Chương 2Tìm lại thời gian

Xác lập mục tiêu

Bất kể là làm việc gì chúng ta cũng đều cần có một mục tiêu. Mục tiêu là động lực để chúng ta bước về phía trước. Chỉ có xác lập mục tiêu chúng ta mới biết mình sẽ đi đâu về đâu. Trong bộ truyện nổi tiếng thế giới Alice ở xứ sở thần tiên của tác giả người Anh Charles Lutwidge Dodgson dưới bút danh Lewis Carroll có một đoạn đối thoại như sau:

Alice hỏi mèo: “Xin cậu hãy nói cho tôi biết, tôi nên đi con đường nào?”

Mèo nói: “Vậy phải xem cô muốn đi đâu?”

“Đi đâu cũng được,” Alice trả lời.

Mèo nói: “Vậy thì đi con đường nào mà chẳng được.”

Có thể thấy, chỉ khi mục tiêu của bạn rõ ràng, bạn mới biết mình phải làm gì. Khi bạn không có bất cứ phương hướng nào trong tay, bạn sẽ giống như một người bị bịt mắt, chạy lung tung, va đụng khắp nơi để tìm lối ra. Việc quản lý thời gian cũng vậy, chỉ khi hiểu được tại sao mình phải quản lý thời gian, bạn mới biết được bản thân nên làm gì và làm như thế nào. Nếu bạn không có phương hướng và mục tiêu rõ ràng, dù tôi có cho bạn bao nhiêu “vũ khí sắc bén” đi chăng nữa, thì việc quản lý thời gian của bạn vẫn sẽ rối tinh rối mù. Chỉ khi mục tiêu của bạn cụ thể, hành động của bạn mới có hiệu quả.

Một nhóm các nhà nghiên cứu thuộc Đại học Harvard đã từng thực hiện một cuộc điều tra về việc “Xác lập mục tiêu” với một nhóm bạn trẻ có điều kiện trí lực, học lực và môi trường sống tương đương nhau. Kết quả điều tra như sau: có 27% các bạn trẻ được hỏi không có mục tiêu, 60% có mục tiêu mơ hồ, 10% có mục tiêu rõ ràng nhưng ngắn hạn, 3% có mục tiêu rõ ràng và dài hạn. Sau đó 25 năm, các nhà nghiên cứu đã đến thăm những người được điều tra này.

Những người có mục tiêu rõ ràng và dài hạn đã trở thành những người thành công trong nhiều lĩnh vực. Nhờ sớm xác lập được mục tiêu, 25 năm qua họ luôn nỗ lực, kiên trì và bền bỉ tiến lên trên con đường đã chọn. Những người có mục tiêu rõ ràng nhưng ngắn hạn đa phần đều trở thành tầng lớp trung lưu của xã hội. Những người có mục tiêu mơ hồ hầu như thuộc tầng lớp trung và hạ lưu của xã hội. Còn phần lớn những người không có mục tiêu thuộc về tầng lớp hạ lưu.

Có thể thấy, mục tiêu càng rõ ràng, thời gian thực hiện càng lâu dài, thì ngọn đèn dẫn hướng cho cuộc đời chúng ta càng sáng rõ. Nếu nguyện vọng của bạn mơ hồ, vậy thì bạn sẽ không bao giờ thực hiện được nó. Nói cách khác, người không có mục tiêu cụ thể thì cho dù có nỗ lực hơn người khác, cho dù đã gặt hái được thành tích tốt, thì vẫn sẽ bị những cảm giác bất an “buộc phải tiếp tục cố gắng mới được” giày vò.

Mục tiêu rõ ràng có vai trò hết sức quan trọng, giống như không có bản thiết kế thì không thể xây nên một tòa kiến trúc, cuộc đời cũng cần có bản thiết kế cụ thể. Mục tiêu rõ ràng sẽ giúp chúng ta biết được đâu là việc quan trọng nhất, từ đó xây dựng ý thức sắp xếp thời gian hợp lý. Nó sẽ thúc đẩy chúng ta đánh giá sự tiến triển của mỗi công việc một cách trung thực, không để xảy ra tình trạng bỏ cuộc giữa chừng làm lãng phí thời gian. Ngoài ra, nó còn giúp chúng ta “sửa nhà trước khi trời mưa”, làm chủ được thời gian của bản thân trước khi cánh cửa tương lai mở ra.

Mối quan hệ giữa quản lý thời gian và xác lập mục tiêu

Hầu như chúng ta đều ý thức được tầm quan trọng của việc quản lý thời gian, nhưng không phải ai cũng biết được quản lý thời gian và xác lập mục tiêu có mối quan hệ như thế nào. Đầu tiên, chúng ta phải hiểu quản lý thời gian là gì. Đó là việc lập kế hoạch, vận dụng các kỹ năng, phương pháp và công cụ nhất định để sử dụng linh hoạt và hiệu quả quỹ thời gian, từ đó hoàn thành mục tiêu đã xác định của cá nhân hoặc tổ chức. Cho nên, mục đích cuối cùng của quản lý thời gian chính là thực hiện mục tiêu đã đề ra. Vì vậy, bước đầu tiên để làm tốt công tác quản lý thời gian chính là phải xác lập mục tiêu.

Quản lý thời gian và xác lập mục tiêu có mối quan hệ bổ trợ lẫn nhau, hay nói cách khác, quản lý thời gian và xác lập mục tiêu có mối quan hệ chặt chẽ không thể tách rời. Không có mục tiêu là điều cấm kị lớn nhất trong phương diện quản lý thời gian, đồng thời đây cũng là điều dễ bị xem nhẹ nhất.

Xác lập mục tiêu là một quá trình tiếp diễn, bởi mục tiêu sẽ liên tục thay đổi. Nếu đề ra mục tiêu quá cao hoặc quá thấp, thậm chí không phù hợp với thực tế, thì chúng ta cần phải sửa đổi lại.

Vậy thì chúng ta phải làm thế nào để xác lập cho mình một mục tiêu phù hợp?

Viết ra mục tiêu trên giấy

Đầu tiên, phải tạo ra cho mình một môi trường không bị quấy rầy, để bản thân thả lỏng, sau đó nghiêm túc suy nghĩ và viết ra các mục tiêu muốn đạt được trong mọi lĩnh vực của cuộc sống. Mục tiêu nhất định phải được viết ra trên giấy trắng mực đen. Chỉ khi bạn viết ra, bạn mới coi trọng nó, thực lòng muốn hoàn thành nó.

Đồng thời, trong quá trình này, đừng đặt giới hạn cho bản thân, trước tiên đừng suy nghĩ phải làm thế nào mới có thể hoàn thành mục tiêu, hiện tại bạn chỉ cần viết nó ra thôi.

Miêu tả chi tiết mục tiêu

Bây giờ, hãy nhìn vào các mục tiêu ngắn gọn bạn đã viết ra trước đó, dùng ngôn từ rõ ràng và chính xác để miêu tả về chúng. Phải tìm ra ít nhất 5 lý do để nói rõ tại sao bạn lại muốn làm việc này. Nguyên nhân khiến bạn theo đuổi mục tiêu càng rõ ràng, động lực càng to lớn, thì khả năng thực hiện của bạn sẽ càng mạnh mẽ, mức độ thành công sẽ càng cao.

Bạn cần phải đảm bảo việc xác lập mục tiêu này là có ý nghĩa, có thể thúc đẩy bạn hành động, là động lực giúp bạn vượt qua mọi khó khăn và trắc trở, có thể tạo ra sự ràng buộc tốt cho bạn. Không nên đề ra mục tiêu quá cao hoặc quá thấp, mà phải là việc bạn có thể đạt được.

Xác định thời hạn hoàn thành mục tiêu

Xác định thời hạn hoàn thành cho mục tiêu mà bạn đã vạch ra là việc hết sức quan trọng. Nếu không có giới hạn về thời gian thực hiện, mọi mục tiêu đều vô nghĩa. Chỉ khi bạn đề ra thời hạn hoàn thành mục tiêu, mục tiêu mới bắt đầu “sống dậy”, bạn mới biết được khi nào nên bắt đầu, điều này sẽ thúc giục bạn đối mặt với áp lực và thực sự hành động. Thời hạn của bạn càng rõ ràng càng tốt, ví dụ ngày x tháng y, thậm chí chuẩn xác đến từng giờ.

Phân loại mục tiêu

Bạn có thể dựa theo thời hạn hoàn thành để tiến hành phân loại mục tiêu, có thể chia thành mục tiêu dài hạn, mục tiêu trung hạn và mục tiêu ngắn hạn.

Mục tiêu dài hạn là mục tiêu cần hoàn thành trong thời gian trên 10 năm.

Mục tiêu trung hạn là mục tiêu cần hoàn thành trong thời gian từ 3-10 năm.

Mục tiêu ngắn hạn là mục tiêu cần hoàn thành trong thời gian dưới 3 năm.

Bạn cũng có thể phân loại dựa theo đối tượng của mục tiêu, ví dụ phân chia thành mục tiêu công việc, mục tiêu tài vụ, mục tiêu gia đình, mục tiêu sức khỏe, mục tiêu trưởng thành...

Chia nhỏ mục tiêu

Chúng ta có thể áp dụng “phương pháp thiết lập mục tiêu ngược” để chia nhỏ mục tiêu, tức là đi từ mục tiêu đích rồi phân bổ dần theo thời gian.

Trong quá trình này, bạn phải tự hỏi chính mình xem nên áp dụng biện pháp nào, cần dùng những công cụ gì, cần học tập những tri thức hoặc kỹ năng mới nào, nên xử lý chướng ngại vật như thế nào. Thông qua việc tìm ra đáp án từ những cách hỏi này, bạn sẽ giải quyết được những khó khăn đang cản trở bạn đạt được mục tiêu. Sau đó, chia nhỏ mục tiêu dài hạn thành mục tiêu trung hạn, mục tiêu trung hạn thành mục tiêu ngắn hạn.

Ví dụ, bạn hãy liệt kê trước mục tiêu của tuần sau và tháng sau, để mục tiêu nhỏ, cụ thể và chuẩn xác. Chúng sẽ phục vụ cho việc thực hiện mục tiêu lớn lao của bạn.

Quản lý mục tiêu bằng nguyên tắc SMART

Yuki Kawauchi là một vận động viên marathon nổi tiếng của Nhật Bản. Năm 1984, Giải đấu Marathon Quốc tế được tổ chức tại Tokyo, Nhật Bản. Trong giải đấu này có rất nhiều vận động viên nổi tiếng tham gia tranh tài, và thật bất ngờ, dù không có nhiều kinh nghiệm thi đấu, nhưng Yuki Kawauchi lại giành được chức quán quân. Khi phóng viên phỏng vấn anh làm thế nào để có được thành tích xuất sắc như vậy, anh chỉ trả lời bằng một câu: “Thi đấu cần đến trí tuệ, tôi đã dùng trí tuệ để chiến thắng đối thủ.”

Hai năm sau, Yuki Kawauchi lại một lần nữa đại diện cho Nhật Bản tham dự Giải đấu Marathon Quốc tế được tổ chức ở Milan, Italia. Lần này, anh một lần nữa giành được chức quán quân. Trong lần phỏng vấn này, một phóng viên hỏi anh rằng:

“Lần trước, tại giải đấu ở Nhật Bản, anh đã nói rằng mình dựa vào trí tuệ để giành được thắng lợi, vậy thì lần này đâu là “vũ khí chiến đấu” của anh vậy?” Yuki Kawauchi trả lời phóng viên rằng: “Lần này tôi cũng dùng trí tuệ để giành được chức vô địch.”

Vài năm sau, Yuki Kawauchi đã xuất bản cuốn tự truyện của mình. Trong đó anh viết rằng: Trước kia, khi tôi tham gia thi đấu, mục tiêu chính là đích cuối cùng, nhưng mỗi lần chạy tôi đều cảm thấy vô cùng mệt mỏi. Sau đó, tôi đã chia lộ trình mấy chục kilômét ra thành các mục tiêu nhỏ, như vậy khi chạy sẽ nhẹ nhàng hơn nhiều. Trước mỗi lần thi đấu, tôi sẽ xem xét tuyến đường chạy thật kỹ càng, ghi lại các mục tiêu cụ thể. Cuộc thi bắt đầu, tôi sẽ ra sức chạy về phía mục tiêu đầu tiên, rồi lại dùng tốc độ để chạy về phía mục tiêu thứ hai. Lộ trình thi đấu hơn 40 kilômét đã được tôi chia thành những mục tiêu nhỏ, và tôi đã hoàn thành chúng một cách nhẹ nhàng.

Có thể thấy rằng, mục tiêu thực tế, chuẩn xác và rõ ràng sẽ cung cấp đủ động lực, nâng cao khả năng thực hiện, giúp bạn hoàn thành được mục tiêu. Khi chia nhỏ mục tiêu dài hạn thành các mục tiêu ngắn hạn, chúng ta vẫn phải đảm bảo chắc chắn rằng các mục tiêu ngắn hạn này đều cụ thể, ví dụ mỗi ngày đọc bao nhiêu trang sách, viết bao nhiêu chữ. Ở đây, chúng ta có thể áp dụng nguyên tắc SMART để tiến hành đánh giá và phán đoán.

Khái niệm quản lý mục tiêu được Peter Drucker - cha đẻ của quản lý học hiện đại đề cập đến trong tác phẩm Thực hành quản trị của mình. Nguyên tắc SMART (S: Specific, M: Measurable, A: Attainable, R: Relevant, T: Time-based) là công cụ giúp chúng ta thực hiện việc quản lý mục tiêu một cách dễ dàng và chính xác hơn.

S - Cụ thể (Specific): Mục tiêu cần phải rõ ràng, cụ thể. Nếu bạn là sinh viên đại học, bạn không thể nói qua loa rằng “Tôi phải cố gắng học tập”, mà phải xác định rõ ràng như thế nào là “cố gắng học tập”, ví dụ: “Giành được học bổng loại 1 của trường” hay là “Đứng top 3 của khoa trong học kỳ này”, hoặc các mục tiêu cụ thể khác. Ngoài ra, bạn còn phải đặt ra kỳ hạn hoàn thành và có biện pháp thúc đẩy bản thân thực hiện mục tiêu.

M - Đo đếm được (Measurable): Mục tiêu phải có thể đo lường và đánh giá được. Ví dụ, một sinh viên đại học đang chuẩn bị thi College English Test-6⁵, vậy thì bạn cần tiến hành đo lường mục tiêu này rõ ràng và chính xác tới độ mỗi ngày phải học thuộc bao nhiêu từ vựng, làm bao nhiêu bài tập ngữ pháp, nghe chương trình radio tiếng Anh trong bao nhiêu phút.

⁵ College English Test (CET): Là bài thi cấp quốc gia dành cho những người sử dụng tiếng Anh là ngoại ngữ tại Trung Quốc, thường được sử dụng để đánh giá năng lực tiếng Anh của sinh viên đại học và sau đại học. Bài thi gồm hai cấp độ là CET4 và CET6.

Chúng ta cần phải tuân thủ nguyên tắc “định tính thứ có thể đo đếm, định lượng thứ không thể đo đếm”, đi từ các phương diện như số lượng, chất lượng, mức độ hài lòng để xác lập mục tiêu. Nếu mục tiêu khó có thể đo đếm, ví dụ như “cư xử khiêm tốn, nhã nhặn với đồng nghiệp trong công ty”, vậy thì bạn có thể tiến hành chi tiết hóa, quy trình hóa nó.

Ví dụ, chúng ta có thể chi tiết hóa mục tiêu trên thành các hành động như hàng ngày khi đến công ty sẽ chào hỏi đồng nghiệp với dáng vẻ tràn đầy sức sống. Đồng nghiệp đến tận bàn của ta để xin giúp đỡ, phải lập tức đứng dậy. Điện thoại đổ chuông, phải bắt máy trước khi tiếng chuông thứ ba vang lên. Nhận điện thoại cũng phải dùng những từ ngữ lịch sự như “xin chào”, “hẹn gặp lại”. Những quy định như vậy khiến mục tiêu của chúng ta trở thành điều cụ thể, có thể đo đếm.

A - Khả thi (Attainable): Mục tiêu nên là việc có thể nỗ lực thực hiện được, tránh việc thiết lập mục tiêu quá cao hoặc quá thấp. Để xem xét một mục tiêu có khả thi hay không, chúng ta có thể tự hỏi xem liệu bản thân có thể thực hiện được hay không? Có đủ công cụ, kỹ năng và tri thức hay không? Có cần sự trợ giúp của người khác hay không?

R - Tính tương quan (Relevant): Tính tương quan của mục tiêu để chỉ sự liên hệ giữa mục tiêu hiện có và các mục tiêu khác. Nếu mức độ tương quan là không hoặc rất thấp, vậy thì cho dù đã thực hiện được mục tiêu này, thì ý nghĩa mà nó mang lại cũng không lớn.

T - Thời gian hiệu lực (Time-based): Xin bạn hãy nhớ rằng, bất cứ mục tiêu nào cũng nên có giới hạn thời gian. Thậm chí, một số mục tiêu nhìn thì có vẻ không thể thực hiện, nhưng nếu đặt ra thời hạn hoàn thành, thì nó sẽ rõ ràng hơn nhiều.

Ví dụ, thu nhập hiện tại của bạn là 3.000 tệ/tháng, mục tiêu của bạn là mức lương khoảng 200 nghìn tệ/năm. Để thực hiện được mục tiêu này, bạn phải kiếm được khoảng 17.000 tệ/tháng, gấp nhiều lần mức thu nhập hiện tại của bạn. Nhưng nếu bạn xác định thời hạn là 20 năm, vậy thì đây không phải là mục tiêu không thể hoàn thành được.

Chúng ta có thể căn cứ vào mức độ phức tạp hay đơn giản, gấp rút hay từ tốn của mục tiêu để vạch ra thời hạn hoàn thành mà mình mong muốn, đồng thời không ngừng sửa đổi thời hạn trong quá trình thực hiện mục tiêu.

Lập To-do list (danh sách việc cần làm)

Cho dù đã áp dụng các phương pháp như ghi chép thời gian, phân tích biểu đồ phân bổ thời gian, thì có vẻ như chúng ta vẫn bất lực trong việc làm chủ thời gian của chính mình. Chúng ta chỉ có thể giương mắt nhìn bản thân bị các loại deadline truy đuổi đến sức tàn lực kiệt.

Dù bạn phát hiện ra mình đã mắc “chứng khủng hoảng thời gian” và bắt được “kẻ trộm thời gian”, thì như vậy vẫn là chưa đủ, bạn phải tìm lại thời gian của mình. Bạn sẽ làm điều đó bằng cách nào? Câu trả lời chính là lập ra To-do list (danh sách việc cần làm).

Danh sách việc cần làm là danh sách của cá nhân bạn về các nhiệm vụ và hoạt động cần phải hoàn thành trong một khoảng thời gian. Do vậy, có thể chia thành danh sách việc cần làm của ngày, danh sách việc cần làm của tuần, danh sách việc cần làm của tháng... Song, ở đây chúng ta chủ yếu nói về danh sách việc cần làm trong ngày. Đây là bước đầu để bạn có thể lập được danh sách hữu hiệu cho những khoảng thời gian dài hơn một cách hệ thống.

Các bạn hẳn cũng có lúc vội vàng sửa soạn hành lý đi du lịch, khi đến nơi mới phát hiện mình quên mang cái này, cái kia. Hoặc đi siêu thị về lại thấy thứ cần mua thì không mua, thứ không cần mua lại mua hàng đống chỉ vì đang có chương trình giảm giá. Đây chính là hậu quả của việc không thiết lập To-do list, khiến ta hoảng loạn vì không kiểm soát được cuộc sống của mình.

Đương nhiên, lợi ích mà To-do list mang lại không chỉ giới hạn ở việc giúp bạn biết rõ những việc mình cần làm. Nó còn hỗ trợ bạn tìm được bí quyết tiết kiệm thời gian mỗi ngày, từ đó giúp bạn sớm loại bỏ những hoạt động vô nghĩa, đốc thúc bạn dành thời gian hoàn thành các nhiệm vụ đã đặt ra, và cuộc sống của bạn có chừng mực hơn.

Chúng ta đều biết rằng con người là động vật thị giác, đối với những vật nhìn được, sờ được, cảm xúc của chúng ta thường sâu sắc hơn. Trong thời đại ngày nay, tại sao lớp người nghiện mua sắm qua mạng lại xuất hiện ồ ạt? Chẳng phải chính là vì khi trả tiền cho những món đồ đã mua qua mạng, chúng ta không cần thanh toán bằng tiền mặt có trong ví, mà chỉ cần nhấp chuột “tách” một cái hay sao? Như vậy, chúng ta đã mất đi “cảm giác đau lòng” khi phải rút tiền mặt, cho đến khi hóa đơn thẻ tín dụng được gửi đến vào tháng sau, chúng ta hối hận cũng không kịp.

Bạn chỉ cần bỏ ra 5 phút để viết lại những việc bạn cần làm bằng giấy trắng mực đen, nó sẽ nói cho bạn biết mình còn bao nhiêu nhiệm vụ đang đợi được hoàn thành. Nó không chỉ là một trợ thủ tốt, mà còn là “cú hích” giúp bạn trở thành cao thủ quản lý thời gian.

Mỗi khi bạn nghĩ đến một nhiệm vụ, hãy ghi lại, chứ đừng chỉ nhớ nó trong đầu. Có người sẽ nói rằng, hàng ngày tôi phải làm gì tôi còn không rõ hay sao, viết ra làm cái gì, chỉ vẽ vời thêm chuyện! Trên thực tế, bạn không viết ra, thì bạn thực sự không biết rằng thì ra việc mình phải làm trong ngày hôm nay lại nhiều như vậy.

Thẩm Khiết là bạn thân của tôi. Cô ấy đang làm tài vụ tại một doanh nghiệp trong nước. Đợt trước, cô ấy hạ quyết tâm thi lên thạc sĩ. Cô ấy ở trong căn hộ thuê cùng cặp vợ chồng mới có con nhỏ, nên tiếng khóc lóc om sòm của em bé đã quấy nhiễu cô ôn tập hàng ngày. Thế là Thẩm Khiết quyết định chuyển nhà. Thời gian đó, ngoài đến công ty làm việc và chuẩn bị thi lên thạc sĩ, Thẩm Khiết còn phải chạy ngược chạy xuôi khắp nơi để xem nhà.

Trước kia, Thẩm Khiết không bao giờ gạch ra những việc cần làm lên giấy, cô thấy hàng ngày bản thân chỉ có ba việc phải làm là giải quyết công việc ở công ty, ôn thi thạc sĩ và tìm nhà. Trên thực tế, có thật là như vậy không? Đương nhiên là không phải. Nếu không, tôi cũng sẽ không nhận được cuộc điện thoại xin giúp đỡ của cô ấy.

“Cuộc sống của tôi cứ rối beng hết cả lên, cả núi việc ở công ty đang đợi, đôi khi chúng còn chiếm dụng thời gian riêng tư của tôi. Chưa nói đến việc tôi phải học Toán, tiếng Anh, logic, viết lách. Ôi trời ơi, quả thực là quá nhiều việc cần làm. Họa vô đơn chí, tôi còn phải đi tìm nhà nữa. Rõ ràng chỉ có ba việc, sao lại có thể cuốn tôi vào vòng xoáy bận rộn như vậy nhỉ?”

Tôi nghe xong lập tức hỏi lại: “Cậu có chắc là mình chỉ có ba việc phải làm thôi không?”

“Chẳng thế thì sao?”

Tôi cười: “Như thế này nhé, tôi sẽ liệt kê đại khái cho cậu thấy những việc mà cậu phải làm. Lát nữa tôi sẽ gửi tin nhắn WeChat cho cậu, rồi cậu sẽ biết rốt cuộc trong một ngày cậu phải hoàn thành bao nhiêu công việc.”

Sau khi Thẩm Khiết đọc được tin nhắn của tôi bèn gửi cho tôi một đống icon bày tỏ kinh ngạc: “Chẳng trách ngày nào tôi cũng cảm thấy không có đủ thời gian, thì ra tôi phải hoàn thành ít nhất tám việc trong khoảng thời gian có hạn!” Tám việc ư? Đúng vậy, tám việc.

Dưới đây là danh sách việc cần làm mà tôi chỉnh lý dựa trên tình hình công việc và cuộc sống gần đây của Thẩm Khiết:

1. Đến Cục Thuế vụ nộp hóa đơn.

2. Hạch toán tiền lương tháng sau của các phòng ban.

3. Phối hợp với đồng nghiệp ở trụ sở chính hoàn thành công việc ghi hóa đơn.

4. Ôn tập môn Toán để thi lên thạc sĩ.

5. Ôn tập môn tiếng Anh để thi lên thạc sĩ.

6. Lên mạng tìm thông tin về nhà cho thuê.

7. Gọi điện thoại cho chủ nhà hỏi về chuyện thuê nhà.

8. Đi xem nhà sau khi tan làm.

Đương nhiên, nếu bản danh sách này do đích thân Thẩm Khiết lập ra thì số lượng công việc chắc chắn chỉ có tăng chứ không giảm, bởi còn một số việc lặt vặt mà tôi không nắm rõ sẽ xuất hiện trong bản danh sách này. Chúng ta luôn đơn giản hóa các nhiệm vụ của bản thân. Trên thực tế, việc chúng ta phải làm nhiều hơn chúng ta nghĩ nhiều.

Viết ra, ngoài việc có thể giúp bạn biết rõ mình phải làm bao nhiêu việc, còn mang đến cho bạn “cảm giác nghi lễ”. Trên thực tế, ám thị mà “cảm giác nghi lễ” mang lại có hiệu quả vô cùng mạnh mẽ đối với chúng ta. Thử nhớ lại một chút ngày chúng ta đeo khăn quàng đỏ, ngày tốt nghiệp, lần đầu tiên ăn vận âu phục thẳng thớm đi phỏng vấn... Cho dù những chuyện này xảy ra đã lâu, nhưng chúng ta vẫn có thể nhớ lại cảnh tượng ngày hôm ấy một cách dễ dàng. Bởi “cảm giác nghi lễ” trong những ngày này vô cùng mạnh mẽ, hiệu ứng ghi nhớ mà nó mang lại khiến chúng ta muốn quên cũng khó.

Lập To-do list chính là một việc tràn đầy “cảm giác nghi lễ” như vậy. Viết ra những việc bạn phải hoàn thành lên giấy, tuyệt đối đừng cả tin rằng não bộ của mình có thể ghi nhớ mọi việc. Nhìn bản danh sách này, bạn sẽ biết rõ những nhiệm vụ của bản thân. Ngoài ra, nó còn có thể khiến bạn nảy sinh cảm giác thôi thúc phải hoàn thành nhiệm vụ.

Vậy thì khi nào là thời điểm tốt để lập danh sách việc cần làm?

Cá nhân tôi cho rằng bạn nên làm việc này trước khi đi ngủ vào buổi tối, hoặc là khi thức dậy vào buổi sáng. Hãy cố gắng lập To-do list vào một thời gian cố định để đại não hình thành thói quen. Bạn chỉ cần viết ra từng việc phải hoàn thành, không cần ghi chép theo trình tự thời gian hoặc logic. Khi xuất hiện nhiệm vụ mới, chỉ cần bổ sung vào danh sách đã có.

Nhưng hãy chú ý, những việc có tính lặp lại hàng ngày thì bạn không cần viết vào, ví dụ như lướt mạng, dùng điện thoại, nghỉ ngơi. Đồng thời, To-do list này chỉ ghi những công việc có thể hoàn thành trong ngày hôm đó hoặc ngày hôm sau.

Bạn phải nhớ rằng, vì nhiệm vụ trong To-do list đều là suy nghĩ trong đầu bạn được chuyển hóa thành câu chữ trên giấy, nên mỗi công việc trong danh sách đều là một lời hứa của chính bạn. Đã là lời hứa, thì bạn phải hoàn thành. Song, một ngày của bạn chỉ có 24 tiếng, một phút mà bạn tiêu tốn cho công việc này, thì không thể lại dành cho công việc khác. Vì vậy, cần phải đảm bảo To-do list của bạn có hạn độ hợp lý.

Nếu bạn không chắc chắn có phải việc cần làm hay không, hãy xóa nó khỏi danh sách của mình. Nếu bạn không thể tưởng tượng ra kết quả sau khi hoàn thành công việc đó, hãy loại bỏ nó. Hãy nhớ rằng, To-do list mỗi ngày là công cụ giúp bạn sắp xếp thời gian và hoàn thành mục tiêu của một ngày, tức là nó chỉ có hiệu lực trong ngày hôm đó. Nếu viết nhiệm vụ của một tuần vào danh sách này, vậy thì nó sẽ mất đi ý nghĩa vốn có, bởi chúng ta không thể hoàn thành công việc. Khi đó, To-do list không những vô hiệu, mà còn khiến bạn mất đi sự tự tin khi thực hiện các công việc.

Vậy chúng ta nên viết To-do list vào đâu?

① Viết vào sổ ghi chép. Tôi đề nghị bạn sử dụng sổ ghi chép có kích cỡ A6 hoặc thậm chí nhỏ hơn. Sổ A6 là loại sổ tay bỏ túi, nếu kích cỡ lớn hơn sẽ không tiện mang theo bên người. Về kiểu dáng, lựa chọn cuốn sổ đơn giản là được. Đương nhiên, nếu bạn là người chuộng cái đẹp, một cuốn sổ tay có màu sắc sặc sỡ, phân loại chi tiết cũng là lựa chọn không tồi.

② Viết vào giấy ghi chú. Tuy chỉ là một mẩu giấy nhỏ nhưng nó có thể chứa đựng danh sách việc cần làm của một ngày, như vậy mỗi ngày thay sang một tờ mới cũng thuận tiện.

③ Viết vào điện thoại. Ngoại trừ phần ghi chú trong điện thoại, bạn có thể sử dụng một số ứng dụng như TickTick, Evernote, Markdown...

Đặc điểm của To-do list

To-do list là một công cụ vô cùng cần thiết, nhưng nó luôn là thứ “chết”. Muốn kích hoạt nó, chúng ta phải đảm bảo To-do list của mình có “tính khả thi”.

Vậy To-do list có “tính khả thi” là gì? Là danh sách mà trong thời gian có thể kiểm soát, trong điều kiện năng lực cho phép, bạn có thể hoàn thành nó. Trong thực tế, tôi phát hiện ra rằng có nhiều người nhầm lẫn giữa To- do list và kế hoạch, thực chất đây là hai khái niệm hoàn toàn khác nhau.

To-do list chỉ là bản ghi chép chi tiết các công việc cần làm, còn kế hoạch lại là việc dựa vào sự phân tích đối với môi trường bên ngoài và điều kiện bên trong để đề xuất mục tiêu phải đạt được trong thời kỳ nhất định ở tương lai cùng với phương án thực hiện mục tiêu. Nói một cách đơn giản, To-do list chú trọng hiện tại, còn kế hoạch chú trọng tương lai.

Một tính năng của To-do list là chúng ta có thể tùy ý lựa chọn một nhiệm vụ trong danh sách đó, sử dụng công cụ thích hợp trong môi trường thích hợp là có thể lập tức triển khai thực hiện. Đây chính là tính khả thi. Những việc cần phải hoàn thành trong tương lai, đều không nên đưa vào danh sách việc cần làm ở hiện tại. Bạn hãy xóa bỏ những kế hoạch lâu dài trong To-do list đi, chỉ để lại những nhiệm vụ trước mắt cần phải hoàn thành.

To-do list của chúng ta đều là những việc cần làm ở hiện tại, nghĩa là nó đã có tính khả thi? Không phải vậy.

Vu Tiểu Nhã lần đầu tiếp xúc với vấn đề quản lý thời gian. Sau khi biết được tầm quan trọng và tính hiệu quả của To-do list, cô đã lập tức viết ra cho mình một bản danh sách như sau:

Hiển nhiên, căn cứ vào kinh nghiệm làm việc và kinh nghiệm sống của bản thân, chúng ta dễ dàng nhận ra được việc thực hiện bản danh sách này sẽ tương đối khó khăn. Thời gian mỗi ngày của mỗi người là không đổi, còn tinh lực sẽ giảm dần theo mức độ gia tăng công việc và thời gian. Vu Tiểu Nhã có quá nhiều nhiệm vụ lớn phải hoàn thành trong một ngày, trong đó có nhiều việc đòi hỏi phải có đủ thời gian, tinh lực, thậm chí là nghị lực để thực hiện, như chạy bộ buổi sáng, học tiếng Anh, tập thể dục, đọc sách. Đồng thời, thời gian mà cô ấy đặt ra cho mỗi nhiệm vụ đều sát nhau. Kết quả là không thể hoàn thành được danh sách đã lập ra.

Bởi vậy, nếu bạn muốn có một To-do list có tính khả thi thì cần đảm bảo nội dung bạn viết ra là việc có thể hoàn thành trong vòng một ngày. Đó là “To-do list” chứ không phải là “lịch trình trong một ngày”, nên chúng ta không cần phải ghi chú rõ khoảng thời gian cụ thể để hoàn thành của mỗi công việc.

Trong danh sách, Vu Tiểu Nhã viết từ 15:00-16:30 sẽ lập kế hoạch công việc, từ 16:30-17:30 sẽ học tiếng Anh, đây chắc chắn là một bản danh sách sai lầm. Bởi một khi đã sắp xếp thời gian đã định cho công việc, chỉ cần bạn không thể hoàn thành nhiệm vụ trong thời gian tương ứng, dù nguyên nhân là chủ quan hay khách quan, bạn đều sẽ cảm thấy chán nản. Một nhiệm vụ chưa hoàn thành sẽ khiến nhiệm vụ sau đó của bạn bị xáo trộn hoặc là chấp nhận buông xuôi nhiệm vụ giữa chừng. Cuối cùng, bạn không những không thể dùng To-do list để làm chủ thời gian của mình, mà còn khiến tình hình trở nên hỗn loạn hơn.

Chỉ cần chỉnh sửa To-do list của Vu Tiểu Nhã một chút, nó sẽ trở thành một danh sách có tính khả thi.

Sau khi đảm bảo chắc chắn To-do list của mình có tính khả thi, chúng ta còn phải sắp xếp trình tự thực hiện cho nó. Những công việc được liệt kê trong danh sách tương đối nhiều, đa phần không thể tiến hành cùng lúc, cho nên phải sắp xếp trình tự trước-sau để chúng trở thành một quy trình có thể vận hành.

Vậy phải sắp xếp trình tự công việc như thế nào? Bạn có thể sử dụng “phương pháp phân loại ABC”.

Đây là cách phân chia việc cần làm ra thành ba loại công việc là A (việc gấp rút hoặc quan trọng), B (việc thứ yếu) và C (việc bình thường). Song, trong thực tế, có thể có người sẽ không phân biệt được rõ ràng ranh giới giữa việc B (việc thứ yếu) và C (việc bình thường), vậy thì ít nhất bạn cũng phải nhận biết được đâu là việc quan trọng.

Chúng ta bắt buộc phải nhận biết được việc quan trọng, cũng chính là việc ưu tiên. Những việc còn lại có thể không cần sắp xếp trình tự, nhưng đối với việc quan trọng, nhất định phải dùng màu sắc khác nhau hoặc ký hiệu dễ thấy để đánh dấu, giúp bản thân ghi nhớ và nhắc nhở chính mình nhanh chóng hoàn thành những nhiệm vụ ấy.

Hãy lấy To-do list của Vu Tiểu Nhã làm ví dụ. Qua sự điều chỉnh của tôi, danh sách của cô có sáu nhiệm vụ cần phải hoàn thành trong một ngày, việc cần làm quan trọng nhất chính là công việc. “Tham gia cuộc họp công việc” và “liên hệ với nhà cung ứng, đàm phán nghiệp vụ” là nội dung quan trọng nhất, bởi “xử lý hòm thư công việc” thuộc nội dung công việc thường ngày, tương đối vụn vặt, còn “lập kế hoạch công việc” không phải là nhiệm vụ có thể hoàn thành và chốt hạ trong một ngày. Sau khi chỉnh lý như vậy, tất cả những công việc cần làm đã rõ ràng.

Đối với Vu Tiểu Nhã, việc ưu tiên của cô chính là “tham gia cuộc họp công việc” và “liên hệ với nhà cung ứng, đàm phám nghiệp vụ”.

Như vậy, có thể chỉnh sửa danh sách việc cần làm trong ngày của Vu Tiểu Nhã như sau:

1. Xử lý hòm thư công việc

2. Tham gia cuộc họp công việc

3. Liên hệ với nhà cung ứng, đàm phám nghiệp vụ

4. Lập kế hoạch công việc

5. Đọc sách tiếng Anh

6. Đến phòng tập thể thao

Tôi đã hướng dẫn Vu Tiểu Nhã dùng ký hiệu đặc biệt để đánh dấu việc ưu tiên nhất phải hoàn thành sớm trong ngày. Đương nhiên, trong thực tế, chúng ta luôn gặp phải tình huống đang làm việc này thì có việc khác xen ngang. Bên này bạn đang bận rộn, bên kia sếp lại quẳng cho một nhiệm vụ mới, nói với bạn đây là công việc vô cùng gấp rút, yêu cầu hoàn thành ngay lập tức. Vậy thì lúc này, việc bạn phải làm chính là sắp xếp công việc gấp rút này vào To-do list, và nó sẽ trở thành công việc cần ưu tiên nhất ở hiện tại. Bạn hãy đánh dấu nó bằng bút màu đỏ hoặc bút dạ quang để làm nổi bật, khiến bản thân phải chú ý để nhanh chóng xử lý nó.

Đương nhiên, lợi ích của việc sắp xếp trình tự không chỉ đơn giản là phân rõ công việc quan trọng và không quan trọng. Nó còn giúp chúng ta hoàn thành công việc với hiệu quả cao và linh hoạt hơn.

Những bạn thích chơi game hẳn đều biết, khi xung phong liều chết đánh yêu quái, nếu gặp phải một đối thủ có cấp bậc cao hơn, chúng ta phải tiêu tốn nhiều sức mạnh và mất nhiều máu. Sau khi chật vật tiêu diệt được đối thủ này, chúng ta lại xông đến một đối thủ cấp cao khác thì đó là một hành động hết sức dại dột. Chúng ta cần dành thời gian để thanh máu của mình đầy lên. Việc hoàn thành nhiệm vụ cũng tương tự như vậy. Sau khi khó khăn lắm mới giải quyết xong một công việc ưu tiên, bắt tay vào thực hiện một công việc ưu tiên khác ngay lập tức là hành động thiếu sáng suốt. Chúng ta nên tận dụng khoảng thời gian này để hoàn thành những công việc vặt vãnh phải làm hàng ngày, cho bản thân chút thời gian để nghỉ ngơi, sau đó mới tiến hành xử lý những công việc quan trọng khác.

Về phía Vu Tiểu Nhã, sau nửa tiếng tham gia cuộc họp công việc, trước khi quay về bàn làm việc, nhiệm vụ cô ấy nên làm là “xử lý hòm thư công việc”, chứ không phải là lập tức “liên hệ với nhà cung ứng, đàm phán nghiệp vụ”. Bạn hãy nhớ rằng, tạm dừng là để tăng tốc tốt hơn.

“Trợ lý” tăng cường cho To-do list

Khi bạn đã lập ra To-do list có tính khả thi và sắp xếp trình tự, bạn đã biết trong một ngày mình phải làm những công việc nào, ưu tiên thực hiện công việc gì. Song, bạn đừng nghĩ rằng như vậy là có thể kê cao đầu mà vô ưu vô lo, bạn phải tìm cho mình một “trợ lý” luôn nhắc nhở bạn hoàn thành công việc.

Cuộc sống hiện nay của chúng tâ đều có xu hướng “thông minh hóa”. Chúng ta quen ghi chép To-do list vào phần ghi chú trong điện thoại hoặc sử dụng các ứng dụng có chức năng tương tự. Nếu ghi lại To-do list vào sổ ghi chép, khả năng bạn sẽ quên mất nó là rất cao, bởi số lần bản danh sách này xuất hiện trong tầm mắt của bạn rất ít, không đủ để đại não hình thành thói quen “nhắc nhở”.

Hiện nay có rất nhiều ứng dụng có thể cài đặt chức năng này, nó sẽ hiện ra khung nhắc nhở vào thời gian bạn đã hẹn trước. Nhưng điều này đòi hỏi bạn phải có khả năng kiểm soát tốt quá trình thực hiện To-do list của mình.

Ví dụ, buổi tối hôm trước khi tôi lập To-do list cho ngày hôm sau, tôi đã cài đặt trên ứng dụng để 10 giờ sáng hôm sau nó sẽ nhắc tôi bắt đầu viết bản thảo. Không may là lúc 9 giờ 30 phút tôi phải tham gia một cuộc họp đột xuất, đến 10 giờ vẫn chưa kết thúc. Lúc điện thoại hiện lên khung nhắc nhở, tôi đã bấm nút xác nhận, song họp xong, tôi đã quên béng mất việc này. Ứng dụng cũng không nhắc nhở tôi lần thứ hai, khi tôi nhớ ra việc viết lách đã là buổi chiều.

Tình trạng bỏ qua lời nhắc nhở vì có việc đột xuất chen ngang hoặc không thể hoàn thành nhiệm vụ trong thời gian dự tính là không hề hiếm gặp. Không phải ai cũng có thể dự tính chính xác thời gian phải bỏ ra cho một nhiệm vụ nào đó khi mới làm quen với To-do list. Điều này khiến phần nhắc nhở mà chúng ta cài đặt trên ứng dụng luôn xung đột với thực tế của chúng ta.

Sau đó, tôi đã phát hiện ra một cách nhắc nhở có thể khắc phục những nhược điểm trên và tôi không còn quên công việc cần làm nữa.

Vào buổi tối hôm trước, tôi sẽ ghi chú công việc cần làm của ngày hôm sau vào điện thoại. Ngày hôm sau khi đến công ty, tôi sẽ chép lại danh sách này từ trong điện thoại vào giấy ghi chú, sắp xếp theo trình tự từ việc quan trọng đến việc không quan trọng rồi dán ở phía trên màn hình máy tính. Như vậy, chỉ cần hàng ngày tôi ngồi trước màn hình máy tính, tôi sẽ biết: “Ồ, hôm nay mình còn x nhiệm vụ phải hoàn thành.” Vừa hay là công việc của tôi đòi hỏi tôi phải sử dụng máy tính thường xuyên, cho nên từ đó về sau, tôi không bao giờ quên công việc cần làm.

Có thể thấy, để To-do list ở vị trí dễ thấy để tăng cường nhắc nhở là việc hết sức quan trọng. Vì vậy, ngay từ bây giờ, bạn hãy dưỡng thành thói quen vừa đặt chân đến công ty là dán To-do list ở vị trí dễ thấy nhất. Bạn có thể dán lên màn hình máy tính, bên cạnh bàn phím hoặc trên bàn làm việc, tóm lại là hãy để bản thân nhìn thấy nó nhiều nhất có thể.

Đương nhiên, nếu công việc không yêu cầu bạn phải ngồi một chỗ trong thời gian dài, bạn có thể đặt To-do list ở nơi bạn đi ngang qua nhiều nhất. Ví dụ, xung quanh tôi có nhiều bà nội trợ, vì tuổi tác đã cao nên trí nhớ của họ không còn được như trước. Tôi đã giới thiệu “To-do list” cho họ, hướng dẫn họ dán danh sách của mỗi ngày lên tủ lạnh, máy hút mùi hoặc bàn trong phòng khách, hiệu quả thu được khá tốt.

Tóm lại, hãy đặt To-do list của bạn xuất hiện trong phạm vi tầm mắt của bạn nhiều nhất có thể, để nó phát huy vai trò của người “trợ lý” luôn nhắc nhở bạn.

Khi bạn liên tục nhìn thấy To-do list, bạn cũng phải thường xuyên kiểm tra xem công việc của mình có được tiến hành theo đúng kế hoạch đã định hay không. Ví dụ, 10 phút trước cuộc họp, bạn có thể nhìn qua To-do list của mình, nếu trên đó còn có nhiệm vụ gửi thư điện tử, bạn hoàn toàn có thể tận dụng khoảng thời gian này để hoàn thành nó.

Thiết lập thời gian thực hiện cho các việc cần làm

Giờ thì chúng ta phải thiết lập thời gian thực hiện cho các việc cần làm. Trước đó, To-do list của chúng ta chỉ là một bảng liệt kê công việc thuần túy. Chúng ta biết nhiệm vụ nào phải thực hiện trước, nhiệm vụ nào có thể gác lại một bên, nhưng nếu không có thời gian cụ thể đốc thúc, hiệu quả chắc chắn sẽ không cao.

Thông qua việc sắp xếp thời gian, chúng ta có thể cân bằng giữa làm việc và nghỉ ngơi. Nó giúp chúng ta có thể triệt để tránh lãng phí thời gian. Nếu không lên kế hoạch trước, thì khi bạn hoàn thành một nhiệm vụ lại không biết phải làm gì tiếp theo, bạn sẽ phí phạm những giây phút đáng quý. Thêm vào đó, việc phân bổ thời gian chúng ta có thể tránh đưa nhiệm vụ quá khó khăn vào danh sách.

Để bạn không sa vào vòng bận rộn và làm chủ được quỹ thời gian của bản thân, khi hoàn thành việc lập To-do list, chúng ta có thể kẻ ra một thời gian biểu cho các nhiệm vụ cần hoàn thành. Việc này vô cùng cần thiết để bạn có thể làm việc nhẹ nhàng hơn, tận dụng thời gian hiệu quả hơn.

Đúng như tên gọi, thời gian biểu chính là bảng biểu thể hiện thời hạn bắt buộc phải hoàn thành các nhiệm vụ. Điều này tuy đơn giản nhưng lại dễ khiến người ta hiểu lầm, bởi quả thực là tôi đã nhìn thấy quá nhiều thời gian biểu không phù hợp.

Thời gian biểu mùa hè

Bây giờ, chúng ta cùng xem xét thời gian biểu mùa hè của một học sinh cấp Hai tên Vương Luyến. Nhìn bảng biểu này, nhiều người có lẽ sẽ thấy quen thuộc. Khi còn đi học, vào mỗi dịp nghỉ hè, nhân lúc tinh thần còn hăng hái, chúng ta thường sẽ lập thời gian biểu như thế này cho mình, sắp xếp các hoạt động dày đặc từ khi thức dậy đến khi đi ngủ. Kết quả thì sao?

Hàng ngày chúng ta có thể hoàn thành tất cả các nhiệm vụ không? Giảm xuống một chút, có thể hoàn thành 80% không? Tôi đoán là ngay cả 50% cũng không được! Thậm chí, có nhiều người chỉ lập ra một cái thời gian biểu rồi để đấy chứ chưa một lần thực hiện theo!

Thời gian biểu mà Vương Luyến lập ra cho mình thực ra không có tính khả thi. Tại sao lại như vậy? Nguyên nhân là do nó đã phạm phải những điều cấm kỵ dưới đây.

Không phân loại mức độ quan trọng của công việc

Trên thực tế, lập ra thời gian biểu chỉ là một hình thức bổ sung thời gian vào To-do list mà thôi. Chúng ta không cần liệt kê những việc hàng ngày bản thân đều sẽ làm, như vệ sinh cá nhân, ăn uống, ngủ nghỉ... Sắp xếp quá nhiều việc không quan trọng vào thời gian biểu đồng nghĩa với việc tạo ra áp lực cho bản thân. Chúng ta càng muốn nỗ lực thực hiện công việc thì trong lòng càng lo lắng, nếu thất bại thì cảm giác thất vọng càng trở nên nặng nề hơn. Bạn nên biết rằng, sở dĩ chúng ta thất bại thường là vì sự không phân chia mức độ quan trọng này hù dọa.

Thời gian biểu và To-do list không hoàn toàn khác nhau. Thời gian biểu là sự khai triển từ To-do list, hay nói cách khác, To-do list là tiền thân của thời gian biểu. Khi chúng ta hoàn thành việc lập ra một tờ thời gian biểu, trên thực tế, To-do list mà chúng ta cầm trong tay và thời gian biểu đã hòa làm một, chúng chính là một chỉnh thể.

Dùng công việc xác định thời gian thực hiện

Khi lập thời gian biểu, chúng ta nên dựa vào nhiệm vụ cần làm để xác định thời gian, chứ không phải là dựa vào thời gian để phân định nhiệm vụ. Trong ví dụ trên, Vương Luyến rõ ràng là đã liệt kê thời gian trước, sau đó mới suy nghĩ xem vào thời gian này phải làm việc gì, đây chính là việc lẫn lộn đầu đuôi.

Chúng ta nên suy nghĩ xem mỗi công việc trong danh sách việc cần làm của mình đại khái chiếm dụng bao nhiêu thời gian. Chú ý là chúng ta thường dễ ước lượng ít thời gian cần bỏ ra cho một nhiệm vụ. Bạn có thể tham khảo lượng thời gian mà chúng ta đã ghi chép từ ban đầu để hoàn thành kiểu nhiệm vụ này, hoặc tham khảo từ những người xung quanh.

Nếu bạn có thể xác định thời gian bắt đầu chuẩn xác cho mỗi công việc, thì hãy viết xuống mốc thời gian chắc chắn. Nhưng nếu không, chúng ta cứ dùng những khoảng thời gian như “sáng sớm, buổi sáng, buổi trưa, buổi chiều, buổi tối” để biểu thị.

Không chỉnh lý lại các công việc cần làm

Ở phần trên, tôi đã đề cập đến lợi ích của việc lập thời gian biểu chính là có thể giúp chúng ta hiểu rõ To- do list của mình có quá sức hay không. Thời gian biểu của Vương Luyến có quá nhiều việc phải làm trong một ngày. Huống hồ phần lớn các việc trong đó, ví dụ đi học, tập thể thao, đều là việc tốn sức lực và cần sự chuyên chú cao. Do vậy, khi bổ sung thêm khoảng thời gian cho các công việc cần làm, chúng ta sẽ biết To-do list này có thích hợp với mình hay không, có khiến mình sa vào trạng thái “ngựa không dừng vó” hay không. Chúng ta cần tiếp tục cân nhắc, đưa ra sự điều chỉnh cuối cùng.

Không có cột “Tình trạng hoàn thành”

Đối với bất kỳ công việc gấp rút nào, chúng ta đều cần biết rõ kết quả của nó. Vì vậy, nhìn lại công việc là điều hết sức cần thiết. Ban đầu lập To-do list, chúng ta coi trọng việc chỉnh lý mạch suy nghĩ và dưỡng thành thói quen, nên không nhấn mạnh tầm quan trọng của việc nhìn lại công việc đã hoàn thành. Nhưng một khi nhiệm vụ này được liệt kê trong thời gian biểu, chúng ta cần phải xem xét tình trạng hoàn thành của nó để nắm được công việc có kết thúc thuận lợi hay không, trong quá trình thực hiện có gặp phải khó khăn gì hay không. Sau đó, bạn có thể điều chỉnh To-do list của ngày hôm sau để việc quản lý thời gian được thực hiện tốt hơn.

Khi lập thời gian biểu, chúng ta cần tránh phạm phải những điều cấm kỵ quan trọng như tôi đã trình bày, có như vậy thời gian biểu của chúng ta mới phát huy được hiệu quả nên có. Tôi sẽ chỉnh sửa thời gian biểu mùa hè của Vương Luyến, đây mới là thời gian biểu có thể thực hiện.

Đồng thời, bạn cần lưu ý khi lập thời gian biểu, phải cân nhắc đến các nhân tố không xác định. Bởi kế hoạch không bao giờ đuổi kịp sự thay đổi, chúng ta cần chừa thời gian cho những sự kiện ngoài ý muốn. Chúng ta có thể để trống một chút thời gian cho mỗi công việc, sau đó vào lúc thời gian còn dư dả, cố gắng hoàn thành việc cần làm một cách nhanh chóng.

Giống với nguyên tắc “tăng cường nhắc nhở cho To-do list”, hàng ngày chúng ta phải kiểm tra bảng thời gian biểu và dốc sức hoàn thành những công việc đã đề ra một cách kiên trì. Sau khi hoàn thành một nhiệm vụ, hãy đánh dấu vào cột “tình trạng hoàn thành”. Nếu có thể, hãy đánh dấu bằng bút màu đỏ, như vậy hiệu quả khích lệ sẽ càng cao hơn.

Nếu chưa hoàn thành, chúng ta hãy viết ra nguyên nhân, không cần trình bày quá chi tiết, nhưng đủ để bạn xác định đó là do nhân tố khách quan từ bên ngoài, hay là nhân tố chủ quan của bản thân. Đây cũng là một quá trình chỉnh lý tốt, có lợi cho việc lập To-do list và thời gian biểu của ngày hôm sau.

Khi đã áp dụng thành thạo To-do list cho một ngày, chúng ta có thể bắt đầu lập kế hoạch tháng, kế hoạch tuần. Bạn có thể dùng một tờ giấy A4, kẻ ra 5 - 7 dòng để tạo một thời gian biểu theo tháng. Thời gian biểu này chỉ cần bao gồm hai thông tin là ngày tháng, tuần là được. Bạn hoàn toàn có thể tìm kiếm mẫu thời gian biểu có sẵn trên mạng, tải xuống và in ra để sử dụng. Thời gian biểu này chính là “người đại diện” cho kế hoạch tháng của chúng ta.

Chúng ta cần “lấp đầy” thời gian biểu này vào đầu mỗi tháng. Các bước thực hiện vô cùng đơn giản:

Bước đầu tiên, bạn cần viết ra những việc muốn hoàn thành trong tháng vào chỗ trống của lịch tháng, có thể là những việc rõ ràng như “mỗi tuần viết ba bài văn”, có thể là việc chung chung như “chạy bộ buổi sáng”. Sau đó, kiểm tra kỹ lại hai lượt, xem có công việc nào cần bổ sung hoặc loại bỏ hay không. Nếu không có, tiếp tục tiến hành bước thứ hai.

Bước thứ hai, điền việc bạn cần làm vào ô trống của ngày x tháng y mà bạn đã xác định.

Ví dụ, bạn lập thời gian biểu cho tháng Chín vào ngày 31 tháng Tám. Lúc này bạn đã biết vào lúc 20 giờ ngày 11 tháng Chín bạn sẽ đi xem liveshow của ca sĩ Trần Dịch Tấn. Vậy thì bạn hãy điền hoạt động này vào ô trống của ngày 11 tháng Chín, bạn có thể viết là: “20:00 liveshow Trần Dịch Tấn - Trung tâm thể thao xx”.

Tương tự như vậy, đối với chuyến du lịch, lễ cưới, tiệc sinh nhật đã định ngày tháng... bạn đều có thể điền trước vào thời gian biểu.

Bước thứ ba, bạn đối chiếu với các công việc muốn hoàn thành đã viết ra từ trước, sau đó gắn cho chúng ngày tháng cụ thể.

Ví dụ, trong kế hoạch tháng của bạn có một công việc là “mỗi tuần viết ba bài văn”, vậy thì bạn cần xác định những ngày nào sẽ chuyên tâm viết lách, có thể là thứ Hai, thứ Tư, thứ Sáu mỗi ngày viết một bài.

Với kế hoạch chung chung, bạn phải tiến hành chi tiết hóa. Ví dụ hoạt động “chạy bộ buổi sáng”, phải xác định rõ là ngày nào cũng chạy hay chạy cách ngày, chạy trong bao lâu. Sau đó, điền chi tiết công việc vào ô trống của ngày tháng tương ứng.

Cuối cùng, bạn cần đánh dấu các công việc quan trọng. Sau khi bổ sung các công việc vào các ô trống, hãy xem lại một lượt và đánh dấu việc đặc biệt quan trọng bằng bút màu hoặc ký hiệu đặc biệt.

Đến đây, bản phác thảo kế hoạch cho một tháng đã xong. Tại sao lại gọi là bản phác thảo? Bởi trong quá trình thực hiện, bạn cần liên tục bổ sung và hoàn thiện bản kế hoạch của tháng. Vì vậy, sau khi hoàn tất việc “lấp đầy” thời gian biểu vào đầu tháng, bạn không thể gác xó bảng biểu này. Ngược lại, nó cần thường xuyên xuất hiện trong tầm mắt bạn, liên tục được cập nhật và bổ sung.

Dựa trên bảng kế hoạch tháng, bạn chuyển nội dung công việc của một ngày vào To-do list của ngày đó. Tiếp đó, bổ sung và sắp xếp trình tự cho To-do list mỗi ngày. Lợi ích lớn nhất của việc lập kế hoạch tháng trước và lập To-do list sau chính là bạn sẽ không quên việc. Về cơ bản chúng ta đã biết những nhiệm vụ cần phải hoàn thành trong tháng. Như vậy, lập To-do list mỗi ngày tương đương với việc nhắc nhở bản thân thêm một lần nữa, vậy nên bạn sẽ không thể quên những nhiệm vụ phải hoàn thành.

Phương thức lập bảng kế hoạch của tuần tương tự như bảng kế hoạch của tháng. Chúng ta có thể dùng một tờ giấy A6 để vẽ ra bảng kế hoạch của tuần, hoặc có thể thiết kế trên nền tảng bảng kế hoạch của tháng.

Cá nhân tôi quen dùng một tờ lịch tháng để lập kế hoạch của tháng và kế hoạch của tuần cùng lúc, bởi hai kế hoạch này có mối liên hệ mật thiết không thể tách rời. Có thể khi lập kế hoạch của tháng, nhiều công việc chưa được sắp xếp rõ ràng, nhưng khi tiến hành lập kế hoạch mỗi tuần trên nền tảng này, chúng ta có thể mở rộng nội dung công việc. Nếu không thể mở rộng thêm cũng không sao, bởi khi lập To-do list mỗi ngày, chúng ta vẫn có cơ hội để bổ sung và hoàn thiện các công việc cần hoàn thành.

Với tôi, To-do list là thứ quan trọng, nhưng chúng ta chỉ cần thiết kế tốt kế hoạch của tháng và danh sách việc cần làm mỗi ngày, là có thể khiến việc quản lý thời gian trở nên rõ ràng và dễ hiểu hơn, khiến bản thân không còn cuống quýt một cách mù quáng, dần dần làm chủ quỹ thời gian của bản thân.

Không có kế hoạch nào là hoàn hảo

Ở châu Âu có một câu cách ngôn như sau: Kế hoạch không cho phép sửa đổi là kế hoạch tệ. Và chúng ta cũng thường nói rằng “kế hoạch luôn không đuổi kịp sự thay đổi”. Bởi vậy, cho dù đã lập thời gian biểu, thì chúng ta vẫn cần căn cứ vào các nhân tố khách quan khác để kịp thời sửa chữa và điều chỉnh nó, chứ không phải là một mực thực hiện theo thời gian biểu vốn có. Mục đích cuối cùng của việc quản lý thời gian không bao giờ là để chúng ta làm nhiều việc hơn, mà là để chúng ta hoàn thành công việc với kết quả tốt hơn trong khoảng thời gian nhất định.

Có người sẽ nói, nếu kế hoạch đã không theo kịp sự thay đổi, vậy thì phải chăng việc lập thời gian biểu sẽ chẳng có mấy ý nghĩa?

Hiển nhiên đây là nhận định sai lầm, chúng ta không thể đợi đến khi thời gian biểu được trau chuốt hoàn mỹ mới bắt đầu thực hiện. Kế hoạch có hoàn hảo đến đâu đi chăng nữa cũng sẽ vấp phải sự cản trở của hiện thực. Hơn nữa mục tiêu của chúng ta không bao giờ là lập ra một kế hoạch “thập toàn thập mỹ”, mà là tận dụng thời gian một cách có chất lượng.

Buổi tối hôm qua, Lý Tinh đã lập thời gian biểu cho ngày hôm nay như sau:

Song, vào buổi sáng, Lý Tinh dọn dẹp bàn làm việc và bắt tay vào làm PowerPoint, thì sếp bảo cậu đến công ty con lấy tài liệu đang cần gấp. Cậu phải hoãn việc làm PowerPoint lại. Khi cậu đến công ty con lấy tài liệu thì đã gần 11 giờ và chuyển tài liệu đến tay sếp cũng là lúc hết giờ làm việc buổi sáng.

Cậu đoán là mình sẽ không kịp đến nhà hàng đã hẹn trước với bạn, nên đành gọi điện cho bạn để hủy bỏ cuộc hẹn này. Tâm trạng của cậu vô cùng sa sút, cậu ngồi vào bàn làm việc, vừa đợi đồ ăn trong tình trạng bụng đói cồn cào, vừa chán nản vì kế hoạch của mình đã bị xáo trộn. Cậu định làm PowerPoint vào buổi trưa để bù cho buổi sáng nhưng không muốn rối bời thêm nên quyết định tạm bỏ qua nó.

Vào buổi chiều, khách hàng đến đúng hẹn, cậu đưa trưởng phòng đến gặp khách hàng. Khi sắp đến giờ tan làm, sếp lại đề xuất mở tiệc chiêu đãi khách hàng, yêu cầu cậu phải có mặt. Như vậy chẳng phải là kế hoạch đến phòng tập thể hình vào buổi tối của cậu cũng bị đổ bể hay sao?

Bận rộn một ngày, Lý Tinh kéo lê cơ thể mệt mỏi về nhà, xem lại To-do list của ngày hôm nay, thấy phần lớn công việc trong danh sách đều chưa được hoàn thành, cậu càng buồn bực hơn. “Kế hoạch của một ngày đã bị xáo trộn hoàn toàn, còn bao nhiêu việc còn chưa hoàn thành thế này!” Dứt lời, cậu để danh sách sang một bên, tâm trạng thêm phần chán nản.

Thực chất, tình huống của Lý Tinh là vấn đề thường gặp trong thực tế, vì trong quá trình thực hiện những công việc cần làm, chúng ta luôn gặp phải một số “chướng ngại vật”. Kế hoạch chỉ là các bước chúng ta sắp xếp công việc, nó sẽ phát sinh biến động, đặc biệt là trường hợp bất khả kháng. Khi được sếp cử đi lấy tài liệu, Lý Tinh đã đồng ý. Việc “lấy tài liệu” đã tự động được điền vào To-do list trong ngày, bao gồm cả bữa tiệc xã giao vào buổi tối.

Bởi thời gian của một ngày là cố định, nên khi có xung đột thời gian giữa làm PowerPoint, đến phòng tập thể hình và việc lấy tài liệu, tham gia tiệc xã giao, Lý Tinh nên loại bỏ ngay hai công việc đã vạch ra từ trước ra khỏi To-do list. Xung đột thời gian là việc chúng ta không thể tránh khỏi. Thông qua sự sửa đổi, thời gian biểu và tình trạng hoàn thành của Lý Tinh sẽ là như sau:

Có thể thấy rằng mức độ hoàn thành các việc cần làm trong ngày của Lý Tinh vẫn rất cao, vì vậy cậu không cần ủ rũ và chán nản. Sở dĩ cậu sa vào cảm xúc tiêu cực, là do cậu không kịp thời điều chỉnh thời gian biểu, dẫn đến việc lầm tưởng bản thân đã đánh mất quyền kiểm soát thời gian. Sự thật không phải vậy, cậu đã làm khá tốt.

Bởi vậy, nếu có công việc cần làm mới (thường là việc được phân công đột xuất) thì điều mà bạn phải làm chính là kịp thời đưa chúng vào thời gian biểu. Đồng thời bạn phải sắp xếp lại thời gian. Nếu một vài nhân tố khách quan khiến bạn không thể thực hiện được một công việc cần làm, vậy thì nên kịp thời loại bỏ nó.

Khi chỉnh sửa kế hoạch, có một vài điều bạn cần chú ý:

1. Khi chỉnh sửa thời gian biểu và To-do list, bạn vẫn phải cân nhắc xem công việc được thêm vào có tính khả thi và cần được ưu tiên hay không. Không được xem nhẹ điều này.

2. Nếu việc chỉnh sửa không đáp ứng được mục tiêu đã đề ra đối với thời gian biểu hay To-do list ban đầu, vậy thì có thể hạ thấp yêu cầu. Trong điều kiện cho phép, hãy điều chỉnh thời gian tiêu tốn đã dự tính cho việc cần làm.

3. Nếu không thể điều chỉnh thời gian tiêu tốn dự tính, bạn phải cân nhắc đến việc giảm bớt lượng công việc cần làm. Song, khi đưa ra quyết định này, bạn phải suy tính kỹ lưỡng.

Chúng ta nên dốc hết sức lực để hoàn thành mục tiêu đã đặt ra, trừ khi thực sự có “chướng ngại”, nếu không tốt nhất không nên chỉnh sửa To-do list và thời gian biểu.

Phương pháp ghi chép sổ tay

Có lẽ có người từng nghe nói đến “sổ tay”, có người coi “sổ tay” là nhật ký, có người không biết “sổ tay” là gì. Sổ tay là món đồ có nguồn gốc từ Nhật Bản, ban đầu nó là một cuốn sổ dùng để ghi chép và ghi nhớ. Ở Nhật Bản, ai cũng mang theo một cuốn sổ tay bên mình, có thể lấy ra ghi chép hoặc kiểm tra lịch trình bất cứ lúc nào, ở bất cứ nơi đâu. Sau đó, càng ngày càng có nhiều người trên thế giới sử dụng sổ tay với nhiều mục đích khác nhau.

Trong phạm vi cuốn sách này, chúng ta sẽ bàn luận đến việc dùng sổ tay để quản lý thời gian tốt hơn. Đây là phương pháp tương đối thích hợp với những người mới và đang cần động lực để làm tốt công tác quản lý thời gian.

Masatoshi Kumagai – nhà sáng lập, CEO của công ty GMO Internet, nhà cung cấp dịch vụ Internet lớn nhất Nhật Bản, đã viết một cuốn sách có tên Sổ ghi chép giải mộng kế hoạch. Trong sách, ông đã kết luận bí quyết thành công của mình là nhờ sổ tay. Sổ tay hỗ trợ chúng ta học tập, làm việc hiệu quả hơn. Bởi vậy, những ai cho rằng cần có sự ràng buộc và kiên trì khi quản lý thời gian, có thể thử bắt đầu với một cuốn sổ tay.

Bạn cần chuẩn bị một cuốn sổ ghi chép kích cỡ A6 hoặc A5, vài chiếc bút màu và giấy ghi chú. Có những món đồ này, bạn có thể bắt đầu làm một cuốn sổ tay cho riêng mình. Bạn không cần quá cầu kỳ nhưng bên trong tốt nhất nên là giấy có chấm tròn, ô vuông hoặc để trống. Không nên sử dụng sổ kẻ ngang.

Bạn có rất nhiều cách để sử dụng mốt cuốn sổ tay

Liệt kê Dream List (danh sách ước mơ)

Sổ tay có thể liên kết mục tiêu dài hạn, mục tiêu trung hạn và mục tiêu ngắn hạn với nhau. Vì vậy, cuốn sổ tay của bạn có thể thể hiện kế hoạch cho ước mơ, kế hoạch năm, kế hoạch tháng và kế hoạch ngày của bạn.

Có một bộ phim điện ảnh có tên Niềm sống⁶ kể về hai nhân vật chính bị mắc bệnh ung thư giai đoạn cuối.

⁶ Tên tiếng Anh là The Bucket List. Đây là một bộ phim hài kịch của Mỹ ra mắt vào năm 2007 do Rob Reiner đạo diễn và sản xuất, Justin Zackha viết kịch bản.

Đối mặt với sự thực rằng sinh mệnh của mình sắp kết thúc, họ đã viết ra danh sách những việc muốn làm nhưng vẫn chưa làm được, sau đó nỗ lực hoàn thành danh sách ấy.

Nếu cuộc đời bạn chỉ còn lại 6 tháng, bạn muốn làm gì?

Công việc mà bạn muốn làm nhất là gì?

Công việc nào cho bạn nhiều lời tán thưởng nhất?

Công việc nào giúp bạn quên đi thời gian?

Hãy ghi lại câu trả lời nảy ra trong đầu bạn. Bạn viết gì vào danh sách ước mơ của mình đều được. Cho dù bạn muốn đến Nam Cực, lái máy bay, mua một căn biệt thự có vườn hoa và bể bơi hay gì đi chăng nữa, chỉ cần là việc bạn muốn hoàn thành thì đều có thể viết ra. Như vậy, bạn đã có danh sách ước mơ của mình.

Bạn có thể dùng các loại bút màu để đánh dấu, phân biệt các ước mơ. Ví dụ, dùng màu hồng để đánh dấu ước mơ có liên quan đến công việc, sự nghiệp; màu xanh để đánh dấu ước mơ về sức khỏe, vẻ bề ngoài; màu tím để đánh dấu ước mơ về bạn đời, gia đình...

Giờ thì hãy chọn ra những ước mơ khả thi nhất, cân nhắc xem có thể bổ sung chúng vào kế hoạch của bạn, biến chúng thành sự thật hay không.

Vẽ Monthly Page (danh sách tháng)

Bạn có thể dành hai trang giấy trong cuốn sổ ghi chép để lập một bảng kế hoạch tháng và đối chiếu với lịch ngày. Vào đầu tháng, hãy sắp xếp những công việc trong bánh xe cân bằng cuộc đời và các nhiệm vụ trong To-do list vào bảng này. Như vậy, bạn đã hoàn thành bảng kế hoạch tháng của mình.

Trong quá trình ghi chép, bạn nên cố gắng sử dụng các bút khác màu. Ví dụ, đối với mục công việc “trau dồi bản thân” và những nội dung liên quan đến công việc, tôi sẽ ghi chép bằng bút màu đen. Còn mục công việc liên quan đến “sức khỏe”, tôi sẽ ghi chép bằng bút màu đỏ. Cuối cùng, những việc cần thực hiện hàng ngày như “online để trò chuyện với người theo dõi vào lúc 20 giờ”, tôi sẽ ghi chép bằng bút màu xanh lam.

Việc sử dụng các loại bút màu để ghi chép sẽ giúp chúng ta dễ phân biệt và tra cứu các mục công việc cần thiết.

Vẽ Daily Page (danh sách ngày)

Danh sách ngày khác với To-do list. Nội dung của nó rộng hơn, bao gồm danh sách việc cần làm, mục ghi nhớ và giỏ thu thập. Bạn chỉ cần vẽ danh sách ngày trong một trang giấy trong cuốn sổ ghi chép của bạn.

Phần danh sách việc cần làm, chúng ta chỉ cần điền vào những công việc đã được lên kế hoạch.

Phần ghi nhớ để ghi lại những việc ngoài các mục công việc trong danh sách việc cần làm. Bạn cũng thể lưu lại suy nghĩ của mình trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, hoặc “niềm hạnh phúc tuy nhỏ nhưng chân thực” xảy ra trong ngày.

Còn giỏ thu thập là nơi để bạn ghi lại những ý tưởng, cảm hứng bất chợt.

Tóm lại, thông qua việc danh sách ngày, bạn sẽ nắm được ngày hôm nay mình đã làm gì, có thành tích gì, tiếp thu được bài học nào, hoặc có tâm trạng như thế nào. Đây chính là phiên bản thu nhỏ của một ngày của bạn.

Thiết kế ô “hoàn thành”

Ở phần sau của danh sách tháng, bạn có thể vẽ thêm phần “hoàn thành”.

Ví dụ, trong danh sách tháng của bạn có các công việc như tập thể thao, dậy sớm, viết lách, học tiếng Anh… Bạn có thể xoay ngang cuốn sổ tay, ở phần trên cùng của trang viết “tháng xx năm xx”, phía dưới ghi tiêu đề và ngày tháng cụ thể (ví dụ ngày 1-30 hoặc ngày 1-31).

Ở mép bên trái của trang giấy, viết lại các công việc trong tháng, sau đó dùng bút khác màu để đánh dấu thời gian ứng với mỗi nội dung công việc. Khi bạn hoàn thành kế hoạch trong ngày, bạn có thể dùng bút vẽ đường xiên (/ hoặc \) vào ô bên cạnh.

Như vậy cứ đến cuối tháng, bạn chỉ cần lật đến phần “hoàn thành” của cuốn sổ tay là biết được hiệu quả thực hiện kế hoạch trong tháng của bản thân. Kí hiệu đường xiên càng nhiều chứng tỏ bạn hoàn thành càng nhiều công việc.

Thiết kế những trang đặc biệt

Nếu bạn có thói quen vận động, bạn hoàn toàn có thể dùng một trang giấy để thiết lập kế hoạch vận động. Bạn chia nhỏ kế hoạch này thành hai phần là ban ngày và buổi tối. Đồng thời hãy ghi chép lại các thành tích cụ thể như chạy bộ bao nhiêu kilômét, gập bụng bao nhiêu cái, chống đẩy bao nhiêu cái…

Tương tự như vậy, nếu đang trong quá trình giảm cân, bạn có thể xây dựng danh sách ăn uống, dùng để lên thực đơn và ghi chép tình hình ăn uống thực tế của mình. Hãy cố gắng ghi lại thực đơn và các món thực tế đã nạp vào cơ thể ở cùng một trang giấy. Như vậy bạn có thể dễ dàng kiểm tra xem mình có hoàn thành nhiệm vụ hay không.

Việc xây dựng sổ tay không hề cứng nhắc. Bạn hoàn toàn có thể căn cứ vào các kế hoạch của mình để thiết kế cuốn sổ tay. Khi đã sử dụng thành thạo, bạn có thể học vẽ nhân vật hoạt hình, sắp chữ, đặt bố cục để làm cho cuốn sổ tay trở nên sinh động và đẹp mắt hơn. Bạn có thể mua giấy dán, băng dán, con dấu... để trang trí thêm cho cuốn sổ tay. Tóm lại, hãy phát huy sức sáng tạo của bản thân, để cuốn sổ tay mang phong cách cá nhân của bạn.

Nhưng hãy nhớ rằng, đừng bỏ ra cả tiếng đồng hồ để thiết kế sổ tay rồi sau đó xếp xó nó. Bạn phải mang nó theo bên mình, bỏ ra xem mọi lúc để kịp thời gạch bỏ những nhiệm vụ đã hoàn thành, bổ sung thêm việc cần làm và theo dõi tiến độ của những việc đang thực hiện. Có như vậy thì cuốn sổ tay mới có thể phát huy chức năng của nó.

Việc hôm nay chớ để ngày mai

Tôi vốn là một người vô cùng “cố chấp”. Hôm trước tôi đã viết ra các công việc phải làm trong ngày, mà tôi không hoàn thành hết, còn một, hai việc chưa thực hiện, vậy là tôi sẽ luôn nghĩ đến nó, không thể ngủ ngon giấc. Nhưng nếu tôi kiên trì làm xong trước khi đi ngủ, tôi sẽ cảm thấy cả người được thả lỏng, tâm tình vô cùng thoải mái.

Hồi học đại học, thói quen này của tôi còn bị đám bạn cùng phòng chế giễu. Có mấy lần ký túc xá đã tắt đèn nhưng tôi vẫn bật chiếc đèn nhỏ trước bàn học để làm việc của mình. Khi đó những bạn khác đã nằm trên giường nghịch điện thoại, một cô bạn đang giặt quần áo trong nhà vệ sinh bỗng hỏi tôi: “Chẳng phải mọi ngày tầm giờ này cậu đã lên giường rồi sao, sao hôm nay vẫn ở đây thế?” Tôi trả lời: “Hôm nay tôi có việc chưa làm xong, chưa hoàn thành thì tôi không thể ngủ được.” Cô bạn tôi cười nói: “Ôi dào, nếu tớ mà giống cậu thì ngày nào tớ cũng phải thức trắng rồi, vì hôm nào tớ cũng còn cả đống việc chưa làm xong.”

Đấy là lần đầu tiên tôi thực sự ý thức được rằng, không phải ai cũng “cố chấp” như tôi, nhiều người có thói quen dồn việc hết ngày này qua ngày khác.

Chúng ta từng học một bài thơ:

Ngày mai lại ngày mai

Sao lắm ngày mai thế

Sống mà cứ ngày mai

Muôn việc đều phí hoài.

Lúc bấy giờ, dù đọc thuộc lòng bài thơ này, tôi vẫn chưa hoàn toàn hiểu hết hàm nghĩa sâu sắc ẩn chứa trong đó. Phải đến khi trưởng thành, tôi mới ý thức được, thứ ngày hôm nay vứt bỏ, ngày mai có bù đắp thế nào cũng không được, bởi ngày mai còn có việc của ngày mai.

Nhà soạn kịch người Đức Goethe từng viết trong cuốn sách Faust của mình rằng: Không được sống hoài sống phí dù chỉ một ngày, phải nắm chặt lấy, phải ôm ghì lấy việc có thể hoàn thành, có quyết tâm thì sẽ không để mặc nó tuột khỏi tay, và chắc chắn phải thực hiện nó.

Khi lập To-do list cũng vậy, phải loại bỏ các nhân tố chủ quan, bất khả kháng hoặc nhân tố khách quan từ bên ngoài. Trong điều kiện cho phép, chúng ta nên hoàn thành toàn bộ những công việc cần làm trong một ngày. Nếu có một việc chưa hoàn thành, chúng ta phải đưa nó vào danh sách việc cần làm của ngày hôm sau. Nếu ngày hôm sau vẫn chưa thể hoàn thành, lại phải chuyển đến danh sách của ngày hôm sau nữa. Nó như xây quả cầu tuyết, sẽ khiến các nhiệm vụ trong danh sách việc cần làm ngày càng nhiều lên. Đến cuối cùng chúng ta sẽ phát hiện ra bản thân gần như không thể hoàn thành danh sách của mình, điều này sẽ đả kích năng lực và sự tự tin của bản thân, lợi bất cập hại.

Nếu không muốn bị “thiếu nợ” như vậy thì hãy chăm chỉ hoàn thành toàn bộ nhiệm vụ của mỗi ngày. Hãy nhớ việc hôm nay chớ để ngày mai. Bạn phải coi những việc cần làm bạn viết ra mỗi ngày là lời hứa đối với chính mình, nói được làm được. Lời hứa với chính mình mà bạn còn không thể thực hiện được, thì sao có thể trông mong lời người khác hứa hẹn với bạn sẽ được thực hiện.

Con đê ngàn dặm không còn tổ kiến, nó sẽ không thể sụp đổ. Tuyệt đối đừng để khả năng hành động của bản thân chỉ là con số 0 tròn trĩnh. To-do list của bạn chính là lời hứa với chính mình, dù có thế nào cũng phải dốc sức hoàn thành.

Từ xưa đến nay, người thành công đều là người giỏi tận dụng thời gian, chấp hành những nhiệm vụ đã đề ra.

Trong thời đại nền kinh tế phát triển nhanh chóng như ngày hôm nay, thời gian chính là tốc độ, tốc độ chính là tài sản, nắm bắt thời gian chính là nắm giữ tài sản. Khoảnh khắc quý giá nhất trong dòng sông dài của thời gian chính là hiện tại. Quá khứ đã đi qua, tương lai còn chưa tới, nếu chúng ta không tận dụng thời gian ở hiện tại cho tốt, thì chính là lãng phí từng giây từng phút của tương lai.

Trong nhịp sống hối hả của hiện tại, chúng ta càng cần xây dựng ý thức về sự cấp bách, ý thức về thời gian, ý thức chấp hành, dựa vào khả năng hành động nhanh chóng của mình để hoàn thành mỗi việc cần làm mà bản thân đã đề ra. Nếu không bắt tay vào thực hiện, dù chúng ta đã lập ra bản kế hoạch khoa học và hợp lý nhất, hoàn mỹ nhất, thì mọi thứ vẫn chỉ là con số 0. Nhiều danh sách và kế hoạch đến mấy cũng không bằng một lần hành động. Thực chất, việc hạ quyết tâm không hề khó khăn, thách thức chính là việc hành động ngay lập tức.

Trọng điểm của quản lý thời gian không nằm ở cách quản lý thời gian như thế nào, mà nằm ở việc phân chia thời gian như thế nào.

Con người không có đủ thời gian để làm tốt từng việc nhỏ nhặt, nhưng luôn có thời gian để làm tốt việc quan trọng nhất đối với mình.

Hãy bớt viện cớ, vứt bỏ tư tưởng “đợi đã rồi tính sau” hay “dù sao để ngày mai làm cũng được”.

Hãy tự tạo cho mình cảm giác gấp rút “việc hôm nay buộc phải hoàn thành trong hôm nay”, hình thành thói quen lập tức hành động, tác phong làm việc có trật tự để phục vụ cho tương lai.