ta sẽ hiểu được cần phải có đối sách như thế nào là tốt.

Như vậy, khi nhìn vào báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (P/L), điều quan trọng là các bạn sẽ không chỉ quan tâm đến các con số lợi nhuận, mà các bạn cũng cần phải kiểm tra cơ cấu doanh thu, các loại tỷ lệ lợi nhuận, và tỷ lệ biến đổi.

6. Tuy cùng một giá bán nhưng nếu tỷ lệ tổng lợi nhuận bán hàng khác nhau, lợi nhuận cũng sẽ khác nhau.

� Mặc dù có cùng giá bán, nhưng lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ (tổng lợi nhuận bán hàng) lại chênh nhau 2 lần?

Khi doanh nghiệp mua vào hai loại sản phẩm khác nhau với cùng một mức giá, và bán chúng với cùng một mức giá, tỷ lệ tổng lợi nhuận bán hàng sẽ giống nhau. Nếu không có vấn đề gì liên quan tới nơi bán hàng, chúng ta sẽ không cần thiết phải thay đổi cách bán hàng đối với mỗi loại sản phẩm.

Tuy nhiên, cũng có trường hợp mặc dù mỗi loại sản phẩm có mua vào là khác nhau, nhưng giá bán ra lại giống nhau. Khi đó, hiển nhiên tỷ lệ tổng lợi nhuận bán hàng sẽ khác nhau, nhưng ở trường hợp này chúng ta sẽ phải thay đổi cách bán hàng. Bởi vì với cùng một số lượng sản phẩm bán ra, sản phẩm có tỷ lệ tổng lợi nhuận bán hàng cao hơn sẽ mang tới lợi nhuận cao hơn.

Ví dụ bây giờ, ở trước nhà ga, hai cửa hàng X và Y cùng bán hai sản phẩm A và B. Chúng được mua vào với giá khác nhau, nhưng lại được bán ra với giá giống nhau.

Cả hai cửa hàng X và Y đều bán được tổng cộng là 120 sản phẩm A và B. Nhưng tổng lợi nhuận bán hàng ở cửa hàng X là 46.000 Yên, còn ở cửa hàng Y lại hơn gấp đôi là 95.600 Yên. Tại sao lại như vậy?

Nguyên nhân chính là do sự khác nhau giữa tỷ lệ lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ (tỷ lệ tổng lợi nhuận bán hàng) của sản phẩm A với sản phẩm B.

Cửa hàng X đã bán ra 100 sản phẩm A với tỷ lệ lợi nhuận là 14%, 20 sản phẩm B với tỷ lệ lợi nhuận là 45%. Cửa hàng Y lại bán 20 sản phẩm A với tỷ lệ lợi nhuận là 14% và 100 sản phẩm B với tỷ lệ lợi nhuận là 45%.

Trong khi cửa hàng X chọn cách trưng bày giống nhau cho cả 2 sản phẩm A và B, thì cửa hàng Y lại chọn nhấn mạnh vào thiết kế bao bì đẹp mắt và giá thành hợp lý của sản phẩm B, đồng thời để tâm đến việc giới thiệu chi tiết sản phẩm cho khách hàng. Đó chính là điều dẫn đến kết quả rõ ràng như trên.

Điều cơ bản của việc bán hàng là chúng ta cần phải nắm được tỷ lệ tổng lợi nhuận bán hàng của mỗi loại sản phẩm, và từng loại sản phẩm đó sẽ sinh ra bao nhiêu lợi nhuận để dựa vào đó ta xây dựng được cách thức bán hàng và tiếp cận khách hàng phù hợp.

Điều này cũng tương tự như trong một nhà hàng. Cho dù trong nhà hàng có bao nhiêu món đồng giá trong thực đơn đi chăng nữa, chắc chắn chi phí của từng loại thực phẩm vẫn khác nhau. Khi đó, chắc chắn chúng ta nên tính toán thật công phu sao cho khách hàng gọi thật nhiều những món có tỷ lệ giá vốn thấp – tức là có tỷ lệ lợi nhuận cao. Cách trình bày thực đơn, bảng quảng cáo ở cửa ra vào, cách chăm sóc khách hàng, ngôn từ và hình ảnh của website nhà hàng, v.v. đều phải thật công phu.

� Sự khác biệt giữa tỷ lệ lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ (tỷ lệ tổng lợi nhuận bán hàng) của cửa hàng bán lẻ và cửa hàng bán buôn.

Hãy cùng đưa ra một ví dụ cho vấn đề này.

Giả sử một công ty sản xuất quần áo cho phụ nữ với hai kênh bán hàng: bán lẻ trực tiếp tại các cửa hàng bán lẻ của công ty, và bán buôn cho các trung tâm thương mại.

Giá bán sản phẩm cho người tiêu dùng (end users) trong cả hai trường hợp đều hoàn toàn giống nhau. Nhưng cơ cấu lợi nhuận ở mỗi kênh bán hàng lại khác nhau. Để cho dễ hiểu, hãy tưởng tượng hai kênh bán hàng này là hai bộ phận kinh doanh bán lẻ và bán buôn trong công ty như trong bảng 7.

Doanh thu bán hàng trong một tháng của bộ phận bán lẻ là 50 triệu Yên, và của bộ phận bán buôn là 100 triệu Yên.

Bộ phận bán lẻ có tỷ lệ tổng lợi nhuận bán hàng cao là 60%, nhưng chi phí cho nhân viên, trả tiền thuê nhà, tiền nội thất cũng cao, dẫn đến tỷ lệ chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp cũng rất cao là 50%. Vậy nên tỷ lệ lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh chính chỉ còn là 10%.

Mặt khác, bộ phận bán buôn cung cấp hàng cho các trung tâm thương mại bằng giá bán buôn (bằng 70% của giá lẻ), tỷ lệ chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp là khoảng 30% do khoản chi phí này chỉ ở trụ sở chính, và vì vậy tỷ lệ lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh chính đã đạt 13%.

Vậy khi nhìn vào toàn thể doanh thu, lợi nhuận thuần của hoạt động kinh doanh chính, và tỷ lệ lợi nhuận của bộ phận bán buôn trên quy mô lớn vượt trội hơn hẳn so với bộ phận bán lẻ.

Tuy nhiên lần này, chúng ta hãy cùng thử xem xét trường hợp của một loại sản phẩm trong công ty sản xuất quần áo phụ nữ này (cột bên phải của bảng 7). Cách nhìn nhận sẽ thay đổi.

Bộ phận bán lẻ có doanh thu là 100 nghìn Yên, giá vốn hàng bán là 40 nghìn Yên, nên tổng lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ là 60 nghìn Yên (tỷ lệ tổng lợi nhuận bán hàng là 60%). Chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp là 50 nghìn yên nên lợi nhuận thuần là 10 nghìn Yên.

Mặt khác, bộ phận bán buôn bán tổng hàng hóa có giá trị là 40 nghìn Yên với giá 70 nghìn Yên cho bên trung tâm thương mại, do vậy lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ là 30 nghìn Yên - chỉ bằng một nửa so với bộ phận bán lẻ, và tỷ lệ tổng lợi nhuận bán hàng là 43%. Ngoài ra, chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp là 21 nghìn Yên, vậy nên lợi nhuận thuần là 9 nghìn Yên, ít hơn so với 1 nghìn Yên của bộ phận bán lẻ.

Như vậy, khi nhìn vào cơ cấu lợi nhuận, không chỉ khoản tiền hiện trên đó, mà tỷ lệ tổng lợi nhuận bán hàng cũng quan trọng.

Như thế, chúng ta có thể hiểu rằng có nhiều trường hợp cho dù có bán cùng một loại hàng hóa nhưng lợi nhuận và tỷ lệ lợi nhuận lại khác nhau, và tất nhiên cơ cấu lợi nhuận của chúng cũng hoàn toàn khác.

Bạn có cố gắng từng ngày để nâng cao tỷ lệ lợi nhuận cho sản phẩm của công ty mình không?

Tỷ lệ tổng lợi nhuận bán hàng của công ty cho dù chỉ có giảm 1 điểm so với năm trước, những vẫn gây ra ảnh hưởng lớn tới 4 loại lợi nhuận khác. Như vậy tỷ lệ tổng lợi nhuận bán hàng là một tỷ lệ vô cùng quan trọng, nên các bạn cần phải nỗ lực trong việc làm thế nào để nâng cao tỷ lệ ấy dù chỉ là từng chút một.

Có rất nhiều phương pháp như: xem xét lại giá bán sản phẩm, chỉnh sửa kết cấu của sản phẩm, xem xét lại cấu thành giá sản phẩm, thương lượng việc giảm giá nhập với nhà cung cấp, thay đổi nguồn hàng, chuyển đổi sangmô hình kinh doanh SPA (Special Store Retailer of Private Label Apparel – mô hình kết hợp bán lẻ và sản xuất trong ngành may mặc)… Các bạn hãy trao đổi với nhân viên trong toàn bộ các bộ phận, cùng nhau suy nghĩ một cách nghiêm túc, và cùng thực hiện.

7. Phương pháp nắm bắt bảng cân đối kế toán (B/S)

� Bảng cân đối kế toán (B/S) phản ánh “tình hình tài chính của một công ty”

“Tôi hiểu rất rõ được tầm quan trọng của báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (P/L) trong việc phản ánh lỗ lãi của một công ty. Thế nhưng, đối với bảng cân đối kế toán (B/S), cho dù nó cũng được cho là quan trọng, nhưng tôi vẫn chưa hiểu rõ điều gì quan trọng và nó quan trọng như thế nào.”

Điều này chính là nỗi lòng của rất nhiều những người làm kinh doanh.

Trong vòng một năm, doanh nghiệp đạt được bao nhiêu doanh thu, bỏ ra bao nhiêu chi phí, sau khi cộng trừ tất cả những thứ đó, kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp là lỗ hay lãi bao nhiêu sẽ được thể hiện rõ trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (P/L).

Trong khi đó, bảng cân đối kế toán (B/S) phản ánh tình trạng của “tài sản” và “nguồn vốn chủ sở hữu” và “nợ phải trả” vào thời điểm cuối kỳ. Nói một cách ngắn gọn, bảng cân đối kế toán (B/S) thể hiện tình trạng tài chính của công ty.

Phía bên trái của bảng cân đối kế toán (B/S) (gọi là bên Nợ) ghi “tài sản”, phía bên phải (được gọi là bên Có) ghi “nguồn vốn chủ sở hữu” và “nợ phải trả”.

Thuật ngữ “Tài sản thuần” mà tôi viết trong bảng trên chính là cách gọi khác của “Vốn chủ sở hữu”. Nó chính là giá trị tài sản thuần của công ty, là “khoản chênh lệch” giữa tài sản và nợ phải trả.

Kể từ lúc công ty của các bạn được thành lập, nếu như có thể liên tục tạo ra lợi nhuận, khi ấy tài sản sẽ nhiều hơn các khoản nợ phải trả. Tài sản thuần sẽ là phần tài sản còn lại sau khi đã trừ đi các khoản nợ. Ngược lại, nếu công ty của bạn liên tục bị thua lỗ trong kinh doanh, ta sẽ không gọi đó là “nợ thuần” mà sẽ gọi là “nợ quá khả năng chi trả”. Hơi rắc rối một chút phải không?

Tuy nhiên, điều thực sự rắc rối lại nằm ở nội dung tiếp theo. Như tôi đã nói “tài sản”, “nợ phải trả” và “tài sản thuần” là những mục lớn quan trọng và bao gồm rất nhiều những mục nhỏ và mục trung khác. Ở bảng 8, tôi đã chỉ ra cho các bạn thấy các danh mục trong một bảng cân đối kế toán (B/S) thông thường.

Các bạn không cần thiết phải thuộc ngay những mục nhỏ này. Nếu quan sát thường xuyên, tôi tin rằng các bạn sẽ từ từ ghi nhớ chúng.

� Ngoài ra, bảng cân đối kế toán còn có hai ý nghĩa.

Ba mục lớn của bảng cân đối kế toán (B/S) phản ảnh kết quả của quá trình ghi chép lại các giao dịch trong cả một năm của công ty dưới hình thức kế toán kép. Tuy nhiên từ một góc nhìn khác, tôi xin được giới thiệu đến các bạn “hai ý nghĩa của bảng cân đối kế toán (B/S)”.

Ở cách nhìn đầu tiên, bảng cân đối kế toán (B/S) chỉ ra doanh nghiệp đã huy động nguồn tiền ở đâu, và đã sử dụng nó như thế nào (cách sử dụng tiền).

Phía bên phải của bảng cân đối kế toán (B/S) thể hiện “nguồn gốc của tiền vốn”. “Nguồn vốn của người khác” có ý nghĩa là nguồn vốn mà doanh nghiệp đi vay của người khác như ngân hàng. Còn “Nguồn vốn chủ sở hữu” có ý nghĩa là tiền mà những người sáng lập ra công ty hoặc các cổ đông xuất vốn đầu tư cộng với lợi nhuận tích lũy. Nguồn vốn của người khác là khoản tiền mà doanh nghiệp phải trả lại cho người đó giống như khoản vay nợ, còn nguồn vốn chủ sở hữu thì không cần phải trả lại.

Mặt khác, bên trái của bảng cân đối kế toán thể hiện “cách sử dụng tiền”. Nói cách khác, nếu sử dụng tiền đã huy động được vào việc gì đó, nó sẽ được thể hiện ở phía bên trái và trở thành mục tài sản. Ví dụ, nếu công ty của bạn mua máy móc để chế tạo ra sản phẩm, điều đó sẽ thể hiện ở trong mục “máy móc, trang thiết bị” ở phần tài sản cố định hữu hình.

Tài sản được chia thành hai mục trung là “tài sản lưu động (tài sản ngắn hạn)” và “tài sản cố định (tài sản dài hạn)”. Tài sản lưu động là những tài sản có thời gian sử dụng, luân chuyển, thu hồi thành tiền mặt trong vòng một năm. Nó là các khoản như: tiền mặt, tiền gửi, phải thu người bán, chứng khoán đầu tư ngắn hạn, hàng tồn kho… Tài sản cố định là tài sản mà công ty sẽ sử dụng qua một thời gian dài, như là chứng khoán đầu tư dài hạn, phần mềm máy tính, đất đai, máy móc, trang thiết bị, nhà cửa....

Ở cách nhìn thứ hai, bảng cân đối kế toán thể hiện giá trị “tài sản dương” và “tài sản âm” vào ngày cuối kỳ quyết toán. Khi B/S có tài sản giá trị âm và dương điều đó đồng nghĩa với việc khi ta tính khoản chênh lệch, ta sẽ thấy được “tài sản thuần”. Phía bên trái biểu thị tài sản dương (tài sản), phía bên phải là tài sản âm (nợ phải trả) và khoản chênh lệch (tài sản thuần).

“Nợ phải trả” cũng giống như trường hợp của tài sản ở trên, cũng được chia thành hai mục trung, đó là “nợ ngắn hạn” và “nợ dài hạn”. Nợ ngắn hạn là khoản nợ phải thanh toán trong vòng một năm, ví dụ như tiền vay ngắn hạn, phải trả người bán, thương phiếu… Còn nợ dài hạn là các khoản nợ có thời hạn trả nợ từ trên một năm như trái phiếu, tiền vay dài hạn, hay quỹ dự phòng phụ cấp hưu trí…

Tài sản thuần có ý nghĩa giống như “vốn chủ sở hữu” mà tôi đã giới thiệu ở cách nhìn đầu tiên. Nó bao gồm tiền vốn huy động từ các cổ đông được ghi dưới các danh mục “vốn điều lệ” và “thặng dư vốn cổ phần”, và lợi nhuận tích lũy mỗi năm được ghi dưới danh mục “lợi nhuận thặng dư”.

Sau khi nhìn sâu vào các mục của bảng cân đối kế toán với hai ý nghĩa như trên, các bạn có cảm thấy thân thuộc hơn không?

8. Trong bảng cân đối kế toán, hãy chú ý tới những nội dung này đầu tiên

� Quan trọng nhất chính là "tiền mặt" và "hàng tồn kho"

Bảng cân đối kế toán (B/S) là bảng quyết toán thể hiện tình trạng tài chính của một công ty, vậy nên bằng cách kiểm tra các hạng mục của bảng quyết toán này người ta sẽ nắm được tình hình tài chính của công ty ấy có an toàn hay không. Hay nói cách khác chúng ta có thể yên tâm được vấn đề công ty có nguy cơ phá sản hay là không.

Ngoài ra, ở các mục quan trọng, chúng ta cần phải kiểm tra xem so với thời giá (giá trị mua bán trên thị trường) các giá trị ghi trên sổ quyết toán của các mục ấy có hợp lý hay không. Bảng cân đối kế toán (B/S) còn là tài liệu để chúng ta kiểm tra các mối rủi ro đối với doanh nghiệp như hàng tồn kho có thể bán được với giá cao hơn giá trên sổ hay không, giá trị của tài sản được tính bằng ngoại tệ có được đánh giá chính xác hay không…

Trong bảng cân đối kế toán (B/S), cho dù có nói thế nào thứ quan trọng vẫn chính là tiền mặt và hàng tồn kho. Do vậy người ta thường xuyên phải kiểm tra số dư của hai danh mục này. Tiền mặt và tiền gửi là tổng của các khoản như tiền mặt, tiền gửi thông thường, tiền gửi thanh toán, tiền gửi định kỳ v.v... Hàng tồn kho được chia thành các hạng mục nhỏ riêng biệt như là hàng hoá và thành phẩm, bán thành phẩm (hàng hoá đang trong quá trình sản xuất), nguyên vật liệu, hàng lưu kho v.v...

Đối với 2 mục “tiền mặt” và “hàng tồn kho” này, nếu các bạn có thể nhớ được giá trị của chúng vào mỗi cuối tháng, chắc chắn bạn sẽ nắm được chúng giảm bao nhiêu, các chỉ tiêu liên quan đến doanh thu ví dụ như lượng hàng tồn kho hiện có bằng doanh thu của bao nhiêu tháng…

Nếu kiểm tra thật kỹ lưỡng, các bạn sẽ hiểu được những giới hạn trong kinh doanh như “nếu khoản tiền mặt và tiền gửi ít hơn một mức nào đó, công ty sẽ rất nguy hiểm vì không còn khả năng chi trả các chi phí”, hoặc là “nếu hàng tồn kho cứ tăng lên cao hơn mức này sẽ rất nguy hiểm cho công ty vì hàng tồn đọng sẽ cũ đi và giảm chất lượng” v.v… Nhờ vậy, các bạn cũng sẽ sớm đưa ra được những phán đoán hay biện pháp để giải quyết vấn đề.

Thông thường, có thể nói rằng tiền mặt càng nhiều càng tốt, hàng tồn kho càng ít hiệu suất bán hàng càng cao.

� Một năm dọn dẹp hàng tồn kho một lần.

Trong một năm, hàng tồn kho thường được tiến hành kiểm kê thực tế từ một đến hai lần. Việc kiểm tra hàng tồn kho được tiến hành ở kho hàng của doanh nghiệp nhân viên sẽ kiểm tra xem số lượng hàng hóa trên

thực tế ở kho có chênh lệch so với số liệu được ghi trên sổ hay không. Song song với nó, giá trị của hàng tồn kho cũng sẽ được đánh giá lại, ví dụ như: “mặt hàng này có thể bán với giá này” hoặc là “mặt hàng này đã lỗi thời rồi nên chỉ có thể bán được nửa giá mà thôi” v.v... Các bạn hãy nghĩ nó chính là một cuộc tổng vệ sinh hàng tồn kho.

Đối với hàng tồn kho, ngoài những lúc công ty cần đến sự có mặt của nó, thì hàng tồn kho = 0 sẽ là một điều lý tưởng. Với nguyên vật liệu, chỉ nên nhập kho khi bắt đầu chế tạo thành sản phẩm, và tại thời điểm hoàn thành nó sẽ có giá trị bằng 0. Với thành phẩm, sau khi sản phẩm được hoàn thành, lý tưởng nhất là chúng sẽ được xuất xưởng ngay và trở thành doanh thu. Việc nhập xuất hàng hoá đối với một doanh nghiệp là chuyện rất thường ngày, tuy vậy tôi chắc chắn rằng điều mà tất cả mọi doanh nghiệp mong muốn là vào cuối tháng toàn bộ hàng tồn kho bằng 0. Tình trạng đó được gọi là “không tồn kho”.

Hàng tồn kho có tính chất khá giống với tiền mặt, có thể xem như một trạng thái nhất thời của tiền. Nhưng nếu lưu kho trong một thời gian dài, giá trị của nó sẽ tiêu hao dần đi, và doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với những tổn thất tiềm tàng khi bán hoặc thanh lý một sản phẩm. Do vậy, các bạn cần phải quyết định mức tồn kho thích hợp cho từng loại hàng tồn kho, và quản lý chúng không vượt quá mức độ cho phép.

� Tổng tài sản có đang tăng lên một cách không hề hiệu quả?

Nếu thử nhìn vào tổng thể bảng cân đối kế toán (B/S), chúng ta có thể coi tổng tài sản phía bên trái thể hiện “tổng khoản tiền vốn đầu tư” và “mức độ của những rủi ro”.

“Tổng khoản tiền vốn đầu tư” đúng như nghĩa đen, là tổng số vốn đầu tư của công ty đó.Nếu chúng ta đem tổng tài sản này chia cho lợi nhuận ròng trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (P/L), chúng ta sẽ kiểm tra được hiệu quả của việc đầu tư.Tóm lại, chúng ta sẽ hiểu được công ty đã tăng được lợi nhuận tới mức độ nào sau khi sử dụng toàn bộ số tài sản đó. Chỉ số tài chính này được gọi là ROA (tỷ số lợi nhuận trên tổng tài sản). Có rất nhiều doanh nghiệp lấy đó làm chỉ tiêu kinh doanh của họ.

Hãy thử nhìn vào ROA của ba công ty có tổng tài sản lớn nhất vào năm tài chính 2014 trên thị trường chứng khoán. Tổng tài sản của công ty Toyota là 47,7 nghìn tỷ yên, lợi nhuận ròng là 2,1 nghìn tỷ yên, và chỉ số ROA đo được là 4,4%. Tương tự như vậy, chỉ số ROA đối với các công ty Softbank là 3,6%, NTT là 2,5%. Nếu như chỉ có tổng tài sản doanh nghiệp phình ra còn lợi nhuận sinh ra lại thấp, chỉ số ROA cũng sẽ thấp, như vậy sự đầu tư sẽ bị đánh giá là không hiệu quả.

Tiếp theo, tôi sẽ nói về “mức độ của rủi ro”. Nó có nghĩa là: quy mô của tổng tài sản doanh nghiệp càng lớn, rủi ro tiềm tàng càng cao.

Ví dụ, chúng ta giả sử 1% trong tổng tài sản của ba công ty lớn trên là tài sản không tốt (ví dụ là nợ khó đòi, chứng khoán khó bán, v.v), tổn thất đối với mỗi công ty ấy sẽ là 470 tỷ Yên, 210 tỷ Yên, và 200 tỷ Yên. Dù chỉ là 1% thôi, vậy mà khoản tổn thất lớn như vậy. Đó chính là lý do của việc thật chẳng tốt đẹp tí nào nếu các bạn để cho tổng tài sản của doanh nghiệp quá lớn mà không đem lại được lợi ích gì.

Gần đây, người ta vẫn thường nhắc đến cụm từ “kinh doanh không tài sản”. Có lẽ nó có nguồn gốc từ những nhà kinh doanh chú trọng tới vấn đề này.

9. Cùng tìm hiểu mối quan hệ giữa B/S, P/L và C/F

� Lợi nhuận trong P/L được tích trữ trong tài sản thuần trong B/S

B/S – bảng cân đối kế toán, P/L – báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, và C/F – báo cáo lưu chuyển tiền tệ, chúng không độc lập với nhau mà có mối quan hệ mật thiết. Nếu các bạn hiểu được mối quan hệ của chúng, bạn sẽ hiểu được cấu tạo của báo cáo tài chính, ngoài ra bạn cũng có thể nắm bắt một cách kịp thời sự thay đổi trong tình hình tài chính của công ty thông qua sự bất thường của những con số kế toán.

Về cơ bản B/S và P/L chỉ là hai phần trong kết quả ghi chép lại hoạt động giao dịch bằng kế toán kép, nên chúng có mối quan hệ là điều đương nhiên. C/F phản ánh sự xuất nhập của tiền trong một năm, và số dư tiền mặt cuối kỳ là kết quả sau khi gia giảm các tài khoản của nguồn vốn, tài sản và nợ phải trả trong B/S, cũng như chi phí lợi nhuận trong P/L. Như vậy, quả thực là B/S và P/L có mối liên hệ với nhau.

Các bạn hãy vừa cùng nhìn hình vẽ ở trên, vừa đọc phần thuyết minh dưới đây.

Đầu tiên hãy bắt đầu từ những thứ đơn giản. Trong bảng số 10, các bạn hãy nhìn vào tài sản thuần (hay còn gọi là nguồn vốn chủ sở hữu) ở phía dưới cùng bên phải của bảng B/S. Đoạn mũi tên từ “vốn điều lệ” đến “lợi nhuận giữ lại” là “tài sản thuần đầu kỳ”, tuy nhiên trải qua 1 năm, chúng ta cộng thêm “lợi nhuận ròng (lợi nhuận trong kỳ)” từ bảng P/L, ta sẽ có “tài sản thuần cuối kỳ”. Như vậy, lợi nhuận mà một công ty sinh ra trong một năm sẽ được lưu lại trong mục tài sản thuần ở bảng B/S dưới tên “lợi nhuận thặng dư” (lợi nhuận giữ lại).

Về khoản lợi nhuận giữ lại (khoản lợi nhuận thuần được doanh nghiệp giữ lại), ý nghĩa của khoản này là khoản lợi nhuận doanh nghiệp sẽ không sử dụng mà tích lũy với nhiều mục đích.

� Ba báo cáo tài chính (ba bảng quyết toán) có mối liên hệ ở đây

Tiếp theo, tôi sẽ dựa vào bảng số 11 để giải thích về mối liên hệ của B/S, P/L và C/F.

Để thành lập một công ty, thứ quan trọng chính là tiền. Đầu tiên chúng ta (1) đi thu hút nguồn vốn đầu tư, sau đó là vay tiền ngân hàng hoặc dùng tới lợi nhuận để có được nguồn vốn để đi vào (2) đầu tư và vận hành. Đầu tư chủ yếu sẽ sử dụng tiền cho tài sản trong bảng B/S như là việc đầu tư vào cơ sở hạ tầng: mua mới trang thiết bị, xây dựng công trường… “Vận hành” ở đây nghĩa là sử dụng tiền cho các hoạt động kinh doanh.

Sau khi đầu tư và vận hành, chúng ta sẽ (3) tăng doanh thu, (4) tạo ra lợi nhuận và cả hai điều này đều được ghi lại trên P/L. Sau một năm, giá trị lợi nhuận thu được này sẽ được tích trữ ở mục lợi nhuận thặng dư trong phần tài sản thuần ở bảng B/S. Mặt khác, sau khi doanh thu tăng, khoản doanh thu tiền mặt thu hồi được sẽ được ghi chép vào bảng C/F. Tiếp theo, chúng ta sẽ trừ đi các khoản chi tiền mặt để có được phần chênh lệch thu chi. Sau đó, chúng ta sẽ cộng số chênh lệch này với số dư tiền mặt đầu kỳ để có (5) số dư tiền mặt cuối kỳ. Số dư tiền mặt cuối kỳ trong bảng C/F sẽ cùng một giá trị với tiền mặt và tiền gửi trong bảng B/S.

Đến đây tôi nghĩ các bạn đã phần nào hiểu được mối quan hệ của ba loại bảng này rồi phải không?

10. Làm thế nào để kiểm tra tình trạng sức khỏe của công ty?

� Tôi xin phép được giới thiệu tới các bạn năm phương pháp chẩn đoán

Tình hình kinh doanh của công ty bạn liệu có ổn không? Liệu có điểm yếu nằm ở đâu đó không? Bạn cần phải tìm ra chỗ đó và phải có biện pháp khắc phục như thế nào? Cho dù không phải chủ doanh nghiệp, nhưng nếu là một người làm kinh doanh thực thụ chắc hẳn hằng ngày bạn sẽ luôn đau đầu bởi những vấn đề này.

Việc chẩn đoán tình trạng sức khỏe của công ty bạn cũng chính là để giải quyết những nỗi phiền muộn ấy. Có rất nhiều chỉ số phân tích tài chính doanh nghiệp được sử dụng như một phương pháp chẩn đoán tình trạng sức khỏe của công ty. Tuy nhiên trong thực tế, việc phân tích vẫn sẽ khó khăn nếu chỉ sử dụng những chỉ số đó. Để biết được tình trạng sức khỏe của công ty, chúng ta cần phải phân tích từ nhiều góc nhìn.

Trước hết, tôi xin giới thiệu cách chẩn đoán từ năm cách nhìn tiếp theo đây:

1. Kiểm tra sự thay đổi của ba loại bảng quyết toán

Trong bảng 12 ở trang tiếp theo, tôi tổng hợp ba loại bảng B/S, P/L, và C/F trong ba năm. Ví dụ, tôi đã sử dụng bảng kế toán trong 3 kỳ từ kỳ tháng 3 năm 2014 đến tháng 3 năm 2016. Ngoài cùng bên trái, tôi xếp các khoản tiền của các khoản mục trong bảng B/S, P/L, và C/F của kỳ tháng 4 năm 2014. Và tương tự tiếp theo đó, tôi cũng xếp từ trái sang phải khoản tiền tương ứng của kỳ tháng 3 năm 2015 và 2016.

Tất cả các khoản tiền tôi đều ghi ra theo hàng ngang, vì vậy nếu các bạn nhìn kỹ chắc chắn sẽ thấy được sự tăng giảm trong mỗi năm xảy ra như thế nào. Sẽ có rất nhiều câu hỏi xuất hiện khi bạn quan sát bảng này như: “tại sao nó lại tăng giảm như vậy?”; “nguyên nhân của việc doanh thu tăng lên là gì?”; “phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp tại sao lại tăng lên như vậy?”…

Ngoài ra, bên cạnh mỗi một khoản tiền nếu các bạn ghi chép tỷ lệ cấu thành (cơ cấu), khoản tăng giảm, và tỷ lệ tăng giảm, các bạn sẽ thu được một kết quả thú vị hơn rất nhiều so với việc chỉ nhìn vào các khoản tiền.

Tỷ lệ cấu thành là tỷ lệ của các khoản mục bên trong một báo cáo tài chính khi tổng tài sản là 100% trong trường hợp bảng B/S, hoặc khi doanh thu là 100% trong trường hợp P/L. Khoản tăng giảm là khoản chênh lệch giữa số tiền kỳ làm gốc với số tiền kỳ trước. Tỷ lệ tăng giảm được tính bằng cách chia khoản tăng giảm cho số tiền tương ứng của kỳ trước. Chúng ta rất cần chú ý tới ba sự biến đổi này.

Khi chúng ta quan sát tình hình tài chính trong suốt 3 năm, các bạn hãy chú ý vào sự tăng giảm của tổng tài sản ở bảng B/S, sự tăng giảm của doanh thu và lợi nhuận thuần của hoạt động kinh doanh chính ở bảng P/L, và sự tăng giảm của số dư tiền mặt ở bảng C/F. Cho dù tổng tài sản trong 3 năm có tăng lên nhiều, nhưng nếu doanh thu và lợi nhuận không tăng lên, thì khi đó cái tăng lên lại là các khoản nợ, tiền đầu tư nhà xưởng, trang thiết bị, và đầu tư chứng khoán ‒ điều này có thể không giúp ích gì cho việc tăng doanh thu và lợi nhuận. Ngược lại, cho dù tổng tài sản không tăng lên quá nhiều, nhưng nếu doanh thu và lợi nhuận tăng cao, tôi nghĩ đó là bằng chứng cho thấy doanh nghiệp đó đã hoạt động hiệu quả.

Chú ý: Để giúp độc giả dễ nhìn, tôi đã giản lược các mục nhỏ, tỷ lệ tăng giảm của kỳ 3/2014, khoản tăng giảm và tỷ lệ tăng giảm của kỳ 3/2015, và các mục của C/F.

2. So sánh thực thu với dự toán

Chúng ta so sánh kết quả kinh doanh trên thực tế (thực thu) với dự toán (mục tiêu) dựa trên bảng P/L. Nếu thực thu ít hơn mục tiêu, các bạn cần phải điều tra kỹ lưỡng và ghi chép lại lý do của sự chênh lệch đó. Đặc biệt là sự chênh lệch của doanh thu, giá vốn hàng bán, và chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp. Cho dù doanh thu có lớn hơn so với mục tiêu, nhưng do giá vốn hàng bán tăng mạnh nên lợi nhuận tổng lại giảm xuống, trường hợp như vậy các bạn cần hết sức chú ý.

Khi vừa mới bắt đầu quản lý việc dự toán, bạn chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc lập mục tiêu, cũng có lúc sẽ có sự chênh lệch. Vậy nên cho đến lúc bạn quen với nó, hãy thật cẩn trọng.

3. Phân chia theo cửa hàng và theo mặt hàng

Cũng vẫn trong bảng P/L, để hiểu được tình trạng sức khỏe của công ty, chúng ta có thể phân tích bằng nhiều góc độ như: theo các địa điểm kinh doanh (chi nhánh công ty, cửa hàng, đại lý), theo từng mặt hàng, và theo từng khách hàng. Từ việc phân tích như vậy, nhà kinh doanh sẽ có thể đưa ra được đối sách cụ thể cho công việc kinh doanh của mình. Giả sử, do mặt hàng D hướng tới nữ giới trong độ tuổi 20 có tỷ lệ tăng doanh thu cao, nên vào kỳ sau công ty sẽ mở rộng quy mô bán hàng bằng cách tăng diện tích trình bày dòng sản phẩm này cũng như kết hợp với chiến dịch quảng cáo cho sản phẩm này mạnh mẽ trên internet.

Việc phân tích này sẽ không có ý nghĩa nếu như không tiến hành đồng thời phân tích tất cả các mục trong bảng P/L từ tất cả các góc độ.

Ở cuối cuốn sách này, tôi đã chỉ ra cách tạo “bảng lợi nhuận theo bộ phận”, các bạn hãy tham khảo nhé.

4. Tạo bảng quyết toán trên từng nhân viên công ty

Tôi sẽ thay thế những con số trên bảng quyết toán bằng giá trị tương ứng với một nhân viên. Nói cách khác, chúng ta đang tạo ra những con số gần gũi hơn và các bạn hãy thử suy nghĩ về nó.

Khi thay thế bằng những con số gần gũi hơn, ta sẽ dễ dàng phán đoán được nó tốt hay xấu. Bây giờ, ta sẽ chia toàn bộ các mục trong bảng B/S và P/L cho số nhân viên trong công ty, ta sẽ có được giá trị trên đầu người. Hãy thử đánh giá những con số đó. Đặc biệt khi đánh giá những con số trên đầu người này trong bảng P/L, sẽ có rất nhiều những cảm nghĩ xuất hiện như: “bản thân đã công hiến cho công ty mức doanh thu như thế này sao?” hoặc là “doanh thu và lợi nhuận ít như thế này liệu có được không?”

5. Sử dụng chỉ số phân tích tài chính doanh nghiệp

Dựa vào các chỉ số phân tích tài chính doanh nghiệp mà tôi sẽ giới thiệu sau đây, chúng ta có thể so sánh công ty mình với bình quân của ngành và các công ty đối thủ. Và chúng ta có thể sẽ tìm hiểu nguyên nhân tại sao giá trị này lại cao hơn giá trị bình quân của ngành, và thấp hơn công ty đối thủ. Những điều này được tiến hành phân tích trong cả báo cáo tài chính hàng năm lẫn báo cáo tài chính hằng tháng.

Liệu các bạn sẽ có đánh giá như thế nào sau khi có được kết quả phân tích từ toàn bộ năm cách chẩn đoán trên?

“Ba bộ phận cũ sẽ tiếp tục với cơ cấu hiện tại, còn bộ phận D là bộ phận mới mở, nếu chúng ta mở rộng quy mô bằng cách tuyển dụng thêm 10 nhân viên kinh doanh, thì kỳ tới, công ty sẽ có khả năng tăng trưởng trên 20%, và tình hình tài chính cũng sẽ an toàn hơn”… Nếu bạn có thể đánh giá một cách tổng quan như vậy thì rất tốt.

Tôi cho rằng điều quan trọng nhất không phải chỉ kết thúc ở việc đánh giá một cách tổng hợp, mà là từ kết quả đó, bạn có thể suy tính được cần phải làm thế nào để thay đổi được hiện trạng của công ty.

11. Kiểm tra tình trạng của công ty bằng các chỉ số phân tích tài chính doanh nghiệp

� 12 chỉ số bạn cần nhớ

Như tôi đã trình bày ở phần  trong mục 10 ở trên, một phương pháp dùng để kiểm tra tình trạng sức khỏe của công ty thường được sử dụng đó là chỉ số phân tích tài chính doanh nghiệp. Đây là phương pháp đánh giá tính an toàn, tính lợi nhuận, tính hiệu quả và tính tăng trưởng của một công ty bằng cách tính tỷ lệ cấu thành và tỷ lệ tăng giảm của một số mục trong bảng B/S hoặc bảng P/L. Sau đó, nếu chúng ta đem các giá trị thu được so sánh với số liệu của các công ty đối thủ hay bình quân của ngành, chúng ta có thể nắm bắt được tình trạng tài chính của công ty mình.

Dưới đây tôi xin đưa ra 12 chỉ số mà bạn cần nhớ, vì vậy các bạn hãy thử vận dụng nó nhé.

1. Tỷ số thanh toán hiện thời (%) (Current ratio)

Tài sản lưu động (tài sản ngắn hạn) ÷ Nợ ngắn hạn ×100

Đây là chỉ số dùng để đo lường khả năng thanh toán các khoản nợ ngắn hạn của doanh nghiệp. Chỉ số này được tính bằng cách chia tài sản có khả năng chuyến hóa thành tiền trong một ngăn (hay còn gọi là tài sản lưu động hay tài sản ngắn hạn) cho toàn bộ các khoản nợ phải chi trả dưới 1 năm (hay còn gọi là nợ ngắn hạn). Nếu kết quả thu được dưới 100%, điều đó có nghĩa doanh nghiệp thiếu tiền mặt (có khả năng không hoàn trả được khi cần). Ngược lại nếu chỉ số này cao trên 200%, tính an toàn của doanh nghiệp khá lớn. Con số an toàn của chỉ số này là 140%.

2. Hệ số/ Chỉ số thích ứng dài hạn (%) (Fixed-assets-to long-term-liabilities ratio)

Tài sản cố định ÷ (Nợ dài hạn + Vốn chủ sở hữu) × 100

Đây là chỉ số dùng để đo khả năng thanh toán các khoản nợ dài hạn của doanh nghiệp. Một doanh nghiệp có tài sản cố định sử dụng dài hạn được đầu tư bằng vốn chủ sở hữu là doanh nghiệp có tính an toàn cao. Theo công thức trên thì ít nhất tổng số nợ có kỳ hạn hơn 1 năm và vốn chủ sở hữu phải tương đương số tài sản cố định. Con số an toàn của chỉ số này là dưới 100%

3. Kỳ thu tiền bình quân/ Thời gian quay vòng khoản phải thu (tháng) (Receivables turnover period)

(Phải thu khách hàng + Thương phiếu phải thu) ÷ Doanh thu trung bình 1 tháng

Đây là chỉ số để đánh giá hiệu quả của việc thu hồi các khoản phải thu (bao gồm phải thu khách hàng và thương phiếu phải thu). Nó chỉ ra rằng doanh nghiệp có tổng các khoản phải thu bằng bao nhiêu tháng doanh thu của mình (để xem xét doanh nghiệp sẽ mất khoảng bao nhiêu tháng để thu hồi được các khoản phải thu). Một doanh nghiệp luôn mong muốn có thể thu hồi được các khoản phải thu sớm nhất có thể, vì vậy họ sẽ cần điều tra xem tình trạng không thu hồi được kéo dài trong bao lâu, công việc ấy được gọi là điều tra số tuổi. Ngoài ra, họ cũng cần quản lý để các khoản phải thu không bị tồn đọng trong thời gian dài. Nếu việc thu hồi bị chậm hơn so với điều kiện cho phép, họ có thể cần phải chấm dứt giao dịch. Đây là chỉ số cần được kiểm tra khi quyết toán mỗi tháng. Con số an toàn của chỉ số này là dưới 3 tháng.

4. Thời gian quay vòng hàng tồn kho/ Thời gian tồn kho bình quân (tháng) (Inventory turnover period)

Hàng tồn kho ÷ Doanh thu trung bình 1 tháng

Chỉ số này phản ánh khả năng quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp có hiệu quả và hợp lý hay không. Nó cho thấy doanh nghiệp có lượng hàng tồn kho bằng bao nhiêu tháng doanh thu (để xem xét doanh nghiệp cần bao nhiêu tháng để giải phóng hết lượng hàng tồn kho hiện tại). Cũng có trường hợp nhà sản xuất sử dụng “giá vốn hàng bán” thay vì “doanh thu” ở mẫu số. Số dư hàng tồn kho càng nhiều có nghĩa là đồng tiền của bạn càng nhàn rỗi, nên nếu có thể, lý tưởng nhất là thực hiện việc phân phối hàng hóa mà không có hàng tồn kho. Con số an toàn của chỉ số này là từ 0,5 đến 1 tháng.

5. Tỷ suất sinh lời trên tài sản (%) (ROA)

Lợi nhuận ròng (Lợi nhuận sau thuế) ÷ Tổng tài sản (Tổng nguồn vốn) × 100

Đây là chỉ số đánh giá mức độ hiệu quả của việc sử dụng tổng nguồn vốn (tổng tài sản) đầu tư để sinh lợi nhuận. Nó cho thấy lợi nhuận sau thuế sinh ra là bao nhiêu sau khi doanh nghiệp đầu tư toàn bộ tài sản đã bao gồm cả các khoản nợ như tiền vay. Nếu tỷ số này thấp, doanh nghiệp có thể nên dừng việc kinh doanh lại và đầu tư vào những mảng có lợi nhuận cao như chứng khoán (trên thực tế thì không dễ dàng như vậy). Tỷ suất lợi nhuận trên tài sản cũng được gọi là ROA (Return on Assets). Con số an toàn của chỉ số này là trên 1%.

6. Tỷ suất lợi nhuận thuần từ hoạt động sản xuất kinh doanh trên doanh thu (%)

Lợi nhuận thuần từ hoạt động sản xuất kinh doanh ÷ Doanh thu × 100

Đây là chỉ số đánh giá khả năng sinh lời của doanh nghiệp, là tỷ suất lợi nhuận sinh ra từ tất cả các hoạt động kinh doanh thông thường (bao gồm cả các hoạt động ngoài lĩnh vực kinh doanh chính như các hoạt động tài chính) của công ty. Nếu một doanh nghiệp nỗ lực trong việc giảm tỷ lệ giá vốn hàng bán, cắt giảm chi phí, cải thiện tỷ lệ chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp trên doanh thu, cải thiện các khoản thu chi tài chính… thì tỷ suất này chắc chắn sẽ tăng. Các bạn hãy cố gắng coi trọng không chỉ doanh thu mà cả tỷ suất lợi nhuận nữa. Con số an toàn của chỉ số này là trên 3%.

7. Tỷ số vốn chủ sở hữu trên tổng tài sản/ Hệ số tự tài trợ (%)

Tài sản thuần (Vốn chủ sở hữu) ÷ Tổng tài sản (Tổng nguồn vốn) ×100

Tài sản thuần (vốn chủ sở hữu) là tổng hợp tài sản từ khoản tiền đầu tư từ các cổ đông (tiền vốn cổ đông) và khoản lợi nhuận ròng được doanh nghiệp giữ lại (lợi nhuận giữ lại). Chỉ số này cho thấy vốn chủ sở hữu có tỷ lệ bao nhiêu so với tổng tài sản. Người ta cũng gọi chỉ số này là tỷ suất vốn chủ sở hữu.

Tài sản thuần (vốn chủ sở hữu) của doanh nghiệp càng nhiều càng có thể nói rằng tình trạng tài chính của công ty đó tốt bởi vì khi đó doanh nghiệp không bị vướng mắc đến các khoản nợ cần trả lãi suất hay trái phiếu (cần phải trả lãi cho người mua trái phiếu công ty). Con số an toàn của chỉ số này là trên 30%.

8. Vòng quay tổng tài sản (lần)

Tổng doanh thu ÷ Tổng tài sản (Tổng nguồn vốn)

Chỉ số này đánh giá năng suất của tổng nguồn vốn (tổng tài sản). Nếu doanh nghiệp nào có khả năng kiếm được càng nhiều doanh thu với tổng tài sản có hạn, thì doanh nghiệp đó càng kinh doanh hiệu quả. Tỷ số này càng cao thì tỷ lệ quay vòng càng cao, có nghĩa tổng tài sản có năng suất tốt.

Chỉ số này có sự khác biệt lớn tùy thuộc vào doanh nghiệp có nắm giữ nhiều tài sản cố định hay không, hoặc là tùy thuộc vào ngành sản xuất kinh doanh. Con số an toàn của chỉ số này là trên 1 hoặc 2 lần.

9. Tỷ lệ tăng tưởng doanh thu (%)

(Doanh thu kỳ này – Doanh thu kỳ trước) ÷ Doanh thu kỳ trước × 100

Chỉ số tài chính này phản ánh tính tăng trưởng của một doanh nghiệp, tỷ lệ này càng cao càng đồng nghĩa với việc khả năng tăng trưởng của doanh nghiệp cũng cao. Việc nhìn nhận xem công ty có tiếp tục tăng trưởng hay không là một việc khó, tuy nhiên nếu tỷ số tăng trưởng doanh thu trong hơn 3 năm liên tiếp đều hơn 10%, chúng ta có thể xác định được mức độ tăng trưởng ấy. Tuy vậy, nếu tổng tài sản cũng tăng lên, đó lại là một dấu hiệu nguy hiểm.

Điều quan trọng là các bạn cần giữ cho tỷ lệ tăng trưởng của tổng tài sản ở dưới mức của tỷ lệ tăng trưởng doanh thu. Con số an toàn của chỉ số này là trên 10%.

10. Tỷ lệ tăng trưởng lợi nhuận thuần từ hoạt động sản xuất kinh doanh (%)

(Lợi nhuận thuần từ hoạt động sản xuất kinh doanh kỳ này – Lợi nhuận thuần từ hoạt động sản xuất kinh doanh kỳ trước) ÷ Lợi nhuận thuần từ hoạt động sản xuất kinh doanh kỳ trước ×100

Tỷ lệ này cùng với tỷ lệ tăng trưởng doanh thu ở mục trên sẽ là căn cứ giúp chúng ta phán đoán tính lợi nhuận cũng như tính tăng trưởng của một doanh nghiệp. Trong một cơ cấu lợi nhuận cơ bản, sự thắng bại nằm ở việc có thể làm tăng tỷ lệ tăng trưởng của doanh thu và lợi nhuận thuần từ hoạt động sản xuất kinh doanh đến đâu. Ở chỉ số tài chính này con số mong muốn là trên 10%.

11. Tỷ suất lợi nhuận trên cổ phần (EPS: Earning Per Share) (đơn vị tiền Yên)

Lợi nhuận ròng ÷ Số cổ phiếu phát hành

Chỉ số này là chìa khóa giúp các nhà đầu tư đánh giá một doanh nghiệp. Chỉ số này cho ta biết nếu như chia lợi nhuận sau thuế cho số lượng cổ phiếu đã phát hành, phần lợi nhuận thu được trên mỗi cổ phần là bao nhiêu. Tùy thuộc vào số cổ phiểu phát hành mà chỉ số này sẽ có sự khác biệt, vì vậy việc đưa ra một con số mong muốn cho chỉ số này là khó. Tuy nhiên, có thể nói ở mức độ trên 100 yên đến vài trăm yên là con số mong muốn. Đối với các công ty trên thị trường chứng khoán, nhà đầu tư sẽ so sánh giá cổ phiếu với chỉ số này (kết quả của sự so sánh này là hệ số giá trên lợi nhuận một cổ phiếu ‒ Price Earning Ratio: PER) để làm cơ sở đánh giá xem có quyết định đầu tư chứng khoán hay không.

12. Giá trị sổ sách trên 1 cổ phiếu (đơn vị tiền Yên) (Book Value per Share)

Tài sản thuần ÷ Số cổ phiếu phát hành

Đây cũng là một chỉ số tài chính dành cho các nhà đầu tư. Chỉ số này cho ta biết nếu như bây giờ một công ty giải thể và cần phải phân chia tài sản cho các cổ đông, một cổ phần sẽ tương ứng bao nhiêu tiền. Khi so sánh với khoản tiền mà bạn đã đầu tư, bạn sẽ biết được mình lỗ hay lãi. Nếu số tiền đầu tư ban đầu cho một cổ phiếu là 50 Yên, giá trị an toàn là 250 Yên (gấp 5 lần). Chỉ số này cũng có sự khác biệt tùy thuộc vào số lượng cổ phiếu phát hành, do vậy khó để chỉ ra được con số mong muốn.

Chỉ số tiếp theo tôi không giới thiệu ở đây, tuy nhiên gần đây, số lượng các công ty trên thị trường chứng khoán quyết định cải thiện chỉ số này đang dần tăng lên. Đó là chỉ số ROE - tỷ số lợi nhuận trên vốn chủ sở hữu hay tỷ số lợi nhuận trên vốn. Đặc biệt vì đây là một yêu cầu lớn đến từ những nhà đầu tư nước ngoài đến các công ty Nhật. Một công ty tư vấn của Mỹ đã đưa ra cách nghĩ rằng “Nếu một công ty có ROE thấp hơn 5% trong 5 năm gần nhất, chúng tôi sẽ khuyến khích các nhà đầu tư phản đối sự đương nhiệm của CEO”.

ROE là từ viết tắt của Return On Equity, được tính bằng cách lấy lợi nhuận ròng chia cho vốn chủ sở hữu (tài sản thuần). Đây là chỉ số để các nhà đầu tư hiểu được 1 đồng vốn mà họ bỏ ra thu được về bao nhiêu đồng lời. Các chủ doanh nghiệp tại các công ty đã niêm yết trên thị trường chứng khoán Nhật Bản cho đến nay đã chưa để tâm đến mức độ thấp của chỉ số ROE (ROE trung bình của 20 năm gần đây là 5%), tuy nhiên dường như họ cũng đã bắt đầu quan tâm đến chỉ số này. Tiêu chuẩn trên thế giới cho rằng ROE ở mức trên 10% là đạt chuẩn, vì vậy nếu bạn là một nhà kinh doanh hãy tìm cách cải cách cơ cấu lợi nhuận để kiếm ra nhiều lợi nhuận.

Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, vốn dĩ họ có vốn chủ sở hữu ít hơn so với các công ty niêm yết, nên ROE của họ sẽ cao. Do vậy, chỉ số ROE không hẳn có thể giữ chức năng như là một KPI (Key Performance Indicators = chỉ số đo lường, đánh giá hiệu quả công việc).

Tất nhiên, tôi vẫn muốn các bạn biết đến nó như một kiến thức phổ thông.