Chương 5Thế mạnh #2: Chuẩn bị
“Trực giác đóng vai trò quan trọng trong mọi việc chúng ta làm, nhưng nếu không có sự chuẩn bị hết mình, mọi việc chúng ta làm đều vô nghĩa.”
- Tim Cook, CEO của Apple
J
ake là một người hướng nội và là phó giám đốc phụ trách tiếng Anh của một tổ chức giáo dục phi lợi nhuận lớn. Được công nhận là một quản lý tài giỏi, Jake sở hữu những phẩm chất của một Người Ảnh hưởng Hướng nội. Thế mạnh giúp anh tạo ra sức ảnh hưởng thầm lặng là Chuẩn bị.Hãy lấy tình huống giải quyết vấn đề của Jake sau đây làm ví dụ. Trong giai đoạn thử nghiệm một chương trình huấn luyện giáo viên mới, Jake cần thuyết phục phần lớn các đơn vị đối tác trong vùng đồng ý cho giáo viên của họ sử dụng các tài liệu đã được đổi mới và cải tiến. Anh phải đối mặt với hai trở ngại chính: một là các đơn vị giáo dục và giáo viên của họ vốn đã cảm thấy quá tải với chương trình hiện tại, và hai là các đối tác này lo ngại về những rủi ro có thể xảy ra khi đồng ý áp dụng một chương trình chưa hoàn thiện. Hầu hết các đơn vị giáo dục đều nói rằng họ muốn đợi cho đến khi mọi khúc mắc được giải quyết rồi mới quyết định đầu tư thời gian và công sức cần thiết để khởi động chương trình giảng dạy mới.
Jake đã thận trọng suy nghĩ về những lý lẽ phản đối nói trên và lên một kế hoạch để các đơn vị giáo dục trong vùng trở thành những đối tác phát triển trọng yếu. Đầu tiên, anh làm một video giới thiệu ngắn với các nhân vật là người que. Yêu cầu đặt ra là đoạn video phải vừa sâu sắc vừa hài hước để có được sự đồng cảm của người xem, đồng thời phải nêu ra được vấn đề cần giải quyết. Jake gửi video trên cho một loạt các đơn vị đối tác tiềm năng mới. Tiếp theo, anh hẹn gặp riêng để trình bày trực tiếp với những người có tiếng nói chủ chốt trong các đơn vị đó về tầm nhìn của anh đối với chương trình. Sau mỗi buổi gặp riêng đó, Jake yêu cầu họ gửi một bản đề xuất để anh xem xét thử nghiệm cho từng đơn vị.
Mỗi bước chuẩn bị trên đều nhằm mục đích tạo ra sự hào hứng và khích lệ lối suy nghĩ mới rằng việc tham gia vào một chương trình giáo dục thử nghiệm mang lại ý nghĩa như thế nào. Jake và sếp của anh đã xem xét tất cả những thách thức và cùng nhau xác định các bước hành động nhằm đạt đến kết quả là thu hút các đơn vị giáo dục trong vùng cùng tham gia chương trình thử nghiệm.
“Trước đây, chúng tôi chủ yếu nhờ lãnh đạo cấp cao chọn ra một đối tác trong khu vực”, Jake giải thích. “Bằng cách mở rộng cơ hội cho mọi người, quá trình này dường như dân chủ hơn, đồng thời tạo điều kiện cho từng đơn vị trong vùng thể hiện lòng nhiệt huyết của riêng họ khi trực tiếp tham gia chương trình… Điều đó khiến họ cảm thấy mình đóng góp nhiều hơn và háo hức muốn là người đầu tiên sử dụng nguồn tài nguyên này dù chương trình vẫn chưa hoàn thiện. Họ càng thêm tin rằng việc hợp tác với chúng tôi là một ý hay. Kết quả là tôi không phải tốn quá nhiều lời lẽ để thuyết phục họ, bởi vì vào thời điểm chúng tôi cùng ngồi xuống để bàn bạc, họ đã khá chắc chắn rằng bản thân muốn theo đuổi chương trình này và tin rằng chương trình sẽ giúp họ đi trước các khu vực khác một bước.”
Sự chuẩn bị cẩn trọng và chu đáo của Jake có khiến bạn liên tưởng đến kinh nghiệm tiếp cận một cơ hội hoặc vượt qua một thử thách của chính mình không? Chuẩn bị - thế mạnh đặc trưng của người hướng nội - rất hữu ích khi bạn muốn thuyết phục hoặc gây ảnh hưởng đến người khác. Trong khi những người ảnh hưởng hướng ngoại thường giỏi ứng biến, Người Ảnh hưởng Hướng nội hiếm khi bỏ qua bước Chuẩn bị. Họ dành thời gian tĩnh lắng để cân nhắc về mục đích cần đạt, tiếp đó vạch ra một kế hoạch và chiến thuật gây ảnh hưởng kỹ lưỡng đến từng chi tiết và tạo ra tác động nhằm thúc đẩy sự thay đổi bằng một cách thức kiên trì và đầy tính kỷ luật.
Tóm lại, chính cách tiếp cận có phương pháp và có chiến lược này đóng góp đáng kể vào việc làm tăng sức ảnh hưởng của người hướng nội. Thế mạnh Chuẩn bị thường được phối hợp rất tốt với thế mạnh Dành thời gian để tĩnh lắng. Hai thế mạnh này, khi được kết hợp cùng nhau, tạo thành thế mạnh cốt lõi để từ đó các thế mạnh khác được phát huy. Nếu bạn muốn tăng chỉ số QIQ của mình, hãy tập trung khai thác thế mạnh Chuẩn bị vì nó có thể giúp bạn phát huy được các thế mạnh khác. Và nếu điểm số của bạn ở thế mạnh Chuẩn bị thấp hơn mong đợi, đừng vội vàng chuyển sang một thế mạnh khác. Hãy bắt đầu từ thế mạnh Chuẩn bị hoặc thế mạnh Dành thời gian để tĩnh lắng, vì nếu không thật sự tập trung khai thác thế mạnh Chuẩn bị, bạn sẽ không thể nào vận dụng tốt bốn thế mạnh còn lại.
Vai trò của Chuẩn bị trong việc tạo ảnh hưởng
Là thế mạnh then chốt làm tăng khả năng tạo ảnh hưởng thành công, Chuẩn bị giúp bạn trở thành một chuyên gia, có khả năng thuyết phục người khác bằng cách chứng minh được giá trị của đề xuất mình đưa ra, có khả năng thu hút người khác cùng tham gia vào kế hoạch của mình và trở nên tự tin hơn.
1. Trở thành một chuyên gia
Người Ảnh hưởng Hướng nội biết rõ điều mình đang trình bày hoặc chia sẻ. Tại sao ư? Vì họ luôn cẩn thận tìm hiểu và dành thời gian nghiên cứu kỹ chủ đề mình sẽ trình bày. Chẳng hạn, một ứng viên xin việc có sự chuẩn bị trước bằng cách tìm hiểu về ngành nghề, công ty và công việc thì sẽ gây ấn tượng tốt với người tuyển dụng. Mollie, một chuyên viên hành chính, từng có cuộc hẹn phỏng vấn với trưởng khoa Châu Á học của một trường đại học. Trước buổi phỏng vấn, cô chủ động tìm hiểu về những đề tài nghiên cứu mà ông quan tâm. Tại buổi phỏng vấn, cô đặt cho ông một câu hỏi liên quan đến sự phát triển của các gia đình Trung Quốc hiện đại và nhờ đó, buổi phỏng vấn có một khởi đầu tốt đẹp và đã diễn ra suôn sẻ. Ngay sau đó, cô nhận được thư đồng ý tuyển dụng.
Với tính kiên nhẫn đặc trưng, Người Ảnh hưởng Hướng nội hiểu rằng việc tạo ra sự thay đổi không thể một sớm một chiều đem lại kết quả, mà là một quá trình nhiều bước và ở nhiều cấp độ, đòi hỏi sự học hỏi không ngừng về lĩnh vực của mình. Ashley, một nhân viên bán bảo hiểm, biết rằng để có thể hiểu và phối hợp tốt với đồng nghiệp, để kết nối thành công với một khách hàng tiềm năng hay một đối tác có nhiều triển vọng, cô cần phải đầu tư thời gian và có sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Cô chia sẻ: “Hoạt động bán hàng không chỉ diễn ra khi tôi gặp gỡ khách hàng với bản đề xuất trong tay mà nó đã được chuẩn bị qua nhiều năm… Nếu bạn hiểu rõ lĩnh vực của mình và mang đến cho khách hàng tiềm năng những sản phẩm, thông tin hoặc giải pháp có giá trị, họ sẽ trân trọng thời gian bạn dành cho họ. Một lúc nào đó họ sẽ tìm đến bạn”. Những thành công mà nhóm bán hàng của cô đạt được trong hai mươi năm là bằng chứng cho thấy chiến lược này hiệu quả.
2. Chứng minh được giá trị của đề xuất mình đưa ra
Người hướng nội dành thời gian để thu thập những dữ liệu phù hợp để có thể trình bày thuyết phục một lối tư duy mới mẻ hay một phương hướng hành động mới. Derrick, một biên tập viên có thâm niên của một công ty xuất bản, là người đóng vai trò quyết định trong việc chọn sách để xuất bản thông qua một quá trình tuyển chọn khắt khe. Anh thường nghiên cứu nhiều nguồn để có được cái nhìn bao quát và thấu đáo trước khi giới thiệu một quyển sách. Anh đọc các bài viết trên tạp chí, những văn bản về chính sách, các tài liệu trên Internet và nhiều nguồn khác để củng cố lập trường lựa chọn của mình. Trong trường hợp ai đó có quan điểm trái chiều, những bằng chứng của bên thứ ba nói trên sẽ giúp anh đưa ra lý lẽ phản biện và có cách xử lý phù hợp với quan điểm đối lập của ban đề tài. Vì biết rõ anh luôn chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi tham gia cuộc họp, các đồng nghiệp thường tôn trọng những nhận định, đánh giá của anh và thường lắng nghe kỹ lưỡng các luận điểm được anh trình bày thấu đáo.
Một Người Ảnh hưởng Hướng nội khác là Jody Wirtz, Giám đốc Điều hành của một ngân hàng thương mại, người tự nhận mình không có sẵn các tố chất của một người bán hàng. Thay vì thuyết trình theo kiểu phô trương, anh chứng minh giá trị của những ý tưởng của mình thông qua hai công đoạn nghiên cứu. Đầu tiên và quan trọng nhất, anh phân tích để hiểu khách hàng trước khi tìm cách thuyết phục họ mua sản phẩm. “Không có một ý tưởng, sản phẩm hay giải pháp nào phù hợp cho tất cả mọi người. Dù tài giỏi đến đâu, bạn sẽ không bao giờ thuyết phục được một khách hàng của Nordstrom chuyển sang mua sắm ở Wal-Mart và ngược lại.” Công đoạn thứ hai là chứng minh giá trị của sản phẩm, bằng cách nhận diện được sự khác biệt giữa ý tưởng, sản phẩm hay giải pháp của mình với ý tưởng, sản phẩm hay giải pháp của người khác. Điều đó có nghĩa là anh cần nghiên cứu về tính cạnh tranh và suy nghĩ làm thế nào để truyền đạt đến khách hàng những điểm mạnh và điểm yếu tương đối của sản phẩm của mình. Khi đã dành thời gian chuẩn bị chu đáo trước khi gặp một đối tượng khách hàng cụ thể để chứng minh giá trị sản phẩm của mình, anh thường thuyết phục thành công khách hàng đó.
3. Thu hút người khác cùng tham gia vào kế hoạch của mình
Người Ảnh hưởng Hướng nội hiếm khi đạt được mục tiêu nếu chỉ một mình tự thân vận động. Hầu hết người hướng nội đều nhận ra rằng khả năng tạo ra sự khác biệt của họ sẽ tăng lên gấp bội khi họ có thể thu hút người khác cùng tham gia vào kế hoạch của mình một cách có chiến lược. Sự đóng góp công sức của người khác không chỉ khiến công việc nhẹ nhàng hơn, mà nhiều cái đầu sẽ góp thêm nhiều ý tưởng và giúp mở rộng tầm ảnh hưởng của bạn. Và hãy nhớ rằng bạn gây tác động được đến mọi người chính nhờ việc bạn lôi cuốn họ cùng tham gia vào công việc của mình, vì vậy, chỉ riêng hành động nhờ ai đó giúp đỡ cũng đã làm tăng sức ảnh hưởng của bạn. Tuy nhiên, bạn cần có sự chuẩn bị, lên kế hoạch và khả năng quản lý mọi việc để có thể thu hút người khác một cách đúng lúc và hiệu quả.
Đôi khi, để đạt được mục tiêu, Người Ảnh hưởng Hướng nội chỉ cần nhờ đến sự giúp sức của một người - một người phù hợp và xuất hiện đúng thời điểm - để tác động đến ai đó. Để sở hữu được bản quyền của bộ ba tác phẩm rất ăn khách Hunger Games (tựa tiếng Việt: Đấu trường sinh tử), nhà sản xuất Nina Jacobson đã phải giành được lòng tin và sự đồng tình của nhà văn chuyên viết cho tuổi mới lớn Suzanne Collins. Sau khi dành rất nhiều thời gian tự mình liên lạc và trao đổi trực tiếp với Collins qua điện thoại cũng như thông qua đại diện của cô ấy, Jacobson đã nhờ một người bạn chung của hai người là nhà văn kiêm đạo diễn Peter Hedges đứng ra bảo đảm cho mình. Jacobson nhớ lại: “Peter, người đã thực hiện bộ phim Dan In Real Life (tạm dịch: Dan trong đời thực) cho hãng phim Touchstone hồi tôi còn làm việc ở Disney, từng cùng Suzanne tham dự một chương trình dành cho những người viết sáng tạo tại North Carolina. Vì vậy, tôi đã nhờ Peter thay mặt tôi gọi cho Suzanne và trao đổi về việc hợp tác, để cô ấy biết được thành ý của tôi, rằng tôi thật sự nghiêm túc chứ không phải chỉ nhằm mục đích xã giao”. Cách tiếp cận của Jacobson đã có hiệu quả. Cô đã thuyết phục được nhà văn Suzanne Collins chuyển nhượng quyền tác giả cho cô và nhờ đó, cô đã tiến hành sản xuất một bộ phim bom tấn chinh phục hàng triệu lượt khán giả trên toàn thế giới.
Cũng có khi, Người Ảnh hưởng Hướng nội cần đến sự góp sức, tham gia của nhiều người vào dự án của họ. Selah Abrams, người mà bạn sẽ gặp lại trong Chương 9, là một kỹ sư trầm tính ngoài ba mươi tuổi, đang làm việc cho một tổ chức truyền thông lớn. Nhưng đó chỉ là một trong vô số vai trò mà anh đảm nhiệm. Anh hợp tác với các công ty ở Nam Phi để tạo ra một mạng lưới gồm cả trăm ngàn người khởi nghiệp trong ngành công nghiệp giải trí, tạo nên sự phát triển thành công tổ chức phi lợi nhuận Hội đồng Những nhà lãnh đạo mới (New Leaders Council) chuyên hỗ trợ các nhà doanh nghiệp trẻ. Chưa hết, anh còn là người khởi xướng việc thành lập nhóm hỗ trợ nguồn lực kinh doanh NextGen cho công ty của mình, gồm những người trẻ rất năng động thuộc thế hệ Y(1).
(1) Thế hệ Y, còn gọi là thế hệ Millennial, là thế hệ của những người sinh ra từ năm 1981 đến trước năm 1997.
Trong mỗi dự án nói trên, Selah xây dựng mối quan hệ với những người mà anh gọi là “đồng khởi xướng”, đó là những người đóng vai trò chủ chốt trong tổ chức của anh, những người sẵn sàng cùng anh bảo trợ cho những nỗ lực phục vụ cộng đồng. Là người luôn nhanh chóng ghi nhận công lao của người khác trong thành công của mình, Selah không bao giờ dùng từ Tôi khi thảo luận về các dự án anh đề xuất. “Ngay cả khi tôi làm việc nhiều hơn, tôi vẫn luôn dùng từ ‘chúng ta’. Tôi cảm thấy thật không hay khi ai đó nhận hết công trạng về mình.” Khi chuẩn bị nội dung thuyết trình liên quan đến các hoạt động cộng đồng, anh thường nhấn mạnh sự góp sức của tập thể. “Tôi thường thử đề đạt trước những ý tưởng của mình với những người khác để xem họ phản hồi thế nào và tôi luôn cân nhắc về lợi thế của việc có ai đó cùng đồng hành hoặc thậm chí làm người phát ngôn chính cho ý tưởng của mình.” Với bản tính khiêm nhường và chiến lược thu hút nhiều người cùng tham gia, Selah đã vận dụng hiệu quả khả năng tác động đến người khác, tạo ra sự thay đổi.
4. Củng cố sự tự tin
Người hướng nội thường mắc hội chứng “bán giá thấp bản thân”, có nghĩa là họ kín tiếng về những thành tích của mình đến mức mọi người không biết rõ giá trị tiềm năng của họ. Những đồng nghiệp hoạt ngôn hơn của họ thường dễ nổi bật và thăng tiến hơn trong công việc. Có hơn 80% người hướng nội cho rằng người hướng ngoại thường vượt trội trong công việc(1). Trên thực tế, nếu liên tục không được trọng dụng trong các dự án và bị phớt lờ trong các cơ hội thăng tiến, người hướng nội có thể dần mất niềm tin vào bản thân. Tuy nhiên, khi nội lực và sự tự tin được củng cố thông qua thói quen chuẩn bị trước mọi việc, người hướng nội sẽ sẵn sàng đối mặt với mọi tình huống cần đến khả năng gây ảnh hưởng, đặc biệt là những tình huống mà họ có cơ hội tạo ra sự đột phá bằng mong muốn thay đổi thực trạng.
(1) Theo kết quả khảo sát trên 100 người hướng nội của Tiến sĩ Jennifer B. Kahnweiler vào tháng Sáu năm 2009.
Khi đã chuẩn bị kỹ lưỡng một kế hoạch với từng đường đi nước bước được đúc kết từ những thành tựu trong quá khứ, người hướng nội sẽ cảm thấy tự tin. Đối với nhiều người, trong đó có nhà cố vấn quản lý Adam mà chúng ta đã gặp ở Chương 4, các bài tập rèn luyện tinh thần trong thời gian tĩnh lắng giúp họ tự tin hơn rất nhiều. Nhiều người khác củng cố lòng tự tin để sẵn sàng đón nhận thử thách mới bằng cách ghi ra một danh sách những thành tựu gần đây của mình và xem đó là cách để tự lên tinh thần. Danh sách này nhắc họ nhớ rằng bản thân họ thật sự có đủ những tố chất để thành công.
Jean Paul là nhân viên kinh doanh của một công ty công nghệ. Anh nhận ra rằng mình thường thể hiện tốt hơn trong các cuộc họp nếu có sự chuẩn bị trước. Anh nói: “Việc nắm rõ vấn đề sẽ được trao đổi hay thảo luận trong cuộc họp thật sự giúp tôi tham gia hiệu quả hơn… Khi hiểu rõ chủ đề được bàn luận, tôi cảm thấy thoải mái hơn ngay cả khi đó chỉ là một cuộc trò chuyện”. Như một số những Người Ảnh hưởng Hướng nội khác, anh thường mường tượng trong đầu diễn biến của cuộc trò chuyện hoặc cuộc họp sắp tới để có nhận định trước về vấn đề và cảm thấy tự tin. Việc tự hỏi đối phương sẽ phản ứng như thế nào giúp anh nhận định vấn đề sâu sắc và tự tin hơn khi gặp khách hàng. Sự thay đổi chiến lược này giúp anh có mặt trọn vẹn trong cuộc gặp với khách hàng, tạo cảm hứng giúp khách hàng tư duy sáng tạo về vấn đề của họ và về giải pháp anh đề xuất.
Ngay cả những nhà quản lý hàng đầu cũng chuẩn bị cho khả năng gây ảnh hưởng của mình bằng những cách thức giúp họ tự tin hơn. Doug Conant, cựu Chủ tịch kiêm Giám đốc Điều hành công ty Campbell Soup, thường ghé thăm trước các địa điểm diễn ra cuộc họp và “dẫn theo một người bạn để giúp tự tin”. Ông giải thích: “Người bạn đó của tôi phải là người am hiểu về tình huống mà chúng tôi đang đối mặt và có khả năng làm tăng giá trị cho cuộc thảo luận”. Conant gọi người bạn đó là “người bạn cảm ứng”, người giúp ông cảm thấy thoải mái đồng thời tập trung vào mục đích và nội dung của cuộc họp.
Chuẩn bị thế nào để tạo ảnh hưởng
Người Ảnh hưởng Hướng nội thường lên kế hoạch một cách có chiến lược và thấu đáo nên họ có thể nắm chính xác cần chuẩn bị như thế nào để sẵn sàng cho các cuộc họp, cuộc gặp để trao đổi, sự kiện, buổi thuyết trình và các cơ hội gây ảnh hưởng khác. Việc chuẩn bị của họ được chia thành bốn bước chặt chẽ sau đây: thu thập thông tin và tìm hiểu mong muốn của những người mà mình muốn gây ảnh hưởng, vạch ra chiến lược, làm chủ bản thân và luyện tập.
1. Thu thập thông tin và tìm hiểu mong muốn của những người mình muốn gây ảnh hưởng
Thu thập những gì bạn biết. Hãy thu thập những thông tin hiện có và sắp xếp chúng lại cho có hệ thống. Woody Allen, đạo diễn phim kiêm nhà biên kịch danh tiếng có tính cách hướng nội, dùng một cái hộp để cất những mảnh giấy chứa các ý tưởng. Khi cần lấy cảm hứng cho một dự án mới, ông thường lấy ra và đọc lại những tờ ghi chú đầy ngẫu hứng này. Cách chuẩn bị tùy hứng này hiệu quả với ông, và rõ ràng ông đã gây ảnh hưởng đến hàng triệu người bằng những bộ phim có sức lay động mạnh mẽ của mình. “Hộp ý tưởng” của bạn là gì? Nó nằm trong mục Ghi chú (Notes) của ứng dụng Outlook, trong một thư mục gồm các tập tin trong máy tính của bạn, là quyển sổ tay gối đầu giường của bạn, hay ứng dụng ghi âm trong chiếc điện thoại thông minh của bạn? Một chiếc hộp ý tưởng có thể ở bất kỳ hình thức nào, chỉ cần bạn chọn kiểu hộp ý tưởng phù hợp nhất với mình.
Thẩm định trước. Các doanh nghiệp luôn tiến hành việc thẩm định trước (nghiên cứu hoặc phân tích tình hình hoặc đối tác trước một thương vụ) để biết đích xác dự án mà họ sắp tham gia cụ thể là như thế nào. Tương tự, Người Ảnh hưởng Hướng nội, vì muốn biết mình sẽ đối mặt với những gì trong buổi trao đổi hay cuộc họp sắp tới, cũng tận dụng thời gian chuẩn bị để tiến hành việc thẩm định. Thông thường, họ sẽ chọn cách đọc các tập tin, các gói thông tin(1) và trò chuyện với những người am hiểu về lĩnh vực. Jake, phó giám đốc của tổ chức phi lợi nhuận mà tôi đã nhắc đến ở đầu chương, là người tâm đắc với phương pháp thẩm định. “Tôi muốn biết thông tin và nắm tình hình nhiều nhất có thể trước một cuộc họp hay một cuộc trao đổi, chẳng hạn như người mà tôi gặp kỳ vọng điều gì từ cuộc trò chuyện với tôi? Họ có thể đã sẵn có những giả định, kiến thức hay câu hỏi nào, và làm thế nào tôi có thể khơi gợi để họ bộc bạch những thông tin đó ngay từ đầu?”. Jake hoàn thiện quá trình chuẩn bị bằng việc khai thác những thông tin này: “Tôi cần vạch ra một phương án rõ ràng… Tôi cần biết rõ chúng tôi sẽ bàn về vấn đề gì, nó mang lại lợi ích như thế nào và nên đề cập theo trình tự nào”.
(1) Gói thông tin hay gói tin là một khối thông tin được truyền trên máy tính. Gói tin có chứa địa chỉ của người gửi và người nhận, các thông tin về kiểm lỗi, và mọi thông tin liên quan.
Nếu cơ hội tạo ảnh hưởng của bạn là một cuộc họp hay một buổi thuyết trình, hãy tiến hành thẩm định để làm rõ trước mục đích của sự kiện này. Jake chia sẻ: “Nếu tôi được yêu cầu phải đưa ra phản hồi hay cần phải có kiến thức nền tảng nhất định trong một cuộc họp hay trao đổi, tôi sẽ hỏi xin những tài liệu hoặc văn bản để tôi có thời gian xem, suy nghĩ và nhận định trước khi thảo luận với người khác”.
Tìm hiểu cặn kẽ. Hãy mở mang hiểu biết của bạn về một chủ đề bằng cách tìm kiếm và tiếp thu những thông tin mới về chủ đề đó. Michelle Martin, nhà sản xuất kỳ cựu kiêm phát thanh viên và người dẫn chương trình radio tại Singapore - cũng là một người hướng nội - luôn đọc và tìm hiểu cặn kẽ mọi quyển sách mà cô sẽ giới thiệu trong chương trình ăn khách và đầy sức ảnh hưởng của mình. “Nếu người tôi sắp phỏng vấn là một tác giả, tất nhiên tôi cần tìm hiểu cặn kẽ về sách của họ. Nếu không, đó sẽ là sự thiếu tôn trọng tác giả và tác phẩm của họ.” Sự chuẩn bị kỹ lưỡng giúp cô đưa ra những câu hỏi mang tính gợi mở, khiến các vị khách mời của cô không thể trả lời hời hợt. Kết quả là những cuộc thảo luận sôi nổi với nhiều ý kiến đa chiều trong chương trình radio của Michelle luôn nhận được sự hưởng ứng của đông đảo khán giả.
Bạn có thể đào sâu nghiên cứu một vấn đề cụ thể bằng cách tìm kiếm thông tin về vấn đề đó trên Internet, đọc các bài viết về chủ đề đó trên báo hoặc tạp chí, trò chuyện với những người am hiểu về lĩnh vực đó và ghé thăm những địa điểm có liên quan đến dự án cần tạo ảnh hưởng của bạn.
2. Vạch ra chiến lược
Tự đặt câu hỏi và trả lời. Hãy áp dụng cách thức tự-hỏi- và-đáp trong đầu. Bạn đang nỗ lực để đạt được điều gì? Bạn có muốn thay đổi thế giới bằng một sứ mệnh quan trọng không, chẳng hạn như nâng cao nhận thức về một vấn đề hay gây quỹ vì một sự nghiệp lớn lao mà bạn tin tưởng? Ngoài ra, bạn cũng cần suy nghĩ xem người mình mong muốn tác động đến là những ai. Hãy thử phán đoán mục tiêu của họ và hình dung xem họ sẽ phản ứng như thế nào với những đề xuất của bạn. Khi đã xác định được những điều cơ bản đó, bạn sẽ biết cần tiến hành việc chuẩn bị như thế nào cho hiệu quả. Bên cạnh đó, bằng cách tự phỏng vấn bản thân, bạn cũng có thể chắt lọc ra một danh sách “Những câu hỏi thường gặp” và chuẩn bị sẵn câu trả lời cho những câu hỏi đó.
CHUẨN BỊ CHỦ TRÌ MỘT CUỘC HỌP
Ở vị trí chủ trì một cuộc họp, bạn đã có một vị thế hoàn hảo để gây ảnh hưởng. Hãy làm cho cuộc họp hữu ích nhất với tất cả các bên liên quan và tăng sức ảnh hưởng của mình bằng cách làm theo các bí quyết chuẩn bị cuộc họp sau đây:
Quyết định xem việc tổ chức họp có thật sự cần thiết không. Hãy nghĩ xem bạn có thể giải quyết vấn đề hoặc trao đổi thông tin bằng cách khác hay không, chẳng hạn như trao đổi riêng một cách có trọng tâm giữa hai người với nhau (xem Chương 7). Al Pittampalli, tác giả quyển Read This before Our Next Meeting (tạm dịch: Bí quyết họp hành hiệu quả), gọi các cuộc họp là “vũ khí ngắt lời hàng loạt”. Ông cho rằng công việc quan trọng nhất của một nhà lãnh đạo là quyết định khi nào nên tổ chức họp và khi nào không. Việc cân nhắc kỹ cách thức trao đổi thông tin phù hợp sẽ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí liên quan đến nhân lực và thời gian, đồng thời cải thiện khả năng gây ảnh hưởng của bạn.
Chọn thời gian, địa điểm họp và chương trình họp phù hợp. Hãy chọn lịch họp vào những lúc các thành viên tham gia không quá mệt mỏi hay vội vã. Hãy tìm những không gian truyền cảm hứng, thoải mái và thuận tiện cho loại công việc cần thực hiện. Hãy lên chương trình họp phù hợp với thời gian sẵn có, bao gồm cả giờ giải lao và thời gian đứng lên vận động đôi chút. Những người hướng nội cần thời gian để nạp lại năng lượng, còn những người hướng ngoại thích quảng giao thì sẽ tranh thủ cơ hội để gặp gỡ và giao lưu tùy ý.
Yêu cầu người tham dự phải chuẩn bị cho cuộc họp. Bạn có thể không kiểm soát được văn hóa của công ty nơi mình làm việc, nhưng bạn hoàn toàn có thể kiểm soát cách bạn tương tác với người khác. Nếu bạn muốn mọi người chuẩn bị cho cuộc họp bằng cách xem tài liệu và suy nghĩ về chủ đề sẽ họp, hãy gửi trước cho mọi người chương trình họp và những thông tin cơ bản có liên quan. Hãy nói cho những người sẽ tham dự cuộc họp biết rằng bạn mong họ đọc những tài liệu này trước (chứ không phải trong) cuộc họp. Nếu họ bước vào cuộc họp mà chưa chuẩn bị gì, hãy đề xuất dời lại buổi họp. Ban đầu, việc bạn lên chương trình họp và đặt yêu cầu cao về việc chuẩn bị cho cuộc họp sẽ khiến mọi người nghĩ rằng bạn đang làm quá lên. Nhưng hãy biết rằng họ sẽ quen dần với cách làm việc của bạn, và bạn không phải là người duy nhất gặp vấn đề này. Công ty sản xuất chất bán dẫn Intel từ lâu đã bắt buộc mọi cuộc họp đều phải được lên chương trình. Không có chương trình cụ thể thì không nên họp.
Chuẩn bị về mặt tinh thần, thể chất và kỹ thuật. Trong các cuộc họp trực tuyến, hãy có mặt sớm để kết nối và giải quyết các sự cố kỹ thuật. Với những cuộc họp trực tiếp, hãy có mặt từ sớm để nạp lại năng lượng trước khi dẫn dắt người khác. Hãy dành thời gian sắp xếp không gian cuộc họp. Bạn nên cân nhắc việc sắp xếp chỗ ngồi để tối ưu hóa việc tương tác trong cuộc họp. Một giám đốc marketing có tính cách hướng nội cho biết cô thường chuyển chỗ ngồi khi muốn một thành viên tham dự cuộc họp nhìn nhận lại vị trí của mình: những lúc cần thể hiện vị thế cấp trên của mình với một thành viên, cô ngồi đối diện trực tiếp với thành viên đó.
Phác thảo một kế hoạch có chiến lược. Bạn có thể ghi vài dòng trên giấy ghi chú hoặc lập một kế hoạch đầy đủ. Kế hoạch được soạn sẵn của bạn cần bám sát tình hình. Jody Wirtz, vị Giám đốc Điều hành đã được nói đến trong Chương 2 và trong chương này, chuẩn bị cho các cuộc họp nội bộ bằng cách lên một chương trình họp gồm từ ba đến bốn đề mục, đồng thời phác thảo lời mở đầu và phần kết gồm những điểm đáng lưu ý giúp củng cố lập trường của ông. Karen, người quản lý một thư viện nghiên cứu, khuyên chúng ta nên cân nhắc kỹ mục tiêu cần đạt và những luận điểm cần đưa ra trong cuộc họp. Trước mọi cuộc họp, cô đều chuẩn bị những nội dung cô sẽ phát biểu ở phần kết thúc cuộc họp và những bước cần làm tiếp theo.
Hãy chuẩn bị cho những cuộc họp do mình khởi xướng bằng cách soạn sẵn những luận điểm và câu hỏi liên quan đến buổi họp. Bạn sẽ đạt kết quả tốt nhất khi biết rõ vai trò của mình, lý do mình tham dự cuộc họp và mục tiêu cần đạt được. Những Người Ảnh hưởng Hướng nội mong muốn tạo ra sự thay đổi lớn trên phạm vi rộng thường lập ra những kế hoạch dự án tạo ảnh hưởng thật bao quát, chẳng hạn như bảng kế hoạch được mô tả trong khung dưới đây.
XÂY DỰNG MỘT KẾ HOẠCH DỰ ÁN CÓ SỨC ẢNH HƯỞNG
Khi bạn muốn tạo ra sự thay đổi lớn hoặc giải quyết một vấn đề có tính thử thách cao, hãy lập ra một “kế hoạch dự án có sức ảnh hưởng”. Bảng kế hoạch như dưới đây sẽ giúp bạn củng cố mục tiêu, đi đúng lộ trình và thu hút những người khác cùng tham gia vào dự án. Dave Basarab, tác giả quyển sách Predictive Evaluation (tạm dịch: Kỹ năng dự đoán), gợi ý rằng chúng ta nên suy nghĩ thấu đáo về ý tưởng của mình theo mô hình sau:
(1)Giao phẩm dự án là sản phẩm được tạo ra và có thể bàn giao, là kết quả hay đầu ra của một dự án hay một quy trình.
Liệu việc dành thời gian để lập kế hoạch có thật sự cần thiết không? Câu trả lời của Basarab là có. “Những người thấy được tầm quan trọng của việc lập kế hoạch thường dễ đạt được mục tiêu hơn - đây là điều tất yếu. Và họ ít gặp căng thẳng hơn những người ‘làm tới đâu tính tới đó’. Cách làm việc theo kiểu tùy cơ ứng biến có thể có hiệu quả đối với những việc nhỏ, nhưng với những dự án thật sự quan trọng, không gì có thể sánh với việc lập ra một kế hoạch đúng cách.”
Nghĩ sẵn kịch bản thay thế. Hãy chuẩn bị ứng phó với những diễn biến bất ngờ không tránh khỏi. Dù đã chuẩn bị cẩn thận, không phải lúc nào bạn cũng lường trước được mọi việc xảy đến với mình. Người dẫn chương trình radio Michelle Martin phải ứng phó hằng ngày với những tình huống không chắc chắn. “Với tôi, mỗi chương trình đều là một sự kiện đầy hào hứng bởi vì tôi xem đó là một màn hợp tác: một vũ điệu mà khách mời, thính giả và tôi cùng nhau sáng tạo. Có rất nhiều yếu tố bất ngờ, chẳng hạn như khách mời bỗng nhiên ấp úng trước mi-cro, thính giả gọi điện đến bất ngờ trở nên khiếm nhã, hoặc tôi không tài nào nhớ ra một phân đoạn trong kịch bản. Những lúc như thế, mục tiêu của tôi là có khả năng ứng biến theo hoàn cảnh.”
Đôi khi, việc tùy cơ ứng biến đem lại kết quả tốt hơn chuẩn bị trước. Lời phát biểu lúc nhận giải thưởng của nữ diễn viên lừng danh Meryl Streep, một người có tính cách hướng nội, tại lễ trao giải Quả Cầu Vàng 2011 là một ví dụ. Trong lúc bối rối khi nhận được tin thắng giải và vừa bước lên sân khấu vừa gửi nụ hôn đến mọi người, bà đã quên không mang theo kính và không thể đọc nội dung phát biểu đã được soạn sẵn. Vậy Meryl Streep đã xử lý tình huống đó như thế nào? Bà phát biểu những điều nảy ra trong đầu vào ngay lúc đó (nhà sản xuất đã phải chèn tiếng “bíp” vào chỗ bà thốt ra từ “chết tiệt”), pha vài câu hài hước và khen ngợi những ứng viên khác (có người thậm chí được nhắc đến nhiều hơn một lần). Phần phát biểu hơi lan man và gây cười thể hiện sự duyên dáng tự nhiên của bà có lẽ thậm chí đã thu hút nhiều người hơn số người hâm mộ bà đang có.
3. Làm chủ bản thân
Tạo ra những khoảng dừng. Hãy chọn cách tạo ảnh hưởng chậm-và-sâu. Đừng quên sử dụng thế mạnh bẩm sinh của người hướng nội là kiên nhẫn và suy nghĩ thấu đáo trước khi phản hồi. Thay vì cố né tránh sự phản kháng tất yếu và cần thiết mà bạn thường gặp phải từ đối phương khi cố gắng tác động đến họ để tạo ra thay đổi, hãy hít thở và điềm tĩnh đón nhận. Bạn nên cho chính mình một ít thời gian để suy nghĩ trước khi phản hồi những e-mail có thể khiến mình bị kích động. Hãy thử tự gửi cho mình bản nháp thư trả lời để bạn có thể chỉnh sửa sau đó hoặc xóa bỏ nó. Bạn cần bình tĩnh trở lại khi cảm thấy cuộc trò chuyện đang trở nên gay gắt. Bạn sẽ chiến thắng nếu giữ được sự bình tĩnh và đợi cho đến khi bạn cảm thấy mình đã “hạ nhiệt” mới phản hồi.
Bạn chắc chắn sẽ tạo ra và sử dụng hiệu quả hơn những khoảng dừng nếu biết tận dụng thời gian tĩnh lắng và cho bản thân những khoảng không để thở trong suốt ngày dài. Người hướng nội cần có thời gian chuyển đổi giữa những công việc đòi hỏi tư duy. Tác giả kiêm blogger Sophia Dembling dành cho riêng mình nhiều thời gian và không gian giữa các cuộc hẹn hay sự kiện. Cô thường đến sớm và ngồi lại trong xe của mình ở bãi đỗ xe để trấn tĩnh và thư giãn trước khi gặp gỡ mọi người, thay vì vội vã đi ngay vào địa điểm cuộc gặp. Nhà quản lý giáo dục Jake cũng có cùng quan điểm: “Bất kể nội dung cuộc họp là gì, trực tiếp hay trực tuyến, bất kể vào thời gian nào hay đối tượng gặp gỡ là ai, tôi đều dành vài phút đọc lại những ghi chép trước đó của mình để khởi động lại trí nhớ”. Việc nhắm mắt lại cho trí tưởng tượng làm việc thư thả cũng có thể là một cách chuẩn bị hữu ích trong những khoảng dừng như thế này.
Trò chuyện tích cực với bản thân. Khi phải đối mặt với một tình huống xung đột hoặc một thử thách khó khăn, hãy tự hỏi bản thân câu này: “Mình sẽ làm gì nếu không sợ hãi?”. Hãy giả lập một tình huống trong đó bạn đóng cả hai vai, người tốt và kẻ xấu. Với mỗi suy nghĩ hay giả định tiêu cực của chính mình (trong vai “kẻ xấu”), bạn (trong vai “người tốt”) hãy phản bác lại bằng một suy nghĩ tích cực. Ví dụ, khi bạn phát hiện bản thân đang có suy nghĩ “Hình như cấp trên không coi trọng ý kiến của mình”, ý thức bên trong bạn hãy điều chỉnh suy nghĩ đó thành “Mình có một ý tưởng sáng tạo và có giá trị, có thể mang lại lợi ích cho tổ chức”.
Nhờ người khác giúp đỡ. Để tránh tình trạng kiệt sức hay mệt mỏi, hãy biết rõ giới hạn của mình và sẵn sàng đón nhận sự giúp đỡ của người khác. Những Người Ảnh hưởng Hướng nội thành công đều đã vượt qua được tâm lý e ngại khi cần nhờ người khác giúp đỡ. Amelia, một chuyên viên kế toán, đã học được tầm quan trọng của việc này từ những thực tập sinh mà cô quản lý. Họ không ngại nhờ người khác giúp và việc họ đặt ra những câu hỏi khi có thắc mắc giúp cho dự án được xúc tiến tốt hơn. Vì vậy, khi bị quá tải trong công việc, Amelia đã áp dụng cách của các thực tập sinh. Cô trình bày vấn đề với cấp trên, và trong vòng năm phút, ông ấy đã giúp cô sắp xếp mức độ ưu tiên cho các việc. Khi vấn đề được giải quyết, Amelia học được rằng việc lên tiếng khi cần sự hỗ trợ không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, mà còn khiến những người khác nhìn nhận bạn là một người chủ động, có sức ảnh hưởng, luôn tìm cách thay đổi thực trạng (chẳng hạn như tình trạng quá tải trong công việc) khi mọi việc không suôn sẻ.
4. Luyện tập
Học thuộc nội dung phát biểu. Hãy đứng lên và kiểm chứng khả năng ăn nói để tạo ảnh hưởng của bạn. Tiến sĩ Walter May, phó trưởng khoa tại một trường đại học thuộc hệ giáo dục khai phóng(1), thừa nhận ông không có khiếu nói chuyện trước đám đông, vì vậy ông phải nỗ lực trau dồi kỹ năng này. Trước mỗi bài phát biểu hay thuyết trình ít nhất một tuần, Walter lấy giá nhạc ở nhà ra, chỉnh sửa điệu bộ và tập nói những điều mình dự định sẽ phát biểu. Nhờ vậy, khi đứng trước khán giả, ông trình bày lưu loát các luận điểm và thông điệp của ông tác động đến nhiều sinh viên và giảng viên trong khoa. Các chuyên gia thường đề xuất hình thức tập luyện này. Chuyên viên huấn luyện kỹ năng thuyết trình David Greenberg chia sẻ: “Diễn tập là thử nghiệm ở đỉnh cao”. Hãy thử nghiệm bằng cách ghi âm những lời phát biểu nhằm tạo ảnh hưởng của mình, cho dù đó chỉ là lời nói mở đầu. Bạn sẽ thấy mình sử dụng những từ ngữ và cách diễn đạt khác với những gì bạn đã viết ra trên giấy và thường gây ấn tượng mạnh hơn. Bạn có thể vận dụng những cách diễn đạt đó trong bài thuyết trình tiếp theo.
(1) Các trường đại học thuộc hệ Liberal Arts (tạm dịch: Giáo dục khai phóng) ở Mỹ không đi sâu vào chuyên ngành cụ thể, thay vào đó chú trọng việc đào tạo những kỹ năng tư duy cơ bản mà người học cần có để học những môn học khác. Sinh viên tốt nghiệp các trường này được nhận bằng Cử nhân Xã hội (BA) hoặc Cử nhân Khoa học (BS).
Chọn giọng điệu phù hợp. Hãy thử nói bằng nhiều giọng điệu khác nhau. Có thể bạn ý thức được vai trò của ngôn ngữ hình thể (ánh mắt, tư thế, dáng điệu…) nhưng chưa chú ý nhiều đến giọng nói của mình. Theo Barbara McAfee, chuyên gia về giọng nói và cũng là tác giả quyển sách Full Voice (tạm dịch: Giọng nói và nghệ thuật biểu đạt), chúng ta nên thử nói với nhiều âm sắc khác nhau. Bà giải thích thêm rằng những tình huống khác nhau đòi hỏi những giọng điệu khác nhau. Ví dụ, khi muốn đề cập đến một vấn đề nghiêm túc với một người nghiêm túc, bạn nên hạ giọng xuống để có giọng trầm. Còn những lúc muốn khơi dậy sự hưng phấn, bạn có thể thêm vào giọng nói của mình “một chút lửa”.
Chuẩn bị hai phiên bản cho bài phát biểu. Hãy chuẩn bị những nội dung bài phát biểu tương ứng với từng tình huống có thể xảy ra. Thường thì trên thực tế, thời lượng dành cho phần trình bày ý tưởng của bạn sẽ không đủ như mong muốn. Josh, vị giám đốc vận hành bận rộn đồng thời là ông bố của ba đứa con, người luôn tranh thủ thời gian tập thể dục để nạp năng lượng và tĩnh lắng, khuyên chúng ta nên soạn sẵn một bài nói ngắn và một bài nói dài cho cùng một nội dung cần trình bày. “Tôi từng chuẩn bị một bài trình bày ý tưởng dài một tiếng rưỡi trước phó chủ tịch, nhưng rồi ông ấy lại bảo: ‘Được rồi, tôi cần rút ngắn cuộc họp nên anh có ba phút để thuyết phục tôi!’”. Sau sự việc này, Josh đã rút ra bài học là phải luôn chuẩn bị thêm một phiên bản rút gọn của bài thuyết trình.
Lạm dụng thế mạnh Chuẩn bị
Mức độ chuẩn bị đến đâu phụ thuộc vào phạm vi và tầm quan trọng của tình huống mà bạn muốn gây ảnh hưởng, và phụ thuộc vào khả năng của bạn trong việc vận dụng những thế mạnh tạo ảnh hưởng vốn có của người hướng nội. Đôi khi, bạn chuẩn bị kỹ lưỡng quá mức cần thiết. Trong quá trình bạn chọn và phát huy những thế mạnh tạo ảnh hưởng theo tính cách trầm lắng của riêng mình, bạn sẽ biết mức độ chuẩn bị như thế nào là phù hợp và lúc nào thì nên tạm không dùng đến thế mạnh chuẩn bị mà tùy cơ ứng biến. Những cảnh báo dưới đây về việc lạm dụng thế mạnh Chuẩn bị sẽ giúp bạn biết cách tự cân đối. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng quá mức có thể dẫn đến tình trạng tê liệt khả năng phân tích, mất kết nối, mất trọng tâm và giảm sút sự tự tin.
1. Tê liệt khả năng phân tích
Khi nào sự chuẩn bị của bạn là quá mức cần thiết? Đó là khi chẳng việc nào được hoàn thành. Đến một thời điểm nhất định, bạn phải bắt tay vào làm thật sự. Dành quá nhiều thời gian để thu thập hoặc kiểm tra thông tin sẽ khiến bạn có thói quen không hành động tức thì, ngăn bạn xông xáo bước ra thử nghiệm các ý tưởng của mình và nhìn nhận các phản hồi. Nếu không có sự trao đi và nhận lại thì các ý tưởng vẫn không được công nhận. Một phần của việc tạo ảnh hưởng là đề xuất ý tưởng và lắng nghe phản hồi. Đừng để bị cuốn vào việc nghiên cứu vì sợ mình sẽ bỏ sót một dữ liệu quan trọng nào đó. Bạn sẽ không bao giờ tìm thấy đầy đủ tất cả mọi thông tin liên quan, bạn sẽ không bao giờ dự đoán được mức độ thành công của đề xuất thay đổi mình đưa ra, và bạn cũng không bao giờ biết được mong muốn thay đổi thực trạng của mình sẽ gặp phải những trở ngại nào. Nói ngắn gọn, con đường đi tới sự hoàn hảo là con đường đầy chông gai, và bạn không nhất thiết phải nắm trong tay mọi dữ liệu. 80% là được.
Chẳng hạn như các kỹ sư phần mềm phải học cách thu thập đủ - nhưng không cần quá nhiều - dữ liệu từ khách hàng. Nếu họ quá mải mê thu thập dữ liệu, sản phẩm cuối cùng của họ sẽ đối mặt với những rủi ro như ra mắt thị trường chậm trễ, chi phí vượt ngân sách hoặc sản phẩm lỗi thời. Ngoài ra, đôi khi khách hàng không thật sự biết mình cần gì, nên việc dành quá nhiều thời gian đặt câu hỏi cho họ không có nghĩa là bạn sẽ làm ra sản phẩm tốt nhất.
2. Mất kết nối
Nếu quá trình chuẩn bị của bạn quá chú trọng việc thể hiện bản thân, cuộc trao đổi, cuộc họp hay buổi thuyết trình của bạn rất có thể sẽ chỉ tập trung vào thông điệp của riêng mình mà bỏ lỡ cơ hội bắt nhịp với những nhu cầu và mong muốn của đối phương. Sự chuẩn bị thái quá khiến bạn bám sát theo kịch bản, theo cách mà bạn khó có thể thật sự lắng nghe để hiểu được mối bận tâm hay quan điểm của người khác. Mỗi giây phút bạn bận suy nghĩ về việc phải làm theo kế hoạch là giây phút bạn mất cơ hội lắng nghe. Bạn có thể sẽ bỏ lỡ những sắc thái quan trọng của ngôn ngữ cơ thể mà dựa vào đó, bạn có thể điều chỉnh cho phù hợp thông điệp của mình. Bạn sẽ mất kết nối với chính những người mà bạn cần tác động để tạo ảnh hưởng.
Người dẫn chương trình radio Michelle Martin đã chia sẻ ngắn gọn về những ảnh hưởng không tốt của việc chuẩn bị thái quá như sau: “Thuở mới vào nghề, tôi cố gắng lên kịch bản trước cho từng câu hỏi. Điều đó thật tẻ nhạt, và mặc dù tôi dường như kiểm soát được chương trình, nhưng bản thân cảm thấy phát chán! Sau mười hai năm dẫn chương trình radio, tôi đã học từ bỏ nhu cầu biết trước diễn tiến chương trình. Những chương trình hay nhất là những chương trình mà tôi có thể ứng biến tại chỗ, là những chương trình mà tôi cảm nhận được rằng khách mời, thính giả và tôi đều có cơ hội tham gia và phát triển nó theo chiều hướng của một cuộc trò chuyện thú vị. Ngược lại, nếu không chuẩn bị trước, tôi lại quá lo sợ nên cũng sẽ không thể để chương trình radio ‘phát sóng trực tiếp’ diễn ra tự nhiên”.
Sự mất kết nối do chuẩn bị quá mức đặc biệt thể hiện rõ trong các buổi thuyết trình. Khán thính giả ngày nay không kiên nhẫn với “các nhà thuyết giảng”. Mặc dù họ vẫn muốn lắng nghe các chuyên gia, nhưng đồng thời cũng muốn giao lưu với một diễn giả năng động và biết tạo điều kiện cho khán giả tương tác. Họ muốn biết làm thế nào để một nội dung hay ý tưởng có thể áp dụng được vào cuộc sống của chính họ. Những nội dung được diễn thuyết hay bàn luận sẽ trở nên liên quan và gần gũi hơn nếu khán thính giả có thể tham gia thảo luận, đặt câu hỏi và có thời gian tranh luận một cách sôi nổi và thẳng thắn. Đây là bài học đã được các giáo sư đại học và các diễn giả chuyên nghiệp đúc kết.
3. Mất trọng tâm
Rõ ràng, việc thu hút người khác cùng tham gia có thể làm tăng phạm vi gây ảnh hưởng và giúp khai thác mọi nguồn lực của bạn. Trên thực tế, hầu hết mọi người đều sẵn sàng góp sức bởi vì bản thân họ cũng muốn trở thành một phần của sự thay đổi hay kế hoạch hành động. Vì vậy, bạn cần đảm bảo mình luôn tập trung nhắm đến mục tiêu cuối cùng thay vì quá bận tâm vào quá trình thực hiện. Ví dụ, một tổ chức tình nguyện đề xướng một sự kiện thu gom túi vệ sinh cá nhân cho người cao tuổi. Các thành viên phụ trách kế hoạch của họ đã chu đáo chuẩn bị các trạm thu gom và trò chơi để giới thiệu các tình nguyện viên với nhau, cùng nhiều hoạt động xây dựng nhóm khác. Kết quả là số lượng túi thu gom được thực tế lại thấp hơn đáng kể so với mục tiêu đã đề ra. Tại sao? Vì nhóm kế hoạch đã không đặt hàng đủ số lượng dụng cụ vệ sinh cá nhân để hoàn thành nhiệm vụ. Việc dành quá nhiều thời gian cho các hoạt động gắn kết nhóm đã khiến cho quá trình chuẩn bị xa rời mục tiêu sau cùng. Chỉ một bước đi sai cũng có thể tác động đến sự thành bại của việc tạo ảnh hưởng.
Alexis, một nhân viên y tế cộng đồng, cũng rút ra bài học tương tự. Vì muốn đội ngũ phối hợp với nhau chặt chẽ hơn mà không cần có sự can thiệp trực tiếp của mình, Alexis đã thu xếp lên kế hoạch và tổ chức một cuộc họp nhằm đưa ra những quy định chặt chẽ, buộc cả đội làm việc với nhau theo từng nhóm nhỏ. Nhiều người đã phản đối cách làm này. Thật may là cuối cùng họ đã hợp tác với nhau, nhưng đó không phải là nhờ kế hoạch của cô. Sự gắn kết giữa họ diễn ra thân mật bên ngoài chương trình họp - trong thời gian đi dạo và ăn trưa. Ban đầu, Alexis rất thất vọng vì cho rằng kế hoạch của mình không hiệu quả. Phải mất một thời gian sau đó, cô mới nhận ra cuộc họp đã đạt được mục đích. Alexis học được rằng khuynh hướng quá chú trọng việc lên kế hoạch và đòi hỏi hoạt động nhóm của cô gần như khiến cô quên mất mình đã đạt được mục tiêu chính là tạo ra tinh thần hợp tác trong đội ngũ.
4. Giảm sút sự tự tin
Đôi khi tập trung quá nhiều vào việc chuẩn bị để phát triển sự tự tin có thể phản tác dụng. Sự chuẩn bị quá mức có thể khiến bạn lo lắng và mất tự tin. Ví dụ, trong khi tập trung nghiên cứu một chủ đề nhằm củng cố lập trường và quyết tâm để tạo ảnh hưởng đến những người khác, bạn có thể nhận ra mình không am hiểu lĩnh vực nào đó như mình nghĩ. Hoặc càng hiểu biết về lĩnh vực, bạn càng cảm thấy không chắc chắn về quan điểm của mình. Cả hai trường hợp này đều làm giảm sút sự tự tin của bạn.
Sự chuẩn bị quá mức cũng khiến bạn phải chất chứa quá nhiều thứ trong đầu, bạn lo nghĩ về những điều bạn sẽ trình bày, đang trình bày và cả những điều bạn đã trình bày. Trong một cuộc trò chuyện về những tình huống tương tự, một người được tôi phỏng vấn đã chia sẻ: “Khi rơi vào tình trạng ấp úng, tôi mất hết sự tự tin và điều đó khiến tôi căng thẳng”. Tình trạng ấp úng có thể gây ra hiệu ứng quả cầu tuyết(1) - càng ấp úng, bạn càng thể hiện sự không chắc chắn khi trình bày quan điểm của mình. Điều này gây bất lợi cho việc tạo ảnh hưởng đến người khác.
(1) Một quả cầu tuyết khi lăn từ trên cao xuống trên sườn đồi phủ đầy tuyết sẽ càng tích tụ thêm nhiều tuyết hơn trên bề mặt và càng tăng về khối lượng lẫn thể tích. Hiệu ứng quả cầu tuyết được dùng để mô tả một thực thể hoặc một điều gì đó tăng theo cấp số nhân.
Trong quyển The Introverted Leader: Building on Your Quiet Strength, tôi nêu ra quá trình 4P: Prepare (Chuẩn bị), Presence (Có mặt), Push (Thúc đẩy), và Practice (Thực hành). Bạn sẽ đồng ý với tôi rằng Chuẩn bị chỉ là một bước trong quá trình cần thích ứng linh hoạt này. Bạn chỉ nên chuẩn bị đến một mức nào đó, trước khi sự tự tin và động lực mạnh mẽ bị thế chỗ bằng sự ngờ vực và lập luận theo sau người khác. Điều quan trọng là bạn cần tiến lên và tích cực tham gia cùng những người khác trong những nỗ lực tạo ra thay đổi của mình.
Các bước cần làm tiếp theo
Rất có thể Chuẩn bị là sở trường của bạn. Vì thế mạnh Chuẩn bị là nền tảng để phát triển những thế mạnh khác như Lắng nghe thấu đáo, Trao đổi có trọng tâm, Viết lách và Sử dụng mạng xã hội một cách cẩn trọng, nên khai thác thế mạnh cốt lõi này là một cách tuyệt vời để nâng chỉ số QIQ. Trước khi bắt đầu, bạn hãy ôn lại những gì đã học được trong chương này. Có năm điểm chính sau đây:
1. Sự chuẩn bị thấu đáo, kỹ lưỡng là một thế mạnh đặc trưng của Người Ảnh hưởng Hướng nội.
2. Người Ảnh hưởng Hướng nội thường là chuyên gia về một lĩnh vực nào đó.
3. Sự chuẩn bị ở mức vừa đủ giúp bạn khác biệt. Trong khi đó, sự chuẩn bị quá mức có thể hủy hoại sự tự tin của bạn.
4. Rất ít Người Ảnh hưởng Hướng nội có thể một mình đạt được mục tiêu. Họ cần lên kế hoạch thu hút người khác cùng tham gia vào công việc của mình.
5. Người Ảnh hưởng Hướng nội thường lập ra những kế hoạch tạo ảnh hưởng có lộ trình rõ ràng.
Bạn cần củng cố hơn nữa quyết tâm phát huy thế mạnh Chuẩn bị bằng cách suy nghĩ và trả lời những câu hỏi dưới đây:
1. Hãy nhớ lại một lần gần đây bạn đề xuất thành công một ý tưởng trong công việc. Sự chuẩn bị của bạn cho cuộc trao đổi hay bản đề xuất ý tưởng có mang lại kết quả tương xứng không? Sự chuẩn bị đó thành công nhất ở khía cạnh nào?
2. Hãy nhớ lại một tình huống mà bạn đã không chuẩn bị kỹ lưỡng. Lần đó, bạn có thành công trong việc tạo ảnh hưởng không? Nếu có thể quay trở lại và làm khác đi, bạn sẽ thực hiện phần chuẩn bị như thế nào?
3. Bạn sẽ làm gì để chuẩn bị cho tình huống thử thách tạo ảnh hưởng mà bạn đã chia sẻ ở Chương 3? Một kế hoạch được soạn thảo chi tiết có giúp ích cho bạn không? Bạn có muốn người khác cùng bạn lên kế hoạch hay triển khai chiến lược tạo ảnh hưởng không? Nếu câu trả lời là có cho bất kỳ câu hỏi nào trên đây, bạn sẽ triển khai các bước chuẩn bị đó khi nào và cụ thể ra sao?
Thông thường, Chuẩn bị bao gồm việc thu thập và xử lý thông tin. Một cách để Người Ảnh hưởng Hướng nội thực hiện việc này là Lắng nghe thấu đáo - thế mạnh tạo ảnh hưởng thứ ba của người hướng nội. Trong chương tiếp theo, bạn sẽ hiểu vì sao thế mạnh Lắng nghe thấu đáo không chỉ giúp bạn phát huy thế mạnh Chuẩn bị mà còn giúp bạn gắn kết với những người xung quanh, những mối quan hệ mà nhờ đó bạn có thể xúc tiến các mục tiêu tạo ảnh hưởng của mình.