Các chuyến thăm viếng của Hoàng gia/Chính phủ tương đối hiếm hoi, nhưng lại đòi hỏi một kế hoạch chuẩn bị thật tỉ mỉ đến từng chi tiết. Loại sự kiện này thường có rất nhiều quy mô và hình thức, tùy vào mục đích và địa vị của người thăm viếng, và sẽ có một số thủ tục nhất định cần tuân thủ. Đặc biệt, với sự kiện này, vấn đề an ninh là một yếu tố cực kỳ quan trọng và chiếm phần lớn sự quan tâm của ban tổ chức.
NÊN MỜI NHỮNG VỊ KHÁCH NÀO?
Bạn cần biết nhân vật nào của Hoàng gia/Chính phủ là thích hợp nhất cho tổ chức của mình. Mỗi nhân vật sẽ có những mối quan tâm riêng, cũng như sẽ ủng hộ những hoạt động từ thiện và sự nghiệp khác nhau. Hãy liên lạc với những giới chức địa phương hoặc liên quan để có các lời khuyên thích hợp. Họ cũng sẽ cho bạn biết các thủ tục cần thiết để mời người của Hoàng gia.
THỜI GIAN BIỂU
1. Khoảng sáu tháng trước khi cuộc viếng thăm diễn ra, hãy viết thư cho thư ký riêng của nhân vật quan trọng có liên quan để nêu rõ đề nghị của mình. Nếu lời mời của bạn được chấp nhận thì bạn đã có thể bắt đầu lên chương trình phác thảo với các mốc thời gian cụ thể. Bạn cũng có thể triển khai một số công việc có liên quan trước (ví dụ: ai sẽ tham gia vào sự kiện, khi nào, ở đâu).
2. Hãy gởi chương trình phác thảo cho cơ quan đại diện Hoàng gia/Chính phủ để họ xem xét. Việc phê duyệt có thể phải mất đến một vài tháng.
3. Điều chỉnh chương trình nếu cần thiết. Gởi lại để được chấp thuận.
4. Hoàn thiện chương trình và gởi cho cơ quan đại diện Hoàng gia/Chính phủ. Nên dự phòng cho những thay đổi bất ngờ.
5. Nộp danh sách những người sẽ tham gia buổi đón tiếp: điều này phục vụ cho công tác an ninh và bản tóm tắt công việc.
6. Liên hệ với cơ quan cảnh sát để sắp xếp việc bảo vệ an ninh cuối cùng.
7. Ai sẽ đến thăm? Hãy thu thập các chi tiết về đoàn người đến thăm cùng với nhân vật quan trọng.
8. Trao tặng những gì? Ai sẽ tặng hoa? Đã đặt hoa trước chưa? Nhân vật quan trọng đến thăm tổ chức của bạn có sở thích gì đặc biệt không?
9. Hãy thông báo cho giới truyền thông nếu họ chưa nắm được những thông tin về chuyến viếng thăm. Chuẩn bị các bản thông cáo báo chí chuyển cho giới truyền thông (thông thường việc này sẽ được phối hợp bởi cơ quan đại diện Hoàng gia/Chính phủ).
Trước ngày diễn ra chuyến thăm viếng
Hãy yêu cầu xác nhận lại thời gian khách đến tại địa điểm của bạn cùng những chi tiết khác như phương tiện di chuyển của đoàn người, số lượng cảnh sát hộ tống... Lực lượng cảnh sát thường sẽ sắp xếp một số biện pháp an ninh giúp bạn.
Vào ngày viếng thăm và vấn đề an ninh
Thường sẽ có một đoàn người hộ tống Hoàng gia/Chính phủ do lực lượng cảnh sát địa phương phái đến, ngoài những vệ sĩ riêng của nhân vật quan trọng. Thông qua những người này, bạn có thể biết được những báo cáo mới nhất về hành trình của vị khách; và họ sẽ là những người dọn đường đi cho đoàn khách nếu bị giới truyền thông cản trở.