N
ếu bạn muốn biết làm thế nào để không phải viết thư, tôi có thể giúp bạn.
Cứ xem các bức thư thông thường của bất cứ tổ chức kinh doanh nào; nó sẽ cho bạn thấy những suy nghĩ xám xịt và cách diễn đạt cứng nhắc.
Trong chương 5, tôi có viết lại một bức thư của chính tôi về một cuốn sách của tôi - Làm thế nào bán hàng qua điện thoại. Tuy nhiên, nó không được coi là mẫu thư phổ thông.
Nó rất ngắn gọn, thẳng thừng và trực tiếp, đúng với bản chất của nó. Sẽ thật thiếu khiêm tốn nếu một tác giả khoe khoang và khen ngợi chính tác phẩm của mình.
Điều duy nhất tôi có thể bảo đảm là 80% người nhận được lá thư đó sẽ phản hồi và đó cũng chính là tựa đề của cuốn sách. Điện thoại là cách giao tiếp thông dụng nhất và mỗi người sở hữu thiết bị đầy giá trị này đều muốn làm giàu từ nó.
Sự khác biệt cơ bản giữa một bức thư và một cú điện thoại là ngôn ngữ sử dụng: văn nói và văn viết. Văn viết dù sao cũng có một số ưu thế so với văn nói. Văn nói đi qua đường tai nên dễ bị quên. Văn viết thì tấn công vào đôi mắt và bao gồm cả các ký hiệu rõ ràng, hữu hình, cố định. Vì vậy, văn viết có nhiều khả năng được nhớ hơn. Ngoài ra, một lá thư còn có những ưu điểm vượt trội so với những hình thức giao tiếp khác. Đó là cảm giác thân mật, cá nhân giữa con người với con người. Một chiếc điện thoại phát ra tiếng nói và rồi im lặng. Một bức thư thì luôn tồn tại, miễn là bạn còn giữ nó. Một bên là tiếng chuông sau đó biến mất, một bên là bản ghi chép còn tồn tại. Họ sẽ dập máy nhưng sẽ nấn ná với một bức thư. Chúng khác nhau như trí nhớ và bản ghi nhớ.
Vậy, tại sao một cuộc điện thoại lại thân thiện hơn một bức thư?
Câu trả lời là vì khi nói, con người thường tự nhiên và cảm tính hơn so với lúc viết ra suy nghĩ của mình. Chúng ta thoải mái và dễ tính khi cầm điện thoại lên. Chúng ta căng thẳng và tự nhận thức việc mình làm khi cầm một cây bút. Câu chữ càng gần lời nói càng tốt. Mặc dù, trong nhiều lá thư, ngôn ngữ cần phải trang trọng hơn một chút. Nhưng có một quy tắc bất di bất dịch, dù là nói hay viết: Tránh sự hời hợt.
Làm thế nào nhận được phản hồi tốt khi viết thư?
Một bức thư, cũng như một cuộc gọi 1-1, là cuộc gặp của hai tâm trí. Kể cả khi bạn nói thay mặt một nhóm và người nghe cũng vậy, quan hệ cá nhân giữa bạn và anh ta vẫn còn đó, ít nhất trong ngữ cảnh của bức thư. Những gì bạn nói có thể là chính sách của công ty, nhưng nói như thế nào hé lộ quyền năng hay sự thất bại trong khả năng tự thể hiện bản thân.
Đúng là một bức thư, dù được viết tốt hay không, khi đã chuyển tải được ý đồ của người viết đến người đọc thì đã đạt đến mục đích của nó. Nhưng rất nhiều khi, một bức thư cần nhiều hơn những chuỗi sự thật và hoàn cảnh. Có những khi mục đích của lá thư gây ảnh hưởng, thuyết phục và thúc đẩy người đọc nó. Tập hợp một vài câu khuôn sáo và liên kết vài câu lại với nhau sẽ không đáp ứng được yêu cầu này.
Câu hỏi đầu tiên cần tự hỏi bản thân khi viết thư là: Lá thư này để làm gì? Chúng ta nên tự hỏi mình: Cách tốt nhất để làm việc này là gì? Câu hỏi đầu tiên rất dễ trả lời. Câu thứ hai cần thêm một chút suy nghĩ và khả năng sử dụng tiếng bản ngữ một cách trôi chảy, phong phú. Ngay cả khi chủ đề yêu cầu sự trang trọng, bạn vẫn nên giữ cho bức thư càng thoải mái càng tốt.
Rõ ràng, đơn giản, và trên hết, ngắn gọn.
Những từ ngắn, câu ngắn, đoạn ngắn là cách dễ nhất tiếp cận với sự chú ý của người nhận thư. Anh ta sẽ thấy được khuyến khích đọc tiếp khi chỉ phải đọc ít thôi. Ngược lại, sự chú ý của anh ta sẽ bị đánh tan bởi những cách trình bày dài dòng, buồn tẻ. Đôi khi cần đến những lá thư dài, dĩ nhiên rồi, như trong trường hợp tôi sắp nói đây. Nhưng trừ các ngoại lệ, thư càng ngắn, với điều kiện được viết tốt thì càng dễ có cơ hội nhận được phản hồi tốt.
Vài năm trước, một người bạn của tôi - anh ta ở văn phòng Chicago thuộc một tạp chí quốc gia rất quan trọng - viết rằng anh ấy đang đối mặt với những khó khăn trong việc tiếp cận đối tượng thông qua thư. Anh ấy muốn tôi đưa ra một giải pháp để có thể có được lịch hẹn phỏng vấn. Vì thế, tôi yêu cầu anh ấy gửi tôi xem một vài lá thư do anh ấy viết.
Đó là - xin lỗi bạn tôi - một lá thư dài, trong khi về bản chất không cần quá dài. Nó kể chi tiết về những tin đồn trên phạm vi quốc gia và địa phương, cùng những bằng chứng thuyết phục và đầy đủ về những việc nó đã làm và có thể làm cho ngành quảng cáo. Tất cả các mặt của vấn đề đều được viết ngắn gọn nhưng đủ ý. Dù dài nhưng bức thư khó có thể súc tích và đủ ý hơn nữa. Dù dài nhưng đó là một bức thư tốt. Logic rõ ràng, câu cú sắc sảo, các quan điểm nhất quán và đủ thuyết phục. Vậy thì lá thư có vấn đề gì?
Có hai luồng ý kiến về vấn đề này, nhưng tôi sẽ bảo vệ quan điểm của mình, như khi tôi mới trình bày cho người bạn ở Chicago.
Lá thư của anh ấy kết thúc với một đề nghị phỏng vấn chân thành và tôi luôn cho rằng khả năng phỏng vấn được sẽ giảm xuống nếu đối tượng biết trước mọi lý do bạn cần gặp anh ta. Nếu anh ta quan tâm, anh ta sẽ gọi bạn tới. Nếu không, tại sao anh ta lại phải nghe bạn nhai lại một câu chuyện quen thuộc? Sự nguy hiểm của một lá thư kể đủ mọi thứ là vì nó không để lại khoảng trống cho sự suy diễn.
Làm thế nào mở ra những cánh cửa với các lá thư?
Điều bạn tôi cần là lời chấp thuận phỏng vấn và bất kể một bức thư dài trình bày có tốt đến đâu, nó vẫn thiếu ưu thế của việc tiếp cận trực tiếp. Gặp trực tiếp bao giờ cũng tốt hơn làm việc qua thư. Vì thế, tôi đề xuất và viết một chuỗi bốn mươi lá thư, mỗi bức không quá năm mươi từ, để gửi mỗi ngày một lá tới những đối tượng phỏng vấn bướng bỉnh nhất. Mục đích duy nhất của những lá thư này là để người nhận chấp thuận cho người viết bước vào và chiến thuật thành công. Trong vòng sáu tuần, bạn tôi nói rằng mọi cánh cửa mà trước đây đóng sập lại trước mặt anh ta đều đã mở.
Tôi sẽ đặt tám chữ tóm gọn lại nhiệm vụ của năm mươi chữ đó: Khơi dậy tò mò nhưng không giải thích. Và đó, theo tôi, là điều mà những lá thư phải làm được nếu cần một cuộc phỏng vấn trực tiếp. Ngắn gọn là cách tốt nhất tôi biết để tạo nên ấn tượng tốt và tăng khả năng nhận được phản hồi.
Có một câu thành ngữ Pháp: “Cách tốt nhất để trở nên nhạt nhẽo là nói hết ra.”
Hãy để bức thư khiến một người phải nghĩ xem lá thư nói về điều gì.
Nhưng đợi đến khi gặp rồi hãy nói cho anh ta biết điều đó.