Phần 1: Phương pháp Bộ lạc

Trong chương này, chúng tôi sẽ giúp bạn chuẩn bị cho phương pháp Bộ lạc để thực hiện quy trình Khám phá câu hỏi “tại sao”; ở Chương 5, chúng tôi sẽ giới thiệu từng bước cụ thể để thực hiện cuộc hội thảo này. Phương pháp Bộ lạc được thiết kế cho các nhóm muốn diễn đạt mục đích, sứ mệnh hoặc niềm tin chung của tập thể – tức là mô tả thành lời nền văn hóa của tổ chức trong trạng thái tự nhiên tốt nhất, dù hiện tại tổ chức này chưa hoạt động ở mức độ đó. Theo định nghĩa của chúng tôi, “bộ lạc” là một nhóm người tập trung lại với nhau xung quanh một tập hợp các giá trị và niềm tin chung. Bộ lạc có thể là toàn bộ một tổ chức lớn, hoặc một nhóm nhỏ. Thông thường, vị trí của bạn trong tổ chức sẽ quyết định việc bạn coi những ai là người trong bộ lạc của mình. Nếu bạn là CEO của một công ty, khi đó tất cả mọi người làm việc trong tổ chức này đều sẽ thuộc bộ lạc của bạn. Nếu bạn là giám đốc bộ phận, những người làm việc trong bộ phận do bạn phụ trách sẽ là thành viên trong bộ lạc của bạn. Nếu tổ chức của bạn không có cơ cấu rõ ràng, hãy dựa vào những gì bạn cảm thấy là đúng. Có thể một thành viên tham gia vào nhiều bộ lạc khác nhau. Quan trọng nhất, bộ lạc là nơi bạn cảm thấy mình thuộc về.

Có thể bạn nghĩ rằng chuyện này cũng giống như những bài toán đố mà bạn vẫn làm ngày còn học phổ thông. Mục đích của việc thực hiện quy trình Khám phá câu hỏi “tại sao” cho bộ lạc là nhằm đơn giản hóa mọi việc, chứ không phải phức tạp hóa vấn đề. Chúng tôi sử dụng một khái niệm gọi là “Tổ TẠI SAO” nhằm giải thích ý tưởng này. Chỉ nên sử dụng phương pháp Tổ TẠI SAO nếu chúng thực sự làm sâu sắc thêm cho mối quan hệ của mọi người với hai chữ TẠI SAO của tổ chức và với vai trò của họ trong đó. Nếu chữ TẠI SAO lớn đủ để truyền cảm hứng cho tất cả mọi người trong tổ chức, hãy sử dụng nó.

Các Tổ TẠI SAO: Xác định một bộ phận trong tổng thể

Mỗi tổ chức đều có một chữ TẠI SAO. Và trong mỗi tổ chức lại có nhiều nhóm – đây là các nền tiểu văn hóa tồn tại trong một tập thể lớn hơn bao trùm. Mỗi bộ phận này lại có hai chữ TẠI SAO riêng. Chúng tôi gọi đó là một Tổ TẠI SAO – tức là mục đích, sứ mệnh, hay niềm tin định nghĩa nên một nhóm bên trong tổ chức lớn. Trong từng nhóm trên lại có các thành viên, và mỗi người lại có hai chữ TẠI SAO cá nhân của riêng mình. Mục đích là giúp từng cá nhân làm việc cho một công ty trong đó họ phù hợp với nền văn hóa, chia sẻ các giá trị, tin tưởng vào tầm nhìn và làm việc trong một nhóm nơi họ cảm thấy mình được tôn trọng và có giá trị.

Một Tổ TẠI SAO bao giờ cũng phục vụ cho hai chữ TẠI SAO bao trùm của toàn thể công ty; nó không bao giờ mâu thuẫn với hai chữ TẠI SAO lớn đó.

Lý do cần phải diễn đạt Tổ TẠI SAO cũng là nguyên nhân khiến một tổ chức muốn diễn đạt hai chữ TẠI SAO bao trùm – bởi nó mang lại cho mọi người một cảm thức về căn tính và sự thuộc về. Nó cho phép các đội nhóm xác định được những người họ vẫn làm việc cùng hằng ngày. Nó giúp họ hiểu được sự đóng góp độc đáo của mình vào tầm nhìn lớn trên cương vị một nhóm riêng biệt.

Hãy nghĩ về tổ chức giống như một cái cây. Phần rễ và thân cây đại diện cho nguồn gốc và nền tảng của tổ chức. Trên đó có cành cây – chính là các bộ phận và phòng ban của tổ chức. Và trên mỗi cành đặt một chiếc tổ – đó là các nền tiểu văn hóa hay các đội nhóm. Và trong mỗi chiếc tổ là một gia đình những chú chim sống gắn bó với nhau. Trên cương vị các cá nhân, mục đích của chúng ta là nắm rõ được hai chữ TẠI SAO của mình để có thể dễ dàng tìm ra đúng cây và chọn đúng tổ. Mục đích của tổ chức là nắm rõ được hai chữ TẠI SAO của họ để thu hút được những chú chim phù hợp. Và mục đích cho từng đội nhóm trong công ty là bảo đảm rằng họ có những chú chim phù hợp trong từng tổ – tức những người có thể phối hợp với nhau hiệu quả hơn để đóng góp vào mục đích và sứ mệnh cao hơn của toàn bộ tổ chức lớn.

Nước Mỹ có hai chữ TẠI SAO – nhưng Los Angeles và New York cũng thế. Tôi muốn sống ở nước Mỹ; câu hỏi đặt ra là tôi nên chọn thành phố nào để sinh sống và làm việc? Vì thế, chuyện một người ở vào đúng công ty nhưng lại chọn sai tổ hoàn toàn có thể xảy ra. Việc xếp nhầm chỗ này có thể làm ảnh hưởng đến hiệu quả công việc, tinh thần làm việc, và sự tự tin của họ. Giúp đỡ để họ biết được mình nên sống ở thành phố nào, tham gia vào chiếc tổ nào, hay chọn đội nhóm hoặc nền tiểu văn hóa nào phù hợp nhất là một phần trong câu đố xây dựng một tổ chức có sức phát triển thăng hoa. Một số công ty thậm chí còn coi việc thu hút và tuyển dụng những nhân tài phù hợp nhất với tổ chức của mình như một môn khoa học. Tuy nhiên, nghệ thuật nằm ở chỗ phải biết được vị trí nào trong công ty có thể giúp họ phát triển tối đa tiềm năng của mình. Tuyển dụng người phù hợp cho công ty mới chỉ là một phần công việc. Biết vị trí phù hợp để người đó có thể phát huy năng lực tốt nhất và giúp họ cảm thấy mình đang đóng góp cho công ty cũng như truyền cảm hứng cho mọi người cũng là một nhiệm vụ quan trọng khác. Thực ra, có thể đây còn là nhiệm vụ quan trọng hơn.

Chúng tôi đã từng làm việc với những công ty có cảm thức rất mơ hồ về hai chữ TẠI SAO. Ban lãnh đạo trong những công ty đó dường như không mặn mà với những khái niệm “mềm” như mục đích, sứ mệnh, hoặc niềm tin, vì thế họ bỏ qua chúng. Tuy nhiên, người đứng đầu một số nhóm và bộ phận trong công ty đó, vốn thực sự tin tưởng vào các khái niệm mềm này, đã dành thời gian để diễn đạt Tổ TẠI SAO của nhóm mình.

Những nhóm như vậy thường có tinh thần làm việc, sức sản xuất và năng lực đổi mới sáng tạo cao nhất, có tỉ lệ nhân viên bỏ việc thấp nhất, và dần dần họ sẽ vươn lên trở thành những nhóm có hiệu quả cao nhất trong toàn bộ tổ chức.

* * *

Simon Sinek, nhà sáng lập công ty của chúng tôi, có hai chữ TẠI SAO riêng: Cần phải truyền cảm hứng cho mọi người để họ làm những việc tạo động lực cho bản thân, để qua đó chúng ta có thể cùng nhau thay đổi thế giới. Chữ TẠI SAO của anh ấy cũng là chữ TẠI SAO của công ty, tất cả chúng tôi đều tin tưởng và đón nhận điều đó. Trên thực tế, chữ TẠI SAO đó là cơ sở để xây dựng nên tầm nhìn chung của chúng tôi: Xây dựng nên một thế giới trong đó đại bộ phận các cư dân đều tỉnh giấc mỗi sáng trong tâm trạng háo hức đi làm, cảm thấy an toàn ở nơi làm việc, và trở về nhà trong tâm trạng mãn nguyện với những việc họ đã làm. Tuy nhiên, bên trong công ty, chúng tôi có các đội nhóm nhỏ làm việc với nhau thường xuyên. Và dần dần, các nền tiểu văn hóa hình thành. Nhóm mà chúng tôi – Peter và David – làm việc chung cũng có một Tổ TẠI SAO: Cần phải soi rọi vào những điều khả thi để chúng ta có thể cùng nhau làm biến đổi thế giới này. Đây chính là sự đóng góp độc đáo của nhóm chúng tôi vào mục đích cao hơn của cả công ty. Những cuốn sách, buổi nói chuyện và cuộc hội thảo của Simon đều lan truyền cảm hứng rất mạnh mẽ. Và như bạn sẽ thấy, cuốn sách này tập trung hơn vào việc soi rọi cách làm những việc mà anh ấy vẫn nói đến. Đây không phải là sự trùng hợp ngẫu nhiên. Đó là mục đích chung của chúng tôi – chỉ đường cho mọi người đi là lý do chúng tôi đi làm vào mỗi buổi sáng. Đó là cách chúng tôi đóng góp vào mục đích lớn của cả công ty.

Chúng ta hãy bước một bước xa hơn. Cả nhóm chúng tôi cùng có chung một Tổ TẠI SAO như vậy. Tuy nhiên, trong chiếc tổ đó chúng tôi cũng là những cá nhân riêng biệt. Mỗi người trong chúng tôi lại có một đóng góp riêng vào hai chữ TẠI SAO chung của cả tập thể. Vì thế, tính riêng trong đội, mỗi người chúng tôi đều có hai chữ TẠI SAO cho riêng cá nhân mình.

Mọi việc Peter làm đều nhằm tạo điều kiện giúp mọi người trở nên phi thường để họ có thể làm những việc phi thường. David ra khỏi giường mỗi buổi sáng bởi anh ấy cần phải thúc đẩy mọi người tiến lên để họ có thể tạo dấu ấn lên thế giới. Cả hai chúng tôi đều bổ sung cho hai chữ TẠI SAO của công ty. Mọi cá nhân trong công ty chúng tôi đều nắm rõ hai chữ TẠI SAO riêng của mình, nắm rõ Tổ TẠI SAO cho nhóm làm việc chung với họ, và nắm rõ tầm nhìn chung mà tất cả chúng tôi đều nỗ lực thúc đẩy.

* * *

Nếu bạn muốn khám phá hai chữ TẠI SAO cho toàn bộ tổ chức, dưới đây là một số điểm cần cân nhắc trước khi tổ chức buổi hội thảo cho bộ lạc của bạn:

• Nếu nhà sáng lập vẫn tham gia hoạt động trong tổ chức, cách bắt đầu tốt nhất là thực hiện quy trình Khám phá câu hỏi “tại sao” cho cá nhân nhà sáng lập đó. Thành lập công ty chỉ là một trong số những công việc họ làm để đưa hai chữ TẠI SAO của mình vào cuộc sống. Việc diễn đạt hai chữ TẠI SAO cá nhân của họ sẽ mang lại bối cảnh chung và sẽ gần giống với chữ TẠI SAO của tổ chức. Chúng tôi tiến hành thực hiện quy trình Khám phá câu hỏi “tại sao” cho cá nhân nhà sáng lập và sau đó sử dụng phương pháp Bộ lạc với tập thể lớn hơn trong tổ chức của họ. Với những công ty có nền văn hóa mạnh mẽ, chúng tôi không khỏi sửng sốt khi thấy kết quả của hai quy trình đó giống hệt nhau.

Nếu công ty có nhiều hơn một nhà sáng lập, hãy lựa chọn người có tầm nhìn xa trông rộng. Thường thì các công ty đều do một cặp đôi sáng lập. Trong cặp đôi này thường có một người có tầm nhìn xa, còn một hoặc một vài người đóng vai trò xây dựng tầm nhìn ấy. Hãy đọc Chương 12 trong cuốn Start With Why (Bắt đầu với câu hỏi tại sao) để tìm hiểu thêm.

• Nếu nhà sáng lập công ty đã mất hoặc không tham gia tư vấn cho công ty, phương pháp Bộ lạc sẽ là cách tốt nhất giúp công ty tìm kiếm hoặc khám phá lại hai chữ TẠI SAO của họ.

Sau đây là một số tình huống cụ thể trong đó một nhóm nhỏ có thể cân nhắc thực hiện quy trình Khám phá câu hỏi “tại sao” cho bộ lạc để diễn đạt Tổ TẠI SAO của họ:

Một tổ chức có năng lực hoạt động kém – có lẽ do họ vừa trải qua một cuộc mua lại, sáp nhập hoặc các diễn biến khác – không vận hành ở trạng thái tự nhiên tốt nhất. Có lẽ họ không có cảm thức chung về mục đích, và kết quả là một nhóm cá nhân hoặc các bộ phận biệt lập muốn thúc đẩy lợi ích riêng của mình. Trong tình huống này, chúng tôi đề xuất nên áp dụng phương pháp Bộ lạc với một nhóm nhỏ bên trong tổ chức, nhóm có thể duy trì ban lãnh đạo mạnh và nền văn hóa tốt đẹp. Việc hỗ trợ nhóm này diễn đạt thành lời hai chữ TẠI SAO của họ có thể là bước đầu tiên để tiến tới việc “chiếc đuôi vẫy con chó”.

Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về khái niệm “chiếc đuôi vẫy con chó”, hãy tìm đọc Chương 7 trong cuốn sách Start With Why (Bắt đầu với câu hỏi tại sao) của Simon Sinek.

Điều thú vị của việc thực hiện quy trình Khám phá câu hỏi “tại sao” cho một nhóm nhỏ trong tổ chức lớn (tức là tìm hiểu về Tổ TẠI SAO) nằm ở chỗ, nó có thể tác động đến toàn thể tổ chức và khơi dậy ở họ mong muốn đi tìm hai chữ TẠI SAO của mình. Khi một bộ phận bắt đầu suy nghĩ, hành động và giao tiếp dựa trên hai chữ TẠI SAO của mình, những điều tốt đẹp sẽ diễn ra: hiệu quả hoạt động của nhóm sẽ được cải thiện, tinh thần đổi mới sáng tạo sẽ tăng cao, tỉ lệ nhân viên bỏ việc sẽ giảm đi. Ban lãnh đạo cấp cao sẽ để ý thấy những diễn biến tích cực này. Nhân viên ở các bộ phận phòng ban khác cũng sẽ nhận ra điều đó, bởi các thành viên trong nhóm đã tìm được chữ TẠI SAO cho mình thường thể hiện sự vui thích khi được đi làm nhiều hơn so với trước đây. Sau khi chúng tôi thực hiện quy trình Khám phá câu hỏi “tại sao” cho bộ lạc đối với một bộ phận nhỏ, nhân viên ở các phòng ban khác trong công ty liên tiếp gọi điện tới cho bộ phận đó để hỏi xem họ còn trống vị trí nào không. Khi làm theo cách này, chiếc đuôi có thể vẫy được con chó, nghĩa là một nhóm nhân viên có động lực, cảm hứng và tham gia tích cực vào hoạt động của công ty có thể mang lại tác động tích cực lên toàn bộ tổ chức.

Tuy nhiên, có những lúc nền văn hóa của tổ chức yếu đến nỗi không nhóm nhỏ nào phù hợp để thực hiện quy trình Khám phá câu hỏi “tại sao” cho bộ lạc. Trong những trường hợp này, yếu tố duy nhất có thể chuyển hướng cho con tàu là bàn tay mạnh mẽ của một vị lãnh đạo có tầm nhìn xa trông rộng. Ngay cả khi không phải là nhà sáng lập của công ty, người đó có thể mang lại cho một tổ chức vốn không hề có hai chữ TẠI SAO cảm thức về mục đích hoạt động của mình.

Đây là công việc rất khác so với thay đổi hai chữ TẠI SAO đang hiện hữu. Hai chữ TẠI SAO của một công ty được cấu thành từ các thông lệ trong nền văn hóa của tổ chức, những giá trị chung, và các mối quan hệ gắn bó bền chặt, và trong bối cảnh này, rất khó có chuyện một vị lãnh đạo mới xuất hiện và làm thay đổi tất cả. Một vị lãnh đạo nên cung cấp hai chữ TẠI SAO mới khi mục đích tồn tại ban đầu của công ty đã hoàn toàn bị phá hủy sau nhiều năm đi sai hướng. Kịch bản tốt nhất trong tình huống này là nhà lãnh đạo hoàn thành quy trình Khám phá câu hỏi “tại sao” dành cho cá nhân. Sau đó, họ có thể dẫn dắt tập thể dựa trên hai chữ TẠI SAO đó, và những người được truyền cảm hứng sẽ đứng lên đi theo họ.

Tuy hiếm gặp, nhưng chúng tôi cũng từng tiếp xúc với một số ít tổ chức hoàn toàn bị tê liệt và đổ vỡ, trong đó chỉ có nỗi sợ hãi, bầu không khí thiếu niềm tin, sự hoang tưởng, và lợi ích riêng hoành hành. Trong những trường hợp như thế, buổi hội thảo Khám phá câu hỏi “tại sao” thường biến thành nơi để mọi người xả giận: thi nhau thể hiện sự bất mãn, thành kiến, và những lời than phiền trách móc. Cứ như vậy, mọi chuyện không thể tiến triển được. Đối với tổ chức đang lâm vào tình huống này, chúng tôi khuyên các bạn hãy mời một nhà điều hành hoặc một cố vấn bên thứ ba, người có thể giúp các vị lãnh đạo trong tổ chức xác định ra nguyên nhân cội rễ cho nhiều vấn đề mà họ đang phải đối mặt. Chỉ sau khi phần việc phân tích sâu hơn này được hoàn tất, con đường mới được làm quang để có thể thực hiện quy trình Khám phá câu hỏi “tại sao” hiệu quả. Thiếu công việc tiền trạm này, quy trình Khám phá câu hỏi “tại sao” gần như chắc chắn sẽ thất bại – và việc thành công ở lần thử thứ hai sẽ vô cùng khó khăn. Mọi việc sẽ dễ dàng hơn nhiều nếu bạn tạo điều kiện để thành công ngay từ đầu bằng cách xử lý những vấn đề cội rễ trước tiên.

Những câu chuyện thể hiện hai chữ TẠI SAO

* * *

Như vậy, chúng tôi vừa trình bày rất cụ thể về khái niệm bộ lạc, giờ là lúc chuẩn bị cho buổi hội thảo Khám phá câu hỏi “tại sao” cho bộ lạc của bạn. Trước khi chúng tôi đi vào chi tiết, dưới đây là lộ trình giúp bạn hình dung được các bước cần làm tiếp theo.

Theo chúng tôi, bạn nên chuẩn bị bằng cách thực hiện các bước sau đây.

Tìm người điều hành hội thảo

Với phương pháp Bộ lạc, bạn cần phải tìm một người điều hành hội thảo. Ứng viên lý tưởng cho vị trí này nên là người được tổ chức tín nhiệm, có mong muốn phục vụ vì người khác, có tính hiếu kỳ thiên phú, và có khả năng đặt ra những câu hỏi nhằm khai thác vấn đề. Một người điều hành hội thảo chuyên nghiệp có thể tự tin và giàu kinh nghiệm trong công việc này, nhưng đây không phải điều kiện cần để quy trình diễn ra thành công. Nếu bạn không phải là người điều hành hội thảo dày dạn kinh nghiệm, hoặc nếu bạn không tìm được một người như vậy, đừng lo lắng! Chúng tôi viết cuốn sách này là để giúp bạn đảm trách công việc đó mà.

Người điều hành hội thảo phải giữ thái độ khách quan, vì thế hãy nghĩ đến người có một chút khoảng cách với công ty và có tầm nhìn bao quát – chẳng hạn, một người từ bên ngoài, không xuất hiện trong giai đoạn công ty mới thành lập và không phải là một trong những vị lãnh đạo lâu năm của công ty. Sự sàng lọc này nhằm bảo đảm rằng người điều hành sẽ không vô tình mang theo những định kiến hoặc thiên kiến mà họ có sẵn từ trước vào quá trình điều hành cuộc hội thảo. Nói cách khác, đôi khi biết ít hơn thì tốt hơn. Làm việc với một người điều hành có thái độ khách quan còn nhằm bảo đảm rằng họ thực sự có thể vận hành quy trình Khám phá câu hỏi “tại sao” thay vì trở thành một phần trong đó.

Tuy nói vậy, nhưng chúng tôi cũng nhận thức được rằng có thể việc đưa một người từ bên ngoài vào quy trình này là không khả thi hoặc thiếu thực tế. Trong trường hợp đó, bạn có thể chọn một trong số các đồng nghiệp trong công ty để đảm nhiệm vị trí người điều hành hội thảo, hoặc bạn có thể tự đứng ra gánh vác trọng trách này. Điều quan trọng nhất là bạn cần nắm được nền tảng của quy trình này, nghĩa là phải hiểu rằng hai chữ TẠI SAO là thứ được khám phá, chứ không tạo ra được, và rằng quy trình Khám phá câu hỏi “tại sao” không nhằm tìm hiểu về khát vọng của tổ chức. Nó cũng không phải là bài tập về xây dựng thương hiệu hay marketing. Cách tiếp cận như vậy sẽ phá hủy hoàn toàn những yếu tố khiến hai chữ TẠI SAO thực sự hấp dẫn. Hai chữ TẠI SAO tập trung vào việc chúng ta là ai, chứ không phải những gì chúng ta mong muốn công ty sẽ trở thành trong tương lai.

Dù bạn chọn ai, thì nhiệm vụ của người điều hành hội thảo vẫn là dẫn dắt hoạt động của một nhóm người trong bối cảnh một cuộc hội thảo. Nghĩa là, để thực hiện được công việc này, người điều hành cần có một số kỹ năng nhất định: khả năng quản lý thời gian và các công việc hậu cần, lắng nghe chủ động và vạch ra được những sợi dây kết nối từ ý kiến đóng góp của nhiều người tham gia. Người điều hành cũng cần biết cách tạo ra một môi trường “an toàn” để mọi người, không phân biệt thứ bậc, vị trí, hay tính cách, đều có thể cảm thấy thoải mái khi chia sẻ những suy nghĩ và câu chuyện của họ.

Danh sách các năng lực và phẩm chất cần có của người điều hành cuộc hội thảo có thể rất dài và khiến người khác nhụt chí, nhưng thực ra, bất kỳ ai mong muốn học tập và thoải mái khi làm việc với một nhóm đều có thể đứng ra dẫn dắt quy trình Khám phá câu hỏi “tại sao” cho Bộ lạc. Dĩ nhiên, người nào càng có kinh nghiệm càng tốt. Nhưng trên hết, họ cần phải có tính hiếu kỳ cao và thích dẫn dắt một buổi hội thảo. Cuối cùng, nếu bạn cảm thấy thoải mái với người đó, có lẽ họ sẽ tạo ra được môi trường thảo luận phù hợp để thực hiện một quy trình Khám phá câu hỏi “tại sao” tuyệt vời. Hãy suy nghĩ theo hướng này: Có rất nhiều bác sĩ giỏi với tay nghề ngang ngửa nhau, nhưng chúng ta vẫn sẽ muốn chọn người mang lại cho mình cảm giác tốt. Điều tương tự cũng đúng khi bạn lựa chọn người điều hành hội thảo.

Phần còn lại của chương này và toàn bộ chương sau sẽ dành cho người điều hành của hội thảo Khám phá câu hỏi “tại sao” cho Bộ lạc. Dựa trên những gì bạn đọc được trong cuốn sách cho tới lúc này, nếu bạn cảm thấy mình không phù hợp với vị trí đó, hãy chọn người khác và yêu cầu họ đọc phần tiếp theo cũng như các chương được đề cập đến trong phần này. Nếu bạn định đứng ra làm người điều hành cuộc hội thảo, hãy tiếp tục đọc. Phần còn lại của chương này và Chương 5 sẽ cung cấp những thông tin hướng dẫn để người điều hành chuẩn bị cho quy trình Khám phá câu hỏi “tại sao” cho Bộ lạc.

Chuẩn bị cho phiên làm việc của bạn

Quả là vinh dự khi được mời đảm nhiệm vai trò điều hành một cuộc hội thảo Khám phá câu hỏi “tại sao”. Chúng tôi sẽ đưa ra một số gợi ý nhằm bảo đảm rằng bạn được chuẩn bị đầy đủ cho cuộc hội thảo đó. Ngoài việc đọc chương này, bạn cũng nên đọc Chương 3, tức phần lý giải về quy trình Khám phá câu hỏi “tại sao” cho Cá nhân. Dĩ nhiên, bạn sẽ không làm theo các bước trong chương đó khi triển khai cuộc hội thảo này, nhưng càng làm quen với những yếu tố nền tảng trong quy trình khám phá, bạn sẽ càng được trang bị thông tin đầy đủ để có thể dẫn dắt bộ lạc trong cuộc hội thảo mới. Nếu bạn sẵn sàng và có đủ thời gian, trước khi thực hiện hội thảo Khám phá câu hỏi “tại sao” cho Bộ lạc, hãy thử tập luyện bằng cách chọn ra một số người – có thể là đồng nghiệp, bạn bè, hoặc người quen của bạn – để thực hiện quy trình khám phá dành cho cá nhân.

Trước khi bạn bắt tay vào thực hiện quy trình Khám phá câu hỏi “tại sao” thực sự ở Chương 5, dưới đây là một số nhiệm vụ quan trọng mà bạn trên cương vị người điều hành hội thảo – hoặc một người trong công ty có nhiệm vụ hỗ trợ bạn – cần phải thực hiện:

Mời mọi người tham gia

Phương pháp Bộ lạc đòi hỏi có ít nhất 10-15 người tham gia, nhưng có thể áp dụng cho tối đa 30 người. Nếu số người tham gia hội thảo vượt quá con số đó, có lẽ bạn cần đến sự hỗ trợ của một người điều hành dày dạn kinh nghiệm, thành thạo khả năng duy trì trọng tâm cuộc hội thảo để các nhóm lớn có thể tập trung vào nhiệm vụ trước mắt. Nếu không, quy trình này có thể sẽ kéo dài, trở nên phức tạp và rắc rối. Vì thế, nếu bạn chưa có nhiều kinh nghiệm điều hành quy trình này, hãy giới hạn nhóm tham gia ở mức tối đa 30 người.

Vì sao lại không nên tổ chức hội thảo cho dưới 10 người? Những người tham gia có nhiệm vụ phải chia sẻ các câu chuyện để mang lại nhiều góc nhìn đa dạng về tổ chức. Xin lưu ý, mục đích của chúng ta là xây dựng được một bản tuyên ngôn mang tính phổ quát, có khả năng tạo được sự đồng vọng ở tất cả các thành viên trong tổ chức. Chúng ta đang muốn diễn đạt thành lời hai chữ TẠI SAO của tổ chức (cái cây); với cuộc hội thảo này, chúng ta sẽ thiết lập nền tảng (tức là phần rễ và thân cây) để các phòng ban, đội nhóm (cành và tổ chim) tìm được vị trí thích hợp trên cái cây đó. Nếu hội thảo có quá nhiều con chim ở trên một cành cây, nhiều khả năng chúng ta sẽ vô tình diễn đạt cho hai chữ TẠI SAO của một nền tiểu văn hóa tức là của một cành cây hay tổ chim cụ thể. Rốt cuộc khi tất cả những chú chim trên cái cây đó nghe được bản tuyên ngôn, không phải chú chim nào cũng cảm thấy đây là nơi mình thuộc về. Bất luận tổ chức của bạn có quy mô ra sao, hãy bảo đảm rằng cuộc hội thảo có sự hiện diện của tất cả các bộ phận, phòng ban trong công ty.

Những tổ chức có quy mô hoạt động dưới 10 người là ngoại lệ. Trong trường hợp này, 10 chú chim đó đại diện cho toàn bộ cái cây. Tất cả mọi người đều tham gia vào nhiều khía cạnh khác nhau trong hoạt động của tổ chức, và nhóm này thường đã có đúng thứ họ cần để diễn đạt hai chữ TẠI SAO của tổ chức.

Theo quan sát của chúng tôi, các phiên hội thảo Khám phá câu hỏi “tại sao” cho Bộ lạc thường đạt được thành công cao nhất khi đại đa số những người tham gia cùng có chung hai đặc điểm sau đây: có sự nhiệt tình đối với công việc và gắn bó với công ty đủ lâu. Những người làm việc ở công ty trong thời gian dài sẽ có nhiều câu chuyện và trải nghiệm để chia sẻ. Và nếu đã kề vai sát cánh với công ty trong một thời gian đủ lâu, họ sẽ được chứng kiến hết những bước thăng trầm, cả khi công ty hoạt động ở trạng thái tự nhiên tốt nhất và khi họ phải đối mặt với những thách thức lớn nhất.

Bạn có thể mời một vài nhân viên mới cùng tham dự, dù có thể họ sẽ có ít câu chuyện để chia sẻ hơn. Khi được nghe những câu chuyện mọi người chia sẻ, biết thêm về một số điều trong quá khứ của công ty, và được làm quen với các đồng nghiệp mới trong một bối cảnh cá nhân hơn, họ sẽ cảm thấy gắn bó hơn với công ty, và tự hào về công việc mới. Không những vậy, họ còn mang đến những góc nhìn đặc biệt cho cuộc hội thảo: Do mới tham gia vào tổ chức, nên có lẽ trong tâm trí họ vẫn còn lưu lại rõ nét lý do vì sao họ lại quyết định như vậy. Người mới đến cũng có thể chia sẻ những phát hiện mới khách quan mà những ai từng làm việc nhiều năm trong tổ chức có thể không nhìn ra.

Phẩm chất quan trọng thứ hai cần có ở những người tham gia là niềm đam mê với công ty. Cuộc hội thảo càng có nhiều người nhiệt tình càng tốt. Đó không nhất thiết phải là những người có hiệu quả công việc cao nhất. Người nhiệt tình sẽ “hiểu được vấn đề gốc rễ”. Họ thường xuyên hy sinh thời gian và công sức của bản thân để khiến tổ chức ngày một tốt hơn. Đó là những người quan tâm nhiều nhất đến công ty. Những người nhiệt tình là hình ảnh đại diện của công ty ở trạng thái tự nhiên tốt nhất.

Nếu vì những lý do chính trị hoặc các nguyên nhân khác khiến bạn phải mời một số người không được nhiệt tình cùng tham gia vào cuộc hội thảo, chuyện đó cũng không sao cả. Đây là quy trình được tiến hành trên tinh thần khách quan, và một vài nhân vật lạc lõng có lẽ cũng không thể làm thiên lệch kết quả cuối cùng. Trên thực tế, đôi khi họ hòa nhập với cuộc hội thảo tốt hơn so với kỳ vọng bởi sự kiện này giúp họ mở lòng chia sẻ những lý do khiến họ yêu tổ chức. Nhưng ngay cả khi thực tế không phải như vậy, thì chỉ cần họ thuộc về một nhóm thiểu số trong cuộc hội thảo, quy trình này vẫn sẽ diễn ra đúng như dự kiến ban đầu.

Cuối cùng, nếu bạn thực hiện quy trình Khám phá câu hỏi “tại sao” cho Bộ lạc với toàn thể tổ chức (thay vì chỉ thực hiện cho các bộ phận phòng ban riêng lẻ), chúng tôi cho rằng bạn nên chọn những người tham gia thuộc các vị trí cấp bậc khác nhau đến từ nhiều bộ phận, phòng ban khác nhau. Điều này giúp bảo đảm rằng những gì bạn khám phá thực sự là hai chữ TẠI SAO của tổ chức, chứ không phải một Tổ TẠI SAO của riêng bộ phận nào.

Theo kinh nghiệm của chúng tôi, số lượng người tham gia lý tưởng trong một cuộc hội thảo Khám phá câu hỏi “tại sao” cho Bộ lạc là từ 20 tới 30 người. Thông thường, một nhóm có quy mô như thế này sẽ soạn ra được bản nháp tuyên ngôn “tại sao” trong khoảng bốn giờ đồng hồ. Bạn cần phải dựa vào trực giác của mình để xác định chính xác số lượng người tham gia cần thiết trong cuộc hội thảo nhằm đạt được những kết quả tốt nhất.

Cũng có một số tổ chức muốn toàn bộ người tham gia hội thảo là đại diện đến từ ban lãnh đạo cấp cao. Cách làm này cũng phát huy hiệu quả với điều kiện các vị lãnh đạo đó đáp ứng được hai yêu cầu cơ bản: thời gian làm việc tại công ty và sự nhiệt tình. Phần lớn những người tham gia, bất kể ở cấp bậc nào trong tổ chức, nên là những người gắn bó lâu năm với công ty, thích làm việc ở đây, và quan tâm đến con người cũng như nền văn hóa của công ty. Nếu thực hiện quy trình Khám phá câu hỏi “tại sao” với đội ngũ lãnh đạo cấp cao, bạn cũng nên tìm những người đại diện cho các bộ phận phòng ban khác nhau. Nếu không như vậy, quy trình này sẽ không thể phát huy hiệu quả. Chẳng hạn, nếu có nhiều người tham gia đến từ bộ phận kỹ thuật, nhiều khả năng bạn sẽ tìm ra hai chữ TẠI SAO của bộ phận này, chứ không phải của toàn thể công ty. Ở đây, sự cân bằng giữ vai trò then chốt.