Chương 3Cách thức triển khai

S

au khi đã có được thông tin tổng quan về Email Marketing, các bước hoạt động như thế nào, giờ là lúc bạn nên bắt đầu cho việc thử nghiệm một chiến dịch nhỏ. Như đã trình bày ở trên, email phải được gửi đi từ SMTP server và được xác thực domain cùng email, phần mềm gửi email như một công cụ hỗ trợ soạn thảo và tùy chỉnh kết nối với máy chủ để gửi Email Marketing. Như vậy, việc email của bạn được rơi vào inbox hoặc bị rơi vào spam phụ thuộc vào các yếu tố như: domain, địa chỉ gửi email, tiêu đề, nội dung, tần suất gửi nên bạn đừng tin là có một phần mềm nào đảm bảo rằng tỷ lệ rơi vào inbox là 99% khi không có sự nỗ lực đánh giá và tối ưu của bạn. Do đó việc sử dụng phần mềm gửi email nào là do sự phù hợp với bạn.

Hiện tại, các phần mềm đều có các phần và cấu trúc vận hành gần như giống nhau, nên với cuốn sách này phần hướng dẫn sẽ được dựa trên phần mềm Mailchimp và Sendy mà MediaZ đang sử dụng.

1. Import Subscribe và cài đặt cấu hình data

Mailchimp

Với việc tạo danh sách chứa email của người theo dõi, bạn click vào List ở sidebar phía trên màn hình.

Phía trên góc phải màn hình, chọn Create list

Tiếp tục chọn Create list

Màn hình hiển thị

List name: Nhập tên của danh sách email.

Default form email address: Nhập email gửi tới người theo dõi.

Default form name: Nhập tên bạn muốn hiển thị với người theo dõi.

Campaign URL settings

Remind people how they signed up to your list: Nhắc nhở mọi người làm thế nào mà họ lại có trong danh sách của bạn

Tiếp tục nhập các thông tin cần thiết và kéo xuống dưới.

Daily summary: Gửi email báo cáo hằng ngày.

One-by-one (subscribe notifications as they happen): Gửi mail khi có người theo dõi mới.

One-by-one (unsubscribe notifications as they happen): Gửi mail khi có người bỏ theo dõi.

Bạn có thể chọn Daily summary nếu lượng người theo dõi của bạn hằng ngày tăng nhiều, nếu không thì chỉ nên chọn hai mục cuối one-by-one.

Rồi click vào Save.

Nếu đã có sẵn danh sách email, bạn chỉ việc import subscribers.

Thông qua file CSV, hoặc copy paste từ file Excel, hoặc thêm trực tiếp từ Google Drive.

Nếu chưa có sẵn danh sách, bạn chưa có một email nào, hãy tự tạo cho mình một cần câu mail với việc click vào Setup a signup form.

Tạo form đăng ký theo dõi bằng cách chọn Form builder.

Có rất nhiều kiểu hoạt động của trang đăng ký, mặc định được hiểu là kiểu form đăng ký cơ bản. Với form này, bạn có thể tùy chọn trang đăng ký có thêm trang cảm ơn, thêm thông báo xuất hiện với tùy chọn Forms and response emails.

Mọi thao tác thực hiện trên Mailchimp đều rất trực quan. Bạn chỉ việc click chuột vào các vùng cần sửa nội dung và nhập dữ liệu vào bên phải. Với tab Design It bạn có thể thiết kế giao diện trang đăng ký cho nó bắt mắt hơn, và Translate It sẽ giúp bạn chuyển ngôn ngữ tiếng Anh sang tiếng Việt.

Bạn có thể thêm các tùy chọn như nhập ngày sinh, địa chỉ nhà…

Hoặc cũng có thể chỉnh sửa lại các tùy chọn cũ.

Tùy chọn Embedded forms, bạn có thể gắn form thu thập email lên website.

Gắn form lên một chỗ nào đó trên website của bạn, rất nhiều người dùng tính năng này.

Ví dụ như blog.mediaz.vn (sidebar)…

Classic là giao diện cơ bản.

Super Slim là cực kỳ đơn giản.

Naked thì bạn tự làm layout luôn…

Sau khi hài lòng với form đăng ký của mình, bạn kéo xuống dưới và lấy code dán vào website…

Còn với Sendy thì thế nào nhỉ?

Đăng nhập và lựa chọn user mà bạn sẽ gửi tin.

Lựa chọn mục LIST & SUBSCRIBE bằng cách Click vào View all lists.

Chọn Add a new list.

Nhập tên file data vào List name, rồi click vào “+ Add”

Việc import data khách hàng có thể thực hiện bằng nhập thông qua CSV hoặc paste trực tiếp vào khung nhập liệu của hệ thống.

Import file CSV có một số điểm bạn cần lưu ý:

- Định dạng file CSV của bạn phải tương tự như ví dụ bên dưới (không bao gồm dòng tiêu đề đầu tiên.

- Số cột trong file CSV của bạn nên giống như ví dụ dưới.

- Nếu bạn muốn nhập nhiều dữ liệu hơn tên và email, đầu tiên bạn hãy tạo thêm các trường tùy chỉnh bằng cách click vào Create custom fields first.

Hoặc bạn cũng có thể gõ trực tiếp danh sách hoặc paste nội dung của dữ liệu vào ô name and email

Sau khi thêm data, bạn có thể xem và tùy chỉnh thông tin cho phù hợp.

Nếu danh sách của bạn được hình thành bằng cách thu nhận từng email trên website thì phải làm thế nào?

Câu trả lời là bạn vẫn tiếp tục nhập các thông tin của một vài email ban đầu. Khi đó ở góc phải màn hình hiển thị.

Lựa chọn Subscribe form

Đường dẫn được hiển thị cho phép người dùng theo dõi trang và đoạn code HTML phía dưới để bạn chèn vào website tạo form đăng ký cho riêng mình.

Công việc tiếp theo mà bạn phải thực hiện là phải cấu hình email.

Lựa chọn Single Opt-in nếu không muốn người dùng phải xác nhận click vào link trong email mới được subscribe và ngược lại, với việc chọn Double Opt-in người dùng sẽ phải xác nhận bằng cách click vào link trong email. Lời khuyên cho bạn nên chọn phương thức Double Opt-in, bởi khi đó sẽ hạn chế được việc người đọc nhận email ngoài ý muốn và các chiến dịch mà bạn thực hiện cũng hiệu quả hơn.

Thiết lập mẫu email cảm ơn người dùng vì đã đăng ký theo dõi bạn. Dưới đây là mẫu mail được blog Trungduc.net sử dụng.

Với việc lựa chọn Double Opt-in bạn sẽ phải hoàn tất thêm một mẫu mail xác nhận khi bạn đăng ký vào list danh sách khách hàng subscribe.

Nguồn: mẫu email xác nhận đăng ký của blog trungduc.net

Mẫu email unsubscribe được sử dụng. Với email này bạn có thể gửi tới họ thông báo unsubscribe thành công, hoặc chỉ đơn giản là xin lỗi và hỏi lý do về hành động của họ, cũng như cung cấp link để có subscribe nếu muốn.

Lưu ý, tại các email thông báo về việc subscibe hay subscribe đều có Success Page. Tại đây bạn có thể chuyển hướng người dùng sang một trang thông báo cảm ơn khác với mục đích tặng quà thay vì trang cảm ơn mặc định của hệ thống gửi mail.

Bên cạnh thông tin dữ liệu về Name và Email, Sendy cho phép bạn cấu hình thêm rất nhiều thông tin với nhiều cột khác nhau. Bạn có thể thêm không giới hạn với Custom Fields bằng cách click vào “Create Custom fields first”.

Nhập tên Field, Data type tùy chọn rồi nhấn nút Add Custom Field

Sau này, khi Import hay chỉnh sửa thông tin khách hàng, bạn sẽ có thêm một cột để bổ sung dữ liệu tương ứng với Field vừa tạo.

2. Soạn template email

Với Mailchimp

Chọn menu Template, click vào Create template

Bạn có thể lựa chọn tạo template cho riêng mình với các layouts tùy chọn có sẵn, với các Themes được thiết kế đẹp hoặc cũng có thể tự Code template cho chính bản thân mình.

Dễ dàng tùy chỉnh với các lựa chọn bên phải như sửa, thêm ảnh…

Email Marketing gửi tới tập khách hàng cụ thể với Sendy

Email nhận được hấp dẫn, đẹp, sinh động, đầy đủ thông tin với phần header và footer có thông tin người gửi, lý do bạn nhận được email này cùng với link unsubscribe là những gì bạn cần thực hiện trong phần này.

Dưới đây là một email mẫu chuẩn mà MediaZ Agency đã từng thực hiện.

Header

Footer

Trong phần footer sẽ có thông tin người gửi với nội dung liên quan đến tên công ty, địa chỉ, thông tin liên hệ, cụ thể hóa được lý do vì sao bạn nhận được email này và link unsubscribe nếu không muốn nhận các email tương tự.

Việc soạn các template email này được thực hiện bằng cách click vào All templates trong mục TEMPLATES.

Bạn có thể kiểm tra và sử dụng các Template đã được tạo sẵn từ trước hoặc thiết lập template mới bằng cách click vào Create a new template.

Tạo template mới với đầy đủ các thông tin liên quan đến header và footer như hình ảnh, thông tin người gửi, lý do nhận email, link unsubscribe.

Việc gửi Email Marketing sẽ có hiệu quả khi đưa ra cho khách hàng được lý do tại sao họ nhận được email này. Một phần, nó tạo được cảm giác thân thiện với khách hàng tránh trường hợp lỡ tay click vào spam, một phần thu hút người đọc đi sâu vào thông điệp bạn muốn truyển tải qua email.

Nguồn: mẫu footer có chứa nội dung lý do vì sao khách hàng nhận được email này.

Dưới đây sẽ là một vài lý do mà bạn có thể sử dụng khi gửi Email Marketing tới khách hàng.

- Vì bạn (khách hàng) đã đăng ký email để nhận kiến thức.

- Gửi tới kiến thức về lĩnh vực mà người đọc đang quan tâm.

- Tặng sản phẩm dùng thử miễn phí.

- Tặng phiếu giảm giá.

- Chương trình khuyến mãi.

- Hoàn thành bảng khảo sát.

Và có rất nhiều lý do khác, dù bất cứ lý do gì thì cũng đừng quên sự có mặt của nó trong email nhé!

Lưu ý: link unsubscribe sẽ được lấy ở dưới phần mô tả tạo template

Email Marketing gửi tới tập khách hàng cụ thể với Sendy

Loại email này được sử dụng để lên lịch trình định sẵn khi email đó được gửi tới khách hàng sau một thời điểm nhất định kể từ lúc đăng ký.

Bước 1: Vào tập khách hàng subscribe vừa tạo

Chọn Autoresponders

Bước 2: Nhập tên vào mục Autoresponder name, click vào Save & next

Bước 3: Lên các nội dung email mới theo hướng dẫn trên

Tuy nhiên, với trường hợp này có điểm cần lưu ý là việc cài đặt thời gian gửi email. Mỗi email được tạo, bạn có thể tùy chỉnh được thời gian gửi email, và được tính khoảng cách về thời gian kể từ thời điểm bắt đầu đăng ký subscribe.

3. Soạn nội dung email

Nội dung của Email Marketing chính là phần body, là thông điệp, là thông tin sản phẩm và là cả các chương trình khuyến mãi, giảm giá gửi đến cho khách hàng.

Soạn nội dung email với công cụ Mailchimp

Chọn menu Campaign

Chọn Create Campaign

Chọn “Create an Email” để thực hiện các chiến dịch Email Marketing

Chọn chiến dịch cơ bản Regular

Chiến dịch gửi tự động khi có subscriber mới, khi muốn nói chúc mừng sinh nhật, hay cả khi blog có cập nhật bài mới với mục Automated.

Với tùy chọn gửi theo Share Blog Updates, bạn lựa chọn danh sách người muốn gửi thông tin sẽ xuất hiện bảng tùy chọn để điều chỉnh thông tin gửi theo RSS mỗi khi website có bài mới. Hệ thống Mailchimp sẽ tự động check qua RSS và gửi email đến người theo dõi (nếu có).

Chỉnh sửa các tùy chọn thêm.

Entire list: Gửi email thủ công đến list.

Saved or pre-build segment: Gửi đến nhóm sự kiện đã lưu hoặc xây dựng trước.

Group or new segment: Gửi đến nhóm hoặc các sự kiện mới.

Đây là ví dụ gửi cho tất cả những người mà địa chỉ của họ chứa từ “edu”.

Chiến dịch chỉ có text với tùy chọn Plain-text

Tạo 2 chiến dịch giống nhau để đo lường hiệu quả A/B test, có thể tạo tới ba version khác nhau.

Sau khi đã hài lòng với bước cấu hình đầu tiên, click vào Next ở thanh dưới màn hình.

Campaign name: Tên chiến dịch, tên này được định ra để bạn dễ quản lý, không hiển thị tới khách hàng.

Email subject: Tiêu đề email.

Preview text: Nội dung này sẽ được hiển thị sau tiêu đề, trong inbox của khách hàng, tối đa 150 chữ cái.

From name: Tên email gửi, tên này được hiển thị tới khách hàng.

From email address: Email của người gửi.

Click chọn Personalize the “To” field để hiển thị trên người nhận tại Tiêu đề email để cá nhân hóa được email gửi đến khách hàng.

Để thực hiện đo lường hiệu quả chiến dịch bạn có thể chọn tất cả các mục Tracking được hiển thị.

Sau khi cấu hình xong, tiếp tục click vào Next.

Tiếp đến, bạn hãy tạo cho mình một giao diện hiển thị Email hợp lý, bạn có thể sử dụng lay-out đã có, hoặc Themes có sẵn.

Mailchimp sẽ cung cấp cho bạn một khung soạn thảo và một khung hiển thị giao diện khá trực quan. Bạn có thể sửa lại nội dung theo ý mình.

Hãy chú ý đến các giá trị *|FNAME|* bởi đó là cấu trúc để bạn có thể gọi tên người nhận trong email “cá nhân hóa”.

Để biết được từng giá trị gọi tên chính xác như tên, giới tính, số điện thoại, địa chỉ và các yếu tố khác, bạn vào List.

Ở dấu mũi tên cho mỗi danh sách email, bạn chọn Setting.

Chọn List fields and *|MERGE|* tags

Và đây là giá trị gọi tên chính xác các yếu tố được cấu hình. Việc của bạn sẽ là đối chiếu các nội dung bạn cần lấy với giá trị *|MERGE|*, sau đó nhập vào khung soạn thảo Email.

Mọi thứ đã ổn khi đến bước Confirm bạn nhận được thông báo.

Soạn nội dung với công cụ Sendy

Để soạn nội dung email mới, bạn click vào Create new campaign trong mục ALL CAMPAIGN

Bước 1: Lựa chọn template có sẵn hoặc đã tự tạo ở trước tại Select a template.

Bước 2: Hoàn tất các phần thông tin cơ bản.

From name - tên người gửi hiển thị.

From email - địa chỉ email được gửi đi.

Reply to email - địa chỉ email nhận khi khách hàng reply.

Bước 3: Cập nhật thông tin nội dung của email và căn chỉnh phù hợp.

Bạn có thể chủ động cá nhân hóa email với tên người dùng, email, ngày/tháng/năm thông qua các cú pháp gọi nội dung như dưới.

Nhập thông tin text của nội dung email vào mục Plain text để tránh trường hợp email bị lỗi thì text của mục plain text thay thế được hiển thị trong email gửi đến khách hàng.

Bước 4: Lưu lại thông tin đã hoàn tất bằng cách click vào Save

Và dưới đây là một mẫu thiết lập chiến dịch email tự động dành cho khách hàng subscribe blog.mediaz.vn.

4. Gửi email

Gửi email bằng Mailchimp

Trước khi email được gửi đi, bạn hãy xem lại một lần nữa để chắc chắn không có lỗi gì xảy ra khi Email Marketing được gửi đi.

Ở phía trên màn hình.

Click vào Preview and Test.

Chọn Enter preview mode nếu bạn muốn xem nội dung hiển thị khi người theo dõi nhận được email trên cả desktop cũng như mobile.

Chọn Send a test email nếu bạn muốn gửi nội dung này đến tài khoản nào đó để test thử. Và cuối cùng, nếu ok, bạn hãy ấn Send để gửi đi hoặc đặt lịch cho email này.

Gửi Email Marketing với Sendy

Nhập email vào Test email, có thể lựa chọn nhập nhiều email và các email được ngăn cách nhau bằng dấu phẩy.

Nhấn Test send this newsletter để kiểm tra mẫu email được gửi đi.

Kiểm tra lại xem email có rơi vào inbox không, các nội dung hiển thị trên mobile, trên laptop có tốt không, kiểm tra về bố cục có đủ các phần không, nội dung có lỗi chính tả không, thông điệp đủ rõ ràng chưa?

Ở mục Choose your list & segments chọn tên tệp danh sách khách hàng cần gửi email.

Recipients - số lượng người nhận dự kiến trong tổng số email khách hàng có được.

Click vào Edit newsletter nếu cần chỉnh sửa nội dung email.

Click vào send newsletter now để bắt đầu chiến dịch gửi email của bạn.

Bạn có thể lên kế hoạch gửi email cho mình bằng cách click vào Schedule this campaign để cài đặt thời gian email bắt đầu gửi.

Thời điểm vàng để gửi email.

Tùy thuộc vào từng đối tượng khách hàng thì sẽ có những thời điểm gửi email cũng như cách thức gửi email để có được hiệu quả.

Theo phân tích hành vi sử dụng thời gian, check email, bạn có thể xác nhận thời điểm gửi email phù hợp nhất. Và đừng quên kiểm tra các chiến dịch email đã gửi để có thể nhìn thấy những đánh giá nhận xét khách quan. Ví dụ như dân công sở thường check email vào đầu và cuối giờ làm việc tức là khoảng 8-9 giờ sáng hoặc 4-5 giờ chiều.

Hoặc bạn có thể tham khảo những khoảng thời gian chung có nhiều người rảnh rỗi, trực tuyến. Ví dụ khoảng 10-12 giờ, 15-17 giờ và cả 19-21 giờ.

TỔNG KẾT CHƯƠNG 3 PHẦN II

● Hướng dẫn cách Import Subscribe và cài đặt cấu hình data bằng Mailchimp và Sendy.

● Hướng dẫn soạn template email bằng Mailchimp và Sendy.

● Hướng dẫn soạn nội dung email bằng Mailchimp và Sendy.

● Hướng dẫn gửi email bằng Mailchimp và Sendy.