Chương XVINghệ thuật giao tiếp - Để trở thành cao thủ giao tiếp

BIẾT CÁCH LẮNG NGHE

Người lãnh đạo thành công nhất trong giao tiếp cũng là người biết lắng nghe nhất.

Một giám đốc chuyên môn của một công ty lớn không biết nhiều về tính chất công việc chuyên môn. Khi nhân viên nhờ anh chỉ bảo về nghiệp vụ, anh ta không biết trả lời họ như thế nào - vì anh ta hoàn toàn không hiểu gì cả. Nhưng vị giám đốc này lại biết lắng nghe, cho nên bất luận người khác hỏi gì, anh ta luôn đáp: “Theo anh nên làm thế nào?” Vậy là, người nhân viên liền hào hứng trình bày giải pháp của mình, còn anh ta gật đầu đồng ý, cuối cùng nhân viên vui vẻ ra về mà trong lòng còn nghĩ vị giám đốc này thật tài giỏi.

Một nữ nhân viên tới nhờ anh ta tư vấn về chuyện hôn nhân của mình, xin lời khuyên có nên ly hôn với người chồng hiện giờ hay không. Vị giám đốc vốn không quen biết người chồng của cô ấy, thậm chí cũng không biết nhiều về nữ nhân viên này, vì vậy không biết nên khuyên gì, chỉ còn cách lắng nghe, gật đầu và hỏi cô: “Cô thấy nên làm thế nào?” Lần nào hỏi, cô gái cũng giãi bày cho vị giám đốc nghe suy nghĩ của mình. Ngày hôm sau, anh ta nhận được một bó hoa hồng rất đẹp kèm theo tấm thiệp cảm ơn về lời khuyên tuyệt vời. Một năm sau, cô gái viết thư nói rằng, cuộc hôn nhân của cô vô cùng hạnh phúc và cảm ơn anh một lần nữa.

Có rất nhiều vấn đề về cơ bản không cần người nghe phải đưa ra đáp án. Chỉ cần lắng nghe để người nói có cơ hội giãi bày tâm sự thì đã giải quyết được hơn một nửa vấn đề. Chỉ cần bạn lắng nghe thì đối phương đã có thể tìm ra câu trả lời thích đáng.

Lắng nghe là một kĩ năng. Điều kiện đầu tiên của kĩ năng này chính là chăm chú, hãy dành toàn bộ sự chú ý của mình cho đối phương. Là một người lãnh đạo, khi có người tới văn phòng và nói chuyện, bạn không nên để bất kì chuyện gì làm gián đoạn sự chăm chú của bạn. Nếu nói chuyện trong một căn phòng đông người, hãy cố gắng gạt bỏ mọi ảnh hưởng xung quanh để đối phương cảm thấy họ là người duy nhất ở đó.

Khi tập trung chú ý, bạn mới có thể nghe được lời đối phương muốn nói. Nếu không chăm chú, bạn sẽ mất tập trung và trở nên lơ đễnh.

Mọi người thường cảm thấy bất an với những quãng ngưng trong các cuộc trò chuyện, khi đó họ sẽ có cảm giác bị ép phải nói một điều gì đó. Có thể họ tiếp tục giữ im lặng thì đối phương sẽ giải thích hoặc kể một vài chuyện ngoài lề nào đó để lấp khoảng trống. Đôi khi, khoảnh khắc im lặng lại rất có ích, nó giúp chúng ta có thời gian để suy nghĩ. Khoảng lặng trong giao tiếp có lúc là một lối thoát đáng được hoan nghênh.

DĨ BẤT BIẾN ỨNG VẠN BIẾN

Trong cuộc sống, chúng ta luôn gặp phải một số tình huống nằm ngoài dự liệu. Có thể do bản thân buột miệng lỡ lời, hoặc phản ứng của đối phương quá bất ngờ, hay môi trường xung quanh biến đổi… Những thay đổi bất ngờ thường khiến chúng ta lâm vào tình cảnh “tiến thoái lưỡng nan”, lúng túng khó xử.

Nếu rơi vào tình huống khó xử, bạn sẽ làm thế nào? Khi đó bạn rất cần đến khả năng tùy cơ ứng biến. Tùy cơ ứng biến là một kĩ năng trong giao tiếp. Muốn có được kĩ năng này, cần có tư duy nhanh nhạy, trải qua quá trình học tập và rèn luyện lâu dài.

Thông thường, để ứng biến linh hoạt, chúng ta có thể sử dụng các phương pháp sau:

1. Nhanh trí

Trong trường hợp do buột miệng nói ra, một khi có sơ suất thì trong nháy mắt, ta phải phát huy hết khả năng tùy cơ ứng biến, nhanh chóng thích nghi với sự thay đổi của hoàn cảnh và chủ đề câu chuyện, điều chỉnh lại nội dung và lời nói của mình.

2. Hài hước

Khi xảy ra mâu thuẫn trong giao tiếp, một lời nói hài hước có hiệu quả vô cùng kì diệu, giúp hóa giải cục diện bế tắc, làm tan biến không khí ngột ngạt, khó xử.

3. Bình tĩnh

Tình thế đặc biệt thường xuất hiện bất ngờ. Nếu bạn hoảng sợ, mất bình tĩnh, thì sẽ trở nên luống cuống, không biết phải làm gì. Lúc này, cần chú ý giữ tâm lý ổn định, bình tĩnh đối mặt với các vấn đề đang xảy ra, như thế mới có thể tìm ra cách ứng phó với tình thế đặc biệt.

4. Đổi chủ đề câu chuyện

Trong giao tiếp, đôi khi người khác đề cập tới chuyện mà bạn không tiện công khai hoặc không thể công khai, hoặc có thể bạn vô tình động chạm tới nỗi đau hay bí mật riêng tư của đối phương. Khi đó, nhanh chóng thay đổi chủ đề là biện pháp ứng biến thông dụng và hiệu quả nhất.

Tình huống giao tiếp luôn biến đổi rất khó dự liệu. Nếu bạn có thể làm chủ cuộc trò chuyện từ đầu đến cuối, thì bạn có thể đảm bảo tình huống sẽ phát triển theo ý muốn và yêu cầu của mình. Tuy nhiên, trong giao tiếp, nhiều khi khó tránh khỏi việc bị đối phương nắm được sơ hở. Nếu bạn ở vào thế bị động, thì nhanh trí tìm cách thoát khỏi hoàn cảnh bất lợi đó là vô cùng cấp thiết.

Những người có kinh nghiệm trong giao tiếp thực tế, đều có khả năng bình tĩnh, linh hoạt, nhanh trí thoát khỏi khó khăn. Khi chuẩn bị rơi vào tình huống khó khăn, điều đầu tiên họ làm là giữ bình tĩnh, điều chỉnh tâm lý, sẵn sàng ứng biến.

Trong tình thế nguy cấp, nếu có bất kì sự sợ hãi, lo lắng, căng thẳng, lúng túng hay rối loạn nào đều khiến bạn khó tìm được cách để tự giải thoát mình.

Nhanh trí, tùy cơ ứng biến là một năng lực đòi hỏi sự rèn luyện, tích lũy trong giao tiếp. Thông thường, kiến thức càng sâu rộng, kinh nghiệm càng phong phú thì khả năng ứng biến càng nhanh nhạy. Vì nhanh trí, nhạy bén nên khi gặp tình huống khó trong giao tiếp, họ có thể huy động tất cả kiến thức cũng như kinh nghiệm sống đã tích lũy được trong nhiều năm để tìm ra cách giải quyết vấn đề.

Dường như không có quy luật chung nào để đối phó với mọi khó khăn, nhưng bạn nên dựa vào trí tuệ và kinh nghiệm của bản thân để tìm ra cách giải quyết.

Khi đã có khả năng này, cho dù tình huống giao tiếp thay đổi như thế nào thì chúng ta đều có thể dựa vào tài trí nhanh nhạy hơn người mà ứng phó linh hoạt.

MƯỜI BÍ QUYẾT GIAO TIẾP THÀNH CÔNG

Chuyên gia sáng lập ra Viện Nghiên cứu Quan hệ của Mỹ đã đưa ra mười quy tắc về quan hệ giao tiếp.

1. Tràn đầy tự tin

Cũng giống như khi ta nhìn thấy người khác hào hứng thì ta cũng hào hứng theo. Khi bạn hành động trong trạng thái tràn đầy tự tin, bạn sẽ nhận được sự tin tưởng từ người khác. Nếu muốn được người khác yêu mến, bạn phải làm cho họ thấy rằng, bạn là người sẽ thành công, thậm chí biết hành động và có khát khao thành công mãnh liệt. Hãy ngẩng cao đầu, nhìn thẳng vào mắt đối phương để họ biết mục đích của bạn, hãy phấn đấu đạt được mục đích đó với lòng đầy tự tin. Danh ngôn có câu: “Hãy tự tin để người khác tín nhiệm bạn.”

2. Luôn giữ nụ cười trên môi

Người mang nụ cười trên môi luôn khiến người khác muốn đến gần. Mỉm cười hiểu ý là chìa khóa dẫn tới tình hữu nghị. Một nhà tâm lý học nổi tiếng người Mỹ đã tới diễn thuyết cho các nhân viên của siêu thị hàng nông sản bang Ohio và vùng lân cận về phương pháp sử dụng nụ cười và hiệu quả của nó. Vài tuần sau, nữ thư kí của siêu thị nọ tới gặp nhà tâm lý học, vui mừng kể về phát hiện của cô sau khi thực hiện theo lời ông nói. Một hôm, cô đi mua đồ trong giờ nghỉ trưa thì trời bỗng mưa rất to, khiến mọi người đều thấy ngột ngạt, sốt ruột, trong khi cửa hàng nào cũng rất đông người. Cô nghĩ, hôm nay chắc khó có thể mua được đủ năm món đồ mình cần, bởi vì cô phải đi tới ba cửa hàng và năm quầy hàng để mua những món đồ đó. Cô nhớ tới lời khuyên của chuyên gia: “Hãy mỉm cười trước khi bắt đầu cuộc trò chuyện với đối phương”. Khi đó, trước quầy hàng đều chật kín người. Mọi người chen lấn, tranh nhau lên trước, vẻ mặt ai cũng tỏ rõ sự nôn nóng, sốt ruột khi đứng đợi nhân viên phục vụ. Tuy nhiên, khi nhân viên quầy hàng đưa mắt nhìn sang cô, cô lập tức nở một nụ cười vui vẻ. Thế là, chưa đầy 30 phút, cô đã mua được toàn bộ những thứ mình cần. Trước đó, cô chưa bao giờ mua được nhiều đồ trong khoảng thời gian ngắn như vậy. Sau này, cô lặp lại phương pháp đó khi tới bất kì cửa hàng hay quầy hàng nào và cũng đều nhận được sự phục vụ tốt nhất, bởi vì cô đã trao cho người khác nụ cười tuyệt vời nhất của mình. Nguyên tắc vàng của nụ cười là: “Khi bạn mỉm cười tức là bạn đã trở nên thân thiện”.

3. Thái độ bình tĩnh

“Câu trả lời dịu dàng sẽ xua tan nỗi tức giận.” Nếu phân tích câu nói này một cách khoa học thì đó chính là dùng lý trí để xua tan cảm giác xa lạ và hóa giải mâu thuẫn. Nếu bạn hiểu được điều tuyệt diệu ẩn chứa trong câu nói này, bạn sẽ nhận được kết quả bất ngờ, từ đó khống chế được tình cảm của người khác. Đặc biệt khi bạn gặp phải tình huống khó khăn, nan giải, căng thẳng nếu bạn vẫn giữ được thái độ bình tĩnh, giọng nói dịu dàng, ôn hòa, sẽ khiến đối phương phải thay đổi thái độ.

4. Quan tâm đến đối phương

Mọi người đều biết, trong tiềm thức của mỗi người, ai cũng chỉ chú ý tới chuyện của mình, nên khi được người khác quan tâm sẽ có cảm giác giống như bạn nhận được sự khích lệ và động viên vô cùng lớn. Đối phương như muốn khẳng định rằng, bạn mới là người quan trọng.

Điều đó sẽ làm cho chúng ta hào hứng hơn, giúp thắt chặt thêm tình bạn đôi bên, đồng tâm hiệp lực dốc sức vì công việc.

5. Xây dựng hình tượng tốt đẹp

Một nhà văn Mỹ từng nói: “Mọi người chấp nhận phần mình được phân công, đó là bí quyết đối nhân xử thế mà ai cũng tuân theo. Khi chúng ta hiểu rõ bản thân, hiểu được vị trí và thái độ của mình, tất cả mọi người phải thừa nhận điều đó.” Nếu bạn không làm cho mọi người chấp nhận bạn, tự coi thường chính mình, thì người khác sẽ nhìn bạn như kẻ nhát gan. Nhưng nếu bạn hành động như một người vĩ đại và thành công, có chí tiến thủ, thì xã hội cũng sẽ nhìn nhận giá trị và hình tượng của bạn đúng như vậy.

6. Thể hiện mình một cách phù hợp

Khi câu chuyện của đối phương khá giống với chuyện của bạn, hãy sử dụng câu “tôi cũng”. Ví dụ như: Người bạn nói rằng anh ta thích câu cá, bạn phụ họa “tôi cũng vậy” rồi kể lại những chuyện thú vị trong những lần đi câu, điều đó sẽ khiến đối phương cảm thấy vô cùng hứng thú. Chia sẻ với mọi người những trải nghiệm tương đồng, đối phương sẽ cảm thấy thân thiết với bạn hơn. Chúng ta luôn có cảm tình với người đồng tình với mình vì người này đã đề cao giá trị bản thân chúng ta. Tán thành là cách tốt nhất giúp đối phương có cảm tình với mình.

7. Lắng nghe

Mối quan hệ tốt đẹp dựa trên sự hiểu biết lẫn nhau là cho và nhận, hành động và đáp trả. Nếu chúng ta không hiểu mong muốn và tình cảm của đối phương, chúng ta không thể đồng tình với quan điểm của họ, cũng khó có thể thuyết phục được họ. Khi toàn tâm toàn ý nói chuyện, chúng ta sẽ kết thân với đối phương hiệu quả hơn. Nếu chỉ coi mình là trên hết, bạn sẽ không thể đối diện được với tất cả mọi chuyện trong cuộc sống. Thông thường, nguyên nhân chủ yếu dẫn tới mâu thuẫn giữa hai người là do người này không để ý tới người kia, chỉ quan tâm đến chuyện của mình.

8. Học hỏi người khác

Hãy vận dụng kĩ năng này với chính người thân, bạn bè, đồng nghiệp, cấp trên, cấp dưới hiện tại của mình, họ nhất định sẽ rất vui. Nếu bạn hỏi: “Về chuyện này, anh có cao kiến gì không?”, “Nếu là anh, anh sẽ làm việc này thế nào?”, đối phương sẽ cảm thấy được bạn tin tưởng, lập tức trở nên thân thiết với bạn hơn. Ở tòa soạn Thời báo New York của Mỹ, những tác giả chuyên đề thường dùng kĩ năng này để gặp được “những nhân vật lớn không thích lộ diện”. Họ sẽ gọi điện thoại trước: “Chào ngài, tôi được biết ngài rất am hiểu về vấn đề này. Tôi muốn viết một bài liên quan đến lĩnh vực đó, mọi người đều nói nếu muốn biết sự thật, thì phải nhờ đến ngài.” Phương pháp này rất hiệu quả.

9. Biết nói “cảm ơn”

Khi bạn nói “Cảm ơn” bạn có thể kích thích năng lượng của người khác. Ai cũng cảm thấy hưng phấn khi nhận được sự cảm ơn hay khen ngợi chân thành từ người khác. Khi đối phương không ngờ tới thì lời “cảm ơn” sẽ có hiệu quả rất cao. Bạn hãy hồi tưởng lại, khi bạn bất ngờ nhận được một lời cảm ơn của người khác thì bạn cảm thấy thế nào? Một thiếu niên mời một người qua đường mua bút chì cho cậu ta, nhưng vị khách lắc đầu tỏ ý không muốn mua. Thiếu niên đó vẫn mỉm cười chân thành nói: “Dù sao vẫn cảm ơn ngài.” Người khách nghe vậy, liền rút tiền trong túi ra mua cho cậu một chiếc. Cậu bé tiếp tục mời mọi người đi qua mua bút và cậu đã bán được rất nhiều hàng bằng cách này.

10. Ám thị

Một nhà báo phụ trách chuyên đề tới tòa soạn, nhưng nhìn khắp nơi không thấy tấm biển “Cấm hút thuốc” nào, liền hỏi tổng biên tập: “Ở đây có quy định cấm hút thuốc không?” Vị tổng biên tập trả lời: “Không, không có quy định đó, nhưng cho đến nay chưa một ai hút thuốc ở đây.” Phóng viên là người rất nghiện thuốc lá, tuy biết ở đây không cấm hút thuốc, nhưng không hiểu vì lý do gì mà suốt thời gian ở đó, anh ta không hề hút thuốc ở đây. Đó là bởi ám thị “anh không được hút thuốc ở tòa soạn” đã khống chế hành vi của anh ta.

QUAN HỆ TỐT VỚI QUẦN CHÚNG QUANH BẠN

“Nhân vật nhỏ” chỉ những người bình thường, không chức, không quyền trong xã hội. Là một nhà lãnh đạo thì phải biết cách làm việc và biết dùng người là cơ sở tất yếu để thành công trong sự nghiệp. “Lầu cao vạn trượng cũng phải xây từ mặt đất bằng”, thành công của người lãnh đạo phải dựa vào sự ủng hộ và đồng tâm hiệp lực của quảng đại quần chúng.

Từ xưa đến nay, những nhà lãnh đạo tài giỏi đều hiểu rõ tầm quan trọng của việc tôn trọng quần chúng nhân dân. Chính trị gia thời nhà Đường là Ngụy Chinh đã ví mối quan hệ giữa vua với dân như thuyền với nước: “Nước có thể đẩy thuyền, cũng có thể lật thuyền.”

Thế giới không ngừng biến đổi, không có việc gì là tồn tại vĩnh viễn. “Nhân vật nhỏ” cũng không mãi mãi chỉ đóng “vai bé nhỏ”, có thể họ sẽ trở thành “nhân vật lớn” một ngày nào đó trong tương lai. Thêm một người bạn luôn tốt hơn thêm một kẻ thù. Có thể vào một thời điểm nào đó, khi bạn ở vào hoàn cảnh bế tắc, bỗng xuất hiện một người bạn tự nguyện giúp đỡ. Hoặc khi con đường sự nghiệp của bạn đang mờ mịt, người có quan hệ quần chúng tốt như bạn sẽ giành được số phiếu bầu nhiều hơn.

GHI NHỚ TÊN CỦA ĐỐI PHƯƠNG

Nếu có thể nhớ được tên của đối phương, bạn sẽ dễ gây được ấn tượng tốt với họ. Khả năng này rất có lợi trong giao tiếp. Khi gặp một người quen, nhưng bạn không thể không nhớ ra tên của anh ta, tuy có thể chọn cách ậm ừ cho qua chuyện, nhưng trong lòng bạn vẫn thấy không yên. Đôi khi vì lý do quan hệ nên bạn phải là người chào trước, nếu lúc đó không nhớ nổi tên của đối phương, không dám tới chào, khiến đối phương hiểu nhầm rằng bạn tự cao tự đại, như thế không hay chút nào. Vì thế, bạn phải là người chiếm ưu thế trong cuộc trò chuyện và nhớ tên đối phương là việc không thể thiếu.

HÃY GIỮ GIỌNG NÓI VỪA PHẢI, DỄ NGHE

Người lãnh đạo khi giao tiếp cần chú ý giọng nói của mình nếu muốn tạo ấn tượng tốt với mọi người.

1. Chú ý ngữ điệu khi nói

Ngữ điệu có thể phản ánh thế giới nội tâm, bộc lộ tình cảm và thái độ của bạn khi nói chuyện. Khi bạn giận dữ, ngạc nhiên, nghi ngờ hay cảm động, ngữ điệu của bạn cũng không còn tự nhiên như lúc bình thường. Từ ngữ điệu của bạn, người khác có thể nhận ra bạn là người hài hước, dễ gần, đáng khâm phục hay khô khan, bảo thủ, thích khiêu khích, nịnh nọt hoặc nham hiểm, giảo hoạt. Ngữ điệu của bạn cũng có thể cho thấy bạn là người tự ti, chân thành, tự tin, thẳng thắn, tôn trọng người khác hay thiếu quyết đoán.

Dù bạn đang bàn luận về vấn đề gì, hãy luôn đảm bảo rằng ngữ điệu phù hợp với nội dung câu chuyện, đồng thời thể hiện được chính xác thái độ của bạn về vấn đề đó. Muốn được như vậy, ngữ điệu của bạn phải:

- Truyền đạt chuẩn xác và kịp thời thông tin mà bạn muốn nói tới người khác.

- Thuyết phục người nghe tiếp nhận quan điểm nào đó một cách đúng mực.

- Hướng dẫn người nghe thực hiện hành động nào đó.

- Quyết đoán khi ra quyết định hoặc lập kế hoạch.

2. Chú ý tới phát âm

Mỗi từ, mỗi câu bạn nói đều do rất nhiều đơn vị ngữ âm cơ bản tạo thành, sau đó thêm trọng âm và ngữ điệu phù hợp. Phát âm chính xác và phù hợp sẽ giúp bạn biểu đạt được chính xác suy nghĩ, tư tưởng của mình, đồng thời đó là cách quan trọng để nâng cao trình độ ngôn ngữ.

Ngược lại, phát âm không tốt sẽ ảnh hưởng tới hình ảnh của bạn, gây trở ngại trong việc phát triển tư tưởng và tài năng của mình. Nếu phát âm sai, không rõ nghĩa, điều đó cho thấy suy nghĩ của bạn đang rối bời, quan điểm không rõ ràng hoặc thờ ơ, không hứng thú với câu chuyện. Điều đáng tiếc là rất nhiều lãnh đạo phát âm sai và dần có thói quen phát âm không rõ ràng. Một số lãnh đạo hình thành thói quen nói chuyện với giọng điệu tự cho mình là giỏi, trong lời nói luôn “ừ ừ à à” hoặc kéo dài giọng điệu. Họ còn đắc ý vì điều đó, cho rằng làm như vậy mới thể hiện được cái uy của mình. Nhưng kết quả rất có thể hoàn toàn ngược lại, bởi giọng điệu “quan chức” sẽ khiến cấp dưới cảm thấy xa cách, không tự nhiên, từ đó sinh ra cảm giác bị ức chế.

3. Không để giọng nói quá chói tai

Phạm vi âm vực của mỗi người rất khác nhau, có người cao, có người trầm, có người trong, có người đục. Khi nói, bạn phải làm chủ được mức độ giọng nói của mình. Giọng cao, âm sắc có nghĩa là bạn đang sợ hãi, căng thẳng hoặc hưng phấn cực độ. Ngược lại, nếu bạn nói giọng thấp trầm, thều thào sẽ khiến người khác cảm thấy bạn thiếu nhiệt tình, không có sức sống.

Đôi khi, chúng ta cao giọng lên một chút để tạo sự chú ý, để câu chuyện của mình lôi cuốn hứng thú của người nghe. Ngược lại, đôi khi để tạo ra một hiệu quả biểu đạt đặc biệt nào đó, ta lại cố ý hạ thấp giọng xuống. Tuy nhiên, trong đa phần các tình huống, chúng ta nên tìm một sự cân bằng về âm điệu của giọng nói.

4. Không nói chuyện bằng giọng mũi

Khi bạn dùng giọng mũi để nói chuyện, âm thanh phát ra sẽ khiến người nghe khó chịu. Trong cuộc sống hàng ngày, chúng ta thường nghe thấy cách phát âm “ừm… ừm… ờ… ờ…” chen giữa các câu nói, đó chính là giọng mũi. Nếu bạn dùng âm mũi trong lần đầu tiên gặp mặt thì chắc chắn bạn khó nhận được thiện cảm từ người nghe. Bạn gây ra cảm giác như đang oán thán, tạo cảm giác vô cùng tiêu cực. Một số người còn coi âm mũi là một cách nói chuyện thời thượng, nhưng nếu bạn muốn lời nói của mình thực sự có sức hút và sức thuyết phục thì tốt nhất đừng sử dụng giọng mũi.

5. Khống chế âm lượng của lời nói

Khi bạn căng thẳng, âm thanh phát ra thường cao và chói tai. Charles là giám đốc phòng nghiên cứu đầu tư của một tổ chức tài chính quy mô lớn. Trong công việc thường ngày, anh luôn thể hiện sự hoạt bát và năng động. Để mọi người chú ý đến lời mình, anh luôn nói rất to. Mỗi khi anh nói chuyện điện thoại thì người ngồi cách đấy mấy phòng làm việc cũng nghe rõ từng câu trao đổi. Các nhân viên trong công ty cảm thấy khó hiểu về hành động này.

Thực ra, sức ảnh hưởng và uy lực của ngôn ngữ không liên quan tới độ to nhỏ của giọng nói. Không nên cho rằng cứ nói to, la lớn thì có thể thuyết phục và trấn áp được người khác. Nếu nói quá to chỉ có thể khiến người khác thấy khó chịu. Cũng giống như âm điệu, âm lượng của mỗi chúng ta đều có phạm vi nhất định, hãy thử nói với âm lượng không giống nhau, rồi thu âm và nghe lại thật kĩ, tìm ra mức độ thích hợp nhất.

6. Nhiệt tình và tràn đầy sức sống

Giọng nói âm vang và mạnh mẽ khiến người nghe có cảm giác tràn trề sức sống. Khi bạn truyền đạt thông tin tới người khác thì điều này có sức ảnh hưởng rất lớn. Khi trò chuyện, tâm trạng và cảm xúc của bạn cũng như nội dung câu chuyện có thể giúp bạn thu hút người nghe.

7. Chú ý tiết tấu lời nói

Tiết tấu là sự biến đổi mang tính chu kì, có trình tự mạnh yếu khác nhau, được hình thành bởi sự phát âm liền mạch và ngừng nghỉ trong khi nói. Trong cuộc sống thường ngày, phần lớn mọi người đều không chú ý đến tiết tấu của lời nói. Thực tế, sự thay đổi tiết tấu khi nói để tránh nhàm chán, đơn điệu là điều rất quan trọng, giúp nâng cao hiệu quả biểu đạt.

8. Chú ý tốc độ lời nói

Tổng thống Mỹ Kennedy có thể coi là một diễn giả kiệt xuất trên thế giới, nhưng cũng có lúc ông nói quá nhanh khiến người nghe không thể theo kịp. Vì thế, giữ tốc độ nói hợp lý là điều mà mỗi chúng ta cần phải chú ý. Trong giao tiếp bằng ngôn ngữ, nói nhanh hay chậm sẽ ảnh hưởng tới khả năng truyền đạt thông tin của bạn tới người khác với mức độ khác nhau. Tốc độ nói quá nhanh cũng như âm điệu quá cao sẽ khiến người nghe có cảm giác căng thẳng và lo lắng. Nếu bạn nói quá nhanh hoặc không rõ ràng thì người nghe sẽ không thể hiểu được nội dung bạn nói.

Mặt khác, nếu tốc độ nói quá chậm thì chứng tỏ bạn hiểu chậm và quá cẩn thận.

Hãy cố gắng giữ tốc độ nói của bạn ở mức vừa phải, không nên quá nhanh và cũng không nên quá chậm, đồng thời luôn chú ý điều chỉnh giọng nói phù hợp trong khi nói chuyện. Khi trò chuyện với người khác, bạn cần chọn lựa tốc độ nói thích hợp sẽ gây được thiện cảm với người khác. Trong bất kì trường hợp nào bạn cũng không được ấp úng, ngắc ngứ vì sẽ khiến người khác cảm thấy bạn là người “tư duy chậm chạp”. Có thể ngừng ngắt tùy ý, nhưng không được “ừm… ờ…” hay hắng giọng một cách căng thẳng trong mỗi lần ngừng nói.

NẮM BẮT CƠ HỘI TRONG MỖI LẦN GẶP MẶT

Trong một năm, bạn từng gặp bao nhiêu người? Nếu bạn là người luôn phải ra bên ngoài làm việc thì hộp danh thiếp của bạn sẽ có thêm những tấm danh thiếp mới. Nếu tính cả những người không đưa danh thiếp thì số người mà bạn đã gặp còn nhiều hơn thế. Cho dù là giám đốc ngồi cả ngày trong văn phòng cũng có cơ hội gặp gỡ khá nhiều người.

Nhớ được hết những người mà bạn từng gặp là chuyện không tưởng, hầu như không ai có thể làm được điều này. Đôi khi, bạn có ấn tượng sâu sắc với một vài người, nhưng cũng chỉ nhớ được khuôn mặt, chứ không thể nhớ đã nói gì với họ. Một số người bận rộn tới mức không có thời gian để gặp mặt bạn bè, nếu bắt nhớ lại thì có lẽ họ cũng không thể nhớ nổi đã gặp gỡ những ai. Dù là nhân vật nổi tiếng thế nào, đối với người chưa từng gặp mặt họ thì họ cũng chỉ là người bình thường như bao người khác mà thôi. Người muốn ghi nhớ đối phương thường cũng muốn đối phương sẽ nhớ đến mình. Vì thế, người chưa gặp nhân vật lớn bao giờ, nếu một ngày được gặp chắc chắn cũng sẽ không nhớ ra người đó.

Nhớ lại trong một năm qua, bạn đã gặp bao nhiêu người? Nghề nghiệp của họ là gì? Gặp họ ở đâu? Đã nói những gì với họ? Có ấn tượng gì về họ? Mình có để lại ấn tượng gì cho họ không? Và bạn có bao nhiêu kỉ niệm với họ? Ngoài ra, trong số những người này, bạn tiếp tục giữ liên lạc với bao nhiêu người? Những điều này có thể đánh giá khả năng xây dựng mối quan hệ xã hội của bạn.

Thông thường, chúng ta đều gặp gỡ người khác một cách tình cờ và thuận theo tự nhiên. Nếu không có việc cần giải quyết hoặc không cùng nơi làm việc, chúng ta sẽ không bao giờ nghĩ tới việc tìm cơ hội gặp gỡ người khác. Vì vậy, cho dù khó khăn lắm mới gặp được người vui vẻ, nhưng khi chúng ta còn đang băn khoăn không biết từng gặp họ ở đâu thì cơ hội cũng qua rồi, khiến cho sự xa lạ ban đầu không được cải thiện. Nếu may mắn gặp được người cùng chung chí hướng, hãy nhớ rằng đây là cơ hội ngàn năm có một, phải khai thác cơ hội đó. Kết giao bạn bè, nên cố gắng tránh trường hợp “sau một tiếng chuyện trò, tuy ấn tượng đã sâu sắc hơn, nhưng không nhớ được đã nói với nhau những chuyện gì”, mà chúng ta phải nhớ được đối phương là người như thế nào. Muốn để lại ấn tượng cho người khác thì bản thân bạn phải cởi mở và bày tỏ rõ ràng những suy nghĩ, ý kiến của bản thân, đồng thời đừng quên hẹn thời gian gặp lại họ. Nếu bạn có thể làm tốt những điều trên, mối quan hệ xã hội của bạn sẽ được mở rộng.

TRUYỀN ĐI SỰ VUI VẺ, LẠC QUAN CỦA BẠN

Khi bạn gặp một người hài hước, thú vị, nụ cười luôn nở trên môi, bạn có cảm thấy vui theo người đó không? Đó là lẽ thường tình vì lạc quan luôn có tính lan truyền, thấy người khác cười bản thân chúng ta cũng bất giác cười theo.

Nụ cười giống như một chất xúc tác, có thể làm tan biến cảm giác buồn chán và nguôi ngoai cơn giận dữ. Khi tâm trạng thoải mái, vui vẻ, chúng ta dễ tạo ra nhiều sáng kiến. Thậm chí có thể đạt được một thỏa thuận bất ngờ hay hợp đồng béo bở nào đó. Làm việc với thái độ nặng nề và làm việc với tâm trạng vui vẻ thì hiệu quả công việc sẽ khác nhau.

Người cứng nhắc khi thấy người khác nói cười trong lúc làm việc sẽ cho rằng họ không chuyên tâm vào công việc. Đó là suy nghĩ sai lầm. Thiết nghĩ, những dây đàn được kéo quá căng thì tiếng đàn liệu có hay không? Chỉ có âm thanh phát ra từ dây đàn căng vừa phải mới tạo ra tiếng nhạc hay.

Một lần, người quản lý trong công ty của nhà phát minh Edison đã viết một bức thư tới Edison rằng vị phó giám đốc trong công ty suốt ngày cười ha hả, không để ý đến sự tôn nghiêm của bản thân và thể diện của công ty, nhiều khi chưa vào đến công ty đã nghe thấy tiếng cười của ông ta rồi.

Vài ngày sau, vị phó giám đốc này nhận được một món quà của Edison. Khi mở ra, ông thấy bên trong là một bức tranh được đóng khung cẩn thận, vẽ một vị tu sĩ đạo Thiên Chúa. Vị tu sĩ trong tranh cười rất tươi, khiến người xem cảm thấy vô cùng thân thiện. Ông mở bức thư kèm theo ra đọc, trong thư viết: “Anh hãy treo bức tranh này ở chỗ dễ nhìn thấy nhất trong hành lang ra vào hàng ngày của công ty. Tôi muốn mọi người ngày nào cũng nhìn thấy nó. Và hãy treo một tấm biển bên dưới: “Việc kinh doanh nhất định được đàm phán thành công trong bầu không khí vui vẻ”.

Khi có ý kiến trái ngược với mình, mỗi người sẽ có cách xử trí khác nhau. Có người tính cách mạnh mẽ, dùng hành động hoặc lời lẽ nặng nề, chửi mắng để phản đối ý kiến của đối phương, trong khi đó có nhiều người lựa chọn thái độ phớt lờ, “anh không đồng tình là chuyện của anh, ý kiến của tôi vẫn không thay đổi”. Người ngang ngạnh chỉ khiến sự việc xấu đi mà thôi, người phớt lờ sẽ khiến vấn đề tồn đọng không thể giải quyết.

Xử lý như thế nào mới là tốt nhất?

Hãy học theo cách của Washington, hãy động não suy nghĩ, lời nói ôn hòa, khuôn mặt phải nở nụ cười. Đó mới thực sự là cao minh, khiến người khác khâm phục. Washington cũng giống bao lãnh tụ khác trên thế giới, thường xuyên gặp phải ý kiến phản đối của đảng đối lập.

Một lần, trong hội nghị lập hiến, một vị ủy viên của đảng đối lập đã đề xuất ý kiến muốn bổ sung thêm một điều khoản nữa vào hiến pháp như sau:

“Lực lượng chính quy của Hợp chủng quốc Hoa Kì không được vượt quá 5.000 người.”

Washington chủ trì hội nghị đó, không hề tức giận, ngược lại còn mỉm cười tỏ vẻ tán đồng, nói với vị ủy viên nọ: “Ý kiến quả không tồi, nhưng tôi đề nghị bổ sung thêm một điều nữa: ‘Phàm là quân đội nước ngoài có ý đồ xâm lược Mỹ, thì quân số không được vượt quá 3.000 người.’”

Nhìn vẻ mặt hài hước của Washington, tất cả quan chức có mặt khi đó đều bật cười. Không ai để ý đến ý kiến đó nữa, ủy viên của đảng đối lập cuối cùng đành phải ngậm bồ hòn làm ngọt.

Vai diễn khó nhất trên sân khấu không phải là vai diễn bi kịch hay phản diện, mà là vai hài hước. Diễn viên hài vĩ đại không phải là người biết dùng ngôn ngữ và cử chỉ khoa trương để chọc cười người khác, mà là người có thể khiến người khác cười sảng khoái nhưng sau đó lại cảm thấy thức tỉnh và cảm động. Đó mới gọi là nghệ thuật hài hước.

Đời người cũng vậy, trên sân khấu cuộc đời, vai diễn dễ nhất là vai chính diện có nhiều mâu thuẫn, vở kịch khó diễn nhất là vở kịch khiến khán giả vừa bật cười sảng khoái mà trong lòng vẫn đầy cảm động.

Giao tiếp tốt là phải tạo ra được không khí vui vẻ, thân tình, chỉ khi vui, mọi người mới sẵn sàng chia sẻ ý kiến. Do đó dùng lời nói làm vui lòng người khác là một trong những cách để mở cánh cửa bước vào thế giới tâm hồn của họ. Hài hước, thành thật là điều rất cần thiết.

Khi vui vẻ thì mọi việc đều có thể giải quyết dễ dàng.

KHÉO LÉO LÀM TỐT VAI TRÒ CỦA “NGƯỜI HÒA GIẢI”

Quan hệ giữa người với người vốn hết sức tế nhị, đặc biệt trong quan hệ đồng nghiệp có xung đột với nhau về lợi ích, nếu hai bên không ai chịu nhường ai, sẽ rất dễ xảy ra tranh chấp.

Là cấp trên, làm thế nào để hòa giải mâu thuẫn của cấp dưới thực sự là một vấn đề hóc búa. Nếu xử lý không thỏa đáng, thì mâu thuẫn trong công việc sẽ trở thành ân oán cá nhân, nhiều khi gây ra nút thắt khó cởi trong công việc sau này. Nếu cấp trên giải quyết không thỏa đáng mâu thuẫn của cấp dưới, rất có khả năng sẽ khiến cấp dưới sinh hận thù, điều đó cũng có nghĩa là bạn đã chôn xuống một quả bom hẹn giờ.

Ví dụ, bạn không có chút ấn tượng đặc biệt nào về một nhân viên cấp dưới bình thường, mối quan hệ với anh ta không tốt mà cũng chẳng xấu. Một hôm, nhân viên này lại tố cáo bạn với cấp trên, thể hiện sự bất mãn đối với bạn, đặc biệt chỉ trích việc bạn phân công công việc không công bằng. Nếu xảy ra việc này, rất có khả năng bạn đã từng giải quyết mâu thuẫn của cấp dưới không thỏa đáng.

Là cấp trên, bạn có rất nhiều việc cần giải quyết. Đôi khi đó là những việc nan giải, ngoài việc công còn có cả chuyện riêng. Ví dụ cấp dưới buồn bực chuyện gia đình, tới công ty gây nên sự bất hòa với đồng nghiệp… đều cần bạn đứng ra hòa giải.

Đối với các vấn đề này, bạn cần xử trí công bằng, không thiên vị. Một số việc không nhất thiết phải tìm hiểu rõ ngọn nguồn, chỉ cần nhắm mắt làm ngơ là được. Nhưng cũng có khi ai cũng tự cho mình là đúng. Trong tình huống này, điều bạn nên làm chính là tìm cách khiến sự việc lắng xuống, tuyên bố với hai bên mọi chuyện chấm dứt từ đây. Đồng thời bạn phải chỉ ra được vấn đề nằm ở đâu, ví dụ nhân viên nào cần thay đổi thái độ, nhân viên nào phải biết xem việc công làm trọng.

Sau khi giải quyết xong thì không nên nhắc lại vấn đề trước mặt bất kì người nào nữa, tránh mâu thuẫn bị lan truyền, nếu để người khác khơi lại thì sự tình sẽ càng trở nên phức tạp. Bạn chỉ cần để tâm tới biểu hiện của cấp dưới, quan sát mối quan hệ của họ có cải thiện hay không. Nếu hai bên vẫn căng thẳng, bạn hãy nghĩ đến phương án tách họ ra.

Giữa đồng nghiệp rất có thể vì tranh giành quyền lợi mà đấu đá, cạnh tranh gay gắt với nhau. Nếu cấp trên khéo léo xử lý, xuất hiện với vai trò là “người hòa giải”, thì có thể đạt được hiệu quả tốt. Một người lãnh đạo tài trí luôn biết cách tìm ra sự cân bằng trong cục diện mâu thuẫn, tranh chấp, kéo bè kéo cánh. Người lãnh đạo cũng luôn xuất hiện với tư cách là “người hòa giải” để hóa giải mâu thuẫn, đoàn kết lòng người, điều phối công việc. Cấp trên như vậy sẽ dần nhận được sự tin yêu và tôn trọng của cấp dưới.

CẦN CÓ KHÍ CHẤT CỦA NGƯỜI THÀNH CÔNG

Bạn có phải là một người lãnh đạo thành công hay không?

Phương pháp nhận biết trực quan nhất là xem bạn có khí chất của người thành công hay không. Đương nhiên, cũng có một số người đạt được thành công lớn trong sự nghiệp nhưng không có phong thái. Họ không thể được coi là một người thành công thực sự.

Người thành công thực sự, đặc biệt là người lãnh đạo thành công, trước tiên phải có khí chất tuyệt vời, đó là tiêu chí được đánh giá bằng thị giác.

Vậy thì rút cục quả trứng có trước hay con gà có trước? Người ta sẽ nói rằng: “Sau khi đạt được thành công, tôi sẽ có hình ảnh về sự thành công.” Nhưng đáng tiếc, cuộc sống không phải vậy. Trước khi đạt được thành công, bạn phải tạo ra được hình ảnh thành công, bồi dưỡng cho phong thái của mình. Tiêu chí thị giác của người thành công có hai ý nghĩa: Một mặt, phong thái tốt làm tiêu chí thị giác này là khúc dạo đầu của người thành công, là một dự báo. Mặt khác phong thái tốt là một tiêu chí của người thành công. Không có phong thái này, thì không được coi là người thành công thực sự.

Phong thái của người thành công chính là sự kết hợp giữa sức mạnh của sự tự tin và sự cuốn hút của bản thân với những người xung quanh. Một khi có phong thái của người thành công, bạn sẽ có được nguồn năng lượng và sinh lực dồi dào. Nó giải phóng bạn, giúp bạn đạt đến đỉnh cao của người thành công trong cuộc sống. Dù bạn tham gia tiệc tùng, tới dự hôn lễ của bạn bè, đi phỏng vấn xin việc, thậm chí ngồi ngay trước máy quay phim, bạn vẫn tự nhiên thoải mái, nói năng lưu loát, trôi chảy. Có được phong thái của người thành công sẽ có được tiêu chí nhận biết thị giác của người thành công, không có con đường tắt nào có thể tiết kiệm sức lực dẫn bạn đến thành công. Muốn bước lên tầng cao phong thái thành công, bạn phải bước dần từng bậc, ở mỗi tầng bạn cần dừng lại để học những bài học cần thiết mới có thể tiến tới những nấc thang mới. Cũng giống như việc chúng ta học cách ăn mặc thế nào cho đẹp, xử lý áp lực cuộc sống thế nào cho tốt, phong thái của người thành công cũng có thể học tập mà thành.

Là người lãnh đạo, bạn phải tạo dựng hình ảnh thành công của bản thân qua một số phương pháp riêng nào đó. Trước tiên, bạn phải loại bỏ hết nỗi lo lắng và nghi ngờ bản thân. Chỉ cần hiểu rõ bản chất của nỗi sợ hãi, bạn sẽ dễ dàng vượt qua nó. Sợ thất bại có thể coi là tâm lý thường gặp. Tuy nhiên, nếu bạn không chấp nhận thất bại thì sẽ thành công. Một khi sự hoài nghi bản thân hoàn toàn bị gạt bỏ, bạn có thể dành toàn bộ sự chú ý của mình để làm tốt những việc quan trọng hơn.

Thứ hai, để tăng cường sự tự tin đối với hình ảnh thành công của bản thân, bạn phải có sự chuẩn bị về mặt tâm lý, phải tin tưởng hoàn toàn vào bản thân. Như vậy, khi đối diện với bất kì chuyện gì, bạn cũng có thể vượt qua mọi trở ngại, từ đó có được hình ảnh thành công của riêng mình. Chuẩn bị tâm lý tốt, tạo được hình tượng thành công cho bản thân, bạn mới có khả năng thành công.

Nếu bạn tràn đầy tự tin khi bước vào phòng làm việc của người khác, thì kết quả sẽ hoàn toàn khác. Chỉ những người không chuẩn bị kĩ càng mới tỏ ra lo lắng, luống cuống, hoang mang, còn những người đã vạch trước sách lược trong đầu sẽ tràn đầy tự tin. Không chỉ họ cảm thấy tự tin, mà mọi người xung quanh cũng cảm nhận được sự tự tin của họ và có phản ứng tích cực về việc này. “Tràn đầy sức sống”, “tư duy nhạy bén”, “tràn đầy nhiệt huyết”… là những từ được dùng để khen ngợi sự tự tin này. Chúng đều mang một ý nghĩa chung, đó là hình ảnh cái tôi thành công. Hình ảnh này còn có sức cuốn hút rất lớn.

Khái niệm “phong thái của người thành công” được hiểu là: sức mạnh bên trong và sức mạnh bên ngoài hợp làm một. Khi khí chất bên trong và phong thái bên ngoài của bạn cùng được thể hiện thì phong thái người thành công của bạn cũng được bộc lộ ra ngoài.