Kathryn hiểu một đội nhóm mạnh thường dành nhiều thời gian tương tác với nhau, và khi làm như vậy, họ thật sự tiết kiệm được thời gian vì đã loại bỏ được sự hiểu nhầm, cũng như giảm thiểu những nỗ lực và thông tin dư thừa. Kathryn và đội nhóm của mình đã dành khoảng tám ngày mỗi quý để tham gia vào các cuộc họp định kỳ, nghĩa là chưa đến ba ngày trong một tháng. Mặc dù tổng thể thì lượng thời gian này có vẻ ít, nhưng đa số các đội ngũ quản lý thường ngại bỏ nhiều thời gian như vậy cùng nhau, và thay vào đó, họ muốn dành thời gian cho những “công việc thật sự”.
Mặc dù có nhiều cách khác nhau để điều hành một ban quản lý, nhưng phương pháp của Kathryn rất đáng được xem xét. Sau đây là bảng miêu tả cách thức bà dẫn dắt nhân viên của mình sau cuộc họp ngoài công ty đầu tiên, cùng với lượng thời gian cần phải đầu tư:
Chuyến nghỉ dưỡng kết hợp cuộc họp thường niên để phát triển khả năng lãnh đạo (ba ngày, ngoài công ty)
Đề tài thảo luận bao gồm vấn đề ngân sách, tổng quan về kế hoạch chiến lược chủ chốt, đào tạo thuật lãnh đạo, kế hoạch phát triển nguồn nhân lực kế thừa và truyền tải các thông điệp
- Các cuộc họp nhân viên cấp cao hàng quý (hai ngày, ngoài công ty)
- Đề tài thảo luận bao gồm đánh giá các mục tiêu chính, tình hình tài chính, các chiến lược, hiệu quả làm việc của nhân viên, giải quyết những vấn đề lớn, phát triển đội nhóm và truyền tải các thông điệp
- Các cuộc họp nhân viên hàng tuần (hai giờ, trong văn phòng)
- Đề tài thảo luận bao gồm điểm lại các hoạt động chính, tiến trình thực hiện các mục tiêu đề ra, xem xét tình hình bán hàng, khách hàng, giải quyết những vấn đề chiến lược và truyền tải các thông điệp
- Các cuộc họp đột xuất theo chủ đề (hai giờ, trong văn phòng)
Đề tài thảo luận bao gồm những vấn đề chiến lược mà không thể thảo luận chi tiết trong các cuộc họp nhân viên hàng tuần.