Nguyên tắc 28Hoàn thành kế hoạch

Nếu một chiếc bàn bừa bộn là dấu hiệu của suy nghĩ lộn xộn thì chiếc bàn ngăn nắp có ý nghĩa gì?

LAURENCE J. PETER

Nhà giáo và nhà văn người Mỹ

Cùng nhìn vào biểu đồ trên. Nó được gọi là Chu Kỳ Của Sự Hoàn Thành. Mỗi bước - quyết định, lập kế hoạch, bắt đầu, tiếp tục, kết thúc và hoàn thành - đều không thể thiếu để đạt tới thành công, đạt được kết quả như mong muốn, để kết thúc. Bao nhiêu người trong số chúng ta không bao giờ hoàn thành? Chúng ta thường trải qua hầu hết các bước cho tới khi kết thúc - nhưng chúng ta lại thường bỏ quên điều cuối cùng.

Đã có khi nào trong cuộc đời, bạn cho qua một kế hoạch đang dang dở hay thất bại trong việc kết thúc quan hệ với ai đó? Nếu bạn không hoàn thành xong những việc trong quá khứ, bạn không thể thoải mái theo đuổi những mục tiêu trong hiện tại.

KHÔNG HOÀN THÀNH CÔNG VIỆC CÓ THỂ LẤY ĐI NHỮNG “ĐƠN VỊ CHÚ Ý” GIÁ TRỊ CỦA BẠN

Khi bạn bắt đầu thực hiện một dự án, đạt được một thỏa thuận hay khi cần thay đổi bản thân, mọi việc sẽ được đưa vào trí nhớ và chiếm lấy các “đơn vị chú ý” của bạn. Chúng ta có thể đặt sự chú ý vào nhiều thứ tại cùng một thời điểm. Nhưng những lời hứa, các thỏa thuận hay những việc được liệt kê trong danh sách công việc của bạn sẽ khiến bạn dành ít “đơn vị chú ý” hơn để hoàn thành công việc hiện tại hay tạo ra các cơ hội trong cuộc đời.

Vậy tại sao con người lại không hoàn thành công việc? Thông thường, sự dở dang đó rơi vào các lĩnh vực mà chúng ta không biết rõ hay chúng ta gặp phải những rào cản tâm lý và cảm xúc.

Ví dụ, bạn có nhiều kế hoạch, nhiệm vụ, yêu cầu hay nhiều thứ khác mà bạn không muốn làm nhưng bạn lại sợ bị cho là một người không tốt. Vì vậy, bạn không dám trả lời “không”. Trong khi đó, lượng giấy tờ chất đống trên bàn khiến bạn rối bời. Có những tình huống mà bạn phải ra một quyết định khó khăn và không mấy dễ chịu. Nhưng thà làm việc đó còn hơn là để những công việc dở dang tích tụ lại.

Đôi khi, chúng ta không hoàn thành công việc bởi vì không có những kiến thức, chuyên môn thích hợp để làm những nhiệm vụ đó. Cũng có thể, làm việc dở dang là một thói quen xấu của một số người.

HÌNH THÀNH Ý THỨC HOÀN THÀNH CÔNG VIỆC

Hãy luôn tự hỏi mình: Cần phải làm gì để hoàn thành nhiệm vụ này? Sau đó, bạn bắt đầu thực hiện các bước tiếp theo để chuẩn bị xong tài liệu, gửi thư theo mẫu yêu cầu, hay báo cáo bản kế hoạch đã xong xuôi cho sếp. Một sự thực là 20 việc được làm hoàn hảo sẽ tốt hơn là 50 việc mới chỉ xong một nửa. Ví dụ, một cuốn sách đã viết xong có thể xuất bản và ảnh hưởng lớn hơn là 13 cuốn sách còn đang được viết. Bạn bắt đầu ba kế hoạch và hoàn thành tốt chúng sẽ tốt hơn là thực hiện dang dở 15 kế hoạch khác nhau.

BỐN CÁCH ĐỂ HOÀN THÀNH

Trong các lớp học quản lý thời gian chúng ta đã từng được học nguyên tắc: Thực hiện ngay, giao phó, hoãn lại hay bỏ qua. Đây cũng là một phương pháp để thực hiện các công việc trong danh sách những việc bạn cần làm. Khi bạn cầm một tờ giấy lên, hãy quyết định xem lúc nào, ở đâu bạn thực hiện một việc, hay bạn có nên làm việc đó không. Nếu không thể, hãy bỏ qua nó. Nếu công việc đó chỉ kéo dài khoảng 10 phút, hãy làm ngay. Nếu bạn muốn chính mình thực hiện việc này, nhưng nó lại chiếm nhiều thời gian, hãy hoãn nó lại sau. Nếu bạn không thể tự làm việc đó hay bạn không có thời gian, hãy giao nó cho người mà bạn tin tưởng có thể hoàn thành tốt công việc này. Chắc chắn rằng sau khi hoàn thành, người bạn giao phó sẽ báo cáo lại để bạn biết mọi việc đã xong xuôi.

TẠO DỰNG KHÔNG GIAN CHO NHỮNG ĐIỀU MỚI

Ngoài thói quen thực hiện công việc dở dang, thiếu chỉnh chu, hầu hết các gia đình đều kêu rằng nhà họ quá bừa bộn, nào là giấy, quần áo cũ, đồ chơi cũ, đồ đạc cá nhân không dùng đến, những vật dụng hỏng, không cần thiết. Ở Mỹ, ngành kinh doanh nhà kho mini đã xuất hiện để giúp các gia đình và các công ty nhỏ gửi những đồ đạc mà họ không thể chứa được trong nhà hay văn phòng của mình.

Nhưng chúng ta có thực sự cần những nhà kho kiểu này? Câu trả lời là không.

Một trong những cách để giải phóng các “đơn vị chú ý” là hãy tạo ra môi trường sống và làm việc không có gánh nặng của sự bừa bộn này. Khi bạn bỏ đi những thứ cũ, bạn sẽ tạo ra không gian để chứa đựng những điều mới.

Hãy nhìn vào tủ quần áo của bạn làm ví dụ. Nếu bạn không thể nhét thêm một bộ quần áo nào vào đó - hay rất khó khăn để lấy ra một chiếc áo sơmi hoặc một chiếc váy - thì đó chính là lý do khiến bạn không mua thêm những bộ mới. Chẳng thể nhét chúng vào đâu nữa. Bạn hãy vứt bớt những bộ trang phục nào mà không được mặc đến trong suốt sáu tháng qua (trừ khi là các bộ trang phục lễ hội hay những vật kỷ niệm.)

Nếu bạn muốn có thêm những điều mới trong cuộc đời, bạn phải dành một không gian cho chúng. Ý tôi là không gian cả về mặt vật lý cũng như tâm lý.

Nếu bạn muốn có một người bạn trai mới, bạn phải quên đi (tha thứ và ngừng nhớ đến) người đàn ông mà bạn đã chia tay cách đây 5 năm. Bởi nếu không, khi một người con trai khác gặp bạn, anh ta sẽ nghĩ rằng: “Cô gái này yêu một người khác. Cô ấy sẽ không đi chơi với mình đâu.”

Người bạn tốt Martin Rutte của tôi từng nói với tôi rằng khi nào anh muốn bắt đầu một vụ làm ăn mới, anh sẽ dọn sạch toàn bộ văn phòng, nhà cửa, ô tô và gara. Mỗi lần anh làm việc đó, anh đều nhận được các cuộc gọi và các lá thư yêu cầu được làm việc cùng anh. Một số người khác thì cho rằng việc dọn sạch mọi thứ sẽ giúp họ xác định rõ ràng hơn khó khăn, thử thách, cơ hội và các mối quan hệ.

Việc chúng ta không thể bỏ đi những mớ hỗn độn và những thứ không cần thiết đồng nghĩa với việc chúng ta không tin rằng chúng ta có đủ khả năng cần thiết để có được những điều mới mẻ trong cuộc đời. Sự dở dang như thế khiến ta không thấy được các cơ hội xuất hiện. Chúng ta cần hoàn thành quá khứ để hiện tại xuất hiện rõ ràng và đầy đủ hơn.

25 CÁCH HOÀN THÀNH MỌI VIỆC TRƯỚC KHI CHUYỂN SANG LÀM VIỆC KHÁC

Bạn cần làm những gì để hoàn thành công việc, từ bỏ hay giao nó cho người khác để chuyển sang thực hiện những nhiệm vụ mới? Hãy dựa vào danh sách sau đây để bạn liệt kê các việc cần làm và cách thực hiện chúng.

Mỗi lần, bạn hãy chọn ra bốn nhiệm vụ và hoàn thành chúng. Hãy chọn những việc mà sau khi hoàn thành, bạn sẽ giải phóng cho mình được rất nhiều năng lượng, thời gian và không gian - không kể đó là không gian vật lý hay tinh thần.

Tôi khuyên bạn hoàn thành ít nhất một việc dở dang của mình mỗi quý. Nếu bạn thực sự muốn làm điều này, hãy dành ra hai ngày cuối tuần để thực hiện càng nhiều càng tốt những việc trong danh sách sau.

ĐIỀU GÌ CHỌC TỨC BẠN?

Cũng giống như việc không hoàn thành công việc, những điều làm bạn khó chịu hàng ngày góp phần phá hỏng thành công của bạn, vì chúng cũng lấy đi các “đơn vị chú ý”. Có thể, nó chỉ là chiếc áo ưa thích bị đứt cúc khiến bạn không thể mặc nó tới dự cuộc họp quan trọng. Hay là lỗ thủng ở cửa ra vào làm cho côn trùng bay vào nhà mỗi tối. Một trong những cách tốt nhất để bạn nhanh chóng đạt được thành công là hãy vứt bỏ, thay thế hay sửa chữa những yếu tố làm phiền bạn mỗi ngày.

Talane Miedaner, tác giả cuốn Coach Yourself to Success, khuyên bạn nên kiểm tra từng phòng trong nhà, gara và các nơi khác để tìm ra những thứ khiến bạn bực mình và “kiểm soát” chúng. Tất nhiên là chúng chẳng gây nguy hại hay đe dọa trực tiếp tới đời sống và công việc của bạn. Nhưng mỗi lần chúng khiến bạn chú ý, bạn sẽ mất đi sự tập trung. Nó sẽ khiến sinh lực của bạn giảm sút đáng kể.