HỌC HỎI NHỮNG ĐIỀU CƠ BẢN

Hầu hết mọi người thường trao đổi thông tin theo một cách hay một số cách chủ yếu, nhưng đối với những nhà quản lý, bạn cần cố gắng truyền đạt thông tin càng nhiều cách càng tốt. Học hỏi các nguyên tắc trao đổi thông tin cơ bản sẽ giúp bạn truyền đạt những ý kiến, đề xuất của mình một cách rõ ràng và hiệu quả.

TRAO ĐỔI THÔNG TIN TỐT HƠN

Việc trao đổi thông tin hay diễn đạt tốt thông tin muốn chuyển tải là sự sống còn của công ty. Cho dù việc trao đổi thông tin có thể được thực hiện dưới nhiều hình thức như nói, viết và lắng nghe, nhưng tất cả đều để thực hiện một mục đích cuối cùng là chuyển tải thông tin cần thiết đến người nhận. Bạn hãy sử dụng việc trao đổi để xử lý thông tin và cải thiện các mối quan hệ của bản thân.

1. Hãy khuyến khích các nhân viên trong Công ty của bạn cải thiện tất cả những hình thức trao đổi thông tin.

2. Lưu ý rằng những người có khả năng diễn đạt tốt là những nhà quản lý giỏi.

TRAO ĐỔI THÔNG TIN HIỆU QUẢ

Trao đổi thông tin hiệu quả (dẫn đến công việc kinh doanh hiệu quả) xoay quanh vấn đề mọi người hiểu ý bạn muốn nói gì và những câu trả lời của họ chính là điều bạn muốn nghe. Trao đổi thông tin là quá trình luân chuyển hai chiều. Trong quản lý, bạn trao đổi thông tin để Công việc được thực hiện, được thông qua, đồng thời bạn cần có những thông tin cần thiết để đi đến quyết định cuối cùng, cũng như đạt được sự thông hiểu giữa hai bên và phát triển các mối quan hệ.

NHẬN BIẾT CÁC RÀO CẢN

Luôn luôn có ít nhất hai bên tham gia vào bất kỳ một cuộc trao đổi nào, mỗi bên đều có những mong muốn, nhu cầu và thái độ khác nhau. Những mong muốn và nhu cầu này có thể là rào cản trong quá trình trao đổi thông tin nếu nó mâu thuẫn với những mong muốn và nhu cầu của đối tác, đồng thời sẽ gây khó khăn trong việc bạn chuyển tải hay nhận các thông tin phản hồi chính xác. Việc trao đổi thông tin chỉ thành công khi bạn vượt qua những rào cản này. Vì vậy, khi bắt đầu thực hiện cuộc trao đổi thông tin, đầu tiên bạn phải nhận biết xem những rào cản này có tồn tại hay không.

TRAO ĐỔI MỘT CÁCH TÍCH CỰC

Phá vỡ những rào cản là một trong những bước đầu tiên để việc trao đổi thông tin được thành công. Nhìn vào mắt của người đang nói chuyện với bạn, lắng nghe những gì họ nói và nhận biết các phản ánh của ngôn ngữ cơ thể họ sẽ giúp bạn thành công trong giao tiếp.

ĐẠT ĐƯỢC SỰ RÕ RÀNG

Ba nguyên tắc tạo nên thành công trong việc trao đổi thông tin đều liên quan đến sự rõ ràng như:

• Bản thân bạn hiểu rõ những gì bạn muốn trao đổi.

• Chuyển tải thông tin một cách súc tích.

• Đảm bảo thông tin được hiểu một cách chính xác và rõ ràng.

Cuộc trao đổi thông tin thành công có nghĩa là chuyển tải được những gì bạn muốn nói và hiểu rõ toàn bộ thông tin phản hồi.

3. Bạn không nên cố gắng vượt qua các rào cản bằng cách áp đặt các vấn đề lên người khác.

LỰA CHỌN PHƯƠNG PHÁP

Việc lựa chọn phương thức chuyển tải thông tin tùy thuộc vào mức độ quan trọng của thông tin đó. Nếu bạn muốn nhanh và thuận tiện, bạn nên chọn phương thức trực tiếp bằng lời nói, còn nếu muốn lưu lại thông tin đã chuyển tải đó và đánh dấu theo thứ tự, bạn có thể lựa chọn hình thức trang trọng bằng văn bản đánh máy chẳng hạn, như vậy bạn cũng có thể nhận được câu trả lời bằng hình thức văn bản. Phương tiện truyền thông điện tử đã tạo ra nhiều hình thức trao đổi hơn do có sự kết hợp giữa nói và viết. Do vậy, mặc dù thư điện tử tiện lợi, nhanh chóng tuy không mang tính chính thức giống như trao đổi qua điện thoại nhưng nó mang hình thức của một lá thư và bạn có thể lưu giữ được. Mục tiêu của thông tin muốn chuyển tải sẽ quyết định phương pháp chuyển tải. Vì vậy, bạn hãy quyết định thông tin chuyển tải trước, sau đó lựa chọn phương pháp chuyển tải và đảm bảo bạn thông thạo khi sử dụng phương tiện để thực hiện.

NHỮNG KHÁC BIỆT VỀ VĂN HÓA

Cách trao đổi thông tin bằng lời và cử chỉ ở các nền văn hóa khác nhau đều rất đa dạng. Người | Nhật và người châu Á chấp nhận sự im lặng dễ dàng hơn người châu u. Người Đức, người Bắc u và người Anh ăn nói ít trôi chảy và hạn chế trong cách diễn tả bằng cử chỉ hơn người La tinh.

Người Anh thường tránh nói thẳng những gì họ muốn nói, trong khi người Úc có thể làm người khác bối rối bằng cách mạnh dạn nói thẳng những ý kiến của họ. Người Mỹ thích trao đổi thông tin trong các cuộc họp và thường sử dụng khẩu hiệu, hình ảnh để hỗ trợ.

4. Hãy chọn lựa phương thức chuyển tải thông tin đem lại hiệu quả nhất.

KẾT HỢP CÁC PHƯƠNG PHÁP

Có năm phương pháp chính để trao đổi thông tin gồm viết, nghe nói, cử chỉ, hình ảnh và kết hợp tất cả các cách trên. Mặc dù bốn cách đầu có thể sử dụng riêng biệt, nhưng nhiều người nhận thấy rằng nếu sử dụng kết hợp từ hai phương pháp trở lên sẽ khiến quá trình trao đổi thông tin tăng thêm sự hứng thú, dễ hiểu và dễ nhớ. Chúng ta cũng có thể nâng cao hiệu quả hơn bằng cách kết hợp nhiều phương pháp cùng một lúc. Ví dụ phương pháp tổng hợp là trao đổi thông qua phương tiện truyền thông và công nghệ điện tử, đây được xem như là truyền thông đa phương tiện và hội nghị truyền hình. Truyền thông đa phương tiện cho phép sử dụng nhiều hình ảnh hỗ trợ hơn và ngày càng được mọi người chọn lựa hơn khi thực hiện trao đổi thông tin với số lượng người tham gia đông, đặc biệt cho những công ty lớn có công nhân hàng nghìn người.

5. Nếu có thể, nên sử dụng hình ảnh hỗ trợ cho việc trao đổi thông tin.

HIỂU RÕ NGÔN NGỮ CƠ THỂ

Ngôn ngữ cơ thể là hàng loạt những động tác, cử chỉ được thực hiện một cách vô thức và có thể làm cho việc trao đổi thông tin được thành công hoặc dẫn đến thất bại. Ngay cả khi ngồi im, bạn đã vô tình chuyển tải một thông điệp rõ ràng về những gì bạn đang nghĩ.

6. Khi nói chuyện với người khác, nên giữ một khoảng cách chừng 1 mét.

TRAO ĐỔI THÔNG TIN BẰNG NGÔN NGỮ CƠ THỂ

Tư thế là ngôn ngữ cơ thể quan trọng nhất. Ngay từ cuộc gặp gỡ đầu tiên, ba tư thế sau đây sẽ tạo nên các ấn tượng khác nhau. Tư thế tích cực có ảnh hưởng tốt đến kết quả cuối cùng, vì nó khuyến khích mọi người trao đổi một cách thoải mái. Trong khi đó, tư thế tiêu cực lại khiến cho việc trao đổi trở nên khó khăn.

ĐỌC NGÔN NGỮ CƠ THỂ

Chúng ta rất khó nhận biết và kiểm soát được ngôn ngữ cơ thể vì nó rất tinh tế và đa dạng. Tuy nhiên, việc hiểu được ngôn ngữ này sẽ giúp bạn biết được những suy nghĩ thật của đối tác trong quá trình trao đổi thông tin. Ví dụ, nếu một người đang cảm thấy áy náy vì đã nói dối, thì những động tác lúng túng của người đó sẽ tiết lộ điều đó.

CHẾ NGỰ NỖI SỢ HÃI

Chúng ta thường có cảm giác căng thẳng trước khi trình bày hay tham dự phỏng vấn là điều bình thường. Mọi hoạt động của con người được điều khiển bởi hệ thần kinh, cho nên sự căng thẳng xuất hiện là do tuyến nội tiết bơm chất adrenaline vào trong máu. Để chế ngự cảm giác căng thẳng, bạn hãy cố gắng mỉm cười và thư giãn tay chân. Khi nói chuyện hay đang lắng nghe người khác nói chuyện, bạn hãy nhìn thẳng vào mắt họ, giữ tư thế thoải mái và cố tránh những động tác thừa.

SỰ KHÁC BIỆT VỀ VĂN HÓA

Khi giao tiếp, người Anh và người Mỹ có khuynh hướng giữ khoảng cách khá xa với người đối diện. Họ sẽ tự động lùi ra xa khi thấy khoảng cách đó bị thu ngắn lại.

GIỮ KHOẢNG CÁCH

Giữ khoảng cách phù hợp khi nói chuyện là một biểu hiện của ngôn ngữ cơ thể và khoảng cách này sẽ thay đổi tùy theo tình huống. Ví dụ, trong những buổi gặp mặt xã giao, khách mời thường đứng gần nhau hơn so với những người chưa quen biết trong những tình huống trang trọng khác. Tốt nhất đừng nên xâm phạm khoảng cách tối thiểu, nếu không bạn sẽ gặp phải phản ứng phòng vệ của người đó.

7. Nếu cảm thấy căng thẳng, bạn hãy hít thở chậm và sâu để thư giãn.

TẠO ẤN TƯỢNG

Ấn tượng ban đầu rất quan trọng. Nhiều người cho rằng, trong bất cứ cuộc gặp gỡ lần đầu nào thì thường năm giây đầu tiên bao giờ cũng quan trọng hơn năm phút sau đó. Do đó, nếu bạn thật sự quan tâm đến các chi tiết nhỏ trước khi thực hiện một cuộc gặp gỡ nào đó, thì kết quả đem lại rất khác biệt. Trong mọi tình huống, bạn nên ăn mặc chỉnh tề. Ngay cả khi không cần phải ăn mặc trang trọng, thì trang phục của bạn cũng nên tươm tất. Trước khi tham dự một cuộc gặp gỡ nào, bạn hãy nhìn vào gương để quan sát xem trang phục, đầu tóc đã gọn gàng chưa.

TẠO ẤN TƯỢNG

Ăn mặc gọn gàng và giữ phong thái đĩnh đạc sẽ thang người giúp bạn tạo ấn tượng tốt đối với đối tác, với mọi người. Với một dáng vẻ gọn gàng, chỉnh tề, người phụ nữ này trông rất tự tin và lịch thiệp.

HIỂU VÀ BIẾT CÁCH SỬ DỤNG CÁC ĐIỆU BỘ, CỬ CHỈ

Những bình thức trao đổi không dùng lời nói như điệu bộ, cử chỉ, tư thế hay vẻ mặt là một phần quan trọng của ngôn ngữ cơ thể. Biết cách thể hiện các cử chỉ một cách hiệu quả trên diễn đàn hay khi trao đổi trực tiếp sẽ giúp bạn thành công trong việc chuyển tải các thông điệp đến với mọi người.

8. Khi xuất ngoại, nếu bạn không nắm chắc các cách ứng xử thông thường ở đó, thì tốt nhất hãy hỏi dân bản địa.

9. Phải chú ý để tránh trường hợp mang một vẻ mặt cau có, bực bội.

NHỮNG KHÁC BIỆT VỀ VĂN HÓA

Những cử chỉ cơ thể ở các nước khác nhau sẽ mang những ý nghĩa khác nhau. Ở Bắc Mỹ, khi dùng ngón cái và ngón trỏ nối với nhau thành chữ O, có nghĩa là OK. Nhưng cử chỉ này lại mang ý nghĩa xúc phạm người khác nếu xảy ra ở Đan Mạch. "Chỉ tay" được xem là cử chỉ thô lỗ ở Trung Quốc. Người Pháp thể hiện sự nhiệt tình bằng cách bắt tay, nhưng nếu xảy ra ở Anh thì được xem là cử chỉ thái quá. "Lắc đầu" có nghĩa thông thường là "không", nhưng nếu xảy ra ở Ấn Độ, nó có nghĩa là "có". Ở Singapore, hành động ôm nhau nơi công cộng là không thể chấp nhận được, nhưng ở Pháp, Mỹ, Đức... điều này là bình thường.

Ý THỨC ĐƯỢC CÁC CỬ CHỈ BẢN THÂN

Tất cả các diễn giả giàu kinh nghiệm thường sử dụng cử chỉ để nhấn mạnh những vấn đề có tầm quan trọng, cần chú ý. Ví dụ, John F. Kennedy có động tác chặt mạnh tay xuống, còn Hitler dứ nắm đấm. Những hành động như đấm nắm tay vào bàn tay còn lại, dùng tay để chỉ hay xòe tay ra có tác dụng củng cố thêm những điều bạn đang nói. Nhưng những hành động quá khích như đập bàn hay các biểu hiện giận dữ khác chỉ khiến mọi người xa lánh bạn. Nếu bạn có thói quen này, nên cố sửa chữa hoặc đừng để nó gây gián đoạn buổi thuyết trình của bạn. Bạn có thể kết hợp các cử chỉ đơn lẻ khác nhau để chuyển tải một thông điệp có ý nghĩa. Ví dụ, trong một cuộc họp nội bộ, khi thấy một đồng nghiệp đang chống cằm và lắng nghe bạn nói, thì có thể anh ta đang quan sát và đánh giá bạn. Tuy nhiên, để tìm hiểu xem đánh giá đó tích cực hay tiêu cực, bạn nên quan sát thêm những tín hiệu khác như, chân họ có bắt chéo một cách phòng thủ không, hay đầu và cằm của người đó có cái xuống như đang chuẩn bị công kích bạn không.

10. Hãy luyện tập thành thục các cử chỉ trước gương, trước khi bạn vận dụng nó trong mọi hoàn cảnh.

BIỂU HIỆN BẰNG ĐỘNG TÁC CỦA CƠ THỂ

Những cử chỉ hỗ trợ như nhìn vào mắt người đang nói và gật đầu thể hiện sự thông cảm. Nếu trong trường hợp này, bạn không thể hiện như vậy, có thể bạn sẽ bị đánh giá là người lạnh lùng. Mọi người đều có thể kiểm soát được một phần ngôn ngữ cơ thể. Vì vậy, bạn hãy chọn lựa ngôn từ để trình bày thật cẩn thận, lời càng chân thật càng tốt. Nếu không, ngôn ngữ cơ thê của bạn sẽ mâu thuẫn với những gì bạn nói.

HỌC CÁCH LẮNG NGHE

Bản chất hai chiều trong việc trao đổi thông tin để hai bên biểu nhau thường bị mọi người lãng quên. Kỹ năng lắng nghe rất quan trọng, bởi vì cách bạn lắng nghe sẽ tác động đến người nói và quyết định sự thành công của việc trao đổi thông tin.

11. Phải biết những gì mình cần hỏi, vì điều này sẽ giúp bạn nhận câu trả lời chính xác.

12. Hãy im lặng, tin tưởng và chờ đợi để khuyến khích những người đang lưỡng lự phát biểu ý kiến.

THỂ HIỆN SỰ CHÚ Ý

Khi bạn đang tìm kiếm thông tin, sự nhất trí hay tạo các mối quan hệ làm việc tốt, phải chắc chắn rằng bạn nên chú ý lắng nghe những người khác nói chuyện. Vì điều này sẽ đem lại kết quả mà bạn mong muốn. Đôi lúc, bạn cần phải đặt câu hỏi để người đối diện trả lời, nhưng hãy khéo léo để tránh cảm giác hiểu lầm là bạn đang muốn chi phối cuộc nói chuyện đó. Hãy đặt những câu hỏi hay đưa ra những đề tài để cùng người khác thảo luận và trả lời ngắn gọn. Hãy nhẩm lại những vấn đề, thông tin chính yếu mà bạn cần ghi nhớ.

NHỮNG ĐIỂM CẦN NHỚ

• Người nói sẽ tự tin hơn nếu bạn lắng nghe họ nói.

• Nên tin vào những điều bạn đã nghe được, nếu không hãy bày tỏ quan điểm của mình.

• Sự hiểu lầm có thể xảy ra khi bạn chỉ lắng nghe những gì muốn nghe.

• Nếu bạn thường xuyên làm gián đoạn cuộc trao đổi, bạn sẽ khiến cho người nói khó trình bày hoàn chỉnh quan điểm của họ.

DIỄN GIẢI CUỘC ĐỐI THOẠI

Hãy nắm bắt các sự kiện được trình bày một cách rõ ràng, đừng cố gắng diễn giải thêm những ý nghĩa ẩn giấu đằng sau những câu nói đó. Để kiểm tra xem mình đã hiểu đúng ý của người nói hay không, bạn hãy xác nhận lại với họ. Nếu bạn không hiểu, họ có thể nói lại và giải thích rõ ràng hơn. Tuy nhiên, bạn hãy quan sát những cử chỉ khác, như ánh mắt khó chịu, lời nói lưỡng lự hay bộc lộ ý mâu thuẫn để nhận biết sự thật đằng sau những câu nói đó. Bạn không nên chỉ lắng nghe những gì mà bạn muốn nghe.

LẬP TRÌNH KHẢ NĂNG TƯ DUY NGÔN NGỮ (NLP)

Bản chất của kỹ thuật ngôn ngữ phản ánh suy nghĩ (NLP - neuro-linguistic programming) là cách nói thể hiện những suy nghĩ. Cách suy nghĩ có thể được phân loại dựa vào cách lựa chọn từ ngữ sử dụng. Ví dụ, cách phân loại theo những gì bạn nhìn thấy được biểu thị bằng câu nói như "Tôi biết từ đâu bạn có được điều đó" và cách phân loại theo những gì nghe được thường biểu thị bằng câu như: "Đối với tôi, điều này nghe có vẻ như một vấn đề nghiêm trọng". Việc chú ý lắng nghe sẽ giúp bạn dung hòa cuộc nói chuyện bằng cách "bắt chước". Đó là, bạn áp dụng đúng cách người đó đang sử dụng. Điều này sẽ giúp bạn tạo được mối quan hệ tốt với người đang trò chuyện. Cùng với việc chú ý lắng nghe và bắt chước cách lựa chọn từ ngữ sử dụng, bạn có thể bắt chước cử chỉ của người đó. Chấp nhận những cử chỉ và tư thế của người khác có thể tạo được sự thông cảm, gần gũi giữa mọi người với nhau.

LẮNG NGHE VÀ BẮT CHƯỚC

Sử dụng kỹ thuật NLP sẽ giúp bạn làm giảm sự căng thẳng. Ví dụ, nếu muốn phản đối ý kiến của đối tác, bạn hãy lắng nghe họ nói, rồi phát biểu ý kiến của mình, sử dụng hình ảnh và cách dùng từ tương tự. Nếu họ ngồi với dáng về phòng thủ, bạn hãy bắt chước tư thế của họ một cách khéo léo, rồi từ từ chuyển sang một tư thế cởi mở hơn để khuyến khích bọ giảm bớt sự phòng thủ.

NHẬN BIẾT THÀNH KIẾN

Nếu bạn chỉ thấy và nghe những gì thuận ý với mình, thì có thể bạn là người bảo thủ. Hầu hết mọi người thường gặp phải vấn đề này và không nhận thấy mình bị ảnh hưởng một cách vô thức bởi những tư tưởng khuôn mẫu.

Chúng ta cũng bị ảnh hưởng bởi những người khác, và thường chấp nhận ý kiến của họ mà không hề suy nghĩ. Thành kiến này sẽ ngăn cản việc trao đổi thông tin giữa mọi người với nhau. Nếu bạn có thể nhận biết và điều chỉnh được những thành kiến của mình, thì cuộc trao đổi sẽ trở nên cởi mở hơn.

13. Hãy nghĩ về những điều bạn nghe được, và đừng nghĩ về người nói.

TRÁNH THIÊN VỊ

Trong ví dụ này, vị giám đốc đang hỏi ba nhân viên cấp dưới của mình về quan điểm của họ đối với chiến lược mới của công ty. Tuy nhiên, ông có những thành kiến cá nhân với từng người một.

Vì thế, cuộc họp chỉ thành công nếu ông vượt qua được những thành kiến đó và lắng nghe những gì họ nói.

VƯỢT QUA THÀNH KIẾN

Thành kiến cá nhân rất khó xóa bỏ vì nó được hình thành từ bên trong tiềm thức của bạn.

Nguyên nhân xuất hiện thành kiến là do bạn luôn cho rằng, bạn biết người khác sẽ nói gì và không cần lắng nghe những gì họ nói. Tuy nhiên, người khác không phải lúc nào cũng hành xử theo những gì bạn mong đợi. Vì vậy, hãy lắng nghe một cách cẩn thận những gì người khác nói và đừng để thành kiến của bạn chi phối.

HÃY KIỂM TRA BẠN HIỂU THÔNG ĐIỆP NÀY NHƯ THẾ NÀO?

Hãy sử dụng các cụm từ sau đây, khi bạn cần làm rõ những gì người khác nói hay những gì bạn nói có thể bị hiểu lầm. Hãy tìm hiểu những gì bạn cần phải biết và lắng nghe câu trả lời.

"Tôi e rằng, tôi chưa hoàn toàn hiểu được những gì bạn nói. Xin vui lòng lặp lại."

"Tôi biết rằng, đây không phải là lĩnh vực của bạn, nhưng tôi rất quan tâm đến ý kiến của bạn."

"Tôi đã không diễn đạt một cách rõ ràng. Điều tôi muốn nói về việc thành lập là..."

14. Hãy cởi mở trước những ý kiến của người khác.

PHẢN HỒI THÔNG TIN

Bước đầu tiên của việc phản hồi thông tin là phải biết lắng nghe. Nếu bạn đang chuẩn bị câu trả lời hay đang suy nghĩ về điều mình sắp nói ra trong khi lẽ ra bạn phải lắng nghe, thì chắc chắn bạn sẽ không nắm hết ý của người nói. Trong câu trả lời của bạn, hãy tóm lược lại những gì bạn đã hiểu được. Đừng ngại đề nghị người nói lặp lại, giải thích hay cung cấp thêm thông tin mà họ đã nói.

TRƯỚC TIÊN LÀ PHẢI LẮNG NGHE

Cuộc trao đổi thành công gồm ba bước: lắng nghe cẩn thận những gì người khác nói, phản hồi lại những thông tin mà bạn nhận được (nếu cần thiết hãy yêu cầu được giải thích rõ hơn), cuối cùng là hành động.

HÀNH ĐỘNG THEO NHỮNG GÌ BẠN NGHE

Trong một số trường hợp, sau cuộc trao đổi bạn không cần phải làm gì cả. Đó là cuộc trao đổi chỉ để cập nhật tiến độ. Nhưng đối với những trường hợp khác, bạn cần phải hành động để giải tỏa những điều còn vướng mắc. Điều bạn không nên làm là không thực hiện những gì mình đã cam kết trước đó. Một ví dụ điển hình cho trường hợp này là Công ty tổ chức khảo sát, đánh giá nhân viên về công tác quản lý. Việc này thường có chương trình sửa chữa những sai lầm của ban quản lý. Nếu bạn không có bất kỳ hành động nào dựa vào kết quả khảo sát, thì có nghĩa bạn đã không lắng nghe và thậm chí còn tạo ra những suy nghĩ không tốt. Bạn phải giữ lời hứa và có hành động phản hồi càng sớm càng tốt.

15. Ghi lại những cam kết bằng văn bản càng sớm càng tốt để tránh hiểu nhầm.

ĐẶT CÂU HỎI

Đối với sự thành công của một cuộc trao đổi, cách đặt câu hỏi rất quan trọng. "Tại sao", "Cái gì", "Như thế nào" và "Khi nào" là những cụm từ rất quan trọng để đặt một câu hỏi. Bạn hãy sử dụng những từ đó thường xuyên để có được những câu trả lời cần thiết.

16. Hãy đặt những câu hỏi cụ thể, nếu bạn muốn nghe câu trả lời cụ thể.

17. Hãy dùng những câu hỏi mở để hiểu được tính cách của người khác cà nhận được thông tin phản hồi chính xác.

NHỮNG VẤN ĐỀ CẦN HỎI

Những câu hỏi đúng là chìa khóa mở ra cánh cửa tri thức và sự hiểu biết. Nghệ thuật đặt câu hỏi nằm ở chỗ bạn biết đặt câu hỏi phù hợp vào thời điểm thích hợp. Hãy đặt câu hỏi đầu tiên cho thông tin phản hồi chính bạn: nếu có thể bấm vào chiếc nút diệu kỳ để biết được tất cả các thông tin, thì điều bạn muốn biết đầu tiên là những gì? Câu trả lời sẽ cho biết bạn cần phải đặt câu hỏi gì. Nếu bạn đang lên kế hoạch cho một cuộc họp, hãy chuẩn bị danh sách câu trả lời mà bạn mong muốn được biết. Khi cuộc họp đang diễn ra, đánh dấu những câu trả lời mà bạn đã nhận được. Nếu có câu hỏi mới phát sinh trong lúc người khác đang trình bày, bạn hãy ghi chú lại và nêu lên câu hỏi sau đó.

CHỌN CÂU HỎI

Trước khi chuẩn bị các câu hỏi, bạn phải lưu ý xem câu hỏi nào phù hợp nhất với mục đích tìm hiểu của mình. Bạn nên tạo ra các cơ hội thảo luận, để có được thông tin cụ thể, đạt được một kết quả đặc biệt hay đưa ra một yêu cầu nào đó ẩn sau các câu hỏi. Tuy nhiên, bạn cũng nên lưu ý rằng, các câu hỏi được chuẩn bị trước thường không đầy đủ - hoặc các câu trả lời không phải lúc nào cũng thỏa đáng, đôi khi lại phát sinh nhiều câu hỏi mới. Hãy tiếp tục đặt câu hỏi cho đến khi bạn nhận được câu trả lời thỏa đáng. Khi sử dụng những câu hỏi đã được chuẩn bị sẵn, bạn chú ý nắm mạch câu chuyện từ các thông tin phản hồi để có thể tiếp tục đưa ra nhiều câu hỏi mới.

18. Chuẩn bị danh sách các câu hỏi trước khi bắt đầu cuộc họp.

19. Hãy dành một ít thời gian chuẩn bị cho câu hỏi kế tiếp.

TẠO ẤN TƯỢNG BẰNG GIỌNG NÓI

Giọng nói của bạn là một phần trong quá trình trao đổi thông tin. Ví dụ, bạn có thể thể hiện sự giận dữ bằng cách nói gay gắt, hay bày tỏ sự thông cảm bằng cách nói nhẹ nhàng. Giọng nói không phù hợp có thể phản tác dụng, vì thế bạn hãy tập luyện để cải thiện khả năng kiểm soát giọng nói của mình. Hãy ghi âm giọng nói của bạn để nghe lại và hiệu chỉnh cho phù hợp. Giọng nói của bạn có quá gay gắt (hay quá mềm mỏng)? Hãy luyện tập cho đến khi bạn hài lòng với giọng nói của mình. Bạn sẽ dễ dàng "lái" mọi người đến một thỏa thuận nào đó, bằng cách sử dụng giọng nói lạc quan và tự tin.

20. Nói với một ngữ điệu thật tự nhiên để tạo ra một không khí hòa đồng, cởi mở.

ĐỌC SAO CHO HIỆU QUẢ

Đọc nhiều và hiểu nhiều, bạn có thể biết nhiều thông tin. Bạn có thể cải thiện tốc độ đọc và hiệu quả của việc đọc bằng cách sử dụng một vài phương pháp đơn giản sau đây. Sự tập trung là chìa khóa của tất cả các phương pháp đọc nhanh và hiểu nhiều hơn.

21. Hãy sử dụng sự liên tưởng - đặc biệt là liên tưởng đến những điều gây ấn tượng dễ nhớ.

22. Đảm bảo các điều kiện để đọc sách hiệu quả như đủ ánh sáng, ngồi thoải mái, không khí dịu mát...

ĐỌC MỘT CÁCH HIỆU QUẢ

Hai phương pháp thông dụng nhất được mọi người thường sử dụng để đọc và hiểu toàn bộ văn bản là đọc nó thật chậm hay đọc qua một lượt, sau đó đọc lại một lần nữa. Cả hai phương pháp này vẫn chưa đủ. Phương pháp một, đọc chậm không ảnh hưởng đến việc hiểu. Phương pháp thứ hai - được xem là phương pháp hồi quy - làm giảm tốc độ đọc 50% nhưng mức độ hiểu của bạn chỉ tăng lên 3% - 7%. Loại bỏ phương pháp đọc lại một lần nữa và tốc độ đọc của bạn tăng trung bình khoảng 250 - 300 từ một phút đến 450 – 500 từ một phút nhưng mức độ hiểu của bạn cũng không giảm sút.

HỌC CÁCH ĐỌC LƯỚT

Đọc lướt có thể giúp bạn giảm bớt thời gian đọc những nội dung hiểu vẫn bảo đảm. Khi đọc bình thường, mắt bạn lướt qua các cụm từ nhỏ, "dừng" lại một chút trên từng nhóm từ đó. Để đọc nhanh hơn, bạn cần mở rộng nhóm từ này ra và tăng tốc độ di chuyển từ nhóm này sang nhóm khác. Trước khi đọc một cuốn sách hay một đề xuất, nếu có mục lục, giới thiệu, kết luận và bản tóm tắt... hãy liếc qua để quyết định xem bạn cần đọc những gì và bỏ qua những phần mình không cần thiết đọc.

CẢI THIỆN TỐC ĐỘ ĐỌC

Khi thực hành, bạn cần đọc nhanh trong khoảng hai mươi phút và thực hiện nhiều lần. Tập trung khi đọc. Tư thế ngồi ngay ngắn, thoải mái. Nên đọc nơi có ánh sáng đầy đủ và sách phải luôn mở ra trước mặt.

CẢI THIỆN TRÍ NHỚ

Bạn phải mất trung bình khoảng 7 giờ để đọc một cuốn sách dài khoảng 100.000 từ. Bạn có thể giảm một nửa thời gian đó bằng cách đọc lướt. Mục tiêu của việc học cách đọc nhanh hơn là tăng tốc độ đọc đến mức tối đa, khoảng 80% nhưng không làm giảm mức hiểu tối thiếu của bạn. Tuy nhiên, việc đọc và hiếu nhanh hơn sẽ không có tác dụng nếu bạn quên ngay những gì vừa đọc. Vì thế, bạn vừa tập đọc nhanh vừa cải thiện kỹ năng nhớ của mình. Bạn nhớ nội dung nhiều nhất sau khi đọc xong vài phút và quên khoảng 80% nội dung đó trong vòng 24 giờ sau. Cách đọc hiệu quả là đọc trong vòng một tiếng, ngưng khoảng 5 phút để ôn lại những gì bạn đã đọc, và ôn lại một lần nữa khoảng sau 10 giờ tính từ khi bạn đọc sách.

NHỮNG ĐIỂM CẦN NHỚ

• Khả năng đọc hiểu thường được cường điệu.

• Nhiều thông tin có thể thu được khi lướt qua các hình ảnh và minh họa.

• Việc tăng tốc độ đọc có thể học được thông qua một lớp huấn luyện hay từ sách vở.

• Đọc lướt trang sách từ trên xuống khoảng giữa trang, hay theo đường chéo để nắm bắt ý chính nhanh nhất.

• Có thể tiết kiệm thời gian bằng cách đọc mục lục, lời giới thiệu, kết luận, tóm tắt... để lựa chọn những tiêu mục cần phải đọc.

• Trí nhớ có thể được cải thiện bằng cách thay đổi cách học và ôn lại kiến thức một cách thường xuyên.

KIỂM TRA MỨC ĐỘ HIỂU CỦA BẠN

Có khoảng 300 từ về đề tài "đọc một cách hiệu quả", "học cách đọc lướt" và "cải thiện trí nhớ" ở trên. Để kiểm tra bạn đã tiếp thu kiến thức được bao nhiêu, hãy đọc lại những điều này (cần khoảng 1 phút), sau đó trả lời những câu hỏi sau.

CÂU HỎI:

1. Đọc lại là gì?

2. Mức độ hiểu tăng thêm từ việc đọc lại là bao nhiêu?

3. Tốc độ đọc trung bình là bao nhiêu?

4. Mục tiêu của việc đọc nhanh là gì?

5. Tốc độ đọc nhanh là bao nhiêu?

6. Kết quả chính của việc đọc lần thứ hai là gì?

7. Sau 24 giờ, bạn sẽ quên những gì đã đọc khoảng bao nhiêu phần trăm?

8. Một cuốn sách tương đối dài khoảng bao nhiêu từ?

9. Cần bao nhiêu thời gian để đọc lướt một cuốn sách tương đối dài?

10. Trí nhớ tốt nhất khi nào?

TRẢ LỜI:

1. Đọc lại thêm một lần nữa.

2. Khoảng 3-7%.

3. 250 - 300 từ một phút.

4. Tăng tốc độ đọc tối đa lên đến 80% mà không làm giảm mức độ hiểu.

5. 450 - 500 từ một phút.

6. Đọc lần thứ hai sẽ làm giảm đi một nửa tốc độ đọc của bạn.

7. 80%

8. Khoảng 100.000 từ

9. Khoảng 3 tiếng rưỡi

10. Sau một vài phút

GHI CHÚ

Không cần thiết phải sử dụng trí nhớ nếu bạn có phương tiện ghi âm các bài phát biểu hay tóm lược nội dung cuộc trao đổi. Tùy theo khả năng, bạn có thể thử nghiệm và sử dụng phương pháp nào phù hợp, đem lại hiệu quả nhất cho mình.

23. Hãy đọc lại những điều cần ghi nhớ ngay sau cuộc họp, khi mọi thứ vẫn còn đang đọng lại trong đầu của bạn một cách rõ ràng nhất.

Đánh dấu những đoạn quan trọng trong sách mà bạn cần ghi nhớ.

GHI CHÉP CÁC Ý CHÍNH

Nếu muốn ghi lại nội dung cuộc trao đổi với người nói, bạn không nên cố gắng viết lại nguyên văn câu chữ của họ, vì như thế bạn sẽ không viết kịp những nội dung khác. Thay vào đó, bạn nên lắng nghe những gì người đó nói và chỉ ghi lại những ý chính bằng văn phong của chính mình. Thử viết những lời giải thích cô đọng cho từng quan điểm, sử dụng các tiêu đề và đánh số để sắp xếp những ghi chú đó.

SỬ DỤNG TỐC KÝ

Ngoài việc đăng ký học ở những lớp tốc ký, bạn cũng có thể tự học và tăng tốc độ viết của mình lên gấp hai lần. Quy tắc chung là bỏ đi tất cả các nguyên âm, trừ khi nguyên âm đó chỉ có một chữ; hoặc ghi bằng số thay vì bằng chữ như "thứ hai", "thứ ba"; và dùng các ký hiệu viết tắt chuẩn như "&" cho chữ "và", dùng các chữ viết tắt cho những từ thông dụng v.v.

DÙNG SƠ ĐỒ

"Sơ đồ" là cách dùng hình ảnh để ghi chú, do Tony Buzan phát minh. Để có được "Sơ đồ", bạn hãy viết ra những từ, cụm từ chính hay vẽ hình ở giữa trang giấy. Đây là chủ đề của "Sơ đồ" (tham khảo hình vẽ). Khi ghi chú, bạn sẽ thêm những nhánh từ chủ đề của "Sơ đồ". Mỗi nhánh có thể có nhánh phụ (ý này dẫn đến ý khác) và các nhánh khác nhau cũng có thể được nối lại với nhau. Dùng màu sắc và hình ảnh để minh họa các điểm sao cho khi nhìn vào "Sơ đồ", bạn hiểu được và dễ nhớ.

25. Hãy sử dụng màu sắc và hình ảnh minh họa để vẽ nên "Sơ đồ" trông như một tác phẩm nghệ thuật.

VẼ SƠ ĐỒ

Ghi chủ đề bằng chữ hay hình vẽ to, rõ vào chính giữa trang giấy. Khi ý tưởng nảy ra trong đầu bạn, hãy viết vào các nhánh hay chia ra các nhánh. Thay đổi kích thước của các chữ và dùng nhiều màu sắc, hình ảnh để giúp bạn dễ nhớ. Nối các ý tưởng có liên quan với nhau bằng những mũi tên.

26. Nhấn mạnh những điểm chính bằng cách tô đậm.