13. Đi theo con đường ngầm

Xây dựng lực lượng đồng minh vững mạnh

Như hầu hết các công ty lớn, Procter & Gamble - khách hàng của tôi trong nhiều năm - sử dụng lực lượng bảo vệ riêng. Những nhà cung cấp tới liên hệ công tác sẽ ghi danh ở bàn đăng ký, sau đó đeo thẻ dành cho khách và đợi ở ngoài sảnh cho đến khi người mà họ cần gặp xuất hiện và đưa họ đến địa điểm đã hẹn. Những cuộc gặp thường được tổ chức trong các phòng họp vô trùng ở tầng sảnh, rất bất tiện.

Ban đầu, đây là vấn đề lớn đối với chúng tôi. Nếu những người mà chúng tôi cần gặp không muốn làm gián đoạn ngày làm việc của họ để gặp chúng tôi thì họ có thể hủy cuộc họp hoặc từ chối lên lịch ngay từ đầu. Thông thường, tôi sẽ lên lịch cho tám đến mười cuộc hẹn bán hàng mỗi ngày. Nếu có vấn đề gì xảy ra – ví dụ như khi tôi không liên lạc được với đối tác cần gặp hoặc có ai đó trễ hẹn – thì tôi sẽ đến muộn trong cuộc hẹn tiếp theo và có nguy cơ mất cuộc họp đó.

Những tấm thẻ? Chúng tôi không cần chúng

Thực ra, chúng tôi cũng rất cần những tấm thẻ.

Một ngày nọ, khi tôi ngồi trong sảnh chờ của P&G đợi một nhân viên của họ hạ cố đến đón, tôi nhận thấy một người đàn ông đeo thẻ – không phải thẻ của nhân viên cũng không phải của khách, mà là một loại đặc biệt – loại cho phép đi lang thang như anh ấy muốn trong và ngoài khu vực an ninh. Tôi biết mình phải kiếm cho bản thân một trong những tấm thẻ đó.

Tôi đi ngang qua phía bên kia phòng và bắt chuyện với người đàn ông được hưởng đặc ân này. Tôi làm như tình cờ hỏi về tấm thẻ và được giải thích rằng vì anh ấy đang thi công trên tầng mới nên anh ấy đã được tặng một đặc ân của P&G, thẻ nhà thầu.

Tôi đã dành cả tháng sau đó để cố gắng tìm ra cách có được thẻ nhà thầu để một ngày nào đó tôi cũng có thể tự do lang thang quanh “cửa hàng kẹo⁹”. Cuối cùng, cơ hội đã đến với tôi. Tôi cần thuyết phục cấp trên thay đổi tư cách của tôi từ nhà cung cấp sang nhà thầu, một khó khăn thực sự.

Tại thời điểm này, công ty của tôi đã tạo ra khoảng 200.000 đô-la doanh thu từ P&G – tốt hơn trước đây nhưng không có gì đáng kể, vì tôi không kiếm được nhiều lợi nhuận. Tôi đang phát triển một chương trình cho một trong các phòng ban của P&G, nó nhắm mục tiêu đến một số thương hiệu trong vài ngành hàng. Tôi ngay lập tức thay đổi đề xuất của mình để nó bao gồm cả nhiệm vụ “hỗ trợ liên tục”, điều đó có nghĩa là tôi phải gặp những người quản lý thương hiệu đó thường xuyên, với tư cách là một nhà thầu. Tôi hy vọng rằng tấm thẻ mới sẽ có giá trị bằng vàng – theo nghĩa đen – vì vậy tôi đã giảm giá đề xuất để khiến dự án mang một sức hấp dẫn không thể cưỡng lại được trong khi vẫn cho phép mình kiếm được một khoản lợi nhuận khiêm tốn.

Điều đó đã mang lại hiệu quả. Tôi đã có được tấm thẻ dành cho nhà thầu.

Kết quả như một giấc mơ. Các cuộc họp được sắp xếp dễ dàng hơn vì không cần ai đến đón tôi. Thẻ nhà thầu nhận dạng bằng ảnh đã nâng cao uy tín của tôi, giúp tăng doanh số bán hàng. Hiếm có ngày nào tôi không bắt tay vào công việc chỉ bằng cách đi lang thang trong hành lang hoặc ngồi trong quán cà phê. Tôi sẽ nghe thấy ai đó nói: “Steve, hãy đến đây lúc nào có thời gian nhé,” và điều tiếp theo diễn ra sau đó là tôi giành được một thỏa thuận khác.

⁹ Nguyên bản candy store – từ lóng chỉ những nơi bị cấm hoặc có hoạt động bất hợp pháp. Chẳng hạn thanh thiếu niên Mỹ chưa đủ tuổi mua rượu hợp pháp (21 tuổi) thường dùng cụm từ “cửa hàng kẹo” để chỉ cửa hàng bán rượu. Cụm từ này cũng có thể ám chỉ nơi tụ tập hút ma túy hoặc một quán bar dành cho người đồng tính…

Không có gì ngạc nhiên khi các đối thủ cạnh tranh của tôi, những người mà tôi luôn có mối quan hệ tuyệt vời, đã phát điên khi họ nhìn thấy tôi với tấm thẻ tự do ra vào. Tôi chưa bao giờ dí nó vào mặt họ – thực tế, tôi đã tạo thói quen cởi bỏ tấm thẻ của mình bất cứ khi nào tôi nhìn thấy họ hoặc trước khi quay lại hành lang – nhưng tôi cũng không nói với họ bằng cách nào mà tôi có được nó. Thiên cơ bất khả lộ.

Nỗi ám ảnh của tôi về chiếc thẻ này nghe có vẻ ngớ ngẩn, nhưng trong những năm qua, tấm thẻ đã đóng một vai trò không nhỏ trong việc chúng tôi giành được hơn 30 triệu đô-la doanh thu mà có thể chúng tôi đã bỏ lỡ nếu giờ này tôi vẫn ngồi trong sảnh để chờ được gọi vào.

Tôi chọn ví dụ này để làm sáng tỏ một điểm: một khi bạn đã đặt chân vào cửa nhà của “Voi”, bạn có thể và nên tận dụng cơ hội đó để kinh doanh nhiều hơn. Đó không phải là một nhiệm vụ dễ dàng, nhưng nó rất xứng đáng để bạn nỗ lực.

Liên minh ba “nhà”

Sau khi bạn đạt được thỏa thuận bán hàng, hiểu rõ ngọn ngành về khách hàng và có ít nhất một môi giới “tay trong” hỗ trợ bạn, việc tiếp theo là nâng cao thế mạnh bằng cách tìm kiếm và thành lập liên minh.

Liên minh sẽ dẫn đến việc bạn nhận được đơn đặt hàng từ một nhóm, phòng ban hoặc bộ phận của công ty để đổi lấy những thứ mà đồng minh của bạn cần: quyền lực, thông tin hoặc trải nghiệm làm việc tốt hơn. Điểm mấu chốt bạn cần là gì? Bán hàng nhiều hơn với tỉ suất lợi nhuận cao hơn.

Để phát triển các liên minh, trước tiên bạn phải xác định nhu cầu nào trong ba nhu cầu đó được áp dụng, sau đó xây dựng kế hoạch để thực hiện nó. Bước quan trọng trong việc xác định các đối tác liên minh tiềm năng là tìm hiểu cơ cấu tổ chức của khách hàng của bạn.

Các liên minh nở rộ khi một bộ phận, phòng ban hoặc nhóm người trong công ty dựa vào bạn như một phần của nhóm của họ. Thông thường, các liên minh hình thành sau khi bạn đã làm việc với một nhóm được một thời gian và họ cảm thấy tin tưởng rằng bạn mang đến lợi ích tốt nhất cho họ. Bạn bổ sung thêm nhiều giá trị cho đội của họ đến mức họ coi bạn như một người bình đẳng thay vì chỉ là một nhà thầu hoặc nhà cung cấp (một mệnh đề luôn khiến tôi khó chịu).

Một liên minh có thể là chất xúc tác tuyệt vời cho thành công. Nó có thể cho bạn thấy những cơ hội trong toàn bộ công ty khách hàng mà nếu chỉ có một mình bạn sẽ không bao giờ biết đến.

Hầu hết các công ty lớn đều có nhiều phòng ban, có thể được sắp xếp thành ba loại. Phòng ban nào được xếp vào loại nào tùy thuộc vào từng công ty, nhưng bạn có thể đặt mỗi bộ phận vào một trong ba danh mục này.

Dưới đây là cách tiếp cận các phòng ban trong công ty khách hàng và biến họ thành đồng minh.

Các bộ phận Nắm giữ Lợi nhuận là những người quản lý ngân sách. Họ điều hành việc thu và chi. Đây là bộ phận quyền lực nhất, do đó họ chịu trách nhiệm cuối cùng về việc sản phẩm có thành công hay không. Bạn hãy tự hỏi mình rằng phòng ban này có chịu trách nhiệm tạo ra ngân sách hay không hay chỉ đơn giản tuân theo ngân sách. Nếu phòng ban đó tạo ra ngân sách thì nó là Người Nắm giữ Lợi nhuận. Trường hợp bạn nghe nói rằng người của công ty liên hệ với bạn đang chờ ai đó ở bộ phận khác phê duyệt trước khi công ty có thể mua sản phẩm của bạn thì phòng ban nào kiểm soát việc phê duyệt sẽ là chủ sở hữu lợi nhuận và thua lỗ, tức là Người Nắm giữ Lợi nhuận.

Vì các bộ phận này kiểm soát chi tiêu nên họ có thể là các đồng minh hữu ích nhất của bạn. Hãy nhớ rằng họ chỉ được đánh giá dựa trên điểm mấu chốt của công ty của họ. Những người làm việc trong các bộ phận này chịu sự chỉ đạo từ cấp trên và phải thực hiện.Vì lẽ đó, bạn hãy thể hiện năng lực và hiệu quả của mình trong việc mang lại lợi nhuận tốt nhất cho khoản đầu tư của họ.

Tôi đã từng điều hành một công ty bán dữ liệu sử dụng trong nghiên cứu thị trường. Một cách tiếp cận mà tôi thường dùng là thu hút các phòng ban Nắm giữ Lợi nhuận khác nhau trong cùng một công ty và cùng quan tâm tới một danh sách cơ sở dữ liệu. Do cách tiếp cận của tôi, họ sẽ chia sẻ chi phí mua dữ liệu. Mặc dù cuối cùng công ty của tôi kiếm được ít doanh thu hơn vì chúng tôi phải chia sẻ lợi ích với nhiều khách hàng hơn, nhưng chúng tôi đã kiếm được nhiều lợi nhuận hơn trên mỗi lần bán hàng. Việc tăng số lượng liên hệ với khách hàng đã cải thiện lợi nhuận của chúng tôi và cho phép chúng tôi mở rộng cơ sở khách hàng của mình tại công ty đó.

Sau một thời gian, các nhà quản lý khách hàng tại công ty bắt đầu ghép nối với nhau theo thỏa thuận riêng của họ để chia sẻ các chi phí này. Tiếng lành đồn xa khắp công ty. Chẳng bao lâu, tôi đã nghe nói về các nghiên cứu được thực hiện trong các bộ phận mà tôi chưa từng biết là có tồn tại. Các đối tác liên minh đã nhận được tín nhiệm vì đã tìm thấy và chia sẻ các dịch vụ của công ty tôi, và từ đó, việc kinh doanh trở nên hiệu quả hơn.

Phòng ban Thiết yếu cung cấp những thành tố quan trọng cho hoạt động của công ty khách hàng. Những hoạt động hàng ngày của họ - chỉ kể ra đây một số như vận chuyển, mua bán, sản xuất – thường nằm trong phần chi phí của ngân sách và không vượt quá giới hạn do Người Nắm giữ Lợi nhuận đặt ra.

Con đường thăng tiến trong sự nghiệp của các nhân viên trong bộ phận này được xác định bởi khả năng duy trì hoạt động nhiều hơn là khả năng sinh lời của doanh nghiệp; do đó, họ có xu hướng coi trọng sự thoải mái và các điều kiện làm việc hơn là một hiệu suất làm việc đầy ấn tượng. Họ sẽ tích cực ủng hộ bạn hoặc chỉ trích bạn chủ yếu dựa trên việc họ có cảm thấy muốn làm việc với bạn hay không. Bạn cần làm cho cuộc sống của họ dễ dàng hơn, chuyện chỉ đơn giản như vậy.

Không giống như người của bộ phận Nắm giữ Lợi nhuận, nhân viên trong các bộ phận Thiết yếu thường có mối quan hệ có tính đối nghịch hơn với cấp trên và thậm chí mang tính tập thể. Họ thường hăm hở chia sẻ những phàn nàn của họ với bạn, giúp bạn có bức tranh rõ ràng hơn về những gì nên làm và những gì không nên làm. Ví dụ: nếu bạn đang cung cấp dịch vụ in ấn cho khách hàng của mình, hãy liên hệ với nhân viên bộ phận tiếp nhận hàng hóa của bạn để xem anh ta có hướng dẫn hoặc đề xuất đặc biệt nào cho bạn không. Lần tới, khi bạn tới công ty, hãy đưa người quản lý hậu cần đi ăn trưa; rất có thể bạn sẽ là người đầu tiên làm như vậy và người đó sẽ đánh giá cao việc này. Trong bữa trưa đó, bạn thậm chí có thể khám phá được rất nhiều điều về các công ty in ấn khác hoặc chính bản thân khách hàng.

Các phòng ban phụ trách Nguồn lực có vai trò hỗ trợ các bộ phận Nắm giữ Lợi nhuận và bộ phận Thiết yếu. Đôi khi những bộ phận này hoạt động mà không có ngân sách và họ được coi là không thiết yếu đối với hoạt động kinh doanh cốt lõi của công ty, mặc dù họ có thể là chìa khóa cho sự thành công lâu dài của công ty. Thường thì những bộ phận này phải đi xin, vay mượn hoặc chiếm dụng vốn để thực hiện ý tưởng của mình. Họ thường bao gồm bộ phận nghiên cứu thị trường, dịch vụ khách hàng và phát triển hạng mục kinh doanh mới. Nếu bạn nhận được cuộc gọi từ ai đó nói rằng người đó rất buồn vì lẽ ra bạn nên gặp anh/cô ấy, thì rất có thể anh/cô ấy ở một trong các bộ phận Nguồn lực.

Nhân viên trong các bộ phận Nguồn lực có những mối quan tâm riêng. Vì họ không trực tiếp gắn liền với lợi nhuận của công ty (như các bộ phận Nắm giữ Lợi nhuận), cũng không quan trọng đối với hoạt động kinh doanh cốt lõi của khách hàng (như các bộ phận Thiết yếu), nên họ luôn bị đe dọa cắt giảm và sa thải và phải liên tục biện minh cho sự tồn tại của mình trước toàn bộ công ty nói chung và trước các bộ phận Nguồn lực đồng nghiệp của họ. Mặc dù nhiều bộ phận Nguồn lực chứa đầy những nhân viên tài năng, những người cung cấp các dịch vụ vô giá cho những người Nắm giữ Lợi nhuận, họ thường bị chế giễu là nơi trú ẩn cho những kẻ lười biếng và thiếu tham vọng. Vậy nên, điều bạn cần làm là giúp họ vượt qua những định kiến đó và chứng tỏ rằng họ là những người cần thiết cho lợi nhuận của công ty.

Bất cứ khi nào thích hợp, hãy cân nhắc mời nhân viên thuộc bộ phận này tham gia các cuộc họp với khách hàng. Điều này sẽ cho họ thấy rằng bạn biết đến vai trò của họ và cần họ. Nếu bạn quyết định mời họ, hãy xin phép người liên hệ của bạn trước khi đưa ra lời mời. Sau đó hãy tình cờ để lại một tin nhắn bằng thư thoại hoặc e-mail để nói với họ rằng bạn nghĩ họ có thể tham gia cuộc họp. Chỉ thế thôi, không tác động thêm gì cả.

Hãy giữ gìn những gì bạn theo đuổi

Marcus Sandstrom là nhân viên bán hàng tại Pollard Recruitment Services, một doanh nghiệp tuyển trạch tài năng gồm 25 nhân viên ở Washington, D.C., chuyên về các vị trí tài chính và kế toán. Công việc kinh doanh của anh gặp khó khăn, nhưng Marcus đang xâm nhập vào một công ty truyền thông lớn sau khi đã tuyển được cho công ty này một số nhân viên làm việc tại trụ sở chính của họ. Mặc dù Marcus có một số môi giới “tay trong” tại công ty, nhưng một bộ phận Nguồn lực được gọi là Dịch vụ khách hàng đặc biệt thích anh ta vì sự nhanh nhẹn và đáng tin cậy.

Gần đây, công ty truyền thông nọ đã lần đầu chào bán cổ phiếu cho công chúng. Marcus nhận được cuộc gọi từ Dave - người liên hệ của Marcus ở bộ phận Dịch vụ khách hàng. Dave nói với Marcus rằng công ty sẽ sử dụng một số cổ phần của mình để mua lại nhiều doanh nghiệp nhỏ hơn. Hơn nữa, họ sẽ làm như vậy với tốc độ chóng mặt và với mỗi lần mua lại, bộ phận của Dave sẽ cần một hoặc nhiều nhân viên tài chính bổ sung.

Marcus ngay lập tức bắt đầu tính toán tiền hoa hồng có thể là bao nhiêu nếu anh ta có thể “chăn” được khách hàng “Voi” này. Vô cùng hài lòng vì được mách nước, Marcus hỏi lại rằng làm thế nào anh ta có thể tham gia vào chương trình.

Dave nói rằng anh ấy đã lên kế hoạch giới thiệu Marcus với Giám đốc tài chính CFO để cung cấp người cho tất cả các vị trí cần tuyển dụng.

Giữ đúng lời hứa, Dave đã sắp xếp một cuộc họp với CFO. Hai người đàn ông nhấp chuột và đánh máy một thỏa thuận. Với tỉ lệ hoa hồng giảm nhẹ, Pollard Recruiting sẽ tuyển dụng, đào tạo và bố trí các nhân viên tài chính cần thiết cho các thương vụ mua lại sắp tới. Marcus sẽ là đầu mối liên hệ bán hàng tại Pollard và Dave sẽ vẫn là người liên hệ của Marcus tại công ty truyền thông. Marcus không thể ngờ những gì diễn ra tiếp theo. Trong hai năm tiếp theo, công ty truyền thông đã mua lại hàng chục doanh nghiệp nhỏ hơn. Đội ngũ quản lý của Pollard làm việc “điên rồ” để phục vụ các giao dịch đến tận 3 giờ sáng và liên lạc với Marcus gần như 24/7. Anh cũng luôn phải sẵn sàng di chuyển ngay khi được yêu cầu.

Gần đây tôi đã gặp Marcus, hoặc nói cách khác là những gì còn lại của anh ta. Anh ấy đã kể chi tiết cho tôi nghe về hai năm qua. Trong thời gian đó Marcus đã tuyển cho công ty truyền thông được hơn 45 nhân viên ở hai mươi thành phố khác nhau và dành hầu hết thời gian của mình trên bầu trời, hầu như không bao giờ anh ấy ngủ trên chiếc giường ở nhà mình. Tuy thế, thu nhập của anh ấy và công việc kinh doanh của Pollard đã bùng nổ. Marcus đã trở thành một đối tác toàn diện của công ty truyền thông; anh đã thuê thêm năm nhân viên làm việc cho mình và bản thân kiếm được gần một triệu đô-la.

Mặc dù vậy, Marcus đã quyết định không gia hạn hợp đồng với công ty truyền thông nọ, không chỉ vì nhịp độ làm việc không ngừng mà còn vì Marcus có thể sử dụng các mối quan hệ mà anh đã xây dựng trong hai năm trước đó để duy trì công việc kinh doanh mà không mất nhiều thời gian. Bằng một cách khôn ngoan, Marcus cũng đã chuẩn bị cho một người nào đó đảm nhận vị trí đầu mối liên hệ tại công ty truyền thông đó.

Về phần Dave, anh đã được thăng chức lên một vị trí tốt hơn trong đội Dịch vụ khách hàng, hiện đảm nhận thêm trách nhiệm tối ưu hóa quá trình chuyển đổi của các công ty mới được mua lại. Theo đúng cung cách của bộ phận Nguồn lực, việc nâng cao vị trí của đội Dịch vụ khách hàng và vai trò của Dave trong đó, một phần không nhỏ là nhờ vào khả năng của Dave trong việc chứng minh tầm quan trọng của anh ấy đối với bộ phận cũng như toàn bộ công ty của mình.