Lên lịch trình thời gian vừa đủ
Một quy trình Khám phá câu hỏi “tại sao” cho Bộ lạc thường cần ít nhất bốn giờ đồng hồ, nhưng một số công ty có thể muốn rút ngắn chương trình này lại. Hãy phản đối ý định này! Việc có đầy đủ bốn giờ mang ý nghĩa sống còn. Năm giờ thậm chí sẽ còn tốt hơn. Điều đó giống như việc nướng gà tây vậy. Phải có đủ thời gian để cả phần bên trong con gà cũng chín. Để có thể cảm thấy hài lòng với bản tuyên ngôn “tại sao” và sẵn sàng đứng ra gánh vác trách nhiệm của người chủ sở hữu bản tuyên ngôn ấy, những người tham gia phải trải qua cuộc hành trình đầy đủ cả về mặt trí tuệ lẫn cảm xúc. Họ phải đưa hai chữ TẠI SAO đó vào cuộc sống thông qua những câu chuyện mình chia sẻ. Chúng tôi đã từng thực hiện nhiều hội thảo trong đó chúng tôi khám phá ra hai chữ TẠI SAO của tổ chức trong chưa đến một giờ đồng hồ – nhưng trên phương diện cảm xúc, chúng tôi không thể dẫn dắt cả nhóm trên hành trình khám phá đó. Mọi người cần phải tự thực hiện công cuộc khám phá này, và đối với một nhóm, điều này đòi hỏi thời gian. Bản tuyên ngôn “tại sao” dẫu nghe hay đến đâu cũng không có ý nghĩa gì nếu không một ai trong tổ chức cảm thấy rằng họ có nghĩa vụ sở hữu nó hay có cảm hứng để đưa nó vào cuộc sống thông qua công việc của mình.
Tìm kiếm bối cảnh phù hợp
Quy trình Khám phá câu hỏi “tại sao” đòi hỏi một lối tư duy có thể khác hẳn so với cách suy nghĩ hằng ngày của nhiều người. Bối cảnh lý tưởng để thực hiện quy trình này sẽ là một không gian giúp kích thích óc sáng tạo, bảo đảm sự riêng tư cần thiết, và giảm thiểu những yếu tố gây phân tâm. Môi trường mà bạn lựa chọn – có thể là ngay trong không gian văn phòng của công ty hoặc ở một địa điểm nào đó bên ngoài – nên đáp ứng các tiêu chí trên theo những cách thức như sau:
Lựa chọn một không gian đủ rộng để có thể chia những người tham gia thành các nhóm nhỏ. Trong thời gian thực hiện quy trình này, những người tham gia sẽ có lúc làm việc theo nhóm. Vì thế, ngoài các yêu cầu về sự thông thoáng và ánh sáng, không gian tổ chức hội thảo còn phải đủ rộng và đủ linh hoạt để người tham gia có thể dễ dàng di chuyển và/hoặc sắp xếp lại bàn ghế. Bạn cũng cần dành riêng một chỗ để đặt bàn bày đồ ăn nhẹ, bảo đảm rằng mọi người được cung cấp đầy đủ năng lượng cần thiết để có thể tập trung vào cuộc hội thảo.
Lựa chọn một không gian trong đó cả nhóm tham gia sẽ không bị làm phiền. Không nên tổ chức hội thảo ở nơi ồn ào, gần chỗ đặt máy photocopy mà các nhân viên trong công ty sử dụng thường xuyên, hoặc cạnh một hành lang đông người qua lại.
Bố trí phòng trước khi hội thảo diễn ra
Bầu không khí tạo động lực ngay từ giây phút cuộc hội thảo bắt đầu thực sự có vai trò quan trọng, vì thế chúng tôi sẽ bàn chi tiết hơn về cách bố trí phòng sao cho hiệu quả. Đừng đợi tới giờ thực hiện hội thảo mới bắt tay vào sắp xếp lại căn phòng, như vậy bạn sẽ làm lãng phí nhiều khoảng thời gian giá trị dành cho cuộc hội thảo. Bạn có thể bố trí phòng theo hướng dẫn dưới đây, giúp những người tham gia cảm nhận được bầu không khí đúng như chủ ý của bạn ngay từ giây phút họ mới bước vào căn phòng.
• Sắp xếp đồ đạc trong phòng: Thực ra, không có công thức sắp xếp đúng duy nhất nào, nhưng chúng tôi thường thiên về cách sắp xếp theo hình chữ U. Nếu có thể, hãy kê bàn sát với tường rồi sắp xếp ghế ngồi theo hình chữ U. Vòng tròn này sẽ giúp tạo ra một cuộc trao đổi cởi mở bằng cách loại bỏ mọi ấn tượng về thứ bậc trong tổ chức.
• Chọn phương thức ghi lại các ý tưởng của mọi người: Thường thì chúng tôi cung cấp bảng kẹp giấy cho mỗi nhóm. (Đọc Chương 5 để tham khảo thông tin về quy mô nhóm và cách xác định số nhóm.) Dùng giấy khổ to hoặc bảng trắng cũng tốt. Hãy nhớ cung cấp bút viết hoặc bút đánh dấu cho họ, tốt nhất là chuẩn bị bút nhiều màu, và nhớ kiểm tra bút trước khi bắt đầu.
• Lắp đặt bảng kẹp giấy: Đặt thêm ba bảng kẹp giấy ở trước phòng. (Chúng tôi thích bảng kẹp giấy hơn bảng trắng, bởi loại bảng này cho phép chúng tôi nhanh chóng lật trở lại phần đã ghi trước đó.)
• Chuẩn bị máy chiếu và màn hình trình chiếu: Nếu bạn sử dụng tài liệu thuyết trình hoặc máy tính, hãy bảo đảm rằng các công cụ và hệ thống kỹ thuật đã được chuẩn bị sẵn sàng và hoạt động tốt, đồng thời tìm vị trí phù hợp để đặt chúng sao cho tầm nhìn của người tham gia không bị che khuất.
Sau đây là một bức phác thảo giúp bạn hình dung rõ hơn về cách bố trí phòng hội thảo lý tưởng:
Như vậy, bạn đã hoàn tất khâu chuẩn bị hậu cần để điều hành quy trình Khám phá câu hỏi “tại sao” cho Bộ lạc.
Bây giờ, hãy chuyển sang chương tiếp theo; chúng tôi sẽ trình bày từng bước thực hiện hội thảo này.
