04Nắm bắt thời gian: Tận dụng từng giây từng phút

“Thời gian là thứ công bằng nhất, mỗi người đều có hai mươi tư giờ mỗi ngày. Thời gian là thứ thiên vị nhất, không phải mỗi người đều có hai mươi tư giờ mỗi ngày”. Đây là câu nói của nhà sinh vật học nổi tiếng - Huxley - bạn đối xử với thời gian như thế nào, thời gian sẽ đáp lại bạn như thế.

Quy tắc của giới tinh anh:

KHÔNG TRỄ GIỜ

Ngoại trừ nguyên nhân bất khả kháng ra, tuyệt đối không được trễ giờ.

Quy tắc của giới tinh anh

Trễ giờ là một hiện tượng thường thấy trong cuộc sống, có lẽ chẳng có ai dám vỗ ngực nói: “Tôi chưa bao giờ trễ giờ”. Bất kể là đi làm, hay hẹn gặp bạn bè, ai cũng đều có nguy cơ trễ giờ. Bởi vì một người có đúng giờ tới đâu, yêu nghề đến mức nào, cũng không thể dự đoán được hết tình huống bất ngờ sẽ phát sinh, ví dụ gặp thiên tai bất thường, tai nạn bất ngờ, hoặc bản thân bị ốm, cơ thể khó chịu, hoặc gia đình, công ty đột nhiên xảy ra sự cố phải tham gia xử lí… Thi thoảng trễ giờ không phải là chuyện không thể tha thứ, nhưng không coi trọng chuyện đúng giờ lại là chuyện không thể chấp nhận.

Về vấn đề trễ giờ, nhận thức sai lầm hay cách xử lí thường gặp có một vài loại sau:

(1) Có một số người cảm thấy trễ giờ không có gì ghê gớm cả, chẳng phải chỉ là đến muộn vài phút thôi sao? Sau khi tan làm ở lại công ty vài phút, bù lại thời gian tới trễ không phải là được rồi sao?

Câu hỏi: Quốc có quốc pháp, gia có gia quy, công ty có nội quy, đi làm đúng giờ là yêu cầu cơ bản của công ty đối với các nhân viên, một mình bạn trễ giờ, nó không phải là câu chuyện của cá nhân bạn, việc bạn đi làm muộn sẽ sẽ ảnh hưởng tới bầu không khí làm việc của cả công ty. Khi mọi người đang chuyên chú làm việc, bạn lững thững bước tới công ty, liệu có phân tán sự chú ý của mọi người, ảnh hưởng tới công việc của mọi người không?

(2) Có một số người thường viện cớ cho sự trễ giờ của bản thân, nào là “trên đường đi làm bị tắc đường”, “buổi sáng thức dậy người không được khỏe, bị phát bệnh bất ngờ…”, muốn tìm cớ để tránh rắc rối và hình phạt.

Câu hỏi: Chúng ta không loại trừ các nguyên nhân đi làm trễ giờ là vì trên đường đi làm bị tắc đường, người không được khỏe, nhưng nếu bạn luôn lấy lí do này để bào chữa cho hành vi trễ giờ của mình, có phải là không có sức thuyết phục, khiến người ta cảm thấy giả tạo không? Tại sao người khác đi làm hiếm khi bị tắc đường, chỉ có một mình bạn đen đủi như thế, cứ dăm ba hôm lại gặp tắc đường một lần? Nếu bạn thường xuyên bị tắc đường thật, vậy tại sao bạn không dậy sớm hơn một chút, ra khỏi nhà sớm hơn một chút?

(3) Điều khiến người ta ghét nhất là có một số nhân viên sau nhiều lần trễ giờ, Giám đốc, cấp trên phê bình, đồng nghiệp nhắc nhở, công ty xử phạt theo chế độ chấm công, từ đầu chí cuối không biết hối cải, tiếp tục làm xằng làm bậy, hoàn toàn không để tâm tới chuyện trễ giờ, không để tâm cấp trên phê bình mình như thế nào, đồng nghiệp đánh giá mình ra sao, vẫn mặt dày “tôi cứ trễ giờ đấy, làm gì tôi”.

Câu hỏi: Thường xuyên trễ giờ, nhiều lần không thay đổi, không coi quy chế của công ty, cảm nhận của Giám đốc, của cấp trên và đồng nghiệp ra gì, “điếc không sợ súng”, kiểu người này ở công ty sẽ không lâu bền, nếu không thay đổi, đi tới đâu cũng sẽ không được chào đón.

Là một nhân viên công sở, đi làm đúng giờ, làm việc đến nơi đến chốn là tu dưỡng nghề nghiệp cơ bản nhất. Đối với Giám đốc của bất kì công ty nào mà nói, không có gì đáng hài lòng hơn nhân viên đi làm đúng giờ, làm việc đến nơi đến chốn. Cho dù năng lực làm việc của bạn hết sức bình thường, nhưng bạn chưa từng trễ giờ, và làm việc hăng hái thì bạn vẫn nhận được sự coi trọng của mọi người. Dần dà bạn cũng sẽ tiến bộ không ngừng.

Có một cô gái, sau khi tốt nghiệp đại học may mắn được vào làm cho một công ty lớn. Công ty nằm ở vùng ngoại thành xa xôi, hàng ngày đi làm đều phải dậy từ sớm, đúng bảy giờ xe đưa đón nhân viên của công ty sẽ đến đón mọi người đi làm.

Vào một buổi sáng mùa thu, sau khi bị tiếng chuông báo thức khua dậy, cô lại chợp mắt một lát, chỉ muộn hơn thường ngày năm phút. Nhưng chỉ năm phút này đã khiến cô phải trả giá đắt. Khi cô vội vàng ra khỏi nhà, tới địa điểm chờ xe, đã là 7: 03 phút, xe đưa đón của công ty đã đi xa. Đứng bên đường vắng không một bóng người, cô bỗng hốt hoảng không yên, không biết phải làm thế nào, cảm giác bất lực ập đến.

Chính vào lúc hối hận, ủ rũ, cô nhìn thấy chiếc xe hơi màu trắng đỗ ở cửa khu chung cư không xa. Chiếc xe màu trắng kia là xe riêng đưa đón Giám đốc. Cô bỗng hưng phấn, thầm nghĩ thật đúng là trời không tuyệt đường người. Thế là, cô chạy tới, lẳng lặng mở cửa xe, ngồi vào hàng ghế sau, lòng thầm mừng vì sự nhanh trí của mình.

Tài xế lái xe cho Giám đốc là một ông chú hiền lành, ông nói với cô: “Đây là xe của Giám đốc, cô không nên ngồi vào”.

“Cái đó thì, Giám đốc cũng đến công ty, tiện đường chở tôi một chút!”. Khi nói những lời này, cô cảm thấy đó là chuyện đương nhiên.

Một lát sau, Giám đốc đi tới, kinh ngạc khi thấy một cô gái đang ngồi trên chỗ ngồi quen thuộc của mình. Nhưng không bao lâu sau Giám đốc đã nhận ra cô, dù sao cô cũng là nhân viên công ty, họ đã gặp nhau mấy lần. Cô gái vội nói: “Giám đốc ạ, vừa rồi tôi muộn mất ba phút, xe của công ty đã đi, tôi xin ngồi nhờ xe của anh tới công ty”. Cô tưởng rằng lời thỉnh cầu của mình hợp tình hợp lí, chắc chắn Giám đốc sẽ đồng ý, bởi vậy giọng điệu khi nói vô cùng tùy ý.

Nhưng không ngờ, sau một thoáng ngẩn người, Giám đốc lại từ chối thẳng thắn: “Không được, cô không có tư cách ngồi trên chiếc xe này”. Sau đó, Giám đốc dùng giọng điệu vô tình ra lệnh: “Mời cô mau xuống xe!”.

Cô gái không dám tin vào tai mình, cô không ngờ rằng, một Tổng giám đốc của công ty lớn, lại nhỏ mọn tới mức không chịu giúp đỡ một việc nhỏ như thế này. Cô ý thức được rằng, nếu mình xuống xe, rất có thể sẽ trễ giờ, mà công ty lại có chế độ xử phạt rất nghiêm khắc đối với nhân viên đi làm trễ giờ. Bởi vậy, cô gái gần như là cầu xin: “Tôi sẽ đi làm trễ giờ mất”.

“Trễ giờ là việc của bản thân cô, hậu quả nên do mình cô gánh chịu”. Giám đốc vẫn lạnh nhạt như vậy.

Cô gái biết Giám đốc không chịu giúp đỡ, nên cầu cứu người tài xế hòa nhã, nhưng tài xế lại tránh đi, không nói một lời. Nước mắt ấm ức đảo quanh hốc mắt, sau đó, cô ngồi trên xe trầm lặng một hồi lâu, muốn chọn phương thức này đợi Giám đốc mềm lòng, cho cô đi nhờ một lần.

Cứ như vậy, họ giằng co trên xe mấy phút, bầu không khí vô cùng nặng nề. Đột nhiên, Giám đốc mở cửa xuống xe. Sau đó, đứng trong gió lạnh bắt một chiếc taxi. Nhìn thấy cảnh tượng này, nước mắt cô gái không kìm được mà rơi xuống.

Tài xế khẽ thở dài một tiếng, nói: “Giám đốc là người như vậy, vô cùng nghiêm khắc và có nguyên tắc. Rồi một ngày cô sẽ hiểu ông ấy, ông ấy không đồng ý cho cô đi nhờ, thực ra là muốn tốt cho cô, là thực lòng muốn giúp cô”.

Tài xế nói: “Tôi cũng từng đi làm trễ, lúc đó công ty đang trong giai đoạn khởi nghiệp, hôm đó ông ấy không cho tôi cơ hội giải thích, từ đó về sau tôi không trễ giờ thêm lần nào nữa”.

Cô lẳng lặng ghi nhớ câu nói này của tài xế, lau nước mắt, xuống xe, bắt một chiếc taxi đến công ty. Khi cô bước chân vào công ty, vừa may đúng giờ vào làm. Tuy cô đã phải bỏ ra hơn một ngày lương trả tiền xe, cảm thấy mất mặt, chán nản vì bị Giám đốc từ chối, nhưng trải nghiệm này khiến cô ý thức được trễ giờ sẽ phải chuốc lấy “nỗi nhục” lớn nhường nào. Từ đó về sau, cô đã đặt ra cho mình một nguyên tắc: Không bao giờ được trễ giờ.

Không bao giờ được trễ giờ, đây là quy chuẩn hành vi của những bậc tinh anh chốn công sở, cũng là yêu cầu của những ai có lòng tự tôn. Dù sao thì, trễ giờ không phải là việc gì vẻ vang, sẽ không khiến người khác nảy sinh thiện cảm với bạn. Bởi vậy, nếu bạn thực sự để tâm đến hình tượng của mình trong lòng Giám đốc, cấp trên và đồng nghiệp, bạn phải bảo vệ tôn nghiêm của mình, không để bản thân phải chuốc lấy nhục nhã. Muốn vậy, hãy tự nhủ với mình rằng: Trừ phi là nguyên nhân bất khả kháng, nếu không tuyệt đối không trễ giờ. Để không trễ giờ, bạn cần phải làm được một vài điểm sau:

1. Cố gắng ra khỏi nhà sớm một chút, chừa chút thời gian ở trên đường

Về chuyện đi làm, ngoài thời gian trên đường đi làm không thể biết trước ra, những thời gian khác đều có thể tính toán. Ví dụ, buổi sáng mấy giờ dậy, mặc đồ, đánh răng rửa mặt, chuẩn bị bữa sáng… tốn bao nhiêu thời gian, những việc này đều có thể tính ra. Sau đó, đặt ra thời gian thức giấc của bạn, thời gian ra khỏi nhà của bạn rồi căn cứ vào thời gian ra khỏi nhà và thời gian đi làm, tính ra thời gian phải bỏ ra trên đường đi.

Đây là mấy phép tính hết sức đơn giản, tôi tin là không có ai không tính được. Cái thực sự không tính ra được là thời gian phải bỏ ra thực tế trên đường đi. Đây là một con số thay đổi, bởi vì tình trạng giao thông mỗi ngày khác nhau, tình trạng thời tiết có sự khác biệt. Những nhân tố bên ngoài này đều có thể khiến thời gian bạn phải bỏ ra trên đường đi làm biến đổi.

Việc bạn phải làm chính là cố gắng ra khỏi nhà sớm hơn một chút, để chừa chút thời gian trên đường đi làm. Giả sử trong tình trạng bình thường, bạn cần bỏ ra một giờ đồng hồ mới có thể đi từ nhà tới công ty, vậy thì bạn có thể ra ngoài sớm mười lăm phút, dành thêm mười lăm phút cho thời gian “bù giờ”, để đối phó với tình huống bất đắc dĩ, ví dụ như tắc đường. Nếu bạn dành thêm mười lăm phút, mà cuối cùng vẫn trễ giờ, vậy thì ngày hôm sau bạn có thể dành thêm ba mươi phút “bù giờ”, để đảm bảo bạn có thể đến công ty đúng giờ.

2. Khi khó tránh khỏi kết cục trễ giờ, phải có thái độ ứng phó tích cực

Trời có mưa gió khó đoán, người có họa phúc sớm chiều. Đôi khi bạn gặp đen đủi, ra khỏi nhà sớm nửa tiếng cũng chẳng được việc gì, vẫn không thể tránh khỏi trễ giờ. Ví dụ, đoạn đường phía trước xảy ra tai nạn giao thông gây tắc đường, xe buýt bạn ngồi không đi qua được; bạn muốn xuống xe bắt xe khác, nhưng đoạn đường bị tắc cứng, xe taxi cũng không đi được. Lúc này, ngoài chờ đợi ra, thì bạn còn có thể làm gì?

Ngoài chờ đợi ra, đương nhiên là bạn có thể làm chút việc khác, ví dụ, gọi điện thoại cho cấp trên, nói rõ tình hình, gọi điện thoại cho đồng nghiệp, nhờ xin nghỉ với cấp trên, đây là thái độ tích cực nên có khi đi làm trễ giờ. Hãy nhớ rằng nhất định phải gọi điện thoại xin nghỉ, đừng gửi tin nhắn, như vậy có thể cấp trên sẽ không đọc được ngay, không thể hiểu được tình hình của bạn. Cho dù cấp trên đọc được, nó cũng không bằng bạn điện thoại trực tiếp nói rõ.

3. Một khi đã trễ giờ hãy bớt tìm lí do giải thích, năng tìm phương án khắc phục

Trễ giờ thì cũng đã trễ rồi, hãy dám gánh vác hậu quả, bình thản chấp nhận hình phạt, không có gì để giải thích cả, trừ phi cấp trên chủ động hỏi nguyên nhân, nếu không, tốt nhất bạn nên im lặng. Điều bạn phải làm là tích cực làm việc, nghĩ cách để tận dụng từng giây từng phút hiệu quả, bù đắp cho tổn thất về thời gian khi đi làm trễ giờ. Nếu thời gian trễ giờ quá dài, không hoàn thành công việc ngày hôm đó, bạn có thể chọn ở lại làm bù, để đảm bảo trễ giờ không ảnh hưởng tới tiến độ công việc. Nếu bạn có thể làm được như vậy, chắc rằng bạn sẽ nhận được sự tôn trọng và tán thưởng của cấp trên và đồng nghiệp.

Trắc nghiệm nhỏ

Trên đường đi làm, bởi tình huống đặc biệt, có nguy cơ trễ giờ làm, lúc này bạn sẽ làm thế nào?

A. Nghe theo mệnh trời, thuận theo tự nhiên, khi nào có thể tới công ty thì tới, không cưỡng cầu.

B. Dự đoán tới trễ và vẫn bị phạt, xin nghỉ đột xuất, trở về nhà, không đi làm nữa.

C. Gọi điện thoại tới công ty nói với người phụ trách rằng bạn gặp phải chuyện ngoài ý muốn, có thể sẽ đến trễ.

D. Cảm thấy gặp phải chuyện bất khả kháng, trễ giờ đương nhiên được chấp nhận, không có gì để sốt sắng.

E. Áp dụng mọi biện pháp, bắt buộc phải tới công ty đúng giờ.

Kết quả

Chọn A chứng tỏ: Bạn khá tiêu cực đối với công việc, thường xuyên oán trách, cằn nhằn, làm việc không tích cực. Kiến nghị: Dẹp bỏ việc than thở, tích cực làm việc.

Chọn B chứng tỏ: Bạn không thích làm việc lắm, bạn cảm thấy công việc sẽ ảnh hưởng đến cuộc sống, thường xuyên viện cớ để xin nghỉ, không đi làm. Kiến nghị: Đừng viện cớ thêm nữa, hãy làm một nhân viên yêu nghề.

Chọn C chứng tỏ: Bạn nghiêm túc với công việc, về cơ bản bạn là người cuồng công việc, nhưng bạn sẽ tích cực làm những việc mà bạn có hứng thú, ngược lại, có thể sẽ ứng phó một cách tiêu cực với những việc bạn không thích. Kiến nghị: Hãy tìm kiếm niềm vui từ trong công việc mà mình không thích.

Chọn D chứng tỏ: Bạn là một người không quá coi trọng công việc, đối với bạn mà nói, công việc chỉ là để kiếm tiền, cho nên, bạn thường xuyên làm việc được một thời gian là muốn nghỉ. Kiến nghị: Coi trọng công việc hơn nữa bạn sẽ thấy nó mang lại cho bạn nhiều hơn tiền lương hàng tháng.

Chọn E chứng tỏ: Bạn là một người cực kì cuồng công việc, có tinh thần trách nhiệm cao, bạn chắc chắn sẽ làm tốt công việc được giao, bạn rất được chào đón ở công ty. Kiến nghị: Tiếp tục phát huy.

Người làm việc hiệu năng cao:

SỬ DỤNG TỐT NHẤT GIỜ LÀM VIỆC ĐẦU TIÊN

Kế hoạch một năm ở mùa xuân, kế hoạch một ngày vào buổi sáng.

Ngạn ngữ

Nhiều người trong số chúng ta luôn lãng phí giờ làm việc đầu tiên cho những chuyện vụn vặt, mãi không bước vào được trạng thái làm việc thực thụ. Thường gặp nhất chính là ăn sáng, đọc tin tức, lướt mạng xã hội, tán gẫu trên mạng, hoặc tán gẫu với đồng nghiệp vài câu, lau bàn ghế, sắp xếp bàn làm việc, rót nước uống, đến nhà vệ sinh,… Chính những việc nhỏ này đã khiến rất nhiều người lãng phí giờ làm việc đầu tiên trong ngày.

Các công ty thường bắt đầu làm việc vào 8 giờ sáng, sau khi lãng phí một tiếng đồng hồ, đã đến 9 giờ sáng. Từ 9 giờ đến 11 giờ rưỡi chỉ có hai tiếng rưỡi đồng hồ làm việc, đây chính là lí do vì sao rất nhiều người cảm thấy buổi sáng trôi qua nhanh như vậy, hiệu suất làm việc lại thấp như vậy. Thực ra, không phải là thời gian buổi sáng trôi qua nhanh, mà vì họ đã lãng phí một tiếng đồng hồ, khiến thời gian làm việc của buổi sáng rút ngắn đi gần một phần ba.

Giờ làm việc đầu tiên trong ngày có vai trò hết sức quan trọng, nó không chỉ liên quan đến hiệu suất làm việc trong thời gian một tiếng đồng hồ đó, mà còn ảnh hưởng tới sự sắp xếp và hiệu suất làm việc của cả ngày hôm ấy. Người làm việc hiệu năng cao hiểu tầm quan trọng của giờ làm việc đầu tiên khi đi làm, nên chú trọng sử dụng nó một cách thông minh. Họ hiểu được trong giờ làm việc đầu tiên, phải loại bỏ những việc linh tinh, dồn tinh lực vào một số việc quan trọng. Chúng ta hãy cùng xem những người làm việc hiệu suất cao tận dụng giờ làm việc đầu tiên trong ngày như thế nào nhé:

1. Bớt chút thời gian sắp xếp kế hoạch công việc

Giờ làm việc đầu tiên, đừng vội vàng lao vào làm việc cụ thể ngay. Đương nhiên, càng đừng làm những việc không có liên quan đến công việc. Tốt nhất nên bớt chút thời gian ra suy nghĩ về kế hoạch làm việc trong khoảng thời gian tới. Ví dụ, suy nghĩ về tiến triển công việc ở hiện tại và phương hướng nỗ lực trong mấy ngày tới. Sau đó, định lượng công việc của ngày hôm đó, tiến hành chi tiết hóa thời gian, ví dụ buổi sáng phải hoàn thành bao nhiêu công việc, buổi chiều nên hoàn thành bao nhiêu công việc. Sau khi có được kế hoạch rõ ràng này, công việc trong ngày sẽ không sa đà và lan man. Cho dù bạn có quá nhiều công việc phải làm trong một ngày, cũng sẽ không bận rộn vô ích, mà tạo ra được hiệu suất cao.

2. Kiểm tra checklist công việc của ngày hôm trước, chỉnh lí checklist của ngày hôm nay

Công việc cần làm của ngày hôm trước bạn đã hoàn thành chưa? Checklist công việc hôm nay thay đổi những gì? Đứng trước hai câu hỏi này, người làm việc hiệu năng cao sẽ giải đáp tốt trong giờ làm việc đầu tiên. Đầu tiên, họ sẽ lấy checklist công việc cần làm trong ngày hôm qua ra, xem đã hoàn thành những công việc nào rồi, nếu vẫn còn công việc chưa hoàn thành, vậy thì, kết hợp với công việc cần làm trong ngày hôm nay, họ sẽ đưa công việc chưa làm xong vào bản checklist ngày hôm nay, kết hợp với tầm quan trọng của công việc cần làm trong ngày hôm nay, sắp xếp lại một trình tự mới. Như vậy, có thể biết những việc nào cần làm trước, những việc nào có thể để sau.

Có một số người làm việc hiệu năng cao còn biết kết hợp với mức độ khó dễ của những công việc cần làm, lần lượt đặt ra thời gian hoàn thành, ví dụ 8:30~10 giờ sáng làm gì, 10:05~10:45 làm gì. Lập ra thời gian biểu cụ thể, như vậy vào mỗi khoảng thời gian làm việc gì, phải làm bao nhiêu công việc, họ đều nắm rõ, để đảm bảo mỗi khoảng thời gian đều có thể duy trì được hiệu suất làm việc tương đối cao.

3. Kiểm tra hộp thư điện tử, xử lí vấn đề công việc trong hộp thư điện tử một cách hệ thống

Có một số người cho rằng buổi sáng không nên kiểm tra hộp thư điện tử, bởi vì như vậy sẽ khiến công việc trở nên bị động. Nhưng thực tế lại hoàn toàn ngược lại, kiểm tra hộp thư điện tử và kịp thời xử lí vấn đề trong đó, sẽ khiến công việc của bạn trở nên chủ động, tại sao lại nói như vậy? Chúng ta có thể giả thiết: Tối qua có khách hàng gửi thư cho bạn, bảo bạn cung cấp giá sản phẩm, hoặc khiếu nại sản phẩm của các bạn trong thư, còn bạn lại không xử lí trong giờ làm việc đầu tiên, có phải sẽ khiến khách hàng cảm thấy không nhận được sự coi trọng từ bạn không?

Nếu bạn không xử lí những việc khách hàng phản ánh trong giờ làm việc đầu tiên, lẽ nào phải đợi tới khi khách hàng gọi điện thoại tới thúc giục bạn sao? Đương nhiên không thể, một khi khách hàng gọi điện thoại tới giục, bạn đã bị động rồi, bởi vì khi đó bạn có thể đang làm việc theo kế hoạch, đang làm việc quan trọng, còn khách hàng gọi điện thoại tới, yêu cầu bạn làm gì, bạn buộc phải gạt công việc đang làm dở sang một bên. So với việc có thể sẽ bị cắt ngang, không bằng kiểm tra hộp thư điện tử từ sớm, kịp thời phản hồi, xử lí một cách hệ thống những việc nên xử lí ngay khi vào giờ làm. Sau đó, dựa theo kế hoạch đã sắp xếp lại để hoàn thành công việc của một ngày.

4. Kết nối với thành viên trong nhóm, không vội vàng giải quyết “xung đột cá nhân”

Ở chốn công sở, nhiều lúc công việc không chỉ là công việc của một người, công việc của bạn có thể phải phối hợp với nhóm, có thể phải hợp tác với đồng nghiệp khác. Bởi vậy, duy trì sự kết nối tốt đẹp với thành viên trong nhóm là điều cần thiết. Giờ làm việc đầu tiên, thừa lúc mọi người vẫn chưa bước vào trạng thái làm việc, nhanh chóng thảo luận công việc với nhóm tương quan, bàn bạc vấn đề trong công việc, đây là con đường hiệu quả thúc đẩy hợp tác, làm hài hòa bầu không khí trong nhóm.

Nếu bạn có “xung đột cá nhân” ở công ty, vào giờ làm việc đầu tiên đừng vội vàng giải quyết, bởi vì sáng sớm mọi người đều vội vã tới công ty, cảm xúc vẫn đang ở trong trạng thái phấn khích, thậm chí có thể nói đang ở trong trạng thái căng thẳng. Xử lí xung đột giữa các cá nhân vào thời điểm này không thích hợp lắm, nên đợi vài tiếng đồng hồ nữa, khi cảm xúc của mọi người đã thả lỏng, hẵng đi giải quyết mối xung đột. Ví dụ, khi ăn cơm trưa, chủ động ngồi cùng đồng nghiệp có xung đột với bạn, vừa ăn vừa nói chuyện; hoặc vào thời gian trà chiều, cùng uống tách cà phê với đồng nghiệp của bạn, tiện thể nói về khúc mắc kia, như vậy sẽ dễ dàng hóa giải mâu thuẫn, xung đột hơn.

Trong giờ làm việc đầu tiên, hãy làm tốt những việc này. Trên thực tế, làm tốt những việc này không cần đến một giờ. Nếu thực sự là như vậy, bạn có thể bớt ra một vài phút, dọn dẹp mặt bàn, pha cho mình một tách trà uống cho tỉnh táo hoặc dưỡng da, sau đó bước vào trạng thái làm việc trước (không cần phải đợi đến 9 giờ mới chính thức làm việc). Hãy làm việc theo kế hoạch, tận dụng tối đa mỗi khoảng thời gian để hoàn thành công việc tương ứng. Như vậy đợi khi tan làm, khi nhìn thấy công việc trong checklist đã được hoàn thành, bạn sẽ cảm thấy vô cùng hài lòng, cảm thấy đây là một ngày làm việc hiệu quả cao.

Lời vàng chốn công sở:

Thời gian là tài nguyên quý báu nhất và hữu hạn, không thể quản lí thời gian thì không thể quản lí được điều gì.

Peter Drucker, bậc thầy quản lí hiện đại

Alan Lakein:

TẬN DỤNG THỜI GIAN LẺ TẺ CỦA BẠN

Hãy nhớ rằng bạn chắc chắn có thời gian để làm những việc quan trọng với bản thân đây không phải là vì bạn có nhiều thời gian hơn người khác, mà vì bạn có thể tận dụng thời gian lẻ tẻ để tạo ra nhiều thời gian hơn cho mình.

Alan Lakein

Hàng ngày chúng ta có rất nhiều thời gian lẻ tẻ, đối với dân văn phòng mà nói lại càng như vậy. Ví dụ, thời gian đợi xe buýt, đợi tàu điện ngầm, đợi máy bay, hay ví dụ như thời gian chờ đợi khách hàng trước cuộc gặp, thời gian đợi bạn bè và đồng nghiệp khi đi ăn uống xã giao… Đừng xem thường những khoảng thời gian lẻ tẻ này, hiệu quả tích ít thành nhiều mang tới cho bạn là hết sức khả quan. Điều này gần giống với đạo lí đầu tư vốn ít, hôm nay tiết kiệm mười nghìn đồng, ngày mai tiết kiệm mười lăm nghìn đồng, nếu mỗi ngày bạn đều có thể tiết kiệm vài đồng và cất đi, một năm bạn sẽ có một con số khả quan. Cùng đạo lí như thế, nếu mỗi ngày bạn tận dụng một số thời gian lẻ tẻ có hiệu quả, cho dù là dăm ba phút, góp nhặt từng ngày cũng đủ để bạn thành công.

Nhà Toán học Hoa La Canh từng nói rằng: “Người thành công chắc chắn là cao thủ tận dụng thời gian!” Hãy xem những người có thành tựu từ xưa tới nay, có người nào không phải là cao thủ giỏi dùng thời gian lẻ tẻ? Âu Dương Tu từng nói với người khác rằng: “Những áng văn tôi viết, đa phần đều là trên lưng ngựa, trên gối, trong nhà xí”. Nhà phát minh lớn Thomas Edison 79 tuổi bạn bè lại nói ông 135 tuổi, lí do là khi làm việc ông hết sức chuyên chú, dùng hết những khoảng thời gian lẻ tẻ có thể tận dụng, một ngày thường hoàn thành công việc của hai ngày, hiệu suất làm việc vô cùng cao.

Tổ trưởng tổ Vận hành hàng không Nhật Bản Shin’ichi Matsuyama có một thói quen là mỗi ngày đọc một cuốn sách, sau khi đọc xong còn viết lời bình cho sách, sau đó đăng tải lên tạp chí mạng. Bởi ông có cách nhìn nhận độc đáo, đánh giá sắc sảo, nên nhiều lời bình sách của ông được cư dân mạng chia sẻ, độc giả không dưới trăm nghìn người.

Mỗi ngày đọc một cuốn sách, còn viết một bài bình sách, đây đều là tận dụng thời gian rảnh rỗi để làm. Vậy Shin’ichi Matsuyama đã làm thế nào? Thì ra, ông thức dậy đúng giờ vào sáu giờ sáng, bắt chuyến xe đầu tiên đi làm. Bởi nơi ở cách công ty khá xa, đến công ty phải ngồi gần hai tiếng trên xe, nên ông đã tận dụng khoảng thời gian này để đọc sách. Kiểu đọc sách này không phải là đọc để giết thời gian, mà là nghiên cứu hết sức nghiêm túc.

Hàng ngày đi làm gần hai tiếng, tan làm gần hai tiếng, đều là thời gian đọc sách của Shin’ichi Matsuyama. Bởi ông đọc sách chuyên chú, hiệu suất cao, nên hàng ngày đều có thể đọc xong một cuốn sách, khi về tới nhà, ông tận dụng thời gian rảnh rỗi để viết một bài bình sách. Mọi thứ đơn giản như vậy.

Trên thực tế, giữa thiên tài và người thường không có sự khác biệt quá lớn, có lẽ khác biệt ban đầu của họ nằm ở thái độ đối xử với thời gian lẻ tẻ, nằm ở chỗ có biết tận dụng thời gian lẻ tẻ hay không.

Trải qua sự tích lũy trong một thời gian dài, khoảng cách giữa hai người dần được nới rộng. Ví dụ, mỗi ngày đi làm tan làm đều để một cuốn sách trong túi, hoặc cầm một phần tài liệu, trong khi đợi xe buýt hoặc xe đưa đón, ngồi trên xe lấy ra xem, học hỏi thêm một số kiến thức, suy nghĩ một vài sáng kiến, hoặc khi đợi thang máy, xếp hàng mua đồ suy nghĩ về một số kế hoạch và vấn đề trong công việc, về tới công ty lập tức ghi chép lại những suy nghĩ này, như vậy chẳng phải là đã tiết kiệm được thời gian làm kế hoạch hay sao?

Liên quan tới việc làm thế nào để tận dụng thời gian lẻ tẻ, trong cuốn sách có tên tạm dịch “Làm thế nào để nắm bắt thời gian và cuộc sống của mình”, tác giả người Mỹ Alan Lakein đã đưa ra một phương pháp quản lí thời gian gọi là “phô mai Thụy Sĩ”. Phô mai Thụy Sĩ là một loại phô mai màu trắng có nhiều lỗ nhỏ, Alan Lakein ví những lỗ nhỏ này là thời gian lẻ tẻ, khuyên mọi người “tận dụng triệt để” thời gian lẻ tẻ cho một nhiệm vụ tương đối lớn, chứ không phải là thụ động chờ thời gian đủ dài, mới đi làm việc của mình.

Phương pháp quản lí thời gian “phô mai Thụy Sĩ” nói cho chúng ta biết rằng: Nên coi trọng giá trị của mỗi khoảng thời gian nhỏ, bất kể khoảng thời gian này nhỏ như thế nào, cho dù chỉ có dăm ba phút, cũng có thể giúp bạn hoàn thành một số công việc. Giả sử bạn làm một công việc mất mười giờ đồng hồ, điều này không có nghĩa là bạn phải dùng mười giờ đồng hồ liên tiếp trong một ngày để hoàn thành nó, bạn hoàn toàn có thể tận dụng triệt để năm phút, mười phút, mười lăm phút để hoàn thành khâu nào đó của công việc này. Khi bạn làm như vậy, bạn sẽ phát hiện ra được sức mạnh thần kì của thời gian lẻ tẻ.

Lợi ích lớn nhất của cách quản lí thời gian này là “thiết thực”, so với quãng thời gian dài, thì bạn dễ tìm thấy quãng thời gian lẻ tẻ mười phút, mười lăm phút, ba mươi phút hơn. Nếu bạn xem thường quãng thời gian lẻ tẻ này, bạn sẽ phải đợi tới khi quãng thời gian đủ dài xuất hiện, vậy bạn có thể phải tiếp tục đợi, cho dù bạn đợi được khoảng thời gian dài này, thì khi bước vào trạng thái làm việc, một khi có người làm phiền bạn, có thể bạn sẽ không muốn tiếp tục công việc nữa. Bởi vì quãng thời gian dài của bạn đã bị phân cắt, bạn lại muốn chờ đến quãng thời gian dài sau, như vậy bạn sẽ dễ trở nên trì hoãn, làm việc không có hiệu suất.

Trên thực tế, tận dụng tốt thời gian lẻ tẻ không phải là việc khó khăn, nhưng thời gian lẻ tẻ không dễ để nhận ra, thường dễ bị mọi người phớt lờ. Hiện tại, sau khi bạn đã ý thức được tầm quan trọng của thời gian lẻ tẻ, hãy tận dụng thời gian lẻ tẻ trong cuộc sống và công việc một cách có ích, để nâng cao hiệu suất làm việc của bản thân, phục vụ cho việc làm phong phú thêm cho thế giới nội tâm của mình.

1. Lấy giấy bút ra, ghi chép lại thời gian lẻ tẻ của bạn.

Trước khi tận dụng thời gian lẻ tẻ, bạn cần phải kiểm tra thời gian hàng ngày của bản thân được dùng vào việc gì, những việc nào có thời gian lẻ tẻ có thể được tận dụng. Bạn có thể lấy giấy bút, ghi chép lại thời gian hoạt động mỗi ngày, từ đó phát hiện ra những khoảng thời gian lẻ tẻ nào đã bị mình lãng phí.

Nhìn thấy thống kê thời gian lẻ tẻ này, bạn hẳn đã kinh ngạc phải không? Thì ra bản thân lại có nhiều thời gian bị lãng phí mỗi ngày như thế này (đương nhiên, tình hình cụ thể của mỗi người là khác nhau, số liệu thống kê thời gian này cũng sẽ có sự khác biệt). Sau khi ý thức được điểm này, bạn có thể vạch kế hoạch, sắp xếp công việc cần làm thích hợp vào những khoảng thời gian lẻ tẻ này, ví dụ, đọc sách, liên hệ với khách hàng, suy nghĩ kế hoạch…

Điều đáng nhắc tới là, khi tận dụng khoảng thời gian lẻ tẻ, bạn cần có một tâm thái tích cực, đừng có lúc nào cũng nghĩ “chỉ có năm phút, có thể làm gì”, mà cần phải không ngừng nhắc nhở bản thân rằng “vẫn còn năm phút, mình phải tận dụng nó triệt để”. Hơn nữa, khi tận dụng thời gian lẻ tẻ, phải làm việc chuyên tâm. Nếu muốn giải trí thư giãn, hãy thư giãn thỏa thuê, không thể muốn thư giãn trong lúc đang làm việc, hoặc trong lúc thư giãn lại nhớ đến công việc vẫn chưa làm xong được.

2. Luôn dựa vào đơn vị thời gian nhỏ nhất có thể để làm việc

Làm việc theo đơn vị thời gian nhỏ, đây là một trong những tinh hoa quan trọng của phương pháp quản lí thời gian “phô mai Thụy Sĩ”. Nhiều nhà khoa học, nhà doanh nghiệp, chính trị gia đều thích áp dụng phương pháp này khi làm việc, họ sẽ chia nhỏ thời gian ra thành tiếng, phút, ví dụ, làm một việc nào đó, quy định bản thân phải hoàn thành trong ba mươi phút hoặc một tiếng. Còn chúng ta thường sẽ lấy đơn vị thời gian là ngày, quy định bản thân hoàn thành một việc nào đó trong mấy ngày.

Ở phương diện này, cách làm của người Do Thái vô cùng điển hình, họ thường dùng khái niệm một phút có thể kiếm được bao nhiêu tiền để làm việc. Giám đốc Do Thái thuê nhân viên làm việc, tính thù lao theo giờ; người Do Thái khi gặp khách, sẽ tính toán thời gian tới đơn vị phút, tuyệt đối không trì hoãn. Khách tới gặp buộc phải hẹn trước, nếu không, có thể sẽ bị từ chối tiếp đón. Mặc dù cách làm này có phần cực đoan, nhưng thái độ làm việc này đáng để chúng ta học tập.

Khi bạn dựa vào đơn vị thời gian là giờ, phút, bạn sẽ không ngừng đốc thúc bản thân nhanh chóng làm việc. Điều này cũng tiện cho việc bạn tận dụng thời gian lẻ tẻ tốt hơn. Ví dụ, bạn muốn suy nghĩ một ý tưởng quảng cáo, và quy định bản thân phải hoàn thành trong hai mươi phút. Khi bạn đợi xe buýt, bạn có thể dùng ngay thời gian chờ đợi. Nếu bạn quy định thời gian là một ngày, vậy thì khi đợi xe buýt, bạn sẽ không nghĩ tới việc suy nghĩ về ý tưởng quảng cáo nữa. Bởi vì thời gian chờ xe quá ngắn, không đủ để hoàn thành công việc cần bỏ ra một ngày để hoàn thành. So sánh một chút, thì sự khác biệt của hai cách định thời gian này không cần phải nghi ngờ.

3. Sử dụng thiết bị công nghệ để tận dụng tốt thời gian lẻ tẻ

Đối với một số người làm việc ở thành phố lớn, nếu muốn cầm một cuốn sách để đọc mà không bị quấy rầy trên xe buýt gần như là điều không thể. Bởi vì thành phố lớn quá đông người, xe buýt thậm chí còn không có chỗ đứng, phải đọc sách thế nào? Khi bạn ở không gian chật chội, nếu điều kiện môi trường không cho phép tận dụng thời gian lẻ tẻ, vậy thì đừng miễn cưỡng. Đây là một trong những nguyên tắc quan trọng trong việc tận dụng thời gian lẻ tẻ.

Ngoài ra, nếu bạn sử dụng thành thạo những thiết bị công nghệ, sẽ vô cùng hữu ích cho việc nâng cao hiệu suất tận dụng thời gian lẻ tẻ. Ví dụ, hiện nay mọi người đều dùng điện thoại thông minh, hoàn toàn có thể đọc sách trên điện thoại; nhiều người còn có Ipad nhỏ gọn, vậy thì có thể tận dụng nó để làm việc. Khi bạn ngồi xe hoàn toàn có thể tận dụng thời gian này để gọi điện thoại cho khách hàng, như vậy có thể giúp bạn bớt được thời gian gọi điện thoại ở văn phòng.

4. Tận dụng thời gian lẻ tẻ để nghỉ ngơi

Từ trước tới giờ không có ai nói nhất định phải tận dụng thời gian lẻ tẻ để làm việc hoặc học tập, cũng không có ai ép bạn phải làm như vậy. Trên thực tế, cách làm khoa học, lành mạnh là kết hợp giữa làm việc và nghỉ ngơi, tận dụng thời gian lẻ tẻ cũng không được làm trái nguyên tắc làm việc lành mạnh này. Bởi vậy, song song với việc tận dụng thời gian lẻ tẻ để làm việc hoặc học tập, bạn cũng có thể tận dụng thời gian này để nghỉ ngơi. Ví dụ, tận dụng thời gian ngắn ngủi khi ăn cơm và sau bữa ăn, cùng người thân đi dạo bộ, gọi điện thoại cho bạn bè; còn có thể tận dụng thời gian khi đi tới nhà vệ sinh hay rót nước trong giờ đi làm, hít thở thật sâu, duỗi lưng, nhìn ra ngoài cửa sổ, thả lỏng thị giác và đầu óc một chút. Đừng xem thường sự nghỉ ngơi ngắn ngủi này, đối với dân văn phòng có áp lực về tinh thần và thể chất vô cùng lớn mà nói, đây là sự nghỉ ngơi và điều chỉnh hết sức quan trọng, bởi vậy tuyệt đối đừng phớt lờ tác dụng của nó.

Lời vàng chốn công sở

Thời gian là thứ công bằng nhất, cho mỗi người hai mươi tư giờ mỗi ngày. Thời gian là thứ thiên vị nhất, không phải cho mỗi người là hai mươi tư giờ mỗi ngày.

Huxley, nhà sinh vật học Anh

Phương pháp làm việc Pomodoro⁵:

DÀNH MỘT KHOẢNG THỜI GIAN RIÊNG BIỆT CHO MỖI MỘT CÔNG VIỆC

⁵ Trong tiếng Italia, Pomodoro có nghĩa là quả cà chua. Sở dĩ phương pháp này có tên là phương pháp làm việc quả cà chua là bởi Francesco Cirillo đã dùng một chiếc đồng hồ hình quả cà chua để theo dõi thời gian khi sáng tạo ra phương pháp này.

Nếu không có sự ràng buộc về thời gian, có thể tôi sẽ không ngừng thay đổi mạch suy nghĩ trong đủ loại công việc, tôi muốn học nhiều thứ cùng lúc, nhưng trên thực tế cách này lại có hiệu quả thấp.

Francesco Cirillo

Có người lái xe tới cây xăng, dừng xe ở khu phục vụ. Ba nhân viên phục vụ nhanh chóng bước tới đón tiếp. Người đầu tiên rửa xe, người thứ hai kiểm tra dầu máy, người thứ ba bơm hơi vào lốp. Sau khi làm xong công việc một cách trôi chảy, chủ xe trả họ mười đô la Mỹ, rồi lái xe đi.

Hai phút sau, chủ xe lại quay lại, ba người này lại bước ra đón tiếp. Chủ xe nói: “Tôi không hiểu sao các anh không bơm xăng cho xe của tôi?”

Ba người phục vụ nhìn nhau, thì ra trong lúc vội vàng, họ đã quên mất việc bơm xăng cho chiếc xe.

Trong công việc, có phải bạn đã bận rộn tới độ quên đi một số việc, thậm chí là việc quan trọng? Bạn có dành thời gian riêng biệt cho mỗi công việc, trong khoảng thời gian này, chuyên tâm làm việc này? Nếu bạn muốn trở thành người làm việc hiệu năng cao ở chốn công sở, vậy thì bạn cần nghiêm túc nhìn nhận vấn đề này, nếu không, bạn sẽ càng bận càng mệt mỏi, càng bận càng không đạt hiệu suất.

Một công ty nọ có một nhân viên trẻ tuổi, cậu ta là một chàng trai có chí tiến thủ. Trong khoảng thời gian làm việc, cậu ta còn tự học thêm, chơi bóng rổ vào Chủ nhật, lại hẹn hò với bạn gái. Cùng lúc đó, cậu ta còn phải đối mặt với rất nhiều việc quan trọng. Điều này khiến cậu ta thường bận rộn tới độ không biết phải làm thế nào. Vào thời gian đi làm, cậu ta thường tán gẫu qua mạng với bạn gái, đôi khi còn gọi điện thoại, việc này đã ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu suất công việc, khiến Giám đốc không hài lòng.

Sau khi tan làm, cậu và bạn gái hẹn hò, nhưng chốc chốc lại nhắn mấy câu với thành viên của câu lạc bộ bóng rổ trong nhóm kín, điều này đã ảnh hưởng tới chất lượng cuộc hẹn, khiến người bạn gái cảm thấy hết sức khó chịu. Bạn gái đã nhiều lần giao hẹn khi hẹn hò đừng để chuyện khác quấy nhiễu, nếu không đừng hẹn hò nữa, xử lí xong những việc kia rồi hẹn hò. Nhưng cậu ta không cho là thế, điều này khiến cô bạn gái cảm thấy cậu ta không tôn trọng mình, ảnh hưởng đến sự giao lưu tình cảm của hai người.

Buổi tối khi tự học, cậu ta lại nhớ nhung bạn gái, chốc chốc lại hỏi han ân cần, điều này lại ảnh hưởng tới việc học tập của cậu ta. Cứ như vậy, cậu ta liên tục phân tâm trong một số việc, khó có thể tập trung chú ý, mấy việc đều làm không tốt.

Sau đó, một người bạn khuyên cậu ta rằng: “Cậu cứ tiếp tục như thế này không ổn đâu! Tôi nghĩ cậu phải tập quen giờ nào việc nấy”.

Người nhân viên trẻ tuổi ấy đã nghe theo lời khuyên của người bạn, cùng với bạn gái thảo ra một thời gian biểu thế này:

(1) Trong thời gian đi làm hàng ngày, không lên mạng tán gẫu phải toàn tâm toàn ý cho công việc, cố gắng hết sức để tạo ra thành tích tốt.

(2) Sau khi tan làm tới tám giờ tối, là khoảng thời gian vun đắp tình cảm với bạn gái, có thể gọi điện thoại, hoặc gặp nhau chốc lát. 8:00~10:30 là thời gian dành cho việc tự học. Từ 10:30 đến trước khi đi ngủ, là thời gian nói chuyện tình tứ, chủ yếu là để trò chuyện với bạn gái.

(3) Mỗi cuối tuần dành ra nửa ngày (chiều thứ Bảy hoặc chiều Chủ nhật) đến câu lạc bộ chơi bóng rổ, rèn luyện thân thể, thả lỏng tinh thần.

(4) Mỗi cuối tuần dành ra nửa ngày ở cùng bạn gái, hoặc dạo phố, hoặc mua sắm, hoặc đi xem phim, hoặc uống cà phê, những hoạt động này cần đảm bảo hoàn thành trong thời gian nửa ngày.

Mỗi cuối tuần, dành ra một ngày để học, trong thời gian học tập không nhận tin nhắn và điện thoại của bạn gái, để tránh bị ảnh hưởng.

Sau đó, người nhân viên trẻ tuổi ấy đã nghiêm khắc thực hiện theo thời gian biểu nói trên, kiên trì hai năm, cuối cùng cậu ta cũng có được cả tình yêu, sự nghiệp, bằng cấp.

Ngoài việc khâm phục sự kiên trì và khả năng chấp hành của bạn trẻ kể trên ra, bạn cần phải chú ý: Nếu phải đối mặt với quá nhiều công việc cùng một lúc, khó dành ra thời gian chuyên biệt, bạn có thể căn cứ vào mức độ quan trọng của sự việc, để chọn lọc. Ví dụ, trong ví dụ kể trên, ba việc lớn là học hành, công việc, tình yêu đều quan trọng, không thể chọn lọc. Nhưng đánh bóng rổ có thể tạm thời bỏ qua, để có nhiều thời gian hơn để làm ba việc lớn này.

Đối với những người làm việc hiệu năng cao, hiệu suất công việc = (cuộc sống + mục tiêu) - phiền nhiễu, “cuộc sống + mục tiêu” tức cân bằng tốt công việc và cuộc sống, dưới tiền đề này, khi làm việc hãy dốc hết khả năng loại bỏ phiền nhiễu, để nâng cao hiệu suất làm việc trong thời gian ở công ty. Để làm được những điều này, bạn nên làm được những điểm dưới đây:

1. Tìm ra mục tiêu làm việc của bản thân, đặc biệt là mục tiêu quan trọng nhất

Mục tiêu làm việc chính là bạn muốn làm việc gì. Việc này nên là việc cụ thể, chứ không phải chung chung mơ hồ. Có thể bạn phải làm rất nhiều việc trong cùng một thời gian, ví dụ, một ngày phải hoàn thành nhiều công việc. Đối với những công việc này, bạn nên sắp xếp trình tự theo mức độ nặng, nhẹ, thong thả, gấp gáp, đặt việc quan trọng nhất ở vị trí đầu tiên. Điểm này trước đó chúng ta đã nhiều lần đề cập đến, ở đây tôi không nói nhiều nữa.

2. Tìm ra khoảng thời gian tốt nhất, sắp xếp các công việc

Khoảng thời gian tốt nhất có hai hàm nghĩa: (1) Khoảng thời gian này không bị làm phiền.

Trên thế giới này, hiếm người thích làm việc trong môi trường bị làm phiền, người có hiệu suất công việc cao trong môi trường bị làm phiền lại càng ít hơn. Đối với phần đông nhân viên công sở mà nói, tìm ra khoảng thời gian làm việc không bị làm phiền là hết sức quan trọng, bởi vì sau khi tìm ra khoảng thời gian này, có thể sắp xếp công việc quan trọng nhất vào lúc đó, đảm bảo hoàn thành công việc với chất lượng cao.

Có một nhân viên có thói quen như sau, hàng ngày đi làm anh ta đều sẽ đến công ty trước một tiếng (các đồng nghiệp 8:00 mới tới công ty, 6:50 anh ta đã tới công ty). Sở dĩ anh ta tới công ty trước, là bởi anh ta phải tìm một khoảng thời gian không bị quấy rầy cho mình để hoàn thành công việc quan trọng nhất mỗi ngày. Có lúc, việc quan trọng nhất không thể hoàn thành trong thời gian một tiếng, thậm chí anh ta sẽ tới công ty trước hai tiếng (anh ta có chìa khóa của công ty, điểm này rất quan trọng).

Thông qua cách làm việc như thế này, vào thời điểm làm việc chính thức là tám giờ, việc quan trọng nhất đã được hoàn thành, anh ta cảm thấy nhẹ nhõm hơn nhiều. Thời gian còn lại có thể làm công việc khác, điều này đã đảm bảo thành tích làm việc của anh ta, đảm bảo mỗi tháng anh ta đều được hưởng mức lương khả quan.

(2) Khoảng thời gian này là khoảng thời gian hiệu quả cao cho công việc của bạn.

Có một số người làm việc vào buổi sáng sớm đạt hiệu suất cao, có một số người làm việc vào 10~12 giờ sáng đạt hiệu suất cao, có một số người làm việc vào 3~5 giờ chiều đạt hiệu suất cao, có một số người làm việc vào buổi đêm yên tĩnh đạt hiệu suất cao. Giống như quãng thời gian hoàng kim trong việc ghi nhớ của con người, mỗi người đều có thời gian làm việc đạt hiệu quả cao của riêng mình. Nếu bạn có thể tìm được quãng thời gian làm việc hiệu quả cao của mình, sau đó sắp xếp công việc quan trọng nhất vào quãng thời gian này, vậy thì có thể đảm bảo thu được hiệu quả làm việc chất lượng cao.

3. Sau khi sắp xếp xong công việc quan trọng nhất, mới sắp xếp thời gian làm công việc khác

Sau khi sắp xếp xong công việc quan trọng nhất trong ngày, những công việc còn lại cũng cần sắp xếp vào khoảng thời gian riêng biệt. Từ 10 giờ đến 11 giờ nên làm gì? Từ 11 giờ đến 12 giờ nên làm gì? Từ 1 rưỡi tới 2 rưỡi nên làm gì? Những điều này bạn nên biết rõ. Cho dù mỗi ngày bạn chỉ có một việc phải hoàn thành, bạn cũng có thể phân chia việc này ra làm nhiều phần, lấy 1 tiếng đồng hồ làm đơn vị tính thời gian. Như vậy mỗi lần hoàn thành một phần công việc, bạn sẽ càng đến gần với mục tiêu công việc của ngày, từ đó đạt được cảm giác thành tựu, cảm giác này sẽ thúc đẩy bạn làm việc tích cực hơn.

TIPS: Phương pháp làm việc Pomodoro

Nguyên tắc

1) 1 Pomodoro (25 phút) không thể phân chia, không tồn tại 1/2 hay 2/3 Pomodoro.

2) Trong 1 Pomodoro, nếu làm việc không có liên quan đến nhiệm vụ, thì 1 Pomodoro này không còn giá trị.

3) Đừng bao giờ sử dụng phương pháp làm việc Pomodoro ngoài công việc. (Ví dụ: dùng 3 Pomodoro chơi cờ cùng con trai, dùng 5 Pomodoro đi câu cá…)

4) Đừng lấy số liệu Pomodoro của mình ra để so sánh với số liệu Pomodoro của người khác.

5) Số lượng Pomodoro không thể quyết định thành bại cuối cùng của nhiệm vụ.

6) Cần có một bảng thời gian làm việc nghỉ ngơi thích hợp với bản thân.

Mục đích

1. Giảm thời gian lo lắng.

2. Nâng cao sức tập trung và chú ý, giảm gián đoạn.

3. Tăng cường ý thức quyết sách.

4. Khơi dậy hưng phấn và kéo dài hưng phấn.

5. Củng cố quyết tâm đạt được mục tiêu.

6. Hoàn thiện quy trình ước tính, đảm bảo chất lượng một cách chuẩn xác.

7. Cải tiến quá trình làm việc, học tập.

8. Tăng cường khả năng quyết đoán, giải quyết dứt khoát.

Cách làm

1. Khi bắt đầu ngày mới, quy hoạch một vài nhiệm vụ cần hoàn thành trong ngày, viết từng nhiệm vụ vào bảng liệt kê (hoặc ghi vào phần mềm thống kê).

2. Cài đặt “đồng hồ Pomodoro” của bạn (máy định giờ, phần mềm, đồng hồ báo thức…) thời gian là 25 phút.

3. Bắt đầu hoàn thành nhiệm vụ đầu tiên, cho đến khi “đồng hồ Pomodoro” đổ chuông hoặc nhắc nhở (25 phút tới)

4. Dừng công việc, đánh dấu X sau nhiệm vụ này trong bảng liệt kê.

5. Nghỉ ngơi 3~5 phút, hoạt động, uống nước, đi vệ sinh…

6. Bắt đầu 1 Pomodoro sau, tiếp tục nhiệm vụ này. Cứ tuần hoàn như thế, cho tới khi hoàn thành nhiệm vụ này, và gạch bỏ nhiệm vụ này trong bảng liệt kê.

Trong quá trình của Pomodoro, nếu đột nhiên nhớ ra phải làm việc gì đó

a. Nếu buộc phải làm ngay lập tức, hãy dừng Pomodoro này, và tuyên bố nó không còn giá trị (cho dù chỉ còn 5 phút nữa là kết thúc), đi hoàn thành việc này, sau đó lại bắt đầu một Pomodoro khác.

b. Nếu không phải là công việc cần làm ngay lập tức, đánh một dấu phẩy phía sau nhiệm vụ này trong bảng liệt kê (biểu thị làm việc), và ghi chép việc này vào một bảng liệt kê khác (ví dụ bảng liệt kê có tên “sự kiện ngoài kế hoạch”), sau đó tiếp tục hoàn thành Pomodoro này.

Franklin:

DÙNG CÂU LỆNH “LẬP TỨC LÀM” ĐỂ CHỐNG LẠI THÓI TRÌ HOÃN

Nếu có việc cần làm vào ngày mai, tốt nhất hãy làm ngay bây giờ.

Nhà chính trị Mỹ Benjamin Franklin

“Vội cái gì? Cứ từ từ, dù sao thì vẫn còn thời gian!” Câu nói này không còn xa lạ gì với mọi người, thậm chí có lẽ bạn là người thích nói như thế này. Ở chốn công sở, bạn có thể có tâm thái trầm ổn “cứ từ từ”, nhưng tuyệt đối không thể có thói quen làm việc rề rà, trì hoãn. Một người có bộ óc đựng đầy “cứ từ từ, dù sao vẫn còn thời gian” tưởng rằng chậm mà chắc nhưng không biết cái nhận được cuối cùng không phải là “chắc”, mà là “làm vội”, thử hỏi: Công việc phải làm vội, chất lượng có thể tốt tới đâu?

Sau đây, chúng ta hãy cùng phân tích người mắc chứng trì hoãn sẽ “làm vội” như thế nào nhé:

Thông thường người mắc chứng trì hoãn là người có nhận thức về thời gian khá kém, họ ước đoán thời gian một cách hết sức mơ hồ. Ước đoán thời gian mơ hồ thể hiện ở chỗ, khi đối mặt với một công việc, khó phán đoán thời gian hoàn thành một cách chuẩn xác.

Nếu họ cho rằng một công việc có thể hoàn thành trong một ngày, họ sẽ nghĩ: Buổi sáng không thể hoàn thành không sao, buổi chiều vẫn có thể tiếp tục, buổi chiều không hoàn thành cũng không sao, buổi tối hoàn thành là được.

Nếu họ cho rằng một công việc có thể hoàn thành trong một tuần, họ sẽ nghĩ: Một tuần có bảy ngày, thứ Hai chưa hoàn thành không phải vội, thứ Ba có thể làm tiếp; thứ Ba không hoàn thành cũng không cần lo lắng, thứ Tư có thể tiếp tục; thứ Tư không hoàn thành cũng không sao, thứ Năm vẫn có thể tiếp tục…

Nếu họ cho rằng một công việc cần một tháng để hoàn thành, họ sẽ nghĩ: Một tháng có bốn tuần, tuần đầu tiên chưa thể hoàn thành không sao, tuần thứ hai có thể tiếp tục; tuần thứ hai chưa hoàn thành không sao, tuần thứ ba có thể tiếp tục…

Nếu thời gian hoàn thành một công việc vượt quá một tháng, sẽ càng thảm hơn. Người mắc chứng trì hoãn sẽ nghĩ: Dù sao vẫn còn rất nhiều thời gian, không cần phải vội. Thế là, bạn không biết bao giờ họ mới bắt đầu hành động. Tâm lí thường gặp nhất của người mắc chứng trì hoãn, giống như hình vẽ dưới đây:

Đây chính là động thái tâm lí của người mắc chứng trì hoãn, dường như họ không bao giờ sốt sắng, bởi vì họ luôn cảm thấy vẫn còn thời gian. Đây là hậu quả do sự ước đoán mơ hồ đối với thời gian gây ra. Ở giai đoạn đầu, họ sẽ đánh giá quá mức thực lực của mình, cho rằng mình hoàn toàn có khả năng hoàn thành công việc trong khoảng thời gian còn lại, cho nên trì hoãn một chút không phải là vấn đề gì to tát.

Ở giai đoạn sau, khi thời hạn ngày một tới gần, khái niệm về thời gian của họ trở nên hết sức rõ ràng. Tại sao thời gian lại trôi qua nhanh như vậy, còn có mấy ngày, làm sao có thể hoàn thành công việc được? Thế là, họ ép mình ngồi trước máy tính, quên ăn quên ngủ, điên cuồng chạy báo cáo, chạy kế hoạch. Cứ cách mấy tiếng đồng hồ, họ sẽ thống kê thời gian, sẽ không ngừng lên kế hoạch cho lượng công việc trong khoảng thời gian còn lại, ra sức thúc giục bản thân phải nhanh.

Nếu cuối cùng họ thuận lợi “chạy xong” công việc, họ sẽ sung sướng vì cảm thấy bản thân bản lĩnh nhường nào, sẽ cảm thấy tự hào vì biểu hiện của mình, lần sau họ sẽ lại đi lại con đường trì hoãn. Nếu không thể “chạy xong” công việc, họ sẽ trở nên ủ rũ, sẽ nghĩ cách tìm lời viện cớ để giải thích cho mình, xin cấp trên gia hạn thêm.

Rốt cuộc có cần làm không?

Từ xưa tới nay, trì hoãn gần như là không có duyên với hiệu quả cao, bởi vì chất lượng công việc khi “chạy việc” khó được đảm bảo. Không chỉ có vậy, trì hoãn còn là tâm thái không lành mạnh, thậm chí sẽ đóng vai sát thủ của sự lành mạnh. Thử nghĩ xem, khi người mắc chứng trì hoãn phát hiện ra thời gian không còn nhiều, liều mạng “chạy việc”, không thể tránh khỏi tăng ca, điều này hoàn toàn khác với trạng thái lười biếng từ trước, thể chất và tinh thần đột ngột phải gánh vác công việc nặng nhọc như thế này, có mấy người chịu đựng được?

Bởi vậy, chứng trì hoãn có hậu quả vô cùng nghiêm trọng, lỡ dở công việc, ảnh hưởng đến cảm xúc, phá hoại sự nhịp nhàng của tập thể, ảnh hưởng tới lòng tin của cấp trên với bản thân, còn tổn hại sức khỏe. Vậy thì “gốc bệnh” của chứng trì hoãn rốt cuộc là gì? Trước khi giải quyết chứng trì hoãn, chúng ta cần làm rõ vấn đề này. Trong tình trạng thông thường, chứng trì hoãn có một số “gốc bệnh” lớn dưới dây.

Gốc bệnh 1: Không đủ tự tin về năng lực của bản thân, dễ trốn tránh.

Phân tích từ tầng tâm lí, đa số những người trì hoãn là do không tự tin về năng lực làm việc của bản thân. Nghiên cứu của chuyên gia tâm lí phát hiện ra rằng, người từng gặp thất bại lớn trong công việc, không tự tin về bản thân, dễ sản sinh tâm lí trốn chạy. Họ cho rằng năng lực của mình không đủ để đảm nhiệm công việc, không thể hoàn thành tốt nhiệm vụ, nên trì hoãn, chần chừ, rề rà không bắt đầu công việc, còn thường xuyên viện cớ công việc quá khó, bản thân quá mệt, trạng thái không tốt, thời gian không đủ... để trì hoãn.

Gốc bệnh 2: Có chiều hướng tâm lí theo chủ nghĩa hoàn mĩ, yêu cầu quá cao, không muốn vội vã bắt đầu.

Người có xu hướng tâm lí theo chủ nghĩa hoàn mĩ, có yêu cầu vô cùng cao với bản thân. Trước khi làm bất cứ việc gì, họ đều lên kế hoạch chu đáo cẩn thận, dày công chuẩn bị, mà chần chừ không muốn bước đi bước đầu tiên. Ví dụ, có một nhân viên lập kế hoạch quảng cáo, trước khi lập kế hoạch cho một quảng cáo, anh ta đều sẽ tìm kiếm một lượng lớn tài liệu, đọc nhiều nội dung quảng cáo cùng loại, đôi khi tìm tài liệu, đọc nội dung quảng cáo không liên quan.

Đây chính là chứng trì hoãn điển hình do xu hướng tâm lí theo chủ nghĩa hoàn mĩ gây ra.

Gốc bệnh 3: Có tâm lí chán chường, tiêu cực nghiêm trọng, cảm thấy việc gì cũng khó.

Một người có nội tâm không tích cực, không có chí tiến thủ, thể hiện ra sự lười biếng, chán chường, cảm thấy việc gì cũng khó, họ thích tìm lời viện cớ thoái thác cho mình. Ví dụ, tại sao không bảo người khác làm, mà bắt tôi làm? Tôi không làm đấy, cho dù có làm, tôi cũng phải trì hoãn. Đôi khi, mặc dù biết rõ không thể trốn tránh, cuối cùng vẫn phải làm, nhưng họ vẫn chọn trì hoãn để phản kháng.

Gốc bệnh 4: Tự tin quá mức, ước đoán sai tiến độ thời gian.

Thoạt đầu tự tin quá mức, đánh giá cao năng lực của bản thân, ước đoán sai tiến độ thời gian, cho rằng bản thân cơ bản không cần nhiều thời gian như thế vẫn có thể hoàn thành, cho rằng vẫn còn nhiều thời gian, bởi vậy không vội vàng hốt hoảng, cuối cùng trì hoãn tới mức không thể trì hoãn thêm được nữa, mới hốt hoảng chạy tiến độ.

Tổng hợp những điều kể trên, bạn sẽ phát hiện ra rằng: Hành vi trì hoãn không hoàn toàn là biểu hiện của sự lười biếng hay không có tinh thần trách nhiệm. Về cơ bản, trì hoãn không phải là vấn đề đạo đức, mà là một vấn đề tâm lí phức tạp. Bởi vậy, nếu bạn là người mắc chứng trì hoãn, không cần phải tự trách mình quá, điều quan trọng nhất là tìm được phương pháp đúng đắn để loại bỏ tâm lí trì hoãn, để bản thân trở thành người hành động tích cực, trở thành người có kĩ năng quản lí thời gian. Một vài lời khuyên dưới đây sẽ hữu ích cho việc loại bỏ gốc bệnh trì hoãn, bạn hãy thử xem sao:

1. Nâng cao năng lực ước đoán thời gian

Ở phần trên chúng ta đã đề cập tới, ở giai đoạn đầu của nhiệm vụ, người mắc chứng trì hoãn thường sẽ định lượng thời gian một cách mơ hồ, định lượng sai thời gian, mà không thể ước đoán chính xác phải bỏ ra bao nhiêu thời gian để hoàn thành công việc đó. Có lúc họ sẽ ước lượng thời gian cần dùng ít hơn thực tế, ví dụ, “Một tiếng đồng hồ tôi có thể làm xong kế hoạch này”, “Hai ngày là có thể đọc xong ‘Chiến tranh và hòa bình’”. Đôi khi, họ sẽ ước lượng thời gian cần dùng nhiều hơn thực tế, ví dụ, “Để thuyết phục được khách hàng lớn kia cần ít nhất một tuần”, “Đối phương là một kẻ khó đối phó, nếu muốn đòi được khoản nợ từ chỗ hắn, không thể nóng vội, cứ từ từ, phải cần ít nhất một tháng”. Hậu quả do hai cách ước đoán thời gian sai lầm này gây ra là như nhau, đó chính là sẽ khiến người ta chần chừ không thể bước vào trạng thái làm việc.

Nếu muốn ước đoán thời gian chính xác, bạn cần phải luyện tập khả năng ước đoán thời gian. Trước khi bắt tay vào một công việc, bạn hãy ước đoán thời gian phải bỏ ra trước, sau đó làm việc theo tốc độ bình thường của mình. Xem thời gian thực tế bạn dùng là bao nhiêu, chênh lệch bao nhiêu so với thời gian ước đoán. Ví dụ, buổi sáng thức dậy, ước đoán thời gian phải bỏ ra cho việc mặc quần áo, đánh răng rửa mặt, ăn sáng, khi bạn ra khỏi nhà, xem thời gian, xem mình ước đoán có chuẩn không. Hay ví dụ như, khi bạn ngồi xe buýt đến công ty, bạn có thể ước đoán thời gian đến công ty, khi bạn từ trên xe buýt xuống, xem thời gian, xem mình ước đoán có chuẩn hay không. Thông qua luyện tập ước đoán như thế này, bạn sẽ dần xây dựng được quan niệm thời gian chính xác, điều này có lợi cho việc ước đoán thời gian hoàn thành một công việc.

2. Lập ra một kế hoạch đáng tin cậy

Sau khi bạn có thể ước đoán thời gian phải bỏ ra cho một công việc, việc bạn cần làm chính là căn cứ vào thời gian ước đoán này để lập ra một kế hoạch làm việc đơn giản. Lấy một ví dụ đơn giản, giả dụ một tác giả cần viết một cuốn sách một trăm nghìn chữ, anh ta ước đoán mình phải cần hai tháng để viết xong cuốn sách này, sau đó anh ta làm một phép toán đơn giản:

100 nghìn chữ ÷ 2 tháng (60 ngày) = 1666 chữ/ngày

Thông qua việc phân tích và hiểu mục tiêu (100 nghìn chữ), phát hiện ra lượng công việc mỗi ngày hết sức rõ ràng (1666 chữ), hơn nữa lượng công việc này không nhiều, dễ hoàn thành. Điều duy nhất phải làm, chính là thực hiện theo kế hoạch này, kiên trì thực hiện 60 ngày, là có thể hoàn thiện bản thảo một cách nhẹ nhàng.

Đương nhiên, nếu sau khi tính toán, tác giả phát hiện thấy số chữ cần viết mỗi ngày quá ít hay quá nhiều, anh ta có thể thông qua việc tăng số chữ mỗi ngày để tính toán ra thời gian hoàn thiện bản thảo mới. Giả thiết anh ta ước tính mỗi ngày viết 3000 chữ, vậy thì để viết xong 100 nghìn chữ chỉ cần 33.3 ngày. Lại kết hợp với yêu cầu của bên hợp tác, tính ra thời gian hoàn thiện bản thảo cuối cùng.

Điều đáng chú ý là, nếu muốn đảm bảo kế hoạch của bạn là đáng tin, kế hoạch nên thỏa mãn ít nhất bốn điều kiện:

Thứ nhất, có thể quan sát: Lấy một hành vi nào đó để phân định có thể hoàn thành hay không.

Thứ hai, phải cụ thể: Mục tiêu nên cụ thể, thay vì đặt mục tiêu tôi muốn chạy bộ để rèn luyện thân thể, sẽ là, mỗi ngày tôi sẽ chạy bộ 2 kilomet.

Thứ ba, phân chia thành các bước để thực hiện: Thực hiện từng bước một, đạo lí này ai cũng hiểu, then chốt nằm ở chỗ, mỗi bước đều phải cụ thể, hơn nữa có thể quan sát.

Thứ tư, bước khởi đầu dễ dàng: Đảm bảo bước thứ nhất của bạn có thể hoàn thành trong vòng mười lăm phút, như vậy có lợi cho việc thoát khỏi chứng trì hoãn.

3. Gia hạn thời gian cho bản thân một cách nghiêm khắc

Tâm lí của con người hết sức kì diệu, một khi biết được thời gian còn dư dả, sẽ thả lỏng tinh thần, sức chú ý giảm, hiệu suất làm việc cũng sẽ giảm theo. Một khi biết được cần phải hoàn thành công việc vào thời gian nào đó, sẽ tự giác đốc thúc bản thân hành động, hiệu suất làm việc sẽ được nâng cao đáng kể. Nếu khi bạn làm mỗi công việc, đều gia hạn thời gian cho bản thân một cách nghiêm khắc, thậm chí cố tình rút ngắn thời gian hoàn thành, sau đó không ngừng nhắc nhở bản thân chuyên tâm, vậy thì tiềm lực của bạn sẽ dần được kích hoạt. Rút ngắn thời gian một cách thích hợp sẽ không ảnh hưởng tới sức khỏe thể chất và tinh thần của bạn, mà có thể nâng cao hiệu suất làm việc của bạn đáng kể, cớ sao mà không làm?

Albert Einstein là người giỏi dùng phương pháp này. Sau khi tốt nghiệp đại học, thoạt đầu ông làm việc cho một bưu điện. Bởi ông rất có hứng thú với Vật lí học, cho nên ngoài thời gian làm việc, ông đã nghiên cứu tri thức Vật lí học. Ông rút ngắn thời gian làm việc tám tiếng đồng hồ xuống còn bốn tiếng đồng hồ, thời gian còn lại dùng để học tập và nghiên cứu. Cứ như vậy, tiềm năng làm việc của ông không ngừng được kích hoạt, điều này cũng giúp ông có thời gian nghiên cứu về tri thức Vật lí học.

Trong công việc, bạn cũng có thể dùng phương pháp này để ngăn ngừa chứng trì hoãn của bản thân. Ví dụ, khách hàng và bạn có việc phải bàn bạc, khi đó bạn không thể trả lời, có thể nói với anh ta rằng: “Tôi sẽ trả lời anh trước hai giờ chiều”. Mà không nói: “Tôi nghĩ kĩ rồi sẽ trả lời anh”. Khi hẹn gặp khách hàng, nếu thời gian của đối phương cho phép, bạn có thể nói: “Hay là ba giờ chiều chúng ta gặp mặt nhé?”. Chứ không nói: “Đợi tôi có thời gian sẽ hẹn gặp anh”. Bởi một khi bạn đã hẹn thời gian, thì buộc phải thực hiện, như vậy có thể thúc đẩy bạn tích cực hành động.

Lời vàng chốn công sở

Hãy làm việc bạn nên làm, kết quả thế nào xếp thứ hai.

Herbert

Lyubishchev:

THỐNG KÊ THỜI GIAN CỦA BẠN

Không được dùng trí nhớ để tính toán thời gian biểu, trí nhớ của con người về vật chất trừu tượng có tên “thời gian” không hề đáng tin.

“Phương pháp quản lí thời gian của Lyubishchev”

Drucker, bậc thầy quản lí nổi tiếng của Mỹ từng nói rằng: “Một người không biết quản lí thời gian, thì không thể quản lí được gì cả”. Theo ông thấy, học cách quản lí thời gian là năng lực mà mỗi người nên có. Là một nhân viên công sở, thời gian đi làm mỗi ngày nhiều là vậy, nếu không biết quản lí thời gian, vậy thì không thể nói tới công việc đạt hiệu quả cao được. Hàng ngày, khi bạn tan làm, phát hiện công việc nên làm chưa làm, chắc chắn bạn sẽ thắc mắc: Rốt cuộc thời gian đi đâu rồi? Nếu thực sự như vậy, bạn nên học cách thống kê thời gian của mình.

Ở đây chúng tôi sẽ giới thiệu tới bạn một phương pháp ghi chép “sự kiện + thời gian”. Người khai sáng phương pháp ghi chép này là Lyubishchev - một người Nga. Trong cuốn “Một đời độc đáo” của mình, tác giả người Nga - Granine đã miêu tả cho mọi người thành tựu Lyubishchev giành được khi dựa vào phương pháp này.

Lyubishchev đã làm được rất nhiều việc trong đời, nhiều đến mức người ta không thể tưởng tượng nổi. Thành tựu của ông chủ yếu thể hiện trên các phương diện như: Sáng tác, nghiên cứu về phân loại bọ chét, động vật học, côn trùng học, thuyết tiến hóa, nghiên cứu lịch sử khoa học, tìm tòi nông nghiệp, di truyền học, bảo vệ thực vật, triết học, vô thần luận. Ngoài ra, ông còn viết hồi ức dài về nhiều nhà khoa học, còn nói tới các giai đoạn trong cuộc đời ông, cùng với trường đại học Perm của mình…

Lyubishchev từng làm chủ nhiệm phòng giảng dạy nghiên cứu của đại học, còn kiêm nhiệm phụ trách một phòng ban của viện nghiên cứu, từng giảng dạy, thường xuyên đi khắp nơi khảo sát; ông đã chạy khắp phần châu Âu của Nga, từng đến rất nhiều nông trang, nghiên cứu thực địa về côn trùng gây hại cây cối, côn trùng gây hại cho ngô, chuột vàng. Vào thời gian rảnh rỗi, ông sẽ coi việc phân loại bọ chét là một dạng nghỉ ngơi.

Chỉ tính lượng công việc này thôi đã vô cùng lớn: Tới năm 1995, tiêu bản bọ chét ông thu thập được đã lên tới 35 thùng, tổng cộng 13 nghìn con. Ông đã làm lát cắt của các cơ quan, tổng cộng 300 loài. Làm được những điều này không dễ dàng, bởi vì ông phải tiến hành giám định, đo lường, làm lát cắt, làm tiêu bản với từng con bọ chét. Số lượng tài liệu bọ chét ông thu thập được gấp sáu lần viện nghiên cứu động vật của địa phương. Điều này không chỉ đòi hỏi tài năng nghiên cứu sâu rộng đặc biệt, mà còn đòi hỏi sự am hiểu sâu sắc với công việc này.

Lyubishchev vừa là một chuyên gia trong lĩnh vực nhỏ hẹp, lại vừa là người có học thức uyên thâm. Ông cho rằng thành tựu của cuộc đời mình đạt được là nhờ vào phương pháp quản lí thời gian. Sở dĩ ông có thể quản lí tốt thời gian của mình, là bởi vì ông có một bộ phương pháp thống kê thời gian khoa học. Dưới đây, chúng ta hãy cùng xem ví dụ thực tế về việc thống kê thời gian của Lyubishchev, xem ông ghi chép thời gian như thế nào.

Khi ghi chép, cần phân loại các loại sự việc hàng ngày, ví dụ, nghiên cứu khoa học cơ bản, phân loại côn trùng học… Lợi ích của việc làm như vậy là để tiện cho việc thống kê các loại công việc rốt cuộc tiêu tốn bao nhiêu thời gian. Dưới đây là kết quả thống kê của Lyubishchev:

Phương pháp thống kê thời gian của Lyubishchev, khiến chúng ta nhìn thấy thời gian mỗi ngày, mỗi tuần, mỗi tháng, mỗi năm đến một đời đã đi đâu. Lợi ích lớn đầu tiên của phương pháp thống kê này chính là, giúp con người tăng cường quan niệm về thời gian. Đặc biệt là khi bạn lật xem những ghi chép này định kì, bạn sẽ ý thức được thời gian trôi qua nhanh như thế nào, bởi thế bạn sẽ nói với mình rằng: Không thể lãng phí thời gian vào những việc vô nghĩa thêm nữa.

Thứ hai, thông qua cách thống kê thời gian, bạn có thể phát hiện ra làm một công việc phải bỏ ra bao nhiêu thời gian. Thời gian này có thể cung cấp sự tham khảo khi bạn lại làm việc này một lần nữa, trở thành số liệu tham khảo quan trọng để bạn lên kế hoạch. Thông qua thống kê thời gian, tổng kết ra thời gian đọc một cuốn sách cần 5 tiếng, vậy thì khi lên kế hoạch, bạn có thể sắp xếp dùng 5 tiếng để đọc một cuốn sách.

Đọc tới đây, chắc hẳn là bạn rất muốn biết, thống kê thời gian cụ thể nên làm như thế nào?

1. Ghi chép công việc hàng ngày, tạo thành thói quen

Thống kê thời gian cần kiên trì bền bỉ, tập thành thói quen. Để tiện cho việc ghi chép thời gian chính xác, mà không dựa vào ấn tượng để ước đoán thời gian phải bỏ ra, trước khi làm một việc, bạn nên xem qua thời gian, khi bạn làm xong việc này hoặc khi bạn gián đoạn việc này, hãy xem thời gian, sau đó tính ra thời gian bạn bỏ ra, rồi ghi chép lại. Để giúp bạn biết được hướng đi chuẩn xác của thời gian, bạn có thể ghi chép lại mọi thứ. Bất kì hoạt động nào, ví dụ như nghỉ ngơi, đọc báo, dạo bộ, đều có thể ghi chép lại, hơn nữa phải chuẩn xác tới đơn vị phút, chênh lệch tốt nhất là nhỏ hơn năm phút.

2. Duy trì sự đơn giản ngắn gọn, thuận tiện mang theo

Khi ghi chép, không cần viết cảm tưởng và tâm tình, chỉ cần ghi chép đã làm những việc gì một cách đơn giản, rồi viết thời gian phải bỏ ra vào phía sau. Dù sao thì ghi chép thời gian cũng là một dạng công việc, nếu bạn ghi chép quá mức cặn kẽ, sẽ phải bỏ ra nhiều thời gian, hơn nữa sau này xem lại, cũng sẽ tăng khối lượng thông tin phải đọc. Bởi vậy, vẫn nên ghi chép một cách đơn giản thì tốt hơn. Ví dụ: đọc “Một đời độc đáo” - 35 phút; đọc báo Pravda - 35 phút. Chỉ cần ghi chép như vậy là được, để tiện cho việc ghi chép, tốt nhất là bạn nên chuẩn bị một cuốn sổ ghi chép nhỏ. Đương nhiên, hiện nay hầu hết các nhân viên công sở đều có điện thoại thông minh, có thể dùng nó để ghi chép lại thời gian.

3. Thống kê thời gian trước khi đi ngủ

Thống kê thời gian không phải là làm cho vui, mà cần phát huy tác dụng thiết thực với bạn, với việc quản lí thời gian của bạn. Bởi vậy, hàng ngày trước khi đi ngủ, tốt nhất là bạn nên bỏ ra mười phút để xem lại ghi chép của ngày hôm đó, đồng thời tiến hành thống kê đơn giản. Tính toán một chút xem ngày hôm nay đã bỏ ra bao nhiêu thời gian cho công việc, bao nhiêu thời gian cho những phương diện khác. Xem những thời gian nào có thể lược bỏ, những thời gian nào có thể rút ngắn. Nếu bạn thường xuyên phân tích và suy nghĩ những vấn đề này, vậy thì khi bạn làm công việc tương tự, sẽ nhắc nhở bản thân tăng tốc, từ đó nâng cao hiệu suất, tiết kiệm thời gian. Hàng ngày, khi gần đến lúc thống kê thời gian trước khi đi ngủ, tính toán bản thân đã bỏ ra thời gian ở những chỗ nào, bỏ ra bao nhiêu, cuối cùng tính ra thời gian tiêu hao cơ bản. Như vậy, quan niệm về thời gian sẽ dần được tăng cường, việc nắm bắt thời gian sẽ trở nên tinh tế hơn.

Trắc nghiệm nhỏ

KIỂM TRA KĨ NĂNG QUẢN LÍ THỜI GIAN CỦA BẠN

Dưới đây là một bài kiểm tra nhỏ về quản lí thời gian, mỗi câu có ba đáp án: A: Luôn như vậy; B: Có lúc như vậy; C: Chưa bao giờ như vậy.

1. Vào mỗi tuần, hoặc khi bắt đầu công việc mỗi ngày, bạn đều lập ra kế hoạch làm việc một tuần hoặc một ngày.

2. Vào thời gian rảnh rỗi, bạn cảm thấy không có việc gì để làm.

3. Bạn luôn sắp xếp đồ đạc của mình ngăn nắp, có trật tự.

4. Khi bạn làm việc có thể kiên trì đến cùng.

5. Khi bạn làm việc không dễ chịu sự quấy nhiễu của những việc khác.

6. Bạn có thể hoàn thành công việc mình nên làm một cách mạch lạc.

7. Bạn có thể phân biệt rõ đâu là công việc bạn nên làm nhất ở hiện tại.

8. Bạn có thể làm được tới mức kịp thời xét lại tình hình tận dụng thời gian của bản thân.

9. Hàng ngày bạn đều có thể tiến hành công việc và cuộc sống theo kế hoạch của mình.

10. Trước khi làm việc, bạn đều nhắc nhở bản thân phải hoàn thành công việc, đảm bảo chất lượng trong thời gian nhất định.

11. Đa phần thời gian bạn đều biết bản thân nên làm việc gì.

12. Hàng ngày bạn đều có thể thức dậy đúng giờ.

13. Bạn cho rằng mình làm việc có hiệu suất rất cao.

14. Khi hoàn thành một công việc có khó khăn, bạn sẽ không nói với mình rằng: “Ngày mai làm tiếp vậy”.

15. Bạn chưa từng làm một vài việc cùng lúc, bởi vì bạn cảm thấy làm như vậy sẽ không làm tốt việc gì cả.

16. Bạn chưa từng cảm thấy sức cùng lực kiệt khi tan làm trở về nhà mỗi ngày, nhưng lại chưa hoàn thành công việc trong kế hoạch ngày.

17. Bạn không cho rằng không có thời gian làm việc mình thích.

18. Cứ cách một khoảng thời gian nhất định, bạn sẽ kiểm tra tình trạng hoàn thành kế hoạch thời gian của bản thân một lần.

Kết quả

Chọn “A” được 2 điểm, chọn “B” được 1 điểm, chọn “C” được 0 điểm.

0~14 điểm: Chứng tỏ năng lực quản lí thời gian của bạn rất kém, phải nâng cao hơn nữa, bạn cần phải nâng cao năng lực quản lí thời gian của mình trên các phương diện như tính kế hoạch, tính kiên trì, tính hợp lí, tính nghĩ lại.

15~28 điểm: Chứng tỏ bạn có năng lực quản lí thời gian tương đối tốt, nhưng vẫn có tiềm năng để tiến bộ hơn, bạn cần phân tích biểu hiện thường ngày của mình, học cách thống kê thời gian trôi mất, sau đó tận dụng những khoảng thời gian này một cách hợp lí.

29 ~ 36 điểm: Chứng tỏ năng lực quản lí thời gian của bạn rất tốt, việc bạn cần làm là kiên trì với phương pháp quản lí thời gian nhất quán, đồng thời làm theo kĩ năng quản lí thời gian của chương này, để năng lực của bạn càng mạnh hơn.

Spencer Rascoff:

KHÔNG LÃNG PHÍ THỜI GIAN RẢNH RỖI

Nguyên nhân thành công của giới doanh nhân, không ngoại lệ là bởi vì họ cho rằng thời gian sau khi tan làm hết sức quan trọng, đồng thời họ đã tận dụng triệt để khoảng thời gian ấy, để làm những việc có ích cho sự nghiệp của mình.

Nibson

Mọi người đều biết, một người nghiêm túc làm việc vào thời gian đi làm, là việc hợp tình hợp lí, hơn nữa phần lớn mọi người đều làm như vậy. Bởi vậy, chỉ thông qua biểu hiện trong thời gian làm việc thôi sẽ khó khiến bạn trở nên nổi bật. Song, nếu bạn có thể tận dụng triệt để khoảng thời gian rảnh rỗi sau khi tan làm để trau dồi và nâng cao bản thân, chứ không phải là lãng phí thời gian này, vậy thì dần dà, bạn sẽ nới rộng khoảng cách với mọi người về phương diện năng lực cá nhân.

Nói tới thời gian rảnh rỗi, đầu tiên chúng ta phải xác định rõ ràng “thời gian rảnh rỗi là gì”. Thông thường, thời gian rảnh rỗi là để chỉ thời gian bạn có thể tự do chi phối, cũng chính là thời gian ngoài giờ làm, có người gọi là “thời gian ngoài giờ hành chính”. Nhưng nói cho cùng, thời gian rảnh rỗi đích thực không nên bao gồm thời gian làm việc nhà, ăn uống, ngủ nghỉ, mà chỉ là thời gian hoàn toàn do cá nhân tự do chi phối.

Tự do, là một trong những đặc điểm lớn nhất của thời gian rảnh rỗi. Chính bởi vì tự do, nhiều người mới muốn làm thứ mình thích, chứ không suy nghĩ tới việc mình làm có thể nâng tầm bản thân hay không. Ví dụ, vào dịp cuối tuần, nhiều nhân viên công sở chọn ngủ nướng, để bù đắp “giấc ngủ” thiếu hụt sau năm, sáu ngày phải dậy sớm đi làm, thế nên chúng ta nhìn thấy, nhiều người về đều trải qua sáng cuối tuần trong giấc ngủ. Có một số người tuy không ngủ được, vẫn sẽ nằm trên giường chơi trò chơi, nghịch điện thoại, thả lỏng tinh thần.

Trong cuộc đời mỗi người có rất nhiều thời gian rảnh rỗi, hãy xem bạn tận dụng những khoảng thời gian rảnh rỗi này như thế nào. Theo điều tra của trung tâm thể dục thể thao thế giới: Một người phương Tây bảy mươi tuổi, thời gian làm việc trong một đời là mười sáu năm, thời gian ngủ nghỉ là mười chín năm, ba mươi lăm năm còn lại là thời gian rảnh rỗi. Có thể thấy, thời gian rảnh rỗi là kho báu khổng lồ. Quản lí thời gian, thực ra chủ yếu nhất là quản lí thời gian rảnh rỗi. Hiệu quả quản lí thời gian rảnh rỗi tốt hay kém, luôn phản ánh trực tiếp thành tựu của một người.

Người sáng lập trang Hotwire.com của Mỹ và CEO của trang mạng thông tin bất động sản Zillow - Spencer Rascoff - ba mươi chín tuổi, là người giỏi tận dụng thời gian rảnh rỗi. Khi đi làm, anh ta sẽ nghiêm túc làm việc, nhưng sau khi tan làm, anh ta sẽ không tiếp tục tăng ca, mà sẽ làm việc khác. Có người từng hỏi Spencer Rascoff rằng: “Đâu là việc anh không muốn làm vào ngày cuối tuần?”.

Spencer Rascoff nói: “Công việc, chí ít là công việc theo nghĩa truyền thống”. Anh ta nói cuối tuần của anh ta là thoát ra khỏi sự ràng buộc của công việc thường ngày, để có cơ hội suy nghĩ sâu sắc về thời khắc quan trọng của mình ở công ty và ngành nghề. “Cuối tuần là thời cơ tuyệt vời để suy nghĩ lại và xét lại mình về vấn đề quan trọng hơn”. Spencer Rascoff nói như vậy.

Một hạng mục nghiên cứu mới của Stanford chỉ ra rằng, những lời Spencer Rascoff nói hết sức có lí. Kết quả nghiên cứu cho thấy, nếu thời gian làm việc một tuần vượt quá năm mươi tiếng, hiệu suất làm việc của mỗi một tiếng tiếp theo sẽ giảm mạnh. Sau năm mươi lăm tiếng này, hiệu suất làm việc càng giảm mạnh hơn. Bởi vậy, nếu bạn vẫn tiếp tục làm việc sau khi tan làm, thường là không có ý nghĩa.

Hay nói cách khác, mấu chốt của việc giỏi dùng thời gian rảnh rỗi không nằm ở việc đề xướng, hướng dẫn mọi người tiếp tục làm việc sau khi tan làm, mà làm một số công việc có ý nghĩa, trau dồi, nâng tầm bản thân, gián tiếp thúc đẩy bản thân trưởng thành ở các phương diện khác.

Tận dụng triệt để thời gian rảnh rỗi, đầu tiên phải xác lập một quan niệm thời gian rảnh rỗi là tài sản quý báu. Bertrand, nhà tương lai học nổi tiếng của Pháp từng đề xuất: “Trong xã hội tương lai, thứ con người cảm thấy quan trọng nhất không phải là tiền có thể mua được mọi thứ, cũng không phải là thương phẩm, mà là thời gian rảnh rỗi - thời gian này có thể cho cho con người văn hóa tri thức”. Vậy thì, rốt cuộc chúng ta nên tận dụng thời gian rảnh rỗi như thế nào?

Thực ra, sắp xếp thời gian rảnh rỗi một cách khoa học không có tiêu chuẩn cố định, mà là một sự lựa chọn đa dạng hóa khác nhau tùy người, tùy địa điểm, tùy thời gian. Song thông thường mà nói, có một số phương thức để tận dụng thời gian rảnh rỗi sau:

1. Phương thức khai thác – Khai thác tiềm năng của bản thân, thể hiện giá trị của bản thân

Làm việc bản thân hứng thú vào thời gian rảnh rỗi, thông qua việc theo đuổi hứng thú để kích thích và phát triển tiềm năng của bản thân, thể hiện giá trị của bản thân. Ví dụ, Aristoteles - nhà tư tưởng vĩ đại Hi Lạp, thích bắt bướm và bọ cánh cứng vào thời gian rảnh rỗi, đồng thời thông qua sự tích lũy thời gian rảnh rỗi dài hạn, ông đã tạo ra loạt tiêu bản côn trùng đầu tiên trong lịch sử loài người, khiến bản thân trở thành một nhà côn trùng học.

Nhà sinh vật học nổi tiếng Charles Darwin, từ nhỏ đã thích săn bắn, du lịch, thu thập tiêu bản sinh vật. Trong khoảng thời gian học đại học, ông lại tận dụng thời gian rảnh rỗi để thu thập thực vật, côn trùng và tiêu bản động vật. Sau đó, ông đã phát triển sở thích nghiệp dư của mình thành sở trường của bản thân, trở thành nhà sinh vật học nổi tiếng.

Bạn có sở thích và theo đuổi nghiệp dư gì? Nếu có, hãy đi thực hiện và làm những hoạt động có liên quan vào thời gian rảnh rỗi, ví dụ, nghề làm vườn, thủ công, nấu nướng, câu cá… Thông qua việc làm hoạt động bản thân thích, không chỉ có thể thả lỏng thể xác và tinh thần, cảm nhận niềm vui, mà còn có thể kích thích và phát triển tiềm năng của bản thân, thực hiện giá trị của bản thân, thậm chí có thể giúp bạn nhận được thành tựu ngoài công việc - thứ vĩnh viễn không thể nhận được từ công việc.

2. Phương thức kết hợp - Coi hoạt động trong thời gian rảnh rỗi là sự kéo dài và mở rộng của công việc mình đảm nhận

Vào thời gian rảnh rỗi, có thể không làm việc của công ty, nhưng có thể thông qua việc làm những công việc liên quan đến công việc chính, để gián tiếp nâng cao năng lực làm việc, thúc đẩy sự phát triển nghề nghiệp. Ví dụ, suy nghĩ về tiến trình công việc, suy nghĩ lại những vấn đề còn tồn tại trong công việc, lập kế hoạch làm việc cho tuần tiếp tới. Tập thành thói quen nghĩ lại và lên kế hoạch trong thời gian rảnh rỗi vô cùng có lợi cho việc nâng cao trình độ làm việc và hiệu suất làm việc.

Tác gia nổi tiếng Laura Vanderkam cho rằng: “Kế hoạch khiến con người làm việc có hiệu suất hơn. Trước khi ngày làm việc bắt đầu, lên kế hoạch đồng nghĩa với việc bạn có thể làm tốt công tác chuẩn bị để đón chào thứ Hai”. Vào thời gian rảnh rỗi, đặc biệt là cuối tuần, bớt thời gian ra lên kế hoạch cho một tuần tiếp tới, có lẽ bạn chỉ mất ba mươi phút, là có thể nâng cao hiệu suất làm việc của một tuần một cách hiệu quả, hơn nữa còn có thể giải tỏa áp lực cho bạn.

3. Phương thức bồi dưỡng - Thực hiện hoạt động bổ ích để bồi dưỡng tinh thần, trau dồi học thức

Có rất nhiều hoạt động để bồi dưỡng thể chất và tinh thần, ví dụ một lần hoạt động mạo hiểm có ý nghĩa, cùng gia đình ra ngoài du lịch, vẽ tranh, ca hát, thưởng thức âm nhạc, xem kịch… Những hoạt động này có thể làm phong phú thêm cho cuộc sống tinh thần của bạn, giúp bạn giải tỏa áp lực trong công việc, chuẩn bị tốt tâm lí và tinh thần cho công việc tiếp theo.

4. Phương thức điều chỉnh - Thực hiện hoạt động có tác dụng cân bằng cho tính chất công việc

Ví dụ, người làm việc trí não vào thời gian rảnh rỗi tốt nhất nên làm hoạt động thể lực, ví dụ, đánh cầu, chạy bộ; người làm việc trong văn phòng tốt nhất nên ra ngoài hoạt động, ví dụ, câu cá, leo núi…; người làm việc tư duy logic có thể làm hoạt động lấy tư duy hình tượng làm chủ, ví dụ, hội họa, tưởng tượng. Thông qua việc làm hoạt động cân bằng với công việc, có thể giúp bạn dẻo dai, kết hợp lao động và nghỉ ngơi, thể chất và tinh thần vui vẻ.

Một phút suy nghĩ

“Khoảng thời gian quyết định vận mệnh của bạn là 8 giờ đến 10 giờ tối”.

Bạn nhìn nhận như thế nào về câu nói này?