Chương 1Rốt cuộc thời gian đã đi đâu?

Bạn có mắc chứng khủng hoảng thời gian?

Luôn có người hỏi tôi rằng: “Trời sinh bạn đã có năng lượng dồi dào như vậy rồi sao? Làm thế nào mà bạn có thể làm được nhiều việc như thế?”

Tôi đã làm được nhiều việc sao? Có vẻ đúng là vậy. Ngoài công việc chính thức, tôi còn có một tài khoản WeChat đều đặn đăng ba bài viết/tuần, một kênh radio trên web cập nhật bản tin radio một số/tuần, ngoài ra tôi còn tập thể hình ít nhất ba lần/tuần. Đương nhiên, đây là những công việc tôi đã lên kế hoạch. Trên thực tế, cuộc sống không phải lúc nào cũng vận hành theo mong muốn của tôi. Tôi vẫn thường xuyên phải đối mặt với hàng tá chuyện ngoài kế hoạch, như tăng ca đột ngột, một chuyến du lịch ngẫu hứng, trận cảm nặng khiến cả người mê man, hay nhà bị ngập nước vì bão...

Xung quanh tôi thường có người nói: “Thời gian mỗi ngày của tôi đều không đủ dùng, nhưng sao tôi cứ cảm thấy cậu có rất nhiều thời gian thế?” Thực ra, đây là nghịch lý mà ngay cả đứa trẻ ba tuổi cũng biết, chẳng ai có thời gian mà dùng mãi không hết. Thời gian vừa công bằng, lại vừa tàn khốc với con người. Mỗi người mỗi ngày chỉ có 24 tiếng tương đương 1.440 phút hay 86.400 giây, hơn nữa thời gian đã trôi qua thì không thể lấy lại. Thế thì, làm gì có chuyện dùng mãi không hết thời gian. Vậy tôi đã làm thế nào để có thể xử lý được nhiều việc cùng một lúc như thế?

Thẳng thắn mà nói, chỉ là tôi đã chú trọng đến việc quản lý thời gian hơn người khác, nắm được nhiều công cụ quản lý thời gian hơn người khác thôi. Nhưng bạn hãy cứ yên tâm, năng lực quản lý thời gian không phải là thứ sinh ra đã có. Bạn hoàn toàn có thể thông qua quá trình rèn luyện và học tập để nắm bắt được thời gian của mình, từ đó trở thành chuyên gia quản lý thời gian.

Kể ra vừa buồn cười vừa châm biếm, trước khi viết những dòng chữ này, tôi đã nhìn thấy dòng trạng thái mới trên trang cá nhân của một cô bạn. Cô ấy viết rằng: “Nếu một ngày mà có 48 tiếng thì tốt biết bao.” Có thể thấy, “thời gian không đủ dùng” đã trở thành căn bệnh chung của lớp người hiện đại. Bất kể là nhân viên công sở, quản lý cấp cao trong doanh nghiệp hay các bà nội trợ, mối phiền não do “thời gian không đủ dùng” luôn gây ra trở ngại cho họ trong công việc cũng như trong cuộc sống.

Xung quanh tôi có vô vàn những ví dụ như vậy.

Cậu La của phòng Tín dụng ngân hàng: Kể từ khi làm việc ở đây, ngày nào tôi cũng xoay quanh khách hàng, đi sớm về khuya, chẳng được ngủ một giấc tử tế, không có thời gian trò chuyện với người nhà, không có thời gian đọc sách hay học tập, hay đi mua sắm ở trung tâm thương mại. Về cơ bản, công việc đã chiếm trọn cuộc sống của tôi, nhưng thành tích của tôi vẫn không đạt tiêu chuẩn. Tôi thực sự hi vọng 24 giờ sẽ biến thành 48 giờ.

Chị Lâm của phòng Hành chính trong doanh nghiệp nhà nước: Công việc hành chính vô cùng rườm rà và phức tạp. Tôi phải thống kê số người tăng ca, in ấn phiếu cơm, đối chiếu ghi chép quẹt thẻ, kê khai và trao tay các loại phiếu xin nghỉ... Công việc lặt vặt chất thành núi, tôi phải chạy đông chạy tây suốt cả ngày, cảm thấy làm mãi không hết việc. Haizz, thời gian cơ bản không đủ dùng.

Giám đốc Lâm là quản lý cấp cao của một doanh nghiệp: Công việc của tôi có quá nhiều nhân tố không thể kiểm soát: nhiệm vụ mà sếp tổng đột xuất giao phó, phương án phải sửa chữa ngay lập tức, dự án phải tạm thời tiếp quản... Những việc này luôn đảo lộn kế hoạch vốn có của tôi, không tăng ca thì không thể hoàn thành.

Chị Ngô làm nội trợ trong gia đình: Đừng thấy tôi không phải ra ngoài làm việc mà nghĩ là tôi nhàn hạ. Nào mua thực phẩm, nấu nướng, lau nhà, giặt quần áo, đưa đón con nhỏ..., hàng ngày tôi có hàng tá công việc phải làm, không có lúc nào nhàn nhã, không có thời gian dành cho bản thân. Tôi cũng muốn dạo phố, đi ăn cơm cùng các chị em, nhưng cả ngày xoay mòng mòng với chuyện nhà cửa, cơ bản không đi đâu được.

Tôi tin chắc xung quanh bạn cũng có rất nhiều những “cậu La”, “chị Lâm”, “giám đốc Lâm” hay “chị Ngô” như thế. Từ những câu chuyện trên, chúng ta có thể thấy rằng những người này, bất kể tuổi tác, nghề nghiệp, thân phận, đều đang phải chịu đựng sự quấy nhiễu của “chứng khủng hoảng thời gian”. Cả xã hội dường như rộ lên tiếng kêu “không có thời gian”, “quá nhiều việc, quá bận rộn”. Song, đã bao giờ bạn suy nghĩ một cách kỹ lưỡng về việc này hay chưa, rằng bạn mắc chứng khủng hoảng thời gian có thực sự là vì bản thân quá bận rộn hay không?

Bạn bận thật hay bận giả?

Trong xã hội hiện nay, phần lớn chúng ta đều cảm thán không có đủ thời gian để hoàn thành công việc trong ngày. Ai nấy đều hy vọng một ngày chỉ phải đi làm 6 tiếng giống như người dân ở các quốc gia Bắc Âu, hoặc nhà nước nhanh chóng thực thi chế độ một tuần được nghỉ 2.5 ngày. Bởi trong môi trường làm việc 5 ngày/tuần, 8 tiếng/ngày của hiện tại, họ không thể xử lý công việc của mình một cách trơn tru và hiệu quả.

“Không phải tôi không nỗ lực làm việc, mà thực sự khối lượng công việc của tôi quá lớn, chớp mắt một cái thời gian đã trôi đi.”

“Một ngày chỉ có 24 giờ đồng hồ, ngoại trừ thời gian đến công ty, về nhà, ăn uống, ngủ nghỉ ra, về cơ bản tôi đều ở trong trạng thái làm việc, quả thực là bận tối mắt tối mũi.”

“Tôi suốt ngày phải tăng ca, tôi từng tăng ca liên tiếp trong hơn một tuần liền...”

“Tôi gần như không có ngày nghỉ cuối tuần, nhưng vẫn còn hàng đống công việc đang dang dở.”

…

Ai cũng đều than thở rằng mình lắm công nhiều việc, nhưng bạn hãy tĩnh tâm lại, ngẫm nghĩ cho kỹ xem.

Bản thân bạn bận thật hay bận giả?

Đối với bạn, thời gian làm việc 8 tiếng mỗi ngày là không đủ thật sao?

Trong 8 tiếng ấy, thời gian bạn thực sự làm việc là bao nhiêu?

Lúc đi làm, tôi phát hiện ra rằng việc đầu tiên mà rất nhiều người làm khi đến công ty chính là bật máy tính lên, mở QQ¹, tán gẫu với bạn bè và đọc tin tức hoặc dạo một vòng Taobao². Tôi hỏi tại sao họ không bắt tay vào giải quyết công việc ngay lập tức, thì họ nói với tôi rằng: “Ôi dào, vừa đến công ty mà, ít nhất cũng phải dành vài phút để điều chỉnh trạng thái. Bắt đầu làm việc ngay tức khắc sẽ khiến người ta cảm thấy quá áp lực.” Kết quả, họ đã bỏ lỡ hơn 10 phút, nửa tiếng, thậm chí là lâu hơn nữa để “điều chỉnh trạng thái”.

¹ QQ: Phần mềm nhắn tin do Công ty công nghệ Tencent (Trung Quốc) phát triển.

² Taobao: Trang mua sắm trực tuyến do Tập đoàn Alibaba (Trung Quốc) vận hành.

Đến khi sắp hết giờ làm buổi sáng, họ mới nhận ra công việc đã chất thành núi. Sếp bắt đầu thúc giục tiến độ khiến họ trở nên bị động và căng thẳng. Rồi họ sẽ đùn đẩy trách nhiệm, đổ lỗi rằng không có đủ thời gian để hoàn thành công việc. Đừng nói đến thời gian, ngay cả tôi cũng thấy bất bình!

Đọc đến đây, nếu đúng lúc bạn cũng đang phiền não vì thiếu thốn thời gian, công việc quá rắc rối và phức tạp, vậy thì bạn hãy nhắm mắt lại và suy nghĩ một chút: Phải chăng đồng nghiệp, bạn bè, người thân xung quanh đều giống như bạn, luôn bận rộn tối mày tối mặt, luôn vội vã hoàn thành nhiệm vụ trước mỗi deadline, luôn bị thời gian dắt mũi mỗi ngày?

Chỉ cần trong đầu bạn xuất hiện một cái tên phủ định những điều này, có nghĩa là bạn nên nhận ra rằng, không phải tất cả mọi người đều sẽ mắc “chứng khủng hoảng thời gian”. Sẽ luôn có người hoàn thành n dự án một cách có trình tự, mà họ vẫn có thời gian dạo phố, xem phim sau giờ làm. Cho nên, bạn hãy thừa nhận đi, rằng bạn không phải là bận thật, mà là bận giả!

Bành Hân là nhân viên của một công ty kiến trúc. Cô phụ trách hạch toán giá thành của các công trình kiến trúc. Gần đây, tôi thấy cô ấy liên tục đăng những dòng trạng thái về việc tăng ca trên trang cá nhân. Các dòng trạng thái của cô ấy đều là những lời ca thán lượng công việc quá lớn, còn kèm một tấm ảnh chụp các bản báo cáo xếp la liệt trên bàn, hoặc là ảnh chụp màn hình máy tính dày đặc những file Excel.

Ban đầu, tôi còn tưởng rằng công việc của cô ấy nhiều thật, không thì sếp của cô ấy ngày càng “ác bá”. Nhưng sau đó, có hai lần tôi thấy cô ấy bấm “like” dòng trạng thái của tôi ngay khi tôi đăng nó lên Weibo. Tôi không khỏi hoài nghi, căn cứ vào cường độ công việc gần đây của cô ấy, đáng ra giờ này cô ấy đang xoay mòng với đống bảng biểu, con số mới phải, sao vẫn còn thời gian bấm “like” nhanh như thế?

Trong một lần tụ tập bạn bè, tôi nhắc đến chuyện bấm “like” trong nháy mắt này, không ngờ cũng có một người bạn khác được Bành Hân bấm “like” rất nhanh. Nghe đến đây, Bành Hân cười nói: “Thời gian đi làm chẳng phải chủ yếu là để lướt Weibo hay sao, đúng lúc nhìn thấy thì bấm ‘like’ thôi.” Dứt lời, cô ấy còn nháy mắt với chúng tôi, vẻ mặt dương dương tự đắc.

“Vậy tại sao cậu lại tăng ca thế?”, một người bạn tò mò hỏi cô ấy.

“Vì tăng ca có thể đổi được ngày nghỉ, cho nên đồng nghiệp trong công ty tôi đều sẵn lòng ở lại tăng ca.”

Cuối cùng, sự thật đã rõ ràng. Thì ra, công ty nơi Bành Hân làm việc có quy định tăng ca có thể đổi được ngày nghỉ. Cho nên, để có được cơ hội này, nhiều nhân viên sẵn lòng ở lại làm thêm giờ. Trong thời gian 8 tiếng làm việc, họ cố gắng không làm hoặc làm ít, dồn công việc đến tối mới làm hoặc sắp đến hạn chót mới bắt tay vào giải quyết. Đây chính là hiện tượng “bận giả” điển hình!

Một kết quả nghiên cứu đã chỉ ra rằng, bình quân mỗi người chỉ cần làm việc một cách nghiêm túc trong 4 tiếng/ngày, là có thể hoàn thành khối lượng công việc đã lên kế hoạch trong 8 giờ một cách ổn thỏa. Bởi vậy, trong phần lớn các trường hợp, không phải là công việc phức tạp cướp mất thời gian của bạn, mà là bạn thiếu kỹ năng quản lý thời gian. Đây mới là lý do khiến thời gian của bạn “bị bốc hơi”.

Đừng lún sâu vào cạm bẫy “bận giả” do mình tự giăng ra, bạn cần phải hiểu rõ về bản chất của thời gian, đánh giá thời gian một cách hợp lý, thay đổi suy nghĩ của bản thân, xây dựng thói quen mới, lập kế hoạch cho các công việc và kiểm soát việc hoàn thành chúng.

Khác với Bành Hân, Tiểu Hàn là người thực sự đầu tắt mặt tối. Là sinh viên mới tốt nghiệp đại học, đến doanh nghiệp làm việc chưa đầy ba tháng, công việc chủ yếu của cô là hạch toán tiền lương cho nhân viên tuyến một của doanh nghiệp. Nhiệm vụ này tương đối phức tạp, phải căn cứ vào lượng công việc cụ thể, thời gian làm việc cụ thể, bảng chấm công và biểu hiện làm việc hàng ngày của nhân viên tuyến một để hạch toán tiền lương được chính xác.

Tiểu Hàn chưa có kinh nghiệm nên đã gặp rất nhiều khó khăn khi làm việc và cô thường xuyên phải tăng ca.

Tiểu Hàn luôn là người đầu tiên có mặt ở công ty. Cô chẳng đoái hoài đến chuyện lặt vặt khác mà ngay lập tức mở máy tính, nhập lượng công việc và thời gian làm việc ngày hôm trước của các nhân viên vào Excel, rồi bắt đầu “vật lộn” với đống số liệu. Hoàn thành bước đầu này, cô tiếp tục phải đối chiếu lại. Chỉ hai phần việc này thôi đã chiếm mất cả buổi sáng của cô.

Còn buổi chiều, cô thống kê, rà soát những số liệu khác. Cứ nhắc đến công việc là cô lại nói với vẻ bất đắc dĩ rằng: “Ngày nào mẹ tôi cũng nhét hoa quả vào túi xách của tôi. Nhưng tôi chẳng có thời gian mà ăn. Tôi cũng nói với mẹ tôi như vậy, bà hỏi lại với vẻ khó tin: ‘Công việc của con bận đến thế sao?’ Đúng vậy, chính là bận đến thế đấy!”

Thái độ làm việc nghiêm túc, có trách nhiệm của Tiểu Hàn khiến các đồng nghiệp không ngớt lời ngợi khen. Nhưng cũng có rất nhiều người đặt ra câu hỏi: “Tại sao trông cô ấy lại vất vả đến vậy? Tôi thấy những người tiền nhiệm của cô ấy đều rất nhàn nhã, họ chưa từng phải đi sớm về khuya, hay là cuối tuần còn đến tăng ca như Tiểu Hàn!”

Đúng là hàng ngày Tiểu Hàn phải phụ trách lượng công việc khổng lồ, nhưng lời nhận xét của của người đồng nghiệp này cũng khiến tôi phải suy nghĩ. Tại sao với cùng số lượng công việc như vậy, có người không cần tăng ca vẫn có thể hoàn thành, có người lại khiến mình trở nên bận rộn?

Câu trả lời chính là: Những người như Tiểu Hàn chưa biết cách quản lý thời gian. Vận dụng linh hoạt các phương pháp quản lý thời gian có thể giúp bạn sử dụng một ngày của mình hiệu quả hơn. Đối với người “bận rộn thật sự”, đó không phải là làm nhiều việc hơn, mà là hoàn thành công việc hiệu quả hơn, nhẹ nhàng hơn trong khoảng thời gian phù hợp.

Điều gì khiến bạn mơ hồ về thời gian?

Trước khi tôi giúp bạn hiểu được bản chất của thời gian, bạn hãy trả lời thật tâm những câu hỏi này:

(1) Bạn đang cùng lúc làm mấy việc, nhưng không thể hoàn thành tất cả trong thời gian quy định?

(2) Vì bận tâm đến những công việc khác mà bạn không thể tập trung tinh thần để giải quyết công việc cấp bách hiện tại?

(3) Khi tan làm bạn đều cảm thấy sức cùng lực kiệt, nhưng đồng thời cũng lại cảm thấy ngày hôm nay mình chưa làm được việc gì?

(4) Khi công việc bị gián đoạn, bạn sẽ nổi trận lôi đình?

(5) Bạn thấy mình không có thời gian để giải trí, thậm chí ngay cả thời gian chợp mắt một lát cũng không có?

Được rồi. Bạn chỉ cần có hai hoặc trên hai câu trả lời là “Phải”, thì chứng tỏ bạn chưa thực hiện tốt việc quản lý thời gian. Sau khi nhận thức rõ “con người thật” của chính mình, chúng ta hãy cùng nhau tìm hiểu căn nguyên phát sinh hiện tượng “bận giả”, rằng rốt cuộc điều gì đã khiến chúng ta mơ hồ về phương pháp làm chủ công việc và cuộc sống.

Phân bổ thời gian không hợp lý

Bành Hân mà tôi đã nhắc đến ở trên chính là một điển hình của những người không biết cách phân bổ thời gian hợp lý. Cô và các đồng nghiệp luôn cảm thấy mình có rất nhiều thời gian, vì thế thường xuyên trì hoãn công việc. Rõ ràng Bành Hân có thể hoàn thành nhiệm vụ trong thời gian 8 tiếng làm việc, lại vì cơ hội đổi lấy ngày nghỉ mà cố tình dồn hết đến tối. Kết quả là cô đã đánh giá cao năng suất của bản thân, gây ra tình trạng tăng ca không thời hạn.

Trên thực tế, phần lớn những người cảm thấy mơ hồ về thời gian đều bởi vì họ phân bổ thời gian không hợp lý. Đây là kỹ năng cần học tập nhất để quản lý thời gian. Hầu hết nhân viên công sở tiêu tốn thời gian làm việc cho các hoạt động chat chit với bạn bè, lướt trang tin tức, kênh mua sắm rồi bị công việc dồn đống trong ngày “rượt đuổi”. Chính cách phân chia thời gian tùy hứng đã khiến họ “bận bịu” trong công việc và “mơ hồ” trong cuộc sống.

Tổ chức công việc không khoa học

Tiểu Hàn trái ngược hoàn toàn với Bành Hân, cô đã rơi vào cái bẫy “tổ chức công việc không khoa học”. Tiểu Hàn đã làm việc một cách nghiêm túc, thậm chí còn đi sớm về khuya hơn phần đông các đồng nghiệp khác, kết quả là mỗi ngày cô phải ở công ty hơn 8 tiếng đồng hồ.

Trong tình huống thuận lợi, một người hoàn toàn có thể hoàn thành công việc của mình trong 8 tiếng. Nếu không thể, vậy thì nguyên nhân không nằm ngoài hai yếu tố: hoặc là việc sắp xếp vị trí công tác không hợp lý, phân chia công việc không đồng đều; hoặc là cá nhân chưa làm tốt việc quản lý thời gian. Hiển nhiên, vấn đề của Tiểu Hàn không thuộc về nguyên nhân đầu tiên.

Tôi từng gặp nhiều người làm việc nghiêm túc, có trách nhiệm, kiên định và cần cù. Nhưng tuýp người này thường có một thắc mắc, đó chính là: “Rõ ràng tôi nỗ lực làm việc như thế, tại sao tôi không được thăng chức, tăng lương? Tại sao lãnh đạo lại trao thưởng cho những đồng nghiệp không siêng năng bằng tôi?”

Bạn phải biết rằng, công sở không phải là nơi chỉ nhìn vào mức độ nỗ lực, huống hồ đôi khi sự nỗ lực của bạn chỉ mang lại giá trị thấp, thường chỉ có bản thân bạn công nhận. Tôi có ví dụ thế này.

Có hai nhân viên A và B làm việc tại cùng một ngân hàng. Nhân viên A hàng ngày đi sớm về khuya, bất kể gió mưa đều ra ngoài gặp khách hàng. Cậu ta đến khu thương mại, đến tòa văn phòng, đến trường học, nở nụ cười tươi rói tiếp đãi từng người, bất chấp bị đối phương từ chối.

Còn nhân viên B, hàng ngày đúng 10 giờ sáng mới xuất hiện ở ngân hàng, 4 giờ chiều đã ra về. Không những vậy, khi tiết trời oi bức hay đổ mưa, cậu ta không bao giờ ra ngoài gặp khách hàng. Nhưng khi thống kê kết quả hàng tháng, thành tích của cậu ta luôn vượt xa nhân viên A.

Có thể thấy, sự bận rộn mù quáng không hề khả thi. Cách thức tiến hành công việc lý tưởng nhất nên là: phân tích và tổ chức công việc một cách hợp lý rồi mới bắt tay vào làm. Như vậy mới có thể đạt được hiệu quả “làm ít hưởng nhiều”.

Thiếu kỹ năng kiểm soát thời gian

Có nhiều người thường dung túng đối với việc dự tính thời gian. Ở các bữa tiệc luôn có người đến muộn, khi ta gọi điện thoại hỏi họ đang ở đâu, họ thường sẽ trả lời: “Đang trên đường đi rồi, 5 phút nữa là tới nơi.” Kết quả, 5 phút qua đi, ta chưa thấy bóng dáng họ đâu. Lại 5 phút nữa trôi qua, vẫn không thấy tăm hơi họ đâu. Chúng ta kiên nhẫn gọi thêm một cuộc điện thoại nữa, họ vẫn nói câu đó: “Thật mà, tôi đến ngay bây giờ đây, 5 phút, 5 phút nữa thôi.”

Sau một thời gian tiếp xúc, bạn sẽ phát hiện ra rằng kỹ năng kiểm soát thời gian trong công việc và cuộc sống thường ngày của những người này là vô cùng kém. Họ thường sẽ nói: “Tôi ngủ thêm 5 phút nữa rồi sẽ dậy.” Kết quả, hơn 10 phút trôi qua, họ giật mình tỉnh giấc, hét toáng lên: “Xong đời rồi, muộn rồi.” Rồi họ vội vàng đánh răng, rửa mặt, thay quần áo, bỏ qua bữa sáng và nhanh chóng ra khỏi nhà.

Có người lại nói: “8 giờ sáng mai tôi dậy, đánh răng, rửa mặt, trang điểm trong vòng nửa tiếng là xong. Yên tâm đi, chắc chắn là kịp tham gia cuộc họp lúc 10 giờ.” Kết quả đương nhiên không như họ đã vạch ra, họ thường mất nhiều thời gian cho việc trang điểm, trên đường đi lại gặp cảnh tắc đường. Đúng 10 giờ có mặt tại công ty để tham dự cuộc họp ư? Nằm mơ đi.

Thiếu năng lực tổng hợp, đúc kết

Xung quanh chúng ta có một kiểu người mà khi đến nhà, chúng ta không biết phải ngồi ở đâu. Cả căn nhà, chẳng có chỗ nhìn nào thấy được là sạch sẽ. Trên giường, trên sofa, trên ghế giăng đầy quần áo. Trên sàn nhà, trên giá đựng xếp đầy các loại đồ đạc và giày dép. Nhà là nơi để nghỉ ngơi, thư giãn mà lại lộn xộn như vậy, thì làm sao có thể trông mong phòng làm việc gọn gàng, ngăn nắp.

Mối phiền não của những người này là hàng ngày phải tìm ra tài liệu mà lãnh đạo yêu cầu từ một đống giấy tờ lộn xộn; tìm ra chiếc bút từ mặt bàn la liệt những khung ảnh, chậu hoa, đồ vật linh tinh; hay tìm hóa đơn cần thanh toán từ ngăn kéo đựng đầy phiếu chuyển phát nhanh, hộp thuốc, tiền lẻ... Mỗi ngày, họ phải bỏ ra một lượng lớn thời gian cho việc tìm kiếm vô nghĩa. Họ nghĩ rằng đó chẳng qua chỉ là một hoạt động lẻ tẻ, lặt vặt, không đáng để tâm nhưng trên thực tế lại lãng phí khá nhiều thời gian.

Lại có một số người, tuy môi trường làm việc không lộn xộn, bừa bãi, năng lực giải quyết công việc nhanh chóng nhưng họ lại không biết cách tổng hợp. Mỗi lần phải xử lý các công việc tương tự nhau, họ thường làm lại từ đầu, hao phí thời gian và tâm lực.

Một người có kinh nghiệm công tác tại một vị trí cần phát hiện ra các công việc có tính chất lặp lại hoặc có vấn đề tương tự nhau. Hay nói cách khác, sau khi nghiêm túc hoàn thành một công việc, nếu gặp nhiệm vụ có tính chất tương tự, phải biết áp dụng phương án giải quyết của lần trước. Như vậy vừa tiết kiệm thời gian lại vừa tiết kiệm công sức. Còn người không hiểu hoặc không giỏi tổng hợp, đúc kết, sẽ phải tiêu tốn nhiều thời gian để mày mò lại từ đầu, khiến bản thân rơi vào cạm bẫy “bận rộn” một lần nữa.

Thiếu kỹ năng quản lý tinh lực

Đương nhiên, còn có một kiểu người có cuộc sống sau khi tan làm vô cùng đặc sắc. Họ thử những nhà hàng mới, chơi những trò chơi mới, hát karaoke, đi cắm trại, leo núi, “hẹn hò” với bạn thân... Họ tôn thờ chủ nghĩa “chơi hết mình”, châm ngôn cuộc đời của họ là: “Đời người ngắn ngủi, sống hạnh phúc khi còn có thể”. Bởi vậy, họ dồn hết tinh lực và nhiệt huyết cho cuộc sống cá nhân. Sáng hôm sau, họ mang theo đôi mắt thâm quầng đến công ty, cả ngày đều ở trong tình trạng “hồn lìa khỏi xác”.

Khi tình trạng cơ thể và tinh thần không tốt, thì một người không thể tận tâm làm việc, thậm chí ngay cả công việc cơ bản nhất cũng không thể hoàn thành tốt. Việc này không chỉ làm giảm hiệu suất làm việc, mà còn kéo theo một vòng tuần hoàn ác tính.

Bạn thử nghĩ xem, công việc mà bạn vốn có thể giải quyết một cách nhẹ nhàng trong vòng 8 tiếng, nhưng bởi vì trạng thái của bạn không tốt nên không thể hoàn thành đúng thời hạn, bất đắc dĩ bạn phải tăng ca. Thời gian làm việc kéo dài, chắc chắn sẽ làm giảm đáng kể tinh lực của bạn. Trong tình trạng này, hiệu quả làm việc của bạn sẽ ngày một đi xuống, bạn lại phải tăng ca để đảm bảo tiến độ công việc. Cứ như vậy, bạn đã bị cuốn vào vòng bận rộn luẩn quẩn và không thể thoát ra khỏi đó.

Tại sao bạn sa vào “hố đen thời gian”?

Chúng ta hãy cùng làm một trắc nghiệm nhỏ: Nếu bạn có thể sở hữu một loại siêu năng lực, bạn hy vọng đó là loại năng lực nào?

A. Trẻ mãi không già

B. Du hành thời gian

C. Khả năng tàng hình

D. Khả năng đọc tâm

Bạn đã chọn xong chưa? Bài trắc nghiệm này sẽ cho biết bạn đã lãng phí thời gian vào những việc gì. Hãy cùng xem kết quả nhé!

A. Trẻ mãi không già

Bạn lãng phí thời gian cho việc dạo phố, soi gương, trang điểm. Có phải là ngày nào bạn cũng tốn rất nhiều thời gian để đắn đo xem sẽ mặc bộ đồ nào, phối cùng đôi giày, đôi dép nào, trước khi ra khỏi nhà phải ngắm mình trước gương một lúc không?

B. Xuyên qua thời gian

Bạn lãng phí thời gian cho việc ngồi thẩn thơ, suy nghĩ lung tung, nằm mơ giữa ban ngày. Thường ngày có phải bạn luôn thích thả hồn lên mây, suy nghĩ luôn nhiều hơn hành động thực tiễn không?

C. Khả năng tàng hình

Bạn lãng phí thời gian cho việc xem điện thoại, lên mạng, cày phim. Bạn có phải là thành viên của tộc người cúi đầu, đi đến đâu cũng khư khư chiếc điện thoại trên tay để lướt mạng đọc tin tức, xem phim, đọc tiểu thuyết không?

D. Khả năng đọc tâm

Bạn lãng phí thời gian cho việc “nấu cháo điện thoại”, chat chit trên mạng xã hội. Bạn là người hay tò mò? Bạn thích thu thập thông tin từ khắp các kênh, chỉ sợ bỏ lỡ thông tin sốt dẻo nào đó?

Không thể phủ nhận rằng mỗi người trong chúng ta đều từng rơi vào một chiếc “hố đen thời gian”, hoặc sâu hoặc nông. Mặc dù vẫn chưa có một lời giải thích nào dành riêng cho cụm từ này, nhưng căn cứ vào ý nghĩa mặt chữ, chúng ta có thể hiểu rằng: hố đen thời gian chính là “sát thủ trí mạng” khiến thời gian trôi đi vô ích.

Điện thoại di động, mạng Internet, đồ ăn vặt, sản phẩm làm đẹp, những cuộc tán gẫu, những suy nghĩ vẩn vơ... đều có thể là hố đen thời gian của bạn. Nhưng đã bao giờ bạn tự hỏi, trong cuộc sống, ai cũng đều sẽ gặp phải những nhân tố quấy nhiễu từ thế giới bên ngoài, nhưng tại sao chỉ có bạn là liên tục sa vào chiếc hố này?

Không biết bắt đầu từ khi nào, điện thoại di động đã trở thành sự tồn tại của vạn điều ác trong mắt một số người, bởi thời gian trong một ngày của rất nhiều người đều bị nó “gặm nhấm”. Khi một ngày kết thúc, nhìn lại những công việc chưa hoàn thành, chúng ta bỗng vỗ đùi cái đét, đều là họa do điện thoại di động gây ra. Nhưng ngày hôm sau, mọi thứ vẫn diễn ra y hệt, chúng ta lại tổng kết lại bằng một câu: Mọi tội lỗi đều do điện thoại di động gây ra, không liên quan gì đến tôi!

Một trung tâm điều tra xã hội của Trung Quốc đã tiến hành phỏng vấn 2.000 người với câu hỏi: “Có sẵn sàng xóa hết danh sách bạn bè trên WeChat hay không?” Kết quả như sau: 35.9% số người được phỏng vấn muốn xóa, trong đó 19.7 % số người đang định xóa, 13.8% số người từng xóa, 2.4% người đã xóa; 64.2% số người được phỏng vấn bày tỏ sẽ không xóa. Bạn nhìn xem, ngay cả mạng lưới bạn bè trên WeChat cũng có thể dấy lên cơn sóng lớn như thế này, có phải nó đã chứng minh điện thoại di động chính là kẻ đầu sỏ gây tội hay không?

“Hàng ngày tôi đều có thói quen xem điện thoại trước khi lên giường, cứ lướt WeChat, Weibo mãi mà không sao dừng lại được, kết quả là luôn đi ngủ muộn.” Tôi đã nghe những lời như vậy từ rất nhiều người, trong đó có Hà Diễm.

Hà Diễm làm lễ tân tại một công ty tài chính, công việc thường ngày của cô tương đối nhẹ nhàng. Cô thường nói rằng: “Công việc của tôi nhàn lắm, tôi có thể lướt Weibo đến khi nào không có tin tức gì mới mẻ mới thôi.” Nhưng thời gian vừa rồi, Hà Diễm đã phải thức đêm để tăng ca trong bốn ngày.

“Sau bốn đêm liên tiếp thức trắng, tôi cảm thấy cơ thể hiện tại không còn là của mình nữa rồi.”

“Chẳng phải công việc của cậu nhẹ nhàng lắm hay sao? Sao đột nhiên lại phải liên tục tăng ca như vậy?”, tôi ngạc nhiên hỏi.

Hà Diễm lắc đầu với vẻ bất đắc dĩ: “Sếp bỗng nhiên bảo tôi nộp một bản báo cáo phân tích, phải mất bốn ngày tôi mới viết xong được.”

“Báo cáo yêu cầu bao nhiêu chữ?” “2.000 chữ.”

Tôi giật mình kinh ngạc: “Môn Ngữ văn trong kỳ thi tuyển sinh đại học yêu cầu phải viết 800 chữ, chúng ta chỉ mất 40 phút là hoàn thành. Báo cáo 2.000 chữ mà cậu phải viết những bốn ngày mới xong ấy hả?”

Hà Diễm vội vàng giải thích: “Viết báo cáo yêu cầu mạch suy nghĩ phải rõ ràng, nhất quán, trong quá trình viết tôi luôn bị cắt ngang. Ban ngày vừa đông người vừa ồn ào, tôi đành phải để đến tối, viết trong thời gian tăng ca. Nhưng điện thoại cứ một chốc lại có thông báo từ WeChat, Taobao hay các ứng dụng, tôi cứ xem mãi, xem mãi...”

Nói tới đây, Hà Diễm cũng cảm thấy ái ngại, giọng ngày càng lí nhí.

“Vậy cậu hoàn toàn có thể tắt điện thoại trong thời gian tăng ca mà.”

“Chẳng may có người gọi điện cho tôi thì sao?”

“Cậu có thể để điện thoại ở chế độ im lặng, tắt thông báo trên các ứng dụng, đồng thời đặt điện thoại ở vị trí không dễ lấy được...”

“Ôi!” Hà Diễm nhớn nhác cắt ngang lời tôi, “Người nghiện điện thoại như tôi đây không làm được đâu.” Dứt lời, mặt cô ấy đỏ bừng.

Hiển nhiên, nguyên nhân khiến chúng ta không làm chủ được thời gian của mình không phải do bản thân chiếc điện thoại di động, mà là do chúng ta quá phụ thuộc vào nó. Trong thời đại ngày nay, điện thoại di động đã trở thành một phần trong công việc và cuộc sống của chúng ta. Trước đây, khi bước chân ra khỏi nhà chúng ta sẽ mang theo “tiền, chìa khóa, khăn tay”, còn bây giờ thì đổi thành “điện thoại, chìa khóa, tiền”, thậm chí chỉ cần mang theo điện thoại là đủ.

Đối với bản thân tôi, điện thoại di động là một vật dụng vô cùng hữu ích. Cụ thể hơn, các ứng dụng trên điện thoại giúp ích rất nhiều cho tôi trong cuộc sống và công việc. Đương nhiên, tôi cũng dùng điện thoại để lướt WeChat, dạo Taobao, đọc tin tức, nhưng thời gian tôi dành cho những việc này là rất ít, chủ yếu tôi dùng nó để xử lý công việc. (Về vấn đề làm thế nào để điện thoại “giúp đỡ” chúng ta quản lý thời gian tốt hơn, tôi sẽ lần lượt đề cập đến trong các chương phía sau.)

Bạn hãy nghiêm túc suy nghĩ xem tại sao một số người có thể dùng điện thoại để hỗ trợ cho công việc, cuộc sống, còn bạn lại trách cứ điện thoại đã cướp mất thời gian của mình? Vấn đề vẫn nằm ở chỗ bạn không hiểu hoặc là không giỏi quản lý thời gian của chính bạn.

Đừng để thời gian kiểm soát bạn

Nhiều người cảm khái rằng: “Thời gian trôi đi vùn vụt, nhưng tôi không nghĩ ra được rốt cuộc thì mình đã làm được những gì.” Cảm giác bất lực về sự chảy trôi của thời gian giống như cảm giác bất lực khi nhìn thấy bảng kê của ngân hàng trong hòm thư điện tử vào cuối tháng sau khi dùng thẻ thấu chi³, đó là khi chúng ta tá hỏa nhận ra mình đã tiêu xài nhiều tiền như thế nào. Nhưng thời gian mơ hồ hơn tiền bạc ở chỗ, hàng tháng không có ai gửi bảng kê nào đến hòm thư điện tử của chúng ta, để nhắc nhở rốt cuộc chúng ta đã tiêu xài hàng giờ đồng hồ cho những việc gì.

³ Thấu chi: Là dịch vụ cho vay của ngân hàng cho phép bạn chi tiêu vượt quá số tiền thực có trong tài khoản của bạn. Bạn sẽ được cung cấp một một hạn mức thấu chi và lãi suất khoản thấu chi tùy theo điều khoản thỏa thuận với ngân hàng.

Từ hàng ngàn năm trước, khi nhận ra thời gian dễ dàng trôi đi và không thể vãn hồi, Khổng Tử đã buông lời cảm khái rằng: “Chảy đi hoài thế kia, ngày đêm không ngừng nghỉ.” Nhà thơ người Ý, Dante Alighieri cũng từng nói rằng: “Một người càng thấu hiểu giá trị của thời gian, thì càng cảm nhận được sâu sắc nỗi đau khi đánh mất thời gian!”

Thời gian công bằng với tất cả mọi người, nó không thể dự trữ, không thể thay thế, không thể lấy lại, cho nên, thời gian đã trở thành thứ quý giá nhất trên đời này. Còn chúng ta, khi còn trẻ thì không hiểu được giá trị của thời gian, đến khi sắp về già mới cảm khái bản thân chẳng làm được mấy việc trong quỹ thời gian có hạn.

Báo cáo phát triển con người năm 2014 chỉ ra rằng, tuổi thọ trung bình của người Trung Quốc là 75.3 tuổi, tức một người sẽ sống khoảng 900 tháng.

Lần đầu tiên nghe đến điều này, có lẽ bạn sẽ không quá ngạc nhiên. Nhưng khi nhìn thấy khoảng thời gian 900 tháng được vẽ thành bảng 30x30 ô vuông, mỗi ô tương đương với một tháng, hết một tháng sẽ tô màu hoặc gạch chéo vào một ô, thì có lẽ bạn sẽ thay đổi suy nghĩ của mình.

Khi tuổi tác ngày một lớn, thì những ô trống còn lại chắc chắn sẽ ngày một ít đi. Hơn nữa bất kể bạn có bằng lòng hay không, thì ô thời gian mà bạn từng đi qua sẽ luôn tự động lấp đầy. Cuộc đời của chúng ta là do thời gian cấu thành. Bất luận chúng ta làm gì thì cũng đều là tiêu xài thời gian. Dù chúng ta có một cơ thể khỏe mạnh, tiền nhiều như nước, nhưng nếu không có thời gian, phỏng có ích gì. Bởi thế, thời gian mới là tài nguyên quý giá nhất.

Người biết nắm bắt thời gian, là người nắm giữ được nguồn tài nguyên quý báu nhất trên đời. Vì vậy, chúng ta có thể nói một cách chắc chắn rằng, người làm chủ được thời gian đương nhiên sẽ trở thành người thành công.

Nhưng để làm chủ được thời gian liệu có dễ dàng? Một nhà khoa học thuộc Đại học Harvard từng làm một thống kế như sau: Giả sử chúng ta có thể sống đến 80 tuổi, vậy thì trong 80 năm này, chúng ta đã tiêu tốn 24 năm cho việc ngủ, 2 năm cho việc cãi cọ, 3 năm cho việc gọi điện thoại, 2 năm cho việc tìm kiếm các món đồ, 2 năm cho việc tắm gội, 8 năm cho việc nấu nướng và ăn uống, 8 năm cho việc xem tivi, 1 năm cho việc đi vệ sinh...

Chỉ tính những việc lặt vặt này thôi đã chiếm dụng rất nhiều thời gian quý giá, nếu tính cả thời gian tham gia giao thông, giải trí, nghỉ phép, thì cuối cùng lượng thời gian mà chúng ta có thể sử dụng một cách có hiệu quả chỉ khoảng 3 năm 4 tháng, tức là chưa đầy 4 năm!

Con số này thật đáng kinh ngạc. Trong 80 năm tuổi thọ của chúng ta, quỹ thời gian mà chúng ta thực sự có thể làm chủ chỉ vỏn vẹn 3 năm 4 tháng. Chính vì từng giây từng phút đều đáng quý, cho nên làm thế nào để quản lý thời gian tốt hơn, để quỹ thời gian có hạn phát huy được hiệu quả lớn nhất, là kỹ năng quan trọng mà mỗi người đều phải học tập để ứng dụng trong suốt cả cuộc đời.

Từ những ví dụ kể trên, chúng ta đã hiểu được rằng, thời gian là nhân tố hạt nhân tạo nên sinh mệnh, bạn tiêu xài thời gian vào việc gì, sẽ nhận lại được điều ấy. Những người không quản lý tốt quỹ thời gian của mình giống như con ruồi không đầu bay loạn khắp nơi, và cuối cùng sẽ bị thời gian kiểm soát ngược lại. Còn những người có ý thức làm chủ thời gian để điều khiển cuộc sống của mình, họ biết cách tận dụng tối đa từng giây từng phút, biết chính xác những công việc phải làm trong một ngày, hoặc là việc phải làm của ngày mai và tuần sau. Có thể kiểm soát thời gian ở mức độ này sẽ khiến con người cảm thấy an tâm và tự tin.

Mặc dù thời gian công bằng đối với mỗi người, nhưng giá trị của thời gian ở trong tay mỗi người là khác nhau. Chỉ cần nắm giữ được hiện tại, người đó chính là người giàu có. Còn bạn, nếu muốn trở nên thành công thì phải bắt đầu từ việc quản lý thời gian. Nên nhớ rằng: Không có ý thức làm chủ thời gian, bạn sẽ vĩnh viễn bị thời gian kiểm soát.

Tiết kiệm thời gian suy nghĩ bằng sơ đồ tư duy

Sơ đồ tư duy còn được gọi là bản đồ tâm trí, bản đồ não, bản đồ khái niệm, bản đồ ghi chú cảm hứng hay bản đồ hình cây. Tony Buzan – bậc thầy về trí nhớ người Anh đã phát minh ra phương pháp này. Nó là một công cụ tư duy tận dụng khả năng ghi nhớ hình ảnh của con người để phụ trợ suy nghĩ. Nó thông qua từ khóa để khơi gợi liên tưởng của con người đến các nội dung cụ thể hơn. Đến nay, sơ đồ tư duy đã được ứng dụng rộng rãi trên phạm vi toàn cầu. Bộ Giáo dục Singapore đã đưa nó trở thành môn học bắt buộc đối học sinh bậc Tiểu học, nhân viên trong Top 500 doanh nghiệp trên thế giới cũng đang học về sơ đồ tư duy.

Sơ đồ tư duy thường bao gồm hình ảnh kết hợp với chữ, dùng các đường nối để liên kết các thông tin. Nó yêu cầu con người vận dụng chức năng năng của não trái và não phải, tận dụng quy luật của trí nhớ, đọc, tư duy, giúp đỡ con người phát triển cân bằng giữa logic và tưởng tượng. Đây là phương pháp tư duy hết sức đơn giản nhưng lại cực kỳ hiệu quả.

Sơ đồ tư duy là công cụ hữu hiệu để khơi thông suy nghĩ. Có nhiều việc trước khi viết ra giấy, bạn không thể hình dung ra chúng. Nhưng khi nhìn thấy các thông tin được thể hiện bằng giấy trắng mực đen, mạch tư duy của bạn về những việc này mới dần rõ ràng.

Hàng năm tôi đều đi du lịch với bạn bè thân thiết. Vì có nhiều người cùng tham gia, nên đương nhiên sẽ có nhiều ý kiến. Chúng tôi thảo luận trong nhóm WeChat hàng ngày, nhưng vẫn không thống nhất được quyết định. Sau đó, tôi đề nghị mọi người hẹn nhau ra ngoài bàn bạc. Chúng tôi ngồi lại với nhau, mỗi khi có người đưa ra ý kiến, chúng tôi sẽ viết lại. Khi có người muốn bổ sung, chúng tôi sẽ vẽ một đường liên kết với ý kiến cũ. Cứ như vậy, mất khoảng nửa tiếng chúng tôi đã thống nhất được một vài nội dung. Rồi chúng tôi chỉnh sửa lại bản ghi chép đầu tiên và tiếp tục bổ sung ý kiến trên nền tảng này. Cuối cùng chúng tôi có trong tay bản kế hoạch du lịch hoàn chỉnh.

Toàn bộ quá trình này chỉ mất chưa đầy một giờ, còn trước đó, chúng tôi đã thảo luận trong nhóm Wechat một tháng. Có thể thấy, nếu biết cách sử dụng sơ đồ tư duy, chúng ta vừa tiết kiệm thời gian lại vừa tiết kiệm sức lực.

Ưu điểm lớn nhất của sơ đồ tư duy chính là có thể nhanh chóng ghi lại mỗi cảm hứng, suy nghĩ bất chợt lóe lên. Bởi khi suy nghĩ về một sự việc phức tạp, có thể chúng ta sẽ có nhiều ý tưởng. Nhưng năng lực ghi nhớ của chúng ta lại có hạn, cho nên nếu không kịp thời ghi chép, thì những ý tưởng sẽ ngay lập tức trôi đi. Ghi chép suy nghĩ của bản thân bằng sơ đồ tư duy làm các mạch suy nghĩ của chúng ta thành một chỉnh thể. Nhiều người thậm chí sẽ cảm thấy ngạc nhiên khi nhận ra bản thân có nhiều ý tưởng đến vậy.

Cách thức sử dụng sơ đồ tư duy hết sức đơn giản. Đầu tiên, hãy xác định từ khóa của bạn, hay chính là làm rõ việc bạn muốn hoàn thành là gì. Nếu bạn muốn xuất bản một cuốn sách, vậy thì hãy nghĩ về những công việc cần làm để thực hiện được mục tiêu ấy, cũng chính là viết ra những từ liên quan đến nó.

Muốn xuất bản một cuốn sách, bạn phải có một bản thảo hoàn chỉnh, có nhà xuất bản sẵn sàng đồng ý hợp tác với bạn... Sau đó sẽ dùng những nhánh hoặc từ ngữ liên quan để mở rộng ra các bước hành động tiếp theo. Thông qua cách sắp xếp, phân chia công việc chủ yếu và thứ yếu như vậy, hãy viết ý tưởng và tư duy của bạn lên giấy. Khi bạn hoàn thành việc này, mạch kết cấu của quá trình thực hiện mục tiêu này sẽ hoàn thành.

Trong quá trình vẽ sơ đồ tư duy, trọng điểm nằm ở việc ghi chép, chứ không phải việc sắp chữ, hình thức, kết cấu và phong cách. Sơ đồ tư duy chỉ là công cụ giúp chúng ta phân tích và tổng hợp ý tưởng. Không cần đặt ra yêu cầu cao về thẩm mỹ, bạn hoàn toàn có thể tô sửa nó.

Sau khi hoàn thành sơ đồ tư duy, bạn có thể kiểm tra xem có “lối tắt” nào để đi đến đích hay không. Hay nói cách khác, có phương thức nào nhanh hơn để hoàn thành mục tiêu này hay không. Vì vậy, việc vẽ sơ đồ tư duy ngoài giúp chúng ta khơi thông mạch suy nghĩ, thì còn có thể giúp chúng ta “nhàn rỗi” một chút.

Vậy thì chúng ta có thể ứng dụng sơ đồ tư duy trong trường hợp nào? Khi bạn nghĩ mãi không hiểu một chuyện, khi tư duy của bạn không rõ ràng, khi công việc của bạn quá rườm rà…, sơ đồ tư duy sẽ là một công cụ chỉnh lý mạch suy nghĩ rất hữu ích.

Nhưng cần phải chú ý, sơ đồ tư duy không phải là công cụ vạn năng. Chúng ta nên sử dụng nó một cách thích hợp. Hãy coi nó là một trong những công cụ phụ trợ bạn quản lý thời gian và tư duy, chứ không phải là phương pháp để bạn kiểm soát toàn bộ cuộc sống và công việc của mình.

Ghi chép thời gian để tìm ra “kẻ trộm thời gian”

Thời gian mà chúng ta có ngắn ngủi là thế, nhưng vẫn có những giây phút quý báu bị “trộm mất” mà chúng ta biết hoặc không biết. Việc chúng ta phải làm chính là tìm ra “kẻ trộm thời gian”, rút ngắn những giờ phút tiêu tốn cho những việc vô nghĩa, từ đó mở rộng quỹ thời gian hữu hiệu trong cuộc đời. Vậy chúng ta phải tìm ra “kẻ trộm thời gian” đáng ghét này bằng cách nào?

Việc đầu tiên phải làm trong việc quản lý thời gian không phải là vạch ra kế hoạch trong ngày, mà là tìm hiểu bản thân, biết được quỹ thời gian của mình đã bị tiêu tốn cho những việc gì. Phải biết rằng, chúng ta không có ý thức nhạy bén đối với sự mất mát, giống như con ếch ngồi trong nồi nước, phải đến khi nước sôi mới phản ứng lại, nhưng lúc đó thì đã muộn.

Thử suy nghĩ một chút, có phải là thường ngày chúng ta sẽ không để tâm xem lượng khí ô-xi chúng ta hít vào ngày hôm nay là nhiều hay ít, chất lượng không khí là tốt hay xấu. Chỉ đến khi chúng ta trèo lên dãy núi cao hơn mặt nước biển, chúng ta mới phát hiện ra lượng ô-xi đang ít đi, chỉ khi môi trường ngày càng ô nhiễm, chúng ta mới ý thức được chất lượng không khí đang kém đi. Thời gian cũng như vậy, thường ngày chúng ta không bao giờ để tâm đến nó, đợi khi sắp hết ngày, chúng ta mới phát hiện ra quỹ thời gian quý báu đã bị lãng phí rất nhiều.

Chúng ta thường nghĩ ngủ thêm 5 phút rồi dậy, nhưng thực tế chúng ta đã ngủ thêm tận 30 phút. Chúng ta muốn chơi thêm một ván game, kết cục là đã tiêu tốn một tiếng đồng hồ. Thời gian luôn công bằng, một khi đã trôi qua thì không thể lấy lại. Bởi vậy, nếu chỉ dựa vào cảm giác và phán đoán của bản thân, chúng ta khó có thể biết được rốt cuộc thời gian của mình đã lãng phí vào những việc gì. Nếu bạn không tin, vậy thì ngay từ bây giờ, hãy ghi chép lại thời gian biểu của bạn, kết quả chắc chắn sẽ khiến bạn kinh ngạc.

Lý Đào là nhân viên bán hàng trong ngành tài chính, gần đây đã bị sếp phê bình vì thành tích bán hàng đi xuống. Cậu cảm thấy vô cùng ấm ức, hàng ngày cậu đã bỏ ra rất nhiều thời gian để tìm kiếm khách hàng mới, giữ quan hệ với khách hàng cũ. Cậu đã nỗ lực làm việc nhưng không thuận lợi, không ký được nhiều hợp đồng, cậu cho rằng đó là do nhân tố khách quan, không thể trách cứ cậu ấy được.

Tôi gợi ý cậu ấy thực hành “phương pháp ghi chép thời gian”, nhưng cậu ấy lại khịt mũi khinh bỉ: “Hàng ngày tôi đã làm việc hết sức chăm chỉ, vẫn phải ghi chép thời gian mới biết được điều đó sao?”

“Không phải là tôi không tin cậu, mà đôi khi, đầu óc và trí nhớ của chúng ta sẽ lừa gạt chúng ta.”

Dưới sự khuyên bảo của tôi, Lý Đào miễn cưỡng đồng ý ghi chép lại thời gian biểu trong một ngày làm việc của cậu ấy. Đến tối, tôi hỏi phản hồi của Lý Đào, cậu ta nói với vẻ bất mãn: “Tôi luôn tưởng rằng mình đã rất chăm chỉ làm việc, kết quả là tôi đã dành 80% thời gian trong ngày cho WeChat, về cơ bản chính là đang lãng phí thời gian!”

Bạn xem, trí nhớ thường lừa gạt con người như vậy đấy. Nó khiến Lý Đào nhầm tưởng rằng hàng ngày cậu đều lao động hết mình, trên thực tế, cậu ấy chỉ dành một khoảng thời gian ngắn ngủi để nghiêm chỉnh làm việc, những giờ phút khác đều đã bị tiêu tốn cho những việc vô nghĩa. Bởi vậy, hãy thừa nhận đi, thời gian biểu thực tế của chúng ta và thời gian biểu mà chúng ta kỳ vọng luôn có chênh lệch, hơn nữa, sự chênh lệch này không hề nhỏ.

Tôi rất thích cuốn sách có tên Kỳ lạ thế cuộc đời này của tác giả người Nga Daniil Granin. Cuốn sách kể về một người tên là Aleksandr Lyubishchev đã lên kế hoạch cho cuộc đời mình. Ông đã sử dụng phương pháp thống kê thời gian để nghiên cứu về bản thân mình trong quá trình viết, đọc, nghe, làm việc, suy nghĩ tìm tòi, xem rốt cuộc thì ông có thể làm bao nhiêu việc và làm như thế nào. Ông không để mình gánh vác công việc quá nặng, sức mình không thể đảm đương. Ông luôn tiến bước về phía trước theo năng lực của mình, ước lượng của ông về năng lực của bản thân vô cùng chuẩn xác.

Nhờ phương pháp thống kê thời gian suốt một đời, khi sinh thời Aleksandr Lyubishchev đã công bố 70 bộ tác phẩm học thuật, ngoài ra còn có các loại luận văn và tác phẩm chuyên ngành, tổng cộng ông đã viết hơn 500 trang giấy, tương đương với 12.500 trang bản thảo đánh máy.

Có thể thấy, ghi chép thời gian là việc làm hết sức cần thiết. Nếu không muốn lãng phí thời gian thì phải theo dõi thời gian biểu của mình, ý thức được bản thân đã tiêu tốn những giờ phút quý báu trong cuộc đời cho những việc gì. Bắt đầu từ hôm nay, lấy một tuần làm một chu kỳ, bạn hãy ghi chép thời gian một cách hệ thống để tìm ra “kẻ trộm thời gian”.

Bạn hãy thực hiện theo những bước sau:

Bước 1: Xác định những công việc cần làm trong một ngày

Trước khi tiến hành ghi chép, chúng ta cần xác định rõ những công việc cần hoàn thành trong một ngày.

Về cơ bản, việc cần làm trong ngày của mỗi người có thể phân chia thành: công việc, học tập, ngủ nghỉ, ăn uống, vệ sinh cá nhân, làm việc nhà, di chuyển, vận động, giải trí… Bạn có thể căn cứ vào cách phân loại này, kết hợp với tình hình thực tế của bản thân để có sự điều chỉnh phù hợp.

Khi ghi chép, để thuận tiện và cũng để bạn có thể kiên trì, tôi đề nghị số lượng công việc được vạch ra không vượt quá con số 10, cố gắng tích hợp các đầu việc với nhau. Ví dụ, bạn có thể sắp xếp ba việc đọc sách, viết lách, học tập vào hoạt động “trau dồi bản thân”, sắp xếp xem phim, lên mạng, mua sắm... vào hoạt động “giải trí”. Nếu việc dùng điện thoại chiếm tỉ lệ lớn thời gian của bạn, tôi gợi ý bạn nên liệt kê nó thành một hoạt động riêng rẽ.

Nếu đây là lần đầu tiên bạn tiếp xúc với “phương pháp ghi chép thời gian”, cách phân loại công việc phù hợp với bạn nên là: ngủ nghỉ, việc thường ngày (vệ sinh cá nhân, ăn mặc, trang điểm...), ăn uống, làm việc, trau dồi bản thân (đọc sách, học tập, viết lách...), việc cần làm (khám bệnh, tham dự hôn lễ, thăm người ốm...), giải trí (xem phim, dạo phố, chơi game, lên mạng...), dùng điện thoại, vận động, di chuyển.

Đương nhiên, bạn hoàn toàn có thể căn cứ vào tình hình thực tế của mình để tiến hành điều chỉnh, nhưng cần phải duy trì số lượng công việc trong khoảng 10 loại.

Bước 2: Ghi chép phải có khái quát và chi tiết

Ghi chép thời gian là công việc khá rườm rà và khô khan. Để đảm bảo bạn có thể kiên trì, tôi không đề nghị bạn tiến hành ghi chép chi tiết ngay từ đầu. Bởi bạn sẽ phát hiện ra rằng, có nhiều khoảng thời gia rất mơ hồ.

Ví dụ như thời gian vận động. Nhiều người có thói quen đến phòng thể hình là luyện tập ngay, vậy thì thời gian vận động của anh ta sẽ tính từ lúc anh ta đến phòng thể hình cho đến khi anh ta rời khỏi đó, hay là phải trừ đi thời gian anh ta thay đồ, vệ sinh cá nhân, nói chuyện với người khác?

Nếu anh ta chỉ ghi chép thời gian từ khi tới phòng thể hình đến khi rời khỏi đó, vậy thì đây chính là thời gian “ảo”. Trên thực tế, đúng là anh ta chỉ cần làm như vậy, vì có nhiều hoạt động không thể ghi chép chuẩn xác từng giây từng phút, chỉ cần biết đại khái khoảng thời gian là có thể nắm được thời gian biểu của bản thân.

Đương nhiên, đối với một số công việc có thể ghi chép thời gian “thực” như làm việc, học tập... chúng ta nên ghi chép thời gian “thực”.

Tóm lại, đừng để ghi chép trở thành gánh nặng của bạn. Đừng quá khắt khe với việc phải ghi lại chính xác từng giây từng phút, nên nắm được đâu là công việc cần chi tiết, đâu là công việc chỉ cần khái quát.

Bước 3: Ghi chép kịp thời, không được trì hoãn

Để đảm bảo tính chuẩn xác của việc ghi chép thời gian, chúng ta cần ghi chép khi bắt đầu xử lý một công việc hoặc khi công việc vừa kết thúc. Nếu chúng ta bỏ bẵng đi một thời gian, sau đó căn cứ vào trí nhớ để bổ sung, thì tỉ lệ sai lệch sẽ lớn. Đừng quên, trí nhớ sẽ lừa gạt chúng ta.

Do vậy, đảm bảo tính chân thực và giảm tỉ lệ sai sót trong ghi chép thời gian là việc hết sức quan trọng. Một khi sai số lớn hơn 15 phút, việc ghi chép hoàn toàn không có giá trị sử dụng.

Ví dụ, Tiểu Lệ bắt đầu thực hiện một công việc vào lúc 14 giờ 30 phút, vậy thì nên viết “Làm việc lúc 14:30” vào sổ tay ngay lập tức. Ngay khi kết thúc công việc vào lúc 15 giờ 30 cũng phải ghi lại mốc “Hoàn thành lúc 15:50”, chứ không phải là tạm gạt đi vì bận rộn giải quyết việc khác, đến 17 giờ mới nhớ lại xem trong khoảng thời gian dài kia mình đã làm gì.

Bước 4: Đừng câu nệ hình thức ghi chép

Sau khi nắm vững phương pháp cơ bản và những lưu ý khi ghi chép thời gian, chúng ta có thể tiến hành ghi chép trong vòng một tuần.

Bạn có thể lựa chọn ba phương thức sau để tiến hành ghi chép.

● Giấy và bút

Chuẩn bị một tờ giấy và một chiếc bút, ghi chép hai mốc thời gian bắt đầu và kết thúc một công việc và tổng thời gian tiêu tốn cho công việc này. Cuối ngày, bạn dành ra 10 phút để thống kê lượng thời gian đã dùng cho các công việc tương đồng, phân tích quá trình ghi chép thời gian của bản thân, tìm ra điểm yếu trong cách quản lý thời gian, từ đó cải thiện kỹ năng quan trọng này.

Ưu điểm: Giấy và bút là hai vật dụng dễ dàng mang theo bên người, giúp bạn có thể ghi chép bất cứ lúc nào.

Nhược điểm: Có thể khiến người khác chú ý, vì bạn cần lấy giấy, bút để ghi chép vào bất cứ lúc nào, ở bất cứ nơi đâu.

● Bảng biểu Excel

Chúng ta có thể tận dụng tính logic và tính phân loại của Excel để ghi chép thời gian. Chúng ta chỉ cần liệt kê các công việc vào các ô theo hàng ngang, rồi viết lại các mốc thời gian vào các ô theo cột dọc, khi tiến hành ghi chép thì chỉ cần đánh dấu X hoặc tô màu vào ô tương ứng.

Ưu điểm: Phân loại rõ ràng, có thể dùng màu sắc để phân biệt các công việc và các mốc thời gian.

Khuyết điểm: Việc ghi chép có thể bất tiện, cho dù trên máy tính hoặc điện thoại đều có thể sử dụng Excel nhưng vẫn cần thường xuyên đồng bộ hóa dữ liệu.

● Các ứng dụng trên điện thoại như aTimeLogger, Moment, Mr Time

Phương pháp ghi chép phù hợp nhất với thói quen sinh hoạt của người hiện đại chắc chắn là ghi chép bằng ứng dụng trên điện thoại. Ở mỗi hệ điều hành có khá nhiều ứng dụng phục vụ cho việc ghi chép thời gian, bạn hãy chọn lấy một ứng dụng mà mình thích, sau khi cài đặt là có thể ngay lập tức sử dụng. Kết thúc một ngày ghi chép, bạn có thể căn cứ vào biểu đồ trong ứng dụng để kiểm tra tỉ lệ phân chia thời gian cho các công việc. Một số ứng dụng còn có cả chức năng so sánh, đối chiếu.

Ưu điểm: Thuận tiện, nhanh gọn, có thể tiến hành bất cứ lúc nào, ở bất cứ nơi đâu, đồng thời có thể tự động đồng bộ bằng dịch vụ lưu trữ đám mây⁴, thuận lợi cho việc chỉnh lý, theo dõi và phân tích thời gian biểu.

⁴ Lưu trữ đám mây: Là một dịch vụ cho phép người dùng có thể lưu trữ, quản lý, chia sẻ, sao lưu các dữ liệu (hình ảnh, video, tập tin…) từ xa thông qua một thiết bị có kết nối Internet.

Khuyết điểm: Dễ bị các ứng dụng khác trên điện thoại làm xao nhãng.

Một số khó khăn trong quá trình ghi chép

● Luôn quên phải ghi chép

Trước hết, chúng ta thực sự phải có suy nghĩ thay đổi cách quản lý thời gian ở hiện tại, phải nhận thức được rằng chúng ta vô cùng bất mãn với thời gian, chúng ta muốn công việc và cuộc sống của mình có độ co giãn, chừng mực. Có suy nghĩ rõ ràng, chính xác mới là động lực để bạn thực hiện.

Khi đã hình thành ý thức, bộ não sẽ luôn nhắc nhở chúng ta tiến hành ghi chép, nhưng để dưỡng thành thói quen thì cần có thời gian. Ở giai đoạn đầu, chúng ta thường cần đến một mô hình đã được thiết lập để giúp củng cố bộ nhớ của đại não và cơ bắp. Bởi vậy, tôi kiến nghị bạn cài đặt một loạt báo thức để nhắc nhở bản thân về việc ghi chép.

Ví dụ, 9 giờ sáng bạn phải tham gia một cuộc họp, vậy thì đây là thời điểm đã được lên kế hoạch. Bạn có thể đặt báo thức lúc 8 giờ 50 phút để lưu ý bản thân phải kịp thời ghi lại mốc thời gian bắt đầu của công việc này.

Nếu bạn quên mất việc ghi chép, miễn là vẫn trong 15 phút kể từ khi công việc hoàn thành, bạn có thể căn cứ vào trí nhớ để hồi tưởng lại thời gian kết thúc, sau đó ghi lại. Như những gì tôi đã đề cập ở trên, chúng ta tuyệt đối không cho phép sai số quá 15 phút.

Nếu cách thời điểm kết thúc đã quá 15 phút, vậy thì mời bạn bỏ qua việc ghi chép về hoạt động này. Thà để trống thời gian, chứ không được ghi chép thời gian sai lệch.

● Thấy việc ghi chép thời gian không có ý nghĩa

Nhiều người cảm thấy việc ghi chép thời gian không mang lại lợi ích gì là bởi hoạt động ghi chép chỉ là sự bắt đầu. Cái chúng ta cần là những số liệu thu được sau khi tiến hành ghi chép trong một khoảng thời gian để phân tích thói quen của bản thân, từ đó cải thiện và nâng cao kỹ năng quản lý thời gian. Vậy làm thế nào để phân tích, mời bạn tiếp tục đọc nội dung ở phần sau.

Phân tích chính mình, làm chủ thời gian

Ghi chép chỉ là một quá trình, quan trọng nhất là phải căn cứ vào những số liệu thu thập được để tiến hành phân tích thói quen phân bổ thời gian của bản thân. Chỉ ghi chép mà không phân tích sẽ vừa tốn sức vừa lãng phí thời gian, chi bằng không làm. Phải nhớ rằng, chỉ cần việc ghi chép của bạn được tiến hành dựa trên tiêu chí chân thực và chuẩn xác, vậy thì tự phân tích thời gian ghi chép là việc làm hết sức quan trọng.

Bây giờ, tôi sẽ căn cứ vào 10 cách phân loại công việc thích hợp cho người mới thực hiện ghi chép mà tôi giới thiệu ở phần trên để tiến hành phân tích kết quả của một tuần ghi chép bằng ứng dụng aTimeLogger. Trong trường hợp bạn sử dụng công cụ ghi chép khác, phương thức phân tích cũng tương tự.

Sau một tuần ghi chép thời gian bằng hai ứng dụng là aTimeLogger và Mr Time, chúng ta có thể đối chiếu với biểu đồ tổng kết được ứng dụng thiết kế tự động để tiến hành phân tích.

aTimeLogger có ba loại biểu đồ: loại thứ nhất là bảng biểu liệt kê thời gian, loại thứ hai là biểu đồ tròn, loại thứ ba là biểu đồ khối màu.

Cá nhân tôi đề nghị bạn nên sử dụng biểu đồ tròn bởi nó có thể cài đặt các màu sắc khác nhau, có tự động ghi chú tỉ lệ phần trăm, giúp bạn nắm được thói quen phân bổ thời gian của bản thân một cách rõ ràng và dễ hiểu.

Nhìn thấy các biểu đồ này, có lẽ bạn sẽ cảm thấy rất ngạc nhiên. Sở dĩ chúng ta thường phải chịu đựng sự “áp bách” của thời gian cùng sự “tàn phá” của công việc và cuộc sống, là bởi chúng ta đã dành phần lớn thời gian cho những việc vô nghĩa. Hơn nữa, tỉ lệ phung phí thời gian cho một số việc vượt xa tưởng tượng của chúng ta.

Sau một tuần tiến hành ghi chép, tôi bất ngờ phát hiện ra rằng, thời gian mà tôi dành cho những việc cố định như vệ sinh cá nhân, ăn mặc, trang điểm,... lại đứng ở vị trí thứ ba, chỉ xếp sau thời gian ngủ nghỉ và làm việc. Thật khó tin! Bởi tôi sống một mình, chẳng mấy khi nấu nướng hay làm việc nhà, vậy mà trên thực tế tôi lại tiêu tốn nhiều thời gian cho những việc này như vậy.

Ngày trước, tôi đọc các nghiên cứu liên quan đến quản lý thời gian, trong đó có chỉ ra rằng, chúng ta phải bỏ ra rất nhiều thời gian cho những việc cá nhân, nhưng sau khi ghi chép lại một cách hệ thống, tôi mới nhận thức được điều này một cách rõ ràng.

Vậy thì chúng ta nên phân tích việc ghi chép thời gian như thế nào?

Bước 1: Tìm ra những việc “tiêu tốn thời gian cố định” trong ngày

Đó là những hoạt động hàng ngày như ngủ nghỉ, ăn uống, vệ sinh cá nhân, trang điểm, làm việc nhà, di chuyển,...

Bước 2: Phân tích những việc “tiêu tốn thời gian cố định” chiếm thời gian của bạn như thế nào

Ví dụ, đối với một người trưởng thành, thời gian ngủ mỗi tối vào khoảng 6-7 tiếng, thời gian ngủ trưa vào khoảng 20-40 phút là hợp lý. Bạn có thể kiểm tra xem thời gian ngủ nghỉ của mình liệu có quá dài hay không.

Tiếp theo, phải kiểm tra xem thời gian bạn tiêu tốn cho các việc cá nhân thường ngày (như vệ sinh cá nhân, ăn mặc, trang điểm...) liệu có chiếm tỉ lệ quá lớn trong quỹ thời gian của bạn. Nếu trong một ngày, bạn dành hơn 3 tiếng để làm những việc này, vậy bạn buộc phải nghĩ xem nguyên nhân gây ra tình trạng này là gì. Nếu ngày nào bạn cũng phải làm việc nhà, thì bạn hãy phân tích xem liệu thời gian mình dành cho nó có quá nhiều hay không và có thể rút ngắn hay không.

Bước 3: Phân tích thời gian cho công việc và các hoạt động rèn luyện bản thân

Các hoạt động rèn luyện bản thân là làm việc, trau dồi bản thân (đọc sách, học tập, viết lách...), thể dục thể thao. Chúng đều có ích, có tác dụng tích cực đối với chúng ta. Thời gian chúng ta dành cho việc trau dồi bản thân và thể dục thể thao càng nhiều, thì lợi ích lâu dài cũng càng lớn.

Trong phần lớn các trường hợp, bạn sẽ phát hiện ra rằng thời gian làm việc thuần túy của bạn ngắn hơn bạn tưởng tượng. Bởi trong 8 tiếng có mặt ở công ty, bạn không chỉ giải quyết công việc, có thể bạn sẽ tán gẫu với đồng nghiệp, lướt mạng, nghịch điện thoại, đến phòng nghỉ pha tách cà phê,… những hoạt động này đều sẽ chiếm dụng tổng thời gian làm việc của bạn. Nếu thời gian làm việc thuần túy của bạn ít hơn hoặc bằng 3 tiếng đồng hồ, tôi cho rằng bạn cần phải suy xét xem rốt cuộc bản thân có nghiêm túc làm việc hay không. Bạn có bị luống cuống tay chân khi làm việc không? Bạn có thường xuyên dồn đống công việc đến phút cuối cùng mới bắt tay vào làm?

Tiếp theo, chúng ta cùng xem tỉ lệ thời gian của việc rèn luyện bản phân (đọc sách, học tập, viết lách...) và thể dục thể thao.

Phải chăng thời gian dành cho hai loại công việc này không tiêu tốn quá nhiều giờ đồng hồ của bạn?

Phải chăng là vô cùng ít ỏi, hoặc về cơ bản là không có hay không?

Trong thời gian ngắn, hiệu quả mà hai loại công việc này mang lại đều không rõ rệt, nhưng lại có ảnh hưởng vô cùng quan trọng đến sự phát triển lâu dài của bạn. Bởi vậy, chúng đáng nhận được sự đầu tư thích đáng. Nếu chúng chiếm tỉ lệ quá ít trong quỹ thời gian của bạn, bạn có thể căn cứ vào tình hình thực tế của mình để tăng lượng thời gian dành cho chúng.

Bước 4: Phân tích thời gian dành cho giải trí

Thông thường, xem phim, dạo phố, chơi game, lướt mạng, nghịch điện thoại... là các hoạt động chiếm dụng rất nhiều thời gian của hầu hết chúng ta.

Ví dụ, thời gian bạn xem một bộ phim tại rạp cộng với thời gian bạn di chuyển giữ rạp chiếu phim và nhà có thể lên tới hơn 3 tiếng đồng hồ. Hoặc có một số fan hâm mộ trung thành của phim điện ảnh Hàn Quốc thậm chí đã dành cả ngày để “cày” phim không ngừng nghỉ.

Hay các hoạt động dạo phố, chơi game, nghịch điện thoại... cũng là những việc dễ “ngốn” thời gian của bạn. Nếu giải trí đứng trong top 5 những việc chiếm dụng phần lớn quỹ thời gian trong ngày của bạn, vậy thì đã đến lúc bạn phải nhìn lại bản thân mình. Điều này chứng tỏ rằng trong một ngày, bạn đã làm rất nhiều việc vô nghĩa.

Vậy thì, việc học cách quản lý thời gian đối với bạn là điều hết sức gấp rút. Dốc hết khả năng loại bỏ những hoạt động không đem lại lợi ích gì trên thời gian biểu hoặc rút ngắn tối đa thời gian dành cho chúng là việc bạn phải làm ngay lập tức.

Bước 5: Phân tích thời gian dành những công việc phải làm

Đến đây, về cơ bản thời gian phân bổ cho các công việc của một ngày đều đã được chúng ta nghiên cứu kỹ càng, còn lại chính là những việc phải làm (khám bệnh, tham dự lễ cưới...). Đây là những công việc không thể bỏ.

Ví dụ bạn bị ốm, cho dù bạn không muốn thì cũng phải đến bệnh viện để khám; hay đám cưới của người quen, hoạt động xã giao ở công ty,... cũng là những sự kiện không thể vắng mặt. Bạn chỉ cần thống kê lượng thời gian dành cho những công việc này, không cần chú tâm đến việc giảm tỉ lệ của chúng.

Bước 6: Công việc nào ta có thể loại bỏ hoặc giao phó cho người khác

Sau khi phân tích thói quen phân bổ thời gian của bản thân, trước tiên bạn phải suy nghĩ xem làm thế nào để loại bỏ những việc lãng phí thời gian như nghịch điện thoại, lên mạng, “cày” phim... ra khỏi cuộc sống của mình. Thứ hai, phải tìm xem đâu là công việc có thể giao phó cho người khác mà không gây ra ảnh hưởng tiêu cực. Nếu có thể làm vậy bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian cho bản thân.

Ví dụ, bạn có thể gọi đồ ăn ngoài mà không cần phải bỏ thời gian ra nấu nướng. Cuối cùng, nghiêm túc thống kê xem trong một ngày, có bao nhiêu thời gian mà bạn có thể tự do kiểm soát, sau đó vận dụng “vũ khí sắc bén” trong quản lý thời gian được giới thiệu ở phần sau cuốn sách để sử dụng tối đa những giờ phút quý giá này.

Đến đây, tôi tin là bạn đã có hiểu biết sơ bộ về thói quen phân bổ thời gian của bản thân cùng với những điểm cần cải thiện. Sau khi nghiêm túc ghi chép thời gian trong một thời hạn nhất định, bạn phải tiếp tục ghi chép hay có thể dừng lại? Cá nhân tôi cho rằng có thể tiếp tục ghi chép, nhưng phải chú ý, đừng để hoạt động này trói buộc bản thân bạn.

Trên thực tế, chỉ cần ghi chép một cách hệ thống trong một thời hạn nhất định (thời gian chúng ta tạm đặt ra là một tuần), căn cứ vào tỉ lệ phân chia thời gian trong mỗi ngày, chúng ta có thể biết được tình trạng hiện tại của thói quen phân chia thời gian. Từ đó điều chỉnh trạng thái làm việc và sinh hoạt, nhằm đạt được mục tiêu mà bản thân đã đề ra.

Song, chúng ta có thể không cần quá khắt khe về việc theo dõi thời gian nữa. Bởi lúc này, chúng ta đã hiểu rõ thói quen phân bổ thời gian mỗi ngày của bản thân, biết được mỗi phút mỗi giây mình đã dùng vào việc gì. Nhưng tại sao tôi lại đề nghị bạn tiếp tục ghi chép sau một tuần thử nghiệm? Bởi để dưỡng thành một thói quen cần ít nhất 28 ngày và thời gian một tuần là không đủ để đại não hình thành phản xạ tư duy về thời gian, mà chỉ đủ cho chúng ta nắm được một cách khái quát về thói quen của bản thân. Vì thế, bạn có thể tiếp tục ghi chép trong một vài tuần, cho đến khi cảm thấy đã hiểu rõ thời gian biểu hàng ngày của bản thân, là có thể dần dần dừng ghi chép.

Bất kể là phân tích việc ghi chép thời gian hay là quản lý thời gian, đều là quá trình cần thực hiện lâu dài, không thể nhìn thấy hiệu quả ngay tức thì. Trong quá trình này, có thể bạn sẽ cảm thấy phiền toái và vô vị. Nhưng chỉ cần bạn kiên trì, chắc chắn bạn sẽ cải thiện được bản thân, chắc chắn một ngày sẽ làm chủ được thời gian của mình.