CHUYỂN TẢI THÔNG TIN ĐẾN NGƯỜI NGHE

Các bài phát biểu ở các buổi thuyết trình, hội thảo, hội nghị bay huấn luyện phải được chuẩn bị kỹ càng. Khán giả thường dễ tiếp thu thông tin bằng mắt hơn bằng tai, vì thế để nâng cao hiệu quả trong việc chuyển tải thông tin, nếu có thể, bạn hãy sử dụng các thiết bị kỹ thuật hỗ trợ nghe nhìn khi phát biểu.

56. Hãy kết thúc bài phát biểu của bạn trước khi hết thời gian quy định.

57. Khi sử dụng các thiết bị hỗ trợ nghe nhìn, bạn phải dự phòng trường hợp chúng bị hư hỏng.

CHUẨN BỊ BÀI PHÁT BIỂU

Tốt nhất bạn nên dành thời gian để tổng hợp và tập dượt trước khi phát biểu chính thức. Nếu bài phát biểu dài 30 phút, có khoảng 4.800 từ thì viết ra như thế tốn rất nhiều thời gian. Hiện nay, để chuẩn bị một bài diễn văn, người diễn thuyết thường ghi ra những chủ đề chính, được sắp xếp theo một trình tự. Tóm tắt mỗi chủ đề rồi thêm vào các thông tin cần thiết dưới dạng ghi chú: Nếu thời gian quy định cho mỗi bài phát biểu là 30 phút, bạn nên chia đều thời gian cho mỗi chủ đề. Nếu cần thiết, bạn có thể sử dụng các thiết bị hỗ trợ nghe nhìn hoặc giảm mỗi chủ đề trình bày trong vòng 1- 2 phút.

TRÌNH BÀY QUAN ĐIỂM CỦA BẠN

Cách trình bày quan điểm cá nhân là một cuộc diễn thuyết nghệ thuật. Nếu bạn dự định dùng các mẩu ghi chú, thì nó phải ngắn gọn và chỉ cần liếc sơ vài từ, bạn có thể hiểu hết nội dung các vấn đề cần nói. Từ đó, bạn có thể dựa vào các ghi chú để phát biểu các vấn đề hoàn chỉnh hơn. Thông thường, người tham dự ít khi nhớ hết những gì người khác phát biểu. Vì thế, nếu cần thiết bạn hãy gửi trước bài diễn văn cho họ.

Ngôn ngữ bạn sử dụng cần phải rõ ràng, ngắn gọn và trôi chảy, chuyển ý trơn tru, các vấn đề có lô-gic với nhau và được trình bày mạch lạc.

58. Hãy nhanh chóng đặt câu hỏi cho người nghe, nếu họ không đặt câu hỏi cho bạn.

CHUYỂN TẢI THÔNG TIN

Để thông điệp của bạn được chuyển tải hiệu quả, bạn cần thực hiện tốt ba yêu cầu: nội dung trình bày, cách trình bày và nhắc lại những gì bạn đã nói.

KHUYẾN KHÍCH PHẢN HỒI THÔNG TIN

Nếu có thể, bạn hãy tập cách phát biểu không cần nhìn vào giấy và đi quanh diễn đàn một tối cách tự nhiên. Điều này sẽ phá đi rào cản tâm lý của một người nói và nhiều người buộc phải nghe, đồng thời tạo cảm giác thoải mái, dễ tiếp cận. Khi bạn nói, hãy tập trung nhìn vào giữa của phòng họp, khoảng 2/3 khán phòng. Người nghe thường có khuynh hướng dành nhiều thiện cảm hơn là đối nghịch với bạn. Vì thế, hãy để sự hỗ trợ của họ làm cho bạn tự tin hơn. Hãy nhìn vào mắt của người nghe và khuyến khích họ tham gia tranh luận hoặc trả lời câu hỏi do bạn đặt ra cho một nhóm người hay cá nhân từng người. Bạn có thể nói xen lẫn vài câu hài hước giúp mọi người thư giãn và phá tan khoảng cách giữa diễn giả và người nghe.

59. Thời gian trình bày đa khoảng 20 - 45 phút. Đây là khoảng thời gian khoảng trung bình mà mọi người có thể lắng nghe tốt nhất.

SỬ DỤNG THIẾT BỊ HỖ TRỢ BẰNG HÌNH ẢNH

Hiện nay, phương tiện hỗ trợ hình ảnh thông dụng nhất là máy đèn chiếu. Còn đối với số lượng người nghe ít, bạn có thể sử dụng bảng viết hoặc biểu đồ. Màu sắc và hình ảnh, kê cá hình ảnh động là phương tiện hỗ trợ nghe nhìn hiệu quả nhất. Công nghệ phát triển có thể kết nối máy tính với máy đèn chiếu, nên nói rõ các dữ liệu trình bày minh họa rất tiện lợi, rẻ và nhanh chóng. Tuy nhiên, cho dù bạn dùng bất cứ phương tiện nào, thì phải đảm bảo các thiết bị tốt, sử dụng dễ dàng và hiệu quả. Nếu có thể, bạn hãy phát trước cho người nghe một bản copy nội - dung bạn trình bày để mọi người theo dõi thuận lợi hơn.

DIỄN THUYẾT THÀNH CÔNG

Ngôn ngữ cơ thể của bạn phải tích cực. Hãy sử dụng các cử chỉ để củng cố những gì bạn đang nói - nhưng đừng lạm dụng nó. Nếu bạn có khả năng thuyết trình trôi chảy và tự tin, không nhìn giấy, thì tốt nhất đừng nên nhìn.

HUẤN LUYỆN HIỆU QUẢ

Tiến hành huấn luyện cho nhân viên là một hình thức trao đổi thông tin rất quan trọng. Hãy nói chuyện với học viên như bạn đang diễn thuyết trước các cử tọa, bằng cách: phải tự tin, nhìn vào mắt người nghe và mời họ đặt câu hỏi. Bạn nên chú ý các khóa huấn luyện sẽ đạt hiệu quả nhiều hơn khi được tổ chức trong khoảng thời gian vài ngày và ở ngoài trời. Nếu trò chuyện tự nhiên với nhân viên ngoài buổi huấn luyện, thì bạn có thể nhận được những thông tin phản hồi quý giá về tất cả các lĩnh vực trong công ty. Thông tin phản hồi về khóa huấn luyện cũng rất quan trọng, vì nó giúp bạn đánh giá hiệu quả công việc huấn luyện chính xác hơn.

60. Nếu có thể, bạn nên mời diễn giả nổi tiếng đến trình bày ở các cuộc hội thảo hay hội nghị của công ty.

61. Cần kiểm tra thường xuyên xem các nhân viên có được tham gia các khóa huấn mà họ yêu cầu không.

TỔ CHỨC HỘI THẢO

Những cuộc hội thảo nội bộ hay hội nghị chuyên đề là cơ hội huấn luyện cho các nhân viên về những lĩnh vực quan trọng trong công ty.

Đó là những vấn đề liên quan đến công việc, và tập trung vào những mục tiêu cụ thể. Nếu bạn luyện đang phụ trách tổ chức các dự án nội bộ, thì hãy mời những người có liên quan, thường là cấp trên của bạn đến tham dự. Ngoài ra, hãy tổ chức các cuộc hội thảo mở rộng để giới thiệu những chiến lược mới của công ty với khách hàng và nhà cung cấp tạo cơ hội bán các sản phẩm mới. Trong dịp này, bạn nên mời cấp quản lý cao nhất phát biểu khai mạc hay kết thúc những cuộc hội thảo hoặc những ý kiến phát biểu không vì mục đích bán hàng.

PHÁT BIỂU TẠI HỘI THẢO

Nếu bạn đăng ký phát biểu tại cuộc hội thảo nội bộ hay mở rộng, hãy hỏi ban tổ chức về những đề tài mà các diễn giả khác sẽ trình bày, để tránh trùng lặp. Ngoài ra, bạn phải hỏi ban tổ chức thời gian tối đa cho một bài phát biểu và có phần hỏi đáp sau đó không. Nếu bạn không sử dụng micro, thì phải nói to rõ đủ để người ngồi cuối phòng cũng có thể nghe tiếng của bạn (hãy hỏi họ, nếu cần thiết). Đừng nói quá nhanh, và trong quá trình phát biểu hãy canh giờ để đảm bảo rằng bài phát biểu của bạn chỉ nói gọn trong khoảng thời gian cho phép (chú ý khi phát biểu nên trình bày những ý chính quan trọng trước).

62. Hãy hỏi những khách mời là giám đốc xem họ muốn phát biểu trong cuộc hội thảo không.

LÊN KẾ HOẠCH CHO MỘT HỘI NGHỊ

Cuộc hội nghị mang tính chính thức và quy mô lớn hơn so với cuộc hội thảo. Cũng như các cuộc họp khác, nó có mục đích cụ thể. Đó là nền tảng xây dựng chương trình cuộc họp và là các chủ đề để thảo luận. Đặc biệt, những cuộc hội nghị bán hàng trong nội bộ thường là những dịp để động viên nhân viên. Tất cả các cuộc hội nghị nên tổ chức ở những nơi sang trọng, có chuyên gia diễn thuyết, sử dụng thiết bị hiện đại và được lên kế hoạch cẩn thận. Phải lập danh sách để xem ai là người phát biểu ở hội nghị. Ngoài ra, bạn nên thu xếp một khách mời làm hoạt náo viên cho chương trình, vì điều này sẽ làm cho các cử tọa thích thú và tham gia nhiệt tình hơn. Một điều nhỏ nhưng không kém phần quan trọng trong các cuộc hội thảo, đó là khi mời một người lên phát biểu, bạn nhắc đến tên của người phát biểu tiếp theo để họ có thời gian chuẩn bị trước.

NHỮNG ĐIỂM CẦN NHỚ

• Khâu chuẩn bị càng kỹ lưỡng, cơ hội thành công càng cao.

• Việc chuyển tải thông tin sẽ được hiệu quả hơn nếu có sử dụng những phương tiện hỗ trợ nghe nhìn.

• Nhân viên ở các hội nghị chuyên đề hay ở các hội thảo cần được đối xử tôn trọng như nhau.

• Có thể mời diễn giả chuyên nghiệp đến nói chuyện tại các hội nghị của công ty.

• Cần tiến hành các hoạt động tiếp theo sau khi kết thúc các cuộc hội nghị và hội thảo, nếu không hiệu quả đem lại sẽ rất ít.

63. Hãy tham khảo trước các ý kiến của mọi người, nếu bạn muốn thay đổi địa điểm tổ chức hội nghị.

CHỌN ĐỊA ĐIỂM TỔ CHỨC HỘI NGHỊ

Địa điểm tổ chức cuộc họp cũng nói lên được một thông điệp chuyển đến người tham dự. Khi quyết định chọn chỗ để tổ chức hội nghị hay hội thảo, bạn hãy cân nhắc các yêu cầu, quy mô và loại sự kiện để chọn địa điểm phù hợp. Đối với hội nghị lớn, bạn cần chọn một địa điểm lớn để tiếp đón số lượng lớn người tham dự. Còn đối với một hội thảo, bạn chỉ cần một căn phòng cỡ trung bình và một vài phòng nhỏ hơn để những người huấn luyện có thể làm việc theo nhóm. Trước khi đăng ký cuộc hội thảo, bạn hãy kiểm tra xem mọi thứ đã sẵn sàng chưa như thiết bị điện tử, micro, máy đèn chiếu, ghế ngồi và thức ăn nhẹ...

NÊN VÀ KHÔNG NÊN

✔ Cần kiểm tra xem những người đến dự hội nghị có phương tiện di chuyển không

✔ Hãy lên chương trình hội nghị, bao gồm cả thời gian giải lao

✔ Phải sẵn sàng điều chỉnh chương trình cuộc họp trong trường hợp vượt quá thời gian quy định

✗Không nên để những người tham dự cuộc họp ứng khẩu và lên phát biểu mà không chuẩn bị trước (ngoại trừ trường hợp đặc biệt)

✗Không nên mời những người không liên quan đến tham gia hội thảo

✗Không quên nhận thông tin phản hồi để đánh giá sự thành công của cuộc họp

TRAO ĐỔI THÔNG TIN NHẰM MỤC ĐÍCH BÁN HÀNG

Bán hàng là bộ phận quan trọng của một doanh nghiệp. Nó không chỉ đơn giản là thuyết phục khách hàng mua hàng của mình. Trong tất cả các tình huống kinh doanh, bạn cần sử dụng các kỹ thuật bán hàng để đạt được sự thỏa thuận với những người khác, tranh thủ sự hỗ trợ, có được các nguồn lực và vượt qua mọi trở ngại.

64. Nếu bạn muốn "bán hàng một cách mềm mỏng", hãy nêu quan điểm của bạn dưới dạng câu hỏi.

CÁCH BÁN HÀNG MỀM MỎNG

Tất cả các thương vụ thành công đều nhờ vào sự "mềm mỏng": bạn tìm kiếm nhu cầu và đảm bảo đáp ứng được nhu cầu đó. Bạn có thể áp dụng phương pháp này vào công việc của mình và điều chỉnh "việc bán hàng" tùy theo tình huống cụ thể.

Các kỹ thuật "bán hàng mềm mỏng" bao gồm:

• Tìm hiểu tình hình bằng cách dùng các câu hỏi và lắng nghe thay vì đưa ra các nhận xét.

• Để người khác trả lời, thậm chí có khi bạn phải ngưng nói để người khác trả lời.

• Thể hiện sự đồng cảm với những quan điểm trái ngược, nhưng phải kiên trì thuyết phục cho đến khi người đối thoại chấp nhận quan điểm của bạn.

SỬ DỤNG KĨ THUẬT BÁN HÀNG MỘT CÁCH MỀM MỎNG

Luôn mỉm cười và tay xòe ngửa ra là những kỹ thuật bán hàng một cách nhẹ nhàng, mềm mỏng. Cả hai cử chỉ đó rất thân thiện, thuyết phục và không mang ý nghĩa đe dọa, áp đặt. Cử chỉ của bàn tay góp phần tăng sức mạnh thuyết phục khách hàng.

BÁN HÀNG MỘT CÁCH CỨNG RẮN

Phương pháp bán hàng một cách cứng rắn là đặt khách hàng vào tình huống khó khăn nào đó và buộc họ quyết định mua sản phẩm. Nếu phải cố gắng thực hiện một công việc nào đó, thì bạn phải mạnh dạn và nên sử dụng phương pháp bán hàng cứng rắn khi gần đạt đến mục đích. Các kỹ thuật bán hàng cứng rắn" bao gồm:

• Đưa ra lời đề nghị cuối cùng.

• Nhấn mạnh việc có thể mất cơ hội.

• Nhấn mạnh tình huống cạnh tranh.

• Đưa ra lời đề nghị cứng rắn và rõ ràng.

• Nhấn mạnh vào việc phải thỏa thuận ngay.

65. Hãy lắng nghe những ý kiến phản đối của các khách hàng tiềm Năng. Bởi vì, họ có thể cung cấp các nhu cầu để bạn bán hàng.

DÙNG TÀI LIỆU ĐỂ QUẢNG CÁO

Sử dụng tài liệu để quảng cáo bán hàng - cho dù bạn đang cố gắng bán một sản phẩm bằng cách gửi thư hay đang "bán" một đề xuất cho các đồng nghiệp - thì hãy tuân thủ một số quy tắc nghịch lý này. Ví dụ, đối với hình thức tiếp thị trực tiếp cho khách hàng từ bên ngoài, những bức thư dài có thể đem về nhiều đơn đặt hàng hơn bức thư ngắn. Tuy nhiên, khi gởi những bản tin nội bộ đi, những mẩu tin ngắn lại có hiệu quả hơn. Bạn nên chú ý, dù viết thư dài hay ngắn, ngay đầu thư phải nêu rõ lý do viết thư. Lý do này phải gây sự chú ý của người đọc, luôn bám sát chủ đề, mang tính thuyết phục, kết thúc bằng một kết luận ngắn gọn, rõ ràng và tích cực.

66. Hãy nhờ một đồng nghiệp đọc lá thư thương mại mà bạn viết, để xem nội dung có rõ ràng, dễ hiểu không.

TẬN DỤNG MÁY VI TINH

Máy tính cá nhân là một phương tiện hỗ trợ bán hàng rất đắc lực. Ví dụ, bạn có thể lưu giữ tên, địa chỉ và các thông tin về những khách hàng tiềm năng trong máy tính, thậm chí bạn có thể truy cập những tập tin liên quan đến khách hàng khi bạn đang nói chuyện với họ trên điện thoại. Có được những thông tin cần thiết trên máy tính sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn và tiến đến gần mục tiêu hơn. Đặc biệt, máy vi tính rất hữu dụng trong việc bán các dịch vụ tài chính, khi các chi tiết về tài chính của người mua được nhập vào, nhiều chương trình lập sẵn trên máy sẽ xử lý và cho ra những đề xuất phù hợp với khách hàng đó.

67. Hãy tiếp cận việc bán hàng như một công việc chung giữa bạn và người mua.

BÁN CÁC Ý TƯỞNG VÀ KHÁI NIỆM

Các kỹ thuật bán hàng cơ bản được áp dụng trong nhiều công tác quản lý. Nếu bạn vẫn dụng tốt các kỹ thuật này, bạn sẽ thành công trong công ty cũng như ở bên ngoài. Khi bạn muốn bán một ý tưởng, hãy thử áp dụng một vài câu nói thường được dùng trong cách bán hàng cứng rắn hay cách bán hàng mềm mỏng như sau sẽ đạt hiệu quả khả quan:

"Tôi đã phát triển ý tưởng này từ những gì bạn nói với tôi hôm kia."

"Chúng ta chưa cân nhắc kỹ đến đề xuất mới nhất này. Vấn đề là chúng ta phải cân nhắc bây giờ hoặc sẽ không bao giờ nhắc đến nữa."

"Đây là những gì bạn đang tìm kiếm. Nếu chúng ta không làm điều đó, đối thủ cạnh tranh chắc chắn sẽ làm."

"Không có ai khác làm điều này tốt như chúng ta."

ĐẾ THƯƠNG LƯỢNG THÀNH CÔNG

Tất cả các cuộc thương lượng đều cần vận dụng các kỹ năng trao đổi xuất sắc. Bạn cần phải trình bày đề xuất của mình một cách rõ ràng và hiểu chính xác những gì đối tác đề xuất lại. Những kỹ năng này rất cần thiết đối với các cấp quản lý, vì thế bạn hãy cố gắng cải thiện chúng.

68. Bạn nên chọn nhiều người có nhiều cá tính khác nhau trong một nhóm đàm phán của mình.

CHUẨN BỊ CUỘC THƯƠNG LƯỢNG

Càng chuẩn bị kỹ cho việc thương lượng, cơ hội thành công càng cao. Hãy bắt đầu bằng cách xác định mục tiêu của bạn. Tiếp đến, quyết định xem những ai và cần bao nhiêu người cho việc thương lượng? Nếu cần một nhóm thương lượng, thì những người này phải phối hợp ăn ý với nhau.

Nhóm đó phải nghiên cứu kỹ các vấn đề và tình hình của mình. Việc nghiên cứu này sẽ giúp nhóm lên chương trình thỏa thuận với phía bên kia sao cho có lợi nhất. Phải tập dợt diễn tiến cuộc thương lượng ít nhất một lần trước khi nó diễn ra chính thức. Cuối cùng, xác định mức tối thiếu mà bạn có thể chấp nhận được.

THÀNH THẠO CÁC KỸ THUẬT

Những nhà thương lượng chuyên nghiệp và bắt đầu thảo luận thường lấy nhu cầu làm cơ sở thương lượng - thường là nhu cầu của đối tác. Khi bạn bắt đầu bước vào cuộc thương lượng với tinh thần vì "nhu cầu của đối tác", thì bạn sẽ kiểm soát được cuộc thương lượng ở mức độ cao nhất và ít nguy hiểm nhất. Việc chọn đúng thời điểm rất quan trọng. Trong giai đoạn tranh cãi và mặc cả, bạn cần phải phán đoán xem người đối thoại đang nghĩ gì và chọn thời điểm để nêu lên hay thay đổi đề xuất của mình, hoặc phản đối một đề xuất hay giới thiệu một nhân tố mới. Bạn hãy cố gắng thay đổi thể đối kháng sang sự hợp tác trong một cuộc thương lượng. Hãy hỏi những câu hỏi mang tính hướng dẫn như "Bạn đã sẵn sàng ký chưa?" Đây là cách làm giảm nhẹ lập trường của bạn và gây sự chú ý, khuyến khích trao đổi thông tin và suy nghĩ của đối tác.

CUỘC THƯƠNG LƯỢNG MUA BÁN

Có hai điều quan trọng bạn cần phải nhớ khi thực hiện cuộc thương lượng mua bán. Đầu tiên là quyết định chính xác những gì bạn cần (không phải những gì bạn muốn). Bạn phải nhớ, nhiệm vụ của người bán hàng là cố gắng thuyết phục những sản phẩm của họ đáp ứng được nhu cầu của bạn. Thứ hai bạn nên quyết định xem mình sẵn sàng trả bao nhiêu. Hãy xác định mức tối đa bạn có thể trả và đừng để vượt quá mức đó. Trong những cuộc thương lượng như thế, người đưa ra giá trước tiên thường không có lợi, vì thế bạn hãy thuyết phục đối tác đưa ra giá trước.

69. Bạn hãy suy nghĩ xem kết quả lý tưởng là gì và làm cách nào để đạt được kết quả đó.

LÀM VIỆC VỚI NHÀ CUNG CẤP

Cách thường làm để thương lượng với các nhà cung cấp là lấy bản báo giá của những nhà cung cấp khác (tạo ra sự cạnh tranh lành mạnh), để xem giá cả các mặt hàng mà bạn quan tâm. Sau đó, bạn có thể mặc cả và yêu cầu nhà cung cấp giảm giá ở mức thấp nhất có thể chấp nhận, hoặc nâng cao yêu cầu của bạn. Nếu nhà cung cấp không đáp ứng được chất lượng và điều kiện giao hàng, bạn hãy thương lượng lại.

Hiện nay, mọi người thường vận dụng phương pháp mới, hiệu quả hơn. Đó là chọn nhà cung cấp tốt nhất, thương lượng với họ để có được mức giá thấp nhất, và chia sẻ lợi nhuận cho cả hai bên. Với phương pháp này, thay vì chỉ thương lượng giá như trước đây, bạn hãy trao đổi những vấn đề khác không liên quan đến giá cả để tạo sự tin cậy, sau đó mới thảo luận mức giá thật sự.

70. Hãy chia sẻ những thông tin hữu ích với các nhà cung cấp. Điều đó có thể giúp bạn thành công trong các mối quan hệ làm ăn lâu dài.

THỎA THUẬN VỚI NHÂN VIÊN

Cuộc họp chỉ có hai người rất phù hợp để thương lượng riêng với nhân viên về công việc và năng suất. Khi bạn đi đến thỏa thuận cuối cùng, hãy để đối tác có cảm giác rằng, họ đã đạt được một điều gì đó thậm chí ngay cả khi họ không đạt được gì. Nếu bạn phải thương lượng với một nhà thương lượng chuyên nghiệp nhưng lại có thái độ đối nghịch và có yêu cầu vượt quá giới hạn tối đa có thể chấp nhận được, thì hãy bình tĩnh và tập trung vào việc duy trì sao cho kết quả nằm trong giới hạn mà bạn chấp nhận được.

71. Mọi người ít khi đình công vì những vấn đề không liên quan đến lương.

CHUẨN BỊ VIẾT BÁO CÁO

Bản báo cáo là tài liệu chính thức được gởi đến cho người khác đọc. Do vậy, bản báo cáo phải chính xác, được trình bày đẹp và phải có kết luận xác đáng. Nếu bạn được yêu cầu viết một bản báo cáo, thì phải đảm bảo bản báo cáo đó đáp ứng đầy đủ các yêu cầu trên.

72. Phải cương quyết cắt bỏ tất cả những thông tin không cần thiết trong bản báo cáo.

73. Hãy chuẩn bị bản báo cáo sao cho phù hợp với người nhận.

NGHIÊN CỨU TÀI LIỆU CHO BẢN BÁO CÁO

Nếu bạn đang báo cáo về các hoạt động của mình, thì hãy kiểm tra các dữ liệu thật chính xác. Nếu bạn được yêu cầu báo cáo về một đề tài nào đó, ví dụ nghiên cứu về một thị trường mới cho sản phẩm mới, thì hãy liệt kê những nội dung bạn cần biết. Ghi chú rõ ràng các nguồn cung cấp tài liệu mà bạn tìm ra những thông tin cần thiết, đảm bảo rằng những thông tin đó đều có nguồn gốc xác thực. Trước khi gút lại, bạn hãy tìm ít nhất một người có thẩm quyền đáng tin cậy để xác nhận lại thông tin trên.

CẤU TRÚC BẢN BÁO CÁO

Hãy viết chủ đề và tóm tắt các vấn đề chính của bản báo cáo trong phần mở đầu. Phần thân bài, nêu lên các luận chứng để chứng minh các quan điểm của bạn, và các đoạn văn được đánh số, sắp xếp theo thứ tự hợp lý. Sử dụng các tiêu đề, các phân mục để người đọc dễ nhớ, dễ theo dõi. Hãy sử dụng gạch dưới và in đậm để nhấn mạnh khi cần thiết. Hãy kết thúc bản báo cáo bằng cách đưa ra các kiến nghị cho chương trình hành động.

NÊN VÀ KHÔNG NÊN

✔Hãy viết bản báo cáo sao cho ngắn gọn, trình bày thú vị.

✔Hãy dùng những câu trích trực tiếp của người được phỏng vấn.

✔Nhấn mạnh những phát hiện và dữ liệu quan trọng.

✔Hãy đánh số đoạn văn để tham chiếu và trình bày các vấn đề một cách riêng biệt.

✔Sử dụng các tiêu đề khác khi thay đổi chủ đề và trong mỗi tiêu đề lớn nên sử dụng nhiều tiêu đề nhỏ.

✗Không viết dông dài, hay một đoạn dài không ngắt câu.

✗Không quá lạm dụng từ "tôi" hay để thành kiến cá nhân chi phối.

✗Không được lạc đề.

✗Không nên rút ra kết luận khi chưa đủ chứng cứ.

✗Không nên phân phát bản báo cáo khi chưa kiểm tra kỹ các nguồn thông tin.

ĐẢM BẢO SỰ RÕ RÀNG

Mặc dù bản báo cáo không phải là một tác phẩm văn học nhưng cũng phải tuân thủ theo nguyên tắc viết rõ ràng, chuẩn xác. Nếu bạn không chắc về các kết luận của mình, hãy nêu ra các khả năng và để người đọc tự quyết định. Bạn hãy trình bày quan điểm của mình bằng một số câu ngắn gọn, rành mạch. Quan trọng nhất, bạn hãy đặt mình vào vị trí người đọc. Họ có hiểu được ý của bạn không? Nếu có thể, hãy nhờ một người bạn hay đồng nghiệp đọc qua bản báo cáo trước khi bạn gởi đi.

74. Hãy nắm lấy các cơ hội để trình bày bản báo cáo của bạn với cử tọa.

75. Tránh đưa vào những thông tin hay kết luận không cần thiết.

PHẢI NGẮN GỌN, SÚC TÍCH

Bản báo cáo ngắn gọn, súc tích sẽ giúp bạn trình bày các quan điểm của mình một cách rõ ràng, cụ thể. Hãy dùng những từ, những câu ngắn gọn thay vì dài dòng. Hãy dành thời gian để trình bày phần kết luận chính của bản báo cáo, hay nên có một phần kết luận ngắn gọn trước khi bạn bắt đầu chuyển sang một phần mới. Khi đọc lại bản báo cáo, hãy cắt bỏ những đoạn không cần thiết để bài viết được mạch lạc hơn.

TRÌNH BÀY BẢN BÁO CÁO

Nếu bạn dự định trình bày bản báo cáo của mình bằng cách diễn thuyết, thì hãy tự hỏi cách nói chi tiết hay cô đọng mang lại hiệu quả hơn. Nếu bạn thuyết trình trong một cuộc họp, hãy gởi bản báo cáo đến cho mọi người trước và chuẩn bị các thiết bị hỗ trợ nghe nhìn nếu có thể. Khi bạn ở vị trí trung lập và đã nghiên cứu hướng khả thi về những nội dung trong bản báo cáo, thì hãy gởi bản báo cáo trước cho mọi người. Đồng thời, bạn phải sẵn sàng trả lời những câu hỏi hay những ý kiến phản đối chắc chắn sẽ có trong cuộc họp.

TRÌNH BÀY VỚI THIẾT BỊ HỖ TRỢ NGHE NHÌN

Trình bày các quan điểm với phương tiện hỗ trợ nghe nhìn và các kỹ năng thuyết trình tốt sẽ giúp bạn hoàn thành xuất sắc bản báo cáo trong cuộc họp. Đặc biệt, những hỗ trợ về hình ảnh sẽ giúp bạn chuyển tải thông tin đến người nghe nhanh hơn.

VIẾT MỘT ĐỀ XUẤT

Bản đề xuất khác với bản báo cáo ở chỗ, nó là một tài liệu nhằm mục đích quảng cáo để bán hàng. Vì vậy, bản đề xuất của bạn phải thuyết phục được người nghe và hữu ích. Ví dụ, bạn có thể dùng đề xuất nội bộ để tranh luận việc công ty nên đầu tư nâng cấp hệ thống máy tính bay đào tạo nhân viên.

76. Liệt kê danh sách các đồng minh để chuẩn bị vận động cho đề xuất của bạn.

NGHIÊN CỨU TÀI LIỆU CHO BẢN ĐỀ XUẤT

Để thành công, các dự án phải nhất quán với các mục tiêu chung của công ty. Trước khi viết đề xuất, bạn hãy nghiên cứu xem nó có phù hợp với các tiêu chí lớn của công ty không. Khi hoạch định việc nghiên cứu, bạn hãy:

• Tìm hiểu xem đề xuất của bạn có phù hợp với chiến lược của công ty không, hoặc có những hoạt động liên quan nào đang được thực hiện hay trong tương lai sẽ thực hiện nhưng lại mâu thuẫn với dự án của bạn không?

• Tìm hiểu xem có vấn đề nào (như tài chính, nhân sự, luật pháp) cần phải xem xét cân nhắc lại không và những đề xuất này có ảnh hưởng gì đến quyền lợi của công ty không?

• Hỏi lãnh đạo xem mục tiêu ngắn hạn, trung hạn và dài hạn của công ty là gì?

• Thu thập tất cả thông tin cần thiết nhằm hỗ trợ cho đề xuất của bạn và để chuẩn bị cho bước tiếp theo: hoạch định bản đề xuất.

77. Bạn hãy thẳng thắn tự hỏi bản thân, tại sao đề xuất này thất bại còn đề xuất kia lại thành công.

HOẠCH ĐỊNH CHO BẢN ĐỀ XUẤT

Cấu trúc của bản đề xuất giống như bản báo cáo. Hãy tóm tắt các đề xuất ở phần đầu; sử dụng tiêu đề cho từng luận điểm của bạn và nhắc lại các điểm chính ở phần kết luận. Khi trình bày bản đề xuất, bạn phải lạc quan, thể hiện sự nhiệt tình để thuyết phục người khác tin tưởng vào khả năng của bạn có thể đem lại hiệu quả như đã nói. Ngoài ra, bạn nên nghiên cứu kỹ và trình bày đến những trường hợp bất lợi có thể xảy ra và đề ra những giải pháp có thể khắc phục.

78. Hãy sử dụng kỹ thuật bán hàng mềm mỏng để thuyết phục mọi người chấp thuận đề xuất của bạn.

NHỮNG CÂU HỎI DÀNH CHO BẠN

? Chi phí cần thiết để thực hiện đề xuất này là bao nhiêu và những ai tham gia thực hiện?

? Nếu đề xuất được chấp nhận, thì lợi ích về mặt kinh tế, tiếp thị, chất lượng của nó là gì?

? Đề xuất sẽ được thực hiện như thế nào?

? Tại sao đề xuất lại được chấp nhận vào lần này?

? Tại sao bạn tin tưởng rằng, đề xuất này sẽ thành công?

CÁC BƯỚC TIẾP THEO

Khi phân phát bản đề xuất, bạn phải đảm bảo rằng người nhận sẽ biết được kế hoạch tiếp theo tiến hành như thế nào và khi nào. Đồng thời, bạn muốn họ trả lời bằng văn bản không? Dù đề xuất được gởi cho đồng nghiệp trong công ty hay cho nhà cung cấp, khách hàng, bạn nên theo dõi tiến độ thực hiện bằng cách tổ chức cuộc họp để thảo luận tiếp những vấn đề phát sinh. Nếu có thể, bạn hãy trình bày với sự hỗ trợ của các thiết bị nghe nhìn. Bởi vì, đề xuất được trình bày bằng hình ảnh càng cô đọng thì khả năng thành công càng cao. Tuy nhiên, bạn nên lưu ý rằng, dù bạn trình bày có xuất sắc bao nhiêu nhưng đề xuất tồi thì cũng không thuyết phục được người nghe.

VIẾT MỘT BẢN KẾ HOẠCH KINH DOANH HIỆU QUẢ

Nếu công việc kinh doanh của bạn cần nguồn tài trợ, thì bạn phải trình bày kế hoạch kinh doanh của mình cho nhà đầu tư. Để làm được điều đó, bạn phải viết bản kế hoạch kinh doanh với những đề xuất, thảo luận và kết luận rõ ràng, đồng thời chứng minh các đề xuất này bằng những số liệu, dữ kiện chi tiết trong một thời gian phù hợp với dự án (tối thiểu là ba năm). Trong bản kế hoạch đó, bạn thể hiện rằng mình nắm rõ các vấn đề tài chính, đã cân nhắc tất cả các yếu tố, bao gồm các trường hợp tốt nhất và xấu nhất, đồng thời nếu xúc tiến, nó có nhiều cơ hội đem lại lợi nhuận.

LẬP KẾ HOẠCH

Bạn phải đảm bảo rằng bản kế hoạch kinh doanh của mình rất chuyên nghiệp. Nó phải có tựa đề, nội dung và được đóng bìa hoàn chỉnh.

TẠO ẤN TƯỢNG TỪ HÌNH THỨC

Bạn nên chú ý, một bản đề xuất hay bản báo cáo tốt nhất vẫn có thể bị giảm hiệu quả nếu phần trình bày của nó quá kém, biểu đồ minh họa hay khâu in ấn xấu, không rõ ràng. Vì vậy, một đề xuất hay nhất thiết phải được trình bày đẹp, rõ ràng. Nếu bạn không thể làm được như vậy, tốt nhất nên thuê chuyên gia thực hiện.

79. Dùng những tiêu đề để khái quát nội dung các vấn đề mà bạn muốn trình bày. Bởi vì mọi người thường đọc tiêu đề trước.

ĐÁNH GIÁ NHU CẦU THIẾT KẾ

Đối với bất kỳ tài liệu nào, bạn nên cố gắng đạt được tiêu chuẩn thiết kế cao nhất, nhưng cần lưu ý đa dạng hóa các phương pháp để đáp ứng nhiều yêu cầu khác nhau. Ví dụ, khi bạn thiết kế tài liệu để bán hàng cần chú ý đến việc "quảng cáo" hình ảnh công ty, nên đặt logo của công ty ở vị trí thích hợp nhằm tạo được ấn tượng tốt nhất với khách hàng. Ngoài ra, việc trình bày các tài liệu nội bộ nên linh động hơn. Nếu bạn không chuyên về thiết kế, hãy thuê người thiết kế chuyên nghiệp trình bày tài liệu sao cho tạo được ấn tượng tốt về hình thức.

80. Hãy sử dụng hình ảnh, đồ thị và biểu đồ màu trong tài liệu nếu có thể.

SỬ DỤNG NGƯỜI THIẾT KẾ

Trước khi bạn quyết định thuê người thiết kế chuyên nghiệp, hãy tìm người thực hiện được phong cách thiết kế mà bạn yêu cầu bằng cách xem những sản phẩm trước đây họ đã làm. Điều này sẽ giúp bạn biết họ có khả năng làm được những gì? Hãy trình bày yêu cầu công việc một cách rõ ràng cho người thiết kế, giải thích đầy đủ những gì bạn muốn làm. Nếu có thể, bạn hãy yêu cầu họ xem kỹ bản phác thảo, đưa ra thời điểm duyệt và hoàn thành công việc cụ thể. Nếu bản phác thảo đầu tiên không đạt, bạn hãy cố gắng nói rõ yêu cầu của mình để đảm bảo bản thảo cuối cùng phải đạt được những gì mình muốn. Ngoài ra, bạn cần nhớ rằng việc đánh giá không chỉ dựa vào cảm tính bạn thích bản thiết kế đó, mà còn xem nó có đáp ứng được các mục đích kinh doanh không.

81. Bạn nên theo dõi công việc thiết kế để phát hiện ra những sai sót ngay từ đầu và nhanh chóng yêu cầu chỉnh sửa.

THIẾT KẾ THEO NGUYÊN TẮC RÕ RÀNG

Một trong những quyết định quan trọng của việc thiết kế là chọn kiểu chữ. Những chương trình phần mềm hiện đại cung cấp rất nhiều kiểu chữ, vì vậy bạn phải chọn kiểu chữ sao cho phải rõ ràng và dễ đọc. Nếu ngân sách tài chính cho phép in màu, bạn nên in màu tất cả các tiêu đề chính quan trọng. Tuy nhiên, tránh in hình minh họa chồng lên chữ vì như thế rất khó đọc, tránh phô trương, tránh in chữ trắng trên nền đen vì không được rõ ràng. Bạn hãy chọn cách thiết kế đơn giản và phù hợp với mục đích của mình.

NHỮNG ĐIỂM CẦN NHỚ

- Tránh sử dụng cùng một lúc nhiều kiểu chữ khác nhau khiến người đọc rối mắt.

• Yếu tố dễ đọc là quan trọng nhất - Cỡ chữ không nên nhỏ quá.

• Một tài liệu được thiết kế tốt vừa thu hút người đọc, vừa đáp ứng được mục đích của nó.

BẢN ĐỀ XUẤT KHÔNG ĐẠT

Tài liệu này trình bày rất rối rắm vì một số lý do: sử dụng quá nhiều loại kiểu chữ khoảng cách không đều và sử dụng hình minh họa không cần thiết, gạch dưới tùy tiện...

BẢN ĐỀ XUẤT ĐẠT

Sử dụng cách đánh số thứ tự và chấm đầu dòng được in đậm cho mỗi đề tài khác nhau, canh lề thẳng, để tạo khoảng cách giữa các dòng đều, rõ thể hiện phong cách rất chuyên nghiệp, tạo ấn tượng tốt với người đọc.