Trong công việc, có hai kiểu trao đổi thông tin: dài và ngắn. Sẽ có những người đi thẳng lại phía bạn và đề cập một cách thẳng thắn, chính xác, ngắn gọn vấn đề họ muốn. Ngoại trừ điều ấy ra, họ không nói thêm gì nữa. Tôi gọi đây là kiểu truyền đạt thông tin ngắn gọn.
Bên cạnh đó, lại có những người luôn chọn cách nói vòng vo. Họ bắt đầu bằng vấn đề này nhưng lại kết thúc bằng một vấn đề hoàn toàn khác. Nhiều khi họ khiến đối phương phải nóng ruột vì không biết cuộc nói chuyện sẽ đi tới đâu. Tôi gọi đây là kiểu truyền đạt thông tin dài dòng.
Khi học ở trường, giáo viên luôn khuyến khích bạn đưa ra những lời giải thích sâu sắc và phong phú. Càng phân tích sâu, bạn sẽ càng được điểm cao! Tuy nhiên, tôi khuyên bạn, không nên quá lạm dụng điều này, nhất là khi làm việc trong môi trường công sở. Mỗi khi truyền đạt thông tin cho một ai đó, bạn cần diễn đạt sao cho gãy gọn, rõ ràng, dễ hiểu.
Với nhiều người, thời gian vô cùng quý báu, nhất là những người giữ chức vụ cao. Mỗi ngày, họ đều có quá nhiều việc phải giải quyết, vì vậy, họ sẽ không đủ kiên nhẫn để nghe những lời giải thích tối nghĩa, dài dòng của bạn; họ thích sự rõ ràng, ngắn gọn. Tốt nhất bạn nên đưa cho họ một danh sách ngắn gọn gồm những gạch đầu dòng về việc bạn cần họ giúp đỡ, hoặc một câu hỏi đơn giản để họ có thể trả lời ngay.
Để diễn tả điều này, trong tiếng Anh có một từ, đó là KISS - được rút ra từ những chữ cái đầu tiên của cụm từ “Keep It Short and Simple” (“Hãy ngắn gọn và đơn giản”). Nó giúp bạn nhớ tới phong cách của những người bận rộn. Hãy cố gắng thật ngắn gọn và súc tích trong từng lời nói và cách truyền đạt. Nếu cần, bạn có thể chuẩn bị kỹ từ trước.