Một trong bốn việc cần làm trong mọi thương vụ là lập cuộc hẹn với người ra quyết định. Việc bán hàng khó có thể được xúc tiến nhanh chóng nếu bạn chưa gặp được người có thẩm quyền, nhưng để có được cuộc hẹn với những người quan trọng và bận rộn này thật khó khăn. Bạn có thể tiếp chuyện với những người này qua điện thoại nhưng không gì có thể thay thế được cuộc gặp mặt trực tiếp.
Người bán hàng xuất sắc chuẩn bị trước bằng cách quy đổi thành tiền những lý do tại sao khách hàng nên hợp tác với họ. Họ thường gởi cho khách hàng một bức thư ngắn trình bày chi tiết lợi ích được quy thành tiền của sản phẩm và hứa sẽ gọi điện thoại lại. Mục đích của lá thư này là để khách hàng nhận cuộc gọi ấy của họ. Khách hàng đích thực sẽ không bỏ qua một lời đề nghị hấp dẫn như vậy và họ sẽ mong nhận được cuộc điện thoại của bạn.
Khi nói chuyện với khách hàng qua điện thoại, người bán hàng xuất sắc luôn đề nghị hẹn gặp: "Ông có thể cho tôi một cuộc hẹn không?". Đây là một câu hỏi bán hàng mang tính quyết định số một vì hầu như đến 90% trường hợp đều dẫn đến sự đồng ý gặp mặt quý giá.
Sau đó họ hãy hỏi: "Ba giờ chiều thứ Ba chúng ta gặp nhau được không?" - "Xin lỗi! Hôm đó tôi bận!". "Vậy tám giờ rưỡi sáng thứ Năm?" - "Ồ, tôi cũng bận!". "Ba giờ chiều thứ Sáu tuần tới thì sao ạ?" - "Được! Hôm đó tôi không có công việc gì". "Tốt quá, vậy chúng ta sẽ gặp nhau trong khoảng hai mươi phút. Hẹn gặp ông lúc ba giờ ngày thứ Sáu. Cảm ơn!"
Người bán hàng xuất sắc biết cách lấy được cuộc hẹn với khách hàng nhằm có được đơn đặt hàng mang doanh thu về cho công ty.