02Kế hoạch: Người thành công đều có khả năng tiên tri

Trước khi ra chiến trường, phải lập ra chiến lược tác chiến và kế hoạch, để có thể đảm bảo mục tiêu, phương thức chiến đấu đã được hoạch định đâu ra đấy. Công việc có kế hoạch mới là công việc đích thực.

Amancio Ortega:

TUYỆT ĐỐI KHÔNG ĐỂ CUỘC SỐNG CỦA MÌNH KHÔNG CÓ KẾ HOẠCH

Trong giới thời trang, hàng tồn kho giống như thực phẩm có hạn sử dụng, chẳng mấy chốc sẽ hỏng mất, tất cả những gì chúng ta làm chính là giảm thiểu nguy cơ này.

Amancio Ortega, người sáng lập tập đoàn Inditex

Nếu nói, giữa chúng ta và mục tiêu cách nhau một dòng sông lớn vậy thì kế hoạch chính là trụ cầu để bắc cầu, hành động chính là thân cầu. Có trụ cầu, mới có thể xây cầu. Hay nói cách khác, kế hoạch chính là con đường không thể thiếu để đạt được mục tiêu, nếu không có kế hoạch, thực hiện mục tiêu luôn là một câu khẩu hiệu sáo rỗng. Cuộc đời không có kế hoạch sẽ trở nên lộn xộn và không có phương hướng, công việc không có kế hoạch sẽ trở nên mông lung và không hiệu quả.

Tác dụng của kế hoạch, trước tiên chúng ta hãy đọc một câu chuyện nổi tiếng:

Blanc và Ortega đều là người Tây Ban Nha, tuy họ cùng tuổi, lại là hàng xóm của nhau, nhưng gia cảnh của họ lại khác nhau một trời một vực. Blanc sinh ra trong một gia đình giàu có, cha ông là thương nhân giàu có, ông sống trong biệt thự, ngồi xe hơi. Còn Ortega sinh ra trong một gia đình nghèo khó, cha ông bán hàng rong, ông sống trong lều, ra ngoài phải đi bộ.

Từ nhỏ, cha của Blanc đã nói với ông rằng: “Con trai, sau này con trưởng thành muốn làm gì cũng được. Nếu con muốn trở thành một luật sư, cha sẽ để luật sư riêng của cha dạy con cách làm luật sư, ông ấy là một luật sư nổi tiếng đấy. Nếu con muốn làm bác sĩ, cha sẽ bảo bác sĩ riêng của mình dạy con y thuật, ông ấy là bác sĩ có y thuật cao nhất ở chỗ chúng ta. Nếu con muốn làm diễn viên, cha sẽ đưa con tới trường nghệ thuật tốt nhất, tìm cho con đạo diễn và biên kịch tốt nhất, sáng tạo vai diễn hợp với con, để con luôn đóng vai chính. Nếu con muốn trở thành thương nhân, cha có thể đích thân dạy con, cha sẽ truyền thụ tất cả những kinh nghiệm buôn bán cho con”.

Còn cha của Ortega luôn nói với ông rằng: “Con trai, năng lực của cha có hạn, gia cảnh không tốt, không giúp được gì cho con, ngoài việc dạy con bán hàng rong ra, cha không thể cho con thêm thứ gì khác. Ngoài việc đi bán hàng rong theo cha, những chuyện khác con cũng đừng nghĩ đến”.

Hai người con đều khắc ghi lời cha mình nói trong lòng. Blanc đã đăng kí thi làm luật sư, nhưng học không được mấy ngày, liền cảm thấy công việc luật sư quá đơn điệu, không thích hợp với tính cách của mình. Ông nghĩ dù sao cũng còn việc khác để làm, thế nên bắt đầu học y. Nhưng học y cần nhất là khả năng nhẫn nại, học không được bao lâu, ông lại cảm thấy mình không thích hợp với ngành này. Ông nghĩ có lẽ làm diễn viên thích hợp với mình nhất, nên đã chuyển sang học diễn kịch, nhưng đóng phim quá vất vả, ông đã bỏ cuộc. Cuối cùng, ông đành phải theo cha học kinh doanh, nhưng không được bao lâu, công ty của cha ông đã bị phá sản, cuối cùng, ông không học được gì cả.

Ortega theo cha đi bán hàng rong, mới được vài ngày liền khóc lóc không chịu đi nữa, bởi bán hàng rong phải dãi gió dầm mưa quá vất vả, hơn nữa thường bị người khác khinh thường. Nhưng mỗi lần nghĩ tới việc ngoài bán hàng rong ra, bản thân đã không còn con đường nào khác, ông bèn bất chấp khó khăn đi theo cha mình.

Dần dần, ông ý thức được rằng, nếu không muốn bán hàng rong cả đời, thì đầu tiên phải nghiêm túc bán hàng. Bởi thế, ông bắt đầu quy hoạch cuộc đời mình, bắt đầu lên kế hoạch làm thế nào để bán hàng cho tốt, làm thế nào để mở công ty kinh doanh. Kết quả, chỉ mất vài năm, ông đã có cửa hàng của mình. 30 năm sau, ông đã có tập đoàn thời trang riêng. Đến nay, tập đoàn này có gần 4000 cửa hàng trải rộng trên 68 quốc gia. Năm 2010, Ortega xếp thứ 9 trong bảng xếp hạng tỉ phú thế giới do Forbes bình chọn với tài sản cá nhân là 25 tỉ đô la Mỹ.

Câu chuyện này nói cho chúng ta biết hai đạo lí: Một là, lựa chọn càng nhiều không phải là càng tốt, ngược lại lựa chọn nhiều khiến người ta khó đưa ra quyết định, chần chừ không quyết, không thể kiên trì tới cùng. Hay nói cách khác là có quá nhiều đường lui, con người dễ hạ thấp yêu cầu. Hai là, cuộc đời không có kế hoạch là cuộc đời hỗn độn, đã được định trước là hoài phí thời gian vì không có mục tiêu. Bởi vậy, Ortega hết sức coi trọng kế hoạch, ông yêu cầu bản thân không được sống cuộc sống không có kế hoạch.

Người ta thường nói rằng: “Tôi quá bận rộn, làm gì có thời gian lên kế hoạch, lên kế hoạch không phải là lãng phí thời gian hay sao?” Mà không hiểu rằng, mài rìu sắc đốn củi sẽ thuận lợi hơn, mài rìu chính là kế hoạch, chính là chuẩn bị cho việc chặt củi. Tương tự, kế hoạch giống như mài dao, nếu không mài rìu, dùng rìu cùn đốn củi, sẽ chỉ lỡ thời gian, lỡ việc. Bởi vậy, bất kể bạn bận rộn thế nào, đều nên lên kế hoạch trước. Cũng chính vì bạn bận rộn, nên càng cần phải đặt ra kế hoạch, bởi vì một kế hoạch hợp lí có thể giúp bạn biết rõ được mạch tư duy, hiểu rõ phương hướng, biết được mỗi bước nên làm gì, như vậy mới có thể tạo ra thành quả, chứ không phải là bận tối mắt tối mũi không có thu hoạch gì.

Lên kế hoạch chính là đặt ra mục tiêu và các bước để đạt được mục tiêu, mục tiêu chính là đèn hiệu, chỉ ra cho chúng ta phương hướng tiến về phía trước. Các bước đạt được mục tiêu chính là bản đồ về các tuyến đường, có thể đảm bảo mỗi bước chúng ta đều đang làm việc đúng đắn, đều tiến gần tới mục tiêu. Nếu không có kế hoạch, chúng ta rất dễ đi chệch hướng, rất khó đạt được hiệu quả lí tưởng.

Không lên kế hoạch trước khi thực hiện, chỉ làm theo bản năng, không suy xét toàn cục, thường sẽ phải đi rất nhiều bước đường vòng, rất nhiều bước đường sai lầm. Đôi khi làm được một nửa, mới phát hiện ra đây không phải là hiệu quả mà mình mong muốn, thế nên bao nhiêu công sức đổ sông đổ biển, lại bắt đầu lại từ đầu; đôi khi sau khi báo cáo công việc, mới phát hiện có nhiều thiếu sót, hoàn toàn không phải là hiệu quả cấp trên mong muốn, thế nên vội vàng sửa sai. Cứ như vậy, không kể hao phí nhiều thời gian và tinh lực, mà còn không thể làm cấp trên hài lòng. Bởi thế, có người thầm oán trách “nhọc nhằn mà chẳng nên công cán gì”, mà không biết rằng, nguyên nhân là do bản thân không lên kế hoạch trước khi làm việc.

Trong giới quản lí doanh nghiệp Nhật Bản, có một câu nói như thế này: “Quản lí chính là lên kế hoạch”. Ở công sở của Đức, có một câu nói như thế này: “Không có kế hoạch thì không nói chuyện công việc được”... Có thể thấy, kế hoạch quan trọng như thế nào.

1. Một số yếu tố quan trọng để xác định rõ kế hoạch

Không thể lập kế hoạch tùy tiện, một kế hoạch tốt, thông thường phải bao hàm những vấn đề chính sau:

(1) Làm gì?

(2) Làm như thế nào?

(3) Làm tới mức nào?

(4) Bao giờ hoàn thành?

Đây là bốn yếu tố lớn của kế hoạch cá nhân, nếu bạn là nhà quản lí doanh nghiệp, có hai vấn đề bạn phải cân nhắc:

(5) Do ai làm (liên quan đến vấn đề phân chia công việc và trao quyền)?

(6) Chi phí bao nhiêu (liên quan đến vấn đề sắp xếp kinh phí của doanh nghiệp và chi tiêu tài vụ)?

Khi cân nhắc những vấn đề này, hãy viết từng điều vào sổ, sau đó đối chiếu với kế hoạch để thực hiện. Bất kể bạn là nhân viên bình thường, hay là người quản lí doanh nghiệp, đều nên ghi nhớ một số yếu tố lớn của kế hoạch, hàng ngày đi làm, tốt nhất phải có một kế hoạch sơ bộ trong đầu, tiện cho việc biết hôm nay nên làm gì, làm tới hiệu quả nào, bao giờ làm xong, như vậy ngày tháng sẽ không trôi qua không mục đích.

2. Đưa công việc của tuần tới vào kế hoạch

Làm việc không có kế hoạch, hiệu quả ắt sẽ giảm. Mỗi người đều nên suy nghĩ tới phần công việc trong một tuần tiếp theo, đưa nó vào kế hoạch của mình: Thứ Hai làm gì, thứ Ba làm gì, thứ Tư làm gì, mỗi ngày đều nên xác định một lượng công việc thích hợp, nỗ lực vì mục tiêu này. Nếu mỗi ngày đều có thể hoàn thành kế hoạch, vậy thì hiệu suất công việc trong một tuần đó của bạn đã rất lí tưởng rồi.

Đối với vị trí quản lí, càng nên lập ra kế hoạch chi tiết cho từng tuần: Ngày mai có sắp xếp gì? Sáng ngày kia phải hẹn một khách hàng quan trọng, thời gian này cần phải đảm bảo; ngày mốt phải đi công tác xa, không có thời gian tiếp đón… Những việc này nhìn thì có vẻ vụn vặt, nhưng nếu lập một kế hoạch, có thể sắp xếp chúng đâu vào đấy, để công việc trở nên có trình tự, tuyệt đối sẽ không xảy ra tình trạng bận rộn thiếu hiệu quả.

3. Tránh khỏi hai sai lầm lớn thường gặp khi lập kế hoạch

Tuy lập kế hoạch không phải là công việc có hàm lượng tri thức, kĩ thuật cao, nhưng chỉ cần sơ sểnh một chút thôi, chúng ta sẽ mắc phải sai lầm. Dưới đây chúng tôi sẽ giới thiệu hai sai lầm lớn thường gặp khi lập kế hoạch.

Sai lầm 1: Mơ mộng viển vông

Mơ mộng viển vông là gì? Chính là đặt ra mục tiêu quá cao trong kế hoạch. Kế hoạch viển vông thường bởi người lập kế hoạch phóng đại năng lực của bản thân, dẫn đến kế hoạch được lập ra không thiết thực, hậu quả chính là không hoàn thành được kế hoạch, từ đó sẽ nảy sinh cảm giác thất bại. Tâm thái này sẽ khiến người ta nghi ngờ năng lực của bản thân, nghi ngờ tác dụng của kế hoạch, khiến người ta có cảm giác áy náy, tự trách: “Tôi không hoàn thành nhiệm vụ công việc ngày hôm nay, là do tôi thiếu nỗ lực, tôi thật có lỗi với chính mình!”.

Nếu muốn tránh xa kế hoạch viển vông, trước khi lập kế hoạch, đầu tiên phải phán đoán bước đầu về năng lực và tiến độ công việc của bản thân, sau đó quy hoạch tiến trình cụ thể. Việc xác lập mục tiêu của kế hoạch nên để cao hơn năng lực cá nhân một chút, như thế mục tiêu có thách thức có thể kích thích được tiềm năng của bạn, khiến bạn nỗ lực hơn để hoàn thành.

Ví dụ, đối với một nhân viên bán hàng, bình quân mỗi ngày có thể đạt được doanh thu hai triệu, vậy thì anh ta có thể đặt mục tiêu doanh thu của mình là ba triệu, nỗ lực phấn đấu vì mục tiêu đã đặt ra. Nếu hoàn thành được mục tiêu, anh ta sẽ cảm thấy rất vui; nếu không hoàn thành được, chỉ cần không thấp hơn hai triệu quá nhiều, anh ta cũng sẽ không cảm thấy thất bại gì lắm.

Sai lầm 2: Kế sách vẹn toàn

Có một số người thích lên kế hoạch, làm việc gì cũng phải lập kế hoạch gần như hoàn mĩ, cân nhắc chuyện lớn chuyện bé trên mọi phương diện, chỉ cần kế hoạch không khiến bản thân hài lòng, sẽ không thực hiện kế hoạch. Cách làm quá mức cố chấp này cũng không thích hợp, bởi vì không tồn tại kế hoạch hoàn mĩ, hoang tưởng vạch ra kế sách vẹn toàn là nực cười. Dù sao thì kế hoạch là hướng tầm mắt về tương lai, mà chuyện tương lai sẽ thay đổi, đây chính là lí do tại sao chúng ta thường nói “kế hoạch không bằng thay đổi”. Nhưng điều này không phủ định kế hoạch, mà là phải điều chỉnh kế hoạch một cách thích hợp, ứng phó với sự vật biến đổi. Bởi vậy, tuyệt đối đừng sa vào yêu cầu hoàn mĩ, nên nắm bắt ý chính, bỏ qua ý phụ, vạch ra kế hoạch cho nội dung đại khái, sau đó tích cực áp dụng hành động.

Lời vàng chốn công sở

Người không chuẩn bị cho ngày mai vĩnh viễn không có tương lai.

Dale Carnegie, bậc thầy nghệ thuật giao tiếp của Mỹ

Beethoven:

GHI CHÉP LẠI CÔNG VIỆC CẦN LÀM MỖI KHI CÓ PHÁT SINH

Nếu tôi không lập tức ghi chép lại, thì chẳng mấy chốc mà tôi sẽ quên sạch. Nếu tôi ghi chúng vào một cuốn sổ nhỏ, tôi sẽ không bao giờ quên, cũng không cần đọc lại.

Beethoven

Nghiên cứu chỉ ra rằng, lượng thông tin mà con người có thể xử lí và nắm vững trong một lần nằm giữa “7-2” và “7+2”, hay nói cách khác con người nhiều nhất có thể xử lí 9 sự việc trong một lần. Tuy khả năng của chúng ta có sự chênh lệch nhất định, nhưng đại thể trong cùng thời gian, số việc mỗi người có thể xử lí là khoảng 5~9 việc, con số này được gọi là “con số ma thuật”, có nghĩa là số công việc có thể xử lí trong một lần của tuyệt đại đa số chúng ta nằm trong phạm vi này.

Trong thực tế, đôi khi hoàn cảnh yêu cầu chúng ta phải xử lí trên mười việc trong thời gian ngắn, có một số quản lí thường truyền đạt nhiều mệnh lệnh tới cấp dưới cùng một lúc, thực ra cách làm này khó có thể hiệu quả nếu không muốn nói là chỉ tổ uổng công, bởi vì rất khó để cấp dưới ghi nhớ toàn bộ yêu cầu, chứ đừng nói tới việc làm tốt được mọi việc. Làm thế nào mới có thể sắp xếp tốt được công việc của bản thân? Làm thế nào mới có thể nhớ được yêu cầu công việc cấp trên giao phó? Thực ra, cách tốt nhất chỉ có một, đó chính là “trí nhớ tốt không bằng dùng bút ghi lại”, lấy bút và sổ ghi chép ra, ghi chép lại toàn bộ những việc cần làm, sau đó bỏ thời gian đi làm từng việc một, cho tới khi làm xong mọi việc, đây mới là phương thức làm việc có kế hoạch nhất, mang lại hiệu quả cao nhất.

Nói một cách công bằng, mỗi người đều có kế hoạch, nhưng kế hoạch của nhiều người thường ở trong đầu, chứ không ở trên giấy. Kế hoạch ở trong đầu sẽ dễ dàng bị thay đổi khi có tác động nào đó. Bởi vì kế hoạch ở trong đầu, không ai nhìn thấy, nghe thấy, cho dù bạn không làm, cũng sẽ không ai hay biết. Nhưng nếu bạn viết kế hoạch ra giấy, và cố tình để người khác nhìn thấy, một khi bạn không làm, vậy phải chăng dù ít nhiều bạn sẽ có chút nghĩ ngợi?

Khi bạn lên danh sách công việc cần làm và ghi chúng vào sổ đồng nghĩa với việc bạn tự giao nhiệm vụ cho bản thân. Nếu bạn không hoàn thành việc nào đó trong số chúng, khi bạn mở sổ xem lại, bạn sẽ có “cảm giác áy náy” bởi đã quá nuông chiều bản thân, không kiên trì đến cùng. Bạn nên tận dụng “cảm giác áy náy” này để đốc thúc mình hoàn thành những công việc trong kế hoạch giống như đang thực hiện một lời hứa.

Danh sách những công việc cần làm (checklist công việc) chính là kế hoạch ngắn hạn, nó là một kế hoạch đơn giản trong vài tiếng, vài ngày hoặc vài tuần sắp tới. Vai trò của nó là để giúp bạn xác định rõ hơn những việc phải làm, chỉ cần bạn nghiêm túc thực hiện danh sách công việc này thì bạn có thể từng bước đạt tới mục tiêu. Vậy thì, rốt cuộc nên làm bản liệt kê những công việc cần làm như thế nào?

1. Làm checklist vào lúc nào? - Mỗi buổi sáng khi vào làm hay buổi tối ngày hôm trước

Khi nào thì ta nên làm checklist công việc? Chắc chắn là khi những công việc này vẫn chưa được xử lí, ví dụ, hàng ngày đến công ty, việc đầu tiên chính là tiến hành sắp xếp công việc của một ngày, sau đó căn cứ vào trình tự nhất định để ghi chép lại, như vậy khâu quản lí thời gian của bạn sẽ hiệu quả hơn.

Ví dụ bạn là người quản lí của công ty, thậm chí là Giám đốc, mười phút trước khi mở cuộc họp, bạn cũng cần phải làm checklist cuộc họp, dự thảo những điểm quan trọng sẽ đưa ra thảo luận trong cuộc họp, để bạn biết cần triển khai những nội dung gì trong cuộc họp này. Nếu không có checklist cuộc họp mà chỉ dựa vào trí nhớ của mình để thực hiện, cuộc họp của bạn có thể sẽ không đạt tới hiệu quả lí tưởng. Ví dụ, bạn có thể bị nhân viên dẫn dắt theo vấn đề của họ, bị sa đà vào một vấn đề không phải cốt lõi...

2. Làm checklist thế nào cho hiệu quả? - Viết ra việc cần làm

Lập checklist công việc thế nào mới là tốt nhất? Tốt nhất là viết nhiệm vụ của bạn theo dạng sau: “Với mỗi mục tiêu cần làm những gì!” Ví dụ, nếu bạn phải làm một bản báo cáo năm, trong checklist đừng ghi là: Báo cáo năm. Mà phải ghi chép cụ thể hơn: Tổng hợp bảng biểu báo cáo tài vụ bốn quý của công ty, làm một bản báo cáo năm. Hoặc nếu bạn có hẹn gặp giám đốc Hoàng. Đừng lập checklist: Liên hệ với Giám đốc Hoàng. Mà phải viết là: 3-4 giờ chiều thứ Hai, gọi điện thoại hẹn gặp Giám đốc Hoàng. Hay chính là, cố gắng ghi cụ thể công việc bạn phải làm trong một câu, để bạn nhìn checklist là có thể biết ngay biết mình phải làm gì.

3. Xử lí công việc chưa xác định như thế nào? - Loại bỏ nó khỏi checklist.

Khi lập checklist, có thể bạn sẽ gặp phải tình trạng sau: Một số việc có vẻ phải làm, nhưng lại có thể không làm, hay nói cách khác là không cần làm gấp, có thể lùi lại nhiều ngày. Đối với những việc như thế này, bạn nên làm thế nào? Vô cùng đơn giản, đó chính là loại bỏ nó ra khỏi checklist của bạn, để checklist của bạn là những việc cần làm trong một tuần tới, thậm chí là hai ba ngày tới hoặc là ngay ngày hôm đó. Khi bạn xem bản checklist như thế mới có cảm giác gấp rút.

4. Xử lí công việc đột xuất như thế nào? - Lựa chọn vị trí thích hợp đưa vào checklist.

Bản checklist công việc cần làm chỉ là một kế hoạch, một kế hoạch tương đối lí tưởng hóa cho những việc trong tương lai, mà tương lai rất dễ thay đổi. Ví dụ, tối hôm trước bạn đã tạo ra một checklist công việc cần làm, hôm nay đi làm bạn dự định dựa theo checklist này để xử lí công việc. Nhưng không bao lâu sau, cấp trên lại sắp xếp một công việc khá gấp cho bạn. Đôi khi không chỉ là một công việc, ví dụ, đồng nghiệp đột nhiên nhờ bạn giúp đỡ. Đối với những công việc ngoài kế hoạch này, bạn nên xử lí như thế nào?

Cách làm đúng là, đối chiếu với checklist công việc bạn đã vạch ra, kết hợp với tầm quan trọng và tính cấp bách của công việc đột xuất, để đưa chúng vào vị trí thích hợp trong checklist của bạn. Sau đó, dựa theo checklist công việc để xử lí từng việc một.

5. Dùng checklist như thế nào? - Tận dụng thời gian rảnh rỗi để xem lại, nhắc nhở bản thân làm những công việc chưa làm xong

Lập checklist công việc cần làm, là để nhớ rõ những công việc này hơn, để biết khi nào phải hoàn thành những công việc này. Bởi vậy, nếu đã liệt kê ra, thì phải thường xuyên xem lại, tuyệt đối không thể liệt kê rồi bỏ đó, như vậy checklist còn có tác dụng gì?

6. Xem checklist công việc cần làm của bạn có hợp lí không? – Mổ xẻ, phân tích checklist công việc cần làm

Muốn biết checklist công việc cần làm bạn lập có hợp lí hay không, cần xem nó có những đặc điểm dưới đây hay không:

(1) Thực hiện được, là khả thi.

(2) Quy định thời hạn hoàn thành.

(3) Hướng về một mục tiêu rõ ràng.

Đối chiếu ba điểm này, xem xem checklist công việc cần làm của bạn, có thỏa mãn những điểm này không? Nếu thỏa mãn, vậy thì chúc mừng bạn, checklist công việc cần làm của bạn là hợp lí, có hiệu quả, bạn có thể yên tâm làm theo.

Góc luyện tập

LUYỆN TẬP LẬP CHECKLIST CÔNG VIỆC

Bất kể là đối với công việc, hay cuộc sống, bạn đều có thể vận dụng phương pháp lập checklist để giúp bản thân theo sát được kế hoạch. Bạn có thể thử lập checklist, giống như dưới đây:

Checklist công việc ngày 15 tháng 5 năm 2018

Buổi sáng:

1. Thay vòi nước ở phòng tắm

2. Quét dọn nhà cửa sạch sẽ

3. Cho quần áo trong nhà vào máy giặt giặt sạch

Buổi chiều:

4. 2 giờ chiều dạo phố cùng bạn

5. Mua một con cá về nhà, buổi tối rán cá, nấu một bữa cơm thịnh soạn

Người ở công ty McKinsey:

LẬP BẢNG THEO DÕI CÔNG VIỆC HÀNG NGÀY

Thông tin được cung cấp trong những biểu đồ này bổ trợ cho tiêu đề, còn tiêu đề lại bổ sung cho nội dung mà biểu đồ trình bày. Trong tình huống này, thông tin xuất hiện trong biểu đồ phải tốt hơn trong checklist.

Chế độ bảng biểu công việc của công ty McKinsey

Làm việc tại McKinsey, thường xuyên sẽ như thế này:

8 giờ sáng, bạn vội vàng tới công ty, hoàn thiện công việc dang dở của ngày hôm qua; 10 giờ chạy đi gặp khách hàng; 11 giờ về công ty, làm thêm một lát, rồi cùng các đồng nghiệp ăn nhanh bữa trưa. Tiếp đó, có lẽ là gặp gỡ nhiều khách hàng hơn, hoặc là tham gia cuộc tổng kết nhỏ một ngày của tập thể, một ngày đã kết thúc như thế.

Trên thực tế, mỗi nhân viên công sở đều sẽ gặp tình trạng bận rộn tương tự. Công việc nhiều như thế, lại còn phức tạp rối ren, thường xuyên phát sinh, nên có người bắt đầu kêu than: “Trời ơi!

Thời gian trôi qua nhanh thật đấy”, “Ngày nào cũng bận rộn quay cuồng, làm tôi choáng váng cả đầu óc, thực sự không biết phải làm thế nào”, “Chuyện này không gấp, tôi có thể để đến ngày mai rồi làm”, “Thật xin lỗi, cho tôi thư thư một chút”.

Thực ra, thời gian của một người có vừa không nhiều hơn người khác, vừa không ít hơn người khác, cái khác biệt duy nhất là người làm việc hiệu năng cao biết cách lập kế hoạch hợp lí, tận dụng thời gian hợp lí, hơn nữa còn nỗ lực nắm bắt thời gian. Thử hỏi, bạn có thể kể xem bạn đã làm những gì trong mỗi tiếng đồng hồ không? Trong đó có bao nhiêu thời gian là đang làm chuyện có ý nghĩa? Quan trọng hơn là, bởi vì sắp xếp công việc không hợp lí, đã lãng phí bao nhiêu thời gian?

Để tránh phiền nhiễu tương tự, kinh nghiệm làm việc của nhân viên McKinsey là, mỗi ngày vẽ ra một biểu đồ, để biểu đồ giúp đỡ họ sắp xếp công việc hàng ngày. Nhân viên McKinsey bày tỏ rằng, chỉ cần bạn tập thành thói quen vẽ biểu đồ công việc, nó sẽ giúp bạn sắp xếp công việc, để mỗi ngày của bạn đều trôi qua trong trật tự rõ ràng.

Rốt cuộc đó là biểu đồ như thế nào mà thần kì như vậy? Thực ra, biểu đồ này không có điểm gì đặc biệt, chỉ đơn giản là chúng ta dùng bút vẽ vài đường ngang dọc, cấu tạo thành một biểu đồ, căn cứ vào trình tự nhất định để điền thời gian hoàn thành các công việc vào biểu đồ.

1. Lập bảng biểu công việc như thế nào?

Hàng ngày, bạn có thể bỏ ra 10 phút cuối giờ làm để hỏi bản thân rằng: “Hôm nay mình đã làm những việc gì?” Sau đó, ghi chép chúng vào một bảng biểu vẽ tay, như hình dưới đây:

Loại bảng biểu này không có gì đặc biệt, vuông vắn hay không không quan trọng, quan trọng là mô tả sự việc rõ ràng. Nếu sự việc không dễ lập thành bảng biểu, hãy viết lại các điểm chính, dán nó vào sổ ghi chép của bạn. Sau đó, hãy nghĩ tới kế hoạch làm việc ngày mai, ghi chép nó lại dưới hình thức bảng biểu, hướng dẫn công việc ngày mai cho bạn.

Trên thực tế, tiện tay vẽ một bảng biểu đơn giản không cần bỏ ra quá nhiều tinh lực, cái thực sự khó là nội dung trong bảng. Thông qua việc lập bảng, bạn có thể tìm thấy con đường gần nhất để đến với công việc hiệu quả cao, từ đó giảm bớt tình trạng lãng phí thời gian và tổn hao tinh lực không cần thiết, nâng cao hiệu suất công việc. Thông tin thể hiện trong bảng vừa giúp bạn xem trước tương lai, vừa giúp bạn nắm bắt hiện tại.

Kinh nghiệm thực tiễn của nhân viên McKinsey chỉ ra rằng, bảng biểu chỉ là một công cụ dùng để truyền đạt và biểu đạt thông tin, tuyệt đối đừng coi nó là một sản phẩm nghệ thuật, dần dần mô tả, càng không cần dùng bút màu nước để tô thêm màu sắc thu hút. Bảng biểu càng phức tạp, thì hiệu quả truyền đạt thông tin thường càng kém, thông tin trên bảng biểu tốt nhất nên rõ ràng, liếc qua thấy ngay.

2. Tác dụng của bảng biểu công việc

Mỗi ngày lập một bảng biểu công việc sẽ giúp ích rất nhiều cho bạn, nhưng tiền đề là bạn phải kiên trì, bền bỉ. Nếu một ngày nào đó trong lúc dâng trào nhiệt huyết vẽ một biểu đồ, tưởng tượng biểu đồ này có thể giúp ích nhường nào cho công việc của bạn, vậy thì thật là thiếu thực tế. Hãy kiên trì việc lập bảng biểu một tháng, sau đó xem lại tác dụng của nó, bạn sẽ phát hiện ra hiệu quả thực sự hơn cả mong đợi.

Đầu tiên, bảng biểu công việc có thể điều động tính tích cực của bạn. Mỗi ngày lập một bảng biểu, có thể giúp bạn nhận biết rõ ràng hơn mục tiêu làm việc của mình. Khi một ngày làm việc kết thúc, cầm bảng biểu công việc của ngày hôm đó lên nhìn một lượt, lọc ra những công việc nào đã hoàn thành, những công việc nào chưa hoàn thành, những công việc nào có thể làm tốt hơn, từ đó giúp bạn nhìn thấy rõ được điểm mình cần phải cố gắng hơn.

Thứ hai, bảng biểu công việc có thể giúp bạn ghi nhớ hàng ngày cần làm những việc gì. Bởi vì con người không thể luôn nhớ những việc mình cần làm, phần đông mọi người thường ghi nhớ chuyện hôm nay, quên chuyện ngày mai, luôn bị nhiều việc trước mắt làm cho hoa mắt chóng mặt. Nhiều việc không thể hoàn thành trong một lần hoặc một ngày, cần không ngừng phân chia thời gian để thực hiện. Còn khi đã có bảng biểu công việc, thông qua việc xem nó, bạn có thể làm việc một cách rõ ràng, có trật tự, hoàn toàn không cần lo lắng mình đã quên việc gì.

Thứ ba, khi lập bảng biểu có thể sắp xếp trật tự ưu tiên của công việc, bạn có thể sắp xếp công việc quan trọng nhất vào vị trí ưu tiên nhất, giúp bạn tiết kiệm được nhiều thời gian quý báu. Nếu không có bảng biểu, vậy thì bạn đã mất đi một bản kế hoạch hành động.

Góc luyện tập

LẬP BẢNG BIỂU CÔNG VIỆC

Bắt đầu từ ngày hôm nay, hãy lập bảng biểu công việc, để nó giúp bạn nắm bắt ngay được trọng tâm công việc. Ban đầu không cần chú trọng đến tính thẩm mĩ, chỉ cần chú trọng đến tính thực dụng. Khi bạn dần thành thạo hãy từ từ nâng cao tính thẩm mĩ cho bảng biểu, như vậy mỗi lần bạn lập một bảng biểu công việc, đều sẽ có cảm giác thành tựu.

Deadline ở Tập đoàn Goldman Sachs:

ĐỊNH TRƯỚC KÌ HẠN HOÀN THÀNH CÔNG VIỆC

Deadline ngoài việc bị hoàn cảnh khách quan tác động ra, cá nhân cũng nên đưa ra yêu cầu cho bản thân, đồng thời coi deadline là một tiêu chuẩn mang tính cưỡng chế, cần hoàn thành đúng thời hạn. Lấy được lòng tin của mọi người là việc hết sức quan trọng, lấy được lòng tin của bản thân cũng quan trọng không kém, điều này có thể khiến bạn tôn trọng kế hoạch của mình.

Deadline ở Tập đoàn Goldman Sachs

Có người nói: “Tôi muốn trở thành tỷ phú!” Có người nói: “Tôi muốn mở công ty làm Giám đốc”. Có người lại nói: “Tôi muốn kiếm tiền mua xe”. Họ thường xuyên nói những lời như thế này, nhưng một năm đã qua đi, năm năm đã qua đi, họ vẫn như xưa - không trở thành tỷ phú, không mở công ty làm Giám đốc, cũng không mua xe.

Nếu bạn hỏi họ tại sao không thực hiện mục tiêu của mình, rất có thể họ sẽ nói rằng: “Chẳng phải tôi đang cố gắng hay sao, vài năm nữa là có thể thực hiện được mục tiêu của mình rồi!” Nếu bạn lại hỏi họ rằng: “Mấy năm nữa? Có thời hạn cụ thể không?” Rất có thể họ sẽ nói: “Tại sao phải có thời hạn cụ thể? Tóm lại là tôi có thể thực hiện được là được, muộn mấy năm có sao?”.

Những người này luôn có suy nghĩ tích cực, mục tiêu hoàn hảo, nhưng không có kế hoạch, không có thời hạn, không có hành động để nhằm đạt tới mục tiêu, chúng ta hoàn toàn có thể coi những lời họ nói là lời nói khoác lác, chém gió. Bởi vì chỉ có mục tiêu mà không có kế hoạch, lại không có thời hạn thực hiện mục tiêu, vậy thì không thể nào đạt được mục tiêu. Đây chính là tật chung của con người, chúng ta đều có bệnh trì trệ, giả dụ cần làm một việc không hạn chế thời gian, chúng ta sẽ ung dung, sẽ trì hoãn, dù sao thì ngày mai có thể làm, ngày kia vẫn có thể làm, vội gì đâu!

Quần áo bẩn nên giặt, nhưng hôm nay hơi mệt, không muốn nhúc nhích, thôi đợi tới mai rồi nói sau; nhà cửa bừa bộn quá, nên dọn dẹp rồi, nhưng hôm nay hơi bận, không có thời gian, thôi đợi đến khi nào rảnh rồi tính sau. Những trì hoãn tương tự là chuyện thường gặp trong công việc, có khách hàng nên gặp mặt, nhưng gần đây hơi bận, làm xong việc khác rồi tính sau. Nhưng đợi bạn hoàn thành công việc dang dở, đi gặp vị khách kia, thì người ta đã trở thành khách hàng của người khác rồi.

Chúng ta thường thắc mắc rằng: “Tại sao tôi không hoàn thành được mục tiêu của mình?” Đáp án vô cùng đơn giản, bởi vì bạn không đặt ra kì hạn rõ ràng. Giả dụ bạn lên kế hoạch hôm nay cần phải làm xong công việc nào đó, dù thế nào cũng phải làm xong, vậy thì bạn tự động tập trung cao độ để làm việc này. Về phần những việc khác, có thể tạm thời gác sang một bên, tại thời điểm ấy làm việc này là quan trọng nhất, cho tới khi làm xong việc này mới thôi.

Thực ra, đại não của con người giống máy tính, bạn nhập vào mệnh lệnh gì, nó sẽ làm ra hành động như thế. Mệnh lệnh bạn nhập vào là “cần phải hoàn thành việc X trước thời điểm Y”, đại não sẽ thúc giục bạn đi thực hiện công việc tương ứng. Bởi vậy, không thể quá nuông chiều bản thân, mà phải nghiêm khắc ấn định thời hạn, tập thành thói quen hoàn thành công việc dựa theo thời hạn. Như vậy, mọi công việc đều được hoàn thành theo kế hoạch và mong muốn của bạn.

Ấn định thời hạn hoàn thành một công việc, có thể khiến bạn tập trung mọi sự chú ý vào mục tiêu, từ đó tránh bị những chuyện nhỏ không có liên quan làm phiền. Khi hành vi và mục tiêu của bạn không ăn khớp, thời hạn sẽ giúp bạn kịp thời quay trở về quỹ đạo chính xác. Thời hạn có thể ràng buộc bạn, hơn nữa có một số kế hoạch chính là một kiểu ràng buộc. Ví dụ, mùng 5 tháng sau bạn phải tham gia kì thi lấy chứng chỉ kế toán, vậy thì thời gian ôn luyện của bạn đã có thời hạn rõ ràng. Thời hạn có thể giúp bạn sản sinh một loại nội lực, khiến bạn có động lực bước về phía trước.

Nếu bạn có thời gian một ngày để hoàn thành một công việc, vậy thì bạn sẽ bỏ ra một ngày để làm công việc này; nếu bạn chỉ có một giờ để hoàn thành một công việc, bạn sẽ nhanh chóng hoàn thành nó. Bởi vậy, xác định thời hạn hoàn thành công việc cần làm là việc làm hết sức quan trọng.

Đương nhiên, đầu tiên bạn phải xác định việc cần làm, tức làm gì, đây là vấn đề mục tiêu. Sau đó, bắt đầu từ chỗ xác định việc cần làm, đặt ra thời hạn hoàn thành, và cách đạt được mục tiêu.

1. Xác định việc cần làm

Đầu tiên, mọi kế hoạch đều không thể tách rời mục tiêu, mục tiêu là tiền đề của kế hoạch, còn kế hoạch được lập ra xoay quanh mục tiêu. Bạn sẽ phải làm gì, đây chính là một mục tiêu rõ ràng, khi bạn có được mục tiêu này, bạn sẽ biết mình phải làm gì. Ví dụ, ngày mai bạn phải đi gặp một khách hàng, bạn có thể lên kế hoạch xoay quanh việc này.

2. Đặt ra thời hạn cho công việc cần làm

Khi vạch ra kế hoạch cho một công việc, đặt ra thời hạn hoàn thành công việc là một mắt xích quan trọng. Ví dụ việc đến gặp khách hàng, bạn có thể kết hợp với tình hình của mình để xác định thời gian, ví dụ sáng mai bạn có công việc quan trọng phải làm, vậy thì bạn có thể định thời gian gặp khách hàng vào buổi chiều. Đương nhiên, trước đó bạn phải kết nối với khách hàng xem chiều mai đối phương có thời gian không. Nếu đối phương đồng ý hẹn gặp, vậy thì bạn có thể chốt thời gian. Khi thời gian đã chốt, có thể xác định được thời hạn.

Đôi khi, bạn có rất nhiều việc phải xử lí cùng lúc, ví dụ, một tuần tới, bạn có ba công việc quan trọng cần làm, hơn nữa mỗi công việc bao hàm nhiều nội dung. Bạn có thể căn cứ vào phương pháp ghi chép hoặc lập bảng biểu được giới thiệu trong các phần trước, để sắp xếp những công việc này theo trình tự quan trọng, đánh số thứ tự, công việc quan trọng nhất đánh số 1, công việc quan trọng thứ hai đánh số 2. Sau đó, nhằm vào mức độ khó dễ của những công việc này, phân chia thời gian thích hợp để hoàn thành, như vậy bạn đã xác định được thời hạn hoàn thành.

3. Khống chế số việc cần làm

Tinh lực của mỗi người là có hạn, nếu bạn muốn làm vô số việc trong thời gian có hạn, sẽ chỉ khiến bản thân mệt mỏi. Cách làm thông minh là bỏ qua một số việc không cần thiết, để dành thời gian cho những việc quan trọng. Ví dụ, trong một ngày chỉ làm ba việc quan trọng nhất, những việc không quan trọng khác có thể để đến ngày mai. Trong ngày này, nhiệm vụ chính của bạn là làm tốt ba việc này, đặt ra thời hạn hoàn thành cho mỗi việc. Trong mỗi thời hạn, hãy dốc toàn sức lực để làm.

4. Sắp xếp trình tự công việc một cách khoa học

Điều đáng chú ý là bạn nên sắp xếp những việc cần làm một cách khoa học, để bản thân ở trong môi trường làm việc hài hòa. Tốt nhất là sắp xếp xen kẽ các công việc có tính chất khác nhau để phát huy tác dụng phối hợp nhịp nhàng, để bạn có thể kết hợp giữa làm việc và nghỉ ngơi, như vậy vừa có thể hoàn thành nhiệm vụ công việc, vừa không ảnh hưởng đến sức khỏe.

Ví dụ, hoàn thành một bản kế hoạch bán hàng quan trọng, gặp gỡ một khách hàng quan trọng, viết một bài báo cáo bán hàng quan trọng. Đối với ba việc này, nếu tầm quan trọng của chúng ngang nhau, hơn nữa đều phải hoàn thành trong vòng một ngày, bạn có thể sắp xếp như sau:

Buổi sáng viết báo cáo bán hàng (hoặc viết bản kế hoạch bán hàng), sau đó đi gặp khách hàng, vừa hay tận dụng thời gian buổi trưa để dùng cơm với khách hàng, buổi chiều trở về công ty tiếp tục hoàn thành bản kế hoạch bán hàng (hoặc báo cáo bán hàng). Sở dĩ sắp xếp như vậy, là bởi vì bản kế hoạch bán hàng và báo cáo bán hàng là công việc trí óc, nếu làm hai việc này liên tiếp, bạn sẽ cảm thấy đầu óc quá mệt mỏi, nhưng nếu sắp xếp xen kẽ việc đi gặp khách hàng vào giữa hai việc này, bạn sẽ cảm thấy nhẹ nhàng hơn nhiều, hiệu suất công việc cũng sẽ cao hơn.

Tóm lại, sắp xếp thời hạn hoàn thành một công việc, chính là tiến hành dự toán thời gian, giống như dự toán chi tiêu, là cách làm việc cần thiết và vô cùng hiệu quả. Dự toán chi tiêu có thể tránh chi tiêu bừa bãi, còn dự toán thời gian có thể tránh cho bạn lãng phí thời gian, đảm bảo bạn hoàn thành được công việc quan trọng với hiệu quả cao trong thời gian có hiệu lực. Bởi vậy, nhất định phải coi trọng thời hạn hoàn thành công việc.

Lời vàng chốn công sở

Bạn có bao nhiêu thời gian hoàn thành công việc, công việc sẽ tự động biến thành cần bằng ấy thời gian.

Định luật Parkinson

Tư duy của McKinsey:

SẮP XẾP XEN KẼ VIỆC NẶNG VỚI VIỆC NHẸ, VIỆC GẤP VÀ VIỆC TỪ TỪ

Ở McKinsey, mỗi người đều có một thói quen làm việc, đó chính là sắp xếp công việc theo mức độ quan trọng của công việc.

Tư duy của McKinsey

Khi bạn lúng túng với công việc, khi bạn than thở mình là người bận rộn nhất công ty, khi mỗi ngày về tới nhà cảm thấy kiệt sức, bạn có từng nghĩ: Tại sao lại xảy ra tình trạng này? Nguyên nhân rốt cuộc là do đâu? Rất nhiều người bận rộn chưa từng nghĩ tới vấn đề này, họ chỉ biết bận rộn, có vẻ mỗi ngày bản thân đều sống trong cảnh “bù đầu”, mà không cân nhắc loại “bù đầu” này có ý nghĩa gì hay không. Sau đây, chúng ta hãy cùng đọc một câu chuyện.

Trong tiết học quản lí thời gian của một trường đại học, giảng viên bỏ sẵn một số viên đá cuội vào trong một chiếc lọ, sau đó hỏi sinh viên:

“Chiếc lọ này đã đầy chưa?” Nhìn bề ngoài, quả thực chiếc lọ này đã đựng đầy đá cuội, có vẻ không thể đựng thêm bất cứ thứ gì khác. Bởi vậy, cả lớp đều đồng thanh: “Đã đầy rồi ạ”.

Giảng viên cười, lấy một túi đá vụn dưới gầm bàn ra, đổ đá vụn vào chiếc lọ rồi lắc chầm chậm, đá vụn lọt xuống qua các kẽ hở của đá cuội; lại bỏ thêm một ít đá vụn nữa, tiếp tục lắc, giảng viên làm xong, lại hỏi học sinh: “Bây giờ chiếc lọ đã đầy chưa?” Lần này sinh viên không dám trả lời quá nhanh, mọi người không chắc chắn lắm: “Có lẽ chưa đầy ạ”.

“Rất tốt!” Dứt lời, giảng viên lấy một túi cát dưới gầm bàn ra, chầm chậm đổ vào chiếc lọ, khẽ lắc chiếc lọ. Làm xong những việc này, giảng viên hỏi tiếp: “Các em nói xem chiếc lọ này đã đựng đầy chưa?”

“Chưa đầy ạ”. Cả lớp đã hiểu, tự tin trả lời.

“Tốt lắm!” Nói xong, giảng viên lấy một cốc nước dưới gầm bàn ra, chầm chậm đổ vào lọ. Sau khi làm xong những việc này, giảng viên hỏi cả lớp: “Tôi xin hỏi cả lớp, các em rút ra điều gì từ chuyện này?”.

Cả lớp im lặng, chỉ có một sinh viên giơ tay trả lời: “Chuyện này chứng tỏ bất kể bận rộn đến đâu, bất kể hành trình sắp xếp dày đặc như thế nào, nếu cứ ép bản thân, sẽ làm được nhiều việc hơn”. Sinh viên đó trả lời với thái độ vô cùng tự tin.

Giảng viên gật đầu, mỉm cười nói: “Trả lời hay lắm, nhưng vẫn chưa chạm tới điểm chính”. Nói tới đây, giảng viên cố ý dừng lại, quét mắt về phía cả lớp rồi mới nói: “Chuyện này nói cho chúng ta biết rằng, nếu không để đá cuội to vào lọ trước, có lẽ vĩnh viễn không có cơ hội cho những thứ khác vào trong”.

Như vậy qua câu chuyện này giảng viên muốn chỉ ra rằng: Làm việc phải chú trọng đến việc nặng, việc nhẹ, việc gấp gáp, việc thư thả, nhất định phải nắm vững được thứ hạng chủ yếu và thứ yếu. Như vậy mới có thể kiêm nhiệm nhiều công việc hơn. Đá cuội, đá nhỏ, cát, nước đại diện cho những công việc khác nhau, phải phân rõ chủ yếu, thứ yếu. Chỉ khi sắp xếp ra được một trình tự hợp lí, mới có thể làm tốt những việc này một cách rành mạch.

Trong khi làm việc, chúng ta khó tránh sẽ bị các việc vụn vặt, hỗn loạn đeo bám. Không ít người bởi không hiểu việc sắp xếp mức độ nặng, nhẹ, gấp rút, thong thả của công việc để xử lí, đã bị những việc này làm cho rối loạn, không những hao phí quá nhiều thời gian và tinh lực, mà còn không thể hoàn thành tốt công việc, quả thực là “nhọc lòng mà chẳng nên công cán gì”.

Một số lượng lớn các nghiên cứu đã chỉ ra rằng, trong công việc, nhiều người thường căn cứ theo quy chuẩn dưới đây để quyết định trình tự ưu tiên của công việc:

Làm việc gấp gáp trước, làm việc không gấp sau. Làm việc thú vị trước, làm việc tẻ nhạt sau.

Làm việc trong kế hoạch trước, làm việc đột xuất sau.

Làm việc mình thích trước, làm việc mình không thích sau.

Làm việc mình quen thuộc trước, làm việc mình không quen sau.

Làm việc mình cảm thấy dễ dàng trước, làm việc mình cho là khó sau.

Làm việc cần bỏ ra ít thời gian trước, làm việc cần bỏ ra nhiều thời gian sau.

Làm việc có tài liệu đầy đủ, chuẩn bị đầy đủ trước, làm việc không có đầy đủ tài liệu, chuẩn bị chưa kĩ càng sau.

Thoạt nhìn, làm việc theo những quy chuẩn này không có gì là không thỏa đáng cả, nhưng trên thực tế những quy chuẩn này không thể khiến công việc đạt hiệu quả cao. Bởi vì công việc hiệu quả cao lấy việc thực hiện mục tiêu làm thước đo. Trong một loạt những việc cần làm, lấy việc thực hiện mục tiêu làm căn cứ duy nhất để quyết định nên bắt tay vào xử lí những việc nào trước, những việc nào sau, thậm chí là không xử lí những việc nào?

Đối với những vấn đề này, câu trả lời của công ty McKinsey là: Nên sắp xếp trật tự ưu tiên theo mức độ quan trọng của sự việc. Mức độ quan trọng là gì? Nó để chỉ cống hiến lớn nhỏ hoặc giá trị lớn nhỏ đối với việc thực hiện mục tiêu. Công việc có cống hiến cho việc thực hiện mục tiêu càng lớn, giá trị càng lớn càng quan trọng, càng nên ưu tiên làm trước; công việc cống hiến cho mục tiêu càng nhỏ, giá trị càng nhỏ càng không quan trọng, càng nên để sau xử lí, thậm chí không xử lí. Nói bằng một câu đơn giản, chính là: “Việc tôi làm hiện giờ, phải chăng khiến tôi đến gần hơn với mục tiêu thêm một bước?” Dựa theo nguyên tắc này để phán đoán mức độ nặng, nhẹ, gấp rút, thong thả của sự việc.

Ở McKinsey, mỗi người đều có một thói quen làm việc, đó chính là sắp xếp công việc theo mức độ quan trọng của công việc. Trước khi bắt đầu một công việc, họ đều sẽ làm rõ những công việc nào là công việc quan trọng, những công việc nào là thứ yếu, những công việc nào là không quan trọng trước. Mỗi công việc đều như vậy, hàng ngày sắp xếp công việc đều như vậy, thậm chí là kế hoạch làm việc trong thời gian một năm hoặc dài hơn cũng đều được làm như thế.

Trong 8 loại quy chuẩn quyết định trình tự ưu tiên kể trên, quy chuẩn sai lầm nhất e là “làm việc gấp gáp trước, làm việc không gấp sau”. Nói chung, 80% thời gian và tinh lực mỗi ngày của người có hiệu năng thấp, hầu như đều dùng cho việc gấp gáp, hay nói cách khác trong mắt họ, việc gấp gáp nhất là việc quan trọng nhất, nên được xử lí đầu tiên. Theo tư duy này, họ thường phân chia những việc cần làm mỗi ngày ra làm ba cấp độ như thế này:

Cấp độ một: Việc cần làm trong ngày hôm nay - Việc gấp gáp nhất

Cấp độ hai: Việc nên làm trong ngày hôm nay - Việc hơi gấp

Cấp độ ba: Việc có thể làm trong ngày hôm nay - Việc không gấp

Trình tự ưu tiên trong việc sắp xếp công việc như thế này, thường xuất hiện một vấn đề, đó chính là có rất nhiều việc quan trọng thường không gấp gáp. Ví dụ, đề xuất với cấp trên kiến nghị thay đổi thiết kế và bao bì sản phẩm, một quy hoạch mục tiêu lâu dài, thậm chí là kiểm tra sức khỏe… căn cứ theo tính gấp rút để sắp xếp, thì chúng luôn bị xếp ở sau cùng. Bởi vậy, sắp xếp theo mức độ quan trọng của sự việc đương nhiên là đáng tin, nhưng chỉ như vậy thì không đủ, còn phải kết hợp với tính cấp bách của sự việc, hay chính là căn cứ theo mức độ nặng, nhẹ, gấp rút, thong thả của sự việc để sắp xếp trình tự có hạn. Như vậy có thể phân chia sự việc làm bốn cấp độ, như hình biểu thị dưới đây:

A: Việc quan trọng và gấp gáp

Dùng một cụm từ để miêu tả loại việc này, thì đó chính là “nhiệm vụ cấp bách hiện nay”, tức là việc quan trọng nhất, cấp bách nhất phải làm trong những nhiệm vụ hiện tại. Loại việc này có thể là mắt xích quan trọng trong việc thực hiện sự nghiệp và mục tiêu của bạn, có thể có liên quan mật thiết đến cuộc sống của bạn. Nó xứng đáng được đặt lên vị trí ưu tiên hơn bất kì việc nào. Bởi vậy, bạn nên sắp xếp nó ở vị trí ưu tiên nhất để xử lí, chừng nào hoàn thành nó mới có thể làm việc khác một cách thuận lợi.

Lấy một ví dụ đơn giản, giả dụ có người vừa khát vừa đói trên sa mạc, sắp phải bỏ mạng tới nơi, lúc này đưa nước tới cho anh ta chính là việc vừa quan trọng vừa gấp gáp, còn đưa cơm tới cho anh ta là việc quan trọng nhưng không gấp gáp. Bởi vì đối với một người vừa khát vừa đói, thì nguồn nước quan trọng hơn nguồn thức ăn, chỉ khi cho anh ta uống nước trước, mới có thể kéo anh ta trở về từ bờ vực của cái chết, sau đó cho anh ta đồ ăn, để anh ta bước ra khỏi cơn đói khát cực độ. Nếu bạn cho anh ta cơm ăn trước, anh ta sẽ không nuốt nổi, bởi vì anh ta đang trong cơn khát đói, không có sức lực để ăn cơm.

Lời khuyên: Việc quan trọng và gấp gáp phải đi làm ngay, không được do dự, và phải kiên trì đến cùng, cố gắng làm tốt.

B: Việc quan trọng nhưng không gấp gáp

Trong ví dụ kể trên, cho người vừa đói vừa khát cơm ăn, đây chính là việc quan trọng nhưng không gấp gáp. Trong công việc, có rất nhiều việc tương tự như vậy, công việc chỉ đạo nhân viên, đọc một vài cuốn sách hay, giao lưu tình cảm với người nhà, tiết chế đồ ăn thức uống, rèn luyện thân thể… Những việc này hết sức quan trọng, bởi vì nó sẽ ảnh hưởng tới sức khỏe, sự nghiệp, và cả mối quan hệ gia đình của chúng ta, nhưng chúng không gấp gáp, bởi vậy dễ bị nhiều người phớt lờ và trì hoãn, dẫn đến kết quả là không làm tốt. Loại việc này khảo nghiệm tính tự giác và chủ động của một người, chỉ khi bạn ý thức được tầm quan trọng và thực sự coi trọng chúng, bạn mới dành tâm huyết làm chúng.

Lời khuyên: Nhận rõ việc quan trọng đối với bản thân, duy trì tính chủ động và tự giác để làm những việc này.

C: Việc không quan trọng nhưng gấp gáp

Việc như thế này cũng thường xuất hiện trong công việc, ví dụ, đồng nghiệp nhờ bạn in một bản tài liệu, Giám đốc gọi bạn tra thông tin nào đó, bạn bè gọi điện thoại rủ bạn đi cà phê ngay bây giờ… Loại việc này không quan trọng, nhưng rất gấp gáp. Và vì các loại nguyên nhân, chúng ta thường không thể từ chối, để chúng ảnh hưởng tới sự sắp xếp công việc và cuộc sống bình thường của chúng ta. Ví dụ, bạn đang bận làm công việc quan trọng, đồng nghiệp nhờ bạn in một bản tài liệu, bạn ngại từ chối, thế nên dừng công việc đang làm dở lại để in tài liệu cho đồng nghiệp, kết quả là ảnh hưởng tới công việc bạn đang làm; bạn bè gọi bạn đi cà phê, bạn ngại từ chối, kết quả cùng nhau đi chơi tới khuya mới về, bởi vậy buổi tối hôm đó nghỉ ngơi không tốt, ngày hôm sau đi làm trong trạng thái mệt mỏi, công việc bị lỡ dở.

Lời khuyên: Học cách từ chối, đừng để những việc không quan trọng nhưng gấp gáp quấy nhiễu quá nhiều công việc quan trọng.

D: Việc không quan trọng cũng không gấp gáp

Trong cuộc sống và công việc, có rất nhiều việc không quan trọng cũng không gấp gáp, ví dụ, xem phim truyền hình, lên mạng chơi game… Những việc này có lẽ có chút giá trị, nhưng nếu bạn cứ đắm chìm mãi trong đó, bạn sẽ lãng phí rất nhiều thời gian. So với việc cứ mê muội với phim truyền hình, chi bằng đọc một vài cuốn sách hay; so với việc cứ lên mạng chơi game, chi bằng đi tập thể dục và rèn luyện.

Lời khuyên: Không mê muội, không hoang phí, trân trọng thời gian quý báu, dùng vào việc có giá trị nhất (việc loại A và B).

Trắc nghiệm nhỏ

NĂNG LỰC PHÂN BIỆT TÍNH CHẤT CÔNG VIỆC

Khi năm tình huống dưới đây xảy ra cùng một lúc, bạn sẽ làm gì trước, làm gì sau?

1. Bên ngoài có người bấm chuông cửa.

2. Điện thoại trong nhà đổ chuông.

3. Con đang khóc.

4. Nước trên bếp ga đang bật.

5. Trời bắt đầu đổ mưa, quần áo vừa giặt xong đang phơi bên ngoài.

Phân tích

Nói một cách chuẩn xác, làm năm việc kể trên, không tồn tại trình tự tuyệt đối chính xác, bởi vì mỗi người đều có cách cân nhắc vấn đề của riêng mình. Nhưng dựa theo đạo lí thông thường, trình tự tương đối phù hợp với logic là: 5, 4, 1, 3, 2.

Ngoài trời đổ mưa, quần áo chưa rút - việc vừa quan trọng vừa gấp gáp, nếu không kịp thời rút quần áo, quần áo dính nước mưa, có thể sẽ không có quần áo thích hợp để thay, gây phiền phức cho cuộc sống. Bởi vậy, cần làm ngay lập tức.

Nước trên bếp ga mở - việc vừa quan trọng vừa gấp gáp, so với việc rút quần áo, thì chúng ta có thể để nó sau, bởi vậy, xếp thứ hai.

Bên ngoài có người bấm chuông cửa - việc gấp gáp nhưng không quá quan trọng, để người bấm chuông đợi một lát không có gì ghê gớm cả, bởi vì trong nhà có việc vừa gấp gáp vừa quan trọng phải làm, buộc phải để sau.

Con đang khóc - vỗ về con là việc quan trọng, nhưng không được xem là việc gấp gáp.

Điện thoại trong nhà đổ chuông - vừa không quan trọng, vừa không gấp gáp, bởi vì cho dù không lập tức nhận điện thoại, cũng có thể dựa theo số điện thoại gọi tới để gọi lại.

Việc ngoài kế hoạch:

PHÁT HIỆN VẤN ĐỀ, TÍCH LŨY KINH NGHIỆM

Tôi chỉ có một ngọn đèn, chính nó đã chiếu sáng đoạn đường dưới chân tôi, nó chính là ngọn đèn kinh nghiệm.

Patrick Henry

Một công ty bảo hiểm nọ ở châu Âu có hai nhân viên nổi tiếng, họ có thói quen làm việc thế này: Buổi trưa và sau khi tan làm hàng ngày, đều quay về phòng làm việc trao đổi một chút. Các đồng nghiệp cảm thấy hai người này hành động thật ngược đời, bởi vì buổi trưa mọi người đều đang ăn cơm, uống cà phê, buổi tối mọi người đều tan làm, thì họ lại quay trở về công ty tiếp tục “tăng ca” làm sao có thể không khiến người ta khó hiểu cho được?

Tại sao hai nhân viên nổi tiếng này lại tới công ty vào giờ nghỉ? Tại sao hàng ngày họ lại phải gặp nhau? Rốt cuộc họ đang làm gì? Qua tìm hiểu, các đồng nghiệp phát hiện thấy họ trở về để cùng nhau thảo luận những khúc mắc công việc xảy ra của hôm trước hoặc chính hôm đó, ví dụ, đã gặp khách hàng như thế nào? Tại sao không thuyết phục được đối phương mua bảo hiểm? Có cách nào tốt hơn để thuyết phục họ? Mỗi lần gặp hai người đều đưa vấn đề mình vướng mắc để cùng thảo luận và bàn bạc đối sách.

Đôi khi chỉ có một trong hai nhân viên trên có mặt, ví dụ, người kia đi công tác, thì người còn lại vẫn sẽ bớt thời gian quay về văn phòng để đánh giá lại công việc của một ngày đã qua. Nếu điều kiện cho phép, hai người sẽ gọi video để cùng tổng kết, đây gần như là thói quen làm việc bất di bất dịch của họ. Cũng chính bởi vậy, mà thành tích công việc của họ mới vượt trội so với những đồng nghiệp khác. Đây chính là một trong những nguyên nhân quan trọng giúp họ trở thành nhân viên xuất sắc của công ty.

Tổng kết ngày làm việc sau khi tan làm rốt cuộc có tác dụng gì? Có lẽ nhiều người sẽ nói rằng: “Hàng ngày đều làm mấy việc ấy, có gì mà phải tổng kết? Làm như vậy chẳng phải là đang vẽ chuyện hay sao?” Thực ra, bồi dưỡng thói quen tổng kết công việc hàng ngày vô cùng có lợi cho việc nâng cao trình độ làm việc của mỗi cá nhân.

Chỉ có chăm chỉ tổng kết rút kinh nghiệm, mới có thể tìm ra cách làm việc đạt hiệu quả cao. Phải nỗ lực làm việc, chắc chắn không sai, nhưng chỉ biết cắm đầu vào làm việc, ngày qua ngày dùng cùng một phương pháp, không quan tâm phương pháp này có hiệu quả cao hay không là hành động thiếu sáng suốt. Nhà văn Trung Quốc nổi tiếng Đinh Linh ngày nào cũng viết nhật kí suốt mấy chục năm, mục đích là để không ngừng tổng kết và nâng tầm bản thân; Lỗ Tấn hầu như ngày nào cũng sẽ viết một bài, những bài này chính là “nhật kí” và “tổng kết” của ông. Tổng kết công việc của mình mỗi ngày, thông qua việc phân tích lượng công việc và thời gian làm việc, có thể phát hiện ra khoảng thời gian cao điểm và khoảng thời gian thấp điểm về hiệu suất trong một ngày, có thể phát hiện ra nguyên nhân dẫn đến hiệu suất cao và thấp, từ đó dần hình thành một bộ phương pháp quản lí hiệu suất độc đáo của riêng mình.

Chăm chỉ tổng kết, có thể tránh lặp lại sai lầm. Trong công việc, chúng ta khó tránh khỏi việc phạm sai lầm, phạm sai lầm một lần không có gì nghiêm trọng, nhưng đừng lặp đi lặp lại lỗi sai này. Nếu bạn lặp lại lỗi sai, đó không phải là vấn đề năng lực, mà là vấn đề thái độ của bạn. Muốn tránh lặp lại sai lầm, cách tốt nhất chính là tập thành thói quen tổng kết, thông qua tổng kết để tìm ra nguyên nhân sai phạm, nhắc nhở bản thân lần sau phải chú ý tránh. Làm như vậy vừa nâng cao hiệu suất công việc, vừa nâng cao trình độ làm việc của bạn.

Chăm chỉ tổng kết, có thể hình thành một bộ quy trình làm việc cho bản thân. Hầu như ngày nào chúng ta cũng đều làm những việc giống nhau, có một số người cảm thấy làm nhiều quá khô khan, quá nhàm chán, còn một số người lại không ngừng tổng kết ra một bộ quy trình làm việc đem lại hiệu quả cao thích hợp với bản thân. Sự khác biệt của hai kiểu người này, nằm ở chỗ kiểu người trước không biết tổng kết, kiểu người sau biết tổng kết và quy nạp, hiểu được phương pháp làm việc sáng tạo trong công việc quen thuộc.

Tổng kết công việc là một quá trình để kinh nghiệm tiếp diễn, phát huy sự thông minh tài trí cá nhân trên nền tảng này, không ngừng sáng tạo ra cách làm việc. Có thể nói, không có tổng kết sẽ không thể nâng tầm bản thân. Một người không biết tổng kết công việc của mình, theo dòng chảy của thời gian, kinh nghiệm quý báu của anh ta sẽ dần tan biến mất. Người như vậy cho dù có làm một công việc mười năm hay hai mươi năm, thì năng lực của anh ta vẫn sẽ giậm chân tại chỗ, thậm chí là thụt lùi. Bởi vì cùng với sự phát triển của thời đại và sự gia tăng kịch liệt của cuộc cạnh tranh, công việc đòi hỏi họ phải không ngừng nâng tầm bản thân, còn họ không trau dồi bản thân, đương nhiên sẽ không tiến bộ mà còn thụt lùi.

Tổng kết càng đầy đủ, thì càng có thể nâng cao năng lực của bản thân; tổng kết càng sâu sắc, thì càng hiểu rõ công việc; tổng kết càng đến nơi đến chốn, thì càng có lợi cho việc nâng cao kĩ năng làm việc. Chẳng trách có người nói, năng lực làm việc là do không ngừng tổng kết mà thành, thành tích được không ngừng nâng cao trong sự tổng kết. Công sở là nơi công bằng, nhân viên sở dĩ có hiệu năng cao, nguyên nhân hết sức đơn giản: Bởi vì họ giỏi tổng kết hơn những người khác, biết nâng cao năng lực của bản thân trong sự tổng kết.

1. Phân loại tổng kết

Thành tích làm việc do tổng kết mà thành, tổng kết có nhiều loại, có tổng kết ngày, tổng kết tuần, tổng kết tháng, tổng kết năm, còn có tổng kết sau khi hoàn thành công việc, tổng kết mang tính giai đoạn trong quá trình tiến hành. Trên thực tế, tổng kết không hạn chế thời gian cố định, không có ai quy định bao nhiêu lâu tổng kết một lần, cũng không có ai quy định giai đoạn nào mới nên tổng kết. Đây hoàn toàn là hoạt động tư duy mang tính tự giác, chủ động, tùy ý. Chỉ cần bạn muốn tổng kết, mỗi lần làm xong một công việc, đều có thể bỏ ra một vài phút để tiến hành tổng kết nhỏ. Nên nhớ: Đừng tổng kết lấy lệ, cũng đừng bỏ ra quá nhiều thời gian và tinh lực cho việc tổng kết.

2. Một vài vấn đề đáng để tổng kết.

Ivy Lee, chuyên gia hiệu suất của Mỹ được coi là “Ông tổ ngành quan hệ công chúng” hết sức coi trọng việc tổng kết sau công việc, ông kiến nghị mọi người phải đặt ra mục tiêu cần hoàn thành hàng ngày, bất kể có hoàn thành những mục tiêu này hay không, hoàn thành tốt hay không tốt, khi một ngày kết thúc đều nên ngồi xuống tổng kết. Lấy bản liệt kê công việc cần làm của bạn ra, đối chiếu với những việc trong bản liệt kê, nghĩ lại mình:

Hôm nay đã làm những gì? Mình đã làm gì?

Làm như thế nào? Những chỗ nào làm tốt?

Những chỗ nào còn thiếu sót? Cải tiến như thế nào?

Kiểm điểm công việc của một ngày, căn cứ vào kết quả kiểm điểm để lập ra kế hoạch mục tiêu cho ngày mai, có thể thúc đẩy bạn không ngừng tiến bộ.

Khổng Tử từng nói: “Mỗi ngày tự xét mình ba điều”. Phần lớn những người có hiệu năng cao đều có thói quen kiểm điểm mình, họ thường sẽ quan tâm tới một vài vấn đề kể trên khi kiểm điểm. Thông qua việc không ngừng tự hỏi và trả lời, đúc rút ra sách lược và phương pháp cải tiến.

3. Vẽ một bảng tổng kết đơn giản

Khi đúc kết bài học kinh nghiệm trong công việc, không chỉ là nghĩ lại trong đầu, mà tốt nhất nên dùng bút và giấy để ghi chép lại, làm như vậy có thể tăng thêm ấn tượng, tiện cho việc sau này thường xuyên đọc lại, nhắc nhở bản thân điểm cần chú ý cải tiến. Tốt nhất nên vẽ thành bảng biểu, để tiện đọc trực quan.

Góc luyện tập

VẼ BẢNG BIỂU ĐƠN GIẢN ĐỂ TỔNG KẾT CÔNG VIỆC

Dựa theo hình thức của bảng biểu dưới đây, tổng kết một ngày của bạn.