Các kỹ năng cần thiết

Thế giới không ngừng phát triển, vì vậy dù bạn đang là sinh viên hay người đi làm thì hãy luôn ghi nhớ rằng: Kiến thức bạn đang có sẽ hữu dụng trong lúc này nhưng có thể lạc hậu trong một hay hai năm tới. Điều này đồng nghĩa với việc chúng ta phải không ngừng trau dồi kiến thức và kỹ năng thì mới theo kịp với sự phát triển của xã hội. Nhiều kỹ sư phát triển phần mềm thường mang trong mình thắc mắc: “Tôi cần học những gì và phải học chúng ở đâu?”. Những người quản lý cũng đang đối diện với câu hỏi tương tự: “Hiện nay điều gì là cần thiết nhất và trong tương lai, điều gì sẽ được đòi hỏi? Ai chịu trách nhiệm cho việc quyết định kỹ năng nào phù hợp? Điều gì sắp hết thời và điều gì không?”.

Việc cập nhật chương trình giáo dục hiện đại trong các trường đại học thường diễn ra rất chậm, do đó sinh viên phải cố gắng hình dung ra kỹ năng nào cần thiết cho nghề nghiệp tương lai của họ. Họ thường có chung mối bận tâm về việc không biết kỹ thuật công nghệ mới hay kỹ năng nào có thể giúp họ phát triển bản thân và công việc sau khi tốt nghiệp. Người đi làm cũng rất lo lắng về khả năng duy trì việc làm của họ khi có thay đổi xảy ra. Họ thật sự đau đầu trước việc liệu có cần phải theo học thêm các lớp đào tạo để bắt kịp với sự phát triển của ngành hay không.

Khi tôi ở châu Á, nhiều người cũng đã hỏi tôi những câu hỏi này. Mọi người đều hiểu rằng sự học là quan trọng nhưng họ không biết nên tìm thông tin, kiến thức ở đâu. Thật ra, kiến thức có ở xung quanh chúng ta và chúng ta đang có cơ hội sở hữu, cũng như tiếp cận với một lượng kiến thức lớn của thế giới hàng ngày qua internet. Nhiều người tỏ ra ngạc nhiên khi thấy tôi đưa internet vào danh sách những nguồn có thể mang lại kiến thức hữu ích cho nghề nghiệp của họ. Điều này cũng không mấy khó hiểu vì đa phần người châu Á không đọc tin kỹ thuật hay theo dõi xu hướng kỹ thuật mới như người phương Tây; họ dành nhiều thời gian để đọc các tin thời sự và tin tức giải trí, nhưng hiếm khi vào tìm hiểu thông tin trên các trang web kỹ thuật. Thường thì họ chỉ thích ngồi yên đợi người khác chỉ ra rằng mình phải học cái gì và học ở đâu để cải thiện kỹ năng hiện có. Về căn bản, họ tỏ ra khá thụ động khi tiếp nhận những cái mới. Đã đến lúc bạn phải thay đổi tư tưởng, phải loại bỏ thói quen chờ đợi thụ động, nhất là trong việc học tập, tiếp thu kiến thức mới. Hãy học hỏi bất cứ nơi nào có thể và với bất cứ nguồn nào bạn gặp. Ngày nay, bạn có thể tìm được bất kỳ thông tin kỹ thuật mới từ hàng triệu nguồn như: blog, podcast, website, tạp chí điện tử, sách điện tử. Nếu bạn học tập nghiêm chỉnh, internet sẽ mang lại cho bạn nguồn kiến thức bao la, vô tận.

Học tập là thu nhận thông tin cần thiết để giúp ích cho công việc của bạn. Việc học tập có thể diễn ra chính thức hay không chính thức. Bạn có thể học chính thức bằng cách ghi danh đến lớp hay không chính thức bằng cách quan sát, học hỏi kinh nghiệm từ hoạt động thực tiễn của những người đi trước. Vấn đề là ở chỗ rất khó để biết liệu bạn đã học được điều gì hay không cho đến khi bạn buộc phải áp dụng điều đó. Một số lớp học chính thức yêu cầu học viên phải tham gia các kỳ thi để kiểm tra kiến thức họ đã học được. Tuy nhiên, các kỳ thi này không phản ánh được năng lực thực sự của học viên vì một số người có thể hoàn thành bài thi rất tốt nhưng thực tế kỹ năng của họ rất yếu. Cách tốt nhất để đánh giá bản thân là bạn nên thực hành điều mình đã học vào hoạt động thực tế và liên tục lắng nghe phản hồi từ mọi người xung quanh. Nếu theo học một lớp, chúng ta có thể cảm thấy hài lòng vì đã học được một cái gì đó cho tới khi buộc phải đối diện với thực tế áp dụng điều đã học.

Tôi thường tự hỏi tại sao lại có nhiều người phát triển phần mềm thất nghiệp khi xã hội đang có nhu cầu rất cao về họ? Một người chủ công ty nói với tôi rằng họ đã phải mất vài tháng để tìm ra người phù hợp vì phần lớn các ứng viên không đáp ứng các kỹ năng yêu cầu hoặc kỹ năng hiện có đã trở nên lỗi thời. Khi công nghệ thay đổi chóng mặt, chế độ đãi ngộ và mức lương hấp dẫn bao giờ cũng ưu ái những người có kỹ năng mới nhất. Vấn đề là làm sao những chủ doanh nghiệp này và mọi người biết cái gì đang là xu hướng và cái gì đã lạc hậu? Hầu như câu trả lời sẽ là các công nghệ mới. Chẳng hạn, năm năm trước, ứng dụng di động là cái rất mới mẻ và ít người biết đến cho tới khi nó bùng nổ như ngày nay. Quả thực vị CEO này rất có lý khi cho rằng việc chờ đợi một cái gì đó trở nên “hot” rồi mới học là một quan niệm sai lầm vì khi đó nó đã quá trễ. Bạn phải theo kịp xu hướng và học cái gì đó mới trước khi nó nóng trên thị trường. Chẳng hạn, thứ được ưa chuộng kế tiếp có thể là HTML 5.0 và Windows 8. Hiện nay đang có nhiều website hướng dẫn về những ứng dụng này, bạn có thể học chúng ngay nếu muốn.

Quả thực khi bạn cần phát triển kỹ năng mới hay muốn đáp ứng nhu cầu thị trường, bạn có thể trang bị kiến thức bằng cách tìm hiểu thông tin trên các website đào tạo và bài học trực tuyến. Có rất nhiều website giảng dạy miễn phí và bạn nên biết cách tận dụng những ưu thế này để bồi dưỡng kiến thức, phát triển năng lực cá nhân. Ngày nay, cơ hội học tập đang mở ra vô tận với mọi người. Thậm chí chỉ với podcast, blog, sách điện tử, tạp chí điện tử và diễn đàn kỹ thuật, bạn có thể học hỏi được nhiều kinh nghiệm bổ ích từ những người tài giỏi đi trước. Nếu bạn nghiêm túc và sẵn sàng đầu tư vào học tập, thì bạn sẽ thu được nhiều thành công trong công việc và trong đời sống. Đào tạo rất quan trọng cho sinh viên cũng như cho người đi làm. Chính vì vậy, đừng để việc thiếu kỹ năng hay tri thức ngăn cản con đường tương lai và nghề nghiệp của bạn. Hãy tận dụng mọi ưu thế của công nghệ vì trong thế giới thay đổi nhanh chóng này, tài sản duy nhất của bạn là tri thức và kỹ năng.

KỸ NĂNG MỀM

Nhiều sinh viên hỏi tôi họ nên học những kỹ năng mềm nào và có thể học những kỹ năng đó ở đâu. Về căn bản, kỹ năng mềm là kỹ năng xác định ra năng lực của một người để có thể “ăn khớp” và làm tốt nhiệm vụ trong một môi trường đặc thù như công ty hay tổ dự án.

Nhiều người “cường điệu hóa” kỹ năng mềm, nhưng thực ra phần lớn chỉ cần hiểu chúng theo nghĩa thông thường. Có một cuốn sách nhan đề là “Đắc nhân tâm” do Dale Carnegie viết, xuất bản năm 1936. Cuốn sách này đã được dịch sang nhiều thứ tiếng, trong đó có tiếng Việt, tôi khuyên các bạn nên đọc nó, không chỉ một lần mà nhiều lần. Tôi đã đọc cuốn sách này từ khi học trung học và đến giờ vẫn còn đọc. Nếu bạn có thể áp dụng phần lớn những điều cuốn sách này nhắc tới, bạn đã có đủ mọi “kỹ năng mềm” cần thiết để thành công trong cuộc sống.

Có các trường, lớp, các xêmina dạy về kỹ năng mềm. Nhiều kỹ năng được thiết kế để đào tạo cho những người chuyên nghiệp, nhưng bạn cần phát triển các kỹ năng mềm từ khi còn là sinh viên vì bạn sẽ cần đến chúng sau khi tốt nghiệp. Có rất nhiều kỹ năng mềm nhưng một sinh viên đại học cần phát triển ít nhất năm kỹ năng cơ bản sau: trao đổi, trình bày, làm việc nhóm, giải quyết xung đột và lãnh đạo.

Kỹ năng trao đổi là khả năng nói sao cho rõ ràng để người khác hiểu được. Sinh viên thường hỏi tôi: “Lúc nào em cũng nói chuyện với bạn em, vậy tại sao em phải cần kỹ năng này?”. Câu trả lời của tôi là: “Kỹ năng trao đổi nghĩa là biết khi nào nên nói và khi nào nên nghe.” Một số sinh viên nói rất nhiều mà không bao giờ lắng nghe. Một số sinh viên không bao giờ suy nghĩ kỹ trước khi nói. Họ chỉ gây ồn ào chứ không có kỹ năng trao đổi.

Nghe là kỹ năng quan trọng nhất của quá trình trao đổi. Sinh viên phải học cách lắng nghe một cách chăm chú và tránh ngắt lời khi người khác đang nói. Kỹ năng này rất khó phát triển vì nó phải là một phần trong tính cách của bạn. Muốn là một người biết lắng nghe nghĩa là bạn phải kiên nhẫn và biết thông cảm. Bạn phải có tâm trí cởi mở và thật lòng muốn hiểu người khác.

Trình bày cũng là một kỹ năng quan trọng. Người nói giỏi bao giờ cũng suy nghĩ kỹ trước khi nói. Họ trình bày rõ ràng và đi thẳng vào vấn đề chính một cách nhanh chóng để cho người nghe có thể hiểu được. Nhiều sinh viên tin là để trở thành người nói giỏi, họ phải dùng những từ khác thường. Thế nhưng, sự thật không phải thế, người nói giỏi bao giờ cũng dùng những từ đơn giản để người khác dễ hiểu. Sinh viên cần hiểu rằng dùng từ sai có thể làm tổn thương người khác hoặc tạo ra hình ảnh tiêu cực về người nói. Người nói giỏi phải lựa chọn lời nói cẩn thận để tạo ra ngôn ngữ tích cực. Thông điệp của họ bao giờ cũng lịch sự, thú vị và thực tế để tạo ra ấn tượng tích cực cho người nghe. Các bạn nên tránh dùng các thuật ngữ kỹ thuật hay chuyên ngành khi nói chuyện hàng ngày. Chẳng hạn, sinh viên công nghệ thông tin thường dùng thuật ngữ kỹ thuật mà không biết rằng người nghe có thể không hiểu. Những người làm nghề kiểm thử thường dùng thuật ngữ “kiểm thử hộp đen”. Những người làm nghề kiểm thử và phát triển thường dùng thuật ngữ “kiểm thử đơn vị”, nhưng người khác có thể không hiểu. Điều quan trọng là bạn phải biết điều này và tránh dùng các thuật ngữ kỹ thuật khi trao đổi hàng ngày. Một số sinh viên có thói quen dùng từ tắt khi nhắn tin và nó trở thành thói quen khi họ nói chuyện với bạn bè. Nhưng khi đi phỏng vấn xin việc hay khi làm việc trong môi trường công nghiệp, không thể sử dụng những từ ngữ như vậy vì nó thể hiện thái độ bất kính.

Ngoài ra còn có một kỹ năng trao đổi quan trọng khác được gọi là “trao đổi không lời” hay diễn đạt bằng ngôn ngữ hình thể như biểu lộ qua nét mặt, ánh mắt và cử chỉ, cũng đều là một phần của quá trình trao đổi. Theo một khảo cứu về trao đổi, giáo sư A. Mehrabian cho biết 55% ý nghĩa của cuộc trò chuyện xuất phát từ ngôn ngữ của nét mặt và hình thể, chỉ 38% xuất phát từ ngữ điệu của giọng nói.

Với người phương Tây, khi nói chuyện, bạn phải nhìn vào nhau và tiếp xúc bằng ánh mắt. Nếu bạn nhìn xuống hay tránh tiếp xúc mắt, thì có nghĩa là bạn cảm thấy tự ti hay đang nói dối. Ngược lại, phần lớn văn hóa châu Á coi nhìn thẳng vào mặt ai đó và tiếp xúc bằng ánh mắt là biểu tượng của bất kính và thách thức. Bạn phải hiểu khác biệt này và hành động sao cho thích hợp. Khi đứng nói chuyện, tư thế cũng rất quan trọng. Phần lớn người châu Á không thích nói khi đứng, trừ khi đó là câu chuyện ngắn. Nhưng người phương Tây xem việc đứng nói chuyện là nghiêm chỉnh và tư thế chân của bạn rất quan trọng. Nếu bạn đứng choãi rộng chân, tức là bạn rất hung hăng và muốn chi phối cuộc nói chuyện. Tư thế đứng với hai chân khép chặt cho thấy bạn yếu thế, dễ phục tùng và đang sợ hãi. Tư thế đứng tốt nhất là hai chân rộng bằng vai. Văn hóa châu Á không chú ý tới những tiểu tiết này nhưng văn hóa phương Tây coi ngôn ngữ cơ thể là điều quan trọng và họ thường phán xét bạn qua tư thế của bạn.

Trao đổi hiệu quả nghĩa là phải chọn đúng từ ngữ, trình bày chúng một cách tích cực và sử dụng ngôn ngữ cơ thể đúng mực. Một nghiên cứu gần đây về những người xin việc cho thấy rằng cứ một trăm ứng cử viên thì chỉ có mười lăm người được thuê. Tám mươi lăm ứng cử viên kia không được chọn vì họ không có kỹ năng trao đổi. Mọi ứng cử viên đều có kỹ năng, kỹ thuật và đủ phẩm chất, được chọn ra từ danh sách hàng nghìn đơn xin việc để phỏng vấn. Nhưng họ không gây được ấn tượng cho quản lý nhân sự vì kỹ năng trao đổi của họ quá nghèo nàn. Nghiên cứu này cho thấy 30% trong số họ không chuẩn bị sẵn sàng để trả lời các câu hỏi không liên quan tới lĩnh vực học tập của họ; nhiều người chẳng biết gì về xu hướng công nghệ hay những gì đang xảy ra trên thế giới. Đó là dấu hiệu cho thấy họ không có đủ vốn tri thức để làm việc hiệu quả; 67% không biết cách trình bày rõ ràng hay trả lời câu hỏi cho phù hợp; nhiều người tỏ ra bồn chồn và thiếu tự tin; 58% có ngôn ngữ cơ thể và cử chỉ không đúng mực khi nói chuyện, như không duy trì tiếp xúc mắt, gãi đầu gãi tai, không ngồi thẳng lưng mà ngồi thườn thượt trong ghế. Nghiên cứu này kết luận rằng phần lớn sinh viên có kỹ năng kỹ thuật tốt nhưng không có khả năng thể hiện bản thân đúng mực. Một số người nói năng trôi chảy, nhưng không thể lắng nghe. Nhiều người có vấn đề với cách diễn đạt, ngôn ngữ cơ thể hay có những cử chỉ không thích hợp.

Bên cạnh nói và nghe thì đọc, viết và trao đổi nhóm cũng là một phần của kỹ năng trao đổi. Phần lớn các trường đại học đều yêu cầu sinh viên đọc rất nhiều. Nếu không có kỹ năng đọc tốt, sinh viên sẽ phải vật lộn với đống tài liệu khổng lồ ở trường. Tôi cho rằng khả năng đọc, viết sẽ giúp cải thiện khả năng nói và nghe. Phần lớn những người đọc giỏi thường cũng đều là những người nói giỏi vì họ có khối lượng kiến thức lớn. Tôi bao giờ cũng khuyên sinh viên nên tìm cách cải thiện kỹ năng trao đổi bằng cách đọc thật nhiều. Cần đọc liên tục mỗi ngày để trí óc vận động và tiếp thu tri thức mới. Nhiều sinh viên công nghệ thông tin cho rằng họ chỉ cần đọc sách kỹ thuật là đủ. Điều đó hoàn toàn sai lầm. Bạn nên đọc bất cứ sách gì bạn thích và biến việc đọc thành một thói quen không thể thiếu trong đời. Chúng ta cũng có thể mở mang trí óc khi đọc tin tức, tạp chí, các blog. Ngoài ra, các bạn nên đọc lịch sử, tin tức thế giới, tin tức kinh tế và doanh nghiệp, để luôn cập nhật theo kịp dòng thời sự.

Thảo luận nhóm nghĩa là trao đổi trong một nhóm người. Khi thảo luận nhóm, mọi người cùng ngồi lại để trao đổi và bày tỏ ý kiến riêng về một chủ đề. Trong hoạt động thảo luận nhóm, sinh viên sẽ học được sự năng động khi làm việc trong nhóm, cách tập hợp nội dung và các đức tính cần có của người lãnh đạo. Khi thảo luận nhóm ở trường đại học, giảng viên sẽ đánh giá ai chuẩn bị tốt, ai có kỹ năng nói tốt và ai có kỹ năng lãnh đạo. Sinh viên phải học cách nói năng rõ ràng và lịch sự. Cần biết rằng thảo luận không phải là tranh cãi, phải tập trung vào chủ đề thảo luận, không nói các thông tin không liên quan. Ngoài ra, bạn phải kiểm soát cảm xúc và hành vi của mình, tránh những xung đột không cần thiết.

Trao đổi là kỹ năng cơ bản trong công việc và cuộc sống. Sinh viên nên phát triển kỹ năng này khi còn đi học bằng cách tham gia thảo luận ở lớp, chú ý cách lựa chọn ngôn từ để tạo ra ấn tượng cho người nghe. Bên cạnh đó, nên phát triển thói quen đọc để làm giàu vốn ngôn ngữ và mở rộng phạm vi kiến thức của mình để hiểu thế giới đang xoay chuyển ra sao.

HỌC KỸ NĂNG MỀM

Một sinh viên hỏi tôi rằng ngày nay nhiều công việc yêu cầu phải có kỹ năng mềm. Vậy sinh viên có thể học những kỹ năng đó ở đâu? Họ có cần đến một ngôi trường đặc biệt nào để học các kỹ năng đó không?

Thật ra bạn không cần tới bất kỳ một ngôi trường đặc biệt nào để học những kỹ năng đó cả. Phần lớn kỹ năng mềm thường được dạy trong đại học nhưng có thể bạn không chú ý. Tất nhiên, không có môn học nào mang tên kỹ năng mềm cả, nhưng nhiều môn bạn học có thể giúp bạn phát triển những kỹ năng này. Chẳng hạn, phần lớn các môn ở trường đại học đều yêu cầu sinh viên phải thuyết trình hay tham gia thảo luận nhóm. Nếu là người thuyết trình, bạn sẽ phải chuẩn bị để nói trước lớp, bạn phải nghiên cứu về chủ đề bạn sẽ trình bày để có thể nói về nó một cách tự tin. Bạn sẽ phải làm sao để phần trình bày của mình phù hợp với trình độ và thu hút sự quan tâm của cả lớp. Nếu nó quá phức tạp, sẽ không ai hiểu được bạn. Nếu nó quá đơn giản, các bạn của bạn có thể chán và không thèm chú ý. Về căn bản, bạn phải chuẩn bị và tập dượt vài lần để đảm bảo có thể trình bày một cách thoải mái và trơn tru. Như vậy tức là bạn đang học hỏi và trau dồi kỹ năng mềm ở phần “trình bày”.

Dù thảo luận nhóm hiện nay là hoạt động then chốt với nhiều môn ở trường đại học nhưng một số sinh viên lại không thích tham gia. Họ hiếm khi đặt câu hỏi hay thể hiện ý kiến riêng mà chỉ thích ngồi im lặng. Vì không tham gia, họ đã bỏ lỡ cơ hội để phát triển một kỹ năng mềm. Khi tham gia vào thảo luận nhóm, trước hết bạn cần phải biết rõ chủ đề, bằng không bạn sẽ chẳng có gì để nói cả. Bạn phải nghiên cứu về chủ đề này, trình bày rõ ràng suy nghĩ của mình và hình thành nên ý kiến dựa trên những gì bạn hiểu. Bạn có thể thực hành bằng cách thảo luận với nhóm. Bạn sẽ phát triển kỹ năng thuyết phục khi bảo vệ quan điểm của mình trước những ý kiến phản bác lại. Ngoài ra, bạn cũng phát triển được kỹ năng trình bày khi tìm cách giải thích rõ ràng, đơn giản và chính xác lập trường của mình trước lớp. Đây là những điều cơ bản của kỹ năng trình bày. Bạn tham gia thảo luận trên lớp càng nhiều, bạn sẽ càng tự tin hơn, sự tự tin đó ảnh hưởng tới mọi khía cạnh của cuộc sống và xây dựng nên tính cách của bạn.

Chương trình đại học yêu cầu sinh viên phải làm việc rất nhiều. Bạn phải đọc nhiều sách và các bài tạp chí. Bạn còn phải chuẩn bị sẵn sàng cho các bài tập về nhà, bài kiểm tra hàng tuần và các kỳ thi. Khối lượng công việc lớn như vậy sẽ khiến bạn rất bận rộn, nên bạn phải học cách sắp xếp thời gian để hoàn thành. Nhờ vậy, bạn học được thêm kỹ năng tổ chức, ưu tiên cho hoạt động nào trước, hoạt động nào có thể để sau. Bạn cũng phát triển được kỹ năng quản lý thời gian bằng cách phân chia thời gian cho những hoạt động này và xác định xem bạn cần dành bao nhiêu thời gian cho từng hoạt động. Quản lý thời gian và tổ chức là những kỹ năng rất quan trọng, có thể quyết định thành bại ở trường đại học. Đó cũng là những kỹ năng cơ bản trong cuộc sống khi bạn đi làm trong môi trường công nghiệp. Khi quản lý được thời gian của mình, bạn cũng sẽ học được cách sắp xếp tài liệu, tổ chức phương pháp học tập và cả cuộc sống của bạn khi học đại học. Ngoài ra, bạn sẽ phát triển được kỹ năng xã hội khi lựa chọn ai là người có thể học chung, ai có thể giúp đỡ bạn và nhóm nào có thể gia nhập được.

Hiện nay, hầu hết sinh viên đại học đều không làm việc một mình mà làm theo nhóm. Điều này không dễ dàng gì, vì ở trường phổ thông nhiều người đã quen làm việc độc lập, làm việc theo nhóm sẽ bị coi là gian lận. Nhưng hầu hết các trường đại học đều yêu cầu sinh viên phải học hay làm việc theo nhóm nên bạn phải học kỹ năng này. Thử thách chính là phải làm sao để các thành viên trong nhóm cùng nhau làm việc và phối hợp nhịp nhàng thay vì mỗi người đi theo một hướng riêng. Đó là lý do tại sao ngay từ đầu mọi thành viên trong nhóm phải đồng tình và hướng tới một mục đích chung. Nhờ vậy, bạn sẽ phát triển được kỹ năng đề ra mục đích và kỹ năng xây dựng nhóm. Bạn cũng học được cách phân công vai trò và trách nhiệm cho các thành viên nhóm với tư cách trưởng nhóm, các thành viên trong nhóm nên luân phiên giữ vai trò trưởng nhóm để có cơ hội học hỏi kinh nghiệm. Bạn sẽ học được cách làm việc trên tinh thần cộng tác với nhau, giúp từng thành viên phát triển khả năng, khi nào cần lắng nghe và khi nào cần trình bày ý kiến. Bạn cũng sẽ học được cách chia sẻ thông tin và hiểu được sự năng động của nhóm. Làm việc nhóm là kỹ năng thiết yếu trong cuộc sống, cả khi bạn tạo dựng sự nghiệp sau khi tốt nghiệp đại học.

Bốn năm đại học có thể giúp bạn phát triển cả kiến thức về kỹ thuật và kỹ năng mềm cần thiết để tạo dựng sự nghiệp riêng của bạn. Bạn có thể học rất nhiều điều ở trường đại học để phát triển năng lực riêng của mình, nhưng bốn năm trôi qua rất nhanh nên xin đừng phí hoài. Dù việc làm tốt là mơ ước của nhiều sinh viên, nhưng một số người chỉ dựa trên “bằng cấp” hơn là khả năng của chính họ. Họ không biết rằng không phải bằng cấp mà chính tri thức và kỹ năng mới là cái bảo đảm cho họ. Không công ty nào thuê người có bằng cấp mà không có tri thức và kỹ năng. Nhưng một số công ty sẽ thuê người có kỹ năng, dù không có bằng cấp. “Bằng cấp” là chìa khóa mở “cánh cửa cơ hội”, nhưng bạn phải có khả năng mở cửa và bước vào. Không có khả năng, bạn chỉ đứng đó, tay cầm chìa khóa, nhưng lại để người khác đi qua và bước vào. Thật nản lòng khi nhìn thấy rất nhiều cơ hội công việc được quảng cáo nhưng bạn lại không đáp ứng được yêu cầu.

KỸ NĂNG CON NGƯỜI

Người quản lý dự án giỏi phải công nhận tài năng của các thành viên trong nhóm và hiểu được rằng thành công của dự án phụ thuộc vào nỗ lực của họ.

Hầu hết các dự án phần mềm muốn thành công đều phải có hai yếu tố quan trọng: người quản lý dự án phần mềm giỏi và nhóm có kỹ năng cao trong lĩnh vực họ đang làm việc. Về cơ bản, tất cả đều liên quan đến con người và các kỹ năng của họ. Hơn 40 năm làm việc trong ngành công nghiệp phần mềm, tôi chưa bao giờ gặp một dự án phần mềm nào thất bại vì vấn đề kỹ thuật, nhưng đã thấy nhiều thất bại do “vấn đề con người”. Đây là địa hạt mà những người chỉ biết lý thuyết suông không thể hiểu rõ. Hầu hết các trường đại học chỉ tập trung vào vấn đề kỹ thuật mà chưa bao giờ chuẩn bị cho sinh viên kỹ năng giải quyết với “vấn đề con người”.

Nếu nghĩ rằng người làm công nghệ chỉ làm việc với máy tính thì bạn thật sai lầm. Nhiều sinh viên cho rằng chừng nào còn có thể viết được mã, họ có thể vẫn làm việc tốt, điều đó cũng sai nốt. Ngay khi chính thức đi làm, bạn sẽ thấy mình phải dành đến nửa thời gian để nói chuyện với những người khác: nhận yêu cầu từ người dùng, thảo luận về thiết kế, xem xét lại khả năng tích hợp, thảo luận về việc ai sẽ thực hiện chức năng nào, phân tích xem mô đun nào sẽ làm điều gì và ai là người quản lý giao diện, v.v… Bạn sẽ biết rằng, không như máy móc, con người có cảm xúc và cách bạn tương tác với mọi người sẽ quyết định sự thành công hay thất bại của dự án. Mọi người đều muốn được đối xử một cách trân trọng, nhã nhặn, cần hiểu rằng nếu ta muốn được đối xử thế nào thì phải đối xử với người khác như vậy. Cuối cùng, cần biết rằng khi người ta làm việc vất vả mà không được nghỉ ngơi, họ sẽ gây ra lỗi lầm. Khi con người quá căng thẳng, họ sẽ không thể suy nghĩ thông suốt và sẽ phạm nhiều sai lầm hơn. Khi con người cảm thấy không thoải mái, họ sẽ dễ dàng nổi giận và nếu họ bỏ đi trước khi hoàn thành công việc, dự án của bạn sẽ không đáp ứng được lịch trình.

Người có kỹ năng cao có thể vượt qua các vấn đề kỹ thuật và giúp cho dự án thành công nhưng họ KHÔNG THỂ khắc phục được vấn đề quản lý kém. Quản lý kém sẽ phá hỏng mọi thứ. Nếu người quản lý không ước lượng được thời gian cần thiết, mọi người sẽ KHÔNG có đủ thời gian hoàn thành công việc thật tốt và chất lượng sẽ bị ảnh hưởng. Nếu người quản lý KHÔNG biết cách quản lý nhân sự, các thành viên trong nhóm có thể xung đột với nhau và dự án sẽ thất bại. Nếu người quản lý không đối xử với mọi người một cách công bằng, nhóm sẽ KHÔNG phối hợp ăn ý và có thể xảy ra tranh cãi, v.v… Câu hỏi của tôi là có bao nhiêu người quản lý dự án đã được đào tạo về quản lý con người? Bao nhiêu đợt huấn luyện khi tham gia dự án tập trung vào “vấn đề con người”? Bao nhiêu trường đại học có môn học về “kỹ năng con người” hay “kỹ năng mềm”? Nếu trường không dạy bạn thì bạn phải tìm cách khác để học thêm về kỹ năng này.

Người quản lý dự án giỏi phải công nhận tài năng của các thành viên trong nhóm và hiểu được rằng thành công của dự án phụ thuộc vào nỗ lực của họ. Bạn phải hiểu rõ các rủi ro có thể xảy ra cho dự án và tìm cách giảm nhẹ chúng. Mọi dự án phần mềm đều có rủi ro nhưng người quản lý kém sẽ KHÔNG biết hay không biết cách ngăn cản chúng. Rủi ro có thể xuất hiện ở bất kỳ đâu và bất kỳ lúc nào, người quản lý kém thường hoảng sợ rồi trách cứ người của mình chứ không hiểu được tình trạng dự án của họ. Khi bị đối xử không công bằng, người ta sẽ bực bội, căng thẳng và giảm năng suất làm việc.

Các công ty thành công hiểu rõ vấn đề con người nên họ rất cẩn thận trong việc thuê người và chỉ chọn những người có thể thành công trong môi trường làm việc của họ. Khi phỏng vấn ứng viên xin việc, họ sẽ tập trung vào vấn đề làm việc nhóm và kỹ năng con người hơn là vấn đề kỹ thuật. Họ hiểu rằng phần lớn sinh viên tốt nghiệp đều có nền tảng kiến thức về kỹ thuật tốt nên không cần phải hỏi về vấn đề đó nữa. Họ cũng biết rằng nếu cần, họ có thể đào tạo lại nhân viên về kỹ thuật. Nhưng họ sẽ cẩn thận với cá tính, thái độ, hành vi, bởi vì những đặc trưng này rất khó thay đổi. Các công ty thành công nhất là những công ty đầu tư vào việc đào tạo không chỉ về kỹ thuật, mà còn cả cách làm việc nhóm và “kỹ năng con người”. Nhân viên của các công ty này đều hiểu rằng công việc của họ không chỉ là chuyển giao sản phẩm mà còn phải liên tục bồi dưỡng năng lực và cùng nhau làm việc để đạt tới mục đích chung: Làm cho công ty thành công hơn.

Mọi công ty đều cần người hiểu công việc và biết cách sử dụng kỹ năng để xây dựng sản phẩm phần mềm. Mọi công ty đều cần người quản lý am hiểu, biết cách quản lý cả dự án và con người, người quản lý còn phải hiểu biết đủ rõ về doanh nghiệp để đưa ra quyết định đúng.

KỸ NĂNG LẮNG NGHE

Trong các kỹ năng liên quan đến việc trao đổi, lắng nghe là kỹ năng ít được nhắc tới và khó học nhất vì nó yêu cầu nhiều nỗ lực. Có lẽ đó là lý do tại sao kỹ năng này hiếm khi được dạy như một kỹ năng mềm.

Sinh viên thường hỏi tôi tại sao phải học kỹ năng lắng nghe trong khi họ hoàn toàn có thể hiểu những gì người khác nói cũng như những gì thầy giáo giảng trên lớp. Tôi giải thích rằng: “Các bạn có thể nghe tôi nói nhưng tâm trí lại để ở nơi khác. Đó chỉ là nghe, KHÔNG PHẢI lắng nghe. Khi bạn bè tụ tập, tất cả các bạn đều nói rất nhiều điều nhưng sau một lát, bao nhiêu người trong các bạn vẫn còn thực sự lắng nghe cuộc đối thoại? Và bao nhiêu người đang chuyển hướng chú ý sang chuyện khác? Phần lớn mọi người thường có thời gian tập trung ngắn và dễ bị xao lãng bởi ý nghĩ khác nên sẽ không còn lắng nghe”.

Nhiều người nghĩ kỹ năng trình bày hay kỹ năng đối thoại mới là quan trọng, nhưng tôi tin cách tốt nhất để có được sự kính trọng của người khác là phải lắng nghe. Nếu bạn lắng nghe người ta nói chuyện một cách chăm chú và cẩn thận, bạn sẽ hiểu rõ người đó muốn nói gì, định làm gì và mong muốn điều gì. Bạn sẽ biết được ẩn ý trong lời nói, câu nói, bởi vì bạn hiểu đầy đủ điều người đó diễn đạt. Khách hàng sẽ đáp ứng tích cực khi cảm thấy mình thực sự “được lắng nghe” và “được thấu hiểu”. Người lao động sẽ cảm thấy thoải mái và được xem trọng khi biết rằng người quản lý chú ý tới điều họ nói.

Lắng nghe là kỹ năng mà bạn có thể học được, nó có thể giúp cho bất kỳ ai trở thành nhà lãnh đạo chuyên nghiệp, hiệu quả, đầy thành công. Kỹ năng lắng nghe đòi hỏi người nghe phải tập trung hoàn toàn vào cuộc nói chuyện, không được có bất kỳ sự xao lãng nào. Một điều cũng khá quan trọng là phải luôn năng động trong buổi nói chuyện, bằng cách thỉnh thoảng đặt những câu hỏi để làm sáng tỏ vấn đề. Lý do khiến người ta khó có thể lắng nghe là bởi muốn trở thành một người biết lắng nghe thì yếu tố then chốt là phải biết thông cảm, tức là phải có khả năng nhận biết và hiểu cảm giác của người khác. Người nghe biết cảm thông không chỉ lắng nghe điều người khác nói mà còn thấu hiểu được cảm giác của người nói. Việc này yêu cầu thái độ thật sự hướng tới người khác và lắng nghe điều họ đang cố truyền đạt. Nếu không quan tâm đến họ, bạn sẽ khó có thể lắng nghe một cách cẩn trọng những gì họ quan tâm. Việc giao tiếp bằng ánh mắt cũng rất quan trọng khi đang lắng nghe, nếu thỉnh thoảng bạn lại nhìn đồng hồ, người nói sẽ bị ấn tượng là bạn không quan tâm đến những gì họ nói.

Với những buổi đối thoại dài, người biết lắng nghe thỉnh thoảng nên ghi chú vài từ, vài câu để ghi nhớ những ý quan trọng. Khả năng lắng nghe người khác là một trong những ưu thế quan trọng nhất của người quản lý giỏi. Ngoài chuyện biết lắng nghe một cách cảm thông, người quản lý còn có thể tạo nên một môi trường làm việc cởi mở, để nhân viên tự do thể hiện ý kiến cho cấp quản lý. Quản lý là một nhiệm vụ khó khăn và học cách lắng nghe là một quá trình dài hơi, nhưng nếu làm được điều đó, bạn sẽ không cần cố gắng gì cũng có thể trở thành người quản lý hiệu quả.

KỸ NĂNG TRAO ĐỔI

Theo một nghiên cứu đại học mới đây về các kỹ năng quản lý, trao đổi là vấn đề số một trong hầu hết mọi công ty và cơ quan của chính phủ. Điều này thật đáng ngạc nhiên, đặc biệt là trong thời đại thông tin này, khi hầu hết mọi người đều sử dụng điện thoại di động, email, tin nhắn.

Theo định nghĩa, trao đổi là quá trình cần thiết để đảm bảo chia sẻ thông tin đúng lúc và thích hợp giữa con người với nhau. Nghiên cứu này đã điều tra trên 8.000 người quản lý để tìm ra người quản lý giỏi nhất có gì khác biệt và một người quản lý điển hình làm những công việc gì hằng ngày. Kết quả cho thấy “người quản lý giỏi nhất” dành nhiều thời gian cho trao đổi hơn người quản lý ít thành công. Trong một số trường hợp, họ dành tới 80% thời gian để trao đổi với nhân viên, họ biết cách quản lý luồng thông tin và ra quyết định phù hợp. Nghiên cứu cũng cho thấy người quản lý “không thành công lắm” dành nhiều thời gian vào họp hành, đọc giấy tờ hay làm gì đó cho có vẻ bận rộn. Họ hiếm khi ra quyết định và thường không biết điều gì đang xảy ra bên ngoài lĩnh vực khu vực làm việc của mình. Sự “bận rộn” của họ chỉ là lớp vỏ bọc để che giấu sự thiếu năng lực và nỗi sợ thất bại. Qua thời gian, những người quản lý này tạo ra một mạng lưới “quan liêu” trong công ty, khiến mọi việc mất thời gian hơn, tiêu tốn nhiều công sức hơn và hiếm khi đạt được điều gì quan trọng.

Mọi công ty đều có các mục đích và định hướng. Nếu nhân viên không được định hướng, họ sẽ bị lạc, bị lẫn lộn và thường tranh cãi với nhau. Không có định hướng rõ ràng, nhân viên sẽ làm bất kỳ điều gì mà họ nghĩ là định hướng của công ty. Nhiều người sẽ quyết định chờ đợi, hay không làm gì cả, cho tới khi họ được thông báo đích xác điều phải làm. Nếu thông tin từ cấp quản lý không rõ ràng, vấn đề sẽ không được giải quyết và công ty sẽ không đạt được thành quả gì cả.

Người quản lý giỏi nhất biết cách truyền đạt định hướng một cách rõ ràng và chính xác. Họ luôn cố gắng đảm bảo rằng mọi nhân viên đều hiểu họ muốn gì và có thể tiến lên theo cùng một hướng để làm cho công việc trôi chảy. Bên cạnh định hướng, người quản lý giỏi nhất còn biết cách đặt ra mục tiêu để đo lường thành quả làm việc của nhân viên. Dựa trên kết quả hàng trăm cuộc phỏng vấn với những người quản lý thành công, nghiên cứu này cho thấy rằng phần lớn quản lý giỏi đều tuân theo một quy tắc đơn giản: “Không trao đổi chỉ vì bắt buộc phải làm vậy, mà trao đổi là để luôn luôn biết được nhân viên đang cần gì và cung cấp điều đó càng nhanh càng tốt. Phải đảm bảo nhân viên hiểu rõ những gì quản lý nói để có thể thực hiện công việc cho phù hợp. Bao giờ cũng cho họ đủ thời gian và hỗ trợ để họ hoàn thành công việc và đạt được mục tiêu. Trao đổi càng nhiều càng tốt trong các cuộc họp nhóm để mọi người cùng nghe một việc cho rõ”.

Trong hầu hết các dự án phần mềm, trao đổi là điều thiết yếu. Nhiều dự án thất bại là do thiếu trao đổi giữa những người phát triển, người kiểm thử, người quản lý, người dùng và khách hàng. Người quản lý dự án giỏi bao giờ cũng nhấn mạnh vào luồng thông tin tự do giữa các thành viên trong nhóm, chủ sản phẩm, người dùng và khách hàng. Họ thường dùng các công cụ cộng tác để chia sẻ thông tin như bảng trắng, wiki, blog, tin nhắn, email và điện thoại. Theo cách tiếp cận Agile, mỗi ngày sẽ có một cuộc họp (đôi khi còn gọi là họp đứng) để các thành viên nhóm chia sẻ thông tin trên cơ sở hàng ngày.

Phần lớn những người làm về phần mềm không thích trao đổi với người dùng cho đến khi hoàn thiện sản phẩm. Nhiều người sợ rằng thảo luận với người dùng càng nhiều, người dùng sẽ càng cố gắng thay đổi tư duy của họ và thường thay đổi yêu cầu. Tuy nhiên, người quản lý dự án giỏi phải biết cách trao đổi với người dùng. Điều đó thật sự cần thiết trong việc quản lý các vấn đề có thể xảy ra trong quá trình thực hiện một dự án minh bạch thông tin. Sự minh bạch này cho phép người dùng tiếp cận được những thông tin cần thiết và cùng với nhà quản lý, họ có thể giải quyết những khó khăn, loại bỏ những rào cản. Bất kỳ vấn đề nào nảy sinh trong quá trình lập kế hoạch, phải được theo dõi và xử lý càng sớm càng tốt. Chỉ như vậy dự án mới có thể đạt được thành công cao hơn.

KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH

Thuyết trình là một trong những kỹ năng mềm quan trọng mà sinh viên cần học. Kỹ năng này yêu cầu sinh viên phải thể hiện suy nghĩ và ý tưởng của họ về một chủ đề cụ thể, cho một nhóm người. Sinh viên cần phát triển kỹ năng này trong thời gian ở trường đại học để có thể thuần thục và tự tin khi phỏng vấn hay đi làm chính thức. Kỹ năng thuyết trình không khó học, nhưng nó đòi hỏi bạn phải thực hành thật nhiều mới có hiệu quả.

Điều quan trọng nhất khi thuyết trình là phải chuẩn bị trước càng sớm càng tốt. Đừng đợi đến phút cuối, vì bạn cần thu thập mọi thông tin mới có thể chuẩn bị tốt. Một bài thuyết trình điển hình sẽ có phần giới thiệu, nội dung chính với các điểm then chốt bạn muốn trình bày cho cử tọa và phần kết luận. Mục đích của bạn là làm sao cử tọa có thể hiểu được những gì bạn trình bày trước khi đi tới kết luận. Thuyết trình bao lâu, chi tiết đến mức nào phụ thuộc vào yếu tố thời gian. Với phần lớn sinh viên, tôi khuyên rằng không nên trình bày quá 15 phút. Ngay cả khi đã đi làm, có thể bạn vẫn không cần thuyết trình dài hơn 15 phút, trừ khi bạn giữ vị trí quản lý cấp cao hay điều hành. Tuy nhiên, bạn cần biết rằng bất kỳ bài thuyết trình nào dài hơn một giờ cũng sẽ làm cho cử tọa mất hết hứng thú, vì rất ít người có khả năng tập trung lâu đến thế. Sau khi kết luận, bạn có thể muốn hỏi xem cử tọa có thắc mắc gì về phần trình bày không. Đôi lúc phần thảo luận giữa diễn giả và cử tọa lại đáng quan tâm hơn là bài thuyết trình.

Nhiều người nghĩ rằng kỹ năng thuyết trình rất khó và đòi hỏi phải học nhiều. Nhưng thật ra điều đó chỉ đúng với các diễn giả hay chính khách, còn khi là sinh viên và kỹ sư tương lai, bạn không cần đào tạo nhiều. Phần lớn những gì bạn trình bày đều là những kiến thức kỹ thuật mà bạn đã quen thuộc, nên điều quan trọng là phải thực hành nhiều để có được sự tự tin.

Có nhiều kỹ thuật thuyết trình, bản thân mỗi người sẽ thích hợp với một kiểu nào đó, nhưng có hai điều bạn phải tránh: Đừng bao giờ đọc một bài viết sẵn và đừng bao giờ đọc theo slide. Khả năng tập trung của cử tọa chỉ có giới hạn và họ không thích ai đó đọc diễn văn. Đọc bài viết sẵn chứng tỏ bạn không chuẩn bị trước và phải dựa vào thứ gì đó. Như thế, bạn sẽ gây cho khán giả ấn tượng rằng có thể ai khác đã chuẩn bị bài thuyết trình thay cho bạn. Tôi bao giờ cũng khuyên sinh viên làm một dàn bài ngắn và ghi chú vài điểm quan trọng lên một mẩu giấy nhỏ, phòng trường hợp bị quên. Nhưng quy tắc là không viết bài thuyết trình ra như diễn văn. Bạn là người thuyết trình, không phải giảng bài cho cử tọa mà đang “nói chuyện” với họ, bởi vì đọc diễn văn rất chán, nhưng nói chuyện thì lại thú vị.

Ngày nay, người ta thường sử dụng các thiết bị công nghệ và powerpoint để hỗ trợ thuyết trình, một số người còn đọc lại nội dung các slide. Bạn nên nhớ rằng cử tọa có thể đọc slide nhanh hơn bạn. Họ sẽ mất tập trung nếu bạn chỉ đọc slide. Lời khuyên của tôi là nên tránh thuyết trình bằng cách đọc giấy viết sẵn hay đọc các slide. Tốt nhất là hãy trình bày thật đơn giản và dễ hiểu giống như bạn đang nói chuyện với bạn bè để giúp cử tọa tập trung vào điều bạn nói thay vì tập trung vào cái gì đó khác.

Cấu trúc bài thuyết trình cần được tổ chức thế nào để có thể dẫn dắt cử tọa theo dõi từ đầu tới cuối. Nó giống như kể chuyện, bạn phải bắt đầu với những vấn đề chung, sau đó mới nói đến từng luận điểm và trình bày chi tiết các luận điểm đó. Một điều quan trọng nữa là phải thêm ví dụ cho từng luận điểm để minh hoạ và chứng minh tại sao nó lại quan trọng. Cũng giống như ‘‘cấu trúc phân việc’’ (WBS) trong thiết kế sản phẩm phần mềm, bạn nên chia bài thuyết trình thành từng phần để nếu cần bạn có thể thêm bớt hay thay đổi mà không mất quá nhiều thời gian.

Một người thuyết trình giỏi phải luôn thích ứng được với những ràng buộc về thời gian. Thỉnh thoảng, bạn có thể nói nhanh hơn khi bị áp lực thời gian và thỉnh thoảng bạn có thể nói chậm hơn khi vướng phải một vấn đề chưa chuẩn bị trước. Đó là lý do tại sao cần phải thực hành nhiều. Cách thực hành tốt nhất là đứng trước gương, nói to và đo thời gian trình bày để điều chỉnh. Nên chuẩn bị vài ví dụ hay minh họa ngắn để phòng trường hợp dư thời gian. Tương tự, bạn phải đưa những điểm quan trọng nhất lên trước để đề phòng nếu không kịp thời gian, khán giả vẫn nắm bắt được hết những điều quan trọng. Bạn phải thực hành bài thuyết trình cho tới khi cảm thấy tự tin. Bạn phải thực hành toàn bộ như thể đang thuyết trình thật sự, kể cả dùng slide và các thiết bị khác. Cách tốt nhất là trình bày toàn bộ bài thuyết trình cho vài người bạn và đề nghị họ cho ý kiến phản hồi. Điều này sẽ giúp bạn nhận ra các thiếu sót để có thể điều chỉnh và hoàn thiện bài thuyết trình hơn.

Tôi thường khuyên sinh viên nên mở đầu bài thuyết trình bằng câu hỏi, vì câu hỏi sẽ làm cho khán giả chú ý. Chẳng hạn: “Tại sao bạn nghĩ chúng ta nên dùng nguồn mở trong dự án này?”. Sau đó, bạn có thể giải thích và tiến đến các luận điểm quan trọng. Đến cuối bài trình bày, bạn nên tóm tắt các điểm chính để đảm bảo rằng cử tọa vẫn nhớ chúng. Trong quá trình thuyết trình, chắc chắn cử tọa sẽ có thắc mắc. Bất cứ người thuyết trình nào cũng có thể bối rối khi đứng trước một câu hỏi nào đó, vì thế cách tốt nhất là cố gắng dự đoán trước mọi câu hỏi có thể xuất hiện trong và sau khi bạn thuyết trình. Hãy đặt mình vào vị trí khán giả và nghĩ xem có luận điểm nào trong bài có thể gây khó hiểu không, nếu có thì bạn có thể cho thêm ví dụ để làm sáng tỏ hơn. Nếu có thể, hãy xác định những thông tin nào trong bài thuyết trình không nhắc đến nhưng khán giả có thể hỏi. Hãy chuẩn bị sẵn sàng câu trả lời cho mọi vấn đề để chứng tỏ bạn nắm vững kiến thức về chủ đề thuyết trình.

Kỹ năng thuyết trình không khó. Thật ra đó chỉ là giải thích và chia sẻ thông tin cho khán giả. Để thành công, bạn phải thu thập mọi sự kiện và dữ liệu để chứng minh cho các luận điểm và kết luận của bạn. Điều quan trọng nhất là phải cố gắng thực hành thuyết trình càng nhiều càng tốt ở trường đại học để có được sự tự tin.

KỸ NĂNG NGOẠI NGỮ

Tuần trước, có sinh viên gửi cho tôi một quảng cáo của báo địa phương nói rằng bạn có thể học các ngoại ngữ như tiếng Anh, tiếng Pháp, hay tiếng Nhật chỉ bằng cách nghe vài CD.

Tôi đã thấy các quảng cáo kiểu này trên khắp thế giới, đặc biệt là ở các nước châu Á, nơi nhu cầu học ngoại ngữ rất cao. Câu trả lời của tôi là: “Không ai có thể học ngoại ngữ bằng cách nghe CD như nghe nhạc. ĐỪNG phí tiền vào những điều vô ích như thế.” Nếu bạn muốn học ngoại ngữ, đừng tin vào những quảng cáo như có thể nói tiếng nước ngoài trong vài tuần hay một tháng bằng cách nghe CD hay đọc sách.

Học ngoại ngữ KHÔNG dễ. Bạn phải thực hành và mất rất nhiều thời gian. Viện dịch vụ nước ngoài - Foreign Service Institute (FSI) đã phát triển một thang đo từ mức 0 tới 5. “0” nghĩa là bạn chỉ biết vài từ như “Yes, No, Hello, Goodbye” và “5” nghĩa là bạn nói tiếng nước ngoài thông thạo như người bản ngữ. FSI cho biết bạn cần đạt mức “2” để trao đổi khi đi du lịch nước ngoài và mức “3” là đủ để học tập hay sinh sống ở nước ngoài. Để đạt tới mức “2”, bạn phải tốn 700 – 1.000 giờ học VÀ thực hành. Thường phải mất liên tục 6 tháng tới một năm mới đạt được mức này. Mức “3” yêu cầu phải học tập trung và dành nhiều thời gian hơn để thực hành. Không có phép màu hay lối tắt nào để học ngoại ngữ, cần có thời gian và bạn phải kiên nhẫn.

Tôi tin rằng trong thế giới toàn cầu hóa này, mọi người nên biết ít nhất một ngoại ngữ. Một số người chỉ cần biết vài câu, nhưng một số người có thể cần nhiều hơn, tùy theo nghề nghiệp. Muốn thành một người biết nói hai ngôn ngữ trở lên cần phải mất nhiều thời gian, nhưng phần thưởng sẽ rất xứng đáng và trong nhiều trường hợp, đó là điều bắt buộc.

KỸ NĂNG GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ

Một trong những kỹ năng mềm mà các công ty rất coi trọng khi tuyển nhân viên là kỹ năng giải quyết vấn đề. Khi phỏng vấn xin việc, sinh viên thường được đề nghị giải quyết một số vấn đề tình huống để đánh giá khả năng.

Kỹ năng giải quyết vấn đề thường được dạy trong các lớp khoa học và toán học, nhưng một số sinh viên không nhận ra điều đó. Khi chứng minh một lý thuyết hay giải một bài toán, họ đang học kỹ năng giải quyết vấn đề. Về căn bản, giải quyết vấn đề bao gồm năm bước: Nhận diện vấn đề (Vấn đề là gì?); thu thập thông tin và phân tích vấn đề (Tôi có thông tin gì?); đề xuất các giải pháp tiềm năng (Tôi có thể giải quyết nó bằng bao nhiêu cách?); lựa chọn và chứng minh giải pháp (Giải pháp nào là tốt nhất và làm sao tôi chứng minh được nó?); và đánh giá kết quả (Tôi đã giải quyết được vấn đề chưa? Hiệu quả của giải pháp đến mức nào?).

Vấn đề chung của sinh viên là các bạn có xu hướng giải quyết vấn đề ngay lập tức thay vì phân tích mọi phương án. Bạn cần biết rằng không phải chỉ có một giải pháp, cần phân tích tất cả trước khi lựa chọn giải pháp tốt nhất. Tôi khuyến cáo sinh viên dùng kỹ thuật “Flowchart” (lưu đồ) khi học giải quyết vấn đề. Flowchart là bản đồ hay biểu đồ chỉ ra tất cả các bước của một quá trình. Nó sẽ giúp sinh viên hiểu được quy trình và đảm bảo xem xét tất cả các bước trong quy trình đó. Khi đối diện với nhiều lựa chọn, sinh viên nên dùng kỹ thuật “Decision Matrix” (ma trận quyết định). Một Decision Matrix bao gồm hai cột, các lựa chọn được liệt kê ở cột bên trái và các tiêu chí lựa chọn được liệt kê ở hàng trên cùng của cột bên phải. Từng lựa chọn được xếp hạng theo tiêu chí để đi tới quyết định tốt nhất.

Việc giải quyết vấn đề thường gắn liền với kỹ năng trao đổi và làm việc nhóm, bởi vì trong một công ty, nhân viên sẽ không giải quyết vấn đề một mình mà thực hiện theo nhóm. Chìa khóa để giải quyết vấn đề hiệu quả và đưa ra quyết định đúng đắn là phải thực hiện theo một quy trình có hệ thống. Trong cuộc họp nhóm, người lãnh đạo nên đặt ra câu hỏi: “Vấn đề đích xác là gì?”. Khi để cho các thành viên cùng tham gia nhận diện vấn đề, họ sẽ hiểu nó rõ ràng hơn và tránh nhầm lẫn về sau. Quan trọng là người lãnh đạo nhóm phải tập trung vào tương lai, phải đặt ra câu hỏi: “Bây giờ chúng ta sẽ đi theo hướng nào?” hay “Giải pháp của chúng ta là gì?”. Lý do là nhiều nhóm thường phạm sai lầm khi quá tập trung vào những điều đã xảy ra và ai là người có lỗi, thay vì tập trung giải quyết vấn đề. Nếu chỉ nhìn lại phía sau thay vì nhìn tới trước, cuộc họp có thể kết thúc với kết quả xấu thay vì đạt hiệu quả tốt.

Tôi thường nhắc nhở sinh viên rằng giải quyết vấn đề KHÔNG phải là phân tích nguyên nhân, tức là tập trung nhìn lại để tìm ra nguyên nhân. Cách duy nhất để giải quyết vấn đề là phải tập trung sửa chữa mọi thứ để tiến lên phía trước. Cả nhóm tập trung mọi nỗ lực để nói về giải pháp thay vì nói về các vấn đề. Người lãnh đạo nhóm phải có khả năng khiến các thành viên trong nhóm tập trung vào giải pháp và những gì có thể làm được, thay vì những gì đã xảy ra. Cần tránh bất kỳ chi tiết nào liên quan đến việc ai đã gây ra vấn đề hay ai là người mắc lỗi vì nó sẽ ngăn cản sự sáng tạo của các thành viên trong nhóm. Càng nghĩ nhiều về giải pháp, mọi người sẽ càng sáng tạo hơn và có được những ý tưởng hay hơn. Khi các thành viên nhóm cùng nhau giải quyết vấn đề, thái độ của họ sẽ thay đổi từ tiếp nhận thông tin thụ động sang chủ động tham gia sáng tạo ra giải pháp.

KỸ NĂNG GIẢI QUYẾT XUNG ĐỘT

Có sinh viên hỏi tôi: “Thầy giải quyết xung đột trong nhóm dự án như thế nào? Khuôn mẫu chung của xung đột là gì và thầy sẽ làm gì nếu thầy là người quản lý dự án?”.

Xung đột xảy ra trong mọi dự án thường là do va chạm cá nhân, bất đồng về cách làm việc và nhiều lý do khác. Là người quản lý dự án, bạn phải giải quyết mọi bất đồng trước khi nó vượt khỏi tầm kiểm soát. Cách tốt nhất là phải đảm bảo cho cả hai bên đều đi tới một giải pháp theo cách của họ vì bạn không thể giải quyết thay họ. Và cho dù bạn có giải quyết, họ cũng sẽ không hài lòng với giải pháp của bạn.

Là người quản lý dự án, bạn phải sắp xếp cuộc gặp với từng cá nhân tham gia vào xung đột đó. Quan trọng là bạn phải lắng nghe quan điểm của mỗi người, ai cũng có điều cần nói, nên bạn phải lắng nghe thật cẩn thận và không vội vàng đưa ra bất kỳ kết luận nào. Bạn phải hỏi xem vấn đề là gì? Họ muốn gì? Giải pháp có thể sẽ là gì? Các phương án khác là gì? Làm sao họ có thể bỏ qua và lại cùng nhau làm việc như trước? Cần phải giải thích cho họ hiểu rằng xung đột giữa họ đang gây ảnh hưởng tới dự án và nhóm.

Sau khi lắng nghe cả hai bên và hiểu rõ vấn đề, bạn hãy đề nghị cả hai bên cùng tới văn phòng của bạn. Vai trò của bạn là người trung gian, kết nối cho các bên nói chuyện với nhau về vấn đề của họ, cũng như đưa ra các ý tưởng để giải quyết xung đột và đạt được thỏa thuận cuối cùng. Điều quan trọng cần nhớ là bạn không thể giải quyết thay cho họ mà phải để họ tự giải quyết vấn đề của mình. Nhiệm vụ của bạn là tạo điều kiện để họ ngồi lại thảo luận và giúp họ giải quyết xung đột trong bản thân họ.

Tất nhiên, đôi khi người ta không thể đạt được thỏa thuận chung. Trong tình huống này, bạn phải đề ra giải pháp tạm thời để họ có thể làm việc cùng nhau. Thông thường là phân công họ vào các nhóm khác nhau, thực hiện các nhiệm vụ khác nhau, nhưng vẫn phải hướng tới thành công của dự án. Bạn cần giải thích cho họ rằng họ phải hiểu đó là giải pháp cuối cùng trước khi tiến hành các biện pháp mạnh mẽ.

Là người quản lý dự án, bạn cần dõi theo họ với tư cách cá nhân để kiểm tra xem công việc tiến triển như thế nào và sẵn sàng hỗ trợ họ khi cần thiết để có thể tiếp tục làm việc, hướng tới mục đích chung của dự án. Sự khách quan của bạn sẽ giúp họ hiểu rằng họ phải thực hiện dự án bằng một thái độ chuyên nghiệp với nhau như thế nào.

KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM

Có một thầy giáo tìm đến xin lời khuyên từ tôi, thầy đang rất đau đầu vì không thể áp dụng phương pháp làm việc nhóm cho các sinh viên của mình. Đa số các sinh viên của thầy không thích làm việc nhóm, và trong lớp thường có những bạn chăm chỉ cần cù, trong khi nhiều bạn chẳng chịu làm gì cả, họ đùn đẩy công việc cho các thành viên khác. Lại có những sinh viên thiếu khả năng hòa hợp với người khác nên khi làm việc nhóm các em thường bỏ nhiều thời gian để tranh cãi hơn là học hành. Một số thành viên không đóng góp gì cho nhóm, thậm chí không tham dự các buổi họp nhóm. Và tình trạng này không chỉ diễn ra trong lớp của thầy, mà nhiều thầy cô khác nữa, đến nỗi một số người có ý định bỏ hình thức học tập này.

Theo quan sát của tôi, thì đúng là có những giáo viên và sinh viên cho rằng làm việc nhóm chỉ lãng phí thời gian vì các bạn chẳng được học hành gì mấy khi tham gia các nhóm. Với họ, giảng bài và tiếp thu bài giảng là cách học tốt hơn, vì nó dễ dàng, hiệu quả và đã được dùng nhiều năm mà không có vấn đề gì. Họ thường hỏi tại sao phải đổi sang một phương pháp không hiệu quả và không được yêu thích? Nhưng câu hỏi tôi muốn đặt ra là, phương pháp bài giảng sẽ đưa đến loại kết quả học tập nào? Và các bạn sinh viên, chỉ với việc nghe, ghi nhớ những sự kiện và công thức, liệu các bạn có tích lũy được bất kỳ kỹ năng nào không? Tất nhiên phương pháp bài giảng vẫn có các bài kiểm tra, nhưng sẽ không có bài kiểm tra nào xác định được kỹ năng và năng lực giải quyết vấn đề của các bạn sinh viên.

Tài liệu bài giảng rất dễ ghi nhớ, các bạn sinh viên có thể nhớ để qua được bài kiểm tra, nhưng liệu có bao nhiêu bạn vẫn nhớ những kiến thức đó sau khi làm xong bài kiểm tra đó? Làm việc nhóm không giống như vậy, phương pháp này đòi hỏi sinh viên phải đọc tài liệu ở mức độ sâu hơn, sau đó áp dụng những gì họ đã học vào việc phát triển các kỹ năng. Sinh viên có thể quên công thức nhưng họ không quên kỹ năng. Tất nhiên, trong giai đoạn đầu tiếp xúc với phương pháp này, vì không biết cách làm việc nhóm, sẽ có những rối loạn, thất vọng, thậm chí giận dữ. Nhưng nếu sinh viên chưa bao giờ trải qua cảm giác thất vọng đó, họ cũng sẽ không bao giờ trải qua được cảm giác ngất ngây khi khám phá được điều gì mới hoặc hiểu biết vì điều gì đó một cách rõ ràng. Phương pháp học tập theo kiểu làm việc nhóm cho phép các bạn sinh viên trải qua một quá trình học gồm đọc, cảm thấy khó hiểu, tiếp tục thu thập và khám phá, sau đó phân tích rồi tổng hợp, cuối cùng, các bạn hiểu rõ ràng mọi thứ ở một mức độ sâu hơn.

Mọi chuyện sẽ dễ dàng hơn cho các bạn sinh viên nếu thầy cô là người làm tất cả, đọc bài giảng, giải thích, cho ví dụ, nêu câu hỏi, đánh giá câu trả lời, và rồi cung cấp lời giải đúng, còn sinh viên chỉ việc ghi chép và ghi nhớ để vượt qua kỳ kiểm tra. Nhưng cách học “thụ động” này chỉ có thể có tác dụng trong quá khứ, khi thi cử dựa trên “ghi nhớ”, nó hoàn toàn không giúp sinh viên phát triển những kỹ năng cần thiết để xây dựng nghề nghiệp trong thị trường cạnh tranh khốc liệt hiện nay.

Làm việc nhóm khó hơn nhiều so với việc học theo cách riêng của bạn. Làm việc nhóm yêu cầu các bạn hợp tác, tổ chức, trao đổi, giao phó, thảo luận… Môi trường làm việc nhóm khiến các thành viên tổ phải học về vai trò, trách nhiệm, về cách làm việc cùng nhau và phụ thuộc lẫn nhau. Sinh viên có thể học được nhiều hơn nữa từ phương pháp này, nhưng lúc đầu bao giờ cũng có những “sinh viên lười”, đùn đẩy mọi thứ cho những thành viên khác và không chịu làm gì cả. Họ khiến những người khác nản chỉ vì phải làm việc vất vả hơn để gánh vác cả tổ và đến cuối cùng chỉ một số người học được những kỹ năng, trong khi số khác thì không. Đến lúc tốt nghiệp, chỉ một số người tìm được việc làm, trong khi số khác thì không. Sinh viên phải hiểu rằng, khi các bạn đi làm, mọi công việc đều sử dụng phương pháp làm việc nhóm, vậy nếu các bạn không làm quen với phương pháp này ngay bây giờ, thì còn đợi đến khi nào? Bạn phải học cách làm việc cùng người khác ngay bây giờ. Trong công ty, bạn sẽ không được phép chọn lựa người cùng làm việc trong nhóm với mình, bạn phải làm việc với cả những thành viên không phải là lựa chọn tốt nhất cho bạn. Nếu bạn không muốn làm việc, họ sẽ làm và bạn bị sa thải. Nếu bạn không có kỹ năng làm việc nhóm, thì khi va chạm với công việc thực tế, sớm hay muộn bạn cũng sẽ bị vạch trần sự thiếu sót này và bị đuổi. Công ty phân công cho bạn một vai trò và trách nhiệm, bạn không làm được, thì bị sa thải là điều hiển nhiên.

Phương pháp làm việc nhóm cũng giúp phát triển kỹ năng mềm, điều mà đa số sinh viên đều thiếu. Kỹ năng mềm là kỹ năng tương tác giữa những cá nhân với nhau, hay còn được mô tả là cách một người phát triển mối quan hệ với những người khác. Trong công ty, kỹ năng mềm bao giờ cũng được coi là quan trọng hơn kỹ năng về kỹ thuật. Năm ngoái, ngành công nghiệp phần mềm đã tiến hành một nghiên cứu về những nhân viên mới và khám phá ra rằng 42% trong số họ đã thất bại trong vòng 14 tháng đầu. Và điều đáng ngạc nhiên là có đến 89% thất bại liên quan đến vấn đề kỹ năng mềm, trong khi vấn đề về kỹ thuật chỉ chiếm 11%. Cụ thể là nhiều nhân viên mới được tuyển đã không hòa hợp được với các thành viên trong nhóm của mình, họ không có mặt đúng giờ, không hoàn thành công việc được phân công, vì cho rằng người khác sẽ làm điều đó thay họ. Tác giả của nghiên cứu này viết: “Khi thuê những sinh viên mới tốt nghiệp này, nhà tuyển dụng dễ dàng đánh giá được các kỹ năng về kỹ thuật, nhưng họ không thể đánh giá chính xác về kỹ năng mềm. Trong những buổi phỏng vấn, dĩ nhiên là mọi ứng viên đều tỏ ra lễ phép và năng nổ, nhưng khi họ được nhận vào làm, công ty mới nhận ra rằng họ thiếu kỹ năng quan trọng nhất – kỹ năng mềm, đặc biệt là kỹ năng làm việc nhóm’’. Tác giả kết luận rằng: ‘‘Các kỹ năng về kỹ thuật có thể được đào tạo nhanh chóng, nhưng phát triển kỹ năng mềm, như kỹ năng làm việc nhóm sẽ mất rất nhiều thời gian, và sẽ chẳng công ty nào chịu đảm đương việc đó. Thế là các bạn nhân viên mới này bị đuổi chỉ sau vài tháng”.

Năm nào cũng vậy, luôn có những sinh viên đến gặp tôi vào đầu học kỳ, nói rằng họ không thích làm việc nhóm và xin được làm độc lập. Tôi nói với các bạn này rằng đây là cách tôi dạy và nếu các bạn không thích, các bạn có thể không học môn của tôi. Và đến cuối kỳ, bao giờ cũng có những bạn đến gặp lại tôi, nói rằng họ đánh giá cao phương pháp dạy của tôi vì họ học được nhiều điều, họ hiểu tài liệu tốt hơn và đặc biệt là được phát triển kỹ năng giải quyết vấn đề. Về căn bản, họ chỉ cần học cách làm việc cùng nhau, sau đó họ sẽ hiểu cách làm việc nhóm, điều này giúp họ phát triển sự chuyên nghiệp của mình. Tôi bảo họ: “Với cương vị một thầy giáo, thầy chỉ là người hướng dẫn các em trong quá trình học tập, chính các em mới là người phải học thật sự”.