Phần 8Các quy luật quản lý thời gian

hời gian là món quà công bằng mà tạo hóa dành cho tất cả mọi người. Dù bạn là ai, thuộc tầng lớp xã hội nào, có trình độ học vấn ra sao, kiến thức, kỹ năng chuyên môn ở mức độ nào, bạn đều có khoảng thời gian như nhau: hai mươi bốn giờ trong một ngày. Một khi thời gian đã trôi qua, bạn không thể nào tìm lại được. Chính vì vậy, việc tận dụng từng giây phút quý giá nhằm đạt được một cuộc sống thành công, hạnh phúc hay việc để thời gian hao mòn dần trong sự tiếc nuối, tất cả đều phụ thuộc vào cách suy nghĩ và sử dụng thời gian. Thái độ của bạn đối với thời gian đóng vai trò quan trọng trong tất cả mọi hành động đồng thời cũng là yếu tố quan trọng quyết định hiện tại và tương lai sau này của bạn.

Sự thay đổi lớn nhất trong quan điểm của tôi về vấn đề thời gian xảy ra cách đây vài năm khi tôi đang xem lại cách tư duy về mối quan hệ cá nhân với sự quản lý thời gian. Cho đến thời điểm đó, tôi đã xem bản thân mình như “mặt trời” của vũ trụ, còn các yếu tố của cuộc đời mình là những hành tinh khác quay theo quỹ đạo xung quanh tôi theo những chu kỳ khác nhau. Một trong những hành tinh này là sự “quản lý thời gian”. Hành tinh này đã tách ra khỏi quỹ đạo của tôi trong một lần tôi tình cờ đọc được một bài báo và xem một cuốn băng về các kỹ thuật quản lý thời gian. Sau đó, tôi bắt đầu đảo ngược quan điểm trước đây của mình và nhận ra rằng việc quản lý thời gian mới chính là “mặt trời” của cuộc đời tôi và tất cả các yếu tố khác sẽ là những hành tinh quay theo quỹ đạo của mặt trời. Bỗng nhiên tôi nhận ra rằng nếu biết kiểm soát toàn bộ thời gian của mình, tất cả các phần khác của cuộc đời tôi sẽ được sắp đặt đúng vị trí. Và quả đúng như vậy.

Trong thực tế, những người có năng lực hay nền tảng học vấn ngang nhau thường tham gia vào cùng một lĩnh vực cạnh tranh có mức độ trách nhiệm công việc và thu nhập tương đương. Tuy nhiên, sau một khoảng thời gian dài, một số người trở nên vượt trội hơn. Thu nhập của họ cao hơn gấp nhiều lần, họ đảm nhiệm những vị trí công việc thách thức hơn, cơ hội thăng tiến nhiều hơn, được mọi người xung quanh tin cậy và nể trọng. Cuộc sống của họ chính là mơ ước của rất nhiều người. Vậy điều gì tạo nên sự khác biệt giữa những người này khi tất cả đều có chung một điểm xuất phát. Đó chính là khả năng sử dụng và quản lý thời gian. Họ biết sắp xếp công việc hiệu quả và tận dụng từng giây phút để làm mọi công việc trong phạm vi trách nhiệm của mình với năng suất cao nhất. Càng chứng minh sự hiệu quả trong cách làm việc của mình, họ càng được cấp trên giao phó nhiều công việc giá trị hơn. Điều này tất yếu sẽ dẫn đến việc tăng thu nhập và cơ hội thăng tiến.

Khi bạn học hỏi và vận dụng các phương pháp quản lý thời gian, các quy luật tổng quát và các nguyên tắc sử dụng thời gian, ngay lập tức bạn xác định được hướng đi đúng và có thể “tăng tốc” trong nghề nghiệp của mình. Bạn sẽ hoàn thành nhiều việc hơn, nhanh hơn trong cả công việc và cuộc sống cá nhân so với trước đây.

Những người thực hành các quy luật quản lý thời gian này cho biết rằng họ đã đạt được những tiến bộ đáng kể trong nghề nghiệp, thu nhập tăng lên và điều đáng ngạc nhiên là họ có nhiều thời gian dành cho gia đình và bè bạn hơn. Các quy luật về quản lý thời gian là vô tận và bất biến. Chúng dành cho tất cả mọi người, ở bất kỳ nơi nào. Khi biết phân bổ các hoạt động của mình hài hòa với những quy luật và nguyên tắc này, bạn sẽ đạt được hiệu quả cao hơn nhiều so với những gì bạn nghĩ.

QUY LUẬT RÕ RÀNG

Càng rõ ràng về mục tiêu, càng hiệu quả trong việc thực hiện.

Sự thành công hay hạnh phúc của bạn phần lớn được quyết định bởi sự rõ ràng về những mục tiêu mà bạn hướng đến trong cuộc sống. Sự rõ ràng sẽ định hướng suy nghĩ và hành động của bạn. Những người biết xác định mục tiêu rõ ràng thường gặt hái nhiều thành tựu lớn trong thời gian ngắn hơn so với những người khác. Điều này đúng ở mọi nơi và trong mọi hoàn cảnh thực tế.

Khi rõ ràng về mục tiêu, bạn sẽ biết phân loại nhiệm vụ của mình, đặt ưu tiên cho những việc có thể hỗ trợ mục tiêu, loại bỏ hoặc không dành thời gian nhiều cho những điều không quan trọng. Bạn có thể áp dụng quy trình gồm bảy bước sau nhằm đạt được mục tiêu nhanh chóng và dễ dàng hơn bao giờ hết:

• Quyết định cụ thể và chính xác những gì bạn mong muốn trong từng lĩnh vực khác nhau của cuộc sống.

• Hãy viết cụ thể và chi tiết quyết định của bạn ra một tờ giấy.

• Xác định cụ thể thời hạn thực hiện. Nếu là mục tiêu lớn, hãy chia thành những thời hạn nhỏ và sắp xếp theo trình tự.

• Lập danh sách những hành động, công việc mà bạn nghĩ là mình cần phải thực hiện để đạt được mục tiêu đã thiết lập. Mỗi khi nghĩ ra những công việc mới, hãy bổ sung thêm vào danh sách.

• Hãy sắp xếp các mục trên danh sách của bạn thành một kế hoạch hành động bằng cách đặt chúng theo thứ tự ưu tiên phù hợp.

• Hãy thực hiện ngay những phần việc quan trọng nhất. Điều này vô cùng quan trọng!

• Mỗi ngày, hãy cố gắng thực hiện một phần việc giúp bạn tiến gần đến việc đạt được một hay nhiều mục tiêu quan trọng của mình. Luôn duy trì tinh thần và động lực!

Quy trình bảy bước này thật ra không quá khó khăn để thực hiện, thế nhưng số người thực sự xác định mục tiêu và lập kế hoạch hành động mỗi ngày chưa đến 3%. Và đây cũng là con số đại diện cho những cá nhân thành đạt trong cuộc sống. Bạn hoàn toàn có thể nhanh chóng gia nhập nhóm của những người thành công này khi bắt tay vào việc xác lập mục tiêu và cam kết đề ra kế hoạch thực hiện đến cùng.

Thường xuyên nghiên cứu và xem lại những mục tiêu để đảm bảo chúng vẫn là những mục tiêu quan trọng nhất. Theo thời gian, bạn sẽ bổ sung thêm vào danh sách những mục tiêu mới đồng thời cũng sẽ loại bỏ hay giảm mức độ ưu tiên cho những mục tiêu không còn quan trọng như bạn từng nghĩ.

Bất kể các mục tiêu của bạn là gì, hãy xây dựng thói quên lập kế hoạch thật kỹ lưỡng trên giấy và tiến hành thực hiện chúng hàng ngày. Đây là yếu tố cốt lõi để tối ưu hiệu quả công việc và đạt thành quả cao nhất.

QUY LUẬT ƯU TIÊN

Khả năng xác định rõ ràng và chính xác mức độ ưu tiên về thời gian sẽ quyết định chất lượng cuộc sống của bạn.

Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả thể hiện ở việc phân chia thời gian phù hợp với những định mức ưu tiên công việc. Nguyên tắc Pareto nói rằng 20% tổng số công việc của bạn chiếm 80% giá trị của toàn bộ công việc. Giả sử bạn có một danh sách gồm 10 công việc phải làm, thì hai công việc trong số đó sẽ đáng giá hơn tám việc kia cộng lại. Theo nguyên tắc này, để đạt được những mục tiêu lớn, bạn chỉ cần luôn tập trung vào một số ít những công việc đem lại giá trị nhiều nhất cho cuộc đời và sự nghiệp của bạn.

Giá trị hay tầm quan trọng của một công việc có thể đo được bằng cách đánh giá những tác động có thể xảy ra khi bạn thực hiện hoặc không thực hiện công việc đó. Nếu quan trọng, nó sẽ có những tác động mạnh mẽ đối với cuộc đời và sự nghiệp của bạn. Ngược lại, điều không quan trọng sẽ có ít hoặc chẳng mảy may ảnh hưởng đến bạn. Khả năng cân nhắc những hậu quả có thể xảy ra trước khi hành động chính là biểu hiện của một người có tư duy hiệu quả.

Khả năng tự đặt kỷ luật cho bản thân để thực hiện những công việc có thể tạo ra sự khác biệt đáng kể trong cuộc sống chính là phẩm chất quan trọng giúp bạn có được mọi thứ trong tầm tay.

QUY LUẬT ĐẾN SAU

Trước khi bắt đầu một điều mới, bạn phải kết thúc một điều cũ.

Có bao giờ bạn thấy rằng mình có quá nhiều việc phải làm trong khi quỹ thời gian lại eo hẹp? Thật sự, với cuộc sống năng động hiện nay, trung bình một người làm khoảng 110% công suất hoặc nhiều hơn. Hầu như bạn chẳng còn chút thời gian rảnh rỗi dành riêng cho bản thân. Thế nhưng, bạn hoàn toàn có thể kiểm soát cuộc sống mình bằng cách ngưng làm những việc không còn giá trị hay không còn quan trọng với bạn nữa để bắt tay vào những công việc mới mẻ hơn.

Khi cuộc sống thay đổi, những ưu tiên cũng sẽ thay đổi theo. Một số điều quan trọng trong một giai đoạn của cuộc đời hay sự nghiệp của bạn sẽ không còn quan trọng nữa khi bạn chuyển sang một giai đoạn khác của cuộc đời hoặc khi bạn đảm nhận một công việc mới với mức độ trách nhiệm cao hơn.

Hãy liên tục tự hỏi bản thân: “Những công việc nào mà tôi có thể cắt giảm, ủy quyền cho người khác làm thay, hay không tiếp tục làm nữa để dành nhiều thời gian hơn cho những việc quan trọng nhất của mình?”.

Để bắt đầu bất kỳ việc gì mới, bạn phải dừng một việc cũ lại. Bạn cần phân tích thời gian của mình thật cẩn thận và dám ngưng lại những việc không còn quan trọng với bạn để thay thế bằng những việc khác. Bạn không thể thực hiện hiệu quả một công việc mới mà không chủ động chấm dứt công việc đang làm.

QUY LUẬT TÀI SẢN GIÁ TRỊ NHẤT

Khả năng kiếm tiền chính là tài sản giá trị nhất của bạn.

Tài sản là những gì mang lại dòng tiền ổn định và có thể đoán trước được. Khả năng kiếm tiền của bạn chính là tài sản quý giá nhất mà bạn may mắn được sở hữu. Trong nền kinh tế cạnh tranh, bạn nỗ lực làm việc, vận dụng trí óc và khai thác năng lực của mình để khẳng định giá trị bản thân đồng thời có được mức thu nhập tương xứng. Với mức thu nhập này, bạn có thể đạt được mọi thứ vật chất trong cuộc sống. Dù bạn có thể mất tất cả nhưng nếu bạn vẫn còn duy trì khả năng kiếm tiền của mình ở mức độ cao, bạn sẽ nhanh chóng ổn định cuộc sống và phục hồi khối tài sản của mình.

Đôi khi, bạn cần phải mất cả đời mới có thể phát triển khả năng kiếm tiền như hiện nay. Nhưng đây là một tài sản khấu hao nên bạn phải liên tục duy trì và cải thiện để giữ cho bản thân luôn thực hiện công việc đạt năng suất, chất lượng và hiệu quả.

Kiến thức và kỹ năng là những yếu tố then chốt để vững bước đi lên trong thế kỷ 21. Khả năng kiếm tiền của bạn được tạo nên từ sự kết hợp độc đáo giữa hai yếu tố quan trọng này. Nếu lĩnh vực bạn đang kinh doanh hay làm việc trải qua những thay đổi nhanh chóng thì kiến thức và kỹ năng của bạn cũng sẽ nhanh chóng bị tụt hậu. Bạn phải liên tục cập nhật, bổ sung hoặc thay thế kiến thức và kỹ năng cũ bằng những gì mới mẻ, phù hợp với xu thế mới nếu muốn duy trì khả năng kiếm tiền ở hiện tại hoặc để tiến bước về phía trước.

Những gì bạn nhận được luôn tương xứng với những gì bạn đã bỏ ra hoặc cho đi. Nếu muốn nâng cao mức sống của mình, bạn phải nâng cao khả năng kiếm tiền bằng một quá trình phức tạp và có hệ thống của việc học hỏi và thực hành những kỹ năng và khả năng mới.

QUY LUẬT LẬP KẾ HOẠCH

Mỗi một phút lập kế hoạch sẽ tiết kiệm được mười phút thực hiện.

Mục đích của việc hoạch định chiến lược trong một công ty là nhằm tái tổ chức và tái cơ cấu các hoạt động cũng như nguồn lực của công ty để tăng “doanh thu trên vốn đầu tư”, tức doanh số thu về trên số tiền đã đầu tư vào hoạt động của công ty. Còn mục đích của việc “lập kế hoạch chiến lược cá nhân” là giúp bạn tăng “kết quả thu về trên sức lực” của bản thân, tức là kết quả thu được từ vốn tinh thần, thể chất, cảm xúc và trí tuệ mà bạn đã đầu tư cho cuộc đời và sự nghiệp của mình.

Mỗi một phút bạn dành ra để lập kế hoạch trước cho các mục tiêu, hoạt động của mình sẽ tiết kiệm cho bạn mười phút làm việc khi bạn tiến hành những kế hoạch đó. Vì thế, việc lập kế hoạch trước cẩn thận sẽ đem lại cho bạn mức hiệu quả cao gấp mười lần từ sự đầu tư về cảm xúc, thể chất và tinh thần.

Bạn chỉ mất khoảng 10 đến 12 phút để lập kế hoạch cho một ngày làm việc. Khoảng thời gian này sẽ tiết kiệm cho bạn 100 đến 120 phút thực hiện, tương đương hai giờ đồng hồ, hoặc 25% năng suất làm việc trong một ngày.

Điều quan trọng đối với việc tăng năng suất cá nhân là bạn phải sử dụng một công cụ hỗ trợ việc hoạch định thời gian hiệu quả. Hầu như bất kỳ phương tiện hoạch định nào cũng có tác dụng nếu bạn đặt ra kỷ luật cho bản thân mình là luôn xem đó như cốt lõi của hệ thống quản lý thời gian. Ngày nay, các thiết bị Palm Pilot (một dạng thiết bị cầm tay) và PDA (thiết bị hỗ trợ cá nhân kỹ thuật số), kết hợp với máy tính cá nhân, có thể giúp bạn lập kế hoạch thời gian của mình hiệu quả hơn.

Bắt đầu bằng một danh sách chính làm nền tảng cho hệ thống hoạch định thời gian. Hãy viết ra mọi thứ bạn cho là mình cần phải làm trong tương lai không xác định. Khi các ý tưởng, mục tiêu, nhiệm vụ và trách nhiệm phát sinh, hãy bổ sung ngay vào danh sách chính. Đừng chủ quan tin vào trí nhớ.

Lập kế hoạch trước cho mỗi tháng bằng cách chuyển các hạng mục phù hợp từ danh sách chính của bạn vào danh sách tháng. Tốt nhất là nên làm việc này vào tuần cuối cùng của mỗi tháng.

Lập kế hoạch trước cho mỗi tuần bằng cách chuyển các hạng mục từ danh sách tháng vào danh sách tuần. Thời điểm tốt nhất là cuối tuần trước đó.

Lập kế hoạch trước cho mỗi ngày bằng cách chuyển các hạng mục từ danh sách tuần vào danh sách ngày và sau đó thêm bất kỳ việc gì khác cần phải làm cho ngày hôm đó. Nên thực hiện việc này vào đêm hôm trước.

Lập kế hoạch cho mọi dự án, cuộc họp và mục tiêu một cách chi tiết trước khi bạn bắt đầu. Chính hành động lập kế hoạch sẽ giúp bạn suy nghĩ tốt hơn và chính xác hơn về mọi việc cần làm. Bạn càng có thói quen suy nghĩ và lập kế hoạch trên giấy, bạn càng thực hiện việc đó nhanh chóng và có hiệu quả hơn khi bắt đầu.

QUY LUẬT PHẦN THƯỞNG

Phần thưởng mà bạn nhận được sẽ phụ thuộc vào kết quả làm việc của bạn.

Những gì bạn nhận được luôn tỷ lệ thuận với mức độ hiệu quả khi bạn thực hiện công việc và tính chất khó khăn khi công ty tìm kiếm người thay thế vị trí của bạn. Trong thời đại ngày nay, tài năng luôn được đón nhận và tưởng thưởng xứng đáng. Cách nhanh nhất để có được mức thu nhập nhiều hơn và thăng tiến nhanh hơn trong sự nghiệp là nỗ lực thực hiện công việc xuất sắc hơn về cả số lượng cũng như chất lượng. Bạn hãy tập trung vào thành quả hơn là hoạt động. Thường xuyên đánh giá từng công việc và đảm bảo rằng những gì bạn làm đem lại kết quả cao nhất, nhiều nhất vào bất cứ thời điểm nào. Luôn tự hỏi bản thân: “Mọi người đang kỳ vọng những gì ở tôi?”. Hãy làm nhiều hơn mức mà bạn được trả. Cố gắng đi thêm một đoạn đường. Bạn sẽ không bao giờ bị kẹt lại trên dặm đường đi thêm đó.

QUY LUẬT LIÊN TỤC

Việc quản lý thời gian hiệu quả cho phép bạn kiểm soát chuỗi sự kiện trong cuộc sống của mình.

Một thái độ tinh thần tích cực, lạc quan và tin tưởng sẽ làm tăng nguồn sinh lực, sức sáng tạo và năng suất, giúp bạn đạt được những kết quả lớn hơn. Thái độ tinh thần tích cực cũng là nguyên nhân làm cho bạn có cảm giác về “ý thức kiểm soát” cuộc đời mình. Ý thức kiểm soát ấy là vấn đề then chốt trong việc đạt tối đa hiệu quả công việc.

Khi có quá nhiều việc phải làm nhưng với nguồn lực thời gian hạn hẹp, bạn sẽ cảm thấy quá tải. Bạn bắt đầu thấy mình đang mất dần khả năng kiểm soát thời gian. Tuy nhiên, quản lý thời gian là công cụ mà bạn có thể sử dụng để kiểm soát chuỗi sự kiện và nhờ đó có thể kiểm soát cuộc sống của bạn.

Bạn hoàn toàn có quyền tự do lựa chọn những hành động của mình. Cuộc sống hiện tại của bạn là kết quả tổng hợp của những lựa chọn và quyết định mà bạn có từ trước đến nay. Nếu không thỏa mãn với bất kỳ lĩnh vực nào trong cuộc sống của mình, bạn có quyền đưa ra những lựa chọn hay quyết định khác tốt hơn cho bản thân. Bất cứ lúc nào bạn cũng đều có thể dừng lại và quyết định thay đổi chuỗi sự kiện trong cuộc đời mình theo một trật tự mới. Bằng cách này, bạn đang tự điều chỉnh cuộc đời bạn theo hướng mà bạn thực sự muốn đi.

QUY LUẬT ĐÒN BẨY

Có một số công việc mà nếu trước đó bạn dành thời gian để hoàn tất thì chúng sẽ giúp bạn đạt được kết quả cao hơn so với những công việc khác.

Bạn nên phấn đấu để có được hệ số nhân trong cuộc đời mình. Có một số công việc nếu được bạn thực hiện tốt sẽ tạo bàn đạp hỗ trợ và cải thiện đáng kể cho giá trị bản thân và công ty của bạn. Một hệ số nhân mà bạn có thể tìm ra và sử dụng là “điểm tác động sâu sắc“ - một yếu tố có thể có ảnh hưởng mạnh mẽ đến các hoạt động của người khác. Ví dụ, việc quyết định tham gia vào một vụ đầu tư mạo hiểm, quyết định tiến hành thực hiện hay hủy bỏ một hợp đồng nào đó có thể ảnh hưởng đến hoạt động của nhiều người và qua đó tác động đến toàn bộ tương lai của công ty. Vậy, “điểm tác động sâu sắc ” của bạn là gì?

Archimedes, một triết gia Hy Lạp có một câu nói kinh điển:

“Hãy cho tôi một đòn bẩy và một điểm tựa, tôi có thể nâng cả trái đất”. Những hoạt động nào của bạn có đòn bẩy mạnh để ảnh hưởng đến các hoạt động của người khác và đến việc sử dụng những nguồn lực khác? Một số hình thức đòn bẩy phổ biến nhất trong kinh doanh là “tiền của người khác”, “kiến thức của người khác” và “nỗ lực của người khác.”

Tiền của người khác là tiền mà bạn có thể vay mượn để làm đòn bẩy cho các hoạt động kinh doanh, để mua hoặc bán với số lượng nhiều hơn so với việc chỉ đơn thuần dựa vào nguồn lực tài chính riêng có giới hạn của bản thân. Đây là lý do chính để sử dụng tín dụng trong kinh doanh và đầu tư. Do vậy, khả năng tiếp cận và sử dụng đồng tiền của người khác là một trong những yếu tố quan trọng quyết định thành công của bạn.

Kiến thức của người khác là một loại đòn bẩy thứ hai. Khả năng tiếp nhận kiến thức và kinh nghiệm của người khác nhằm có được thông tin và ý tưởng cần thiết để tiến lên phía trước sẽ giúp bạn tạo đòn bẩy cho các nguồn lực của mình cũng như đạt được nhiều kết quả hơn so với một cá nhân cố gắng đạt được kết quả chỉ bằng kiến thức của riêng mình.

Loại đòn bẩy thứ ba, nỗ lực của người khác, chính là thời gian và sức lực của những cá nhân có khả năng, kỹ năng quan trọng mà bạn cần để tối đa hóa hay tạo đòn bẩy cho việc khai thác tài năng cũng như phát triển nguồn lực bản thân.

Bằng cách phát triển khả năng thu hút những nỗ lực, kiến thức và tiền bạc của người khác, bạn có thể đạt được nhiều hơn trong cùng một thời gian so với những ai luôn chỉ phụ thuộc vào nguồn lực của chính mình.

QUY LUẬT ĐÚNG THỜI ĐIỂM

Khả năng hành động nhanh hơn người khác có thể là tài sản lớn nhất của bạn.

Trong môi trường làm việc ngày nay, khả năng xác lập thứ tự ưu tiên và thực hiện công việc một cách nhanh chóng, hiệu quả là một trong những kỹ năng quản lý thời gian có giá trị nhất. Bạn cần xây dựng “ý thức làm việc khẩn trương” vì với nhịp sống năng động hiện nay, mọi người thường trở nên thiếu kiên nhẫn, không bằng lòng hay thỏa mãn trước những lời hứa hẹn mà chỉ tin vào kết quả thực tế. Tốc độ và khả năng thực hiện công việc nhanh chóng là những vấn đề thuộc về nhận thức của con người. Một khi bạn đã có thói quen tiến hành công việc nhanh chóng, với tinh thần đầy trách nhiệm thì các cơ hội và phần thưởng sẽ “hút” về phía bạn ngày càng nhiều.

Những người bận rộn thường làm việc với tốc độ cao hơn một người trung bình. Họ thực hiện được nhiều công việc hơn trong cùng một khoảng thời gian. Bạn cần đặt ra mục tiêu trở thành người thực hiện công việc nhanh nhất tại nơi làm việc. Bắt đầu sớm hơn một chút, làm việc nỗ lực thêm một chút và ở lại trễ hơn thường ngày.

Luôn tận dụng quỹ thời gian làm việc một cách hiệu quả. Hãy xử lý nhanh gọn những công việc nhỏ, cấp bách, sau đó nhanh chóng bắt tay ngay vào công việc khác. Luôn đặt ra tốc độ thực hiện cho bản thân và tăng tốc dần dần. Tránh lãng phí thời gian bằng mọi cách. Đôi khi, tất cả những gì bạn cần để chứng tỏ bản thân và đạt được thành công là khả năng đảm nhận và thực hiện công việc nhanh hơn bất kỳ ai khác.

QUY LUẬT THỰC HÀNH

Liên tục thực hành một kỹ năng quan trọng sẽ giảm khối lượng thời gian cần thiết để thực hiện công việc và cải thiện kết quả.

Càng thường xuyên thực hành một kỹ năng quan trọng, bạn sẽ không phải tốn thời gian khi thực hiện một kỹ năng tương tự. Càng thành thạo trong một công việc cụ thể, bạn sẽ càng rút ngắn thời gian để hoàn thành việc đó. Bạn hãy dùng kiến thức để tăng đáng kể kết quả và năng suất của bạn. Dồn các công việc nhỏ lẻ của bạn lại thành từng nhóm cùng loại và tiến hành thực hiện mỗi nhóm công việc ấy trong cùng thời điểm. Càng thực hiện nhiều lần một công việc, bạn càng tốn ít thời gian để thực hiện những việc tiếp theo.

Hãy tận dụng tất cả kinh nghiệm bạn có để có thể vươn tới đỉnh cao trong sự nghiệp. Nếu làm một công việc càng hiệu quả, bạn sẽ làm được càng nhiều công việc như vậy với chất lượng cao hơn và trong một khoảng thời gian ngắn hơn. Sự kết hợp giữa kiến thức và kinh nghiệm sẽ giúp bạn trở thành một trong những người có năng suất và hiệu quả nhất trong công ty.

QUY LUẬT ÁP LỰC THỜI GIAN

Không bao giờ có đủ thời gian để làm tất cả mọi việc, nhưng luôn có đủ thời gian để làm những việc quan trọng nhất.

Khi bạn cảm thấy mình đang chịu áp lực để thực hiện công việc theo một thời hạn cụ thể, bạn sẽ tự buộc bản thân mình phải trở nên hiệu quả hơn so với những khi có dư dả thời gian. Theo quy luật Parkinson, công việc luôn được mở rộng ra để lấp đầy thời gian dành cho chúng. Giả sử bạn có cả ngày để chỉ làm một công việc mà có thể hoàn thành trong hai giờ đồng hồ, chắc chắn công việc đó sẽ có xu hướng kéo dài ra từ từ và sẽ chiếm mất của bạn cả một ngày thay vì hai giờ.

Tuy nhiên, quy luật này cũng phản ánh rằng công việc sẽ thu bớt lại để lấp đầy thời gian phân chia cho chúng. Hãy sử dụng quy luật này bằng cách đặt ra những thời hạn cho bản thân và buộc bạn phải hoàn thành công việc sớm hơn. Liên tục phân tích công việc của bạn và tập trung hoàn thành nhiệm vụ quan trọng nhất, nhằm giúp bạn hoàn thành toàn bộ dự án đúng thời hạn, thậm chí trước thời hạn.

Dưới đây là bốn câu hỏi bạn có thể tự vấn mình hàng ngày để luôn tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất:

• Những nhiệm vụ nào tôi đang thực hiện đem lại giá trị cao nhất cho công việc chung của mình?

• Phạm vi kết quả công việc chính yếu của tôi là gì? Tôi đã được tuyển dụng để đạt được những kết quả cụ thể nào nhằm đóng góp cho mục tiêu chung công ty?

• Tại sao công ty trả tôi mức lương đó? Tôi cần phải thực hiện cụ thể những công việc gì?

• Công việc nào mà chỉ có tôi mới làm được và khi làm tốt sẽ tạo ra một sự khác biệt thực sự đối với nghề nghiệp và cuộc sống của tôi?

Vào bất cứ thời điểm nào, thường chỉ có một loại công việc thể hiện khả năng sử dụng thời gian của bạn hiệu quả nhất. Bạn cần xác định công việc này và dành toàn tâm toàn ý giải quyết nó thật nhanh chóng và hiệu quả.

QUY LUẬT GIẢI QUYẾT TỪNG CÔNG VIÊC

Khả năng bắt đầu và hoàn tất nhiệm vụ quan trọng nhất sẽ quyết định năng suất của bạn nhiều hơn bất kỳ kỹ năng nào khác.

Bạn chỉ có thể đạt hiệu quả công việc tối ưu khi tập trung toàn bộ tâm trí vào một nhiệm vụ quan trọng nhất và kiên trì thực hiện cho đến khi hoàn thành trọn vẹn. Bạn sẽ mất khá nhiều thời gian khi quay trở lại một công việc đang tiến hành nửa chừng. Cho dù bạn là một con người tài năng, hội tụ đủ những năng lực, phẩm chất cần thiết để hoàn thành xuất sắc công việc nhưng nếu bạn không tự khép mình vào kỷ luật để tập trung cho nhiệm vụ quan trọng nhất, bạn sẽ khó có thể làm chủ công việc của mình.

Bạn đã bao giờ tận hưởng cảm giác thành công, đầy phấn khởi, niềm tin dâng trào và nhiệt tình tăng cao khi bạn vừa hoàn tất một công việc phức tạp hoặc khó khăn? Đó chính là lúc bạn đang ở đỉnh cao của chiến thắng. Chặng đường vượt qua càng khó khăn càng làm tăng niềm tự hào và cảm nhận tuyệt vời về năng lực bản thân bạn.

100

QUY LUẬT NĂNG LỰC

Hiệu suất làm việc sẽ tăng lên đáng kể khi bạn thực hiện các công việc quan trọng một cách thuần thục hơn.

Một trong những phương pháp quản lý thời gian có ảnh hưởng mạnh mẽ đối với sự nghiệp của bạn là trở nên xuất sắc khi thực hiện những việc quan trọng nhất. Những năng lực cốt lõi, những kỹ năng chính, những lĩnh vực mà bạn hoàn toàn hiểu rõ và thông thạo đều là những yếu tố quyết định năng suất, mức sống và thành quả mà bạn đạt được trong lĩnh vực của mình.

Thị trường chỉ trả những phần thưởng có giá trị nhất cho những công việc xuất sắc nhất. Vì thế mức độ thành công của bạn phụ thuộc vào khả năng làm được nhiều việc hiệu quả hơn so với người khác. Đây là một câu hỏi quan trọng dành cho bạn: “Kỹ năng nào mà nếu bạn phát huy và tận dụng tối đa sẽ có tác động tích cực nhất đến sự nghiệp của bạn?”.

Kỹ năng quan trọng mà bạn yếu nhất quyết định mức độ hiệu quả bạn sử dụng những kỹ năng còn lại. Hãy trung thực với chính mình. Kỹ năng nào bạn thấy mình còn yếu? Kỹ năng nào quyết định tốc độ mà bạn hoàn thành những công việc chính và đạt được các mục tiêu của mình? Kỹ năng nào mà nếu thiếu sẽ ảnh hưởng đến sự phát triển và tiến bộ của bạn?

Theo nguyên tắc 80/20, 80% tổng số lý do khiến bạn không thể tiến bộ nhanh như mong muốn được giải thích bởi việc thiếu 20% các kỹ năng và khả năng quan trọng. Nguyên tắc này cũng nói rằng 80% những điểm hạn chế trong cuộc sống của bạn đều xuất phát từ bản thân bạn. Nói cách khác, 80% tổng số lý do bạn không đạt được các mục tiêu nhanh như mong đợi là vì bản thân bạn thiếu một kỹ năng, khả năng, hoặc phẩm chất nào đó.

Những người không gặt hái được thành công luôn tìm cách biện minh rằng thất bại hay những vấn đề nan giải của họ là do yếu tố khách quan bên ngoài. Trong khi đó, những người đạt kết quả cao luôn tự nhìn lại bản thân và tự hỏi: “Tôi đang có những nhược điểm nào cản trở sự tiến bộ của bản thân?”.

Những người thành công luôn xem lại bản thân để tìm ra câu trả lời và giải pháp cho các vấn đề của mình. Những người kém thành công thường chỉ quan tâm đến yếu tố bên ngoài. Theo bạn thì ai sẽ tìm ra giải pháp trước tiên?

Các nguyên tắc quản lý thời gian trình bày trong chương này đã được rất nhiều tổ chức áp dụng và đã chứng minh được tính hiệu quả và thiết thực. Chúng chính là những quy luật cơ bản và mang tính bất biến để bạn quản lý cuộc sống của mình.

Trên thực tế, các quy tắc thành công trong kinh doanh không quá phức tạp và khó hiểu. Chúng thực sự đơn giản, dễ áp dụng và sẽ trở thành của riêng bạn trong phần sự nghiệp còn lại của mình. Để nắm vững những quy luật này, bạn cần hiểu rõ bốn chữ D trong tiếng Anh được trình bày như sau:

Chữ D thứ nhất là Desire - Ước muốn. Đây là điểm xuất phát của mọi thành công trong công việc và cuộc sống. Bạn phải thực sự mong muốn đạt được các mục tiêu của mình. Bạn phải sẵn sàng nỗ lực cần thiết để phát triển những thói quen quản lý thời gian cho đến khi chúng trở thành một phần trong phẩm chất và tính cách của bạn.

Chữ D thứ hai là Decision - Quyết định. Hãy linh động khi cần thiết. Bạn phải ra quyết định rõ ràng rằng bản thân bạn đang thực hành những cách hành xử và thói quen kể trên, cho dù phải mất bao lâu đi nữa.

Chữ D thứ ba là Discipline - Kỷ luật. Đây là phẩm chất quan trọng nhất mà bạn cần có để đạt được thành công và thành tích cá nhân lớn nhất. Với ý thức kỷ luật cá nhân cao, bạn có thể chinh phục thế giới. Nếu không có nó, khả năng thành công là rất ít.

Chữ D thứ tư là Determination - Quyết tâm. Đây là một phẩm chất quan trọng cho phép bạn vượt qua tất cả những tụt hậu, thất vọng, thất bại tạm thời và mọi trở ngại xuất hiện trên hành trình đến thành công của bạn. Sự quyết tâm, lòng kiên trì của bạn chính là thước đo niềm tin vào bản thân mình.

Không có giới hạn thực sự về những gì bạn có thể đạt được trong cuộc sống của mình, ngoại trừ những giới hạn mà bạn đặt ra cho bản thân, xuất phát từ chính suy nghĩ của bạn.