Công việc: Tạo thói quen làm việc

Thời gian là nguyên liệu thô của quá trình sáng tạo. Nếu bỏ qua những phép màu và lầm tưởng về việc sáng tạo thì những gì còn lại là sự nỗ lực: nỗ lực học hỏi và thực hành để trở nên tinh thông, nỗ lực đi tìm giải pháp cho các vấn đề cũng như tìm ra vấn đề của các giải pháp, nỗ lực thử nhiều phương pháp và rút ra bài học từ sai lầm, nỗ lực tư duy và hoàn thiện và nỗ lực sáng tạo.

– Kevin Ashton

[ How to Fly a Horse (tạm dịch: Chắp Cánh Ý Tưởng)]

Lưu ý dành cho độc giả: Chương này sẽ chủ yếu thú vị đối với những người làm việc tự do hoặc làm việc độc lập. Tuy nhiên, khi tôi nói “khách hàng”, bạn có thể hiểu là “sếp” hoặc “quản lý”. Trong một số trường hợp, các sinh viên có thể thay thế từ “khách hàng” bằng “giảng viên”.

Thói Quen Hàng Ngày

Hãy duy trì thói quen hàng ngày.

Làm việc là một quá trình chứ không phải một sản phẩm.

– Nicoletta Baumeister

Tác giả kiêm nhà báo người Hà Lan Hans den Hartog Jager đã viết một quyển sách rất hay về phương pháp làm việc của các họa sĩ. Ông phỏng vấn 14 trong số những họa sĩ đương đại quan trọng nhất Hà Lan, trong đó phải kể đến Constant, Armando, Marlene Dumas và Robert Zandvliet. Rõ ràng là phương pháp làm việc của mỗi người mỗi khác, và điểm chung lớn nhất của những họa sĩ này là họ có một thói quen làm việc – một cách thức làm việc cố định.

Tâm trí của người sáng tạo là mớ hỗn độn những suy nghĩ và ý tưởng. Cách duy nhất để biến mớ hỗn loạn đó thành tác phẩm nghệ thuật là thông qua việc tổ chức cuộc sống hàng ngày. Mỗi ngày, Tổng thống Obama đều mặc bộ vét màu xanh hoặc xám quen thuộc; Mark Zückerberg luôn mặc áo hoodie. Cả hai nói rằng họ phải đưa ra rất nhiều lựa chọn trong ngày, vì vậy họ không muốn mất công lựa chọn trang phục. Nói ngắn gọn, hãy bớt dành thời gian cho những việc nhỏ nhặt để có thời gian làm điều thật sự cần sự tập trung của bạn.

Tôi thích thói quen hàng ngày. Nó cho phép tôi ứng biến.

– James Nares

Sáng tạo rất chán (phần lớn thời gian là vậy)

Cuối buổi họp bàn về dự án mới, một khách hàng hỏi tôi, “Anh sẽ bắt đầu dự án như thế nào? Chắc là nằm dài trên ghế rồi suy nghĩ về nó hả?”. “Không, tôi sẽ bắt tay vào làm việc luôn”, tôi đáp. Vị khách đó nghĩ tôi sẽ tìm cảm hứng bằng cách nằm thư giãn trên ghế và nhâm nhi ly rượu. Nhưng tôi phải làm ông ấy thất vọng thôi, bởi lẽ quá trình sáng tạo không hề lãng mạn kiểu vậy.

Nhiều người cho rằng sáng tạo là công việc tuyệt vời nhất trên đời. Thế nhưng cái giá người làm sáng tạo phải trả là chịu đựng tình trạng cực kỳ nhàm chán. Không phải tự nhiên mà bạn tạo ra một tác phẩm hay. Dù bạn có tài, việc đó vẫn đòi hỏi rất nhiều nỗ lực. Dù cho sản phẩm cuối cùng đơn giản hay rõ ràng thế nào, đằng sau nó là vô vàn công sức và thời gian của người thực hiện.

Mỗi ngày tôi đều đến xưởng điêu khắc. Có ngày công việc diễn ra suôn sẻ, nhưng cũng có ngày tôi chẳng làm được việc gì. Tuy nhiên, cảm hứng của những ngày làm việc tốt được tích lũy từ những ngày không năng suất.

– Beverly Pepper

Để làm thật tốt một việc, đôi khi bạn phải kiên quyết nói “không” với những việc khác. Điều này đồng nghĩa với việc bạn phải chuyển nhiều dự án vào Danh Sách Việc-Đừng-Làm và đời sống xã hội của bạn sẽ rất khác với đời sống xã hội của người khác. Tuy nhiên, một cuộc sống chỉ xoay quanh công việc thì cũng không hẳn là tốt. Tốt hơn là bạn nên thường xuyên nghỉ ngơi. Bạn có thể đưa việc nghỉ ngơi vào thói quen hàng ngày của mình.

Những người trầm lặng chỉ tập trung làm công việc của họ.

– Joyce Carol Oates

Nghĩ ra chủ đề cho nơi làm việc

Để xây dựng thói quen làm việc, bạn cần một nơi làm việc. Hãy xem xét nhu cầu của bản thân. Nếu công việc của bạn cần sự tập trung cao độ, bạn nên chọn không gian làm việc riêng tư. Nếu bạn thích hợp tác với người khác, nơi làm việc tập thể có thể thú vị hơn.

Hãy chọn một nơi làm việc phù hợp và xem xét bối cảnh của nơi đó. Bạn có cần in tài liệu thường xuyên không? Nếu có, đừng ngồi làm việc cả ngày ở quán cà phê vì bạn sẽ phải chạy đi chạy lại giữa tiệm in và quán cà phê. Thay vào đó, hãy chọn nơi làm việc gần với khách hàng. Việc này giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian di chuyển và bạn cũng dễ gặp được khách hàng tiềm năng và những người sáng tạo khác hơn.

Thật ra tôi không có nơi làm việc cố định.Tôi lang thang khắp các gác xép, quanh quẩn ngoài cánh đồng và trong hầm rượu; tôi làm việc ở bất kỳ nơi nào tôi cảm thấy được hoan nghênh.

– Andrew Wyeth

Hãy Đi Ngủ!

Xu hướng “Không Ngủ” đang được đánh giá quá cao

Một số người nghĩ rằng thật ngầu khi “than thở” về chuyện mình đã thức khuya và làm việc nhiều thế nào. Điều họ thật sự muốn nói qua lời than vãn là, “Tôi gần như không có thời gian ngủ vì tôi có quá nhiều việc phải làm. Tất cả cũng chỉ vì tôi thành công”. Bạn cũng có thể hiểu như sau, “Cũng vì quá kém cỏi trong việc lập kế hoạch và đưa ra lựa chọn nên bây giờ tôi phải thức đêm làm việc”. Theo tôi thấy, cách hiểu thứ hai đúng hơn.

Giấc ngủ là mắt xích then chốt kết nối sức khỏe với cơ thể.

– Thomas Dekker

May mắn thay, vẫn có rất nhiều người tin vào lợi ích của giấc ngủ chất lượng. Sau một giấc ngủ ngon, bạn sẽ sảng khoái hơn rất nhiều, nhờ đó đầu óc bạn nhạy bén hơn (giúp bạn đưa ra những quyết định đúng đắn). Dù bạn phải làm việc cho kịp hạn chót của một dự án nào đó, thì đến một lúc nào đó, độ nhạy bén của bạn cũng sẽ giảm sút. Có thể bạn nghĩ công việc đang tiến triển, nhưng thật ra bạn chỉ đang sửa chữa sai sót do chính mình gây ra. Hãy đi ngủ! Ngủ một giấc thật ngon và dậy sớm hơn một tiếng vào sáng hôm sau. Sau khi nghỉ ngơi, bạn sẽ làm việc nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Tắt chế độ hoãn báo thức, ngủ một giấc ngắn

Đồng hồ báo thức lại còn có nút hoãn báo thức (snooze). Thường khi đồng hồ reo, bạn nghĩ, “Mình sẽ ngủ thêm 10 phút nữa thôi”. Thế là bạn ngủ thêm 10 phút, thêm 10 phút nữa, rồi 10 phút nữa trôi qua thì bạn mới chịu dậy. Nếu đã có thời gian hoãn báo thức 30 phút, bạn cũng có thể đặt báo thức trễ hơn 30 phút ngay từ đầu. Hoặc bạn đừng hoãn báo thức mà dậy luôn.

Bạn cảm thấy uể oải trong ngày ư? Hãy chợp mắt một lát. Một giấc ngủ 10 phút sẽ giúp bạn lập tức tươi tỉnh trở lại. Dĩ nhiên nếu bạn làm việc tại nhà hoặc trong không gian riêng thì việc này sẽ thuận tiện hơn so với trường hợp bạn làm việc ở quán cà phê hoặc nơi đông người. (Đó là lý do khi đi làm, mẹ tôi từng phải vào phòng vệ sinh để chợp mắt một lát.)

Hãy bắt đầu bằng cách đánh một hoặc hai giấc ngủ ngắn…

– Gấu Winnie the Pooh

Niềm Vui Khi Bỏ Lỡ Điều Gì Đó

Mỗi thời đại mới đều đưa đến một vấn đề mới. Trong thời của điện thoại thông minh và truyền thông xã hội, vấn đề đó chính là FOMO (Fear Of Missing Out – Hội Chứng Sợ Bỏ Lỡ). Triệu chứng của nỗi sợ này là gì? Bạn luôn cầm điện thoại trên tay hoặc cứ hai phút thì bạn lại rút điện thoại ra kiểm tra.

Điện thoại thông minh là công cụ vô cùng tiện dụng – tôi không phản đối việc sử dụng nó. Nhưng cũng vì nó mà bạn không còn chú ý gì đến thế giới xung quanh. Đó là lý do tôi thà chịu đựng FOMO để có được JOMO (Joy Of Missing Out – Niềm Vui Khi Bỏ Lỡ Điều Gì Đó).

“Xin lỗi, cuộc gọi này rất quan trọng”… Không, nó không quan trọng

Tại một buổi tiệc, bạn đang nói chuyện với một người thì đột nhiên có người xen vào và bắt chuyện với một trong hai bạn. Thật bực mình! Vậy tại sao bạn để những cuộc gọi cắt ngang cuộc nói chuyện của mình? Bạn không cần phải nhận cuộc gọi đó. Nó có quan trọng hơn cuộc trò chuyện trực tiếp của bạn không?

Mọi người thường nói, “Tôi rất cần nhận cuộc gọi này”, nhưng thật ra không hẳn vậy. Nếu bạn kết thúc cuộc nói chuyện trực tiếp trước, rồi 10 phút sau gọi lại cho người kia thì trời cũng chẳng sập. Không ai bắt bạn phải nhấc máy; chính bạn chọn nhấc máy. Mỗi khi bạn nghĩ “Mình phải nhận cuộc gọi này”, hãy thay suy nghĩ đó bằng “Mình có quyền nhận hoặc không nhận cuộc gọi này” và xem cách này có thay đổi được gì không. Bạn cũng có thể áp dụng nguyên tắc này khi đứng trước những việc bạn cảm thấy mình buộc phải làm.

Không có wi-fi là một điều tốt

Một lợi ích lớn của việc đi du lịch là bạn không có nhiều cơ hội truy cập mạng Internet. Vì vậy, hãy tận dụng khoảng thời gian này để làm những việc bạn thường không làm khi có kết nối mạng. Bạn có thể đọc sách hoặc đơn giản là tận hưởng khoảng thời gian yên bình và không bị tin nhắn làm phiền. Khi ra nước ngoài, tôi không bao giờ mua dữ liệu di động để truy cập Internet. Do vậy, tôi không kiểm tra email nên chẳng cần bận tâm về nó.

Khi đi du lịch, nhiều người cứ mải nghĩ xem mình có thể kết nối mạng Internet ở đâu. Trên một chuyến bay tôi từng đi, ngay khi tiếp viên hàng không thông báo rằng chuyến bay có wi-fi thì mọi người lập tức lấy điện thoại hoặc laptop ra. Sau 45 phút chật vật, cuối cùng tôi cũng vào được Internet. Sau đó, tôi tự hỏi không biết mình cần lên mạng làm gì. Vậy là tôi đã lãng phí 45 phút cho một việc vô ích, thay vì dành thời gian đọc sách, vẽ phác thảo hoặc chợp mắt một lát. Sau sự việc đó, tôi không còn bận tâm chuyện một nơi nào đó có wi-fi hay không.

Đừng mang theo máy chụp hình

Trong một kỳ nghỉ ở Đông Âu, tôi chụp ảnh bằng máy ảnh kỹ thuật số vì thời đó điện thoại thông minh chưa phổ biến. Vì quyết tâm chụp những bức ảnh thật đẹp, tôi dành khá nhiều thời gian chụp ảnh.

Đến giữa kỳ nghỉ thì máy ảnh của tôi bị mất cắp. Tôi mất hết hình đã chụp, nhưng thật ra đó lại là điều may mắn. Vì không còn máy ảnh, tôi có thể thoải mái đi dạo và ngắm cảnh mà không phải băn khoăn xem mình có nên chụp lại cảnh đó hay không. Khoảng thời gian không có máy ảnh để lại cho tôi nhiều kỷ niệm hơn, cũng như những kỳ nghỉ trước đó, khi tôi có một cuộn phim 36 tấm và chỉ có thể chụp hai hoặc ba tấm một ngày. Thời đó, chúng ta phải chọn lọc thật kỹ khi chụp ảnh, trong khi ngày nay, điện thoại của chúng ta chứa đầy hình ảnh nhưng chính những tấm hình đó lại chôn vùi khoảnh khắc thật sự quan trọng.

Mạng xã hội: Bài kiểm tra “Tôi không quan tâm”

Mạng xã hội không xấu, nhưng những người sử dụng nó không thật sự chia sẻ nhiều với nhau, cũng như khi họ ở trong quán rượu. Đó cũng là điểm khiến mạng xã hội (và quán rượu) thú vị đến thế. Tuy nhiên, hãy chú ý tần suất bạn sử dụng mạng xã hội cũng như mức độ thường xuyên bạn lui tới quán rượu.

Nếu cảm thấy mình dành quá nhiều thời gian cho Facebook, Instagram hay SnapChat, bạn có thể áp dụng cách sau để nhanh chóng bỏ “chứng nghiện” này. Với mỗi bài đăng trên mạng xã hội, hãy kiểm tra xem nó có vượt qua bài kiểm tra “Tôi không quan tâm” hay không.

→ Đọc một bài đăng rồi tự hỏi xem việc bình luận “Tôi không quan tâm” trong trường hợp này có hợp lý không.

→ Bài đăng tiếp theo thì sao? Và bài đăng sau đó thì thế nào?

→ Kiểm tra xem bình luận “Tôi không quan tâm” có phù hợp với 99% các bài đăng hay không.

→ Nếu đúng như vậy, hãy đăng xuất khỏi các mạng xã hội và dành thời gian làm việc khác.

Mẹo Nơi Công Sở

Nếu có một nơi mà bạn rất dễ lãng phí thời gian thì đó chắc chắn là văn phòng làm việc. Là người làm công việc sáng tạo, bạn không thể tránh được những việc nơi công sở, chẳng hạn như họp hành, thuyết trình và những việc hành chính. Những việc đó không hẳn là xấu. Đồng nghiệp có thể truyền cảm hứng cho bạn, xây dựng bài thuyết trình có thể thú vị và gửi hóa đơn cho khách hàng cũng là việc tốt. Tuy nhiên, giảm bớt thời gian dành cho những việc này luôn có ích.

Mẹo Nơi Công Sở #1: Email

Hãy bắt đầu với email – thứ tiêu tốn nhiều thời gian nhất. Nếu có một công việc khiến mọi người bận rộn cả ngày thì đó chính là gửi và nhận email. Email là phương tiện giao tiếp lý tưởng, nhưng tưởng tượng số email bạn nhận được mỗi ngày được in ra và đặt trước cửa nhà bạn xem.

Hành động = Phản ứng

Giải pháp giảm số lượng email khá đơn giản. Hành động chính là phản ứng. Nếu tôi đánh một quả bóng sang bên kia tấm lưới, có người sẽ đánh nó về lại phía tôi. Càng gửi nhiều email, bạn càng nhận nhiều email. Vì vậy, nếu hộp thư của bạn bị quá tải, đừng chỉ trách người khác mà hãy nhìn lại mình. Nên nhớ, điều chỉnh hành vi của bản thân luôn dễ hơn điều chỉnh hành vi của người khác.

Nếu bạn không gửi email cho người khác, họ sẽ không phải hồi âm cho bạn. Bên cạnh đó, một phản hồi nhanh chóng không phải lúc nào cũng hữu ích với người nhận. Có lẽ họ sẽ rất vui khi không phải nhận email đó vì nhận thêm một email có thể đồng nghĩa với việc danh sách việc cần làm của họ dài thêm một dòng.

Chẳng phải gọi điện thoại thì nhanh hơn soạn email sao? Bạn nên kiểm tra xem mình mất bao lâu để viết một email có độ dài trung bình.

!! Phớt lờ dấu chấm cảm

Đôi khi mọi người chuyển tiếp email cho người khác mà không hề giải thích lý do hay nêu yêu cầu. Tôi không bao giờ trả lời những email như thế. Nếu đối phương không dành thời gian nói rõ ngữ cảnh của email, tôi hoàn toàn có thể giả định rằng email đó không thật sự quan trọng. Tôi áp dụng nguyên tắc tương tự đối với những người không để lại tin nhắn thoại. Tôi cũng sẽ không gọi lại cho họ. Vậy còn những dấu chấm cảm đỏ chót trong email thì sao? Nếu thật sự có chuyện quan trọng, chắc chắn họ sẽ gọi điện thoại cho bạn. Suy cho cùng, bạn không thể trông đợi người khác dùng máy tính cả ngày để kiểm tra email bạn gửi đến.

Email dài năm câu

Hẳn là bạn từng nghe qua câu nói nổi tiếng, “Nếu có nhiều thời gian hơn, tôi đã viết cho bạn một bức thư ngắn hơn”. Vì không dành đủ thời gian viết email, mọi người thường gửi đi những email dài dòng và rối rắm. Việc để tâm đến email mình viết có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian về lâu dài.

Phím Xóa nằm trên bàn phím của bạn là có lý do.

– Stephen King

Vì lẽ đó, nếu bạn định viết một email, hãy đảm bảo bạn gửi đi một thông điệp ngắn gọn, có chủ ý và trình bày rõ ràng ý bạn muốn. Bạn dễ dàng viết một email ngắn gọn nếu giới hạn độ dài của email trong năm câu.

1 – Lời chào

2 – Thông điệp muốn nhắn gửi

3 – Thông tin chi tiết cần biết

4 – Lời kêu gọi hành động

5 – Lời tạm biệt

Cuối cùng bạn sẽ có một email thế này.

Chào Jane,

Anh gửi em bản thiết kế mới mà chúng ta đã thảo luận ở bờ hồ. Anh đã thay đổi cách phối màu để nó trông tự nhiên hơn. Cho anh biết em có thích sự thay đổi này hay không nhé.

Trân trọng,

Tarzan

Với cách viết này, bạn đặt ra câu hỏi rõ ràng đến mức người nhận có thể trả lời chỉ bằng một từ “có” hoặc “không”. Hoặc thậm chí ngắn hơn: Cheryl Mills, Chánh văn phòng Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ, nổi tiếng với việc gửi đúng một chữ “y” (viết tắt của từ “yes – có”) thay cho lời đồng ý, ngay cả khi người nhận là Hillary Clinton.

Mẹo Nơi Công Sở #2: Các Cuộc Họp

Những cuộc họp là “kẻ thù” xấu xa nhưng cần thiết đối với hầu hết người sáng tạo. Đôi khi, chúng ta phải rời khỏi “cái kén” của mình để đi họp hoặc thuyết trình. Buổi họp có thể là cuộc trò chuyện không hồi kết, và buổi thuyết trình tiêu tốn rất nhiều năng lượng. Không gì có thể thay đổi sự thật đó. Tuy nhiên, bạn có thể tận dụng tối đa những việc này, chẳng hạn như bằng cách đưa việc họp và thuyết trình vào quy trình sáng tạo của bạn. Đó cũng là cơ hội tốt để bạn chủ động tạo mối quan hệ với khách hàng và những người khác. Nếu bạn thực hiện khéo léo, cuộc họp tưởng chừng nhàm chán và buổi thuyết trình căng thẳng không chỉ mang lại lợi ích cho bạn mà còn giúp bạn tiết kiệm thời gian.

Chuẩn bị cho buổi họp

Rõ ràng đi họp mà không chuẩn bị trước thì không ổn. Hãy đảm bảo bạn biết đối tượng mình sẽ gặp trong buổi họp. (Bạn có thể tìm hiểu thêm thông tin về họ trên Google nếu cần.) Ngoài ra, hãy hỏi khách hàng xem họ sẽ dẫn theo ai và cố gắng tìm hiểu những người đó. Việc này giúp bạn tổ chức buổi họp phù hợp.

Một số khách hàng muốn bạn đi thẳng vào đề, trong khi số khác thích thảo luận thêm về bản đề xuất ý tưởng. Không khách hàng nào giống khách hàng nào. Có người muốn bạn trình bày rõ ràng để họ chỉ cần trả lời “có” hoặc “không”. Với những khách hàng muốn tham gia nhiều hơn vào buổi họp, bạn nên đưa ra cho họ nhiều lựa chọn.

Cá nhân hóa buổi họp

Cách này làm nội dung bạn truyền tải hấp dẫn hơn. Ví dụ, nếu bạn là nhà thiết kế đồ họa và đang thuyết trình về phong cách doanh nghiệp, hãy cân nhắc đưa tên của người có quyền quyết định dự án vào mẫu danh thiếp. Bên cạnh đó, đừng ngại thể hiện tính cách của mình. Khách hàng sẽ ghé thăm nơi làm việc của bạn? Hãy biến chuyến ghé thăm của họ thành một trải nghiệm đáng nhớ. Ví dụ, bạn cứ thoải mái mở những bài nhạc lạ lùng mà bạn thích. Nếu vị khách đó chỉ làm việc trong những văn phòng tẻ nhạt, chắc chắn họ sẽ thích trải nghiệm này.

Tiết kiệm thời gian di chuyển nhờ video call⁽¹⁾

⁽¹⁾ Video call: tính năng gọi điện thoại có kèm hình ảnh, cho phép người dùng nghe và thấy hình chuyển động gần như ngay tức thì của nhau.

Gặp mặt và thảo luận trực tiếp là việc cần thiết, nhưng các công cụ giao tiếp trực tuyến cũng vô cùng hiệu quả. Các bạn có thể nhìn vào mắt nhau và thảo luận các ý tưởng mà không phải mất công di chuyển. Cách này còn giúp bạn giải quyết những vấn đề nhỏ mà không tốn nhiều công sức.

Lưu ý rằng bạn phải hẹn trước với khách hàng. Đừng liên lạc với họ bằng video call mà không báo trước, đồng thời bạn cũng cần đặt ra giới hạn của mình. Tôi từng có một khách hàng mà cứ thấy tôi có mặt trên Skype là anh lại gọi cho tôi, ngay cả những lúc rất khuya. Sau đó, tôi lịch sự giải thích rằng dù tôi có đang trực tuyến thì cũng không có nghĩa tôi có thể thảo luận chuyện công việc với anh.

Luôn kiểm tra xem bạn có thật sự cần có mặt trong buổi họp video call hay không. Một số người có xu hướng mời cả những người chẳng mấy liên quan đến dự án vào buổi họp. Em trai tôi – một kiến trúc sư chiếu sáng – từng chia sẻ, “Tự nhiên em mất ba tiếng ngồi nghe cách nước chảy từ bồn cầu xuống hệ thống thoát nước”.

Hành xử chuyên nghiệp và đặt ra giới hạn

Hãy rõ ràng về kênh giao tiếp bạn sử dụng để liên lạc với khách hàng, nếu không một ngày nào đó bạn sẽ nhận ra mình đang sử dụng 10 ứng dụng giao tiếp khác nhau. Nếu khách hàng gửi cho tôi thông tin quan trọng qua Whatsapp, tôi sẽ lịch sự yêu cầu họ gửi lại nội dung đó qua email. Bằng cách đó, tôi đảm bảo mình không bỏ lỡ thông tin quan trọng (vì tôi chỉ dùng Whatsapp để nói chuyện phiếm).

Nếu có người gọi điện khi tôi đang lái xe, tôi sẽ yêu cầu họ gửi email để trình bày điều họ muốn nói. Nhờ vậy, tôi không phải luống cuống tìm giấy bút để ghi chú lại, và khách hàng cũng chắc chắn tôi nắm đủ thông tin cần thiết.

Mẹo Nơi Công Sở #3: Trao Đổi Công Việc Với Khách Hàng

Hiểu khách hàng qua bản yêu cầu công việc của họ

Bạn có thể đoán được mức độ chuyên nghiệp của khách hàng qua cách họ yêu cầu công việc, cụ thể là những đòi hỏi và miêu tả của họ. Nếu làm việc chuyên nghiệp, họ sẽ đưa cho bạn bản yêu cầu bao gồm tất cả những gì họ cần. Tuy vậy, bạn sẽ thường phải nghe những câu hỏi như “Chi phí của một buổi chụp hình là bao nhiêu?” hoặc “Giá bức tranh là bao nhiêu?”. Dĩ nhiên bạn không thể trả lời những câu hỏi này nếu không biết nhu cầu của khách hàng. Vì vậy, hãy đảm bảo bạn biết chính xác điều khách hàng muốn trước khi làm thêm bất kỳ điều gì. Cách nhanh nhất là gặp mặt để thảo luận trực tiếp.

Bạn cũng có thể gặp những vị khách hăng hái quá mức – người đưa ra rất nhiều yêu cầu cho một việc rất nhỏ (với ngân sách thậm chí còn eo hẹp hơn). Thậm chí họ còn trình bày yêu cầu quá đáng của mình cho ba công ty dịch vụ truyền thông khác nhau. Họ cố tỏ ra chuyên nghiệp nhưng đã thất bại. Cách làm việc của họ thường làm chậm tiến độ công việc, chủ yếu là do họ tham gia vào những việc họ không hiểu rõ.

Nếu bạn có một khách hàng mới và người này không biết mình muốn gì ngay cả sau khi hai bên đã nhiều lần trao đổi với nhau, hãy nghĩ xem bạn có thật sự muốn thực hiện dự án đó không. Cảnh báo: đó có thể là một dự án kéo dài và mệt mỏi.

Trình bày cách bạn hiểu yêu cầu của khách hàng

Dù khách hàng làm bản yêu cầu công việc hay chưa, bạn luôn có thể tự lập một bản trình bày cách bạn hiểu yêu cầu của khách hàng. Bạn có thể dùng nó để giải thích cách mình diễn giải công việc được giao. Đừng tiếc thời gian làm thật rõ nội dung này vì thời gian bạn bỏ ra bây giờ sẽ mang lại cho bạn lợi ích gấp ba sau này. Nếu hai bên không thỏa thuận rõ về dự án (quy mô, thời hạn thực hiện, các phiên bản của sản phẩm và các lượt góp ý), bạn sẽ phải mất nhiều thời gian hơn và gặp nhiều phiền toái về lâu dài.

Hỏi về ngân sách

Thông thường, khách hàng không muốn tiết lộ quá nhiều về ngân sách của họ. Dù vậy, bạn vẫn nên hỏi về (quy mô) ngân sách. Một chút thông tin cũng có thể giúp ích rất nhiều trong việc nghĩ ra ý tưởng đề xuất phù hợp. Ngoài ra, vì việc làm bản đề xuất ý tưởng mất khá nhiều thời gian, nên sẽ rất uổng phí thời gian của bạn nếu mức giá bạn đưa ra vượt quá ngân sách của khách hàng. Nếu chưa biết gì về ngân sách của dự án, khách hàng cần tìm hiểu chi phí tiềm năng của dự án trước. Trong trường hợp đó, bạn có thể đưa ra ước tính sơ lược về giá. Nếu khách hàng không tái mặt vì sốc, bạn có thể báo giá chi tiết hơn cho họ.

Mẹo Nơi Công Sở #4: Làm Từng Việc Một

Với sự phát triển của mạng Internet và điện thoại di động, hơn bao giờ hết, chúng ta được kỳ vọng làm nhiều việc cùng lúc. Tất nhiên chúng ta có thể làm điều đó. Câu hỏi đặt ra là: ta làm tốt đến mức nào?

Trong thế giới của tin nhắn và mạng xã hội ngày nay, bạn làm nhiều việc hơn không có nghĩa là bạn hoàn thành nhiều việc hơn.

– Denzel Washington

Lầm tưởng về khả năng làm việc đa nhiệm

Khi làm một lúc từ hai việc trở lên, bạn phải chia sự tập trung của mình cho các việc. Vừa đi vừa nhai kẹo cao su khá đơn giản. Vừa đi vừa nói chuyện điện thoại đòi hỏi bạn phải tập trung hơn và khiến bạn ít để ý đến nơi mình đang đi, nhưng đó cũng không phải việc bất khả thi. Thực hiện cùng lúc nhiều hoạt động đòi hỏi suy nghĩ ý thức mới có vấn đề. Bạn thử vừa viết email vừa nói chuyện điện thoại xem.

Bộ nhớ đã đầy

Bộ não con người vốn không dùng để làm việc đa nhiệm. Bạn không thể làm đồng thời hai việc với mức độ tập trung ngang nhau. Thật sự làm hai việc một lúc là điều không thể. Khi làm việc đa nhiệm, não liên tục chuyển qua chuyển lại giữa những việc đó. Mỗi lần chuyển đổi, não phải hoạt động lại từ đầu. Thông tin đi vào não không trọn vẹn, và hậu quả là bạn tạo ra những liên kết thần kinh nửa vời và giảm khả năng thông tin đó đến được bộ nhớ dài hạn. Vì vậy, nếu đang đọc những dòng này trong lúc nói chuyện điện thoại, sau này bạn sẽ chẳng nhớ gì về nội dung vừa đọc hoặc nội dung cuộc điện thoại, thậm chí bạn sẽ quên cả hai.

Bỏ lỡ cơ hội

Bạn cần thêm lý do để ngừng làm việc đa nhiệm sao? Nếu có thói quen vừa đi vừa nói chuyện điện thoại, bạn sẽ bỏ lỡ nhiều điều từ thế giới xung quanh. Một đồng nghiệp làm nhạc từng nói với tôi, “Khi đi du lịch, tôi tập trung lắng nghe âm thanh xung quanh. Tôi không bao giờ nghe được thứ ‘âm nhạc’ đó ở nhà”. Vậy là nhờ không làm việc đa nhiệm, não của bạn có thêm không gian trống và bạn có thể lấp đầy khoảng trống đó bằng những suy nghĩ mới mẻ cũng như các ý tưởng sáng tạo.

Nếu làm từng việc một thì một ngày đủ để bạn làm hết mọi việc.

Nhưng nếu làm hai việc một lúc, một năm cũng không đủ để bạn hoàn thành công việc.

– Philip Stanhope

Trở thành người làm việc “đơn nhiệm”

Người làm việc đa nhiệm dễ bị căng thẳng và bắt đầu phạm sai lầm. Điều này xảy ra dù lúc đó bạn không nhận ra và cảm thấy mình đang làm việc rất hiệu quả. Nghiên cứu chỉ ra rằng người làm cùng lúc nhiều việc có năng lực trí não thấp hơn cả người đang phê cần sa.

Người làm từng việc một cuối cùng lại làm việc hiệu quả hơn rất nhiều. Họ không phải xử lý những suy nghĩ rời rạc và có thể hoàn toàn tập trung vào việc mình đang làm. Nhờ vậy, họ hoàn thành dự án sớm hơn. Ngoài ra, nếu dành trọn tâm sức cho duy nhất một dự án trong ngày, bạn sẽ kết thúc ngày hôm đó với cảm giác thỏa mãn và bình yên hơn so với trường hợp dành cả ngày để làm qua loa những việc nhỏ mà chẳng thật sự hoàn thành việc nào.

Mẹo Nơi Công Sở #5: Các Công Cụ Kỹ Thuật Số

Dù làm việc theo cách nào, hãy đảm bảo bạn biết sắp xếp công việc của mình. Có nhiều việc bạn không cần suy nghĩ về nó (hay dành thời gian cho nó). Việc tổ chức và tự động hóa phương pháp làm việc có thể giúp bạn làm được điều này. Cách này không chỉ giúp bàn làm việc của bạn gọn gàng hơn mà tâm trí bạn cũng có nhiều không gian hơn để thử nghiệm ý tưởng mới.

Hãy sống một cuộc đời bình thường và ngăn nắp, bạn sẽ trở nên táo bạo và độc đáo trong công việc.

– Clive Barker

Xây dựng quy trình làm việc

Tuy mỗi người một vẻ, nhưng điểm chung của những người sáng tạo là họ có ý tưởng tạo ra nhiều thứ. Con đường từ ý tưởng đến kết quả là một quá trình, và bạn có thể nghĩ ra phương pháp thực hiện quá trình này. Đó là quy trình làm việc – hành trình từ điểm xuất phát đến vạch đích.

Tạo cấu trúc thư mục cho công việc

Hầu hết chúng ta sử dụng máy tính trong phần lớn quá trình sáng tạo. Điểm tuyệt vời của máy tính là giúp bạn sắp xếp công việc. Tuy nhiên, nếu dùng không khéo, bạn có thể tạo ra một mớ hỗn độn. Trong trường hợp đó, bạn phải cảm ơn chức năng tìm kiếm của máy tính.

Cuộc sống sẽ dễ dàng hơn rất nhiều nếu bạn làm việc với một cấu trúc thư mục cố định trên máy tính. Cấu trúc này thể hiện quy trình làm việc của bạn dưới góc nhìn kỹ thuật số. Vì vậy, việc tạo cấu trúc thư mục giúp bạn hình dung quy trình làm việc của mình.

Bạn cần xây dựng cấu trúc thư mục sao cho người ngoài nhìn vào có thể hiểu được mà không cần bạn giải thích. Việc này có nhiều lợi ích, đặc biệt là trong trường hợp những người khác, chẳng hạn như người làm việc tự do, thành viên trong nhóm hoặc thực tập sinh cũng cần làm việc với cấu trúc này.

Hãy tạo sẵn một cấu trúc thư mục rỗng để tiện sử dụng cho mỗi dự án. Bằng cách này, các dự án lưu trong máy tính sẽ có cấu trúc tập tin giống nhau, giúp bạn tiết kiệm thời gian mỗi khi bắt đầu dự án mới. Vài tháng sau đó, nếu cần truy xuất thông tin từ một dự án, bạn sẽ biết mình phải tìm nó ở đâu.

Một số mẹo thực tế

Trước hết, hãy tạo một cấu trúc cơ bản, ví dụ ba thư mục mang tên “Việc đang làm”, “Việc đã làm” và “Việc sẽ làm”, và chuyển ngay các tập tin không còn cần đến vào thư mục “Việc đã làm”. Bạn cũng có thể tạo cấu trúc theo năm và/hoặc tháng.

Đặt tên thư mục bằng số giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian khi cần nói nhanh nơi lưu trữ một tài liệu. Ví dụ, “Tài liệu được lưu ở thư mục 2.2.1”, tương đương với 2 Bản thiết kế / 2.2 Bản phác thảo / 2.2.1 Hình minh họa.

Bạn thường tạo nhiều phiên bản cho một tài liệu phải không? Hãy đặt tên cố định cho những tài liệu này, ví dụ danhthiep_phienban1 và bạn sẽ luôn tìm đúng phiên bản mình cần.

Tự động hóa những việc có thể tự động

Máy tính không biến tôi thành nhà thiết kế giỏi hơn. Máy tính chỉ đóng vai trò cây bút chì kỹ thuật số. Nhưng khi bạn biết mình muốn gì, máy tính sẽ trở thành công cụ trợ giúp đắc lực giúp bạn hoàn chỉnh bản thiết kế. Bạn cũng có thể dùng các chương trình máy tính để làm những việc bạn sẽ mất rất nhiều thời gian nếu tự làm.

Máy tính không giúp bạn thiết kế giỏi hơn nhưng có thể giúp bạn làm việc nhanh hơn rất nhiều.

– Wim Crouwel

Ví dụ, phần mềm Photoshop cho phép bạn tự động hóa một thao tác nhất định. Bạn chỉ cần thực hiện kỹ thuật đó một lần, sau đó chương trình sẽ tự động thực hiện trong những lần sau. Chức năng này vô cùng hữu ích trong trường hợp bạn cần chỉnh sửa 10 tấm hình theo cùng một cách. Một ví dụ thường gặp khác là thư mục thông minh trong chương trình quản lý email ngay lập tức phân loại email theo mức độ liên quan.

Nếu có kiến thức về lập trình, bạn có thể tự viết chương trình để tự động hóa các công việc trên máy tính. Nếu bạn không biết lập trình, có các ứng dụng, trang web hoặc chương trình giúp bạn tự động hóa gần như mọi thứ bạn muốn, điển hình là công cụ trực tuyến If This Then That (IFTTT.com). Trang web này giúp bạn tạo những công thức đơn giản để kết nối các kênh truyền thông xã hội bạn sử dụng với nhau.

fill(None)

stroke(0)

strokewidth(2)

for i in range(10):

y = 100 + 50 * i

line((100, y),(600, y))

Có thể bạn cần thời gian để tìm được công cụ phù hợp. Thế nhưng khi đã tìm ra, bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian – ít nhất là trong trường hợp bạn sử dụng nó thường xuyên. Nếu bạn chỉ sử dụng một hoặc vài lần, quá trình tìm kiếm ứng dụng hỗ trợ việc tự động hóa có thể làm bạn mất nhiều thời gian hơn so với khi bạn tự làm.

Công cụ giao tiếp trực tuyến

Có rất nhiều công cụ trực tuyến hỗ trợ việc làm việc nhóm và chia sẻ tập tin. Hãy chọn công cụ mà hầu hết thành viên trong nhóm đang sử dụng – khi đó họ đã quen với các công cụ đó và sẽ không phải làm quen lại.

Làm thế nào để chọn công cụ giao tiếp trực tuyến cho nhóm? Hãy cân nhắc nhu cầu của cả nhóm và mức nỗ lực cần bỏ ra để sử dụng công cụ đó. Chức năng nhóm trên Facebook (Facebook Groups) có thể thuận tiện để làm việc nếu cả nhóm đều sử dụng Facebook. Whatsapp tiện lợi nếu mọi người di chuyển nhiều nhưng lại không phù hợp lắm nếu các bạn cần chia sẻ nhiều tập tin. Nếu cần một công cụ cho phép bạn giao việc chứ không chỉ để giao tiếp, bạn nên sử dụng công cụ quản lý dự án trực tuyến.

Dù sao đi nữa cũng đừng dành quá nhiều thời gian để thảo luận và chọn ra công cụ giao tiếp trực tuyến mà nhóm sẽ sử dụng. Làm vậy rất phí thời gian. Tốt hơn là hãy cứ bắt tay vào công việc rồi đánh giá xem công cụ giao tiếp trực tuyến có thật sự cần thiết hay không.

Hãy dùng phần mềm có bản quyền

Dường như nhiều người vẫn nghĩ mọi sản phẩm kỹ thuật số đều nên miễn phí. Tuy nhiên, chỉ vì nó dễ sao chép không có nghĩa nó phải miễn phí. Nếu có người đã bỏ công lập trình một phần mềm thì phần mềm đó có một vài giá trị nào đó. Suy cho cùng, bạn có thể sử dụng phần mềm đó để tạo ra những thứ khác. Lấy bản thiết kế chiếc ghế làm ví dụ. Chiếc ghế đó hỗ trợ tư thế ngồi của mọi người, vậy nên nó có giá trị. Bạn đã đầu tư thời gian và công sức thiết kế nó, vì thế bạn muốn được trả công và điều đó hoàn toàn hợp lý. Dù sao bạn cũng là người làm việc chuyên nghiệp. Vậy tại sao bạn không trả tiền cho công cụ mình đã sử dụng để thiết kế chiếc ghế?

Việc dùng phần mềm lậu hoặc các phiên bản miễn phí thiếu chức năng cuối cùng sẽ khiến bạn mất thêm thời gian, vì chúng chỉ hoạt động một phần. Khoảng thời gian lãng phí đó là khoản phí bạn không thể bắt khách hàng chịu. Hãy tính giá trị của khoảng thời gian này dựa trên mức lương theo giờ của bạn để biết cái giá phải trả cho việc sử dụng phần mềm không chuyên. Hãy mua phần mềm có bản quyền; xét về lâu dài thì nó rẻ hơn và giúp bạn bớt căng thẳng, đơn giản vì nó hiệu quả. Bạn sẽ bớt gặp phiền toái, và dùng phần mềm có bản quyền cũng khiến bạn trông chuyên nghiệp hơn.

Bạn lo lắng về phí đăng ký sử dụng phần mềm (trực tuyến) sao? Không đáng lo như vậy đâu. Ổ cứng di động hoặc phần mềm tính phí từng đắt hơn rất nhiều. Hơn nữa, phiên bản trực tuyến được cập nhật liên tục, đồng nghĩa với việc bạn luôn được sử dụng phần mềm phiên bản mới nhất.

Con người so với máy móc

Hãy cẩn thận và chỉ tự động hóa những việc làm bạn phân tâm khỏi quá trình sáng tạo chứ đừng tự động hóa cả quá trình sáng tạo. Máy tính chỉ hoạt động trên các dòng lệnh viết sẵn. Máy tính không phải con người – cá thể với sự pha trộn độc đáo của cảm xúc, cảm giác, trực giác, ký ức, biểu cảm mà có thể tạo ra những liên kết máy tính không bao giờ tạo ra được. Đó là khả năng sáng tạo. Hãy dùng máy tính như một công cụ giúp bạn có thêm không gian và thời gian sáng tạo.

Làm Việc Nhóm

Tùy vào lĩnh vực chuyên môn mà bạn sẽ (phải) hợp tác với người khác nhiều hay ít. Họa sĩ thường làm việc một mình nhưng cũng có phụ tá. Diễn viên và vũ công là những nghề cần sự hợp tác. Nhà thiết kế và những người làm việc tự do làm việc độc lập, nhưng cũng có lúc họ làm việc trong các nhóm (không cố định). Sự hợp tác có thể cực kỳ hiệu quả, mang lại kết quả tốt đẹp và giúp tiết kiệm thời gian nhưng cũng có thể khiến các bên thất vọng và trách móc nhau.

Hợp Tác Với Đúng Người

Nếu hợp tác với người khác, đột nhiên bạn phải làm việc với hai tâm trí sáng tạo. Bạn không chỉ nảy ra ý tưởng của mình mà còn có thể tận dụng khả năng sáng tạo của đối phương. Tuy nhiên, quan trọng là bạn cần hợp tác với người bổ khuyết cho bạn và giúp bạn trở thành một người tốt hơn so với khi làm việc một mình. Bài toán 1+1 này nên cho kết quả là 3. Đảm bảo bạn luôn làm việc với người có năng lực tương đương, hoặc tốt hơn là người giỏi hơn bạn. Có như vậy, bạn mới ngày càng tiến bộ. Thông qua việc hợp tác với người làm được điều bạn không thể làm – hoặc không làm tốt – bạn sẽ làm được những điều mà bạn phải mất rất nhiều thời gian nếu tự làm. Hãy tận dụng điểm mạnh của nhau và hai bạn sẽ trở thành một nhóm siêu hạng.

Làm việc với người bổ khuyết cho bạn

Dù làm việc với người có cùng phong cách làm việc và tư duy có vẻ lý tưởng, nhưng trong thực tế, việc này khá vô nghĩa. Đó là kiểu hợp tác 1+1=2. Nếu bạn đặt hai quả táo giống nhau vào một chiếc giỏ, chiếc giỏ đó sẽ trông ít hấp dẫn hơn so với khi bạn đặt vào đó một quả táo và một quả lê.

Các Kiểu Làm Việc Nhóm

1 + 1 = 3 ----- Nhóm "siêu hạng"

1 + 1 = 2 ----- Nhóm "hợp tác theo đúng nghĩa đen"

1 + 1 = 1 ----- Nhóm "một người gánh hết việc"

1 + 1 = 0 ----- Nhóm "hợp tác cũng như không"

1 + 1 = -1 ----- Nhóm "thảm họa"

1 + 1 = 1 + 1 ----- Nhóm "chỉ ngồi chung phòng"

Danh Sách Việc Cần Làm

_____________________

_____________________

_____________________

Danh Sách Việc-Đừng-Làm

_____________________

_____________________

_____________________

_____________________

Khi ai cũng tư duy giống nhau thì chẳng có ai đang tư duy.

– Walter Lippmann

Mối quan hệ hợp tác tốt đẹp cũng giống như tình yêu. Bạn không thể ép người khác yêu mình mà phải để tình cảm phát triển tự nhiên. Điều thú vị của tình yêu là bạn nhìn thấy mình trong đối phương. Bên cạnh đó, “nửa kia” giúp bạn trở thành một người tốt hơn mà không đánh mất chính mình.

Mối quan hệ hợp tác cũng vậy. Một phần, hai bạn cần có chung đam mê cho một dự án. Phần khác, hai bạn cần bổ sung cho nhau dựa trên cơ sở bình đẳng. Đây là mối quan hệ hợp tác 1+1=3 – kết quả thu được lớn hơn tổng của các thành phần.

Có hai kiểu hợp tác hiệu quả: giữa những người có cùng tư duy và khác kỹ năng nhưng các kỹ năng đó bổ sung cho nhau, và giữa những người có kỹ năng (gần) giống nhau và tư duy rất khác nhau nhưng bổ sung được cho nhau.

Lưu ý: khi nói “tư duy khác nhau” hoặc “kỹ năng khác nhau”, tôi không nói nó khác nhau hoàn toàn. Ý tôi là những cách tư duy và kỹ năng đó tuy khác biệt nhưng vẫn có điểm chung, và những điểm chung đó rất gần nhau.

Những người cùng tư duy nhưng khác công việc

Ví dụ kinh điển về cặp bài trùng trong các dự án của lĩnh vực quảng cáo là “Art & Copy”, tức Art Director (giám đốc nghệ thuật) và Copywriter⁽¹⁾. Họ cùng xây dựng ý tưởng chủ đạo cho chiến dịch quảng cáo, sau đó giám đốc nghệ thuật tập trung làm phần hình ảnh cho chiến dịch và copywriter chịu trách nhiệm phần câu chữ.

⁽¹⁾ Copywriter: người viết lời quảng cáo như slogan, lời, kịch bản cho các đoạn quảng cáo phát trên các phương tiện thông tin đại chúng (tivi, báo chí, internet) nhằm thuyết phục công chúng mua một sản phẩm, dịch vụ.

Tuy nhiên, những người đến từ các lĩnh vực khác xa nhau vẫn có thể hợp tác với nhau. Lấy ví dụ, tôi là typographer và lâu nay tôi vẫn hợp tác với một chuyên viên tạo hiệu ứng hình ảnh để làm phần danh đề cho phim điện ảnh. Tuy khác lĩnh vực, chúng tôi tìm được điểm chung trong cách tiếp cận dự án. Chúng tôi cùng nhau xây dựng ý tưởng chủ đạo, sau đó tôi chịu trách nhiệm cho phần typography và thiết kế còn người kia lo phần diễn hoạt. Nhờ hợp tác với nhau, chúng tôi tạo ra kết quả mà nếu làm việc độc lập thì từng người chúng tôi không thể tạo ra.

Những người cùng công việc nhưng khác tư duy

Hai người làm cùng ngành nhưng khác quan điểm cũng có thể hợp tác hiệu quả. Kiểu hợp tác này đưa họ vào một “cuộc chiến” sáng tạo. Người này nghĩ ra một ý tưởng và người kia góp ý để phát triển nó, sau đó người thứ nhất phản hồi lại những ý kiến góp ý. Nhờ nhìn nhận vấn đề dưới góc nhìn khác nhau, họ thu được một kết quả mà từng người không thể đạt được nếu làm việc độc lập. Quan trọng là hai người phải tôn trọng ý kiến của nhau. Hãy công nhận góp ý của đối phương và tiếp tục xây dựng ý tưởng đó.

Bạn nên thận trọng với mối quan hệ hợp tác không đồng đẳng, ví dụ người này là sếp người kia. Tình huống đó dẫn đến mối quan hệ thiếu cân bằng và khiến kết quả của bài toán 1+1 chỉ là 1. Một tình huống không mong muốn khác là khi các bạn hợp tác nhưng cuối cùng lại “việc ai người nấy làm” (1+1=1+1). Trong những trường hợp đó, hai bạn nên nói chuyện thẳng thắn với nhau và có thể cân nhắc chấm dứt mối quan hệ hợp tác.

Làm việc với người hoàn toàn khác bạn

Không phải lúc nào bạn cũng được toàn quyền chấm dứt mối quan hệ hợp tác. Đôi khi, bạn cần hợp tác với người chẳng có điểm chung nào với bạn. Khó khăn đây. Nhưng thay vì đối xử với nhau bằng thái độ bực bội và thiếu hợp tác, các bạn có thể trò chuyện với nhau, nói chuyện ngoài tình huống công việc thì càng tốt. Hãy cùng ăn trưa, uống vài ly bia hoặc chơi một trận bóng để dễ gắn kết với nhau hơn.

Mô Hình Làm Việc Nhóm

Hãy tìm điểm chung của cả hai. Dù hoàn toàn trái ngược nhau, hai bạn vẫn có điểm chung là cùng làm chung dự án. Tìm hiểu xem bạn và đối phương nghĩ thế nào là một dự án thành công. Sau đó, hai bạn sẽ có chung một cái đích để hướng đến.

Có thể hai bạn đều hiểu mối quan hệ hợp tác này không lý tưởng. Câu hỏi các bạn phải trả lời là “Làm thế nào để cùng nhau tạo ra kết quả tốt đẹp?”, rồi lập kế hoạch để đạt được mục tiêu đó.

Trước hết, mỗi người hãy xác định điểm mạnh và điểm yếu của bản thân cũng như của đối phương. So sánh kết quả với nhau và xem đánh giá của hai bạn giống và khác nhau thế nào. Qua đó, hai bạn có thể nhìn ra lý do mình khó hợp tác với nhau đồng thời tìm ra phẩm chất giúp cả hai đạt được kết quả mong muốn. Hãy tập trung vào phẩm chất đó.

Nếu những cách trên đều không hiệu quả, bạn chỉ còn cách đến gặp sếp hoặc khách hàng để thảo luận về vấn đề này. Đó là giải pháp sau khi bạn chắc chắn mình không thể xử lý mâu thuẫn và trước khi tình hình trở nên tồi tệ hơn. Dù trong trường hợp nào, hãy cố gắng ngồi xuống trao đổi vấn đề với đối phương. Bạn không thể biết trong tương lai, bạn có gặp lại họ hay không và gặp lại trong hoàn cảnh nào.

Làm việc cùng nhau một cách độc lập

Đừng quá phụ thuộc vào mối quan hệ hợp tác. Hãy đảm bảo bạn luôn có thể tiếp tục làm việc độc lập khi mối quan hệ hợp tác chấm dứt. Không gì chóng thay đổi và khó đoán bằng con người. Đối tác của bạn có thể thông báo “Tôi không hợp tác với anh nữa” bất cứ lúc nào. Đó là chuyện hoàn toàn có thể xảy ra.

Nói cách khác, đừng bao giờ lệ thuộc vào sự hợp tác. Hãy cứ bước đi trên con đường của bạn và liên tục kiểm tra xem mối quan hệ hợp tác có còn phù hợp với con đường bạn chọn không. Cách dễ nhất để làm điều này là thường xuyên kiểm tra xem hashtag của bạn có còn phù hợp với mối quan hệ hợp tác không.

Nếu nó không phù hợp, hai bạn nên “đường ai nấy đi”. Chấm dứt hợp tác có thể khó khăn, nhưng nếu thành thật với nhau, các bạn đều hiểu cả hai không còn hợp nhau nữa. Nếu bạn cảm thấy nhẹ nhõm vì quyết định đó, có lẽ đối phương cũng vậy. Rốt cuộc, chẳng ai muốn ở trong mối quan hệ hợp tác 1+1= -1.

Việc chấm dứt một mối quan hệ hợp tác không nhất thiết phải đi kèm với cãi vã gay gắt. Tôi vẫn duy trì mối quan hệ bạn bè với những người tôi từng làm việc gần gũi. Hơn nữa, hợp tác cũng có nhiều kiểu. Bạn không cần tìm điểm chung với đối phương từ đầu và chia sẻ mọi thứ với họ. Theo kinh nghiệm của cá nhân tôi, tốt hơn hết là bạn nên hợp tác trên cơ sở dự án trước và xem mối quan hệ tiến triển thế nào.

Con lạc đà là sản phẩm của một nhóm có quá nhiều ý kiến muốn thiết kế ra con ngựa.

– Alec Issigonis

Lầm Tưởng Về Phương Pháp Brainstorming

Brainstorming⁽¹⁾ là phương pháp được giới thiệu vào giữa thế kỷ 20 bởi Alex Osborn – đồng sở hữu công ty quảng cáo nổi tiếng BBDO. Khi tập hợp 10 chuyên viên quảng cáo vào một phòng rồi để họ tự do đưa ra ý tưởng, bạn sẽ nhanh chóng thu được vô số ý hay. Osborn nổi tiếng khắp thế giới nhờ phương pháp brainstorming – kỹ thuật được áp dụng cả trong những công ty ngoài ngành quảng cáo lẫn các buổi họp ban lãnh đạo.

⁽¹⁾ Brainstorming là phương pháp dùng để phát triển nhiều giải pháp sáng tạo cho một vấn đề thông qua việc huy động những ý tưởng mới mẻ và độc đáo của mọi thành viên tham gia thảo luận. Các thành viên được khuyến khích tham gia thảo luận một cách tích cực và không hạn chế số lượng ý tưởng.

Để có một buổi brainstorming hiệu quả, mọi người phải đồng ý hai điều: 1 – Không có ý tưởng nào là ý tưởng tồi; 2 – Cố gắng nghĩ ra nhiều ý tưởng nhất có thể. Về bản chất, những nguyên tắc này hoàn toàn hợp lý. Vấn đề duy nhất là mọi người kỳ vọng tìm được giải pháp ngay lập tức.

Nhưng một buổi brainstorming thực tế không diễn ra như thế. Trong một nhóm, người có giọng nói to nhất sẽ nhanh chóng áp đảo cuộc thảo luận, trong khi ý tưởng của những người dè dặt hơn không được lắng nghe. Dù nguyên tắc là không có ý tưởng nào là ý tưởng tồi, mọi người vẫn cẩn trọng với lời nói của mình vì sợ bẽ mặt. Tuy nhiên, nguyên nhân chính khiến kỹ thuật này không hiệu quả là mọi người cảm thấy sợ những ý tưởng đột phá. Aaron Levie, nhà sáng lập công ty Box, từng phát biểu rất hay về tình trạng này, “Mọi người thường phản ứng như sau trước các ý tưởng. Ý tưởng Tồi: ‘Nó chẳng bao giờ hiệu quả đâu’, Ý tưởng Tốt: ‘Nó có thể hiệu quả’, Ý tưởng Tuyệt Vời: ‘Nó sẽ chẳng bao giờ hiệu quả đâu’”.

Năm 1958, Đại học Yale là đơn vị đầu tiên kiểm tra tính hiệu quả thật sự của phương pháp brainstorming. Họ chia một nhóm sinh viên thành hai nhóm nhỏ. Nhiệm vụ của hai nhóm là đi tìm giải pháp cho cùng một vấn đề. Nhóm A áp dụng các nguyên tắc brainstorming, trong khi các thành viên nhóm B làm việc độc lập để tìm ra giải pháp. Kết quả là nhóm A nghĩ ra rất nhiều giải pháp, nhưng đó chỉ là những ý tưởng bình thường. Các giải pháp của nhóm B sáng tạo hơn nhiều.

Tư duy bên trong chiếc hộp

Một câu nói hoa mỹ thường được dùng khi brainstorming là mọi người nên tư duy “bên ngoài chiếc hộp”. Vấn đề của ý tưởng “bên ngoài chiếc hộp” là bạn không thể kiểm nghiệm nó vì thiếu ranh giới hoặc giới hạn. Làm sao bạn xác định được một ý tưởng là tốt hay tồi?

Hãy nhớ lại thử nghiệm taxi ở đầu sách. Nếu nói với tài xế: “Anh đưa tôi đi đâu cũng được”, bạn chẳng khác gì lá bay trong gió. Điều tương tự cũng xảy ra với một nhóm người: nếu bạn không cho họ biết hướng đi, họ sẽ hoang mang không biết mình phải đi đâu. Khi không đặt điều kiện tiên quyết cho buổi brainstorming, cùng lắm thì những ý tưởng trong buổi đó sẽ chỉ nhận được phản hồi, “Nó có thể hiệu quả”.

Trong quyển Inside the Box (tạm dịch: Bên Trong Chiếc Hộp), hai tác giả Drew Boyd và Jacob Goldenberg chứng minh sức mạnh của tư duy “bên trong chiếc hộp”. Hãy tìm kiếm giải pháp trong phạm vi các khả năng và điều kiện cho trước. Từ đó, bạn sẽ nảy ra một ý tưởng thật sự khả thi.

Nghệ sĩ làm việc hiệu quả nhất khi ở một mình.

Hãy làm việc một mình.

– Steve Wozniak

Điều mà phương pháp brainstorming chưa tính đến chính là phát triển ý tưởng thì cần thời gian. Nảy ra ý tưởng thì rất nhanh, nhưng chúng ta cần thời gian để ý tưởng trở nên chín muồi cũng như để kiểm nghiệm, trau chuốt và cải thiện nó. Nếu một nhạc sĩ nói mình chỉ mất hai phút để viết một bản nhạc thì đó là do họ đã quên đề cập đến việc họ đã nung nấu ý tưởng về bản nhạc trong nhiều tuần trước đó. Chưa kể sau khi viết phiên bản đầu tiên, họ đã phải chỉnh sửa rất nhiều lần.

Sau một giờ brainstorming, bạn có thể thu được 200 ý tưởng, nhưng những ý tưởng đó chỉ mới tồn tại tối đa một tiếng và chưa được cân nhắc kỹ lưỡng. Đó là lý do brainstorming chỉ đơn thuần là hoạt động thú vị giúp gắn kết và nâng cao tinh thần hợp tác nhóm.

Hãy thử phương pháp brainhushing⁽¹⁾

⁽¹⁾ Thay vì cố gắng nghĩ ra thật nhiều ý tưởng trong một khoảng thời gian ngắn, phương pháp brainhushing tập trung vào việc cân nhắc kỹ lưỡng một hoặc một số ý tưởng qua các vòng thảo luận. Qua đó, các ý tưởng sẽ có thời gian để chín muồi và khả năng cả nhóm tìm ra một giải pháp sáng tạo và hiệu quả sẽ cao hơn.

Nói cho cùng thì bạn muốn dành phần lớn thời gian phát triển và hiện thực hóa ý tưởng. Đó cũng chính là nội dung của quyển sách này: đảm bảo bạn không dành thời gian cho những việc không quan trọng. Hoạt động brainstorming thì ngược lại, nó rút ngắn tối đa quá trình tạo ý tưởng để rồi bạn dành khoảng thời gian còn lại chật vật xử lý những rắc rối trong ngày. Nhưng ai muốn thế? Vậy nên thay vì brainstorming, hãy thử phương pháp brainhushing.

Trước đây, tôi từng dọn dẹp và vứt bớt đồ đạc trong xưởng điêu khắc, nhưng bây giờ tôi không làm vậy nữa. Vì một hoặc hai năm sau, tôi sẽ quay lại giải quyết một loạt các vấn đề bế tắc mà trước đó tôi chưa giải quyết được.

– Anish Kapoor

Bạn có thể so sánh phương pháp brainhushing với chuyến xe lửa. Trước hết, mỗi thành viên trong nhóm bắt một chuyến tàu riêng để đến gặp nhau tại một nhà ga. Mọi người gặp nhau rồi cùng quyết định điểm gặp tại nhà ga thứ hai. Tại đó, các bạn gặp nhau rồi cùng chọn ga thứ ba. Cứ thế cho đến khi mọi người đều đến được ga cuối cùng của dự án.

Trên thực tế, phương pháp này hoạt động như sau: đảm bảo bạn có một nhóm nhỏ những người có tư duy và năng lực tương đương nhau. Tại điểm bắt đầu, cả nhóm thảo luận ý tưởng mới cho dự án – các bạn sẽ thu được một số ý tưởng sơ bộ trong buổi thảo luận thứ nhất này. Sau đó, hãy thỏa thuận thời điểm gặp nhau lần hai. Từ đó cho đến khi gặp lại nhau tại “trạm dừng” tiếp theo, mỗi người sẽ tự suy nghĩ ý tưởng cho dự án theo cách riêng của mình.

Trong buổi họp thứ hai, hãy để mọi người trình bày ý tưởng và cùng thảo luận. Vì những ý tưởng này đã có nhiều thời gian hơn để phát triển, các bạn có thể thảo luận sâu hơn. Sau đó, cả nhóm sẽ cùng lựa chọn xem nên sử dụng ý tưởng hoặc nguyên tắc cơ bản nào cho dự án và tiếp tục quá trình từ đó.

Tiếp đến, mọi người suy nghĩ về những điều đã thảo luận. Bằng cách này, ý tưởng của các bạn sẽ có thời gian để chín muồi. Khả năng một thành viên bất ngờ nảy ra ý tưởng tuyệt vời vào ngày hôm sau – trong lúc xếp hàng chờ tính tiền tại siêu thị – là khá cao. Cách này giúp cả nhóm tạo được nền tảng tốt cho dự án. Một khi nền tảng này vững chắc, các bạn sẽ dễ xây dựng ý tưởng dựa trên đó hơn.

Lưu ý thực tế: Nếu các thành viên trong nhóm sống gần nhau thì quá thuận tiện. Điều đó cho phép các bạn nhanh chóng gặp nhau và thảo luận sơ bộ về dự án.

Thà nói “không” mà thật sự tin vào điều mình nói còn hơn nói “có” chỉ để làm hài lòng người khác, hoặc tệ hơn là để né tránh rắc rối.

– Mahatma Gandhi

Từ Chối Các Cuộc Hẹn Cà Phê

Nếu không cẩn thận, bạn sẽ mất cả ngày cho các cuộc hẹn cà phê. Chẳng hiểu vì lý do gì mà mọi người luôn muốn gặp nhau ở quán cà phê. Nhưng thử nghĩ xem, trước hết bạn cần đến chỗ hẹn, sau đó phải dành một tiếng rưỡi nói chuyện phiếm, và khi bạn nhớ ra cần phải bàn công việc thì đã đến giờ nghỉ trưa. Vậy là bạn mất cả buổi sáng.

Từ chối là việc khó khăn nhưng cần thiết

Thật khó để từ chối người muốn gặp mình. Chúng ta cảm thấy không thoải mái khi từ chối người khác. Hơn nữa, họ thường được giới thiệu đến bạn qua một người quen, và điều đó khiến bạn cảm thấy mình phải nhận lời vì lịch sự.

Thường thì chúng ta không chỉ có cảm giác này trước các cuộc hẹn cà phê, mà cả khi khách hàng hoặc sếp yêu cầu một việc chúng ta không thật sự muốn làm. Nhưng hãy quay lại cuộc hẹn cà phê.

Nếu nhìn lại các cuộc hẹn cà phê, bạn sẽ nhận thấy gần như không có cuộc hẹn nào đưa đến mối quan hệ hợp tác thành công. Đó là do người có nhiều thời gian cho các cuộc hẹn cà phê thường không quá bận rộn. Lý do họ muốn gặp bạn – “Để xem chúng ta có thể giúp gì cho nhau” – thật ra nên được hiểu là “Anh/chị có dự án nào cho tôi tham gia không?”, chứ không phải là “Tôi có một số dự án rất hay và đang cần một người như anh/chị”.

Các Lựa Chọn Thay Thế

Trong một số trường hợp, hẹn gặp mặt là hợp lý. Cũng như những buổi tiệc bạn cảm thấy lo lắng nhưng cuối cùng vẫn đến dự và hóa ra đó là một buổi tối tuyệt vời, bạn không thể đoán trước cuộc hẹn cà phê kia hữu ích hay truyền cảm hứng thế nào. Vì vậy, tôi sẽ gợi ý cho bạn một số lựa chọn thay thế sau.

Biến nó thành buổi hẹn ăn trưa

Khi tôi hợp tác điều hành một công ty truyền thông xã hội với một người bạn, chúng tôi nhận được nhiều cuộc hẹn cà phê đến mức không thể kiểm soát được. Vì vậy, chúng tôi kiên quyết từ chối tất cả các cuộc hẹn đó. Nếu có người hẹn gặp, câu trả lời tiêu chuẩn của chúng tôi là “không”, nhưng chúng tôi có giải thích lý do: cuộc hẹn này tiêu tốn thời gian của hai bên, khoảng thời gian mà chúng tôi có thể dành cho những việc hữu ích hơn.

Do vậy chúng tôi đề xuất một lựa chọn thay thế: Họ có thể đến ăn trưa cùng chúng tôi tại văn phòng. Dù gì chúng tôi cũng phải ăn trưa. Chúng tôi đã kết hợp giờ nghỉ trưa với cuộc hẹn và không cần tốn công di chuyển. Nếu buổi hẹn đó không mang lại kết quả, chúng tôi cũng chỉ mất vài cái bánh mì kẹp và một ly sữa (bữa trưa điển hình của người Hà Lan). Nếu buổi hẹn mang lại kết quả, đó quả là bữa trưa vô cùng hữu ích.

Hẹn một lúc nhiều người

Một lựa chọn khác là tổ chức một sự kiện nhỏ cho những người muốn hẹn gặp bạn. Khi quảng cáo cho công cụ kỹ thuật số mới, chúng tôi mời khoảng 10 người đến một địa điểm thích hợp. Bằng cách đó, chúng tôi có thể giới thiệu công cụ mới cho cùng lúc 10 người, thay vì lặp lại bài thuyết trình 10 lần. Các khách mời cũng cảm thấy vui vì họ có cơ hội gặp gỡ người mới.

Hẹn gặp ở sự kiện bạn sẽ tham dự

Giải pháp hoàn hảo cho những người mà bạn không muốn gặp ngay từ đầu là hẹn gặp họ tại một sự kiện mà bạn sẽ tham dự. “Anh/chị cũng tham dự sự kiện đó phải không? Vậy chúng ta hãy gặp nhau ở đó!” Bạn chỉ mất năm phút để nói chuyện với một người trong một buổi hẹn như thế, thay vì phải mất cả tiếng nếu hẹn gặp riêng. Nếu cuộc nói chuyện đủ thú vị, bạn có thể hẹn gặp họ lần nữa.

Đừng gọi cho chúng tôi, chúng tôi sẽ gọi cho bạn

Nếu những cách trên đều thất bại, bạn có thể giải thích rằng hiện tại mình khá bận rộn. Hãy yêu cầu họ gửi email nhắc bạn về chuyện họ muốn thảo luận. Qua đó, bạn sẽ biết được họ nghiêm túc đến mức nào. Nếu nội dung email có vẻ hơi mơ hồ, bạn không cần trả lời. Trong trường hợp nội dung mang một ý nghĩa nào đó, bạn có thể đề xuất một buổi hẹn.

Khi nào nên nói “có”

Việc nhận lời một cuộc hẹn cà phê chỉ hợp lý khi cuộc hẹn này phù hợp với con đường bạn muốn đi, chẳng hạn người hẹn là người mà bạn thường xuyên hoặc mong muốn làm việc cùng. Hãy tự hỏi, “Nếu đưa buổi hẹn này vào lịch làm việc, liệu nó có phù hợp với hashtag của mình không?”. Nếu câu trả lời là “có”, hãy sắp xếp lịch hẹn. Nếu câu trả lời là “không”, hãy đề xuất lựa chọn thay thế.

Công Việc Chỉ Là Công Việc

Bây giờ khi chúng ta đã đi được hai phần ba quyển sách, có thể bạn đã quên mất sách nói về điều gì. Chúng ta là những người sáng tạo. Chúng ta thích tạo ra nhiều thứ và suy nghĩ về nhiều điều, dù đó là bức tranh, câu chuyện, ảnh chụp hay đồ nội thất. Đó là việc chúng ta muốn làm. Nhưng đừng quên công việc chỉ là công việc. Và dù yêu thích công việc đến mức nào, bạn cũng không nên xem trọng nó một cách thái quá.

Công việc ư?

Đó chỉ là một trò chơi nghiêm túc thôi.

– Saul Bass

Tất nhiên bạn có thể hết mình vì công việc, nhưng đồng thời bạn cũng nên tận hưởng quá trình làm việc. Điều đó có thể khó khi bạn đang bận rộn và căng thẳng. Công việc thì chưa xong. Khách hàng gọi điện hối thúc và tỏ vẻ không hài lòng. Bạn bắt đầu hoài nghi bản thân và khả năng sáng tạo của mình. Bạn cảm thấy mình phải làm việc liên tục không nghỉ để xong việc. Sau đó, bạn bắt đầu làm những điều mà quyển sách này khuyên bạn đừng làm.

Hãy tự nhủ, “Công việc chỉ là công việc”. Trễ hạn không phải tận thế, và nếu công việc không hoàn hảo thì cũng chẳng chết ai. (Tôi đã trễ hạn hoàn thành quyển sách này hai lần, và bạn thấy đó… bạn vẫn đang đọc đó thôi).

Nếu rắc rối xảy ra thì nó sẽ xảy ra. Hãy chấp nhận điều đó và quyết định xem mình có thể làm gì với những lựa chọn và quỹ thời gian có sẵn. Hoặc bạn có thể tìm cách khác, hãy đưa ra lựa chọn. Mặc kệ những vấn đề ít liên quan hơn. Cách này hiệu quả hơn nhiều so với việc ráng sức làm cùng lúc nhiều việc. Kết quả là bạn chỉ làm mỗi việc một chút nhưng chẳng làm xong việc nào và còn thêm căng thẳng.

Bạn không cần hoàn thành mọi việc trong hôm nay

Một số khách hàng gọi điện yêu cầu bạn làm một việc mà họ đang cần rất gấp, “Anh có thể tạm ngưng mọi việc đang làm và làm ngay cho tôi việc này không?”. Bạn làm theo yêu cầu của họ, gửi kết quả đi và chẳng thấy hồi âm.

Ba tháng sau, bạn lại nhận được điện thoại… “Chúng tôi muốn điều chỉnh một số chỗ trong bản đề xuất ý tưởng.” Vậy là thật ra bạn có ba tháng để làm một việc mà bạn cảm thấy mình buộc phải hoàn thành nhanh nhất có thể. Bạn thậm chí còn hủy hẹn với người yêu để làm việc… chẳng vì gì cả. Bạn có thể tránh được điều này bằng cách giành thế chủ động khi nhận được yêu cầu như thế và đặt ra hạn chót. Bạn sẽ thấy khách hàng thường đồng ý với thời hạn bạn đưa ra.

Việc đặt thời hạn công việc vào chiều thứ Sáu cũng thật kỳ quặc. Khách hàng làm vậy chỉ để yên tâm trong hai ngày cuối tuần. Bạn có nghĩ họ cần kết quả làm việc của bạn vào chiều thứ Bảy trong lúc đang xem bóng đá không? Hãy hỏi họ có thật sự cần nó vào cuối tuần không. Trong hầu hết các trường hợp, thời hạn sáng thứ Hai là đủ sớm.

Nhìn nhận công việc một cách bao quát

Nếu bạn thoải mái và linh hoạt trong công việc, khách hàng của bạn cũng sẽ như vậy. Trong quá trình sáng tạo, mọi thứ liên tục thay đổi, nhất là khi bạn làm việc với nhiều người. Hãy nhìn nhận dự án một cách bao quát, từ đó bạn có thể xác định đâu là điều thật sự quan trọng. Nếu quá tập trung vào chi tiết, bạn không thể nhìn thấy tổng thể công việc và cảm thấy những chuyện nhỏ nhặt có vẻ to tát.

Hãy làm việc nghiêm túc, nhưng đừng xem trọng công việc một cách thái quá. Bạn nên tìm điểm cân bằng. Nếu bạn không thể kiểm soát tình hình, hãy cứ chấp nhận và buông bỏ. Ngày mai lại là một ngày mới. Và dù làm gì, hãy đảm bảo bạn tận hưởng công việc của mình.

Tôi đi làm mỗi buổi sáng với tâm thế học hỏi những điều mình chưa biết. Bạn nên nhìn nhận mọi vấn đề với suy nghĩ, “Mình có thể học được gì qua việc này?”. Nếu bạn nghĩ mình chẳng học được gì, hãy quên chuyện làm việc đó đi.

– Milton Glaser

Không ngừng học hỏi, thất bại là một đặc tính

Nếu ngày nào bạn cũng làm những việc mình đã giỏi, một lúc nào đó bạn sẽ cảm thấy chán. Công việc đó sẽ trở thành một nhiệm vụ lặp đi lặp lại, và điều đó trái ngược với điều chúng ta hướng đến. Mọi chuyện chỉ thú vị khi bạn có thể phát triển bản thân hơn nữa. Điều đó giúp bạn nhìn nhận công việc từ quan điểm mới mẻ.

Cách duy nhất để học hỏi là phạm sai lầm. Bạn phạm sai lầm khi xác định giới hạn của bản thân: việc nào bạn vẫn có thể làm và việc nào là quá sức. Nếu phạm sai lầm, bạn có thể phân tích nguyên nhân và học cách cải thiện. Việc đó có thể mất thời gian, nhưng nhờ đó mà bạn nâng cấp bản thân lên một tầm cao mới và làm việc hiệu quả hơn.

Sự hoàn hảo thật nhàm chán và được đánh giá quá cao. Chính những điều không hoàn hảo – điểm yếu, khuyết điểm, bản tính con người – mới khiến chúng ta là chính mình, chân thật, đẹp đẽ và cần thiết.

– Guy Harrison

Hoàn hảo thật nhàm chán

Những thứ hoàn hảo vô cùng nhàm chán. Chính khuyết điểm, những điều không hoàn hảo, mới thú vị. Một người mẫu hàng đầu có thể đáp ứng đủ tiêu chuẩn về cái đẹp, nhưng vẻ ngoài hoàn hảo đó khiến họ đơn điệu theo một cách nào đó. Đôi khi, “không có vấn đề” lại chính là vấn đề.

Trong chuyến du lịch đến Trung Quốc, vợ chồng tôi định bắt tàu cao tốc đến thành phố khác cho nhanh chóng và thoải mái. Tuy nhiên, chúng tôi quyết định chọn tàu điện địa phương với thời gian di chuyển dài hơn và ghế ngồi rất không thoải mái. Tuy phải hy sinh một chút, nhưng chúng tôi đã được trải nghiệm rất nhiều điều. Bạn học hỏi và chứng kiến nhiều hơn trên một chuyến tàu điện địa phương chậm chạp so với tàu cao tốc. Bạn xuống tàu với cảm giác rệu rã, nhưng bạn sẽ có thêm 10 câu chuyện mới.

Chất Lượng So Với Đúng Hạn

Yếu tố nào quan trọng hơn? Hoàn thành công việc đúng hạn hay đảm bảo chất lượng công việc cao nhất có thể? Tất nhiên là cả hai. Nhưng đôi khi bạn phải chọn một trong hai. Có những lúc bạn không đủ thời gian để đạt đến chất lượng mong muốn. Điều đó thật đáng tiếc, nhưng bạn không thể làm khác được. Chất lượng công việc của bạn đạt mức chấp nhận được nhưng không phải tốt nhất. Hoặc bạn cố gắng kéo dài thời hạn và khiến mọi người phải chờ đợi. Tùy bạn chọn.

Nếu có thêm thời gian, tôi sẽ…

Đôi khi, một công việc hoàn thành đúng hạn có giá trị hơn so với công việc chất lượng hơn nhưng trễ hạn. Nếu liên tục dời hạn chót, bạn sẽ chẳng bao giờ làm xong việc. Động lực làm việc của bạn sẽ giảm sút. Tính liên quan của sản phẩm sẽ không còn. Cuối cùng, mọi người bắt đầu chuyển sang làm việc khác, trong khi bạn vẫn loay hoay làm thật hoàn hảo một việc không còn cần đến nữa.

Bạn sẽ thường xuyên phải nộp sản phẩm khi chưa sẵn sàng và cảm thấy “Nếu có thêm thời gian, mình sẽ…”. Tuy nhiên, bạn không có thêm thời gian. Hãy thực tế về quỹ thời gian bạn có và kết quả bạn muốn đạt được. Bạn cần cân bằng hai yếu tố này, vì vậy đừng quá khó khăn với bản thân nếu bạn có ít thời gian. Có thể bạn nghĩ ra một giải pháp độc đáo nhưng tốn rất nhiều thời gian. Nếu bạn không có đủ thời gian, đơn giản là đừng làm. Giải pháp ít sáng tạo nhưng đúng hạn vẫn tốt hơn giải pháp đột phá nhưng không bao giờ được hoàn thành.

Nhân tiện, giải pháp đơn giản không có nghĩa là nó kém sáng tạo hay không tốt. Đó có thể là một giải pháp rất tốt, vì bạn chỉ có ít thời gian và phải giữ nó đơn giản, do đó bạn sẽ nghĩ ra một giải pháp đặc biệt sáng tạo. Không phải lúc nào nhiều thời gian hơn cũng đưa đến kết quả tốt hơn.

Đôi Khi Công Việc Chỉ Là Phương Tiện Kiếm Sống

Có những ý tưởng bạn thấy hay nhưng khách hàng không thích. Dù bài thuyết trình của bạn đẹp mắt hay thuyết phục đến mức nào, đôi khi khách hàng đơn giản là không đồng ý với ý tưởng của bạn. Do đó, nhiều ý tưởng hay rốt cuộc phải nằm lại trong máy tính.

Trong trường hợp đó, bạn có thể: 1 – Chỉnh sửa bài thuyết trình cho thuyết phục hơn, thảo luận, nhưng sau đó có thể phải trả lại (hoặc để mất) dự án đó. Trong trường hợp này, bạn tốn nhiều công sức mà chẳng ai được lợi. Hoặc 2 – Bạn giải thích quan điểm của mình một lần nữa, và nếu khách hàng vẫn không bằng lòng, hãy dẹp cái tôi sáng tạo sang một bên và làm theo yêu cầu của họ. Hãy gửi cho họ một hóa đơn hấp dẫn và sử dụng năng lượng cũng như thời gian còn lại cho dự án bạn thích. Trong 90% trường hợp, tôi chọn cách thứ hai.

Có lợi thì làm

Một giảng viên tại Học viện Nghệ thuật Hoàng gia Hà Lan, nơi tôi đang công tác, chia sẻ rằng anh từng sở hữu hai công ty sáng tạo. Công ty thứ nhất là công ty anh thật sự tâm huyết, nơi anh thực hiện những dự án mình thích. Công ty thứ hai mang tên NLZV, viết tắt của câu “Niet Lullen, Zakken Vullen” của người Hà Lan, nghĩa là “Lo Tập Trung Kiếm Tiền Đi”. Tại NLZV, anh làm bất kỳ dự án nào đem lại thu nhập. Anh tiếp tục như thế cho đến khi công ty thứ nhất có đủ số lượng dự án trả thù lao hậu hĩnh để đóng cửa NLZV. Nhân tiện, chưa ai thắc mắc về ý nghĩa của cái tên này.

Không nhất thiết mọi tác phẩm của bạn phải xuất hiện trong sách thiết kế hoặc được trưng bày trong bảo tàng. Một số dự án bạn làm chỉ để có tiền trang trải cuộc sống. Việc đó chẳng có gì sai. Có lợi thì làm!