Phần 2: Giao tiếp với bộ lạc

PHẦN DÀNH CHO NGƯỜI ĐIỀU HÀNH HỘI THẢO

Trong Chương 4, bạn đã biết được rằng người điều hành hội thảo có hai nhiệm vụ chính: chuẩn bị cho quy trình Khám phá câu hỏi “tại sao” cho Bộ lạc, và sau đó dẫn dắt cuộc hội thảo. Chúng tôi đã hướng dẫn các bước chuẩn bị ở Chương 4. Bây giờ chúng tôi sẽ bàn về tất cả những việc cần làm để thực hiện quy trình này. Nếu bạn chưa quen với công việc đó, hãy bám sát các hướng dẫn ở đây. Càng ít phải lo lắng về khâu thực hiện quy trình, bạn càng có cơ hội để tập trung vào việc lắng nghe, đặt câu hỏi, phân tích tình huống, và tham gia sâu hơn vào các hoạt động trao đổi. Ngược lại, nếu đã là một người điều hành có kinh nghiệm, có lẽ bạn sẽ muốn điều chỉnh một số chỗ trong các nội dung hướng dẫn này và đưa ra những ý tưởng riêng để khiến hành trình khám phá của bạn đạt được thành công lớn hơn.

Cuộc hội thảo Khám phá câu hỏi “tại sao” có ba yếu tố tác động chính:

Bây giờ chúng tôi sẽ giải thích chi tiết về ba bước này và cung cấp gợi ý về khung thời gian phù hợp để thực hiện từng bước.

Đặt bối cảnh (45-60 phút)

Một cách hay để bắt đầu quy trình Khám phá câu hỏi “tại sao” cho Bộ lạc là mời một vị lãnh đạo cấp cao tham gia, người được kính trọng trong công ty hoặc trong nhóm và ủng hộ hoàn toàn ý tưởng tìm kiếm hai chữ TẠI SAO. Nhân vật này sẽ đứng lên giải thích lý do thực hiện buổi hội thảo và chỉ ra tầm quan trọng của nó. Vị này cũng có thể giúp xác nhận thời gian mà những người tham gia cần phải đầu tư vào quy trình khám phá. Khi biết rằng sự hy sinh về thời gian của mình được trân trọng và ghi nhận, chúng ta sẽ sẵn sàng đầu tư thời gian hơn. Mục đích ở đây là nhằm trấn an những người tham gia rằng họ được phép tập trung hoàn toàn vào buổi hội thảo này. Điều này nghe có vẻ quá hiển nhiên, nhưng mọi người thường có tâm lý lo ngại rằng lẽ ra họ nên làm việc khác “quan trọng hơn” cho công ty. Chúng ta muốn người tham gia biết rằng đây là công việc quan trọng, họ được phép dồn hết sức lực và thời gian vào cuộc hội thảo này.

Việc mời một vị lãnh đạo cấp cao nhiệt tình đứng ra giới thiệu về cuộc hội thảo cũng sẽ mở đường cho bạn bước vào vị trí người điều hành. Điều này đặc biệt quan trọng nếu mối quan hệ giữa bạn với công ty hoặc với nhóm vẫn còn mới mẻ. Bằng cách đứng lên mở lời khai mạc hội thảo và sau đó nhường sân khấu cho bạn, về bản chất, vị lãnh đạo cấp cao kia đã gửi đi thông điệp rằng công ty tin tưởng bạn sẽ dẫn dắt cả nhóm thực hiện quy trình Khám phá câu hỏi “tại sao”, đồng thời yêu cầu những người tham gia phải hoàn toàn tập trung sự chú ý vào bạn cũng như sẵn sàng hợp tác với bạn khi được yêu cầu.

Sau khi phần giới thiệu kết thúc và sân khấu được trao lại cho bạn, bạn có thể bắt đầu bằng cách chia sẻ một câu chuyện ngắn về hai chữ TẠI SAO. Việc chia sẻ một trải nghiệm cá nhân về ý tưởng TẠI SAO có thể giúp ích cho bạn rất nhiều trong việc xây dựng một sợi dây gắn kết với khán giả. Nếu cảm thấy khó tìm được một câu chuyện để thoải mái chia sẻ, bạn có thể sử dụng một trong những câu chuyện mà chúng tôi chia sẻ trong cuốn sách này (ví dụ về “người đàn ông thép” Steve ở phần Lời mở đầu hoặc câu chuyện về hãng sản xuất máy pha cà phê La Marzocco ở Chương 4), hoặc bất kỳ câu chuyện nào mà bạn thấy thú vị trong cuốn sách Start With Why (Bắt đầu với câu hỏi tại sao) của Simon Sinek.

(Phần Simon mô tả về Apple và hãng hàng không Southwest Airlines khi lấy ví dụ về những công ty có chữ TẠI SAO mạnh mẽ rất cụ thể, rõ ràng, và cuốn hút.)

Dù bạn lựa chọn thế nào, câu chuyện đó cũng phải toát lên được những gì có thể xảy ra khi một nhóm người tập hợp lại để phụng sự cho một mục đích cao cả hơn. Nó cũng phải chỉ ra được rằng hai chữ TẠI SAO chung có thể khích lệ lòng trung thành trong một bộ lạc như thế nào. Câu chuyện này sẽ vừa đóng vai trò là mắt xích thực tế gắn với lý do tổ chức hội thảo – nhằm tìm ra hai chữ TẠI SAO cho tổ chức – vừa là bằng chứng cho phần thưởng mà những người có mặt và tham gia nhiệt tình vào quy trình khám phá sẽ nhận được.

Tới lúc này, có lẽ bạn đã nói được khoảng 10 phút, tùy thuộc vào độ dài của câu chuyện mở đầu mà bạn chọn. Như vậy cũng tương đối nhiều rồi. Bây giờ đã đến lúc bạn trao lại cơ hội nói cho nhóm tham gia. Hãy mời mọi người xếp cặp với người ngồi bên cạnh mình (nếu số người tham gia bị lẻ, bạn có thể mời họ xếp thành các nhóm ba người) và đưa ra câu trả lời cho các câu hỏi gợi ý sau đây:

• Hãy suy nghĩ về thời gian khi bạn mới gia nhập tổ chức, điều gì truyền cảm hứng nhiều nhất cho bạn? Điều gì khiến bạn tiếp tục ở lại công ty?

MẸO HAY CHO NGƯỜI ĐIỀU HÀNH

Những người tham gia thường chọn ngồi cạnh người mà họ đã quen biết và cảm thấy thoải mái khi ở bên. Vì thế, hãy thử xáo trộn chỗ ngồi trong phòng để mọi người có thể tham gia trao đổi với cả những người họ chưa quen.

Hãy cho mỗi cặp khoảng 4-6 phút để chia sẻ những suy nghĩ của mình với nhau. Ngay từ lúc bắt đầu, hãy nói với họ rằng mỗi người trong một cặp sẽ có khoảng 2-3 phút để đứng lên nói. Để bảo đảm rằng tất cả mọi người tham gia đều có cơ hội trình bày quan điểm của mình, khi thời gian đã trôi qua một nửa, hãy nhẹ nhàng nhắc cả nhóm rằng mục đích của bài tập này là để cả hai đối tác cùng chia sẻ.

Bài tập đơn giản này sẽ tạo ra một cuộc trao đổi hay, và đó chính là điều bạn cần. Mục đích chính là để tất cả mọi người cùng chủ động tham gia, không có ai ngồi khoanh tay và lặng lẽ quan sát cuộc hội thảo. Và bởi hoạt động kể chuyện thường kích thích những phản ứng về mặt cảm xúc, nên bài tập này cũng là một cơ hội hoàn hảo để chuẩn bị cho những hoạt động tiếp theo. Mặc dù không nhất thiết phải yêu cầu mỗi người đều kể câu chuyện của mình cho cả nhóm, nhưng bạn có thể mời một hoặc hai người đứng lên chia sẻ câu chuyện thú vị mà đối tác của họ vừa kể. Có lẽ lúc này những người tham gia vẫn chưa nhận ra điều đó, nhưng những câu chuyện họ chia sẻ nhiều khả năng có mối liên hệ với hai chữ TẠI SAO nền tảng của tổ chức.

Bây giờ, cả nhóm đã tích cực tham gia vào cuộc hội thảo, bạn hãy đặt nền tảng cho phần còn lại của quy trình này bằng cách giải thích về khái niệm then chốt: Vòng tròn vàng.

Chúng tôi đã giới thiệu về Vòng tròn vàng ở Chương 1. Trên cương vị người điều hành hội thảo, nếu mới chỉ đọc các chương liên quan đến quy trình Khám phá câu hỏi “tại sao” cho Bộ lạc, bạn có thể quay lại đọc Chương 1.

Sau khi bạn đã chuẩn bị sẵn sàng để có thể giải thích về Vòng tròn vàng cho cả nhóm, một cách dễ dàng giúp bạn bắt đầu công việc này là cho họ xem video bài thuyết trình của Simon trên diễn đàn TED (http://bit.ly/GoldenCircleTalk). Hoặc cách khác, bạn có thể cùng họ tìm hiểu về khái niệm này – tham khảo các slide và ghi chú đăng tải ở địa chỉ http:// bit.ly/FYWresources.

Mục đích của bạn là bảo đảm rằng tất cả mọi người đều nắm rõ về những yếu tố cơ bản trong Vòng tròn vàng này:

Tại thời điểm mới bắt đầu hội thảo – có thể là trước, trong, hoặc sau khi bạn giới thiệu về Vòng tròn vàng và khái niệm TẠI SAO – nhiều khả năng sẽ có một hoặc một vài thành viên trong số những người tham gia hội thảo đứng lên thách thức và chất vấn bạn. Chúng tôi cũng đã trải qua tình huống này. Mọi người có thể sẽ nói: “Mấy chuyện này nghe nông cạn, hời hợt quá”, hay “Thực tế kinh doanh không phải như thế này”. Hãy nhớ, mục đích của bạn là làm sao để mọi người có thể tư duy theo một cách mới, vì thế hãy tùy cơ ứng biến cho phù hợp với thực tế của họ. Hãy trả lời ở mức độ tốt nhất có thể – chúng tôi cung cấp một số hướng dẫn về cách trả lời các câu hỏi thường gặp trong phần phụ lục ở cuối cuốn sách này. Điều quan trọng nhất là hãy yêu cầu những người này tin tưởng vào quy trình mà các bạn sắp thực hiện với nhau và duy trì một tâm thế cởi mở. Xin nhắc lại, ý tưởng không phải là thuyết phục người nghe về giá trị hay sự đúng đắn của việc tìm ra hai chữ TẠI SAO; mục đích của bạn là tạo ra một môi trường trong đó họ có thể tự rút ra các kết luận của riêng mình và đóng góp vào công cuộc tìm kiếm hai chữ TẠI SAO cho nhóm của họ.

Tiếp đến, hãy vạch ra bức tranh tổng quan về những gì sẽ diễn ra trong buổi hội thảo này, bắt đầu với một khung thời gian chung, trong đó bao gồm cả các giờ nghỉ giải lao. Hãy giải thích rằng phần còn lại của cuộc hội thảo sẽ bao gồm hai phần chính, mỗi phần lại có một mục đích riêng cần đạt được:

Hãy lưu ý nhấn mạnh đến chữ “bản nháp” trong phần Mục tiêu cuối cùng. Hãy để cả nhóm biết rằng bản tuyên ngôn “tại sao” này mới chỉ hoàn thiện ở mức 75-80%. Sở dĩ như vậy là vì hai chữ TẠI SAO xuất phát từ hệ viền của não bộ.

Hãy giải thích để họ hiểu rằng họ cần đến một bản tuyên ngôn mang tính khả thi chứ không cần phải hoàn hảo. Bạn sẽ quay trở lại bàn về lý do cho vấn đề này sau.

Hệ viền của não bộ: Đọc Chương 4 trong cuốn sách Start With Why (Bắt đầu với câu hỏi tại sao) để tìm hiểu thêm thông tin về vấn đề này.

Điều hành quy trình khám phá câu hỏi “tại sao” (2 – 2,5 giờ)

Việc chia sẻ các câu chuyện cá nhân và xác định các chủ đề trong đó là những mảnh ghép quan trọng trong quy trình Khám phá câu hỏi “tại sao” cho cả các cá nhân lẫn tập thể. Trong phương pháp Bộ lạc, chúng tôi đạt được mục tiêu này thông qua Ba cuộc trao đổi.

Ba cuộc trao đổi

Trong giai đoạn mới hoạt động, Apple từng giương cao câu khẩu hiệu: “Sự đơn giản là sự phức tạp tối cao.” Những cuộc trao đổi này có nội dung đơn giản, nhưng không có nghĩa bạn có thể thực hiện chúng dễ dàng. Phần khó khăn nhất là những người tham gia phải tìm ra ngôn ngữ phù hợp để diễn đạt những cảm giác của mình. Đối với một số ít người, đây là nhiệm vụ đơn giản, nhưng hầu hết tất cả những ai tham gia đều sẽ nhận thấy rằng việc thực hiện các cuộc trao đổi này tiêu tốn rất nhiều năng lượng.

Trong quá trình triển khai quy trình này, sẽ có lúc mọi chuyện trở nên rối rắm, khi bạn cảm thấy mình không nhận được những câu trả lời mà bạn đang cần, hoặc dường như rất khó đến gần hai chữ TẠI SAO. Hãy tin tưởng vào quy trình. Hãy nhớ, bài tập này tập trung vào những cảm giác được tạo ra, chứ không nhằm tìm đúng câu từ chính xác trong các cuộc trao đổi.

Bước đầu tiên trong bài tập này là chia cả nhóm thành ba đội với số lượng thành viên tương đương nhau. Cách làm dễ nhất là chia căn phòng thành ba phần bên trái, bên phải, và phần cuối phòng (xem sơ đồ). Lý tưởng nhất, mỗi đội nên bao gồm các cá nhân có vai trò, vị trí, giới tính, và thời gian làm việc tại công ty khác nhau. Nếu nhận thấy rằng cách sắp xếp bên trái-bên phải-phía sau sẽ không mang lại sự đa dạng cần thiết trong các nhóm, bạn có thể linh hoạt tìm ra cách sắp xếp khác. Đây không phải là sơ đồ tổ chức đội hình của một đội bóng. Chúng tôi không khuyên bạn sắp xếp mọi người thành một hàng, nghiên cứu tỉ mẩn sơ yếu lí lịch cá nhân của từng người rồi mới xếp họ vào các đội. Bạn chỉ cần vận dụng nhận thức cơ bản sẵn có về các thông tin cá nhân thông thường về độ tuổi, giới tính... của những người trong phòng. Trải nghiệm trong mỗi đội càng đa dạng, các cuộc trao đổi càng diễn ra sôi nổi và thu hút đầy đủ sự tham gia của các thành viên hơn. Và, như đã nói, chúng ta cần phải làm sao để mọi người trong nhóm có thể suy nghĩ khác đi so với lối tư duy thông thường của họ – để làm được điều này, họ nên làm việc với những con người mới.

Sau khi phân chia các đội, hãy sắp xếp để mỗi đội đều tập trung xung quanh một bảng kẹp giấy. Hãy khuyến khích mọi người đứng dậy và di chuyển về phía bảng kẹp giấy của mình, thay vì kéo ghế lại gần hơn. Động tác đứng lên giúp giải phóng năng lượng và tăng sự tương tác trong buổi hội thảo.

Bây giờ, chúng tôi sẽ giới thiệu cho các đội về xuất phát điểm của từng cuộc trao đổi. Bạn có thể vừa giới thiệu vừa chiếu lên màn hình một thông điệp gợi nhắc; bằng cách này, bạn có thể yên tâm rằng mọi người trong phòng đều dễ dàng trông thấy nó và quay trở lại nội dung cũ để tham khảo nếu cần. Đối với mỗi yếu tố gợi nhắc, hãy đưa ra một số thông tin hướng dẫn về cách tham gia vào các cuộc trao đổi này và sau đó, dành thời gian cho các thành viên trong đội thảo luận với nhau.

MẸO HAY CHO NGƯỜI ĐIỀU HÀNH

Đừng chia sẻ trước về bất kỳ thông điệp gợi nhắc nào với nhóm. Hãy để những người tham gia chia sẻ những suy nghĩ đầu tiên xuất hiện trong đầu họ. Nếu bạn cung cấp thông tin gợi nhắc trước, có thể họ sẽ suy nghĩ quá nhiều về sự việc, và điều đó ảnh hưởng không tốt đến quá trình thực hiện cuộc hội thảo.

CUỘC TRAO ĐỔI 1: SỰ KHÁC BIỆT VỀ CON NGƯỜI (20 phút)

Hãy kể những câu chuyện cụ thể về những thời điểm bạn cảm thấy tự hào nhất khi làm việc cho tổ chức này.

(Phần này không liên quan đến chuyện tiền bạc hay các thông số đo lường khác; phần này tập trung vào những gì bạn đã cho đi, chứ không phải những gì bạn nhận được. Hãy kể những câu chuyện thể hiện điều mà tổ chức này đại diện khi ở vào trạng thái tự nhiên tốt nhất.)