Cơ hội để bạn hẹn gặp được người có quyền quyết định khá hiếm hoi và chính cuộc gặp với những người quan trọng đó sẽ mang tính chất quyết định cho sự thành công của thương vụ. Vì thế, những cuộc hẹn này cần phải được chuẩn bị chu đáo. Trong cuộc gặp đầu tiên với một khách hàng mới hay trong cuộc gặp cuối cùng để kết thúc một thương vụ thì việc chuẩn bị trước kế hoạch làm việc là điều quan trọng nhất.
Chín mươi phần trăm các cuộc giao dịch bán hàng qua điện thoại thành công hay thất bại ngay từ trước khi người bán hàng đến gặp trực tiếp khách hàng. Tất cả phụ thuộc vào người bán hàng. Nhiều người tin vào kinh nghiệm của mình nên chủ quan cho rằng không cần phải chuẩn bị nhiều cho những giao dịch điện thoại khách hàng. Một số khác chuẩn bị rất sơ sài ngay trước khi thực hiện việc giao dịch. Thậm chí có người còn không biết phải nên chuẩn bị trước những gì hoặc có cần thiết phải chuẩn bị hay không.
Người bán hàng xuất sắc không bao giờ lãng phí một giao dịch nào, vì vậy họ luôn lập kế hoạch trước. Thông thường, họ bỏ ra khoảng 3 giờ chuẩn bị cho một cuộc hẹn nói chuyện 15 phút. Việc lên kế hoạch và chuẩn bị trước từ 2 ngày đến 2 tuần cho một cuộc gặp bán hàn g là điều bình thường. Một người bán hàng xuất sắc sẵn sàng dàn h 15 ngày với 8 giờ làm việc liên tục để nghiên cứu và hoạch định cho một cuộc gặp quan trọng kéo dài 15 phút. Đó là cuộc gặp với vị giám đốc điều hành của một công ty hàng đầu trong một ngành công nghiệp còn khá mới mẻ đối với công ty anh ta. Nếu công ty này chấp nhận sử dụng sản phẩm của người bán hàng, hầu như chắc chắn là các công ty khác trong ngành cũng sẽ tiếp bước theo sau. Khi đó, người bán hàng xuất sắc không những bán được hàng mà còn sử dụng thành công thương vụ đó để chiêu dụ các khách hàng khác. Chỉ riêng thương vụ này thôi cũng đã bảo đảm duy trì hoạt động kinh doanh cho công ty và sẽ còn giúp công ty phát triển hơn nữa.
Đối với người bán hàng xuất sắc, việc lên kế hoạch trước một giao dịch cũng quan trọng như việc tổng kiểm tra trước khi bay của phi công. Các phi công luôn kiểm tra mọi thông số, dù nhỏ nhặt nhất trước khi máy bay cất cánh hay hạ cánh. Chỉ cần sơ suất vài chi tiết, cái giá phải trả có thể là rất đắt. Tương tự như vậy, nếu người bán hàng không kiểm tra một số chi tiết quan trọng thì cơ hội có được đơn hàng có khả năng bị vuột mất.
Một người bán hàn g xuất sắc thườn g chuẩn bị trước:
1. Mục tiêu cụ thể của giao dịch
2. Các câu hỏi nhằm nhận biết nhu cầu của khách hàng
3. Hàng mẫu, catalogue, báo cáo hay bản phân tích,... để giới thiệu và thuyết minh cho khách hàng.
4. Dự đoán những điều còn băn khoăn và lý do từ chối của khách hàng
5. Nêu bật sự khác biệt, ưu điểm của sản phẩm của mình so với các đối thủ cạnh tranh
6. Trình bày những lợi ích mà sản phẩm sẽ đem lại cho khách hàng
7. Sử dụng phương pháp quy đổi giá trị thành tiền, phân tích doanh thu từ vốn đầu tư
8. Kế hoạch ứng phó lý do từ chối cũng như loại bỏ mối lo ngại của khách hàng
9. Các chiến lược kết thúc thương vụ
10. Những bất ngờ dự kiến
Tuy nhiên, kế hoạch cũng phải thật linh động. Nếu khách hàng đồng ý mua chỉ sau sáu mươi giây nói chuyện với nhau thì hãy lịch sự cáo từ, dù cho trước đó bạn đã vất vả chuẩn bị cho bài thuyết trình dài hai tiếng đồng hồ. Còn nếu tình huống thực tế xảy ra không như những gì bạn đã dự định, hãy điều chỉnh tùy theo sự thay đổi ấy. Không nên quá cứng nhắc mà hãy lấy ý kiến của khách hàng làm trọng tâm của vấn đề.
Người bán hàng xuất sắc không bao giờ gặp người có quyền quyết định mua hàng mà không có sự chuẩn bị chu đáo.