Đ
ã có rất nhiều chuyển biến rõ rệt kể từ khi Vị Giám Đốc Một Phút kể cho tôi nghe câu chuyện “quản lý khỉ” của Oncken. Đôi khi ngẫm lại, tôi chợt nhớ một mẩu chuyện vui về một người đàn ông làm công ăn lương. Khi được hỏi rằng ông đã làm việc cho công ty này từ bao giờ, thì câu trả lời của ông ta là: “từ khi họ dọa sẽ đuổi việc tôi”. Mẩu đối thoại hài hước ấy đã giúp tôi hiểu rằng mình cần phải cứng rắn trong hành động. Những cuộc đối thoại để tiếp cận hay đào tạo nhân viên không phải lúc nào cũng suôn sẻ. Tôi cũng từng vấp phải nhiều sự phản đối, khó chịu và bực bội trước cách thức làm việc mới mẻ này. Thậm chí tôi cũng phạm phải một số sai lầm. Nhưng cuối cùng thì trách nhiệm cũng được đặt đúng nơi, đúng người, đúng việc. Và kể từ đó trở đi, mọi thứ đã không bao giờ như cũ nữa!
Khi tôi áp dụng những nguyên tắc đã học được vào thực tế, hầu hết các nhân viên của tôi trở nên tự chủ hơn bởi giờ đây họ đã biết cách quản lý công việc sao cho hiệu quả. Điều đó khiến họ cảm thấy phấn khởi hơn, tâm trạng thoải mái hơn, từ đó làm việc cũng hiệu quả hơn. Và theo đó, tôi cũng có được nhiều thời gian rảnh hơn để “chăm sóc” những mối quan hệ cần thiết khác cho sự thành công của công ty.
Theo Oncken, ngoài việc kiểm soát “quỹ thời gian dành cho nhân viên”, thì để thành công trong quản lý, chúng ta còn phải biết quản lý quỹ thời gian quản lý bằng cách duy trì sự cân bằng của ba phạm trù thời gian sau:
BA PHẠM TRÙ THỜI GIAN:
1. Thời gian của sếp
2. Thời gian của
“toàn hệ thống”
3. Thời gian của bản thân
Thời gian của sếp là thời gian chúng ta dùng để làm những việc do sếp quyết định. Không ai muốn có sếp cả, tất cả chúng ta, ai cũng thế. Bạn có thể trúng số và trở nên giàu có. Sau đó lập công ty riêng và chỉ bằng cách đó, bạn mới tránh khỏi việc có một người sếp. Nhưng một khi đã đi làm thì tất cả chúng ta đều sẽ có sếp, và điều này đòi hỏi chúng ta phải dành một khoảng thời gian nhất định cho họ, bởi đó là nguyên tắc. Và bằng trực giác, tự chúng ta đều hiểu rằng việc đáp ứng yêu cầu của sếp suy cho cùng cũng là vì lợi ích của chính chúng ta nên chắc chắn chúng ta sẽ phải tốn thời gian cho họ, và sẽ còn tốn nhiều thời gian hơn nữa khi họ không hài lòng về một việc nào đó.
Lấy ngay một ví dụ nhỏ về chính tôi, khi tôi vẫn còn hết sức bận rộn với “lũ khỉ” của nhân viên, tôi đã phạm phải một trong những sai lầm lớn là đã không thông báo kịp thời cho cấp trên của mình về những gì đang xảy ra. Và trong một lần kiểm tra, bà ấy đã vô cùng ngạc nhiên và xấu hổ khi bị chính cấp trên của bà ấy phát hiện và truy vấn về một sự cố khá nghiêm trọng mà lẽ ra tôi đã phải báo cáo cho bà ấy biết.
Ngay sau đó, tôi liền nhận được yêu cầu là phải nghiêm túc thực hiện báo cáo tiến độ công việc của mình. Việc đó thực sự ngốn thêm khá nhiều thời gian trong quỹ thời gian vốn đã eo hẹp của tôi, nhiều hơn cả khi chưa xảy ra sự việc. Tất nhiên điều đó không có nghĩa là chúng ta cứ phải nhất nhất đồng ý với sếp của chúng ta. Bởi vì:
Nếu lúc nào chúng ta cũng đồng tình với sếp thì:
hoặc là chúng ta,
hoặc là sếp của chúng ta,
sẽ trở nên dư thừa.
Đáp ứng yêu cầu của sếp thực ra là vì quyền lợi của chính chúng ta, cho nên, dù không đồng ý với yêu cầu của sếp thì chúng ta vẫn nên cư xử với sếp theo cách mà chính chúng ta muốn được đối xử khi hai bên có những điểm bất đồng. Đó chính là phản đối lịch sự hay phản đối trong sự tôn trọng đối phương.
Thời gian của “toàn hệ thống” là thời gian dùng để quản lý và giải quyết những việc có liên quan đến nhu cầu của tất cả mọi người – không phân biệt vị trí làm việc.
Hoạt động hành chính trong một công ty có thể ví như một dây chuyền sản xuất vận hành liên tục theo một sơ đồ có tổ chức. Nó liên tục nhận nguyên liệu ở đầu vào, xử lý và đưa ra sản phẩm. Thời gian của toàn hệ thống là thời gian ròng rọc quay trong dây chuyền sản xuất đó. Đối với chúng ta, đầu vào là “ngăn nhận hồ sơ”, còn đầu ra là “ngăn trả hồ sơ”. Và thời gian của toàn hệ thống là khoảng thời gian chúng ta dùng để xử lý tất cả những giấy tờ hành chính cần phải được hoàn tất, chẳng hạn như giấy yêu cầu, thư đề nghị, những buổi họp phải tham dự, những cú điện thoại phải trả lời, hay ngay cả việc lập ra một bản miêu tả chi tiết công việc và những yêu cầu về trình độ, kỹ năng v.v. để tuyển thư ký mới chỉ vì cô thư ký cũ đột nhiên xin nghỉ việc.
Đây là vấn đề luôn tồn tại trong bất kỳ hệ thống nào. Vì thế, các công ty mới cần tuyển dụng nhân viên hành chính để hỗ trợ cho mọi người trong việc quản lý và vận hành công ty. Trên thực tế, không có giới hạn cụ thể cho những yêu cầu đặt ra đối với công việc hành chính, nhưng quyền hạn của các nhân viên hành chính lại rất hạn chế. Đó là lý do vì sao người trợ lý không thể đáp ứng ngay tất cả mọi yêu cầu, bởi các thủ tục hành chính thường mất rất nhiều thời gian. Nhưng nếu chúng ta bỏ qua hoặc không tuân theo những quy định hành chính thì đấy lại là một việc làm hết sức nguy hiểm.
Phạm trù cuối cùng của thời gian chính là chúng ta phải biết cách quản lý hiệu quả, chặt chẽ và hợp lý chính quỹ thời gian của mình. Thời gian của bản thân chính là lượng thời gian mà chúng ta dùng để thực hiện những công việc do chính chúng ta quyết định.
Nếu không biết cách điều tiết thời gian của bản thân, chỉ thụ động phản ứng lại, thụ động thực hiện những việc cấp trên giao phó, đồng nghiệp nhờ vả và nhân viên trông chờ thì chúng ta không thể hoàn tất những việc mà chúng ta thực sự mong muốn Thời gian của bản thân là phạm trù thời gian quan trọng nhất trong cả ba loại được đề cập, bởi đây chính là khoảng thời gian chúng ta được tự do thể hiện chính bản thân mình khi làm việc trong một tập thể.
Phạm trù thời gian dành cho sếp vốn là để thực hiện những yêu cầu do sếp đề ra, cho nên nó sẽ luôn chiếm quyền ưu tiên hơn những yêu cầu của bản thân chúng ta.
Còn đối với khoảng thời gian của toàn hệ thống thì những nhu cầu được xác định rõ luôn chiếm được thế thượng phong.
Do đó, chỉ duy nhất những khoảng thời gian dành cho bản thân mới là lúc chúng ta đưa ra những đóng góp độc đáo nhất cho tổ chức.
Thời gian của bản thân, cũng giống như cholesterol vậy, có thể hữu ích, mà cũng có thể là rất nguy hiểm. Thời gian dành cho bản thân được chia làm hai loại: thời gian cần thiết và thời gian dành cho nhân viên.
Thời gian dành cho nhân viên, như đã đề cập, là khoảng thời gian chúng ta dùng để xử lý các “con khỉ” của nhân viên chúng ta. Còn thời gian cần thiết là khoảng thời gian chúng ta đầu tư cho công việc nhằm làm cho nó trở nên thật hữu ích và rất đáng khen thưởng. Đó là lúc chúng ta tư duy sáng tạo, nghiên cứu cải cách, lên kế hoạch và tổ chức công việc, v.v. Những hoạt động đó vốn rất cần thiết đối với sự tồn tại, hoạt động và phát triển của bất kỳ tổ chức nào. Do đó, thời gian cần thiết thật sự rất cần cho sự sống còn của tổ chức cũng như của cá nhân.
Mặc dù thời gian cần thiết là phạm trù thiết yếu nhất trong tất cả, nhưng đây lại là điều chúng ta sẵn sàng từ bỏ ngay lập tức ngay khi gánh chịu áp lực từ mọi phía. Tại sao vậy? Đơn giản là khi không tuân theo ý muốn của sếp thì chúng ta sẽ bị cho là cứng đầu, là vô kỷ luật. Còn nếu không tuân theo những quy tắc, yêu cầu của hệ thống hành chính thì chúng ta sẽ bị coi là vô tổ chức. Và nếu không thực hiện lời hứa với các nhân viên của mình thì chúng ta lại bị gán cho là nguyên nhân gây nên sự trì trệ, là người ngăn cản sự phát triển của công ty.
Hầu hết chúng ta đều cảm thấy có lỗi khi xâm phạm quỹ thời gian của sếp, quỹ thời gian của tổ chức, bởi vì:
Những ai dám thờ ơ với yêu cầu của tổ chức sẽ phải nhận lãnh hình phạt nghiêm khắc!
Vậy có hình phạt nào dành cho hành động xâm phạm đến phạm trù thời gian cần thiết – quỹ thời gian quan trọng nhất đối với bản thân và công ty. Hoàn toàn không!
Nếu là bạn, bạn sẽ chọn giải pháp nào nếu phải chọn lựa giữa một việc cần làm (dẫu không thực hiện cũng không sao, không phải nhận lãnh bất cứ hình phạt nào) với một việc mà nếu sơ xuất sẽ bị gán ngay cho muôn vàn tội lỗi như trên?
Trong một giai đoạn nhất định và không quá lâu, việc dành ít thời gian cho quỹ thời gian cần thiết của bản thân không gây ra tác hại gì. Nhưng đây chỉ là giải pháp tình thế. Về lâu dài, điều này sẽ kéo theo những hậu quả khôn lường cho cả tổ chức cũng như cho chính chúng ta.
Đối với tổ chức, đó chính là sự chậm phát triển, trì trệ, giảm tinh thần thi đua giữa các phòng ban,... công ty sẽ ngày càng đi xuống. Trong một tổ chức, nếu các nhân viên đều không có đủ quỹ thời gian cần thiết để phát huy bản thân, thì tổ chức đó sẽ mất đi những ý tưởng sáng tạo, những phát kiến, cải cách từ chính các nhân viên của mình. Và một khi sự tồn vong của tổ chức lâm nguy thì lập tức chính bản thân các nhân viên cũng bị ảnh hưởng. Bởi khi ấy, tất cả những gì họ có thể làm là phản ứng một cách thụ động trước sự nảy sinh liên tục của vấn đề, để rồi họ lại tự mình vắt kiệt sức sáng tạo của bản thân, đi vào lối mòn trong suy nghĩ và kỹ năng cá nhân cũng dần bị mai một.
Vậy chúng ta phải làm gì để thoát khỏi điều này? Điều chúng ta phải làm đó là gắn kết các yêu cầu, các vấn đề có liên quan giữa sếp, các đồng nghiệp, các trợ lý và nhân viên lại với nhau và cùng tìm ra cách thoát khỏi mớ hỗn độn đó. Với tôi, đó là hai năm trời ròng rã, theo đuổi một cách kiên trì và bền bỉ.
Tôi bắt đầu bằng việc giảm bớt “thời gian dành cho nhân viên” và quyết định này khiến không ít người cảm thấy căng thẳng. Thật lòng tôi không muốn làm người khác khó chịu, nhưng tôi không thể làm khác được vì những “con khỉ” phải được chăm sóc đúng người, đúng vị trí (bắt đầu từ vị trí thấp nhất – nhân viên) trong hệ thống tổ chức. Đối với tôi, những người cấp dưới không thể gửi lại văn phòng của tôi những “con khỉ” của họ khi chưa có sự đồng ý của tôi. Sau khi tiến hành việc cắt giảm này, quỹ thời gian cần thiết của tôi tự động tăng lên, và tôi quyết định dùng nó để đầu tư cho công việc quản lý của mình, theo đúng nghĩa của nó.
Tại buổi hội thảo “quản lý quỹ thời gian quản lý”, tôi đã được nghe một câu chuyện rất thú vị. Đó là câu chuyện về hai gã ngốc bị gấu rượt đuổi. Cả hai khi đó đang cùng chạy thục mạng trong khu rừng rậm, và con gấu đuổi theo mỗi lúc một gần. Một trong hai người nói với người còn lại: “Nếu tôi cởi giày ra, có lẽ tôi sẽ chạy nhanh hơn một chút”. Người còn lại đáp: “Tôi không nghĩ nó sẽ giúp anh chạy nhanh hơn con gấu!”. Anh chàng kia đáp trả: “Tôi không cần phải chạy nhanh hơn con gấu, tôi chỉ cần chạy nhanh hơn anh mà thôi!”.
Trong câu chuyện trên, dù anh chàng kia có tranh thủ chạy nhanh hơn người bạn thì con gấu đó vẫn cứ tiếp tục đuổi theo họ. Tương tự như vậy, đối với trường hợp của tôi, việc cắt giảm “thời gian dành cho nhân viên” chỉ giúp tôi có thêm một ít thời gian, nhưng những yêu cầu, những vấn đề cần giải quyết vẫn còn tồn tại, vẫn đuổi theo tôi hệt như con gấu nọ. Những yêu cầu của sếp, của đồng nghiệp, và cả những yêu cầu hợp lý khác của nhân viên cũng giống như con gấu ấy, nó không hề biến mất. Nhưng ít ra “quỹ thời gian cần thiết” mà tôi mới tiết kiệm được cũng cho tôi một không gian trống để tôi có thể bắt tay vào thu xếp những việc khác ấy. Và một khi có được hạt giống “thời gian tự do” nhỏ bé ấy, tôi liền trồng nó một cách cẩn thận, chăm sóc kỹ lưỡng để nó nảy mầm và phát triển.
Đầu tiên là với sếp, tôi dành thời gian để xác định cách làm sao vừa làm tốt công việc của mình mà lại vừa có thể xây dựng được sự tin tưởng của sếp. Vậy nên tôi quyết định thực hiện các báo cáo một cách đều đặn mọi diễn tiến của công việc, thay vì luôn chờ có được ý kiến hoặc quyết định của sếp như trước kia mới làm. Điều này khiến cho bà ấy luôn được thông tin kịp thời và trong trường hợp có sự cố, bà ấy có thể đưa ra biện pháp ngăn chặn hoặc điều chỉnh đúng lúc.
Cách làm này đã tiết kiệm được rất nhiều thời gian cho chúng tôi - tôi và cả sếp của tôi. Cũng theo hướng đó, tôi áp dụng với các đồng nghiệp và với những người xung quanh mình. Trước đây, một mình tôi phải vùi đầu giải quyết những khó khăn theo cách của riêng mình, dù rằng giải pháp đó đem lại năng suất cao hơn, nhưng thực sự vẫn có rất nhiều hạn chế. Còn bây giờ, khi đã có thêm một lượng “thời gian cần thiết”, tôi quyết định sẽ dùng nó để xây dựng mối quan hệ với mọi người. Như thế, công việc của tôi sẽ càng thuận lợi hơn bởi tôi luôn nhận được sự hỗ trợ nhiệt tình của họ mỗi khi cần thiết. Đây chính là yếu tố giúp tôi không mất nhiều thời gian hơn so với khi phải tự mình đương đầu giải quyết mọi việc như trước đây.
Cả với các nhân viên dưới quyền, tôi cũng áp dụng tương tự như vậy. Bắt đầu bằng việc gửi trả những “con khỉ” trở về với người chủ thật sự của nó. Tiếp theo đó, tôi thực hiện đào tạo bằng cách cùng trao đổi. Mỗi bước phát triển của họ sẽ làm gia tăng thêm quỹ “thời gian cần thiết” của riêng tôi, cũng như sự hăng hái, nhiệt tình của chính bản thân họ. Rõ ràng, thành công của tôi được xác định bằng chính những điều mà tôi đã hỗ trợ cho nhân viên của mình, chứ không phải những điều mà tự bản thân tôi làm lấy.
Tôi dần nhận ra rằng, trong một tổ chức, mỗi người đều có trách nhiệm quản lý “con khỉ” của chính họ. Khi ấy, thật khó phân biệt được ai là người thừa hành và ai là người quản lý, bởi vì mọi người ai cũng đều mong muốn làm những việc phải làm cốt sao cho công việc đạt được kết quả tốt nhất. Và trách nhiệm của nhà quản lý chính là phân định rõ phạm vi trách nhiệm này của mỗi người mà thôi.
Trước sự thay đổi tốt đẹp, cả về con người lẫn chuyên môn quản lý của bản thân, tôi muốn chia sẻ những điều đã học được cho mọi người xung quanh tôi - đặc biệt là những ai đang bị áp lực thời gian đè nặng. Tôi rất thông cảm với họ - những người chẳng bao giờ có đủ thời gian cho công việc, gia đình và bè bạn. Tôi muốn giúp họ nhận ra tính năng động và hữu dụng của việc “quản lý khỉ”, giúp họ trở thành “nhà quản lý khỉ” trong chính “sở thú” của riêng họ. Bước ngoặt quan trọng ấy đã mở ra những đổi thay thú vị trong cuộc đời của tôi, và tôi tin là cho tất cả những ai đọc cuốn sách này.
Tôi hy vọng rằng câu chuyện vui về “Khỉ và Quản lý khỉ” này sẽ giúp ích cho các bạn cũng như đã từng giúp ích cho tôi. Bởi cho đến tận bây giờ, tôi vẫn thường xuyên tự nhắc nhở mình những nguyên tắc chủ yếu của nó, những nguyên tắc của “quản lý khỉ”.
Khi viết những dòng chữ cuối cùng này, tôi đang ở một mình trong văn phòng. Cánh cửa vẫn để ngỏ. Và khi liếc nhìn vào tấm ảnh mới của gia đình, tôi đã nhận ra một sự thay đổi vô cùng to lớn, đó là: “Giờ đây, tôi đã có mặt trong tấm ảnh!”.