Nguyên tắc 42Hãy biết nói không!

Đừng để bản thân bị khủng hoảng bởi mong đợi của những người khác về bạn.

SUE PATTON THOELE

Tác giả cuốn The Courage to be yourself

Thế giới ngày càng cạnh tranh và càng có quá nhiều điều cuốn hút. Mỗi ngày, bạn phải tập trung nhiều hơn chỉ để hoàn thành công việc thường ngày và theo đuổi các mục tiêu dài hạn. Nhờ sự bùng nổ của công nghệ thông tin, chúng ta ngày càng có nhiều cơ hội tiếp xúc với nhiều người hơn bao giờ hết. Những người hoàn toàn xa lạ có thể liên lạc với bạn qua điện thoại, máy nhắn tin, máy fax, thư từ và e-mail. Họ có thể gửi e-mail và tin nhắn cho bạn khi ở nhà, ở nơi làm việc và qua cả máy tính xách tay của bạn. Nếu bạn không có mặt thì họ có thể để lại tin nhắn trên bàn làm việc hoặc dưới hình thức thư thoại. Nếu bạn có ở đó, họ sẽ làm gián đoạn bạn bằng tín hiệu cuộc gọi đang chờ. Con cái bạn muốn được bạn chở đi chơi hay muốn mượn xe ô tô của bạn, đồng nghiệp muốn bạn đóng góp vào các dự án không thuộc trách nhiệm của bạn, sếp muốn bạn làm ngoài giờ để hoàn thành nốt bản báo cáo, chị gái bạn muốn bạn đưa các cháu đi chơi cuối tuần, trường học của lũ trẻ muốn bạn nướng bốn tá bánh để kỉ niệm ngày hiến chương các nhà giáo và làm tài xế cho chuyến đi nghiên cứu thực tế của sinh viên trong tuần tới, mẹ bạn muốn bạn ghé qua nhà và sửa lại tấm cửa chắn, người bạn thân nhất muốn tâm sự với bạn về chuyện ly dị sắp xảy ra của anh ta, tổ chức từ thiện địa phương muốn bạn làm chủ tọa cho buổi họp hàng năm, người hàng xóm muốn mượn bạn chiếc xe tải để chở gỗ xây nhà mua từ kho vật liệu gia đình. Và vô số những người tiếp thị qua điện thoại muốn mời bạn đặt mua báo địa phương, đóng góp vì sự sạch sẽ và trong lành của môi trường hoang dã tại khu vực gần đó, hoặc chuyển tất cả các món nợ thẻ tín dụng của bạn sang thẻ mới của họ. Ngay cả thú vật nuôi của bạn cũng kêu gào đòi được chăm sóc nhiều hơn.

Chúng ta phải chịu đựng sự quá tải về công việc- đảm nhận nhiều trọng trách hơn mức chúng ta có thể làm một cách thoải mái với mong muốn tạo ấn tượng tốt, dẫn đầu và đáp ứng được sự mong đợi từ những người khác. Trong khi đó, các ưu tiên hàng đầu của chúng ta không được giải quyết.

Để đạt được mục tiêu và tạo dựng được cuộc sống như mình mong muốn, bạn sẽ phải biết cách nói không với tất cả những người và những việc khiến bạn bị sao nhãng, nếu không họ sẽ chiếm hết thời gian của bạn. Những người thành công biết cách nói không mà không cảm thấy tội lỗi.

KHÔNG CHỈ BIẾT GIAO VIỆC MÀ CÒN BIẾT HẠN CHẾ SỐ LƯỢNG CÔNG VIỆC!

Nếu bạn muốn nâng cao hiệu quả và thu nhập cũng như số ngày nghỉ ngơi của mình thì bạn sẽ phải từ chối một số yêu cầu và giảm bớt những việc làm tiêu tốn thời gian mà không mang lại hiệu quả cao.

Bạn phải sắp xếp công việc sao cho mình tập trung được toàn bộ thời gian, sức lực và các nguồn lực khác vào các dự án, cơ hội và những người sẽ mang lại cho bạn phần thưởng xứng đáng với nỗ lực bạn bỏ ra. Bạn phải tạo ra ranh giới rõ ràng giữa việc bạn sẽ làm và không làm.

Hãy bắt đầu bằng việc tạo ra các danh mục công việc mà Jim Collins - tác giả cuốn From Good to Great gọi là “phải từ bỏ”. Phần lớn chúng ta là người bận rộn nhưng lại không có tính kỉ luật. Chúng ta năng động nhưng lại không tập trung. Chúng ta luôn thay đổi nhưng không phải lúc nào cũng đi đúng hướng. Bằng việc lập danh sách các việc phải từ bỏ và những việc cần làm, bạn sẽ có được tính kỉ luật và khả năng tập trung.

Hãy lập danh mục các việc cần phải từ bỏ càng sớm càng tốt. Sau đó, viết ra các quy tắc. Con người thường tuân theo các quy tắc và họ sẽ tôn trọng bạn hơn vì họ hiểu rõ những điều mà bạn sẽ không làm. Ví dụ, đối với tôi, nguyên tắc của danh mục “những việc không làm” ở khía cạnh cá nhân là:

Xét trên phương diện kinh doanh thì các nguyên tắc này như sau:

HÃY XEM XÉT VIỆC TỪ BỎ ĐIỆN THOẠI DI ĐỘNG VÀ E-MAIL

Ngày nay, nhiều người đã nhanh chóng tìm lại quyền kiểm soát cuộc sống của chính mình bằng cách từ bỏ điện thoại di động và e-mail. Người ta cho rằng cách mạng khoa học sẽ làm cho cuộc sống con người dễ dàng hơn. Nhưng gần một thập kỷ kể từ khi e-mail được phổ biến rộng rãi và mọi người đều có thể mua được điện thoại thì phần lớn chúng ta ngập trong những e-mai không quan trọng, chưa kể các thư rác.

Nhiều doanh nhân mà tôi biết mất từ ba đến bốn giờ mỗi ngày chỉ để trả lời e-mail. Tôi cũng từng là một người trong số họ. Hiện tại, trợ lý kiểm tra hòm thư của tôi và thông báo cho tôi về những e-mail quan trọng cần trả lời (thường không quá năm e-mail mỗi ngày).

Những người khác thậm chí không thể đi mua sắm, ăn tối ở ngoài hoặc đi nghỉ mát mà không tắt điện thoại ít nhất vài lần. Đây là xu hướng chung trên toàn thế giới. Tôi vẫn có thể mang điện thoại theo nhưng chỉ bật máy để gọi đi.

Do điện thoại và e-mail là phương tiện liên lạc tức thì nên chúng tạo ra sự mong đợi được hồi đáp ngay. Những người có số điện thoại của bạn biết rằng họ có thể liên lạc với bạn ngay tức khắc để tìm kiếm sự trợ giúp khi cần. E-mail có thể được gửi đi trong vòng vài phút nên họ hi vọng bạn trả lời thư trong khoảng thời gian tương tự.

Khi bạn cho ai đó số điện thoại hay địa chỉ e-mail thì điều này ngụ ý bạn cho phép họ tìm kiếm sự hồi đáp hay giúp đỡ tức thì từ bạn. Nhưng hãy tưởng tượng bạn sẽ có nhiều thời gian và kiểm soát cuộc sống tốt hơn nên nếu hàng ngày không phải đọc hàng tá e-mail vặt vãnh hay trả lời tất cả những nhu cầu cấp thiết khác.

Tuần trước, tôi đi ăn trưa với bốn lãnh đạo cấp cao của một nhà xuất bản lớn. Tất cả họ đều phàn nàn về số lượng e-mail lớn mà họ nhận được mỗi ngày - khoảng 150 e-mail và phần lớn đều là e-mail trong nội bộ công ty.

Khi tôi hỏi họ về mức độ quan trọng của những e-mail đó đối với công việc thì câu trả lời là từ 10% đến 20%. Khi tôi hỏi bốn lãnh đạo này tại sao không đề nghị mọi người tách họ ra khỏi danh sách người nhận, họ trả lời họ sợ làm tổn thương người khác. Dường như họ muốn chấp nhận chịu đựng hơn là giải quyết vấn đề. Hãy nghĩ về hậu quả của việc không nói ra sự thật và thay đổi. Nếu họ giảm được lượng e-mail không cần thiết xuống một nửa thì họ sẽ tiết kiệm được 90 phút trong ngày làm việc, tương đương 375 giờ hay chín tuần làm việc (mỗi tuần 40 giờ) trong một năm. Như thế, bạn sẽ có thêm hai tháng quý giá. Điều này có đáng để một vài người buồn bã trong vài ngày?

Barry Spilchuk, bạn thân và cũng là đồng tác giả cuốn A Cup of Chicken soup for The Soul gần đây đã gửi e-mail yêu cầu mọi người không chuyển tiếp các e-mail, bài thơ hay các tài liệu khác về tình cảm vào hòm thư của mình. (Anh cũng xin lỗi vì đã gửi thư hàng loạt cho mọi người!). Nếu Barry có thể làm thế thì bạn cũng có thể làm như vậy.

NẾU TỪ CHỐI LÀ VIỆC RẤT CẦN THIẾT THÌ TẠI SAO LẠI KHÓ KHĂN ĐẾN VẬY?

Tại sao chúng ta cảm thấy khó từ chối những yêu cầu của người khác? Khi còn nhỏ, nhiều người trong chúng ta học được rằng không là câu trả lời không thể chấp nhận được. Câu trả lời với từ không là nguồn gốc của sự vô kỉ luật. Khi lớn lên đi làm, không có thể là nguyên nhân cho sự đánh giá kém hay không thể thăng tiến trong tổ chức.

Tuy nhiên, những người thành công thường xuyên nói không với các dự án, những thời hạn điên rồ, những thứ tự ưu tiên chưa rõ ràng và những lời phàn nàn, yêu cầu của những người khác. Thực tế, họ quan niệm lời từ chối cũng quan trọng, nên cần nói không lúc cần thiết.

Có những người từ chối nhưng sẽ chỉ đường dẫn lối giúp bạn tìm kiếm sự giúp đỡ từ người khác. Tuy nhiên, có những người sẽ viện cớ thời gian, trách nhiệm gia đình, các thời hạn công việc và thậm chí là tình hình tài chính để thoái thác các yêu cầu của bạn. Trong công việc, những người thành đạt thường tìm ra đối sách với các tình trạng khẩn cấp lặp đi lặp lại của đồng nghiệp thay vì trở thành nạn nhân của tính vô tổ chức và quản lý thời gian kém cỏi của người khác.

“ĐIỀU NÀY LÀ VÌ TÔI NHƯNG CŨNG KHÔNG PHẢI CHỐNG LẠI BẠN”

Câu trả lời hữu hiệu khi từ chối các yêu cầu làm mất nhiều thời gian của bạn là “Điều này không chống lại bạn mà là vì tôi”.

Khi chủ tịch hội phụ huynh kêu gọi bạn đóng góp cho phong trào gây dựng quỹ vào ngày cuối tuần, bạn có thể nói: “Tôi muốn ngài biết rằng, điều tôi sắp nói không có nghĩa là phản đối ngài hay công việc ngài đang thực hiện. Tôi biết đây là một việc làm có ý nghĩa nhưng gần đây tôi nhận ra rằng, tôi đã quá bận rộn với công việc. Vì thế, mặc dù tôi ủng hộ chương trình của ngài nhưng thực tế tôi đã hứa dành nhiều thời gian hơn cho gia đình. Điều này không có nghĩa là phản đối ngài mà là vì chúng tôi”. Ít người có thể nổi cáu với bạn khi bạn cam kết và thực hiện một lời hứa to lớn hơn. Thực tế, họ sẽ tôn trọng sự thẳng thắn và nghị lực của bạn.

Có nhiều bí quyết hay bạn có thể học hỏi để nói lời từ chối mà không cảm thấy tội lỗi. Tôi khuyên bạn nên đọc một trong số các quyển sách giải quyết vấn đề này một cách sâu sắc hơn những điều tôi đề cập ở đây. Đó là cuốn When I say no, I feel Guilty của tác giả Manuel Smith và cuốn How to say No without Feeling Guilty của tác giả Patti Breitman và Connie Hatch.