5Rất thông minh nhưng nhìn không có tác phong lãnh đạo
G
iờ bạn đã đi qua Chương 4 với đầy những thông tin thú vị về cách xây dựng tiếng nói có phong thái tự chủ, tôi muốn quay lại với phần ngoại hình tự chủ – để một người có tác phong lãnh đạo. Chủ đề này đáng giá để được trình bày riêng một chương sách.
NGOẠI HÌNH TỰ CHỦ
Đầu tiên, tôi sẽ liệt kê những động tác phi ngôn ngữ quan trọng khi người khác sử dụng làm thước đo đánh giá phong thái tự chủ của bạn:
• Cách bạn tiếp xúc với người khác
• Cách bạn sử dụng thời gian
• Biểu cảm khuôn mặt
• Cách bạn di chuyển cơ thể
• Cách bạn ăn mặc và chải chuốt bản thân, và số đo cơ thể bạn
• Cách sắp xếp không gian xung quanh bạn
Yếu tố phản ánh phong thái tự chủ và tác phong lãnh đạo quan trọng nhất đó là sự tiếp xúc, cách quản lí thời gian, biểu cảm khuôn mặt, ngôn ngữ cơ thể, trang phục và phong cách.
Cách tiếp xúc
Cách bắt tay phải truyền tải sự tự tin. Nếu nắm tay hời hợt, nó sẽ vô tình để lại ấn tượng không tốt. Nắm tay chặt và đủ lâu chắc chắn sẽ thể hiện được sự tự tin và quyết đoán. Dưới đây là một câu chuyện có ảnh hưởng sâu sắc và tích cực với con trai tôi – Matt, chỉ từ cái bắt tay. Câu chuyện xảy ra khi cậu bé mới sáu tuổi.
Fess Parker sở hữu nhà máy rượu ở Thung lũng Santa Inez gần Santa Barbara, California. Gia đình chúng tôi lái xe đến đó vào ngày cuối tuần năm 1996. Những ai sinh sau năm 1960 chắc không biết rằng, trước khi trở thành ông trùm bất động sản và rượu, Fess Parker từng đóng vai Davy Crockett trong sê-ri phim truyền hình của Walt Disney – mà tôi thường mở cho Matt xem. Con tôi đã rất thích nhân vật đó. Davy Crockett là một biểu tượng của nước Mỹ. Fess Parker khá giống với nhân vật đó.
Fess thường dành ngày Chủ Nhật ở xưởng rượu. Hôm chúng tôi đến, khách tham quan xếp thành hàng dài đợi ông ấy chụp bức ảnh chai rượu Chardonnay. Trong bức ảnh, con trai tôi đứng ngay trước tôi. Khi Fess bắt tay Matt, biểu cảm khuôn mặt Fess thể hiện sự thất vọng. Ông ấy nói, “Này cháu, để bác chỉ cháu xem những người đàn ông bắt tay như thế nào nhé.” Ông ấy nói với Matt, “Khi mới làm việc ở Texas A & M, bác đã dừng lại và bắt tay một người đàn ông trung lưu bác gặp trên đường. Bác bước về phía người đó, đưa tay ra và nói, ‘Thưa ngài. Tôi là Fess Parker. Tôi rất vui được gặp ngài.’ Và nếu người đó là một quý bà trẻ, cháu hãy bỏ mũ ra và nói, ‘Rất hân hạnh, thưa quý cô.’ Và Matt, cháu phải thật sự nắm chặt bàn tay của người đối diện. Vì vậy, hãy nắm chặt tay của bác như thế này và hứa với bác, cháu sẽ luôn bắt tay theo cách này nhé.”
Cho đến giờ, Matt vẫn kể câu chuyện đó với mọi người khi ai đó hỏi Davy Crockett đã dạy cậu bắt tay đúng cách như thế nào. Tôi có chút xấu hổ khi Davy phát hiện ra rằng tôi đã không hoàn thành bổn phận của mình.
Cách quản lí thời gian
Khi những người xung quanh ngồi lại và suy nghĩ về tác phong lãnh đạo của bạn, họ không thể tránh khỏi việc đánh giá xem bạn có khả năng kiểm soát thời gian không. Nếu bạn tham dự các buổi họp một cách vội vàng, chắc chắn bạn đang khiến cho đồng nghiệp tin rằng bạn đã không chuẩn bị kỹ lưỡng cho buổi họp. Tôi từng nghe khách hàng nói rằng họ như con thỏ trắng trong Alice ở xứ sở thần tiên. “Tôi bị muộn mất, tôi sẽ đến muộn buổi họp rất quan trọng. Tôi phải đi đây. Tôi phải chạy mới kịp. Tôi bị muộn, tôi bị muộn, tôi bị muộn.”
Nếu bạn hoàn thành chậm so với thời hạn công việc, thì việc đó sẽ bị chú ý và làm bằng chứng cho việc không kiểm soát tốt thời gian. Nếu bạn đến các buổi họp muộn, thì bạn không chỉ thể hiện sự yếu kém trong quản lý thời gian mà còn thiếu tôn trọng người khác. Hãy ghi nhớ thông điệp này, vì chúng ta sẽ tiếp tục ở Chương 8.
Đây là kết quả nghiên cứu khiến cho chúng ta phải suy ngẫm. Những người nói với tốc độ rất nhanh tại các buổi hội thảo thường là người trẻ và chưa chín chắn. Những người nói chậm rãi được xem là có suy nghĩ thấu đáo và trưởng thành.
Hãy nghĩ đến thông điệp mà bạn muốn truyền tải cho công ty bạn đang ứng tuyển, họ nói rằng họ sẽ gọi cho bạn vào lúc 3 giờ chiều về kết quả phỏng vấn. Khi chuông điện thoại reo lên vào lúc 3 giờ, bạn sẽ nhấc máy nghe ngay lập tức? Bạn có nghĩ là bạn sẽ bị xem là người rảnh rỗi quá mức, chỉ ngồi chờ nghe điện thoại? Tất nhiên là có. Bạn phải đợi chuông điện thoại reo lần thứ hai hoặc có thể lần thứ ba rồi hãy nhấc máy trả lời. Bạn phải nói chuyện với tâm thế thư thái. Đó chính là sự khéo léo trong giao tiếp và bạn đang sử dụng thời gian một cách khôn ngoan.
Biểu cảm khuôn mặt
Bất cứ khi nào có người nói, “Cô ấy trông có vẻ lo lắng,” có đến 70% sự lo lắng thể hiện trên khuôn mặt của cô ấy. Chúng ta sẽ bàn sâu hơn về chủ đề này, cũng có khả năng bạn nhìn thấy sự lo lắng qua cử chỉ của cô ấy, nhưng sẽ không có “biểu hiện cơ thể nào rõ ràng” như khuôn mặt.
Như đã nói trước đây, đó là ngôn ngữ cơ thể và biểu cảm khuôn mặt thể hiện gấp đôi thông điệp cần nói. Nếu có sự mâu thuẫn giữa thông điệp bằng lời nói và thông điệp thể hiện qua ngôn ngữ cơ thể hoặc khuôn mặt thì thông điệp thứ hai luôn chiếm ưu thế.
Khi bạn nói chuyện, lông mày của bạn thường chuyển động. Điển hình khi bạn muốn nhấn mạnh điều gì đó, bạn thường nhướn lông mày lên. Người quan sát sẽ đọc ra thông điệp cần nhấn mạnh qua cử chỉ đó. Lần đầu tiên nghĩ đến việc mình sẽ viết cuốn Giao tiếp lanh lợi, nói lời khôn ngoan, tôi luôn tự cười khi nghĩ đến việc khuyên ai đó “hãy nhướn lông mày của anh lên”. Nhưng thực sự là như vậy, cử chỉ đó giúp tạo ra sự khác biệt rất lớn.
Đôi mắt của bạn còn có sức ảnh hưởng lớn hơn khuôn miệng khi nói chuyện với người khác. Người nghe sẽ đánh giá độ tín cậy của thông tin khi họ quan sát đôi mắt của bạn. Bạn có thể lướt mắt quan sát thật nhanh hoặc nhìn xung quanh họ khi chưa bắt đầu mở lời. Nhưng bạn phải nhìn thẳng vào họ khi kết thúc câu nói. Về khẩu hình, mỉm cười không hẳn là cách thức tiềm năng tạo tín nhiệm. Gần đây tôi đọc được thông tin rằng một diễn viên hài khuyên John Kerry – lúc đó đang chạy đua ghế tổng thống năm 2004, “Nếu ông cảm thấy vui vẻ, hãy nói cho họ biết.” Kerry là người từng tự làm ảnh hưởng đến tín nhiệm bản thân bởi vì ông có vẻ ngoài quá nghiêm túc. Nếu là tôi, tôi sẽ khuyên ông ấy, “Nghị sĩ Kerry, đôi mắt của ông trông thật trống rỗng mỗi khi ông diễn thuyết và đặc biệt là thời điểm kết thúc bài phát biểu. Nghệ sĩ hài nói rằng ‘Hãy nói ra cảm xúc của mình.’ Tôi thì khuyên ông ‘Hãy thể hiện bằng đôi mắt’.”
Chuyển động cơ thể
Những chuyển động cơ thể của bạn được mọi người quan sát trong rất nhiều tình huống. Cho dù bạn đang đứng thuyết trình, dự thính, tham dự một buổi họp, hay khi bạn đang đi lại trong phòng, mọi người sẽ quan sát và đánh giá độ tín nhiệm của bạn. Mọi bối cảnh đều cho thấy, “Bạn không thể không giao tiếp.”
Có thể chúng ta nên sử dụng ngôn ngữ lời nói thông thường để giải thích thay vì hướng dẫn một cách máy móc hoặc sân khấu hóa. Bạn phải bước đi, ngồi xuống và đứng lên như thể bạn làm chủ nơi đó. Một khách hàng từng nói với tôi, “Tôi ngồi vào bàn như thể tôi được công nhận rằng vị trí đó thuộc về tôi.”
Hãy nhắm mắt và tưởng tượng không gian phòng nội các tổng thống mà mọi người đang trong phiên họp. Cho dù họ đang nói chuyện hay lắng nghe, thì khung cảnh mà bạn thấy là họ ngồi hướng về phía trước, tay đan vào nhau ở trên bàn.
Nếu có bất kỳ một cử chỉ thừa thãi, một cử động ngớ ngẩn, sờ lên mặt hoặc xoa bàn tay lên cánh tay hay đùi đều là dấu hiệu mất điểm cho phong thái của bạn. Tôi luôn tưởng tượng ra ánh mắt của Marlon Brando trong vai Bố già khi ông ấy ngồi vào chiếc ghế trong phòng mình. Một cảnh rất kinh điển, cử động duy nhất của ông là cánh tay vỗ về con mèo đang cuộn tròn trong lòng. Chủ ý của Brando là truyền tải quyền lực của Bố già qua các cử chỉ có kiểm soát.
Tất nhiên tôi muốn các bạn tìm hiểu về tín nhiệm thông qua cuốn sách này. Nhưng nhân tiện nói về Brando, tôi cũng hy vọng các bạn xem việc nghiên cứu sự tín nhiệm như hoạt động quan sát lâu dài trong một bài tập ưa thích. Hãy xem nó như một bí kíp Tín nhiệm 101: Hiểu rõ giá trị Tín nhiệm như một phần của quá trình gieo hạt nảy mầm. Một phần quan trọng của “bài giảng” đó là quan sát chuyển động cơ thể của phát thanh viên tin thời tiết trên ti-vi. Chắc chắn bạn có thể nhìn thấy những chuyển động cơ thể tự nhiên của người phát thanh. Hãy xem hình 5.1, ảnh chụp một phát thanh viên dự báo thời tiết ở thành phố của tôi.
Hình 5.1 Phát thanh viên thời tiết
Hãy tưởng tượng màn hình chiếu PowerPoint ở phía sau lưng anh ấy thay vì bản đồ thời tiết.
Trang phục và cách ăn mặc
Tôi chọn ra ba câu chuyện về trang phục và cách ăn mặc (từ bộ sưu tập hơn 300 câu chuyện mà tôi trải nghiệm) để chia sẻ với các bạn. Đây là những câu chuyện giúp cho việc tư vấn kỹ năng giao tiếp trở thành một nghề chuyên nghiệp.
Trước khi kể, tôi muốn nhắc các bạn rằng những người đánh giá bạn luôn nghĩ bạn phải giống như họ. Và công ty nơi bạn làm việc cũng nghĩ rằng bạn phải là một nhân viên phù hợp.Trong trường hợp quần áo, từ “phù hợp” là một phép tu từ đa nghĩa – nghĩa đen và nghĩa bóng. Bạn sẽ phải quan sát xung quanh.
Và nếu bạn tự nhủ, “Mình phải ăn mặc theo cách mình muốn. Vấn đề quan trọng là công việc chứ không phải ngoại hình”, thì tôi khuyên bạn nên tự mở công ty kinh doanh. Như vậy, bạn sẽ trở thành người chủ đánh giá nhân viên.
Thật không may, nguyên tắc trang phục thường không rõ ràng. Ngày nay, có lẽ quân đội là nơi duy nhất đào tạo và hướng dẫn chi tiết cách mặc trang phục, quy định độ dài của tóc và bạn có thể đeo bao nhiêu trang sức. Còn những nơi khác, bạn không nhận được văn bản nào quy định chi tiết về trang phục. Tuy nhiên, ở đó họ kỳ vọng bạn “nhận biết” cách ăn mặc. Một số người nghĩ rằng các công ty nên lập ra nguyên tắc cho nhân viên tuân thủ. Nhưng những người điều hành công ty tin rằng mọi nhân viên đều có khả năng quan sát để nhận ra trang phục như thế nào là phù hợp và như thế nào thì không.
Đừng phạm sai lầm, những hướng dẫn đó có ngay ở đây, ngay trong những đoạn thảo luận về phong thái điềm tĩnh, bởi vì trang phục, cách ăn mặc và trang sức có thể phần nào tạo ra tác phong tự chủ. Nếu vạt áo sơ mi của bạn rơi ra khỏi lưng quần: không có tự chủ. Nếu tóc quá dài và rối: không có tự chủ. Nếu tất chân tuột thấp hơn mắt cá chân: không có tự chủ.
Nếu bạn mạo hiểm uy tín của mình, tài sản quý giá nhất mà bạn có vì cách bạn ăn mặc, thì bạn không thuộc về môi trường công sở. Ở đây tôi không nói ngay là bạn đã đánh mất tín nhiệm của mình. Có thể bạn đặc biệt may mắn và làm việc trong một môi trường không có người đánh giá trang phục và cách ăn mặc của bạn. Tuy nhiên, mọi thứ sẽ thay đổi, hãy luôn cảnh giác điều đó.
Quý cô nhiều lông chân
Đây là câu chuyện từ năm 1990. Nếu là bây giờ, có lẽ mọi việc sẽ khác so với những gì tôi sắp kể cho các bạn. Dù vậy, hãy nhớ, mục đích của tôi chỉ nhằm củng cố thêm quan điểm rằng mọi người kỳ vọng bạn phù hợp với mong muốn của họ.
Ellen là một người khá sành điệu, tốt nghiệp MBA, làm việc ở vị trí khiêm tốn. Sếp của cô ấy nói rằng cô ấy xếp thứ hai trong lần phỏng vấn cuối cùng cho vị trí quan hệ đối ngoại. Thực tế cô ấy đã tiến đến vòng phỏng vấn những hai lần trong ba lần nộp hồ sơ trước đó. Khi tôi hỏi ông ấy có biết vấn đề là gì không thì ông ấy nói, “Tôi thực sự không thể giải thích trực tiếp. Anh phải gặp cô ấy và xem vấn đề là gì.” Có lẽ ông ấy biết nhưng không muốn nói cho tôi biết vì sợ rằng ông ấy sẽ bị cho là nông cạn. Việc này cũng không có gì lạ.
Cô ấy ngồi ngay ở bàn khi tôi bước vào văn phòng. Cô ấy vừa đứng dậy thì tôi nói luôn, “Không cần đâu” và tôi vẫy tay về phía cô ấy để ra hiệu rằng không cần thiết phải đứng lên. Cô ấy hài lòng khi công ty đề nghị sử dụng dịch vụ tư vấn của tôi. Tôi nghĩ cô ấy hoàn toàn phù hợp với vị trí đối ngoại và nhiều vị trí khác. Không có gì để chê.
Chúng tôi lập kế hoạch cho những buổi họp sau đó. Rồi cô ấy đứng dậy, đi vòng quanh bàn và tiễn tôi ra về. Ngay lập tức, tôi để ý lông chân cô ấy không hề được tẩy sạch sẽ. Lúc này bạn có thể thắc mắc, “Tại sao tôi lại chú ý vào chân cô ấy?” Tôi không cần thiết phải chú ý. Mà chúng đập vào mắt tôi. Cô ấy có quá nhiều lông chân. Tôi ngập ngừng ở cửa, tôi quay lại phía cô ấy và nói, “Chúng ta hãy ngồi xuống.” Tôi còn nhớ tôi nói với vợ khi quay trở về nhà vào đêm đó, “Một số trường hợp, anh không được trả tiền cho những điều mà anh phải nói ra.”
Tôi nhẹ nhàng nói với cô ấy rằng tôi nghĩ có lẽ do lông chân chưa gọn gàng nên không trúng tuyển. Tôi khuyên cô ấy nên mặc quần tây hoặc có thể tẩy lông. Các nhà phỏng vấn nghĩ rằng hình ảnh đó có thể truyền tải thông tin không phù hợp cho một số khách hàng của họ. Tất nhiên là không ai nói thẳng điều này vì mục đích tuyển dụng của phòng Nhân sự.
Ellen cực kỳ bối rối. Cô ấy nói rằng nếu tôi đúng – và chắc chắn là chúng tôi không biết, thì đó cũng là một phỏng đoán có cơ sở – cô ấy không biết liệu mình có muốn làm việc ở đó hay không. Cô ấy không tức giận với tôi. Cô ấy cũng nói phải quyết tâm lắm tôi mới nói ra như vậy.
Tôi cảm thấy rằng thông điệp mà hình ảnh của cô ấy truyền tải có lẽ là “quá chính trị” trong môi trường làm việc. Thời điểm đó, nhiều người cho rằng việc để lông tóc là một cách thể hiện quyền và trách nhiệm của phái nữ với bản thân họ. Ellen nói với tôi rằng việc đó không liên quan gì đến yếu tố chính trị. Cô ấy thú nhận, “Chồng tôi thích vẻ đẹp tự nhiên.”
Cô ấy đã suy nghĩ rất nhiều và nói chuyện với chồng cô ấy, sau đó quyết định tiếp tục làm việc và hi sinh sự ưu tiên cá nhân. Hai tháng sau đó, cô ấy được thăng chức.
Suồng sã thường phục ngày thứ Sáu
Các bạn còn nhớ Larry ở Chương 3? Anh ấy là một cộng sự, người đã nói với sếp anh ấy – Bill rằng, không nên quá lo lắng. Ngoài điểm trừ ở lỗi này, Larry còn không ăn mặc chỉnh tề. Không lâu sau khi tôi và Larry làm việc cùng nhau, Bill gọi cho tôi. Ông ấy nói, “Khi hai người vẫn còn làm việc với nhau, có thêm vài điều về Larry khiến tôi không hài lòng. Mặc dù chúng tôi cho phép nhân viên mặc trang phục tự do ở nơi làm việc, nhưng anh ấy ăn mặc suồng sã quá mức. Anh ấy đeo giày thể thao và tôi không phải là người thích giày thể thao, nhưng ít nhất anh ấy cũng nên dùng đôi giày sạch sẽ. Anh ấy mặc quần bò, và tôi cũng không phải là người thích mặc quần bò, nhưng ít nhất anh ấy cần phải là cho phẳng. Anh ấy mặc áo phông có cổ, vì chúng tôi có quy định cấm mặc áo phông cổ tròn. Nhưng tôi mặc áo phông phẳng phiu và gọn gàng. Áo phông của anh ấy cũ kỹ, nhăn nhúm và dơ bẩn.”
Như vậy Larry không những nhận được phản hồi về các ưu tiên trong công việc mà còn bị phê bình về trang phục của anh ấy trông như đồ ngủ. (Có lẽ các bạn tự hỏi, “Tại sao mọi người lại không nói trực tiếp trong báo cáo? Tại sao họ không nói hết những gì họ nghĩ?” Tôi không biết câu trả lời cho những câu hỏi này. Nhưng tôi biết ai cũng thiếu ý chí, thiếu kỹ năng, hoặc cả hai.)
Khi chúng tôi gặp lại, Larry nói rằng, “Anh biết không Allen, tôi từng là sếp của Bill. Anh ấy vượt qua tôi cách đây vài năm. Tôi nghĩ tôi đã không nhận ra mình đối đầu với anh ấy với vẻ ngoài khác biệt. Nhưng tôi nhận ra bài học.” Larry nhanh chóng thay đổi trang phục của mình và điều đó có nghĩa là anh ấy có thái độ tích cực hơn.
Tóc nối kinh dị
Năm 1984, tôi nhận được đề nghị gặp một giám đốc nhân sự. Ông ấy đang tìm huấn luyện viên đào tạo một số chuyên viên điều hành. Vài tuần trước buổi gặp mặt, tôi đã đến tiệm nối tóc. Thời đó, kỹ thuật cấy tóc chưa thật hoàn hảo.
Đồng nghiệp của tôi chú ý ngay đến phần tóc kỳ quặc trước trán của tôi. Có thể bạn nghĩ, “Tại sao lại quá quan trọng tóc tai trước buổi họp?” Tôi sẽ nói với bạn rằng cơ bản tôi là người thích mạo hiểm và tôi cảm thấy có thể bị loại vì nó. Một tuần sau, tôi gọi cho anh đồng nghiệp đã giới thiệu tôi để hỏi liệu anh ấy có nghe được thông tin gì sau buổi họp không và họ đánh giá tôi thế nào. Anh ấy trả lời, “Họ sẽ không hợp tác với anh. Họ nghĩ anh thuộc kiều ‘rừng rậm’.” Cấy tóc không phổ biến như bây giờ, vì thế thông điệp của họ là tôi “không phải kiểu cố vấn họ muốn”. Đáng lẽ ra tôi nên biết điều đó. Đó là một công ty công nghệ máy tính. Các bạn có nhớ câu châm ngôn “Huấn luyện viên giỏi nhất không phải lúc nào cũng là cầu thủ giỏi nhất”? Đó là câu giải thích cho sai lầm trên của tôi và nhiều người khác.
Cách sắp xếp không gian xung quanh bạn
Cách đây không lâu, tôi đưa đồng nghiệp Mike tới một buổi họp khách hàng. Anh ấy không phải là chuyên viên tại CDA. Anh ấy có công ty tư vấn riêng, nhưng tôi thường đề nghị anh ấy hợp tác với tôi trong nhiều dự án. Chúng tôi lái xe đến San Diego để gặp một người phụ nữ, bà ấy muốn thảo luận về vấn đề uy tín của mình sau khi nhận được một số đánh giá phản hồi về nó.
Khi chúng tôi vào văn phòng của bà ấy, Mike ngay lập tức nói, “Chắc hẳn bà là người yêu thích phong thủy và triết lý Phương Đông.” Có vẻ bạn có thể hạ gục tôi chỉ bằng một cọng lông. Bà ấy nhìn vào Mike như thể anh ấy là thầy phong thủy vừa bước vào. (Phong thủy do người Trung Hoa nghiên cứu và phát triển hàng ngàn năm trước, là những định hướng giúp bài trí đồ vật trong nhà hoặc nơi làm việc.)
Mike nói với bà ấy rằng anh có ấn tượng từ hai đồ vật trong văn phòng. Một là bàn làm việc đặt ở góc thay vì song song với tường, thứ hai trên bàn làm việc có đặt một hòn đá nhỏ.
Bất kể Mike có ghi điểm với vị khách hàng này hay không, thì câu chuyện này là một ví dụ tốt cho việc tạo ấn tượng với những người xung quanh bạn.
Nếu bạn muốn gửi thông điệp về việc bạn là người có tác phong lãnh đạo, bạn là người tự chủ trước áp lực, bạn sẽ trang trí văn phòng của bạn như thế nào, sẽ treo gì lên tường? Đây là một số ví dụ:
• Ảnh của bạn với chính trị gia
• Ảnh của bạn leo núi El Capitan
• Bàn làm việc ngăn nắp
• Bằng cấp đại học
• Sách có bìa bọc da
• Các giải thưởng
Tôi có thể không đúng hoàn toàn về ví dụ trên, nhưng chắc chắn chúng sẽ ghi điểm – và hãy luôn ghi nhớ: Bạn không thể không giao tiếp, chúng ta luôn truyền tải một thông điệp bằng tất cả những gì chúng ta nói và những việc chúng ta làm.
RẤT THÔNG MINH, NHƯNG KHÔNG BIẾT CÁCH THỂ HIỆN
Tôi cần giải thích cách hiểu của mình về việc trình bày phù hợp với kết cấu của cuốn sách này.
Nếu các bạn đọc các báo cáo nghiên cứu học thuật hiện đại về tín nhiệm thì bạn sẽ sớm phát hiện ra các học giả không tách riêng kỹ năng nói làm một chủ đề đặc biệt. Ồ, vậy bạn có thể lựa một trong hàng ngàn cuốn sách về kỹ năng thuyết trình, nhưng những lời khuyên về giao tiếp bằng mắt thì cũng giống như khi bạn ngồi nói chuyện riêng với cấp dưới trong văn phòng. Nếu bạn là sinh viên, bạn sẽ nhận ra ngay lập tức là kể cả bài giảng trên lớp cũng được chia thành nhiều tình huống – ví dụ, thuyết trình trước đám đông, giao tiếp trong nhóm làm việc, giao tiếp cá nhân, giao tiếp trong ngành y tế, giao tiếp trong dịch vụ khách hàng – lời khuyên đó luôn giống nhau, nhưng những gợi ý về hành vi sẽ tương tự nhau chứ không giống hoàn toàn. Nói cách khác, lời khuyên sử dụng giọng nói tự tin với tư cách là một diễn giả trước công chúng cũng khá gần với lời khuyên dành cho nhân viên chăm sóc khách hàng.
Mặc dù vậy, cũng không có gì khác thường khi nhóm tư vấn của tôi nhận được yêu cầu tổ chức hội thảo với tựa đề “Kỹ năng thuyết trình dành cho quản lý”. Với đề nghị như vậy, tôi phải cố gắng thảo luận các khía cạnh giúp phát triển kỹ năng thuyết trình khác biệt. (Malcolm Kushner, tác giả từng mổ xẻ đầy đủ chủ đề này trong seri sách For Dummies do Wiley Publishing phát hành, vẫn giữ lời khuyên của tôi cho các nghiên cứu sâu rộng hơn về chủ đề này.) Phần tiếp theo sẽ nói về những lời phàn nàn phổ biến nhất và cách xử lý chúng nhanh gọn và đơn giản.
“Nếu cô ấy chỉ đến để đọc nội dung từ trang trình chiếu thì cô ấy có thể chỉ cần ngồi đó và để chúng tôi tự đọc”
Các bạn nhất thiết phải có giao tiếp bằng mắt khi nói chuyện, đặc biệt phải thể hiện rõ ràng vào cuối mỗi câu nói. Ở cuối mỗi câu nói là khoảng ba hoặc bốn từ/cụm từ cuối cùng. Thậm chí khi bạn không thuộc hết nội dung các trang trình chiếu như mong muốn, thì bạn phải học cách làm quen đến khi thông thuộc.
Hãy xem các dòng trình bày nội dung của một trang trình chiếu PowerPoint dưới đây. Tôi có gạch chân một cụm từ cần lưu ý. Đó là đoạn mà bạn phải quay người và hướng mặt về phía khán giả, hoặc nhìn vào ai đó dưới khán đài.
Vị thế của chúng tôi
• Chúng tôi có thể cắt giảm phần lớn chi phí mà không ảnh hưởng đến chất lượng.
• Chúng tôi có thể tăng tiến độ hoàn thành nhằm đảm bảo đúng thời hạn.
• Chúng tôi có thể cung cấp chuyên gia chất lượng cao đáp ứng nhu cầu nhân sự.
• Đội ngũ cố vấn pháp lý của chúng tôi sẽ đảm bảo việc tuân thủ đúng đắn các quy định pháp luật.
• Chúng tôi duy trì tiêu chuẩn chất lượng cao nhất có thể.
Tôi không khuyên các bạn để gạch chân trong trang trình chiếu như trên. Các phần gạch chân chỉ là lưu ý nhắc cho bạn biết để xoay người và hướng về phía khán giả. Để thực hiện thao tác này một cách tự nhiên, bạn phải để nội dung ở mỗi gạch đầu dòng ngắn gọn, có thể ít hơn mười từ. Câu càng dài, khán giả càng cảm thấy không tự nhiên khi họ nhìn bạn đọc nó.
Về cơ bản, tôi nhấn mạnh tầm quan trọng đặc biệt của giao tiếp bằng mắt ở cuối mỗi câu bởi vì ở đó thường là nội dung quan trọng. Bạn hãy xem lại ví dụ trên, bạn sẽ thấy những cụm như “mà không ảnh hưởng đến chất lượng” và “đúng thời hạn” rõ ràng cần được truyền tải cả bằng ánh mắt. Chắc chắn bạn sẽ làm mất đi tầm quan trọng của những thông điệp trên nếu bạn vừa nói vừa chỉ nhìn chăm chăm vào màn hình. Thực tế ở bất kỳ tình huống nào – đứng, ngồi hay cả nằm – đều có cơ hội cho bạn nhấn mạnh tầm quan trọng của một thông điệp bằng ánh mắt. Đối với người tổ chức một buổi hộp thảo về kỹ năng thuyết trình thì không đơn giản chỉ là, “Bạn cần giao tiếp bằng mắt nhiều hơn nữa.” Mà quan trọng hơn là thời điểm.
“Anh ấy liên tục đi lại quá nhiều khi đang thuyết trình khiến tôi bị chóng mặt”
Đây là nguyên tắc về mức độ di chuyển khi đang thuyết trình: giống như cái cây, thân cây bất động trên mặt đất và cành cây chuyển động. Bạn hiểu rồi chứ? Nói chung, bạn cần đứng yên và gần như không di chuyển, chỉ thực hiện những cử chỉ tay cần thiết. Như đã khuyên các bạn, hãy quan sát cử chỉ của phát thanh viên thời tiết. Hãy xem cách anh ấy đứng một chỗ trong suốt buổi phát thanh nhưng vẫn rất tự nhiên. Những chuyên gia Kênh thời tiết là kiểu mẫu thuyết trình chuẩn, đáng tin cậy và cũng chẳng tốn kém cho bạn học hỏi.
“ Tác phong của cô ấy trông thật không nhiệt tình trong công việc”
Hãy thuyết trình như thể người nghe gặp vấn đề thính giác. Bạn phải nói với âm lượng lớn hơn so với “bình thường”. Bạn không thể đánh giá âm lượng phù hợp bằng cách tự hỏi bạn cần nói to mức nào để người khác có thể nghe. Bạn phải xem xét, “Tôi cần phải nói âm lượng như thế nào để thể hiện được nhiệt huyết trong lời nói?” Bạn không thể chỉ hỏi, “Mọi người ở phía cuối khán phòng có nghe rõ tôi nói không?” Bạn phải tự vấn bản thân, “Tôi cần phải thuyết phục mọi người trong khán phòng thấy được nhiệt huyết của mình với chủ đề này, và từ đó, điều chỉnh âm lượng phù hợp.” Giờ trước khi bạn nói, “Thật là điên rồ. Tôi không muốn mình trở thành chuyên gia nghiên cứu hóa học nói như hét vào khán giả”, tôi sẽ trả lời bạn là vâng, bạn có thể tiêu cực hóa bất kỳ điều gì và trải nghiệm kết quả. (Tôi sẽ bàn thêm về chủ đề này ở Chương 11.) Nhưng tin tôi đi, các bạn sẽ tự động hạ giọng trước khi người khác nói, “Hãy nói thấp giọng xuống, Wally.”
“Tôi không biết phải quan sát cái nào”
Trong một khóa học về quảng cáo tôi tham gia khi là sinh viên, tôi học được cách thiết kế bảng thông báo với lưu ý: Người nổi tiếng và sản phẩm quảng cáo phải có sức lan tỏa, hoặc đặt ở vị trí gần nhau. Nghĩa là, trọng tâm của bảng thông báo phải có sự liên kết giữa khuôn mặt của người nổi tiếng và sản phẩm quảng cáo.
Nguyên tắc áp dụng ở đây khi đứng thuyết trình đó là: Bạn phải đứng gần hình ảnh trên màn chiếu so với đầu chiếu LCD ở góc bàn phòng hội thảo. Nếu bạn đứng quá gần máy chiếu LCD, khán giả sẽ chỉ (1) tập trung vào bóng của bạn hắt trên màn hình chiếu, hoặc (2) tập trung vào màn chiếu với bóng của bạn trên đó. Một lần nữa, đừng quên xem Kênh thời tiết, phát thanh viên thời tiết cũng minh họa cho phần này.
“Quá nhiều dữ liệu trên trang trình chiếu”
“Trang này chứa khá nhiều thông tin, nhưng hãy tham khảo chúng.” Bạn xem có bao nhiêu lần nghe ai đó nói như khi trình chiếu cho khán giả sơ đồ tổ chức với 76 ô tên và chức vụ trong đó? Bao nhiêu lần bạn nghe ai đó trình bày một trang chứa nội dung 10 lý do tại sao công ty của họ phải trúng thầu dự án và đọc hết cả 10 lý do đó? Và bao nhiêu lần có người chiếu trên màn hình 10 lý do sử dụng các tính năng hiển thị của PowerPoint như thể chúng sẽ “tạo ấn tượng”? Thậm chí nếu có lý do chính đáng cho việc hiển thị toàn bộ nội dung đó trên màn hình thì khán giả vẫn phàn nàn về nó.
Vậy làm thế nào bạn để xử lý tình huống này? Với màn hình chiếu 76 ô tên và chức vụ, bạn phải nói vài lời như: “Tôi nghĩ thông tin về quy mô tổ chức rất quan trọng với quý vị, nhưng tôi muốn nhấn mạnh vào ba vị trí chủ chốt mà tôi cho là mọi người cần lưu ý trong ngắn hạn.” Và sẽ rất hiệu quả nếu ba ô đó được tô màu khác so với các ô còn lại. Việc chia sẻ thông tin số lượng nhân sự có thể gây ấn tượng về quy mô công ty. Tuy nhiên nếu gây sự chú ý với nhiều hơn ba cái tên đặc biệt thì không mang lại giá trị.
Bây giờ, đối với trang trình chiếu có nội dung 10 lợi thế, bạn có thể trình thế này:
Mười lợi thế của chúng tôi
• Nhân tài
• Mạng lưới phủ khắp
• Kinh nghiệm sâu rộng
• Có uy tín
• Các giải thưởng chuyên ngành
• Công nghệ tiên tiến
• Đem lại các giá trị cộng đồng
• Sản phẩm chất lượng cao
• Vân vân
• Và nhiều hơn nữa
Đừng đọc lần lượt hết 10 gạch đầu dòng ở trên. Tuy nhiên, sẽ không ảnh hưởng gì nếu bạn liệt kê trên màn hình chiếu. Cuối cùng, bạn chỉ cần chọn lọc những thông tin nổi bật. Bạn cần phải giải thích như, “Tôi xin chia sẻ 10 lợi thế của công ty chúng tôi phù hợp cho dự án này. Tôi muốn quý vị ghi nhớ một trong những điểm nổi bật nhất.” (có thể là hai). Hãy tô đậm điểm nổi bật đó, như tôi nói ở đây. “Chúng tôi có văn phòng chi nhánh ở khắp nơi trên thế giới. Quy mô hoạt động như vậy giúp chúng tôi có khả năng hoàn thành dự án nhanh hơn với chi phí thấp hơn. Ví dụ, công ty của quý vị muốn tập trung thị trường ở Virgin Islands và chúng tôi có văn phòng ở Caribe, rõ ràng chúng tôi là một đối tác phù hợp.” Nói cách khác, bạn có thể nói sâu hơn về một điểm nổi bật thay vì đọc cả danh sách. Thực tế, bạn biết rõ hiệu quả khi bạn ngồi dưới với tư cách là khán giả.
Lời cuối cùng về việc sử dụng các tính năng Trình diễn PowerPoint, đó là tôi không chỉ trích khả năng sử dụng các hiệu ứng bắt mắt trình chiếu từng trang nội dung trên màn hình. Có thể khán giả sẽ cảm thấy khó chịu khi không bao quát được những nội dung bạn sẽ trình bày và phải đợi hiệu ứng từng phần nội dung hiển thị hết. Và sự khó chịu sẽ tăng lên khi khán giả bắt đầu nghĩ, “Ôi trời, nếu dòng đầu tiên mà cỡ chữ bé như vậy thì không biết anh ấy sẽ hiển thị thêm bao nhiêu gạch đầu dòng nữa? Chắc chúng ta sẽ ngồi chờ cả ngày!” Trong ví dụ trên đây, thay vì sử dụng hiệu ứng, tốt hơn hết bạn nên hiển thị cùng một lúc cả 10 nội dung cần trình bày và khéo léo giải thích những điểm cần lưu ý.
Lời khuyên cuối cùng về việc sử dụng PowerPoint
Hãy xem xét kỹ thuật ngữ phương tiện trực quan. Các trang chiếu PowerPoint được thiết kế nhằm trở thành phương tiện trực quan giúp người xem có thể thấy những gì mà đoạn văn bản không thể mô tả hết thông điệp cần truyền tải. PowerPoint đồng thời cũng được đánh giá xứng đáng cho chúng ta là “người học bằng trực quan.”
Tuy nhiên, nội dung văn bản trên các trang trình chiếu không phải là phương tiện trực quan. Đoạn văn viết trên tường không tạo ra giá trị như lời nói từ người thuyết trình. Có bao nhiêu nhà truyền giáo sử dụng công cụ PowePoint trong nhà thờ? Bạn có thấy Tổng thống Mỹ sử dụng PowerPoint khi phát biển trước công chúng hoặc Nghị viện? Không bao giờ. Các trang trình chiếu PowerPoint với hình ảnh, sơ đồ hay thiết kế đều dễ hiểu. Chúng rõ ràng hỗ trợ thông điệp. Chúng giúp cho khán giả thấy những gì mà văn bản không thể truyền tải.
Song, không có gì phải bàn cãi, rất nhiều người tham dự muốn có bản tài liệu in, muốn tài liệu được chuẩn bị và muốn bạn trình bày nội dung bằng lời nói. Vì thế, bạn phải học nhuần nhuyễn cách làm bài thuyết trình bằng PowerPoint. Đương nhiên, tất cả chúng ta biết rằng sẽ không có ích gì… nếu chỉ trình diễn đoạn văn bản lên màn chiếu.
Và với “người học bằng trực quan”, tại sao chúng ta không mang bài PowerPoint đến phòng ăn trưa của công ty để nói chuyện với họ? Làm thế nào chúng ta có thể nói chuyện với một người học trực quan trong xe hơi? Làm thế nào những ông bố bà mẹ có thể nói chuyện nghiêm túc với con của họ là người học bằng trực quan về vấn đề rượu bia và chất kích thích nếu không có PowerPoint? Thật buồn cười. Chỉ vì tư vấn viên nói rằng việc làm đó không hiệu quả – tất nhiên trừ phi đó là tôi.