Chương 3Khởi nghiệp kinh doanh cho đồng bào Tây Bắc thông qua chuỗi cung ứng

Vùng Tây Bắc có tiềm năng về phát triển các chuỗi cung ứng các sản phẩm nông nghiệp, nhất là trồng trọt để hỗ trợ phát triển sinh kế, nâng cao thu nhập cho người nghèo. Tuy nhiên, để các chuỗi cung ứng này có thể phát triển và thu hút được nhiều người nghèo tham gia thì phải có một hệ thống giải pháp đồng bộ, trong đó quan trọng nhất là giải pháp ổn định về thị trường và quy hoạch vùng nguyên liệu, phải khắc phục triệt để việc sản xuất tự phát của nông dân, đặc biệt là những người nghèo.

Cả các hộ nghèo với tư cách là người sản xuất nguyên liệu đầu vào và các doanh nghiệp, cơ sở thu mua, chế biến đều đang trong tình trạng khó khăn nhiều mặt.

Đối với hộ nông dân, họ gặp một số khó khăn lớn là:

- Thiếu vốn đầu tư thâm canh;

- Đất trồng phân tán manh mún, xa các cơ sở chế biến, chi phí vận tải cao;

- Quá trình canh tác vẫn chủ yếu là thủ công, chưa được cơ giới hóa, nhất là khâu tưới tiêu và thu hoạch, ảnh hưởng đến năng suất canh tác;

- Thiếu thông tin thị trường, kiến thức kinh tế thị trường còn rất non yếu, sơ khai;

- Trình độ kỹ thuật thâm canh còn thấp và không đồng đều giữa các nhóm hộ.

Đối với các doanh nghiệp, cơ sở thu mua, chế biến, họ đang gặp phải 3 khó khăn lớn:

- Quy hoạch phát triển vùng nguyên liệu khó khăn;

- Thiếu vốn đầu tư nâng cấp trang thiết bị, công nghệ và vốn lưu động phục vụ sản xuất kinh doanh;

- Khó khăn trong phát triển mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm.

Liên kết sản xuất - chế biến - tiêu thụ các sản phẩm nông nghiệp ở Tây Bắc đã bước đầu phát triển nhưng mới chỉ ở mức sơ khai.

Về liên kết ngang (liên kết các hộ sản xuất): Quy mô sản xuất hàng hóa nguyên liệu làm tăng được tính đồng đều của nguyên liệu chưa phát triển; sản xuất các sản phẩm nông nghiệp của các hộ nông dân còn khá manh mún, phân tán với các trình độ kỹ thuật khác nhau.

Về liên kết dọc: Đây là điều kiện đủ của bài toán phát triển chuỗi cung ứng các sản phẩm nông nghiệp, tức là phải tạo được “động lực kéo” mà hoạt động cơ bản nhất là xây dựng được liên kết dọc giữa các hộ nông dân sản xuất với các doanh nghiệp, cơ sở thu mua, chế biến. Xây dựng mối liên kết dọc về thực chất là xây dựng kênh tiêu thụ mới ngắn hơn, tiếp cận nhanh giữa người sản xuất với doanh nghiệp, cơ sở chế biến thông qua việc loại bỏ tác nhân trung gian. Tuy nhiên, liên kết dọc trong chuỗi cung ứng các sản phẩm nông nghiệp ở Tây Bắc còn rất thiếu bền vững.

Khởi nghiệp kinh doanh cho đồng bào Tây Bắc thông qua chuỗi cung ứng được hiểu là một cá nhân/tổ chức - tác nhân - bắt đầu hoạt động trong một khâu nhất định nào đó trong chuỗi cung ứng như:

- Bắt đầu một công việc kinh doanh mới hoàn toàn để tạo ra sản phẩm/dịch vụ nằm trong chuỗi cung ứng;

- Cải tiến hoặc mở rộng hoạt động kinh doanh sẵn có theo hướng tạo ra sản phẩm/dịch vụ phù hợp để có thể tham gia vào chuỗi cung ứng.

Để khởi nghiệp kinh doanh, các tác nhân, cho dù mới bắt đầu hay đã có sẵn hoạt động kinh doanh từ trước đến nay, cũng cần phải tiến hành theo các tiêu chí:

3.1. CÔNG NGHỆ VÀ NGUỒN LỰC SẢN XUẤT

3.1.1. Công nghệ

Kinh tế hộ nông dân là hình thức tổ chức sản xuất phổ biến trong nông nghiệp vùng Tây Bắc. Kinh tế hộ gia đình có ưu điểm là năng động, có thể ứng phó nhanh với các biến động bất lợi của thị trường. Tuy nhiên, trong sản xuất hàng hóa công nghiệp thì kinh tế hộ nông dân lại có nhiều hạn chế:

- Quy mô sản xuất nhỏ lẻ, phương án sản xuất do từng chủ hộ tự lựa chọn nên khó hình thành được các vùng sản xuất hàng hóa tập trung;

- Trình độ sản xuất của các hộ là rất khác nhau nên chất lượng sản phẩm đầu ra không đảm bảo được tính đồng đều về chất lượng và quy cách, khó tiêu thụ với khối lượng lớn;

- Sản xuất ở quy mô hộ gia đình khó có thể sử dụng các máy móc với công nghệ tân tiến hiện đại vào sản xuất nên giá thành cao, khó cạnh tranh trên thị trường.

Kinh tế trang trại: Theo số liệu Niên giám thống kê 2017 của Tổng cục Thống kê, đến năm 2014, toàn vùng Tây Bắc chỉ có 1.456 trang trại, chỉ chiếm 5,4% số trang trại trong cả nước (trong đó có 162 trang trại trồng trọt, 1.184 trang trại chăn nuôi, 27 trang trại nuôi trồng thủy sản và 83 trang trại khác).

Các hợp tác xã nông nghiệp của vùng Tây Bắc phát triển chậm. Sau hơn 3 năm xây dựng nông thôn mới, đến hết năm 2013 toàn vùng chỉ có 1.702 hợp tác xã, chủ yếu là hợp tác xã nông nghiệp, nhưng rất ít hợp tác xã hoạt động có hiệu quả nên chưa phát huy được vai trò “bà đỡ” cho kinh tế hộ nông dân.

3.1.2. Nguồn lực sản xuất

Về bình quân đất sản xuất nông nghiệp: Theo số liệu Niên giám thống kê 2017 của Tổng cục Thống kê, tại vùng Tây Bắc, tuy diện tích tự nhiên rộng nhưng diện tích đất sản xuất nông nghiệp lại không nhiều. Trong tổng số 9,5 triệu ha đất tự nhiên, toàn vùng chỉ có 1,59 triệu ha đất sản xuất nông nghiệp, chiếm 16,7% tổng diện tích tự nhiên toàn vùng. Bình quân đất sản xuất nông nghiệp/một nhân khẩu nông thôn khoảng 1.660 m². Sinh kế chính của người dân Tây Bắc là nông nghiệp nên với bình quân diện tích đất sản xuất nông nghiệp như trên thì sản xuất nông nghiệp chủ yếu là tự cung tự cấp.

Về lao động: Nguồn lao động khá dồi dào nhưng chất lượng lao động nông nghiệp không cao, tỷ lệ lao động được đào tạo thấp nên việc tiếp thu, ứng dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sản xuất nông nghiệp gặp rất nhiều khó khăn, hạn chế.

Về tiềm lực vốn đầu tư: Theo số liệu của Tổng cục Thống kê năm 2014, bình quân thu nhập của người dân vùng Tây Bắc là 1,61 triệu đồng/tháng; mức chi tiêu bình quân đầu người là 1,54 triệu đồng/tháng. Như vậy mức tích lũy của mỗi hộ chỉ đạt khoảng 3,5 triệu đồng/năm. Với mức tích lũy như vậy, có thể nhận định tiềm lực đầu tư của các hộ nông dân cho sản xuất nông nghiệp ở Tây Bắc là rất hạn hẹp. Ví dụ, Bảng 3.1 cho thấy những vấn đề khó khăn gặp phải khi sản xuất ngô của nông hộ ở Tây Bắc. Đây là mức tích lũy tính trên 12 tháng cho một gia đình 4 người: (1,61 - 1,54) * 12 * 4 = 3,36 lấy tròn 3,5 triệu đồng.

Bảng 3.1: Những khó khăn trong sản xuất ngô của nông hộ ở Tây Bắc⁽¹⁾

⁽¹⁾ Đỗ Văn Ngọc, Trần Đình Thao (2014), Nghiên cứu đề xuất một số giải pháp phát triển sản xuất ngô hàng hóa vùng Tây Bắc, Tạp chí Khoa học và Phát triển, tập 12, số 6: 862-868.

3.2. THỊ TRƯỜNG HÀNG HÓA/DỊCH VỤ NỘI ĐỊA VÙNG TÂY BẮC

Tác nhân tham gia chuỗi cung ứng với vai trò là nhà cung cấp sẽ phải nghiên cứu và phân tích thị trường tiêu thụ sản phẩm/dịch vụ nội địa vùng Tây Bắc. Ví dụ đối với một số sản phẩm nông sản sau:

Sản phẩm ngô chủ yếu tiêu thụ trong nước, trong đó có khoảng 60-70% được tiêu thụ tại thị trường ngoại vùng (các cơ sở chế biến thức ăn chăn nuôi ở vùng Đồng bằng Sông Hồng);

Sản phẩm chè búp tươi được đưa vào chế biến thành các sản phẩm chè xanh, chè đen. Sản phẩm chè đen chủ yếu xuất khẩu sang thị trường Nga, Anh, Đức; sản phẩm chè xanh chủ yếu xuất khẩu sang thị trường Trung Quốc, Nhật Bản, Đài Loan và một số nước khu vực Tây Á (Pakistan, Iran, Iraq...). Tuy nhiên, giá chè xuất khẩu của Việt Nam hiện nay chỉ bằng khoảng 50% giá chè thế giới. Một trong những nguyên nhân quan trọng dẫn đến giá bán chè ở khu vực Tây Bắc không cao là do chưa đảm bảo các tiêu chuẩn vệ sinh an toàn thực phẩm (VSATTP) nên chỉ bán được sang các thị trường cấp thấp.

Sản phẩm cây ăn quả chủ yếu tiêu thụ trong nước và xuất khẩu sang thị trường Trung Quốc. Các sản phẩm cây ăn quả của vùng Tây Bắc được xuất khẩu nhiều sang Trung Quốc là: vải, chuối, dứa, dưa hấu. Các sản phẩm chủ yếu được tiêu thụ tại thị trường nội địa là cam, quýt, mận, hồng...

Sản phẩm rau chủ yếu phục vụ tiêu dùng nội vùng và thị trường vùng Đồng bằng Sông Hồng. Một số sản phẩm rau ôn đới cũng được bán sang Trung Quốc nhưng khối lượng không nhiều.

Sản phẩm mía chủ yếu làm nguyên liệu phục vụ các nhà máy đường. Một số địa phương như Hòa Bình, Bắc Kạn có sản phẩm mía thương phẩm nhưng khối lượng không nhiều.

Trên cơ sở phân tích thị trường, tác nhân trong chuỗi cung ứng sẽ tiến hành nghiên cứu khả năng chiếm lĩnh thị trường nội vùng và tiềm năng vươn ra bên ngoài.

3.3. XÁC ĐỊNH NGƯỜI TIÊU DÙNG CUỐI CÙNG VÀ KHÂU TRUNG GIAN

3.3.1. Xác định người tiêu dùng cuối cùng

Xác định người tiêu dùng cuối cùng là việc quan trọng, giúp cho việc đi đúng hướng trong việc xây dựng kênh phân phối, chính sách bán hàng... Khách hàng ngày nay phân hóa ngày càng cao theo sở thích, phong cách, thu nhập... nếu không phân khúc thì không thể tạo nên những sản phẩm vừa lòng người tiêu dùng. Dựa vào nguồn lực và thế mạnh riêng, mỗi chuỗi cung ứng cần tập trung nguồn lực của mình để đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng, từ đó mang lại lợi ích cao nhất cho chuỗi.

Để xác định được người tiêu dùng cuối cùng, cần xác định được 2 nội dung chính: Họ là ai và họ ở đâu.

Họ là ai?

Để trả lời câu hỏi này, cần xác định các đặc điểm của nhóm khách hàng này. Ví dụ như các thông tin về:

- Độ tuổi;

- Tình trạng hôn nhân (đã lập gia đình hay chưa);

- Khả năng chi trả;

- Thói quen mua sắm, tiêu dùng...

Như vậy, với việc xác định người tiêu dùng cuối cùng, cần xác định họ theo các đặc điểm trên; sau đó bắt đầu suy nghĩ về nhu cầu của họ trên phương diện khách hàng: Họ thích gì? Họ cần gì? Họ thường mua gì? Họ mua ở đâu? Mua như thế nào?

Họ ở đâu?

Song song với việc xác định người tiêu dùng cuối cùng, cần xác định địa điểm của họ.

Cùng một đối tượng khách hàng nhưng khi ở các khu vực khác nhau sẽ có thêm các đặc điểm khác nhau, đó là đặc tính vùng miền.

Việc xác định các đối tượng khác nhau, các khu vực khác nhau sẽ giúp thiết lập các nhánh của kênh phân phối trong chuỗi cũng như cách thức phân phối sản phẩm của chuỗi.

3.3.2. Xác định khâu trung gian

Ví dụ đối với các nông sản, có thể xác định theo các kênh cơ bản như sau:

- Kênh 1: Nông dân/nông trường → Người bán buôn/ Người bán lẻ → Người tiêu dùng

- Kênh 2: Nông dân/nông trường → Kho đóng gói địa phương → Kho phân phối hoặc thương lái ngoài tỉnh → Siêu thị/Người bán lẻ → Người tiêu dùng

- Kênh 3: Nông dân/nông trường → Kho đóng gói địa phương → Kho phân phối hoặc thương lái ngoài tỉnh → Siêu thị/Đại lý lớn → Đại lý nhỏ/Người bán lẻ → Người tiêu dùng

- Kênh 4: Sản xuất, chế biến → Tiêu thụ và cung ứng ngoại tỉnh.

Hình 3.1, 3.2 giới thiệu một số ví dụ về các kênh, khâu trung gian

Hình 3.1: Ví dụ về các kênh trung gian

Hình 3.2: Ví dụ về các khâu trung gian

3.4. LẬP KẾ HOẠCH THAM GIA KINH DOANH

Việc tham gia vào khâu nào trong chuỗi cung ứng có ý nghĩa quyết định đối với một tác nhân hoạt động trong chuỗi cung ứng. Càng có nhiều tác nhân tham gia ở một khâu thì tính cạnh tranh càng cao. Về bản chất, đây chính là việc xác định ý tưởng kinh doanh và tự đánh giá năng lực thực hiện ý tưởng kinh doanh đó của các tác nhân, trong đó có người nghèo.

3.4.1. Xác định ý tưởng kinh doanh

Thông thường, một công việc kinh doanh thành công thường bắt đầu từ một ý tưởng kinh doanh tốt. Các ý tưởng này thường bắt đầu từ việc giải quyết những khó khăn của khách hàng hay có ý tưởng sáng tạo để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Vì vậy, các tác nhân phải tìm hiểu nhu cầu của khách hàng/tác nhân ở khâu tiếp theo để đưa ra ý tưởng kinh doanh phù hợp. Tuy nhiên, ý tưởng kinh doanh chỉ có thể trở thành hiện thực nếu “tác nhân” có đủ kiến thức, kỹ thuật, tay nghề để thực thi ý tưởng đó.

Bảng 3.2: Ví dụ về phân tích năng lực thực thi ý tưởng kinh doanh khi tham gia chuỗi cung ứng nông sản

Từ những khâu trên, các tác nhân nắm được những thông tin cơ bản về sản xuất, chế biến, cũng như phân phối sản phẩm, những thông tin về giá, sản phẩm trên thị trường cho cả chuỗi hoặc tại phần hoạt động của mình. Đặc biệt, với các hộ gia đình sẽ xác định được kế hoạch sản xuất sản phẩm của mình; với cơ quan quản lý địa phương thì dễ dàng hơn trong quy hoạch, phát triển vùng quy hoạch, phân phối nguồn lực ưu tiên cho các chính sách phát triển kinh tế, xã hội, phát triển nông nghiệp cho địa phương.

3.4.2. Thành lập nhóm kinh doanh

Tại sao phải thành lập nhóm kinh doanh?

Nhóm kinh doanh bao gồm những người lao động tham gia thành lập các nhóm, tổ hợp tác để sản xuất và có thể ký kết hợp đồng với doanh nghiệp mua hàng trong chuỗi cung ứng. Các nhóm này tạo điều kiện cho người lao động tham gia sản xuất một cách hiệu quả, khắc phục tồn tại hiện nay là hoạt động của nhóm chỉ đơn thuần là giao nguyên liệu và thu sản phẩm mà không coi hoạt động đó như một công việc kinh doanh. Người lao động thiếu tính chuyên nghiệp, không đảm bảo thời gian giao hàng như cam kết. Ngược lại, người lao động đã nghèo lại nhận thu nhập rất thấp và tiền công thanh toán cho người lao động luôn bị chậm trễ.

Các nhóm kinh doanh như tổ hợp, nhóm liên kết, câu lạc bộ, tổ tương trợ, có thể thành lập và đăng ký hoạt động theo hình thức hoạt động của tổ hợp tác khi có ít nhất ba cá nhân trở lên. Các thành viên cùng đóng góp tài sản, công sức để thực hiện những công việc nhất định, cùng hưởng lợi và cùng chịu trách nhiệm. Ngoài ra, các nhóm kinh doanh có thể thành lập theo hình thức hộ kinh doanh cá thể, hợp tác xã và khi có điều kiện có thể thành lập doanh nghiệp.

Những lợi ích mà người nghèo thu được khi tham gia nhóm kinh doanh

Cũng giống như bất kỳ hoạt động kinh doanh khác, hoạt động sản xuất kinh doanh theo nhóm một khi thành công sẽ giúp cho người nghèo:

- Tự chủ về tài chính;

- Dễ dàng đàm phán với khách hàng để tăng giá sản phẩm, qua đó gia tăng thu nhập;

- Tự tạo việc làm và thu nhập cho bản thân;

- Chia sẻ và học hỏi kiến thức, kinh nghiệm với các thành viên khác của nhóm;

- Có cơ hội để tự tổ chức hoạt động tự thân kinh doanh dưới hình thức hộ kinh doanh cá thể.

Điều kiện để thành lập nhóm kinh doanh

- Nhu cầu của thị trường về sản phẩm: Các nhóm được hình thành do có nhu cầu đặt hàng của các doanh nghiệp khác để chế biến, sản xuất hoặc tiêu thụ trong và ngoài nước.

- Xuất phát từ lợi ích của người lao động: Thành lập nhóm để cùng làm việc, làm ra cùng một sản phẩm, dịch vụ và bán hàng với một số lượng đủ lớn, đồng nhất về chất lượng, giảm chi phí và từ đó tăng thu nhập.

- Các thành viên trong nhóm có thể hỗ trợ lẫn nhau về kỹ thuật và các công việc khác, chia sẻ thông tin và tận dụng các thế mạnh của các thành viên.

Quản lý nhóm kinh doanh hiệu quả

- Để quản lý các nhóm kinh doanh một cách hiệu quả, giảm thiểu chi phí, tăng năng suất lao động và cải thiện thu nhập thì cần phải hiểu nhóm kinh doanh như một công việc kinh doanh nhằm đáp ứng nhu cầu và mong muốn của khách hàng.

- Các thành viên trong nhóm kinh doanh cần xác định rõ vai trò của mình trong nhóm, theo năng lực của các thành viên và quyết định xem ai có thể làm nhóm trưởng. Khi tiến hành một công việc kinh doanh không ai có thể tự mình làm được tất cả mọi việc.

- Nhóm trưởng cần hiểu rõ mục đích của nhóm và giao cho những người trong nhóm những công việc phù hợp.

Để quản lý nhóm kinh doanh hiệu quả, nhóm kinh doanh cần quan tâm những nội dung sau đây:

+ Xác định rõ mục đích chung của nhóm;

+ Xác định rõ quyền hạn và trách nhiệm từng thành viên;

+ Đảm bảo mối quan hệ và thông tin liên lạc thông suốt;

+ Đảm bảo tính linh hoạt;

+ Tinh thần hợp tác và hỗ trợ;

+ Nhận biết và coi trọng;

+ Có kết quả, thành tích tốt.

Như vậy, để quản lý nhóm kinh doanh hiệu quả thì các thành viên cần phải thảo luận và đưa ra những quy định, nhóm trưởng sẽ phụ trách điều hành công việc kinh doanh và xác định nhiệm vụ của những thành viên khác. Những quy định của nhóm có thể thể hiện dưới hình thức là điều lệ hoạt động của nhóm hay hình thức hợp đồng hợp tác của tổ hợp tác. Những quy định này có thể bao gồm những nội dung như sau:

+ Tên, địa chỉ;

+ Mục đích hoạt động;

+ Lĩnh vực hoạt động;

+ Nguyên tắc tổ chức hoạt động: Tự nguyện, bình đẳng, dân chủ và cùng có lợi; biểu quyết theo đa số; tự chủ tài chính, tự trang trải các chi phí hoạt động và tự chịu trách nhiệm bằng tài sản của nhóm và các thành viên;

+ Thời hạn hoạt động;

+ Tài sản của nhóm;

+ Công tác tài chính, kế toán của nhóm: Phải bảo đảm tính công khai, minh bạch, có theo dõi và kiểm tra;

+ Quản lý và phân phối lợi nhuận;

+ Điều kiện, thủ tục tham gia nhóm;

+ Quyền và nghĩa vụ của thành viên;

+ Quyền và nghĩa vụ của tổ trưởng, ban điều hành;

+ Điều kiện chấm dứt hoạt động của nhóm;

+ Phương thức giải quyết tranh chấp trong nội bộ nhóm;

+ Quy định về xây dựng kế hoạch hành động của nhóm;

+ Các quy định khác được giải quyết trong nhóm.

Trước khi nhóm tiến hành công việc kinh doanh mới, cần phải có kế hoạch kinh doanh để đảm bảo thực hiện công việc kinh doanh có hiệu quả và đảm bảo quản lý rủi ro. Một kế hoạch kinh doanh tốt sẽ có vai trò rất quan trọng đối với sự thành công của bất cứ công việc kinh doanh nào. Các bước để tiến hành xây dựng một bản kế hoạch kinh doanh sẽ được trình bày trong mục 3.5.

Các nhóm kinh doanh, tổ hợp tác trong quá trình kinh doanh cũng cần biết và có thể sử dụng các dịch vụ tài chính, dịch vụ phát triển kinh doanh như các dịch vụ marketing, phát triển mẫu, thiết kế, phát triển thị trường sản phẩm, tiếp cận nguồn nguyên liệu, xử lý và bảo quản nguyên liệu, máy móc, thiết bị, giải quyết vấn đề đất đai, nhà xưởng, đăng ký kinh doanh và các dịch vụ trợ giúp pháp lý khác.

Thông thường các dịch vụ phát triển kinh doanh do các tổ chức hỗ trợ doanh nghiệp cung cấp bao gồm các các công ty tư vấn, các hiệp hội ngành nghề và các câu lạc bộ doanh nghiệp. Ngoài ra các nhóm kinh doanh có thể tiếp cận các chương trình hỗ trợ của trung ương và địa phương thông qua các chương trình khuyến công, khuyến nông, các chương trình đào tạo, xúc tiến thương mại và đầu tư của các cơ quan nhà nước và các tổ chức hỗ trợ phát triển.

3.4.3. Vai trò của trưởng nhóm kinh doanh

Trong quá trình cung ứng sản phẩm, nhất là đối với công việc gia công, cần có một trưởng nhóm, đứng đầu tổ hợp tác, câu lạc bộ, do doanh nghiệp chỉ định hay nhóm những người lao động tại các hộ gia đình bầu ra. Trưởng nhóm có vai trò rất quan trọng trong việc tổ chức thực hiện các công việc của từng thành viên trong nhóm và kiểm soát chất lượng sản phẩm cũng như các điều kiện cung ứng khác.

Người trưởng nhóm có vai trò làm lãnh đạo nhóm, xây dựng kế hoạch công việc, đảm bảo kế hoạch công việc được thực hiện một cách hợp lý và thực hiện cam kết với khách hàng theo đúng tiến độ, cụ thể:

- Hướng dẫn và đào tạo kỹ thuật cho người lao động;

- Hướng dẫn những điều kiện làm việc cho lao động;

- Lập kế hoạch sản xuất;

- Điều phối thực hiện các công việc: mua và giao nguyên liệu, giao nhận hàng và thanh toán;

- Tuyển thêm các thành viên khác và xem xét khả năng mở rộng và phát triển kinh doanh;

- Giám sát kỹ thuật và đảm bảo chất lượng;

- Hỗ trợ, động viên và tạo điều kiện thuận lợi cho lao động tại nhà;

- Đại diện nhóm lao động trong quá trình đàm phán hợp đồng với các khách hàng;

- Báo cáo tiến độ thực hiện công việc với khách hàng.

Như vậy, trưởng nhóm là người khởi xướng, người thúc đẩy và người huấn luyện nhóm lao động. Tuy nhiên, trưởng nhóm cũng cần phải làm việc như một thành viên bình thường và phải có những kỹ năng sau:

- Am hiểu, có tay nghề sản xuất hàng hóa đang cung ứng;

- Nắm vững kỹ thuật về quy trình sản xuất;

- Có khả năng lập kế hoạch kinh doanh;

- Khả năng hỗ trợ, hướng dẫn người khác;

- Khả năng giao tiếp tốt;

- Biết lắng nghe và chấp nhận ý kiến của người khác;

- Khả năng thực hiện các cam kết cao.

3.4.4. Xác định và khắc phục những khó khăn của nhóm kinh doanh

Các nhóm kinh doanh nói chung của những người dân ở vùng Tây Bắc thường sẽ gặp phải một số vấn đề lớn:

- Thị trường đầu ra, tức là xác định người mua hàng;

- Thiếu kiến thức về quản lý và tổ chức sản xuất...

- Thiếu vốn sản xuất: Mặc dù quy mô nhỏ, nhu cầu vốn đầu tư cho hoạt động không lớn, nhưng các thành viên trong nhóm (kể cả trưởng nhóm) chủ yếu là những người có tiềm lực tài chính không lớn nên để tổ chức sản xuất, họ phải huy động vốn từ bạn bè, gia đình và người thân trong bối cảnh vay vốn từ ngân hàng hoặc các tổ chức tín dụng khác là khá khó khăn.

Người lao động trong những nhóm kinh doanh như trên thường có những đặc điểm sau:

- Khó khăn trong việc thay đổi tập quán sản xuất.

- Chưa thích nghi và ít quan tâm đến nội quy, kỷ luật lao động trong quá trình sản xuất cũng như bàn giao sản phẩm theo cam kết hợp đồng về số lượng, chất lượng sản phẩm và thời gian giao hàng.

- Hầu hết lao động là nông dân, họ đã quen với sản xuất mang tính thời vụ nên khi đến mùa vụ, họ sẽ tập trung hết thời gian cho việc đồng áng. Do đó nếu tham gia vào chuỗi cung ứng các sản phẩm phi nông nghiệp (ví dụ du lịch, thủ công mỹ nghệ) thì họ sẽ gặp rất nhiều khó khăn trong việc đảm bảo sản lượng và thời gian bàn giao theo hợp đồng đã ký với khách hàng trong giai đoạn mùa vụ.

- Đối với một số nghề đòi hỏi kỹ thuật tinh xảo thì hay bị lỗi kỹ thuật nhiều và năng suất thấp, dẫn đến thu nhập thấp. Hậu quả là người lao động có tâm lý chán nản, không yêu nghề, thậm chí bỏ nghề.

Để khắc phục những hạn chế và khó khăn trên, nhóm kinh doanh cần phải:

- Xây dựng kế hoạch sản xuất cho nhóm trên cơ sở kế hoạch của từng cá nhân, thành viên trong nhóm.

- Các thành viên trong nhóm phải cam kết đảm bảo bàn giao đủ số lượng sản phẩm đạt tiêu chuẩn chất lượng và đúng thời gian như kế hoạch đã đề ra, đồng thời cam kết cả với bên thu mua trong trường hợp sản phẩm được thu mua trực tiếp từ các thành viên nhóm.

- Trưởng nhóm chịu trách nhiệm:

+ Đăng ký nguyên vật liệu, kiểm tra nguyên vật liệu cho nhóm và chuyển nguyên vật liệu cho các thành viên trong nhóm.

+ Từng bước nâng cao tay nghề cho người lao động trong nhóm.

+ Giám sát và kiểm tra chất lượng sản phẩm để đảm bảo sản phẩm đáp ứng mọi yêu cầu chất lượng của khách hàng và hạn chế tối đa số lượng sản phẩm lỗi/hỏng bị trả lại.

+ Đàm phán với khách hàng tăng giá của sản phẩm để khuyến khích người lao động nếu như người lao động tăng số lượng, chất lượng sản phẩm.

+ Cá nhân trưởng nhóm phải là người am hiểu sâu sắc lĩnh vực sản xuất mà nhóm đang hoạt động, có kỹ năng lập kế hoạch kinh doanh, kỹ năng tiếp thị, đàm phán với các công ty gia công, cũng như phải có hiểu biết về thị trường, xác định rõ sản phẩm của nhóm làm ra để bán cho đối tượng khách hàng nào...

3.5. LẬP KẾ HOẠCH KINH DOANH

Kế hoạch kinh doanh của một nhóm thường đơn giản hơn so với kế hoạch kinh doanh của một công ty, doanh nghiệp.

Tuy vậy, để đảm bảo hoạt động của nhóm mang lại hiệu quả và đạt được mục tiêu của trưởng nhóm cũng như các thành viên của nhóm, đòi hỏi nhóm phải xây dựng kế hoạch kinh doanh cho từng giai đoạn cụ thể vì:

- Kế hoạch kinh doanh sẽ giúp cho nhóm có thể theo dõi, kiểm soát quá trình hoạt động, quản lý về thời gian nhằm đáp ứng yêu cầu để có những điều chỉnh kịp thời, qua đó giúp nhóm đạt được mục tiêu của mình cả về số lượng cũng như chất lượng sản phẩm trong từng thời kỳ.

- Một kế hoạch kinh doanh tốt cũng sẽ giúp cho nhóm dễ dàng vay được vốn hơn bởi kế hoạch kinh doanh là một yêu cầu không thể thiếu trong hồ sơ vay vốn theo yêu cầu của bất kỳ một tổ chức cho vay nào.

- Kế hoạch kinh doanh giúp cho nhóm, các bên cho vay (nếu có), đối tác gia công/khách hàng giám sát được kết quả hoạt động và mục tiêu của nhóm.

Nhóm có thể lập kế hoạch kinh doanh của 01 tháng, 01 quý, 06 tháng hoặc cả năm, bao gồm các thông tin về: Số lượng vật tư/vật liệu đầu vào mà nhóm cần mua hoặc dự trữ; số lượng lao động dự kiến sử dụng; kế hoạch tiền mặt; khách hàng (nhà cung cấp hoặc đơn vị gia công) mục tiêu; số lượng thành phẩm mà nhóm dự kiến sản xuất/bán trong kỳ; chi phí vật liệu, nhân công, thời hạn sản xuất, thời điểm giao hàng, doanh thu dự kiến...

Để lập kế hoạch kinh doanh, các đơn vị liên quan đều phải xác định một ý tưởng tốt được hình thành từ thực tiễn kinh doanh. Nếu không có ý tưởng tốt, mọi hoạt động kinh doanh đều dễ dàng thất bại cho dù đã tiêu tốn thời gian, công sức và tiền bạc vào ý tưởng đó (mục 3.4.1).

3.5.1. Phân tích thị trường

Để tổ chức và triển khai thành công hoạt động kinh doanh, căn cứ vào phân tích chuỗi cung ứng tại Chương 1, nhóm kinh doanh cần tiến hành khảo sát, phân tích, đánh giá thị trường:

- Tìm hiểu nhu cầu của khách hàng về sở thích, thói quen, mục đích sử dụng.

- Nghiên cứu, tìm hiểu về các nhóm kinh doanh khác trên địa bàn, bao gồm:

+ Chất lượng sản phẩm của các nhóm, tổ hợp tác, cơ sở sản xuất kinh doanh khác.

+ Giá cả sản phẩm.

+ Xác định điểm yếu và điểm mạnh của họ?

- Ước tính khối lượng hàng có thể cung cấp.

Kết quả khảo sát, phân tích, đánh giá thị trường sẽ giúp nhóm kinh doanh có thể ước tính một cách chính xác lượng hàng có thể sản xuất và bán ra trong những kỳ tiếp theo đối với từng loại sản phẩm. Cách ước tính:

- Dựa trên cơ sở kinh nghiệm sẵn có của nhóm.

- So sánh với các cơ sở sản xuất khác.

- Theo đơn đặt hàng.

3.5.2. Phân công, bố trí công việc trong nhóm kinh doanh

Việc mô tả, phân công, bố trí công việc trong hoạt động của các nhóm: Trưởng nhóm giữ vai trò hết sức quan trọng trong việc duy trì bền vững đội ngũ lao động đảm bảo hoạt động ổn định của nhóm, hoàn thành kế hoạch sản xuất/đơn đặt hàng và đáp ứng tiến độ giao hàng.

Bảng 3.3: Ví dụ bảng mô tả công việc của một nhóm kinh doanh, tổ hợp tác

Người lao động trong nhóm có thể hoàn thiện và nâng cao năng lực của mình để đáp ứng nhu cầu của công việc thông qua việc tham dự các lớp hướng dẫn do chính trưởng nhóm tổ chức hoặc các lớp về khởi nghiệp doanh nghiệp, quản lý chất lượng, kỹ năng đàm phán... được tổ chức bởi các tổ chức hỗ trợ khác.

3.5.3. Lựa chọn hình thức nhóm kinh doanh

Việc lựa chọn hình thức kinh doanh trước khi bắt đầu công việc kinh doanh là rất quan trọng. Có bốn hình thức pháp lý cơ bản nhất mà nhóm nên xem xét lựa chọn đó là: hộ kinh doanh, doanh nghiệp, tổ hợp tác và hợp tác xã chi tiết được trình bày dưới đây.

Theo Điều 66 Nghị định số 78/2015/NĐ-CP ngày 14/9/2015 của Chính phủ về đăng ký doanh nghiệp:

- Hộ kinh doanh do một cá nhân hoặc một nhóm người gồm các cá nhân là công dân Việt Nam đủ 18 tuổi, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, hoặc một hộ gia đình làm chủ, chỉ được đăng ký kinh doanh tại một địa điểm, sử dụng dưới 10 lao động và chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình đối với hoạt động kinh doanh.

- Hộ gia đình sản xuất nông, lâm, ngư nghiệp, làm muối và những người bán hàng rong, quà vặt, buôn chuyến, kinh doanh lưu động, làm dịch vụ có thu nhập thấp không phải đăng ký, trừ trường hợp kinh doanh các ngành, nghề có điều kiện, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương quy định mức thu nhập thấp áp dụng trên phạm vi địa phương.

- Hộ kinh doanh có sử dụng từ 10 lao động trở lên phải đăng ký thành lập doanh nghiệp theo quy định.

Thành lập công ty

Theo Luật Doanh nghiệp năm 2014: Cá nhân là công dân Việt Nam hoặc một nhóm người có thể đăng ký thành lập doanh nghiệp, công ty.

Tổ hợp tác

Theo Điều 1 Nghị định số 151/2007/NĐ-CP ngày 10/10/2007 của Chính phủ về tổ chức và hoạt động của tổ hợp tác: Tổ hợp tác được hình thành trên cơ sở hợp đồng hợp tác có chứng thực của Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp xã) của từ ba cá nhân trở lên, cùng đóng góp tài sản, công sức để thực hiện những công việc nhất định, cùng hưởng lợi và cùng chịu trách nhiệm.

Nếu thành lập tổ hợp tác, các cá nhân cần nhận thức và hiểu rõ về những quy định đối với tổ hợp tác được quy định tại Điều 4 Nghị định số 151/2007/NĐ-CP ngày 10/10/2007 của Chính phủ và Thông tư số 04/2008/TT-BKH ngày 09/07/2008 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư.

Hợp tác xã

Theo Khoản 1, Điều 3 Luật Hợp tác xã năm 2012: Hợp tác xã là tổ chức kinh tế tập thể, đồng sở hữu, có tư cách pháp nhân, do ít nhất 07 thành viên tự nguyện thành lập và hợp tác tương trợ lẫn nhau trong hoạt động sản xuất, kinh doanh, tạo việc làm nhằm đáp ứng nhu cầu chung của thành viên, trên cơ sở tự chủ, tự chịu trách nhiệm, bình đẳng và dân chủ trong quản lý hợp tác xã.

Để thành lập tổ hợp tác thì các nhóm nên liên hệ với Liên minh hợp tác xã Việt Nam, Liên minh Hợp tác xã tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương để được hướng dẫn và hỗ trợ.

3.5.4. Nguồn vốn hoạt động của một nhóm kinh doanh

Nguồn vốn cần thiết cho hoạt động của một nhóm kinh doanh có thể bao gồm:

- Tiền tiết kiệm cá nhân;

- Vốn góp từ gia đình, bạn bè;

- Vay ngân hàng hoặc các tổ chức tài chính.

Để được vay vốn từ ngân hàng hay tổ chức tài chính, người vay phải lập đơn xin vay kèm dự án, phương án sản xuất kinh doanh khả thi. Đối với loại hình nhóm, tổ hợp tác, chủ cơ sở kinh doanh cũng không phải là ngoại lệ. Trường hợp hồ sơ xin vay có kế hoạch kinh doanh có tính khả thi cao sẽ giúp người vay dễ dàng thuyết phục ngân hàng đánh giá hoạt động kinh doanh là có hiệu quả, có khả năng sinh lợi và vì vậy có thể được ngân hàng giải quyết cho vay. Tuy nhiên, theo Thông tư số 39/2016/TT-NHNN ngày 30/12/2016 của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam quy định về hoạt động cho vay của tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài đối với khách hàng, từ ngày 15/3/2017, chủ thể vay vốn chỉ bao gồm cá nhân Việt Nam, cá nhân có quốc tịch nước ngoài, pháp nhân thành lập và hoạt động tại Việt Nam, pháp nhân thành lập ở nước ngoài và hoạt động hợp pháp tại Việt Nam. Như vậy, các hộ gia đình, tổ hợp tác, hộ kinh doanh sẽ không đủ tư cách chủ thể vay vốn.

Những điều cần xem xét khi vay tiền để kinh doanh:

- Nhóm có thể hoàn trả được vốn vay không?

- Vốn vay sẽ được hoàn trả như thế nào?

- Mục đích sử dụng vốn vay của nhóm?

- Năng lực quản lý vốn vay của nhóm?

- Vốn vay sẽ được sử dụng như thế nào?

- Các nguồn vốn góp như thế nào?

- Kế hoạch sản xuất kinh doanh và tiêu thụ sản phẩm của nhóm có phù hợp và đảm bảo tính khả thi, có khả năng sinh lời và hoàn trả được vốn vay?

Các nhóm kinh doanh có thể tìm kiếm các nguồn tiền hỗ trợ từ các tổ chức tại địa phương như Hội Phụ nữ, Ngân hàng Chính sách xã hội, Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Việt Nam, bạn bè, người thân, bản thân các thành viên của nhóm.

3.5.5. Tính giá thành sản phẩm

Ba yếu tố cơ bản hình thành nên một sản phẩm bao gồm: Nguyên vật liệu, lao động, công cụ lao động/máy móc thiết bị (nếu có).

Các bước tính giá thành một sản phẩm:

Bước 1: Tính chi phí nguyên vật liệu/tháng

- Liệt kê tên, số lượng và đơn giá từng loại nguyên vật liệu.

- Tính chi phí từng loại nguyên vật liệu:

Chi phí = Số lượng × Đơn giá

- Cộng tổng chi phí nguyên vật liệu.

- Điền chi phí nguyên vật liệu/tháng.

Bước 2: Tính chi phí lao động/tháng

- Liệt kê các công đoạn sản xuất sản phẩm.

- Tính toán thời gian lao động cần có ở mỗi giai đoạn để tạo ra một sản phẩm.

- Điền chi phí lao động/giờ.

- Tính chi phí lao động cho từng công đoạn:

Tổng chi phí lao động = Thời gian × Chi phí lao động/giờ

- Cộng tổng chi phí lao động của từng công đoạn để tạo ra mỗi đơn vị sản phẩm.

- Điền chi phí lao động/tháng

Bước 3: Tính chi phí công cụ lao động, thiết bị/tháng

- Liệt kê toàn bộ công cụ và thiết bị cần sử dụng để sản xuất ra sản phẩm.

- Điền giá mua và số tháng sử dụng cho từng loại công cụ, thiết bị.

- Tính chi phí lao động/tháng cho từng loại công cụ, thiết bị:

- Cộng tổng chi phí của tất cả các loại công cụ lao động, thiết bị.

- Điền chi phí công cụ lao động, thiết bị/tháng.

Bước 4: Tính chi phí chung khác/tháng

- Liệt kê mọi chi phí chung khác (chi phí lao động gián tiếp, tiền thuê địa điểm (nếu có), tiền điện, nước, điện thoại...).

- Điền chi phí hằng tháng cho từng loại chi phí.

- Cộng chi phí hằng tháng mỗi loại để tính tổng chi phí chung khác/tháng.

Bước 5: Cộng tổng chi phí/tháng

Bước 6: Tính tổng chi phí/sản phẩm (giá thành)

Định giá bán của sản phẩm:

- Định giá dựa trên chi phí hoạt động:

Chi phí sản xuất trực tiếp + tỷ lệ % lãi.

- Định giá cạnh tranh: Mức giá thấp hơn hoặc bằng đối thủ cạnh tranh.

- Định giá theo thị trường: Mức giá mà khách hàng có thể trả.

3.5.6. Kế hoạch doanh thu và chi phí

- Bản kế hoạch doanh thu và chi phí sẽ cho phép nhóm biết được hoạt động kinh doanh của nhóm có lãi hay không.

Bảng 3.4: Bản kế hoạch doanh thu và chi phí mẫu

Lưu ý rằng việc lập kế hoạch doanh thu phải dựa trên cơ sở phân tích giá mua và giá bán.

Trong việc lập kế hoạch doanh thu, các tác nhân phải tính tới các lợi ích mà chuỗi mang lại ở từng khâu trên cơ sở chi phí và giá bán đồng thời phải ước tính sao cho giá trị mà toàn chuỗi mang lại đạt hiệu quả nhất. Điểm quan trọng nhất là khâu cuối cùng phải đảm bảo giá cạnh tranh (hình 3.3).

Hình 3.3: Sơ đồ lập kế hoạch doanh thu của các khâu trong chuỗi cung ứng

3.5.7. Quản lý tài chính trong các nhóm kinh doanh

Quản lý tài chính tốt sẽ giúp biết được lợi nhuận của nhóm trong kinh doanh là bao nhiêu, nhóm còn nợ những ai, nợ bao nhiêu, khách hàng còn nợ bao nhiêu, hiện tại nhóm còn bao nhiêu tiền... Qua đó giúp nhóm có những quyết định đúng đắn trong kinh doanh. Quản lý tài chính bao gồm các hoạt động sau:

Quản lý tiền mặt

Quản lý tiền mặt sẽ giúp:

- Biết được lượng tiền ra và tiền vào của nhóm mình.

- Có thể quản lý tốt hơn tiền mặt của nhóm mình.

- Có thể theo dõi được lượng hàng đã giao/bán.

- Có thể thường xuyên kiểm tra được các chi phí của nhóm mình.

- Có thể quản lý được những khoản lỗ/lãi của nhóm mình.

- Có thể xác định được những cá nhân/công ty nào còn nợ tiền (các khoản phải thu).

- Có thể xác định được những cá nhân/công ty nào mà nhóm đang còn nợ tiền.

- Chủ động quản lý và xác định rõ nhóm đang kinh doanh thua lỗ hay có lãi?

- Phân biệt được túi tiền gia đình và túi tiền của nhóm, cơ sở kinh doanh.

Ghi chép sổ sách kế toán

Ghi chép sổ sách kế toán giữ vai trò quan trọng đối với mọi hoạt động kinh doanh nhằm theo dõi, giám sát các khoản thu, chi tiêu phục vụ cho hoạt động của nhóm, nhằm giúp nhóm nắm bắt được:

- Doanh thu hiện tại là bao nhiêu;

- Chi phí đã chi ra là bao nhiêu;

- Những ai nợ tiền của nhóm, cơ sở sản xuất kinh doanh;

- Nhóm, cơ sở sản xuất kinh doanh nợ những ai.

Để quản lý tài chính tốt thì các nhóm, tổ hợp tác, chủ cơ sở sản xuất kinh doanh cần sử dụng các loại sổ sách kế toán như sau:

- Bảng thanh toán tiền công: Các trưởng nhóm, tổ hợp tác, cơ sở sản xuất kinh doanh phải biết được thu nhập của mình và của người lao động.

Bảng 3.5: Mẫu bảng thanh toán tiền công từng tháng

- Bảng tiền mặt: Các trưởng nhóm, cơ sở sản xuất kinh doanh phải biết được số tiền cần có ở từng thời điểm nhất định để thanh toán các hóa đơn, như: tiền công, điện, nước, điện thoại...

Bảng 3.6: Mẫu bảng tiền mặt

- Bảng quản lý khách hàng dùng để quản lý các khách hàng đã mua sản phẩm của nhóm nhưng chưa thu được tiền ngay.

Bảng 3.7: Mẫu bảng quản lý khách hàng

- Bảng quản lý hàng tồn kho giúp nhóm, tổ hợp tác, chủ cơ sở sản xuất kinh doanh quản lý và giám sát được lượng hàng còn tồn trong đơn vị mình.

Bảng 3.8: Mẫu bảng quản lý hàng tồn kho

Để việc lập kế hoạch kinh doanh đảm bảo chính xác, thiết thực, có hiệu quả thì nhóm có thể tham dự các khóa đào tạo khởi sự doanh nghiệp hoặc có thể tìm kiếm sự hỗ trợ từ các tổ chức hỗ trợ tư vấn như các trung tâm dạy nghề và xúc tiến việc làm, các nhà tư vấn...

Để nâng cao tay nghề cho người lao động của nhóm, có thể tìm kiếm sự hỗ trợ của cán bộ kỹ thuật của các Phòng Kinh tế thông qua các chương trình khuyến công, khuyến nông...

3.6. QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG CỦA NHÓM KINH DOANH

Một phương pháp phổ biến nhất để đảm bảo chất lượng sản phẩm là kiểm tra chất lượng từ khâu tiếp nhận nguyên liệu đầu vào, tiếp đến là các bước/khâu của quá trình sản xuất, đến đóng gói và kiểm tra chất lượng sản phẩm cuối cùng nhằm sàng lọc và loại ra bất cứ một bộ phận nào không đảm bảo tiêu chuẩn hay quy cách kỹ thuật. Mục đích của quản lý chất lượng là nhằm giảm thiểu những sản phẩm bị lỗi và nâng cao năng suất lao động.

- Quản lý tốt chất lượng sẽ giúp nhóm tiết giảm chi phí hoạt động do tránh được lãng phí, giảm thiểu tối đa số lượng sản phẩm hỏng do lỗi kỹ thuật, tăng năng suất, hiệu quả và rút ngắn thời gian sản xuất.

Chi phí mà nhóm phải gánh chịu do chất lượng sản phẩm thấp kém mà nguyên nhân chủ yếu do vi phạm quy trình sản xuất, cụ thể:

- Lãng phí nguyên vật liệu đầu vào;

- Chi phí kiểm tra, giám sát;

- Chi phí dùng để khắc phục và quản lý các sản phẩm bị trả lại;

- Giao hàng chậm;

- Mất thời gian điều tra nguyên nhân làm phát sinh lỗi kỹ thuật;

- Đào tạo lại;

- Gia tăng chi phí lao động;

- Năng suất thấp;

- Đánh mất cơ hội kinh doanh trong tương lai.

Quy trình quản lý chất lượng

Các bước của quy trình sản xuất bao gồm: Chọn lựa nguyên liệu đầu vào, tổ chức sản xuất, quản lý chất lượng thành phẩm, đóng gói, lưu kho đến vận chuyển, giao hàng... đều được tiêu chuẩn hóa chặt chẽ đảm bảo chất lượng sản phẩm cao nhất tới tay người tiêu dùng.

Để quản lý thành công chuỗi giá trị và đảm bảo hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng, các nhóm kinh doanh phải thực hiện các bước sau:

- Trưởng nhóm chính là người chịu trách nhiệm đầu tiên đối với công tác tổ chức, quản lý, giám sát chung: Phải đưa ra các hướng dẫn chi tiết cho các thành viên; là người trực tiếp chuyên trách về chất lượng hoặc cử ra một thành viên chuyên trách về chất lượng, có nhiệm vụ tổ chức thực hiện, kiểm soát, đánh giá và báo cáo.

- Hướng dẫn và xác định các yêu cầu về chất lượng (hay các tiêu chí xác định chất lượng) đối với sản phẩm trên từng công đoạn, thao tác sản xuất tại mỗi công đoạn.

- Đào tạo, tập huấn cho người lao động về cách thức đạt được các tiêu chí chất lượng, tuân thủ quy trình thực hiện và kiểm soát.

- Có hướng dẫn rõ ràng, chi tiết về quy trình kỹ thuật áp dụng để hoàn thiện một sản phẩm.

- Thường xuyên thực hiện kiểm tra tại chỗ nhằm mục đích giám sát và hướng dẫn kịp thời giúp người lao động tránh được những lỗi thường hay mắc phải.

- Thường xuyên liên hệ chặt chẽ với khách hàng để thực hiện kiểm tra chất lượng sản phẩm nhằm phát hiện và có biện pháp khắc phục, điều chỉnh kịp thời. Một hệ thống quản lý chất lượng tốt sẽ giúp nhóm có những phản ứng và điều chỉnh kịp thời đối với những thay đổi nhu cầu của khách hàng.

Kiểm soát con người

- Các trưởng nhóm và người lao động phải hiểu được nhiệm vụ và trách nhiệm của mình đối với sản phẩm.

- Người lao động phải được đào tạo kỹ năng và các quy trình cần thiết để làm ra một sản phẩm như thế nào.

- Người lao động cần được hướng dẫn tỷ mỉ về vị trí làm việc.

- Hướng dẫn kỹ thuật của nhóm phải thường xuyên đến chỗ làm việc của người lao động và của nhóm để có những điều chỉnh kịp thời, hạn chế tối đa lỗi phát sinh.

Kiểm soát nguyên vật liệu

- Cá nhân được giao nhiệm vụ kiểm tra việc nhận nguyên vật liệu cần phải đảm bảo nguyên vật liệu được giao đủ số lượng và đảm bảo chất lượng, đáp ứng đúng yêu cầu kỹ thuật đặt ra.

- Dụng cụ làm việc phải phù hợp với mục đích sử dụng.

- Phải đảm bảo công cụ lao động, thiết bị máy móc (nếu có) hoạt động tốt, tuyệt đối an toàn cho người lao động.

- Đảm bảo môi trường, điều kiện làm việc vệ sinh, an toàn.

Kiểm tra chất lượng đầu ra sản phẩm

Mục đích của kiểm tra chất lượng đầu ra sản phẩm là để phát hiện ra những khuyết tật của sản phẩm trước khi giao cho người mua. Điều này sẽ giúp tiết giảm số lượng sản phẩm bị từ chối và trả lại. Một khi lỗi được phát hiện kịp thời thì tự người lao động cũng có thể khắc phục được theo hướng dẫn của cán bộ quản lý chất lượng trước khi hàng được giao.

3.7. KỸ NĂNG ĐÀM PHÁN VÀ KÝ KẾT HỢP ĐỒNG

3.7.1. Kỹ năng đàm phán

Trưởng nhóm, chủ cơ sở sản xuất kinh doanh có khả năng sử dụng các kỹ năng đàm phán thành công có thể làm tăng thu nhập cho người lao động trong nhóm.

Dưới đây là những điều mà các trưởng nhóm, chủ sơ sở sản xuất kinh doanh cần nghĩ đến khi chuẩn bị cho một cuộc đàm phán, thương lượng ký kết hợp đồng giữa người mua và người bán:

- Phải xác định rõ điều gì bạn muốn từ đối tác: Trước khi đàm phán với nhà cung cấp cũng như người mua, trưởng nhóm cần tư vấn cho các thành viên nhóm biết mong muốn và khả năng của nhóm về số lượng hàng, thời gian giao hàng, thời hạn thanh toán và các yếu tố liên quan khác... Điều này sẽ giúp cho nhóm thống nhất được mục tiêu cho từng bước của quá trình đàm phán.

- Thu thập các thông tin về người mua: Các trưởng nhóm, chủ cơ sở sản xuất kinh doanh phải hiểu rằng, các công ty mua, trước khi họ bước vào đám phán, họ cũng sẽ có mục tiêu của họ, do vậy phải tìm hiểu trước xem kết thúc cuộc đàm phán các công ty mua hàng cần những gì ở mình.

- Trong khi đàm phán: Đàm phán có thể mang lại lợi ích cho tất cả các bên có liên quan. Bằng cách đặt ra những câu hỏi và lắng nghe, đưa ra những dẫn chứng tình huống đã có, đưa ra những giải pháp hiệu quả để tìm ra giải pháp tốt nhất cho các bên.

- Xác định các điều kiện, điều khoản thương lượng: Trưởng nhóm cần phải xác định những điều khoản không thể đàm phán và những vấn đề có thể đàm phán, trao đổi một cách thoải mái. Bằng cách áp đặt đối tác một số điều kiện nhất định, bạn có thể có được những điều khoản có lợi từ đối tác. Trong đàm phán, các bên đều cố gắng có được điều điều khoản có lợi nhất cho mình, điều này chắc chắn sẽ làm đối tác không hài lòng về một số điều khoản.

- Xác định “điểm kết thúc” của đàm phán: Trong đàm phán, điều quan trọng là phải xác định được đâu là điểm kết thúc và không cần đàm phán thêm bất kỳ điều khoản nào. Trước khi bắt đầu các cuộc đàm phán, phải nắm chắc những điểm mà có thể sẽ chấm dứt cuộc nói chuyện.

- Tập luyện trước khi đi đàm phán: Thông qua việc tập luyện đàm phán với một ai đó trước khi đàm phán thật diễn ra, người đi đàm phán sẽ cảm thấy tự tin hơn rất nhiều về bất kỳ tình huống nào có thể phát sinh trong quá trình đàm phán. Điều này sẽ giúp các cuộc đàm phán diễn ra suôn sẻ và thành công hơn.

3.7.2. Các nguyên tắc của đàm phán

Thương lượng, đàm phán nói chung và trong kinh doanh nói riêng thực sự là một nghệ thuật.

Thực chất của thương lượng, đàm phán là “kỹ năng mặc cả” giữa các bên tham gia nhằm đi tới sự thỏa thuận mà các bên đều có thể chấp nhận được.

Kinh nghiệm thực tiễn qua phỏng vấn các tác nhân tham gia trong nhóm kinh doanh của tác giả cho thấy, để cuộc thương lượng, đàm phán thành công thì các bên tham gia phải xác định rõ nguyên tắc “đôi bên cùng có lợi” nhằm đạt được lợi ích của các bên qua đàm phán. Trong quá trình thương lượng, đàm phán phải tôn trọng những nguyên tắc sau:

- Phải lấy lợi ích của nhóm, tổ hợp tác, chủ cơ sở sản xuất kinh doanh và các công ty mua hàng làm nền tảng cho sự thương lượng.

- Phải một mực tôn trọng đối tác trong suốt quá trình thương lượng, đàm phán.

- Cuộc đàm phán được coi là thành công nếu các bên cùng đạt được mong muốn và mục tiêu của mình.

- Phẩm chất, năng lực, kỹ năng, thái độ và tình cảm của những người trên bàn đàm phán sẽ ảnh hưởng quyết định đến tiến trình đàm phán.

Những sai lầm thường mắc phải trong đàm phán

- Các bên có định kiến lẫn nhau.

- Không ai đưa ra được quyết định cuối cùng và lựa chọn được thời điểm kết thúc hợp lý.

- Các bên không xác định được thế mạnh của mình và sử dụng chúng một cách hiệu quả.

- Chỉ có một phương án duy nhất, không có phương án thay thế.

- Các bên không biết cách nâng cao vai trò và vị thế của mình.

- Các bên đều không kiểm soát được những yếu tố quan trọng (thời gian, vấn đề chính, lợi ích...).

- Đánh mất cơ hội được quyền ra yêu cầu trước.

- Vội bỏ cuộc trong bối cảnh cuộc đàm phán đang gặp bế tắc.

3.7.3. Xây dựng quan hệ hợp đồng giữa các nhóm với công ty mua hàng

Các nhóm người lao động nghèo thường gặp phải những khó khăn về đáp ứng yêu cầu chất lượng, số lượng và thời hạn giao hàng. Trong khi đó, họ thường không có thỏa thuận rõ ràng với người mua hàng về thời gian thu hồi thành phẩm, chất lượng nguyên liệu đầu vào và thời hạn thanh toán, do đó dẫn đến khó khăn trong hợp tác giữa lao động tại nhà và người mua của họ.

Hơn nữa, việc thanh toán tiền chậm trễ không đúng như hợp đồng đã thỏa thuận cũng làm ảnh hưởng đến người lao động tại nhà và các trưởng nhóm. Thực tế cho thấy khi người lao động không đảm bảo chất lượng hàng giao sẽ làm cho công ty mua hàng phải mất thời gian sửa những lỗi đó và người lao động sẽ bị trừ tiền công.

Ngoài ra, cũng không loại trừ người lao động thường hay phá vỡ hợp đồng, chào bán cho khách hàng khác mua giá cao hơn hoặc thu hoạch sản phẩm sớm, không đảm bảo chất lượng để đáp ứng nhu cầu cấp bách của gia đình.

Do đó, thực hiện đúng các cam kết và nghĩa vụ của các bên trong quan hệ hợp đồng giữa nhóm kinh doanh và các doanh nghiệp mua hàng sẽ mang lại lợi ích thiết thực cho các bên. Một số yêu cầu:

- Hợp đồng: Cần phải có hợp đồng bằng văn bản giữa doanh nghiệp mua hàng với nhóm kinh doanh.

- Hợp đồng cần quy định rõ những điều khoản cụ thể: quy cách phẩm chất, giá cả nguyên liệu, thời gian giao nguyên liệu và nhận hàng, kiểm tra chất lượng, thanh toán tiền công, các điều khoản liên quan đến vi phạm hợp đồng như chậm thanh toán, hàng bị lỗi và các quy định liên quan đến điều kiện làm việc cho các lao động tại nhà.

- Các nhóm kinh doanh cần phải thực hiện các nghĩa vụ đã cam kết trong hợp đồng và cũng cần chủ động bảo vệ quyền lợi của mình. Trưởng nhóm có vai trò rất quan trọng trong việc thực hiện hướng dẫn ký và thực hiện hợp đồng, đặc biệt là về các cam kết như sau:

- Số lượng sản phẩm;

- Chất lượng sản phẩm;

- Cung cấp nguyên vật liệu đầy đủ và chất lượng;

- Giao nhận sản phẩm đúng hạn;

- Thanh toán đúng hạn;

- Phiếu công việc: Nhóm kinh doanh hay tổ hợp tác hoặc trưởng nhóm phải phát phiếu công việc cho các lao động, rõ ngày giao hàng và thu sản phẩm, định mức, ngày thanh toán và số tiền và những khoản khấu trừ;

- Thỏa thuận điều kiện thanh toán bằng văn bản: Cần có một thỏa thuận bằng văn bản về thanh toán cho người lao động và xây dựng phương thức thể hiện các định mức;

- Khi có vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng thì các bên liên quan cùng nhau bàn bạc giải quyết trên tinh thần hợp tác và hiểu biết lẫn nhau.