03Hành động: Để kế hoạch không phải là “dự án treo”

Hành động là cầu nối giữa kế hoạch và mục tiêu, không có chiếc cầu nối này, bạn chỉ có thể cảm nhận được niềm vui ngắn ngủi của việc có kế hoạch, sau đó lực bất tòng tâm với bản kế hoạch tốt đẹp mà không thể hiện thực hóa được. Có phương pháp làm việc hiệu quả cao, mọi công việc đều sẽ trở nên đơn giản, mọi mục tiêu đều sẽ dễ dàng đạt được.

Ivy Lee:

LUÔN LUÔN LÀM VIỆC QUAN TRỌNG NHẤT TRƯỚC TIÊN

Tôi có thể cho ông một vài lời khuyên, hơn nữa có thể giúp thành tích của công ty ông tăng lên ít nhất 50%.

Ivy Lee

Đối với mỗi người, quỹ thời gian là hữu hạn. Trong khoảng thời gian có hạn đó, làm thế nào mới có thể đạt được hiệu suất làm việc cao nhất? Điều này đòi hỏi phải có sự sắp xếp, lựa chọn, loại bỏ với từng hạng mục công việc, tức là đặt việc quan trọng nhất, có giá trị nhất, có cống hiến nhất cho việc thực hiện mục tiêu của bạn ở vị trí số một. Đầu tiên hãy làm tốt việc này, đây mới là nguyên tắc làm việc hiệu quả nhất.

Việc quan trọng nhất được chia làm hai loại: Một loại là việc vừa quan trọng vừa gấp gáp, một loại là việc quan trọng nhưng không gấp gáp. Bởi vậy, khi nghiêm khắc tuân theo nguyên tắc “ưu tiên việc quan trọng nhất”, còn phải cân nhắc tới mức độ gấp gáp của sự việc. Giống như khi nhân viên cứu hỏa dập lửa, họ không những phải cứu người, mà còn phải dập lửa, cứu người là việc quan trọng nhất nhưng dập lửa là việc hết sức gấp gáp, làm tốt hai việc này, mới là thành công nhất.

Ở chốn công sở, hàng ngày có thể bạn sẽ phải đối mặt với một lượng công việc lớn, làm những việc nào trước, làm những việc nào sau? Có lẽ có một số người sẽ cảm thấy không biết phải bắt đầu từ đâu, nên muốn làm gì sẽ làm cái đó, thậm chí là gặp việc gì làm việc đó, cuối cùng vừa tốn thời gian sức lực, lại không thu được hiệu quả như mong đợi. Thực ra, cách làm hiệu quả nhất chính là làm việc quan trọng nhất trước tiên.

Charles M. Schwab là Chủ tịch Tập đoàn thép Bethlehem Mỹ, ông từng thỉnh giáo chuyên gia hiệu suất Ivy Lee về vấn đề hiệu suất làm việc cá nhân thấp: “Ông Ivy Lee thân mến, ông có thể cho tôi một vài lời khuyên về công việc không? Để tôi quản lí công ty tốt hơn!” Schwab bày tỏ mình biết cách quản lí, nhưng trên thực tế hiệu quả quản lí không được như ý muốn, ông có tri thức quản lí phong phú, nhưng có thiếu sót về mặt hiệu suất chấp hành. Schwab nói với Ivy Lee rằng “Tôi biết rõ hàng ngày tôi nên làm gì, tôi chỉ cần ông nói cho tôi biết thực hiện kế hoạch như thế nào!”.

Ivy Lee nói: “Tôi có thể cho ông một vài lời khuyên, hơn nữa có thể giúp thành tích của công ty ông tăng lên ít nhất 50%”. Dứt lời, Ivy Lee bèn lấy một tờ giấy trắng và một chiếc bút ra, đưa cho Schwab: “Hãy viết 6 việc quan trọng nhất ông cần làm trong ngày mai vào tờ giấy này”.

Sau khi Schwab viết xong, Ivy Lee nói với ông rằng: “Bây giờ ông dùng chữ số Ả Rập đánh số thứ tự về tầm quan trọng của mỗi việc đối với ông và công ty”. Chẳng bao lâu sau, Schwab đã đánh số thứ tự xong.

Ivy Lee nói tiếp: “Bây giờ ông hãy để tờ giấy này vào túi áo. Ngày mai tới công ty, việc đầu tiên chính là lấy tờ giấy này ra, làm việc quan trọng đầu tiên. Sau khi làm xong, tiếp tục làm việc quan trọng thứ hai, cứ như vậy, cho tới khi tan làm”.

Schwab thắc mắc: “Nếu tan làm rồi mà tôi chưa làm xong 6 việc này thì sao?”.

Ivy Lee nói: “Không vội, cho dù ông chỉ hoàn thành một việc, vậy ông cũng đang làm việc quan trọng nhất”.

Ivy Lee bổ sung: “Mỗi ngày ông đều làm như vậy, khi ông thấy có hiệu quả, hãy chỉ cho người của công ty ông cũng làm như vậy. Khi ông cảm thấy cách này của tôi thực sự đã giúp ông nâng cao được hiệu quả và lợi ích cho công ty, ông hãy gửi tới cho tôi một tấm chi phiếu, ông cho rằng lời khuyên của tôi đáng giá bao nhiêu hãy gửi cho tôi bấy nhiêu”.

Cả buổi gặp mặt chưa đầy nửa tiếng đã kết thúc, vài tuần sau, Schwab đã gửi cho Ivy Lee tấm chi phiếu trị giá hai mươi lăm nghìn đô la Mỹ, còn kèm theo một bức thư. Trong thư nói: “Nếu chỉ xét từ góc độ tiền bạc, lời khuyên của ngài dành cho tôi là bài học có giá trị nhất trong cuộc đời tôi”.

Năm năm sau, nhà máy thép nhỏ hồi đầu không ai biết đến này, đã nhảy vọt trở thành nhà máy thép độc lập lớn nhất trên thế giới. Và trong đó, lời khuyên của Ivy Lee có công lao vô cùng to lớn.

Luôn làm việc quan trọng nhất trước, đây chính là tinh hoa để làm việc đạt hiệu quả cao của Ivy Lee, nguyên tắc làm việc này có ích với mỗi nhân viên công sở. Muốn để mình luôn làm việc quan trọng nhất, bạn cần phải làm được hai điểm:

1. Khi bắt đầu ngày mới, hãy sắp xếp công việc theo mức độ quan trọng của nó

Làm việc phải có cách thức, không thể gặp việc nào làm việc nấy, có như vậy mới có thể từng bước làm tốt công việc. Nhưng khi cân nhắc tầm quan trọng và gấp gáp của mỗi công việc, thường khiến người ta lúng túng. Đúng như những gì Blaise Pascal, nhà triết học người Pháp nói: “Đặt cái gì ở vị trí đầu tiên, là điều mà mọi người khó hiểu nhất”.

Có nhiều nhân viên công sở không biết công việc nào là quan trọng nhất, công việc nào là thứ yếu, họ tưởng rằng bản thân công việc chính là thành tích, chỉ cần bản thân không lười biếng, luôn bận rộn, thì chính là biểu hiện của sự ưu tú. Thực ra, đây là suy nghĩ hết sức sai lầm.

Phải biết rằng, chốn công sở là nơi chú trọng đến hiệu suất, công ty là nơi theo đuổi lợi nhuận, tưởng tượng trong thời gian đi làm, thành quả làm việc bạn tạo ra ít hơn người khác, Giám đốc chắc chắn sẽ thích người có thành quả công việc nhiều hơn. Bởi vậy, nếu muốn giành được sự tín nhiệm và công nhận, nếu muốn thể hiện xuất sắc ở chốn công sở, cần phải phân biệt rõ mức độ nặng, nhẹ, gấp gáp, thong thả của công việc, luôn đặt công việc quan trọng nhất lên vị trí đầu tiên, nỗ lực làm tốt.

Vậy thì, làm thế nào mới có thể cân nhắc chính xác tầm quan trọng của sự việc? Đối với vấn đề này, bạn hãy học theo cách làm của Bill Gates. Khi Bill Gates xác định tầm quan trọng của công việc, có ba tiêu chuẩn phán đoán:

Tiêu chuẩn 1: Xác định rõ ràng việc nào là việc bạn cần phải làm

Điều này bao hàm hai tầng ý nghĩa: Một là cần phải làm hay không, hai là do mình làm hay không. Chỉ khi ở trong tình trạng bạn cần phải làm, bạn mới nên cho nó vào bảng kế hoạch. Nếu không, bạn có thể cắt cử hay thuê người khác làm, bản thân chỉ phụ trách giám sát kiểm tra.

Tiêu chuẩn 2: Xác định rõ ràng công việc nào có thể mang tới cho bạn thành quả cao nhất

“Thành quả cao nhất”, tức phù hợp với mục tiêu lớn của bạn, hơn nữa có thể giúp bạn bước về phía mục tiêu này nhanh hơn bất kỳ việc nào khác. Ví dụ, một nhân viên bán hàng bình thường, thành quả cao nhất là gặp khách hàng lớn nhất, bởi vì vị khách hàng này có khả năng cho anh ta hợp đồng lớn nhất, khiến anh ta nhanh chóng hoàn thành định mức bán hàng tháng.

Tiêu chuẩn 3: Xác định rõ công việc nào có thể mang tới cảm giác thỏa mãn lớn nhất cho bạn

Đôi khi việc có thành quả cao nhất, không đồng nghĩa với việc có thể mang tới cho bạn cảm giác thỏa mãn nhất. Nếu muốn để bản thân có được cảm giác thỏa mãn, bạn cần phải cân bằng các công việc. Bởi vậy, bất kể địa vị của bạn cao hay thấp, luôn phải phân chia thời gian vào việc khiến bạn cảm thấy vui vẻ và thỏa mãn, như vậy công việc mới không khô khan, mới có lợi cho việc giữ lửa nhiệt tình với công việc.

Thông qua sàng lọc ba tiêu chuẩn, bạn đã hiểu rõ mức độ nặng nhẹ, gấp gáp, thong thả của sự việc, sau đó sắp xếp trình tự cho chúng, kiên trì thực hiện theo trình tự này, bạn sẽ phát hiện ra rằng, không có cách nào hiệu quả hơn cách làm việc dựa theo nguyên tắc về tầm quan trọng.

2. Căn cứ vào trình tự của sự việc, lập một bảng theo dõi tiến độ

Ross Perot, nhân vật nổi tiếng của giới máy tính từng nói rằng: “Phải không ngừng nỗ lực mới có thể giữ được độ sắc bén của lưỡi dao”. Từ lâu, Ross đã nhận thức được rằng, xác định được tầm quan trọng của công việc không đồng nghĩa với việc chúng ta sẽ làm tốt nó, mà muốn làm tốt những việc này chúng ta phải bỏ ra nhiều phần sức lực.

Sắp xếp tốt công việc hàng ngày là then chốt để bạn làm việc đến nơi đến chốn. Như vậy có thể đảm bảo cho bạn mỗi phút mỗi giờ đều có thể tập trung tinh lực vào xử lí việc quan trọng nhất. Nhưng làm thế nào mới có thể hoàn thành công việc đã lên kế hoạch mỗi ngày? Giống như Ivy Lee đề xuất: Mỗi ngày liệt kê ra 6 việc quan trọng, sắp xếp trình tự rồi thực hiện theo trình tự, cho đến khi tan làm. Nếu không thể hoàn thành hết ngay ngày hôm đó, chắc chắn sẽ ảnh hưởng đến công việc và kế hoạch của hôm sau. Bởi vậy, bạn phải nỗ lực làm tới mức “công việc của hôm nào hoàn thành luôn trong ngày hôm đó”. Để thực hiện được điều này, bạn cần lập ra một bảng tiến độ công việc và nghiêm túc tuân thủ nó. Ví dụ, lập bảng biểu như hình bên dưới:

Khi sắp xếp thời gian làm việc, sau khi mỗi công việc hoàn thành, cho bản thân năm phút nghỉ ngơi, hoặc uống một cốc nước, hoặc đứng dậy đi vệ sinh, sau đó tiến hành công việc sau. Sắp xếp thời gian làm việc phải kết hợp với mức độ khó dễ của công việc và khối lượng công việc. Nếu hôm nay không thể hoàn thành 6 việc này, đừng mất tinh thần, chỉ cần bạn có thể bảo đảm làm việc dựa theo bảng biểu này, vậy thì bạn đều đang làm việc quan trọng nhất. Sau đó, để công việc còn lại vào bảng kế hoạch ngày mai, và hoàn thành nó. Đương nhiên, đối với nhiều nhân viên công sở, công việc phải đối mặt mỗi ngày thường sẽ không vượt quá 6 việc, có lẽ chỉ có 2-3 việc, thậm chí là chỉ có một việc. Lúc này, bạn có thể chia thời gian làm việc ra, yêu cầu bản thân hoàn thành bao nhiêu phần việc trong mỗi khoảng thời gian, như vậy có thể đảm bảo hiệu suất làm việc của bạn.

Lời vàng chốn công sở

Tuy về cơ bản con người là “đa năng”, có thể cùng lúc làm một số việc, nhưng nếu muốn con người có cống hiến lớn nhất, thì cách tốt nhất chính là tập trung thời gian và tinh lực vào cùng một việc. Hơn nữa, luôn làm việc quan trọng nhất trước tiên.

Peter Drucker, bậc thầy quản lí học Mỹ

Vương Thạch:

ĐỪNG XỐC NỔI, HÃY BẮT ĐẦU TỪ VIỆC KHÔNG MUỐN LÀM NHẤT

Thứ nhất, không được xốc nổi; thứ hai, làm việc mình không muốn làm, bắt đầu từ việc bạn không muốn làm, làm cho tốt, tốt hơn nữa, vậy thì cơ hội sẽ theo đến.

Vương Thạch

Nếu bạn là một người thích đọc sách, bạn sẽ phát hiện ra rằng: Hầu như không có cuốn sách nào đề xướng phải làm việc mình không thích làm nhất. Từ trước tới nay, bất kể là thương nhân giàu có, hay học giả có học thức uyên thâm, họ đều đề xướng làm việc bản thân cảm thấy hứng thú, làm việc bản thân thích làm. Nhưng vấn đề là, trên thế giới làm gì có nhiều việc bạn thích làm, vừa khéo để bạn được làm như thế?

Khi bạn đối mặt với một số việc mình thích và một số việc mình không thích, thậm chí khi việc bạn phải đối mặt đều là việc bản thân không thích, bạn nên làm như thế nào? Lẽ nào bạn chỉ làm việc mình thích, để lại việc mình không thích ở đó không quan tâm sao? Đương nhiên là không thể, bởi vì làm việc chính là chấp hành, công việc của bạn thì bạn phải phụ trách, nếu không, bạn chính là một nhân viên không làm tròn chức trách.

Trên thực tế, có thể hoàn thành công việc bạn không muốn hoàn thành hay không, nhiều lúc không phải là vấn đề năng lực, mà là vấn đề thái độ của bạn. Nếu bạn có thể từ bỏ thói cảm tính và ca thán, bắt đầu từ việc bản thân không muốn làm nhất, làm tốt việc mình không thích, vậy thì năng lực cạnh tranh của bạn vô hình trung sẽ được tăng cường, điều này là vốn liếng quan trọng để phát triển sự nghiệp của bạn.

Lý Khai Phục, chủ tịch kiêm CEO của công ty Sinovation Ventures từng nói: “Có lí tưởng và theo đuổi lí tưởng là tốt, nhưng chỉ khi làm tốt công việc trong phận sự trước, mới có tư cách kì vọng nhiều hơn”. Nếu bạn là một người thợ cắt tóc, đầu tiên bạn nên cắt đẹp cho khách hàng, mới có tư cách trở thành nhà tạo mẫu tóc cho người khác; nếu bạn vừa vào công ty, phải làm công việc mình không thích, vậy đầu tiên bạn phải làm tốt công việc này, như vậy bạn mới có khả năng được thăng tiến và phát triển.

Vương Thạch cho rằng, xốc nổi là một loại tâm lí phổ biến của con người hiện nay, mọi người hận không thể đọc một cuốn sách trong hôm nay, ngày mai lập tức thấy hiệu quả; hận không thể buổi sáng nghe thấy một câu cách ngôn, buổi chiều có thể giúp mình thành công. Vương Thạch cũng từng xốc nổi, ông biết rõ sự cản trở của tâm lí xốc nổi đối với thành công. Bởi vậy, ông kiến nghị những bạn trẻ làm việc ở công sở đừng sốt sắng thành công.

Sau khi vứt bỏ thói cảm tính, hãy đi làm việc mình không muốn làm, như vậy sẽ khiến thể chất và tinh thần của bạn được mài giũa, để bạn trở nên chín chắn và trầm ổn hơn. Vương Thạch từng là một quân nhân, sau khi phục viên từng làm công nhân. Hồi còn ở quân đội ông là lính lái xe, lính lái xe rất dễ tìm việc, ví dụ, tìm công việc lái xe hơi, xe tải hoặc xe buýt. Nhưng ông không chọn công việc ấy, mà chọn làm người nện búa tạ. Đây không phải là công việc ông muốn làm, nhưng ông vẫn chọn nó, bởi vì ông không muốn làm tài xế cả đời.

Ở công xưởng, Vương Thạch là người nện búa tạ tốt nhất. Bởi vậy, thợ cả của công xưởng đã giới thiệu ông vào học đại học (bấy giờ Học viện Công Nông Binh có chính sách đãi ngộ này). Trường học được giới thiệu không phải là trường ông thích, chuyên ngành cũng không phải là chuyên ngành ông thích, nhưng ông không lãng phí thời gian trong ba năm học đại học, mà nghiêm túc học Kinh tế học và tiếng Anh. Sau khi tốt nghiệp đại học, ông không hài lòng với công việc ở Cục ngoại thương, nên đã đến Thâm Quyến xông pha thực tế, sau đó đã tạo dựng được sự nghiệp của mình.

Vương Thạch nói: “Có thể hiện tại mọi thứ không được như ý, hãy hạ mình, bắt đầu từ việc bạn không muốn làm, làm cho tốt, tốt hơn nữa, vậy thì cơ hội sẽ theo đến. Ngược lại, bạn càng sốt sắng mong mỏi thành công, càng muốn thể hiện mình ngay lập tức, thì càng không dễ để thành công”.

Lời khuyên của Vương Thạch như một lời cảnh tỉnh mỗi nhân viên công sở, bất kể đối với công việc trong phận sự của mình, hay là đối với cuộc đời mình, chúng ta đều không thể bị thói cảm tính làm loạn tâm trí, mà phải buông bỏ tâm lí xốc nổi, học cách hành động đến nơi đến chốn, cho dù việc bạn làm ban đầu là việc bạn không muốn làm.

Trên thực tế, thường thì việc bạn không muốn làm, cũng là việc người khác không muốn làm. Khi mọi người đều không muốn làm việc này, nếu bạn làm nghiêm túc, vậy thì bạn sẽ nhận được cơ hội mà người khác không thể nhận được. Nếu bạn có thể nắm bắt tốt cơ hội này, bạn đã đến gần thành công thêm một bước rồi.

Ở Mỹ có một cửa hàng chuyên bán đồ cho trẻ sơ sinh và trẻ nhỏ, để thuận tiện cho các bậc cha mẹ bận rộn không có thời gian đi mua sắm cửa hàng đã thêm dịch vụ “giao hàng đến tận nhà”. Sau khi mở ra dịch vụ này, nhân viên nào sẽ phụ trách giao hàng? Nhân viên bán hàng của công ty đều không muốn làm, bởi dù sao đây cũng là một công việc vất vả. Một nhân viên mới đến đã tiếp nhận công việc này, hơn nữa còn làm đến nơi đến chốn. Vài năm sau, anh ta đã mở công ty “giao hàng nhanh” của riêng mình, chuyên giao hàng cho những cửa hàng bán đồ sơ sinh và trẻ nhỏ trên toàn thành phố, phục vụ 24/24, thu 15% phí phục vụ. Kết quả, chuyện làm ăn của anh ta ngày càng tốt.

Nhà quản lí học người Mỹ D. Waitley chỉ ra rằng, công việc mà người thành công làm, là công việc đa số mọi người đều không muốn làm, Đây chính là “quy luật Waitley” nổi tiếng. Nếu muốn làm tốt “việc không muốn làm nhất”, nên chú ý hai điểm dưới đây:

1. Nghĩ cách để bản thân sản sinh động cơ “làm việc không muốn làm”

William James, cha đẻ của ngành tâm lí học Mỹ sau khi tiến hành nghiên cứu về hành vi học thời gian, phát hiện ra rằng con người có hai loại thái độ khi hành động: một loại là công việc này cần phải hoàn thành, nhưng nó thực sự đáng ghét, cho nên tôi có thể trì hoãn đến khi nào không thể trì hoãn nữa mới thôi; một loại là đây không phải là công việc khiến người ta vui vẻ, nhưng cần phải hoàn thành nó, bởi vậy tôi phải lập tức bắt tay vào làm, để bản thân có thể thoát khỏi nó sớm hơn một chút.

James nói, nếu bạn có động cơ “làm việc không muốn làm”, vậy thì phải nhanh chóng bước đi bước đầu tiên, điều này hết sức quan trọng. Bạn chỉ cần cưỡng ép mình làm việc mình không muốn làm, làm việc mình muốn trì hoãn. Khi một ngày mới bắt đầu, bạn có thể chọn ra một việc bạn không thích làm trong ngày, tập thành thói quen.

Bắt đầu từ việc bản thân không muốn làm nhất, rốt cuộc có lợi ích gì? James bày tỏ rằng, ngay lúc bắt đầu bạn đã làm việc mình không thích làm, và làm tốt nó, tất cả những lo lắng và phiền não trong lòng bạn đều sẽ tan biến, bạn sẽ sản sinh cảm giác thành công, mang theo cảm giác này để làm việc mình thích một cách nhẹ nhõm, như vậy có thể nâng cao hiệu suất làm việc của bạn.

2. Khi làm việc bạn không muốn làm, phải coi trọng mỗi chi tiết trong đó

Có một số người tuy đã tiếp nhận việc mình không muốn làm, nhưng về mặt tư tưởng lại thiếu đi sự coi trọng, về mặt thái độ thì thiếu đi sự nghiêm túc, khiến hiệu quả công việc không được lí tưởng. Đây là điều bạn nên tránh. Làm việc mình không thích, không được làm qua loa cho xong chuyện, mà nên làm thật tốt, nếu không đừng làm.

Đầu những năm 70 của thế kỷ XX, tập đoàn McDonald’s Mỹ tiến quân vào thị trường Đài Loan, Trung Quốc. Trước khi chính thức tiến quân, họ đã tổ chức một hoạt động tuyển dụng công khai ở bản địa. Tiêu chuẩn tuyển dụng rất cao, rất nhiều ứng viên không vượt qua được. Trải qua nhiều tầng sàng lọc, duy chỉ có Hàn Định Quốc được vào vòng phỏng vấn.

Nhưng điều này cũng không có nghĩa là Hàn Định Quốc chỉ cần phỏng vấn qua loa, mà ngược lại, tập đoàn McDonald’s hết sức coi trọng từng vòng phỏng vấn của Hàn Định Quốc, trong đó chủ tịch tập đoàn đã nói chuyện với Hàn Định Quốc ba lần, hỏi Hàn Định Quốc một số vấn đề ngoài sức tưởng tượng, ví dụ: “Giả sử cấp trên yêu cầu bạn đi cọ nhà vệ sinh, bạn bằng lòng không?” Hàn Định Quốc nói: “Ở nhà tôi, tôi luôn là người cọ nhà vệ sinh”.

Chủ tịch tập đoàn hết sức vui vẻ, miễn vòng phỏng vấn cuối cùng, quyết định đặc cách tuyển dụng Hàn Định Quốc.

Sau khi vào McDonald’s, ban đầu Hàn Định Quốc tiếp nhận bài huấn luyện cọ nhà vệ sinh. Bởi vì làm công việc phục vụ phải có thái độ làm việc tốt, bắt đầu làm việc từ công việc thấp kém, có thể hiểu rõ hơn về lí luận phục vụ “tôn trọng khách như người nhà”. Khi cọ rửa nhà vệ sinh, Hàn Định Quốc hết sức chú trọng đến chi tiết, cọ rửa vô cùng sạch sẽ những nơi dễ lưu lại vết bẩn nhỏ, nhận được sự công nhận của công ty McDonald’s. Sau đó, Hàn Định Quốc đã trở thành nhà quản lí nổi tiếng, anh chính là người đã bắt đầu làm việc từ việc mình không muốn làm.

Đừng khinh thường bất cứ công việc bạn không muốn làm nào, bởi vì cho dù việc này là việc nhỏ, nhỏ tới mức không đáng để nhắc đến, nhỏ tới mức mọi người đều không thèm làm, trong nó cũng sẽ ẩn chứa cơ hội. Khi bạn coi trọng nó, làm tốt mỗi chi tiết trong đó, bạn đã có thêm một cơ hội thành công so với người khác.

Trắc nghiệm nhỏ:

BẠN CÓ XỐC NỔI KHÔNG?

1. Bạn rất khó kiểm soát cảm xúc của mình, gặp chuyện dễ nôn nóng.

2. Tinh thần bất ổn, bực dọc bất an.

3. Bạn có tâm lí làm theo một cách mù quáng, khi làm việc đầu óc không bình tĩnh, nghĩ tới đâu làm tới đó.

4. Bạn đứng núi này trông núi nọ, làm việc không kiên trì tới cùng.

5. Tính tình nóng nảy, cả ngày không có việc gì làm, thích giở trò khôn vặt, đầu cơ trục lợi.

6. Bạn thường xuyên nghĩ tới một số việc không thiết thực, mơ ước viển vông, thường xuyên đổi việc.

7. Khi bạn tìm việc, thường muốn vào công ty lớn nhưng vì không đánh giá đúng thực lực bản thân, nên thường không đậu việc.

8. Thích làm quen với một số người ưu việt hơn mình, khinh thường những người không bằng mình.

Kết quả

Đối với 8 vấn đề kể trên, nếu bạn có ít nhất 5 câu trả lời “đúng”, vậy thì bạn có tâm lí xốc nổi khá mạnh. Việc bạn cần làm là nhận thức chính xác bản thân và hiện thực, học cách làm việc đến nơi đến chốn.

Bậc thầy hiệu suất:

TẬP HỢP CÁC CÔNG VIỆC TƯƠNG TỰ ĐỂ CÙNG GIẢI QUYẾT MỘT LƯỢT

Cuộc sống càng ngày càng bận rộn, hỗn loạn, công việc dồn lại từng ngày, chúng ta cần phải đẩy nhanh tốc độ để không bị lụt việc, khẳng định tầm cỡ của mình.

Hyrum W.Smith

Trong cuộc sống, phải chăng bạn từng có trải nghiệm như thế này: Nếu đi mua sắm, sẽ ghi nhớ tất cả những đồ cần mua để đi mua một lượt, chứ không phải nhớ ra gì thì mua đấy, chốc chốc lại chạy đi mua; nếu dọn dẹp nhà sẽ là tổng vệ sinh một lượt; nếu xem tivi, sẽ giành cả ngày cuối tuần, chuẩn bị một ít đồ ăn vặt, hoa quả, yên tâm ngồi trên ghế sofa xem hết một bộ phim hay tiết mục nào đó… Những cách làm kể trên có một điểm chung, chính là làm những công việc tương tự, hoặc giống nhau một lượt. Lợi ích của cách làm này chính là tập trung để giải quyết, gần giống với đạo lí mua sắm số lượng lớn, lợi ích lớn nhất chính là tiết kiệm chi phí.

Cái tiết kiệm được khi mua sắm đồ đạc số lượng lớn là chi phí kinh tế, cái tiết kiệm được khi làm nhiều việc cùng một lúc chính là thời gian và tinh lực, để bạn có được hiệu suất cao hơn trong thời gian làm việc, hơn nữa có thể hoàn thành nhiệm vụ một cách nhẹ nhàng.

Trong cuộc sống, chúng ta có thể thông qua cách tập trung để xử lí những công việc phiền toái, rắc rối; trong công việc, tương tự chúng ta cũng có thể áp dụng cách này để nâng cao hiệu quả, thành tích. Nếu bạn là một nhân viên kinh doanh, bạn thích cách làm việc nào hơn trong hai cách làm dưới đây?

Cách 1:

Mỗi buổi sáng đến công ty một chuyến, sau khi chào hỏi cấp trên, gọi điện thoại hẹn gặp khách hàng, sau đó đi gặp khách hàng; gặp khách hàng xong, quay về công ty ngồi một lát, sau đó gọi điện thoại hẹn khách hàng, rồi lại đi gặp khách hàng; buổi trưa về tới công ty, ăn cơm công ty, hẹn gặp khách hàng buổi chiều, sau đó ra ngoài gặp khách hàng.

Cách 2:

Một tuần tới công ty hai ngày (thứ Hai, thứ Ba), hai ngày này tập trung dùng điện thoại hỏi thăm đáp lễ, hẹn gặp khách hàng; ba ngày còn lại (thứ Tư, thứ Năm, thứ Sáu) dùng để đi gặp khách hàng, bởi thứ Hai, thứ Ba đã chốt được lịch hẹn gặp khách hàng, nên thứ Tư, thứ Năm, thứ Sáu có thể đến thẳng điểm hẹn; và đến gặp khách hàng xong không cần quay trở về công ty bàn giao, tiếp nhận công việc, nên có thể chuyên tâm đi gặp nhiều khách hàng, và còn có thể căn cứ vào địa điểm hẹn gặp để bố trí lịch gặp nối tiếp nhau cho các khách hàng ở gần chỗ nhau.

So sánh hai cách làm việc kể trên, bạn sẽ chọn cách nào? Đa phần mọi người sẽ chọn cách thứ hai, bởi nó đã giảm bớt đoạn đường đi lại, đảm bảo hiệu suất làm việc, có thể giúp con người ứng phó với công việc một cách nhẹ nhàng hơn. Đây chính là lợi ích khi gộp những công việc tương tự lại để xử lí, giúp giảm bớt sự chuyển đổi tư duy và tạm dừng bàn giao giữa các công việc khác loại, tiết kiệm thời gian và tinh lực, là cách làm việc thường dùng của những người có hiệu năng cao.

Ngoài ra, do bạn tập trung xử lí cùng một loại công việc trong một khoảng thời gian tương đối dài, khi bạn không ngừng lặp lại loại công việc này, bạn sẽ càng quen tay hay việc, điều này khiến bạn đạt được hiệu suất cao hơn so với làm lẻ tẻ từng việc. Giống như bạn bỏ ra một khoảng thời gian nhất định chỉ để sắp xếp tài liệu, sắp xếp nhiều một chút, bạn sẽ quen tay, tìm ra cách sắp xếp khoa học hơn.

Trong công việc, đôi khi việc mà bạn phải đối mặt nhiều vô kể, hơn nữa tính chất của các sự việc không giống nhau, nên xử lí những việc này thế nào? Điều này đòi hỏi bạn phải bớt thời gian ra suy nghĩ xem những việc này có điểm gì giống và khác nhau. Dưới đây, tôi đã đóng vai một thư kí, liệt kê ra các công việc cô ấy gặp phải trong một ngày, xem cô ấy nên phân loại công việc như thế nào.

Một ngày người thư kí phải thực hiện những công việc sau: Pha một tách cà phê cho cấp trên, lau dọn phòng làm việc của cấp trên, sắp xếp văn kiện trên bàn làm việc của cấp trên, dùng email gửi tài liệu cho khách hàng, in tài liệu cho nhân viên công ty, mua giấy in, viết một bản kế hoạch công việc, chuẩn bị một bài phát biểu cho cấp trên, mua đồ dùng văn phòng, hẹn gặp phỏng vấn một số ứng viên xin việc.

Đọc xong danh sách công việc này, bạn có cảm thấy rối loạn không? Rốt cuộc nên bắt tay làm từ đâu? Dưới đây chúng ta hãy xem cô thư kí này làm như thế nào nhé!

1. Phân loại công việc cần làm

Loại 1: Công việc thu dọn, nội bộ

Lau dọn phòng làm việc, sắp xếp tài liệu trên bàn, pha một tách cà phê cho cấp trên

Loại 2: Công việc cần ra ngoài

Mua giấy in, mua đồ dùng văn phòng, in tài liệu

Loại 3: Công việc gọi điện

Gửi tài liệu cho khách hàng qua email, hẹn lịch phỏng vấn cho ứng viên

Loại 4: Công việc hao tổn trí lực

Viết một bản kế hoạch, chuẩn bị một bài phát biểu

Qua việc phân loại, những công việc nhìn có vẻ hỗn loạn, đã trở nên có trật tự, rõ ràng hơn.

2. Sắp xếp dựa theo mức độ quan trọng, không mấy quan trọng, thong thả, gấp gáp

Ở phần trước chúng tôi đã nhiều lần đề cập đến cách làm việc của người có hiệu năng cao chính là dựa theo mức độ quan trọng, không mấy quan trọng, thong thả, gấp gáp của công việc để sắp xếp trình tự, sau đó giải quyết từng việc một. Là thư kí của công ty, nên kết hợp tính chất của công việc - tính chất phục vụ, sau đó tiến hành sắp xếp thứ tự:

(1) Công việc thu dọn, nội bộ (1. Sắp xếp tài liệu trên bàn làm việc; 2. Lau dọn phòng làm việc; 3. Pha cà phê cho cấp trên)

(2) Công việc cần ra ngoài (1. Mua giấy in; 2. Mua đồ dùng văn phòng; 3. In tài liệu)

(3) Công việc điện thoại hẹn gặp (1. Gửi tài liệu cho khách hàng; Hẹn lịch phỏng vấn ứng viên)

(4) Công việc hao tổn trí lực (1. Chuẩn bị một bài phát biểu; 2. Viết một bản kế hoạch)

Đương nhiên, cách sắp xếp này không phải luôn phù hợp với mọi người, hơn nữa mức độ quan trọng, không mấy quan trọng, thong thả, gấp gáp của những công việc này sẽ khác nhau tùy từng cá nhân, chũng ta tham khảo còn muốn áp dụng nó thì nhớ phải kết hợp với tình hình thực tế của bản thân.

3. Cân nhắc đầy đủ tới nhân tố đặc thù

Tập hợp những công việc giống nhau để cùng giải quyết, không phải là nguyên tắc cứng nhắc, nó chỉ là một cách làm việc hiệu quả cao trong tình hình thực tế cho phép. Ví dụ, một tuần có hai ngày đến công ty, ba ngày còn lại đi gặp khách hàng mà chúng ta đã nói ở phần trên. Nếu muốn làm theo như vậy, điều kiện cần là quy chế của công ty cho phép. Hay như ví dụ sau người thư kí tiến hành phân loại và sắp xếp công việc, cũng phải căn cứ vào mức độ quan trọng, không mấy quan trọng, thong thả, gấp gáp của sự việc cụ thể, ví dụ, Giám đốc sắp sửa mở cuộc họp, cần bài phát biểu, vậy thì thư kí phải xếp việc chuẩn bị bài phát biểu ở vị trí ưu tiên.

Lời vàng chốn công sở

Nhóm những công việc có tính chất tương đồng về một loại, tập trung xử lí trong một khoảng thời gian nhất định.

Peter Drucker:

ĐỐC THÚC BẢN THÂN THỰC HIỆN CÁC CÔNG VIỆC THEO KẾ HOẠCH

Chúng ta nên đưa hành động vào trong quyết sách, nếu không chính là lí thuyết suông.

Peter Drucker⁴

⁴ Là chuyên gia hàng đầu thế giới về tư vấn quản trị.

Có nhiều người thích lên kế hoạch, lên kế hoạch đi du lịch, lên kế hoạch đi tập thể hình, lên kế hoạch mở công ty, lên kế hoạch đọc một cuốn sách hay, lên kế hoạch xem một bộ phim… Sau khi có những kế hoạch này, họ thường tự cảm thấy lâng lâng sung sướng, như thể mỗi việc một khi đã có kế hoạch, thì đã được hoàn thành vậy. Thế nhưng, khi bước vào thực hiện kế hoạch, trạng thái của họ thay đổi hẳn - chẳng còn nhiệt huyết, cuối cùng là bỏ cuộc.

Có kế hoạch mà không thực hiện, còn tệ hơn cả không có kế hoạch. Bởi vì có quá nhiều kế hoạch, con người sẽ hưng phấn mù quáng và tự cảm thấy tốt đẹp, dần dà, dễ biến thành chỉ chăm chăm lên kế hoạch, mà không màng đến chuyện thực hiện kế hoạch, cuối cùng là công việc mãi mãi chỉ có trong kế hoạch. Ví dụ, có người lên kế hoạch cho một việc X, bắt đầu thực hiện không được bao lâu liền gặp trở ngại, thế là người đó lại nảy ra một ý khác và bắt tay vào ý tưởng mới này quẳng kế hoạch trước đó sang một bên. Cứ như vậy, mỗi khi gặp khó khăn, lại bỏ việc khó chuyển sang làm việc mới. Lâu dần, kế hoạch chẳng còn ý nghĩa gì nữa, khiến người này không còn lòng nhiệt tình để thực hiện kế hoạch nào nữa.

Bởi vậy, chúng ta không thể thỏa mãn với việc lập xong kế hoạch, mà còn cần “đốc thúc” bản thân làm theo kế hoạch, kiên quyết thực hiện kế hoạch, như vậy mới có thể biến kế hoạch thành hiện thực. Ở phương diện này, Gary Forrest, nhà tâm lí học nổi tiếng của Mỹ đáng để những ai khao khát đạt được mục tiêu phải học tập.

Gary Forrest là một người nghiêm khắc làm việc theo kế hoạch, song song với việc mở phòng khám, ông còn tận dụng thời gian rảnh rỗi viết xong 14 cuốn sách. Ông làm được như thế bằng cách nào? Thì ra, ông có một kế hoạch hết sức tỉ mỉ. Trong kế hoạch này, ông đã đặt việc viết lách lên vị trí đầu tiên, đặt ra thời gian viết lách cố định, từ 9:00 ~ 11:30 và 1:00 ~ 4:00 chiều mỗi thứ Hai. Trong hai khoảng thời gian này, ông không nghe điện thoại, đi công tác hay làm việc nhà.

Ngoài thứ Hai ra, mỗi tuần có hai ba ngày đều sẽ viết lách như vậy, nhưng ông coi trọng ngày thứ Hai nhất, bởi vì ông cho rằng thứ Hai là ngày đặt nền tảng cho công việc của một tuần. Chính dựa vào sự kiên trì làm việc theo kế hoạch trước sau như một như thế này, Gary Forrest đã đạt được thành quả viết lách cao. Câu chuyện của Gary Forrest đã chứng minh một chân lý: Nếu muốn có thành tích, thì cần phải tạo thành nếp làm việc nghiêm túc trong một khoảng thời gian cố định, bất di bất dịch, hay chính là nghiêm khắc làm việc theo kế hoạch.

1. Phân chia mục tiêu của bạn thành các bước cụ thể

Trước khi bắt đầu làm việc gì, nên chia tách công việc này thành nhiều bước cụ thể. Ví dụ, bạn muốn chuyển một bản tài liệu quan trọng cho một khách hàng, bước đầu tiên, phải làm rõ liên hệ của khách hàng, sau đó bạn phải gọi điện thoại tới hỏi địa chỉ và hẹn thời gian gặp mặt; bước hai, căn cứ vào địa chỉ của đối phương cho để tìm đường đi; bước ba, tìm một thời gian thích hợp để xuất phát, sao cho đến đúng giờ hẹn và đưa đúng tài liệu cho khách hàng.

Có được các bước làm cụ thể, rõ ràng, phải chăng bạn cảm thấy quá trình thực hiện sẽ dễ dàng hơn nhiều? Đặc biệt là khi phải xử lí những công việc tương đối phức tạp, nếu không phân chia thành các bước cụ thể, có thể bạn sẽ cảm thấy không biết phải bắt tay vào làm từ đâu. Bởi vậy, phân chia mục tiêu thành các bước cụ thể là việc làm hết sức cần thiết. Trên thực tế, mỗi bước sau phân chia, chính là một mục tiêu nhỏ, thông qua việc hoàn thành các mục tiêu nhỏ này, từng bước thực hiện được mục tiêu lớn, cả quá trình sẽ nhẹ nhàng hơn nhiều.

2. Dựa theo các bước hành động cụ thể để hành động

Phân chia mục tiêu lớn thành các bước hành động cụ thể, đồng nghĩa với việc bạn có thể biến tất cả các hoạt động, công cụ cần thiết, thậm chí là lựa chọn địa điểm làm việc… trở nên cụ thể, rõ ràng, dễ thấy, chứ không chỉ là viết ra những lời chung chung. Sau khi có được các bước làm rõ ràng, những việc phải làm còn lại chính là thực hiện theo các bước.

Peter Drucker, bậc thầy quản lí hiện đại từng nói rằng: “Nếu nói có bí quyết gì để đạt được thành tích tuyệt vời, thì đó chính là giỏi tập trung tinh lực. Người quản lí có thành tích tuyệt vời luôn đặt việc quan trọng lên vị trí hàng đầu, hơn nữa một lần chỉ làm tốt một việc”. Làm thế nào mới có thể đảm bảo một lần làm tốt một việc? Đó chính là nghiêm chỉnh tuân theo kế hoạch, đảm bảo mỗi bước thực hiện kế hoạch đều không bị quấy nhiễu, chuyên chú đến cùng.

Vì vậy, Peter Drucker đã kể một câu chuyện đích thân ông trải qua.

Peter Drucker từng có hai năm làm việc cùng một vị CEO của một ngân hàng nọ. Trong hai năm này, mỗi tháng ông đều có một cơ hội gặp gỡ vị CEO kia, thời gian mỗi lần gặp gỡ chỉ có một tiếng rưỡi. Trước cuộc gặp, vị CEO đó luôn làm tốt công tác chuẩn bị, điều này khiến Peter Drucker cũng học được cách chuẩn bị.

Mỗi lần gặp mặt, họ chỉ nói về một chủ đề, nói được một tiếng hai mươi phút, vị CEO sẽ nói với Peter Drucker: “Ông Drucker à, ông có thể tổng kết lại nội dung chúng ta đã nói, và nói khái quát chủ đề lần sau của chúng ta là gì không?” Đợi cuộc gặp gỡ tròn một tiếng ba mươi phút, vị CEO sẽ đứng dậy bắt tay tạm biệt Drucker.

Sau khi cuộc gặp gỡ kiểu này duy trì tròn một năm, cuối cùng Drucker đã không kìm được hỏi vị CEO ấy: “Tại sao mỗi lần gặp mặt ông chỉ cho tôi một tiếng rưỡi?”.

Vị CEO trả lời: “Rất đơn giản, bởi vì sức chú ý của tôi chỉ có thể tập trung được một tiếng rưỡi, nếu chúng ta nói chuyện về một chủ đề vượt quá một tiếng rưỡi, cuộc nói chuyện của chúng ta sẽ không còn ý tưởng gì mới mẻ nữa. Nếu cuộc nói chuyện của chúng ta ít hơn một tiếng rưỡi, thì sẽ không thể nói rõ vấn đề quan trọng”.

Mỗi lần gặp gỡ được diễn ra ở phòng làm việc của vị CEO đó, điều khiến Drucker lấy làm lạ là, trong khoảng thời gian này không có cuộc điện thoại nào làm phiền, cũng chưa từng nhìn thấy thư kí của vị CEO ấy báo cáo gì trong thời gian gặp mặt, ví dụ có nhân vật quan trọng yêu cầu được gặp vì việc gấp.

Một hôm, Drucker có nhắc tới chuyện này, vị CEO trả lời: “Tôi đã nói với thư kí của tôi, trong các cuộc gặp, không nhận bất cứ cuộc điện thoại nào. Đương nhiên, trừ phi tổng thống Mỹ và bà xã tôi gọi điện thoại đến, nhưng tổng thống ít khi gọi điện thoại tới đây, còn bà xã tôi vô cùng hiểu thói quen làm việc của tôi, cũng sẽ không gọi điện thoại tới. Còn những việc khác, thông thường do thư kí quản, đợi tới khi cuộc gặp gỡ kết thúc sẽ báo cáo lại với tôi”.

Tại sao vị CEO này có thể làm được tới mức không bị bất cứ việc gì quấy rầy trong thời gian gặp gỡ một tiếng rưỡi này? Bởi vì ông ta có thể tuân thủ kế hoạch gặp gỡ, và đã hình thành được thói quen. Thư kí hiểu rõ thói quen này của ông, đồng thời tích cực phối hợp, mới có cuộc gặp gỡ không bị làm phiền, mới có cuộc gặp gỡ hiệu quả cao. Trung thành với mục tiêu và kế hoạch của mình, làm đúng việc vào đúng thời điểm, làm việc tới nơi tới chốn, đây là phong cách làm việc của người hiệu năng cao, cũng là thói quen tốt hướng tới thành công.

Lời vàng chốn công sở

Lên kế hoạch không khó, khó ở kiên trì làm theo kế hoạch, bởi vì việc khó làm nhất là kiên trì làm một việc dễ làm.

Drucker:

HỌC CÁCH NÓI KHÔNG VỚI CÁC VIỆC KHÔNG QUAN TRỌNG

Người làm việc hiệu quả luôn làm việc quan trọng trước, hơn nữa phải hết sức chuyên tâm.

Drucker, nhà quản lí học Mỹ

Một tờ giấy viết chi chít những việc cần làm, một đống tài liệu lộn xộn… Khi bàn làm việc của bạn ở vào tình trạng này, công việc của bạn đã trở thành một mớ bòng bong rồi. Nếu không muốn lãng phí thời gian quý báu của mình, không muốn công việc quan trọng bị lỡ dở, không muốn hiệu suất làm việc giảm sút, không muốn để bản thân bận rộn không có hiệu quả, vậy thì bạn cần học cách nói “không” với những việc không quan trọng. Việc bạn phải làm chính là dọn dẹp lại mớ bòng bong này, ghi rõ công việc quan trọng lên trên, sắp xếp trình tự cho chúng. Đối với những việc không quá quan trọng, thậm chí là không quan trọng, bạn nên ngăn chặn nó xuất hiện trong sắp xếp mới này.

Cổ nhân nói: “Có việc phải làm, có việc không cần làm”. Ở chốn công sở, nếu bạn muốn làm việc có hiệu quả cao, cần phải rõ ràng những công việc nào nên làm, những công việc nào không nên làm. Đối với công việc nên làm, hãy dốc toàn sức lực làm cho tốt; đối với công việc không nên làm, nếu có thời gian thì làm, nếu không có thời gian hãy quẳng nó sang một bên. Như vậy có thể giúp bạn dùng thời gian có hạn cho công việc cần hoàn thành nhất, để bạn đối mặt với công việc một cách nhẹ nhõm.

Dư Thế Duy - Chuyên gia bồi dưỡng quản lí nổi tiếng Trung Quốc từng nói, đừng bỏ ra quá nhiều thời gian cho vấn đề nhỏ, mà phải dành nhiều thời gian cho mục tiêu quan trọng. Nếu bạn dồn tinh lực cho vấn đề nhỏ, bạn sẽ quên mất mục tiêu quan trọng, không có tinh lực đi hoàn thành mục tiêu cần thiết. Nhiều nhân viên công sở nhìn thì có vẻ bận rộn, thực ra thường là bận rộn những chuyện vặt vãnh, kết quả của sự bận rộn này luôn là: bỏ ra 90% thời gian, chỉ cống hiến cho công ty 10% lợi ích. Nguyên nhân chủ yếu nhất gây ra sự bận rộn không có hiệu quả này chính là quan tâm thái quá tới những vấn đề nhỏ nhặt không quan trọng.

Trong cuốn “Quản lí hiệu quả”, Drucker - học giả quản lí nổi tiếng người Mỹ đã chỉ ra rằng, người làm việc có hiệu quả khi làm việc cần làm việc quan trọng trước tiên, hơn nữa phải hết sức chuyên chú. Hết sức chuyên chú là sao? Chính là khi làm việc không chịu sự quấy nhiễu của những việc khác, không tham gia, không tiếp xúc với những việc nhỏ không liên quan đến mình, để đảm bảo tập trung thời gian và tinh lực làm tốt việc quan trọng.

Quả vậy, tình thế mọi người dễ sa vào nhất chính là bận bù đầu, việc khó làm được nhất chính là làm việc có hiệu quả. Sách lược tốt nhất giúp tránh khỏi vòng luẩn quẩn làm việc hiệu quả thấp, để bước vào mô thức làm việc hiệu quả cao, chính là biến phức tạp thành đơn giản, giỏi đơn giản hóa sự vật phức tạp, đơn giản hóa công việc lộn xộn, để phòng ngừa sự lộn xộn, đảm bảo đạt được hiệu quả làm việc “làm ít công to”.

Cách làm cụ thể có thể tham khảo “ba nguyên tắc” Chủ tịch Ủy ban Thương mại Toàn quốc Trung Quốc - Mỹ - Donald C. Bernard đưa ra:

Nguyên tắc 1: Có thể hủy bỏ nó?

Nguyên tắc 2: Có thể gộp với việc khác?

Nguyên tắc 3: Có thể dùng cách đơn giản để thay thế nó? Trong ba nguyên tắc lớn này, khi kiểm tra, phân tích mỗi công việc, đầu tiên chúng ta phải hỏi bản thân những câu hỏi sau:

1. Tại sao phải làm công việc này?

Tại sao phải làm công việc này? Là làm theo thói quen, hay là người khác yêu cầu bạn làm? Có thể loại bỏ công việc này không, hoặc là cắt bỏ một phần trong đó? Thông qua việc hỏi bản thân những câu hỏi này, nghĩ cách đơn giản hóa, thậm chí là phớt lờ công việc này, tránh để nó ảnh hưởng tới công việc quan trọng của chúng ta.

2. Nếu phải làm công việc này, nên làm theo kiểu nào?

Nếu công việc này buộc phải làm, nên làm theo kiểu nào? Là vừa nghe nhạc vừa làm, hay ngồi trước bàn làm việc trầm tư suy nghĩ, hay là nhờ người khác giúp đỡ?

3. Khi nào làm công việc này là thích hợp nhất?

Đối với công việc buộc phải làm, phản ứng dây chuyền khi làm sớm, làm muộn mang tới là khác nhau. Nếu có công việc quan trọng hơn phải làm, vậy thì phải chăng có thể lùi lại công việc đang làm dở? Nếu làm vào thời gian rảnh rỗi có ảnh hưởng tới tiến triển của công việc quan trọng không?

4. Ai làm công việc này thì tốt hơn?

Khi cấp trên sắp xếp cho bạn một công việc không quan trọng, còn bạn lại đang bận công việc quan trọng, bạn có thể nói rõ tình hình, kiến nghị cấp trên sắp xếp người khác đi làm việc kia. Khi bạn bận làm công việc quan trọng, thấy đồng nghiệp ở bên đang rảnh rỗi không có việc gì làm, bạn có thể nhờ anh ta xử lí một số việc không quan trọng. Như vậy có thể giúp bạn tránh được sự quấy rầy của những công việc không quan trọng.

5. Điểm mấu chốt để làm tốt công việc này là gì?

Điểm mấu chốt để làm tốt công việc này là gì, giống như phần trước có nói, phải tìm ra bước giải quyết vấn đề đầu tiên, tìm ra mâu thuẫn chính và mục đích chính. Như vậy mới có thể bắn tên có mục đích, một thao tác giải quyết xong công việc này.

Lời vàng chốn công sở

Không lãng phí thời gian, luôn làm những việc cần thiết, loại bỏ tất cả những hành động không cần thiết.

Chính trị gia người Mỹ - Benjamin Franklin