Bí mật thứ 14Quản lý kế hoạch thu chi hằng tháng

Chúng ta đang cùng nhau khám phá đến bí mật cuối cùng – Bí mật thứ 14 – trong hành trình cắt giảm chi phí và gia tăng thu nhập mỗi ngày. Trong suốt 13 bí mật vừa qua, tôi đã lần lượt gợi ý cho bạn các phương pháp để tiết kiệm ngân sách mà không cần phải quá khắt khe trong việc chi tiêu hay phải khiến chất lượng cuộc sống của gia đình mình giảm đi. Bạn cảm thấy chúng có quá khó khăn để thực hiện không? Tôi chắc câu trả lời sẽ là không. Bởi vì tôi tự tin rằng mình đã rút kết tất cả những gì đơn giản nhất, khả thi nhất, với các dẫn chứng cụ thể từ kinh nghiệm học được của bạn bè, người thân và của chính mình.

13 Bí mật mà tôi chia sẻ xuyên suốt hơn hai trăm trang giấy kia, thật sự không thể làm khó được bạn, tuy nhiên, sau tất cả, đây mới chính là thử thách – cũng là bí mật quan trọng cuối cùng tôi muốn cùng bạn chia sẻ trong cuốn sách này – Bí mật về phương pháp quản lý và theo dõi thu chi hằng tháng. Tại sao tôi lại cảm thấy đây là thử thách với tất cả chúng ta? Là vì tôi biết rõ, chính tôi và các bạn đều là những người bận rộn, chúng ta vất vả làm việc mỗi ngày ở cơ quan, chúng ta tất bật với các công việc không tên trong gia đình, chúng ta luôn lo lắng, suy nghĩ cách tốt nhất để chăm sóc cho bạn đời và con cái, để họ có được cuộc sống tốt nhất. Từng ấy trách nhiệm đôi khi khiến cho bạn cảm thấy áp lực, mệt mỏi, và sẽ là hoàn toàn bình thường nếu như bạn không biết liệu mình có thể đảm đương trọng trách quản lý kế hoạch thu chi mà chính mình đã đặt ra hay không?

Đó là lý do mà Bí mật thứ 14 này ra đời, nó sẽ tháo gỡ nút thắt cuối cùng trong hành trình chinh phục sự tự do về tài chính của bạn. Tôi cần bạn, một lần nữa, hạ quyết tâm, lựa chọn một chỗ ngồi thoải mái nhất, trước mặt là quyển sổ thu chi, máy tính, giấy bút và tâm thế sẵn sàng để nhìn vào sự thật, nhìn vào tình hình tài chính thực tế của gia đình bạn – giống như cách mà bạn đã làm ở Bí mật 1, nhưng lần này, không phải là những gì xảy ra trong quá khứ nữa, mà là ở hiện tại, sau khi bạn áp dụng tất cả các phương pháp mà tôi gợi ý suốt 13 bí mật vừa qua. Điều này sẽ giúp bạn nhận định chính xác liệu rằng bạn đã thành công trong việc cắt giảm chi phí trong gia đình hay chưa, để từ đó đưa ra quyết định cho những hành động tiếp theo của mình.

THEO DÕI VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CỦA KẾ HOẠCH

Việc đầu tiên tôi cần bạn làm là nhìn lại chặn đường mình đã đi suốt từ khi bắt đầu thực hiện các phương pháp trong cuốn sách này. Bạn đã cắt giảm được những gì? Hóa đơn tiền điện, tiền nước, internet và các loại chi phí khác của bạn đã giảm xuống hay chưa? Giờ là lúc bạn đánh giá hiệu quả của tất cả những kế hoạch mà mình đã lập ra. Bạn còn nhớ bảng tổng kết chi tiêu mà chúng ta đã cùng nhau lập ra trong Bí mật 1 chứ? Hãy dùng nó để so sánh với bảng tổng kết chi tiêu trong tháng gần đây nhất để xem liệu có sự chênh lệch nào đáng kể hay không nhé.

Tất nhiên, có những khoản chi cố định mà bạn không thể cắt giảm được, ví dụ như học phí hoặc trả góp nợ hằng tháng, nhưng rồi sẽ có những khoản chi mà sau khi thực hiện phương pháp cắt giảm, bạn sẽ nhận ra nó đã thấp hơn ban đầu, dù ít hay nhiều, và đó là điều tuyệt vời nhất, sau tất cả những nỗ lực của bạn suốt thời gian qua. Không gì tuyệt vời hơn việc nhìn những con số trước đây đã từng là nỗi ám ảnh của mình, được cắt giảm đến một hạng mức có thể chấp nhận được. Hãy tận hưởng thành quả đó của bạn bằng cách liệt kê các ý tưởng mà bạn đã làm đối với mỗi một hạng mục chi tiêu. Điều này sẽ giúp bạn có được một tài liệu tham khảo tuyệt vời cho những tháng tiếp theo. Về sau bạn cũng không cần phải đau đầu suy nghĩ hướng cắt giảm chi tiêu nữa, vì bạn đã biết đâu là phương pháp phù hợp và khả thi đối với gia đình mình rồi.

THÀNH QUẢ TIẾT KIỆM CỦA TÔI

Chưa dừng lại ở bảng này, bạn vẫn còn nhớ quy tắc tiết kiệm mà tôi đã luôn nhắc nhở ở Bí mật đầu tiên chứ – “Số tiền chi tiêu luôn phải ít hơn tổng thu nhập”. Hiện tại bạn đã có được con số đáp ứng được quy tắc này chưa? Hãy một lần nữa nhìn lại bảng thống kê thu nhập của gia đình, dùng con số tổng trừ đi tổng chi tiêu hiện tại sau khi thực hiện các phương pháp tiết kiệm của bạn để xem con số bạn có được là âm hay là dương.

Nếu bạn nhận được kết quả dương, xin chúc mừng! Bạn đã làm rất tốt! Tôi cảm thấy ngạc nhiên vì thành quả đó của bạn. Bạn xứng đáng được gọi là một người quản lý tài chính gia đình tuyệt vời, một tấm gương tiết kiệm cho con cái. Hãy duy trì và phát huy ưu điểm hiện tại để cùng với những người thân yêu xây dựng sự tự do tài chính tốt nhất trong tương lai.

Nhưng nếu kết quả bạn nhận được là âm thì sao? Đừng nóng lòng hay lo lắng. Hiếm có ai trong số tất cả những người tôi quen biết lại thành công ở ngay lần đầu tiên, chưa kể việc mua mới một vài dụng cụ, thiết bị để thay thế cho những thứ đã sử dụng quá lâu như tủ lạnh hay lò vi sóng, cũng sẽ làm ảnh hưởng đến số tiền chi tiêu trong một hoặc một vài tháng đầu tiên. Tôi muốn bạn biết rằng, quản lý tài chính là một việc không dễ dàng, bạn cần có thời gian để luyện tập và làm quen dần với nó. Hãy rà soát lại một lần nữa, có thể bạn còn bị mắc kẹt ở đâu đó trong việc chi tiêu của mình. Bạn đã mua quá nhiều quần áo hay đồ chơi cho con chăng? Bạn đã mua quá nhiều quà lưu niệm trong chuyến du lịch vừa rồi? Hay bạn có nghĩ chi phí làm nail, làm tóc của bạn đã tăng lên và ảnh hưởng đến tổng chi tiêu của gia đình mình? Bạn cần xem xét và đưa ra quyết định có nên cắt giảm chúng hay không, và cắt giảm bao nhiêu là đủ. Tôi chắc rằng bạn sẽ làm được, chỉ cần giữ sự kiên nhẫn và quyết tâm mà thôi.

ĐẶT RA MỤC TIÊU RÕ RÀNG

Trên thực tế, tôi biết rằng vẫn sẽ có những khoản chi tiêu mà bạn gặp khó khăn trong việc cắt giảm – đặc biệt là chi phí ăn uống hoặc chi phí mua sắm trang phục. Trong tình hình mọi mặt hàng đều tăng giá, muốn có được những sản phẩm chất lượng, bạn lại phải chi tiêu một số tiền vượt quá dự định ban đầu. Đây là nguyên nhân chính dẫn đến việc thâm hụt ngân sách.

Đã đến lúc nghiêm khắc hơn với các con số. Hãy đặt ra một mục tiêu cụ thể cho từng hạng mục chi tiêu của mình. Dựa vào bảng tổng kết chi tiêu, hãy ước lượng một con số thấp hơn – nhưng vẫn phải hợp lý – để viết vào bảng mục tiêu của mình. Tôi biết đây là một hành động khó khăn và nghe có vẻ khắt khe, nhưng bạn cần biết mình được phép chi tiêu trong khoảng bao nhiêu cho mỗi một hạng mục, để từng bước chấm dứt tình trạng chi nhiều hơn thu này. Hãy nhớ rằng, những quyết định của bạn chính là để giành lại quyền kiểm soát tài chính cho bản thân, và cho gia đình mình.

“Vậy tôi nên đặt mục tiêu như thế nào? Số tiền mục tiêu nào là hợp lý đây?”

Tôi không có một con số cụ thể nào để đưa ra cho bạn cả. Bởi vì tôi biết mỗi người đều có một hoàn cảnh, điều kiện sống cũng như các nhu cầu khác nhau. Một gia đình với bốn nhân khẩu sẽ có hạng mức về ăn uống khác với một gia đình năm nhân khẩu. Các bạn cũng sẽ tự có được một hạng mức chi tiêu riêng, phù hợp với tình hình thực tế của gia đình mình.

Bảng trên sẽ hỗ trợ bạn trong việc xác định kế hoạch chi tiêu bằng cách ghi rõ số tiền mà bạn muốn chi tiêu trong tháng cho mỗi hạng mục, sau khi kết thúc một tháng, hãy ghi lại số tiền mà bạn đã chi để biết sự chênh lệch. Nếu có bất cứ hạng mục nào mà bạn cảm thấy trên thực tế mình sẽ phải chi tiêu nhiều hơn những gì bạn dự tính. Lúc ấy, bạn sẽ lại phải đưa ra quyết định cắt giảm những hạng mục khác ít quan trọng hơn. Ví dụ, mục tiêu bạn đặt ra cho chi phí mua sắm quần áo trong tháng là 500.000 đồng, giờ là tháng Mười và bạn đã mua quần áo đủ khoản tiền 500.000 đồng đó. Nhưng rồi bạn tìm thấy một đôi giày ấm áp trị giá 300.000 đồng mà bạn cực kỳ muốn mua cho cô con gái của mình vào bữa tiệc Giáng Sinh sắp tới. Vậy nghĩa là bạn sắp sử dụng quá số tiền định mức. Lúc này, bạn sẽ có hai lựa chọn.

Thứ nhất, kiểm tra các hạng mục chi tiêu còn lại để xem xét việc cắt giảm. Ví dụ như món bánh kẹp bạn định mua cho kỳ dã ngoại cùng gia đình vào cuối năm, bạn có thể tính toán nếu như tự làm thì chi phí có thấp hơn hay không, nếu có, hãy dành một chút thời gian tự làm chúng và số tiền bạn tiết kiệm được sẽ nằm ở khoảng 30.000 đồng đến 50.000 đồng. Vẫn chưa đủ, hãy tiếp tục cân nhắc các hạng mục khác, chẳng hạn như cắt giảm phần bắp rang trong hai, ba buổi xem phim tới, ngừng mua quà vặt tại cửa hàng tiện ích, hay ngừng uống cà phê sáng bên ngoài trong một tuần. Cho đến khi số tiền mà bạn đã cắt giảm cân bằng với số tiền 300.000 đồng mà bạn mua đôi giày mùa đông trước đó.

Cách thứ hai, tháng sau, bạn buộc phải ghi mục tiêu cho việc mua sắm quần áo chỉ được ở trong khoảng 200.000 đồng mà thôi. Bởi vì bạn đã sử dụng hết 300.000 đồng ở tháng trước và đây là điều mà bạn nhất định phải đánh đổi để có được sự cân bằng.

Bạn không cần quá cứng nhắc trong các mục tiêu. Nếu bất chợt bạn cần chi tiêu vượt khỏi kế hoạch của mình vì một tình huống phát sinh, vì một sự kiện đột ngột xảy ra, hoặc vì đang ở trong mùa lễ hội, mùa tựu trường và bạn buộc phải chi tiêu nhiều hơn thường lệ. Thậm chí, lý do chỉ đơn giản là thỉnh thoảng ngẫu hứng bạn muốn nuông chiều bản thân một chút, đều không sao cả. Chỉ cần bạn luôn nhớ giảm bớt những hạng mục khác, hoặc cắt giảm chính hạng mục đó vào tháng sau, để đảm bảo chi phí không tăng lên vượt quá thu nhập. Bạn có quyền linh hoạt, miễn là các con số vẫn luôn cân bằng trong bảng ngân sách, thì bạn vẫn có thể yên tâm về khả năng kiểm soát tình hình tài chính của mình.

TIẾT KIỆM TRƯỚC KHI CHI TIÊU

Tôi đã nói rất nhiều về tầm quan trọng của việc tiết kiệm đối với cuộc sống của chúng ta. Bạn không thể bỏ qua hạng mục này. Bởi vì bạn và gia đình bạn luôn luôn cần một khoản dự phòng cho các trường hợp khẩn cấp. Sẽ như thế nào nếu có ai đó trong gia đình bạn xảy ra chuyện bất trắc và cần một số tiền lớn để giải quyết mà lúc đó bạn thậm chí còn không đủ tiền để xoay xở cho chi tiêu hằng tháng? Anh chàng Downey – đồng nghiệp cũ của tôi thường có thói quen chi tiêu sau khi có lương, còn bao nhiêu mới gửi vào tiết kiệm. Hành động này thật ra không sai. Anh ta ít ra cũng đã có ý thức về việc tiết kiệm rồi. Tuy nhiên, nó thật sự không đủ. Đến một ngày anh ta tâm sự với các đồng nghiệp khác rằng, anh ta cần phải chuyển đến một căn hộ lớn hơn cho cô con gái sắp chào đời của mình, và tất nhiên kế hoạch này cần một khoản tiền không nhỏ. Lúc bấy giờ, sổ tiết kiệm của anh ta, đáng buồn thay, lại không giúp đỡ được cho anh ta được bao nhiêu.

Sự thật là, việc tiết kiệm sau khi chi tiêu sẽ dẫn đến một hệ quả, đó là số tiền bạn gửi hằng tháng sẽ hiếm khi đều đặn. Giả sử lương tháng của bạn là 15.000.000 đồng, sau khi chi tiêu các khoản trong gia đình, bạn còn lại 2.000.000 đồng và gửi vào tiết kiệm. Nhưng tháng sau bạn có một số hạng mục chi tiêu phát sinh và chỉ có thể gửi tiết kiệm 1.000.000 đồng mà thôi. Như vậy, bạn không thể kiểm soát được số tiền trong tài khoản tiết kiệm của mình là bao nhiêu, và mất bao lâu để mục tiêu của bạn hoàn thành. Thay vào đó, hãy gửi tiết kiệm trước. Đặt ra một con số cố định ngay bây giờ và đều đặn gửi vào mỗi tháng khoản tiền chính xác như vậy. Duy trì việc này một cách thường xuyên và nghiêm túc, những mục tiêu của bạn dù khó đến đâu đi nữa, cũng đều sẽ có khả năng hoàn thành.

Trong một buổi trò chuyện nho nhỏ với những người bạn cùng ở trong nhóm Dòng tiền cá nhân – một nhóm nhỏ chuyên về tài chính tôi lập trên trang Facebook của mình – chúng tôi đã cùng nhau thảo luận về các phương pháp để tiết kiệm tiền hiệu quả, Joyce Lam, một nữ nhân viên kinh doanh 32 tuổi đã chia sẻ bảng kế hoạch tiết kiệm trong tương lai mà cô ấy đã cùng chồng và các con mình lập nên. Cô cho biết, gia đình cô phân bổ số tiền tiết kiệm vào từng chiếc hộp, mỗi hộp tượng trưng cho một mục tiêu tiết kiệm khác nhau. Trên thân mỗi hộp đều đính những mẩu giấy theo dõi tiến độ của mục tiêu đó. Mẩu giấy này là một ví dụ cụ thể:

Với số tiền tiết kiệm trung bình từ 2.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng mỗi tháng, gia đình Joyce sẽ cần khoảng 24 tháng để dành dụm đủ con số 50.000.000 đồng. Cô nói rằng mốc thời gian đó là hợp lý đối với gia đình mình. Cô không muốn rút ngắn thành 12 tháng vì điều đó sẽ khiến bản thân thấy áp lực hơn, đồng thời cũng không muốn trì hoãn thời hạn, trừ khi cô cần phân bổ khoản tiết kiệm vào một hộp khác cần thiết hơn nữa. Cột “Ghi chú” trên mẩu giấy dùng để giải thích về sự thay đổi kế hoạch (nếu có). Các mục tiêu tiết kiệm của bạn có thể linh hoạt thay đổi theo thời gian. Ví dụ như hiện tại Joyce đang dành dụm cho việc sửa chữa nhà cửa, nhưng chẳng may trong gia đình có người ốm nặng hoặc mất việc, cô cần phải giảm lại số tiền cho vào hộp mỗi tháng xuống còn 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng (hoặc thậm chí phải rút ra toàn bộ) và chỉnh sửa lại thời hạn tiết kiệm lên thành 48 tháng, 50 tháng, hay 60 tháng, tùy theo tình hình thực tế của gia đình mình.

Ý tưởng về những chiếc hộp tiết kiệm của Joyce, sau khi chia sẻ, đã nhận được rất nhiều lời khen ngợi. Cô đã tạo cảm hứng cho không ít thành viên trong nhóm. Mọi người ngay sau đó đã cùng nhau chia sẻ những mục tiêu tài chính cá nhân của mình, có người muốn dùng khoản tiết kiệm để mua xe ô tô, có người muốn mua nhà mới, có người lại hy vọng sẽ đủ tiền để tổ chức lễ cưới cho con trai của mình trong khoảng 2 năm tới. Tôi muốn nói rằng, tất cả những mục tiêu đó đều xứng đáng được trân trọng, và xứng đáng được bạn dành cho một vị trí khác, trang trọng hơn, trong kế hoạch cuộc đời.

PHẦN MỀM QUẢN LÝ DÒNG TIỀN CÁ NHÂN

Đây là giải pháp cho những ai đang muốn nói rằng: “Tôi không phù hợp với việc tính toán và cân bằng tài chính” hay “Tôi không hợp với các con số” để từ chối công việc quản lý tài chính gia đình. Tôi muốn giới thiệu đến các bạn phần mềm Quản lý dòng tiền cá nhân, được tạo ra để giúp các bạn có được phương pháp tối ưu nhất, hiệu quả nhất để theo dõi tình hình thu chi, phân tích các khoản đầu tư hằng tháng, đồng thời cung cấp cho các bạn cái nhìn tổng quan về số tiền bạn đang có và mức độ khả thi của kế hoạch tương lai mà bạn đang xây dựng cho chính mình.

Giao diện phần mềm Dòng tiền cá nhân sẽ bao gồm các mục thu nhập, chi phí và các khoản nợ (nếu có). Bạn thậm chí không cần phải mất thời gian lập bảng thống kê và suy nghĩ xem hôm nay mình đã chi tiêu những gì, chúng tôi đã có sẵn các gợi ý về khoản thu chi cơ bản, việc của bạn là chỉ cần điền vào số tiền thu được cũng như số tiền đã chi cho mỗi hạng mục có sẵn. Sau khi nhập số liệu, hệ thống sẽ tự động cho ra một báo cáo đơn giản để phân tích đâu là khoản mà bạn chi tiêu nhiều nhất và đâu là khoản thấp nhất. Bạn có thể nhìn vào báo cáo này để điều chỉnh và cân bằng ngân sách sao cho phù hợp nhất.

Bên cạnh việc quản lý thu chi, phần mềm Dòng tiền cá nhân còn có chức năng đề ra từng mục tiêu tiết kiệm riêng biệt. Đây được xem như là một phiên bản công nghệ hóa của những chiếc hộp tiết kiệm. Tại phần mềm này, bạn có thể tạo cho mình các mục tiêu tài chính mà bạn hướng đến trong tương lai. Tất cả những gì bạn cần làm là điền vào số tuổi mục tiêu, số tiền mục tiêu và vốn hiện có của mình. Hệ thống sẽ tự tính ra cho bạn thời gian sẽ hoàn thành mục tiêu cũng như số tiền mà bạn còn thiếu. Việc chỉnh sửa sẽ không còn phiền toái và khó khăn, bạn không cần mỗi ngày điền vào mẩu giấy đính trên chiếc hộp gỗ nữa, hệ thống sẽ giúp bạn điều chỉnh và phân tích toàn bộ mỗi khi bạn có bất cứ một cập nhật nào.

MỌI THỨ VỀ TÀI CHÍNH CẦN PHẢI RÕ RÀNG Ở TRƯỚC MẮT CỦA BẠN, NGAY TRONG TẦM TAY CỦA BẠN

Tôi tin rằng mình đã thể hiện rất rõ ràng quan điểm của mình khi giới thiệu với các bạn phần mềm Quản lý dòng tiền cá nhân. Hãy tưởng tượng khi bạn chi tiêu số tiền mình có, chúng đã mất đi, khi bạn cho khoản tiết kiệm của mình vào những chiếc hộp, chúng cũng biến mất khỏi tầm mắt bạn. Điều đó khiến bạn không thể nhìn thấy thực tế tình hình tài chính của bản thân đang như thế nào, các khoản thu chi của mình được cân bằng ra sao và cách mà dòng tiền đang tăng trưởng (hay giảm xuống). Đó không phải là cách đúng đắn để đối xử với tiền bạc. Bạn cần phải nhìn thấy tất cả các con số, trong quá khứ, ở hiện tại và cả tương lai. Bạn cần phải nhớ lại mình đã chi tiêu như thế nào, chi tiêu cho những gì và những khoản chi ấy ảnh hưởng đến bạn ra sao. Hệ thống Quản lý dòng tiền cá nhân sẽ hiển thị cho bạn một cách rõ ràng nhất, tất cả những gì bạn cần biết về dòng tiền của mình. Nhìn thấy chúng hoạt động và thật sự đặt chúng trong tầm tay, là cách tốt nhất để bạn giành lại quyền làm chủ tài chính, điều khiển chúng theo ý mình, và chạm đến sự tự do tài chính đích thực một cách dễ dàng hơn.

Để có thể hình dung được tốt hơn về việc quản lý dòng tiền cá nhân của mình, bạn hãy vui lòng tham gia vào nhóm Dòng tiền cá nhân trên Facebook (https:// www.facebook.com/groups/DONGTIENCANHAN/). Tại đây, ngoài việc nhận được chia sẻ của các thành viên trong nhóm, bạn cũng có thể chia sẻ trường hợp liên quan đến dòng tiền cũng như những vướng mắc của mình đến mọi người để cùng nhau góp ý gỡ rối giúp bạn. Trong trường hợp bạn muốn giữ kín thông tin cá nhân thì bạn có thể sử dụng tài khoản Facebook thứ hai hoặc gửi tin nhắn riêng cho quản trị viên, những người mà hiện tại cũng đang nhận rất nhiều chia sẻ và đóng góp từ các thành viên khác. Tôi tin tưởng rằng, không ít thì nhiều, những điều này sẽ giúp ích được cho đời sống tài chính của bạn.