Khi còn là một Giám đốc nhân sự “non tay”, tôi rất ngại phải thảo luận những vấn đề nhạy cảm với nhân viên - những vấn đề có liên quan trực tiếp đến những chuyện không hay của họ như đi làm trễ, nghỉ không phép và những quy chế, thủ tục khiến họ bực bội... Dù biết rằng sự giận dữ của họ nhiều khi chỉ là một cách phòng vệ, nhưng vẫn khiến tôi cảm thấy ái ngại.
Chẳng ai trong chúng ta muốn nghe lời chỉ trích của người khác, cũng chẳng ai muốn mình bị người khác xem thường. Có thể lời nói của bạn rất hợp lý, rõ ràng, nhưng điều người ta quan tâm là cách bạn nói hơn là thông điệp bạn chuyển tải. Hai nhân viên của tôi từng xích mích với nhau. Khi bình tĩnh lại, một trong hai người đó nói với tôi rằng: “Anh có nghe anh ta nói với tôi thế nào không? Rằng tôi là một kẻ ngu đần! Quả thực, tôi rất lấy làm tiếc vì để sai lầm ấy xảy ra, nhưng tôi không phải là kẻ ngu và tôi không thích bị nói như vậy!”.
Thật vậy, nếu bạn có một thông điệp muốn chuyển đến người khác nhưng không biết phải diễn đạt thế nào, hãy thử nhẩm lại, chọn một cách nói sao cho phù hợp nhất và cân nhắc xem thông điệp ấy sẽ được đối phương hiểu ra sao. Trong trường hợp đối phương phạm phải một sơ suất hay lỗi lầm nào đó, thay vì đổ lỗi, bạn nên tập trung vào cách giải quyết vấn đề. Chẳng hạn, bạn đang cần gấp thông tin của ai đó nhưng người đó lại không cung cấp cho bạn đúng lúc. Thay vì giận dữ, bạn nên tập trung tìm giải pháp để có được những thông tin cần thiết một cách kịp thời, chính xác. Thông điệp của bạn lúc này sẽ là: “Tôi không quan tâm đó là lỗi của ai. Điều tôi muốn lúc này là chúng ta hãy bắt tay vào việc!”.
Đừng để thông điệp đầy thiện chí của bạn bị hiểu lầm. Muốn vậy, hãy chọn cho mình cách diễn đạt tốt nhất để không đẩy người khác vào thế phòng thủ. Xin nhớ rằng, người ta nghe và xem cách bạn truyền thông điệp trước khi hiểu bạn đang cố nhắn gửi điều gì. Chẳng hạn, giọng điệu của bạn khiêu khích hay nhún nhường; nhanh và đầy sức thuyết phục, hay chậm rãi, điềm tĩnh nhưng cương quyết? Tóm lại, cách bạn nói chuyện với người khác thế nào thì cách người ấy đáp trả cũng sẽ như vậy. Nếu bạn tức giận, la lối trong khi giải thích, người nghe có khả năng sẽ phản ứng tương tự. Khi điều này xảy ra, cơ hội đạt đến giải pháp tốt đẹp giữa hai bên sẽ bị giảm sút.
Đừng quên rằng, bạn không thể biết hết được điều gì đã xảy ra với người khác. Có thể họ đã gặp phải một vài chuyện không vui, cũng có thể gia đình họ có những rắc rối riêng mà bạn không can thiệp được. Chúng không liên quan gì đến bạn. Tuy nhiên, cách bạn khiển trách nhân viên có thể khiến họ tự vệ, rồi tìm cách phản công, từ đó dẫn đến tình trạng căng thẳng, mâu thuẫn và cuối cùng là phản ứng một cách quyết liệt.
Nếu thấy kiểu nói chuyện của mình dễ khiến người khác hiểu lầm, bạn hãy tìm cách gợi chuyện trước. Hãy hỏi họ rằng làm thế nào bạn có thể cải thiện khả năng giao tiếp của bản thân; hoặc khi thảo luận những chủ đề nhạy cảm, liệu những hành động và cách phản ứng của bạn có làm họ khó chịu hay không? Hãy nói rằng, bạn luôn sẵn sàng lắng nghe những góp ý chân thành từ họ, và rằng bạn cũng như họ, đang cố gắng xây dựng một nền tảng nghề nghiệp vững chắc. Đây là một trong những nghệ thuật quan trọng góp phần vào thành công nghề nghiệp của bạn.