Phần VTheo đuổi sự hiệu quả trong công việc

Trung Đức

Bí quyết làm việc chăm chỉ

Một góc nhìn khác về sự minh bạch,

trách nhiệm và các thước đo quản lý

BÍ QUYẾT LÀM VIỆC CHĂM CHỈ

Trong nhiều năm đi làm, rất hiếm có một ngày nào đó mình nghỉ làm ở công ty mà không phải là đi công tác, gia đình có việc hay bản thân bị ốm (mà có ốm thì cũng sẽ cố lết đến công ty). Luôn luôn có mặt đúng giờ và làm việc chăm chỉ. Mình tự nhận bản thân là một người làm việc tương đối hiệu quả. Một ngày làm việc dù có 8 tiếng, 4 tiếng, hay 2 tiếng, mình vẫn hoàn thành đầy đủ công việc một cách tốt nhất có thể. Sáng vẫn ngủ dậy sớm, chiều muộn vẫn có mặt ở nhà ăn cơm tối.

Bí quyết không khó:

1. Đầu ngày mình đều ghi lại những công việc cần làm lên Google Keep, cái này vô cùng quan trọng, danh sách công việc đó được tính toán dựa trên thời gian thực tế bạn có thể làm việc và sự hiểu biết về năng lực của bản thân. Vẫn với cái danh sách công việc đó, hãy chọn ra việc quan trọng và ưu tiên giải quyết vào thời điểm bạn hứng khởi nhất (sáng hoặc đầu giờ chiều), và có kế hoạch bỏ qua các đầu việc không thực sự quan trọng. Đặc biệt, hãy nhớ có cam kết với chính mình trong công việc.

2. Làm việc đa nhiệm sẽ không tốt nếu bạn chưa thực sự hiểu rõ các việc mình đang làm (tầng nguyên lý). Vậy nên, hãy học cách tập trung vào một đầu việc duy nhất, giải quyết xong thì làm tiếp việc khác.

3. Và hãy nhớ dành thêm 20% trong thời gian công việc để dành cho các đầu việc phát sinh.

4. Cả ngày làm theo kế hoạch và cuối ngày xem xét lại, cũng như lên một số kế hoạch cho ngày mới. Tự đánh giá, theo dõi đánh giá từ đồng nghiệp, để từ đó rút kinh nghiệm cho những lần sau. Không quan trọng bạn làm tốt hơn ai hay thua ai, quan trọng là lần tới bạn có làm tốt hơn lần này hay không.

5. Có lịch gặp và trao đổi công việc với ai đó, cần phải được đặt lịch. Mình dùng Google Calendar và tự động đồng bộ về điện thoại. Đó cũng là lý do có những ngày mình tiếp khách từ sáng đến tối mịt, họp nhiều cuộc ở nhiều công ty khác nhau, nhưng chẳng bao giờ bị mất thông tin hay cần một trợ lý hỗ trợ.

6. Chia sẻ lịch cá nhân cho các bộ phận Back-Office ở chế độ Bận/Rảnh. Nghĩa là khi có lịch cá nhân, mình sẽ ghi lên đó, các bạn thấy lịch bận thì sẽ không đặt phỏng vấn, họp hành... vào khung giờ đó. Rất hiếm khi bị chồng chéo về thời gian.

7. Trong quá trình làm việc cần tập trung cao độ, bạn có thể nghe nhạc để tăng sự tập trung. Bạn có thể tham khảo link sau: https://www.radiotunes.com/classical

8. Thời đại công nghệ, bạn hoàn toàn có thể đồng bộ một số tác vụ cơ bản từ điện thoại lên máy tính và ngược lại, macOS và iOS hiện đã hỗ trợ mặc định, hoặc Your Phone của Window với Android. Chuyển file ảnh, trình duyệt, nhắn tin đều rất nhanh gọn.

9. Với Windows, và với người dùng nhiều máy tính như mình, việc cài Onedrive và sync cả Desktop và các thư mục lưu trữ công việc như Downloads/Music/Documents... rất hay và tiện ích vô cùng. Ở công ty làm những gì, tải những gì, về nhà mở máy lên là có đầy đủ.

10. Luôn có một cốc nước đầy bên cạnh, cơ thể không được tiếp nước chẳng làm nổi lâu đâu.

11. Một bí mật quan trọng mình mới khám phá trong thời gian gần đây về việc ngủ muộn và làm sao để dậy đúng giờ. Khi cần phải dậy sớm, chúng ta thường nghĩ ngay đến việc tối trước đó phải ngủ sớm. Nhưng thực tế có một cách tốt hơn để nghĩ về vấn đề này, đó là bạn có đủ quyết tâm để dậy sớm, dù tối qua có ngủ muộn hay không? Tất nhiên ngày hôm đó bạn sẽ mệt hơn chút, nhưng hãy để giấc ngủ buổi trưa hỗ trợ và khi bạn quyết tâm dậy sớm, các tối sau đó cơ thể sẽ tự điều chỉnh lại để bạn cần phải đi ngủ sớm hơn.

12. Ăn sáng, điều cần thiết để cơ thể đủ năng lượng đáp ứng một ngày làm việc hiệu quả hơn. Những người không có thói quen ăn sáng thì đó là thói quen không tốt.

13. Yêu công việc và những người đồng nghiệp. Đừng quên tám chuyện với đồng nghiệp vào những phút trước khi ra về. Làm việc nhóm luôn quan trọng, và muốn có một nhóm tốt, bạn cần tương tác tốt với đồng nghiệp. Mình khuyên thật, nếu bạn không cảm thấy điều đó, thì hãy rời đi, làm một cái gì đó mới mẻ hơn, gặp những người mới. Mỗi doanh nghiệp đều có những văn hóa và triết lý riêng, bạn phải thấy phù hợp đã, thì mọi thứ mới tốt được.

14. Về nhà thì bỏ hết các chuyện không vui, cười khềnh khệch vui vẻ ăn cơm, tối xem phim nhé!

Chúc bạn một ngày làm việc hiệu quả và nhiều niềm vui!

MỘT GÓC NHÌN KHÁC VỀ SỰ MINH BẠCH, TRÁCH NHIỆM VÀ CÁC THƯỚC ĐO QUẢN LÝ

Khi chúng ta minh bạch trong các thông tin truyền tải, các phần thưởng mục tiêu công việc, các hiệu suất, chúng ta có xu hướng chỉ tập trung vào những thứ đó mà bỏ qua tất cả những việc còn lại.

Khi chúng ta có trách nhiệm, nghĩa là chúng ta biết trách nhiệm thuộc về ai, sai sót thuộc về ai, quy được trách nhiệm cho ai.

Các thước đo, hệ thống, góp phần tạo ra nhiều nguồn lực thừa thãi, giảm tính gắn kết giữa mọi người với nhau, và giới hạn khả năng sáng tạo cũng như khả năng vượt năng suất của mỗi người.

Xét theo một góc nhìn nào đó, đa phần phù hợp (và có phần lý tưởng) với mô hình quản trị doanh nghiệp của các doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ: Mọi người phối hợp với nhau là để cùng đạt được thành quả, chứ không phải phân chia rõ ràng công việc và phân chia nguồn lực! Chúng ta cần làm gì?

Chúng ta vẫn minh bạch, vẫn có những thước đo, và vẫn có trách nhiệm. Nhưng mỗi cá nhân cần hiểu rằng:

1. Tình hình kinh doanh đã rất khác, mọi thứ không bao giờ là dễ dàng, nếu chúng ta muốn xây dựng tổ chức, doanh nghiệp, xã hội cho mình, thì đừng bao giờ chỉ bó hẹp trong trách nhiệm công việc của bản thân, hãy phối hợp, cùng nhau đạt được thành quả và kết quả tốt nhất.

2. Chúng ta - tập thể, chỉ làm tốt nhất khi cùng nhau dốc sức hoàn thành mọi việc, hãy giúp đỡ nhau.

Việc trách móc và quy trách nhiệm là những vấn đề tiêu cực. Thay vì vậy, hãy luôn đặt câu hỏi: “Chúng ta làm thế nào để phối hợp tốt với nhau?”, và “Chúng ta làm thế nào để đạt được kết quả?”.