19. Mờ mắt bởi những con số

Vượt thác ghềnh mà không cần mái chèo

Tình hình kinh doanh của bạn đang xuôi chèo mát mái hơn bao giờ hết. Bạn đã giành được một khách hàng “Voi” và đang thuận lợi trong quá trình thương thuyết với một “chú Voi” khác. Nhân viên kinh doanh của bạn đã sẵn sàng đối mặt với những thách thức, mọi việc đang diễn ra tốt hơn dự tính của bạn. Bạn ngồi xuống một phút và nghĩ về sự tuyệt vời của tình hình hiện tại. Lần đầu tiên, bạn nghĩ rằng thành công lớn đang đến gần, dường như bạn đã có thể chạm một tay vào nó.

Nhưng – cái gì hiện trên điện thoại kia? Là tin nhắn của ai đó: Gọi kế toán ngay lập tức.

Hình như có sự chẳng lành.

Bạn hít một hơi thật sâu rồi thực hiện cuộc gọi.

Một tin sét đánh: bạn đã nhẵn túi. Nhân viên của bạn có thể không được trả lương. Các nhà cung cấp mà bạn phụ thuộc rất nhiều vào vật liệu họ cung cấp sẽ huýt gió chia tay bạn – điều này có thể đe dọa tới hợp đồng với khách hàng lớn của bạn. Tất cả các chuyến du lịch và giải trí phải dừng lại, điều này sẽ giết chết đà bán hàng của bạn. Và mười phần chắc chín là bạn sẽ không thể đưa gia đình mình đến Riviera trong năm nay.

Những hãy khoan đã, ở đây có gì đó không hợp lý. Bạn đang kiếm bộn tiền từ khách hàng lớn của mình. Bạn đã bán hơn 1 triệu đô-la trong vòng 6 tháng vừa rồi, thậm chí còn nhiều hơn những gì bạn làm được trong cả một năm trước. Làm sao bạn có thể hết tiền được?

Đến đây, kế toán của bạn có thể sẽ đưa ra vài lí do. Nhưng chúng ta hãy tập trung vào hai kịch bản thường thấy khi các doanh nghiệp kiếm được nhiều tiền nhưng vẫn phá sản. Bài toán khá căn bản: Hoặc (1) những khách hàng của bạn không thanh toán đúng hạn để bạn có thể bù chi phí vận hành; hoặc (2) những khách hàng thanh toán đúng hạn, nhưng chi phí vận hành cao hơn dự tính.

Nhưng kịch bản nào đang diễn ra? Điều gì đã thúc đẩy kế toán của bạn gọi bạn dậy và làm hỏng ngày cuối tuần của bạn? Có lẽ là do cả hai cùng một lúc.

Hãy đòi thanh toán đúng hạn

Kế toán của bạn cho biết rằng khách hàng lớn nhất của bạn chưa thanh toán hóa đơn. Bạn đã bán được 1 triệu đô-la, nhưng hầu như không thu được gì. Việc này là một thảm họa đúng nghĩa, nhưng điều khiến vấn đề thậm chí trở nên tồi tệ hơn là bạn vẫn liên tục phải thanh toán các hóa đơn trong suốt thời gian qua. Chuyện khá đơn giản: tiền vào thì ít, tiền ra thì nhiều.

Hầu hết các doanh nghiệp và những người chủ của chúng mà tôi biết, bao gồm cả tôi, tại một vài thời điểm, đã trở thành con mồi của “Hội chứng Voi hay quên”, mà biểu hiện của nó là khách hàng lớn không thanh toán hóa đơn đúng hạn. Trong trường hợp của tôi, nó xảy ra khá sớm trong sự nghiệp, và tôi đã gặp may – tôi đã nhận được một số khoản thanh toán quá hạn trước khi mọi việc trở nên nghiêm trọng. Sau trải nghiệm khủng khiếp này, tôi đâm ra cảnh giác hơn với việc giữ tiền mặt.

Tiền là nhiên liệu cho cỗ máy kinh doanh, là máu của doanh nghiệp. Nếu không có chúng, bạn không thể tồn tại, và nếu bạn đang gắn sự tăng trưởng của mình với khách hàng “Voi” thì việc họ thanh toán đúng hạn là lẽ sống còn. Bạn bắt buộc phải lên kế hoạch dự phòng một khi bạn nhận thấy mình có thể rơi vào tình huống thanh toán bấp bênh. Dưới đây là ba lí do hàng đầu khiến các công ty lớn trả chậm:

1. Họ là những bộ máy quan liêu. (Đến bây giờ bạn đã nghe phàn nàn về bộ máy hành chính của họ cả triệu lần, và bạn cũng nên quen dần với điều đó.) Mọi hóa đơn gửi tới một công ty lớn đều phải tuân theo một quy trình cụ thể để được phê duyệt và thanh toán. Trước khi quá trình này hoàn tất, bạn sẽ không được thanh toán.

2. Họ kiếm tiền từ tiền của bạn. Không có gì lạ khi các khách hàng lớn chỉ thanh toán từ 90 đến 120 ngày sau khi nhận được hóa đơn của bạn. Hãy hình dung ra dòng tiền khổng lồ chảy qua một công ty lớn. Lãi suất trả cho các khoản mà khách hàng “Voi” phải chi trong một ngày là rất đáng kể; hãy nhân nó với 90 đến 120 và bạn sẽ thấy cả một nền kinh tế đang vận hành. Và bạn có yêu cầu họ trả cho bạn khoản lãi đó không? Không? Tại sao không? Đúng rồi. Bạn không muốn làm họ khó chịu.

3. Bởi vì họ có thể. Họ lớn hơn bạn và có thể buộc bạn phải chờ đợi. Nó đơn giản như vậy. Dù là họ cố tình chậm hay vô tình chậm thì cũng chẳng có gì khác nhau; bằng cách nào đó, bạn sẽ không được trả tiền.

Tuy nhiên, không hoàn toàn là bạn không có lựa chọn nào khác. Có những điều bạn có thể làm để rút ngắn thời gian chờ đợi.

Đầu tiên, hãy nhìn lại mình. Tôi cá là hầu hết các bạn đều xuất hóa đơn trễ – một sự chậm trễ không cần thiết. Hãy chuẩn bị sẵn sàng các hóa đơn và đếm ngược đến ngày được thanh toán. Điều này có thể đòi hỏi bạn sửa đổi hoặc nâng cấp một số thủ tục nhất định của doanh nghiệp của mình. Bạn nên làm việc đó vì nó vô cùng quan trọng. Để thu được tiền của khách hàng, chúng tôi buộc phải gửi bằng chứng về việc dịch vụ đã hoàn tất – thường là do một bên thứ ba cấp sau khi kiểm tra – cùng với hoá đơn của chúng tôi. Chúng tôi đã tìm cách để điều chỉnh thủ tục kiểm tra và thời gian lập hóa đơn được rút ngắn hai tuần so với trước đây – điều đó có nghĩa là chúng tôi cũng sẽ được thanh toán sớm hơn hai tuần.

Hiểu quy trình của khách hàng. Tìm hiểu cách các khoản thanh toán được phê duyệt, nơi cần gửi hóa đơn tới, gửi cho ai và chúng nên được định dạng như thế nào. Điều này sẽ tiết kiệm thời gian xử lý nội bộ và bạn có thể sớm được nhận tiền.

Gặp gỡ những người ở bộ phận mua hàng. Hãy tìm hiểu xem ai là người viết séc, sau đó tìm cớ để gặp người đó. Tin tôi đi, công việc của họ bạc bẽo chẳng có lợi lộc gì, và những nỗ lực của bạn sẽ không vô ích đâu. Tôi đã từng nói với môi giới “tay trong” hỗ trợ tôi ký được hợp đồng rằng tôi muốn đảm bảo rằng tôi đã ghi lại tất cả thông tin công ty một cách chính xác để sau này cô ấy không mất thời gian rà soát lại. Thủ thuật này có tác dụng như một thứ bùa ngải. Hầu hết mọi người đều vui vẻ đưa cho bạn một cái tên nếu nó giúp họ không phải mất nhiều công sức về sau này.

Lấy số. Khi một hợp đồng được ký kết, hãy hỏi khách hàng “Voi” của bạn về mã P.O¹⁷ hoặc bất cứ một loại mã nội bộ nào khác. Nếu như chúng cần thiết thì hãy ghi nhớ và đưa vào trong hóa đơn, chỉ riêng việc đó cũng tiết kiệm cho bạn hai tuần.

Biết cách khắc phục sự cố. Bạn nên hiểu về quy trình kiểm tra hóa đơn quá hạn. (Thông thường, việc này không đòi hỏi bạn phải gọi điện cho người đại diện của khách hàng thường liên hệ với bạn - một điều mà bạn muốn tránh.) Trước tiên, hãy phối kiểm với bộ trực tiếp chịu trách nhiệm. Đó thường là một người thuộc bộ phận mua hàng hoặc một nhân viên cấp thấp hơn trong bộ phận mà bạn đã ký hợp đồng. Người đó có thể cho bạn biết hồ sơ giấy tờ của bạn đang được xử lý đến công đoạn nào và có thể là ngày chính xác mà công ty bạn được lên lịch thanh toán. (Để tránh tạo cảm giác cầu cạnh, thông thường bạn nên để bộ phận kế toán của mình phụ trách các hóa đơn quá hạn.)

17 P.O number (Purcharse Order number): Mã đơn đặt hàng

Hỏi người đại diện liên hệ. Tôi không khuyến khích bạn dùng cách này một cách thường xuyên. Nếu buộc phải làm vậy thì nên hỏi một người mà bạn đã vô cùng quen thân, bởi bạn muốn khách hàng nhìn nhận mình là một đơn vị có tính ổn định tài chính.

Hóa đơn chuẩn xác. Đừng bao giờ gửi đi gửi lại hóa đơn vì thiếu thông tin.

Lưu ý đến biên độ lợi nhuận của bạn

Còn về kịch bản thứ hai: nhiều tiền vào, nhưng rất nhiều tiền ra?

Giả sử bạn đã làm những gì chúng tôi đề xuất trong chương 10: bạn đã ủng hộ khách hàng “Voi” của mình và thương lượng xong các điều khoản mà bạn tin là có lợi, đủ tốt để đảm bảo cho bạn một khoản lợi nhuận nhỏ. Nhưng giờ thì bạn đang lỗ. Làm sao mà việc này có thể xảy ra?

Gần đây tôi đã nhận được cuộc gọi từ Don Jeter, chủ sở hữu của Barracuda Labs, một công ty chuyên tân trang các chip máy tính đã qua sử dụng. Don vô cùng tự hào về doanh thu 20 triệu đô-la/năm của công ty mình với năm mươi nhân viên và cơ sở thứ ba mới khai trương của anh ấy.

Bạn hẳn sẽ cho rằng một người như Don đã vớ bở. Thật không may, vẻ hào nhoáng bề ngoài đang che giấu một công ty đang chìm trong hiểm họa. Barracuda có thể thu về 20 triệu đô-la, nhưng mỗi năm nó đã chi nhiều hơn số đó chỉ để duy trì hoạt động. Tại sao? Hóa ra, Don đã không tính đến một số chi phí cố định, cũng như chi phí phụ trội phát sinh do các yêu cầu của khách hàng mà anh ta chưa bao giờ lập hóa đơn. Don đã tính toán lợi nhuận dự kiến của mình chỉ dựa trên chi phí liên quan đến việc bán các dịch vụ của mình. Trong khi đó, chi phí cố định của anh ta đã tăng lên một cách bất ngờ – giá thuê mặt bằng cao hơn, chi phí năng lượng tăng vọt, sửa chữa một loạt thiết bị quan trọng. Tệ hơn nữa, sau khi Don ký hợp đồng với khách hàng lớn nhất của mình, một trong những nhà cung cấp chính của anh ấy đóng cửa. Việc đó buộc Don phải đàm phán khẩn cấp với một nhà cung cấp khác, bên này biết Don đang ở thế khó nên tranh thủ ép anh ấy với mức giá cao hơn.

Tình trạng khó khăn như của Don phổ biến hơn bạn nghĩ. Bạn có thể đạt được doanh số bán hàng mà bạn muốn, nhưng nếu không quản lý chặt chẽ chi phí của mình, bạn có thể nhanh chóng thất bại. Và tình thế có thể tồi tệ hơn nếu bạn không biết mình thực sự đứng ở đâu trong trò chơi lợi nhuận.

Đôi khi, tỉ suất lợi nhuận bị giảm do chủ doanh nghiệp không có ý tưởng rõ ràng về việc “tạo ra lợi nhuận” thực sự có nghĩa là gì. Hãy để tôi hỏi bạn một câu hỏi: Bạn muốn sở hữu một doanh nghiệp với 10 triệu đô- la doanh thu và 100.000 đô-la lợi nhuận, hay một doanh nghiệp với 1 triệu đô-la doanh thu và 300.000 đô-la lợi nhuận? Bạn sẽ ngạc nhiên về số lượng người kinh doanh chọn phương án thứ nhất. Họ đo lường thành công kinh doanh bằng tổng doanh thu bán hàng hoặc số lượng người mà họ tuyển dụng.

Tất nhiên, họ đã sai. Nếu bạn đang chi tiêu từng xu mình thu được, thì sự khác biệt là gì cho dù tổng doanh thu hàng năm của bạn là 1.000 đô-la hay 1 tỉ đô-la? Sau tất cả, điều quan trọng nhất là bạn kiếm được gì, bao nhiêu. Nói một cách khác, không phải thứ bạn bán đi mà là thứ bạn giữ lại cho mình: lợi nhuận.

Thước đo phổ biến được sử dụng để đánh giá lợi nhuận là tỉ suất lợi nhuận, tỉ lệ phần trăm của lợi nhuận trên tổng doanh số. Nói một cách đơn giản nhất, tỉ suất lợi nhuận là lợi nhuận chia cho doanh thu (hoặc doanh số bán hàng):

Bạn nên tính toán tỉ suất lợi nhuận ở một số cấp độ khác nhau trong doanh nghiệp của mình: khi phân tích một dự án riêng lẻ, đánh giá tập hợp doanh số bán hàng hoặc xem xét tổng doanh thu hàng năm của bạn. Đảm bảo rằng bạn đã tập hợp được mọi chi tiết về doanh thu và chi phí, bất kỳ thứ gì liên quan trực tiếp đến việc cung cấp dịch vụ hoặc hàng hóa của bạn – chi phí sản xuất và sản phẩm, chi phí bán hàng, hoa hồng, giao hàng, v.v. Đồng thời bạn phải đưa vào tổng số chi phí chung cố định chi phí phân bổ (theo tỉ lệ) – tức là những khoản tiền bạn phải trả để duy trì hoạt động kinh doanh được trơn tru như tiền thuê nhà, nhân viên văn thư, máy phô- tô, thuế, v.v. Hãy coi sự gia tăng dự kiến ở tất cả các khoản chi phí là một yếu tố khi tính toán lợi nhuận và để đảm bảo an toàn, bạn nên tăng giá thành lên thêm vài điểm phần trăm. Bạn có thể xếp dòng ghi chi phí này vào mục chi phí dự phòng hoặc chi phí phòng vệ.

Dự đoán tỉ suất lợi nhuận giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt về các nỗ lực bán hàng trong tương lai. Giả sử bạn sản xuất hai sản phẩm, bạn dự kiến tỉ suất lợi nhuận của một sản phẩm là 17% và sản phẩm còn lại là 13% (tỉ suất lợi nhuận sẽ rất khác nhau giữa các ngành).

Khi tất cả các điều kiện khác đều tương đương, lựa chọn đầu tiên sẽ là tốt hơn đối với bạn. Nếu không nhìn vào tỉ suất lợi nhuận tiềm năng cho mỗi sản phẩm, bạn có thể không biết phải đi con đường nào. Điều này đặc biệt quan trọng khi dự kiến doanh số bán hàng số lượng lớn cho những khách hàng lớn nhất của bạn.

Tuy nhỏ, nhưng việc thiếu hụt một phần trăm trong ti suất lợi nhuận của bạn có thể trở thành một vấn đề lớn khi bạn cam kết với khách hàng một hợp đồng dài hạn, có giá trị cao. Khách hàng “Voi” của bạn có thể sử dụng sức mạnh đáng kể của họ để cột chặt bạn với cam kết của mình. Nếu bạn cho họ cơ hội, họ cũng có thể chèn ép bạn đến mức bạn thực sự thua lỗ – mà có lẽ bạn đã biết, đó không phải là một hướng tốt để điều hành một doanh nghiệp.

Giả sử bạn đã ký các giấy tờ với khách hàng “Voi” trong mơ của mình và vui mừng về tất cả những gì bạn sẽ kiếm được. Mọi thứ diễn ra suôn sẻ trong một vài tháng; sau đó khách hàng “Voi” của bạn bắt đầu yêu cầu nhiều dịch vụ hơn – nhiều báo cáo hơn, nhiều dịch vụ khách hàng hơn, các thành phần chất lượng cao hơn, giao hàng gấp rút, nhiều cuộc họp trực tiếp hơn đòi hỏi phải đi lại tốn kém.

Bạn nghĩ, tốt hơn là chúng tôi nên giữ cho khách hàng “Voi” này vui vẻ và bạn bắt đầu cung cấp các phần bổ sung mà không tính thêm phí. Nhưng nếu bạn không hiểu tác động của những phần bổ sung này đối với tỉ suất lợi nhuận của mình, bạn có thể đang hi sinh chính doanh nghiệp của mình. Có thể bạn nghĩ rằng việc tính phí cho những tính năng bổ sung này là nhỏ nhặt và khách hàng “Voi” sẽ không tôn trọng bạn nếu bạn thậm chí đề cập đến nó. Điều đó khó có thể xảy ra. Hãy nhìn sự việc theo cách này: liệu khách hàng đó có khuyến khích các nhân viên tài chính của mình biếu không sản phẩm hoặc dịch vụ của họ cho người khác?

Giống như bạn, khách hàng “Voi” cũng đang kinh doanh để tạo ra lợi nhuận. Họ sẽ khám phá mọi ngóc ngách để tìm cách tiết kiệm từng xu, mà trong một doanh nghiệp lớn, có thể nhanh chóng cộng lại thành những khoản tiền khổng lồ. Khách hàng “Voi” có thể tìm cách vắt kiệt vài đồng xu đó của bạn. Nếu “Voi” cảm thấy rằng bạn là một người dễ tính hoặc các dịch vụ bổ sung không đáng giá đối với bạn (vì bạn chưa tính phí cho chúng), thì họ có thể bóp nặn bạn thêm một chút, và ngày càng siết mạnh tay hơn.

Đừng để mọi chuyện đi xa đến độ bạn phải phàn nàn. Khi khách hàng “Voi” yêu cầu các tính năng bổ sung, bạn chỉ cần cung cấp một báo giá và nhớ lập hóa đơn cho chúng. Thay vì xa lánh khách hàng của mình, bạn có thể sẽ nhận được sự tôn trọng của họ như một doanh nghiệp có kinh nghiệm, một doanh nghiệp xem trọng những đồng tiền mình chăm chỉ làm ra như chính cách mà “Voi” xem trọng mồ hôi nước mắt của họ. Ngoài ra, thiện chí của khách hàng có ích lợi gì khi toàn bộ doanh nghiệp của bạn đang chết dần? Niềm vui của khách hàng “Voi” có ý nghĩa gì nếu những nhà cung cấp của bạn cũng không có tiền? Còn chủ nợ của bạn thì sao? Các nhà đầu tư của bạn nữa? Nếu sau cùng bạn quyết định không tính phí thêm thì ít nhất bạn phải đưa nó vào phân tích của mình để biết chính xác tác động của nó đối với lợi nhuận của bạn, đó là điểm mấu chốt để theo dõi lợi nhuận của bạn.

Tất nhiên, bạn không bao giờ nên gây sốc cho khách hàng lớn của mình; loài Voi khi bị giật mình sẽ trở thành một động vật nguy hiểm. Một phần của hoạt động kinh doanh thông thường phải gồm các báo cáo đơn giản, thường xuyên cho khách hàng. Khi bạn cung cấp một giá trị hoặc phản hồi một yêu cầu không được ghi nhận là một phần trong hợp đồng của mình, hãy báo cáo ngay lập tức, hiển thị chi phí và ghi rõ khoản phí bổ sung trên hóa đơn của bạn. Sau đó, khách hàng “Voi” có thể quyết định xem họ có muốn tiếp tục chi thêm tiền theo những điều kiện đó hay không, hoặc có thể thương lượng với bạn để có một thỏa thuận tốt hơn. Nếu bạn mất các khoản bổ sung, bạn sẽ mất thu nhập phụ trội – nhưng lợi nhuận của bạn sẽ không bị ảnh hưởng và cũng sẽ không đánh mất sự tôn trọng của khách hàng “Voi”.

Sự tôn trọng phải được thể hiện ở cả hai phía. Nếu bạn đã đàm phán một thỏa thuận có lợi cho cả bạn và khách hàng của mình, nhưng rồi một sự cố xảy ra hoàn toàn bất ngờ và bất khả khảng khiến cho chi phí đội lên khủng khiếp, trong trường hợp đó bạn nên cố gắng thương lượng lại với khách hàng. Bạn không thể loại trừ khả năng một cơn bão quét sạch một nửa cơ sở sản xuất của bạn hoặc một quyết định của chính phủ nước ngoài làm cho giá của một thành phần thiết yếu tăng gấp đôi. Những tác động trên có thể buộc bạn phải ngừng toàn bộ hoạt động sản xuất và nếu điều đó xảy ra, khách hàng “Voi” của bạn cũng có thể bị ảnh hưởng.

Giả sử một sự kiện chính trị quốc tế khiến chi phí năng lượng của bạn tăng 30% trong một đêm. Lợi ích lớn nhất của khách hàng “Voi” trong trường hợp này là gì? Để bạn chìm xuồng trong khi họ đi ra ngoài kia và tìm một nhà cung cấp khác? Rất có thể nhà cung cấp tiếp theo sẽ có cùng chi phí năng lượng cao như bạn, và rốt cục khách hàng Voi nói trên sẽ phải trả nhiều hơn so với việc thương lượng một thỏa thuận mới với bạn – một đối tác lâu năm và giàu kinh nghiệm của họ. Luôn ghi nhớ việc thương lượng lại như một cách để thoát khỏi khó khăn. Bạn sẽ chẳng mất gì khi đưa ra đề nghị như vậy.

Khi bạn cảm thấy thoải mái với ý tưởng cung cấp các dịch vụ bổ sung – và tính phí cho chúng – bạn sẽ thấy rằng việc đáp ứng các yêu cầu như vậy thực sự có thể làm tăng tỉ suất lợi nhuận của bạn. Hãy phản hồi các yêu cầu đó một cách tích cực. Hầu hết các khách hàng “Voi” sẽ không phản đối việc trả tiền cho chúng.

Lập kế hoạch, Giám sát và Đánh giá

Tùy thuộc vào doanh nghiệp và ngành của bạn, bạn có thể xây dựng bảng giá chung cho mọi dự án, hợp đồng hoặc chu kỳ thanh toán. Bảng giá được lên kế hoạch hoặc dự trù này sẽ được triển khai khi bạn và khách hàng đồng ý về mức giá.

Bảng giá không cần phức tạp hoặc đắt tiền. Tôi sử dụng mẫu do một công ty CPA nhỏ tạo cho tôi, một bảng tính Excel đơn giản, dùng để in các báo cáo ngân sách định kỳ. Tất cả những gì tôi phải làm là nhập số liệu doanh thu và chi phí, và kết quả được tính toán tự động. Nó chỉ tốn của tôi chưa đến 500 đô-la.

Bạn cũng có thể làm như vậy, bất kể lĩnh vực kinh doanh của bạn là gì. Về cơ bản, báo cáo phải có ba cột: số dự toán, số thực tế và chênh lệch giữa thực tế và số dự toán. Về mặt chi phí, hãy bao gồm tất cả các hoạt động bổ sung mà bạn đang làm cho “Voi” của mình, cùng với chi phí tính bằng đô-la của chúng; xét trên khía cạnh doanh thu, hãy đưa vào báo cáo những con số mà bạn đã lập hóa đơn cho “Voi” đối với các hoạt động này.

Bạn nên thường xuyên thực hiện báo cáo này, ít nhất một lần mỗi tháng. Việc này cho phép bạn theo dõi chi phí dự án khi bạn tiếp tục thực hiện, và nếu cần, điều chỉnh nó để duy trì lợi nhuận của bạn. Khi dự án hoàn thành, hãy kiểm tra lần cuối để xem lợi nhuận thực tế của bạn như thế nào so với dự kiến ban đầu của bạn. Sau đó, bạn và nhóm của bạn có thể đánh giá từng mục hàng và quyết định cách thay đổi hoạt động để giữ lợi nhuận của bạn ở mức bạn muốn.

Doanh nghiệp của bạn có thể có nhân viên kế toán riêng để giúp thực hiện những công việc này và nhiều loại phân tích kinh doanh khác. Nếu vậy, hãy yêu cầu nhân viên kế toán của bạn tạo ra loại hệ thống báo cáo mà chúng ta đang đề cập ở đây. Nó rất đơn giản. Tôi biết hầu hết các bạn muốn làm việc để cải thiện sản phẩm hoặc dịch vụ của mình hoặc tiếp thị sản phẩm, nhưng chính cái chân thứ ba – quản lý ngân sách – trong kiềng ba chân đó có thể tạo ra sự khác biệt thực sự trong lợi nhuận của bạn. Nếu doanh nghiệp của bạn vẫn còn nhỏ hoặc bạn muốn thuê ngoài các dịch vụ này, hãy tìm một công ty CPA nhỏ; đó là một lựa chọn rất phải chăng.

Lập kế hoạch dòng tiền của bạn

Giám sát là một chuyện; dự báo là một việc khác. Bạn có thể bắt đầu lái xe ô tô của mình từ đây đến Walla Walla, nhưng nếu cứ dán mắt vào đồng hồ đo trên bảng điều khiển, xe của bạn có thể lao xuống rãnh ven đường. Trong một dự án, bạn nên giám sát hoạt động kinh doanh của mình để theo dõi xem bạn đang ở đâu, bạn đang làm như thế nào và liệu bạn có đủ tiền để hoạt động khi có bất kỳ tình huống nào xảy ra hay không – nhưng bạn cũng cần phải nhìn xuống đường để xem bạn sẽ ở đâu sau một tháng, sáu tháng hoặc một năm nữa. Nếu đó không phải là nơi bạn muốn, bây giờ là lúc để tiến hành điều chỉnh.

Dự báo dòng tiền chính là cách bạn nhìn xuống đường. Sử dụng một chương trình bảng tính đơn giản hoặc yêu cầu nhân viên tài chính hay công ty kế toán dự tính dòng tiền của bạn trong một khoảng thời gian khả dĩ trong tương lai. Nếu bạn nhận thấy rằng mình sẽ tạm thời thiếu tiền mặt vào tháng Mười và tháng Mười một, do đó bạn không thể trả tiền cho nhân viên hoặc nhà cung cấp của mình, thì bạn cần phải có hành động sớm.

Dưới đây là những hành động mà mọi doanh nghiệp nên thực hiện để quản lý dòng tiền của mình:

Nắm rõ các khoản thu và chi của bạn ở thời điểm hiện tại. Tôi ngạc nhiên khi nhận ra có bao nhiêu người kinh doanh và chuyên gia không biết về hai khái niệm cơ bản này. Hãy thực hiện một báo cáo hàng tuần phác thảo tình trạng tiền hiện tại của bạn, các khoản phải thu và các khoản phải trả. Đảm bảo rằng nó đã bao gồm mọi khoản chi tiêu lớn mà bạn có thể dự tính.

Nếu cần, hãy thương lượng với nhà cung cấp. Bạn có thể xây dựng khung thời gian trả chậm trong thỏa thuận của bạn với các nhà cung cấp để phòng trường hợp khách hàng “Voi” của bạn thanh toán chậm. Vì bạn không có quyền lực bên mua như khách hàng “Voi”, nên bạn sẽ phải thương lượng trước. Bạn có thể phải trả giá vì một hoặc hai nhà cung cấp không sẵn sàng trì hoãn việc lập hóa đơn đòi tiền bạn, nhưng sẽ có một số người đồng ý làm vậy, đặc biệt nếu họ muốn nhận được từ bạn nhiều đơn hàng hơn. Bằng cách này, các bạn là những đối tác và “Voi” vừa giúp bạn, vừa giúp nhà cung cấp của bạn.

Lập kế hoạch dự phòng với ngân hàng. Nếu bạn chưa làm như vậy, hãy bắt đầu phát triển mối quan hệ vững chắc với một tổ chức tài chính, chẳng hạn như với ngân hàng – càng sớm càng tốt.

Ai bảo luật sư là những kẻ xấu?

Tôi đã tích cực tham gia vào một doanh nghiệp chăm sóc sức khỏe có trụ sở tại London. Chúng tôi là một công ty khởi nghiệp, chỉ mới hoạt động được khoảng hai năm. Doanh nghiệp này đã triển khai một ý tưởng khá lớn, dẫn đến việc có được các hợp đồng chăm sóc sức khỏe của chính phủ trị giá 500 triệu đô-la! Khách hàng “Voi” của chúng tôi là Hệ thống Chăm sóc Sức khỏe Quốc gia của Anh.

Công ty bắt đầu khởi nghiệp với tầm nhìn nhỏ hơn nhiều nhưng nhờ may mắn, linh hoạt và bền bỉ, nó đã nhanh chóng định hình lại mình thành một doanh nghiệp khác để tận dụng cơ hội to lớn này.

Vấn đề là doanh nghiệp đã được cấp vốn để phát triển ổn định, nhưng cơ hội mới này đòi hỏi nhiều tiền hơn. Chúng tôi không thể chỉ ngồi yên đợi chờ cho đến khi huy động được một số tiền, vì vậy, chúng tôi đã đến một số nhà cung cấp chính của mình để xem chúng tôi có thể làm gì để kiếm thêm tiền.

Trước tiên, chúng tôi đến gặp nhà cung cấp lớn nhất của mình – các luật sư của chúng tôi, một công ty nổi tiếng có văn phòng trên khắp thế giới. Họ đã thực hiện khá nhiều công việc cho chúng tôi, xem xét các hồ sơ dự thầu chi tiết của chính phủ, viết và xem xét các hợp đồng cũng như tư vấn về phát triển hướng kinh doanh mới. Chúng tôi đã trả cho họ một số tiền đáng kể và biết rằng so với những gì chúng tôi thực sự cần làm thì những gì chúng tôi đang làm giống như việc cào xước trên bề mặt.

Họ không đưa cho chúng tôi bất kỳ khoản tiền nào, nhưng sau một hồi cân nhắc, họ đã đồng ý cho chúng tôi lùi hạn thanh toán các hóa đơn của họ thêm gần sáu tháng. Họ nói rằng họ tin tưởng vào công ty của chúng tôi, cũng như công tác quản lý của nó, và hơn hết là tin tưởng vào thị trường của chúng tôi.

Họ cũng biết rằng họ có cơ hội lớn để thầu toàn bộ các công việc pháp lý của chúng tôi, và mặc dù nguy cơ mất khả năng thanh toán của chúng tôi là chắc chắn có, nhưng khả năng giành thắng lợi lớn là quá lớn nên có thể bỏ qua nguy cơ đó.

Khi công việc kinh doanh đã tiến triển, mọi việc trở nên căng thẳng hơn một chút. Công ty tôi đã bỏ lỡ ngày đến hạn thanh toán đầu tiên. Các luật sư rõ ràng là lo lắng, nhưng vì chúng tôi luôn thông báo cho họ về tình hình của chúng tôi và những thành công của nó nên họ cảm thấy yên tâm rằng việc họ được thanh toán chỉ là vấn đề thời gian. Sáu tháng nữa trôi qua và khoản tiền phí chúng tôi nợ tăng lên hơn 1 triệu đô-la. Họ vẫn tiếp tục làm việc với chúng tôi.

Sự kiên nhẫn của các luật sư cho phép chúng tôi tồn tại trong một hoàn cảnh thiếu tiền mặt, nhưng sau cùng nghĩa cử đó cũng được đền đáp. Vài tháng sau, nguồn tài trợ của chúng tôi cuối cùng cũng đến. Trước đó, chúng tôi đã bỏ lỡ ngày đến hạn cuối năm đã định, điều này khiến họ gặp đôi chút khó khăn với văn phòng công ty của mình, nhưng mối lo ngại đã tan biến khi chúng tôi ngay lập tức trả cho họ 1,5 triệu đô-la tiền phí. Chúng tôi đã trở thành khách hàng lớn nhất của họ ở Vương quốc Anh – trở thành khách hàng “Voi” của họ.

Một cách để tạo dựng thiện chí và lịch sử tín dụng là vay tiền, ngay cả khi điều đó chưa cần thiết nhưng bạn phải trả tiền đúng hạn. Nếu như bạn đã có một khoản dư nợ vay kinh doanh, vậy thì tốt. Hãy chắc chắn rằng bạn cũng dành một chút thời gian cho mối quan hệ đó. Sau đó, khi các dự báo về dòng tiền của bạn cho thấy sáu tháng tới sẽ là thời gian thiếu hụt, bạn có thể cho nhân viên ngân hàng của mình biết trước tình hình và sắp xếp để có sẵn tiền duy trì hoạt động kinh doanh của bạn trước khi tình huống khó khăn lại tới.

Hầu hết các chủ doanh nghiệp và các chuyên gia đều tránh các ngân hàng như tránh hủi, họ cảm thấy rằng nếu họ quá nổi tiếng thì họ có thể bị yêu cầu trả ngay các khoản vay nợ. Sự thật là các ngân hàng đánh giá cao việc họ được bạn thông báo về tiến độ tài chính. Hãy chia sẻ tầm nhìn, dự kiến, thậm chí cả kế hoạch kinh doanh của bạn. Bạn cần làm cho họ thấy doanh nghiệp của bạn tuyệt vời như thế nào và cho thấy cơ hội thành công của bạn với khách hàng “Voi” lớn như thế nào; việc này sẽ có ích khi khoản vay của bạn tới hạn hoặc trong trường hợp bạn cần vay ngắn hạn. Không phải là một ý tưởng tồi nếu đưa ngân hàng vào thư ngỏ gửi khách hàng hoặc các nỗ lực tiếp thị khác. Và hãy nhớ rằng sau khi khách hàng “Voi” của bạn thanh toán và bạn có đầy đủ tiền mặt, bạn sẽ là một khách quý của ngân hàng, vì vậy đừng cảm thấy ngại ngùng khi yêu cầu họ hỗ trợ bạn một thời gian.

Tạo mạng lưới nhà đầu tư của riêng bạn. Lập danh sách những người có lẽ thích đầu tư vào doanh nghiệp của bạn – các thành viên trong gia đình cũng như các nhà đầu tư bên ngoài. Hãy thông báo cho họ về tình hình kinh doanh của bạn đang diễn biến tốt như thế nào, đặc biệt là tiến độ của bạn với những khách hàng lớn. Mong muốn cho bạn vay tiền của họ sẽ phụ thuộc phần lớn vào mức độ tin tưởng và hiểu biết về tình hình doanh nghiệp của bạn. Đó là lí do tại sao công việc chuẩn bị này rất quan trọng nếu bạn cần mời gọi họ trong thời gian khủng hoảng. Hãy nhớ rằng, ông Noah¹⁸ đã đóng tàu trước cơn mưa!

Ngay cả khi tôi có một doanh nghiệp nhỏ chỉ với bốn nhân viên, hàng tháng tôi vẫn luôn đưa ra một bản tin ngắn của công ty. Nó chứa đựng các tin tức tích cực về doanh nghiệp, bao gồm khách hàng mới tiềm năng, thành tích của nhân viên, thậm chí có thể là một vài ví dụ điển hình gần đây. Tôi luôn gửi thông tin cho cả ngân hàng và mạng lưới nhà đầu tư của tôi. Việc này luôn luôn có ích.

Cuối cùng, nếu bạn không muốn một ngày nào đó phải ra chùa mà quét lá đa, bạn hãy lên một kế hoạch kinh doanh đủ thuận tiện để cập nhật nhanh và chia sẻ nó cho các bên liên quan để việc gây quỹ diễn tiến nhanh nhất có thể.

Liệu còn chú Voi nào đang chờ phía trước?

Vậy là, bạn đã ở bên tôi cho đến hết cuốn sách này. Tôi muốn gửi lời cảm ơn đến bạn vì điều đó. Nó có nghĩa rằng tôi đã được tham dự, theo cách mà tôi muốn, vào những vấn đề nhức nhối và những ảo tưởng của bạn trong kinh doanh. Việc đó cũng có nghĩa rằng bạn đã cảm thấy cuộc hành trình của chúng ta là thú vị và đáng giá. Nó cũng hệt như một chuyến đi dài 6 giờ đồng hồ bằng xe hơi, với những người họ hàng bên vợ của mình¹⁹.

18 Điển tích Kinh thánh : Ông Noah đóng tàu cứu các sinh vật trong nạn Đại Hồng thủy.

Giờ đây, khi chúng ta đã kết thúc phần nội dung tôi muốn chia sẻ tới các bạn, một lần nữa tôi xin được nhắc lại về lời đề nghị tham gia kênh cung cấp thông tin và công cụ miễn phí để giúp bạn chinh phục khách hàng “Voi” của mình. Hãy ghé thăm trang Web của tôi, www.stevekaplanlive.com, và nhấp vào “Pachyderm Café” trong thanh điều hướng trên cùng, sau đó nhấp vào “Free Stuff ”. Trang web này vừa là một nguồn tài nguyên miễn phí, vừa là một cổng kết nối tới các sản phẩm và dịch vụ khác được thiết kế để giúp bạn và doanh nghiệp của bạn thành công. Các tài nguyên miễn phí bao gồm các mẫu, tài liệu chiến thuật, v.v. Tôi đưa các công cụ vào đây như một phần bổ sung cho cuốn sách để giúp bạn đưa khái niệm “Chiến lược chăn Voi” vào thực tiễn. Nếu bạn quan tâm đến các tài nguyên khác, bạn cũng có thể tìm thấy chúng trên trang web của tôi, nhưng dẫu vậy, hãy cứ tận dụng những tài liệu miễn phí kể trên.

19 Trong văn hóa phương Tây, quan hệ giữa người chồng với gia đình vợ (nhất là mẹ vợ) thường có mối ác cảm ngấm ngầm. Vì thế việc so sánh chuyến đi dài với gia đình bên vợ (một việc không mấy thú vị) và việc đọc cuốn sách là một cách nói hài hước.

Và giờ cũng chính là lúc tôi sẽ bước xuống khỏi sân khấu, lui ra sau khán phòng, nơi mà tôi mang đến cho bạn “chiến lược chăn Voi”.

Trước khi chào tàm biệt, tôi muốn để lại cho bạn hai lời khuyên nhỏ.

Lời khuyên #1: Hãy coi mình là “Voi”. Nếu bạn không nhận được gì khác từ cuốn sách này, hãy thử tư duy như một “công ty Voi”. Hãy coi như bạn đang diễn hoặc chơi trò nhập vai: Bạn là “Voi”. Là một tập đoàn khổng lồ, điều gì quan trọng đối với bạn? Bạn mong đợi điều gì ở các nhà cung cấp của bạn và ở các chủ sở hữu của các doanh nghiệp nhỏ hơn, những người đại diện bán hàng và các chuyên gia có hoạt động riêng muốn cung cấp dịch vụ và sản phẩm của họ cho bạn? Bạn muốn và mong đợi được đối xử như thế nào? Khi bạn đang suy nghĩ về việc mua hàng hóa và dịch vụ thì những tính năng nào, phương pháp nào, thái độ nào khiến bạn có cái nhìn thiện cảm hơn về người bán?

Lời khuyên #2: Làm bạn với “Voi”. Một trong những lợi thế lớn nhất của chiến lược “chăn Voi” là nó buộc bạn phải hình thành mối quan hệ thân thiết với đối tác “Voi” của mình, vì đó là con đường thực sự dẫn đến thịnh vượng lâu dài. Nếu không sử dụng chiến lược “chăn Voi”, bạn phải có rất nhiều khách hàng nhỏ để thay thế. Bạn có thể và bạn nên duy trì mối quan hệ với họ – nhưng vì có quá nhiều người trong số họ, những mối quan hệ này không thể sâu sắc như nhau. Với chiến lược “chăn Voi”, bạn đã đi sâu, hòa mình vào tổ chức của khách hàng “Voi”, không khác gì bã kẹo cao su trên tấm thảm – bạn sẽ gắn chặt lại đó như một phần tấm thảm.

Hãy học cách suy nghĩ như “Voi”, phát triển các mối quan hệ sâu sắc và có ý nghĩa dựa trên sự tin tưởng, tôn trọng lẫn nhau và chia sẻ thành công. Hãy coi đó là việc tối đa hóa lợi tức đầu tư cho khách hàng “Voi” của bạn.

Cảm ơn bạn đã dành thời gian và công sức cho cuốn sách này. Bây giờ hãy đặt cuốn sách xuống và lên đường “chăn Voi”!