Một báo cáo bằng văn bản phải luôn:
- Chấp nhận được, nghĩa là được trình bày lưu loát.
- Dễ hiểu với những câu và đoạn ngắn. Tránh sử dụng biệt ngữ, hoặc nếu có thì phải đi kèm giải thích cụ thể.
- Đúng thực tế nhưng có phong cách riêng (xem thêm phần phong cách nội bộ ở chương 14).
- Tư duy lôgic, tức là các nội dung thông tin được sắp xếp hợp lý trong bản báo cáo, có thể xác định nhanh chóng và dễ dàng.
- Ngắn gọn, súc tích bằng cách sử dụng câu và đoạn ngắn.
- Sẽ rất hữu ích nếu bạn mở đầu bằng một phần tóm tắt và kết thúc với những đề xuất cụ thể.
BỐ CỤC
Khi viết báo cáo, bạn nên trình bày theo một hệ thống thống nhất cho tất cả những đoạn và tiểu đoạn nhằm tạo điều kiện dễ dàng khi cần tham chiếu:
1. Đoạn:
1.1 Tiểu đoạn
1.1.1 Chi tiết
Luôn nhớ đánh dấu số trang và ước tính chi phí nếu có. Có thể sử dụng những bản phụ lục riêng nếu cần thiết.