Giai đoạn 2Thử thách

-Xin chào chị. - Dan khẽ gật đầu khi vừa thấy Susan ở ngoài sảnh - Vị Giám Đốc Một Phút giới thiệu tôi đến đây để tham gia cuộc họp nhóm của chị đấy.

- À phải rồi. - Susan nói - Còn vài phút nữa thì cuộc họp sẽ bắt đầu đấy. Trong nhóm này, có bốn người ở bộ phận vận chuyển, hai người ở phòng kế toán, ba người ở phòng kinh doanh và một là giám đốc phòng dịch vụ thông tin khách hàng. Chúng tôi đang tìm cách cải thiện quy trình thanh toán hóa đơn sao cho thuận tiện nhất để giảm thiểu những khiếu nại của khách hàng. Anh cứ tham gia với chúng tôi nhé.

Susan định bắt đầu cuộc họp lúc 2 giờ 5 phút, nhưng mãi đến 2 giờ 10 phút mọi người mới có mặt đông đủ để bắt đầu cuộc họp. Cô nhanh chóng đề cập vào vấn đề.

- Đây là cuộc họp lần thứ tư của chúng ta. Mặc dù cả nhóm đã đề ra mục tiêu là phải thanh toán hóa đơn chính xác cho khách hàng và giảm thiểu khiếu nại của họ, nhưng chúng ta vẫn chưa đi đến thống nhất về những biện pháp và hành động cụ thể nào cả.

- Điều đó không đúng. - Sam, một nhân viên kinh doanh, vội lên tiếng. - Chúng tôi đã cung cấp cho phòng kế toán những thông tin đặt hàng rất chính xác, nhưng dường như họ không theo dõi thông tin kỹ lưỡng cho lắm.

Ngay lập tức, một nhân viên phòng kế toán và trưởng phòng IT vào cuộc, và chỉ vài phút sau đó thì không còn ai nghe ai nói nữa. Cuộc họp trở nên rối rắm, Dan thậm chí không biết họ đang tranh cãi về vấn đề gì.

Khoảng năm phút sau, Susan vỗ tay lên bàn và nói lớn:

- Thôi nào! Tranh cãi sẽ chẳng giúp chúng ta đi đến đâu hết. Không ai chịu nghe ai nói cả. Bây giờ thế này, chúng ta sẽ lần lượt mời từng người phát biểu. Tôi muốn các anh chị hãy nói ra vấn đề mà theo các anh chị là quan trọng nhất.

Thế là, tuy vẫn chưa được thỏa mãn hoàn toàn nhưng dù sao mọi người cũng đã bắt đầu xác định được đâu là những vấn đề cốt lõi cần quan tâm.

- Anh thấy thế nào hả Dan? - Susan hỏi khi cô và Dan bước ra khỏi phòng họp.

- Tôi thấy rối rắm quá! - Dan trả lời - Cuộc họp làm tôi thấy hơi khó chịu. Dường như mọi người chưa được hài lòng, thậm chí có người còn tỏ ra giận dữ nữa. Khi chị tập trung vào vấn đề và đề nghị mọi người tham gia phát biểu để lấy ý kiến, bọn họ có vẻ như thách thức cả chị cùng các đồng nghiệp khác, một số còn muốn rút lui khỏi nhóm. Tôi lấy làm lạ ở chỗ cuối cuộc họp chị lại chúc mừng họ dù đã phê bình họ khá gay gắt lúc đầu.

- Tôi hiểu những băn khoăn của anh rồi. - Susan nói - Chúng ta sẽ bàn thêm về điều đó sau nhé, vì bây giờ tôi lại phải đi họp đây.

"Cuộc họp này làm mình nhớ đến những nhóm làm việc trước đây đã từng cộng tác." Dan tự nhủ, "Đó là lý do tại sao mình chẳng bao giờ thích đội nhóm và các cuộc hội họp. Đó là lý do vì sao...

Dan cười thầm khi nghĩ đến điều đó. "Có lẽ nên gọi đó là 'Lắm thầy nhiều ma' thì hơn, chẳng giải quyết được điều gì mà có khi còn khiến mọi thứ tệ hơn ban đầu !"

Nét mặt của Dan vẫn còn lộ vẻ bối rối khi anh quay lại văn phòng của Vị Giám Đốc Một Phút sau cuộc họp ban nãy.

- Rõ là một cuộc họp lạ lùng. - Dan nói khi vừa bước vào phòng - Tôi không khỏi thắc mắc tại sao ông có thể gọi đó là bước thứ hai được nhỉ? Nhóm của Susan làm việc trì trệ thấy rõ và các thành viên thì xung đột với nhau chứ đâu được như nhóm đang ở trong giai đoạn đầu?

- Chính xác là như thế đấy! - Vị Giám Đốc Một Phút cười - Và hiển nhiên là phải như thế. Có vậy thì chúng ta mới gọi đó là giai đoạn Thử Thách chứ. Đó là khi 'tuần trăng mật' ngọt ngào đã chấm dứt. Đây, anh hãy xem mô tả của giai đoạn 2 này nhé:

Giai đoạn 2: Thử thách.

Đặc điểm

- Mâu thuẫn giữa thực tế và kỳ vọng

- Vai trò và mục tiêu trở nên rối rắm và đầy thất vọng

- Không hài lòng với tình trạng bị phụ thuộc vào quyền lực

- Những ý kiến bất đồng bắt đầu thể hiện ra ngoài

- Bắt đầu việc hình thành các phe phái

- Cảm giác bất hợp tác, rối rắm và kém tự tin

- Ganh đua giành quyền lực và gây sự chú ý

- Kém tin tưởng lẫn nhau

- Chỉ một vài nhiệm vụ được hoàn tất

Những yếu tố cần thiết

- Làm rõ toàn cảnh vấn đề

- Xác định lại mục đích, vai trò, mục tiêu và cấu trúc công việc

- Cam kết lại những điều luật và nội quy

- Phát triển kỹ năng làm việc theo nhóm và ứng phó trong công việc

- Phát triển các hoạt động giao tiếp trong nhóm bao gồm việc lắng nghe tích cực, trao đổi ý kiến ôn hòa và không phán xét nhau; phát triển những kỹ năng hòa giải xung đột và giải quyết khó khăn

- Tôn trọng những sự khác biệt

- Tạo điều kiện khai thác thông tin và các nguồn lực tiềm năng

- Động viên khuyến khích và củng cố niềm tin

- Trân trọng những thành quả đã đạt được

- Thảo luận chân thành và cởi mở về những vấn đề xung đột tình cảm, phe phái và mâu thuẫn cá nhân

- Tạo dựng niềm tin và tinh thần trách nhiệm với nhau

Những vấn đề cần lưu ý

- Quyền lực

- Kiểm soát

- Xung đột

- Ôi trời! - Dan thốt lên - Xem ra giai đoạn này phức tạp và kém hiệu quả quá đi mất.

- Khoan vội kết luận đã anh bạn. - Vị Giám Đốc Một Phút nói - Vì có thể anh đã nhầm rồi đấy. Tôi chỉ nói đây là Bước 2, chứ tôi có bảo đây là giai đoạn kém hiệu quả đâu nào. Đây là một giai đoạn mà bất kỳ một tập thể nào cũng phải kinh qua trước khi họ trở nên hiệu quả.

Trước vẻ mặt chờ đợi và có phần mệt mỏi của Dan, Vị Giám Đốc Một Phút tiếp tục:

- Nhưng có điều tôi sẽ không gọi đó là giai đoạn 'tồi tệ', vì nếu nói như vậy thì chẳng khác nào gọi một đứa trẻ vị thành niên là một con người 'tồi tệ'. Mặc dù đặc thù của giai đoạn này là đầy những xung đột và mâu thuẫn về quyền lực, nhưng chính nó cũng sẽ làm nảy sinh sức sáng tạo và xác định những quan điểm khác biệt trong nhóm.

- Phải, tôi cũng nhận thấy rằng vấn đề ở đây không chỉ là việc kém hiệu quả mà còn ở thái độ của các thành viên, trông họ rất khủng hoảng. Mọi người không thích nhau và tinh thần trong nhóm sa sút nghiêm trọng. - Dan nói.

- Đúng. - Vị Giám Đốc Một Phút nói - Việc này vẫn xảy ra như cơm bữa trong các nhóm đấy thôi. Tinh thần và sự nhiệt tình của nhóm sẽ bị dao động khi mọi người nhận thấy nhiệm vụ trở nên khó khăn hơn họ nghĩ ban đầu. Anh có thể dễ dàng nhận ra thái độ bất đồng của các thành viên đối với nhau và đối với trưởng nhóm. Họ luôn có những phản ứng tiêu cực bởi vì các mục tiêu đề ra có vẻ quá nặng nề. Họ sẽ có cảm giác bối rối và bất lực. Hậu quả của những cảm giác đó chính là việc tinh thần của nhóm sẽ bị chùn xuống. Trong thực tế thì một số nhóm đã mắc phải vấn đề này ngay từ giai đọan đầu. Đặc biệt là đối với những nhiệm vụ mà không ai muốn nhận lãnh, ví dụ như việc cắt giảm nhân sự trong công ty chẳng hạn. Nếu như các thành viên không hăng hái ngay từ ban đầu hoặc cả tập thể chỉ xem nhiệm vụ đó là công việc phụ thì ắt hẳn cả nhóm sẽ không có tinh thần và nhiệt huyết ngay từ lúc ban đầu, thế là họ khởi sự ở ngay giai đoạn 2 này. Chính vì thế nên chúng ta cần ghi nhớ điều quan trọng này:

- Các nhóm cần thiết phải trải qua những yếu tố đặc trưng trong giai đoạn Thử thách này. - Vị Giám Đốc Một Phút nói tiếp - Các thành viên cần được khuyến khích bày tỏ cảm xúc của mình, mọi bức xúc và rối rắm phải được giải tỏa và xử lý kịp thời.

- Tôi sẽ cố ghi nhớ những gì ông nói. - Dan trả lời - Có điều là trong thực tế trước kia, tôi không biết làm cách nào để vận dụng những khái niệm của ông vào việc giải quyết các vấn đề trong nhóm của mình.