“Trung thực là chính sách tốt nhất – khi ở đó có tiền.”
Mark Twain (1835-1910)
Nạn trộm cắp nội bộ là một vấn đề lớn ở công sở. Theo những con số thống kê khác nhau, tình trạng trộm cắp và tham nhũng làm tiêu tốn của các tổ chức từ 450 đến 600 tỉ đôla mỗi năm (hơn kém một vài tỉ đôla). Nếu những con số này chưa gây được ấn tượng với bạn, có thể những con số sau sẽ có ý nghĩa hơn: Hơn 50% trong số các công ty phá sản có nguyên nhân bắt nguồn từ nạn trộm cắp nội bộ. Mỗi năm, nạn trộm cắp nội bộ sẽ khiến 20% trong số các doanh nghiệp đang hoạt động và 30% trong số các doanh nghiệp mới thành lập lụn bại. Trên thực tế, các chuyên gia an ninh dự đoán có 30% nhân viên lấy trộm đồ của người quản lý và 60% sẽ lấy trộm nếu có đủ động lực và cơ hội.
Thông thường, các công ty tập trung vào việc bảo vệ tài sản trước kẻ trộm đến từ ngoài công ty mà không hề nhận ra rằng mối lo ngại lớn nhất trong vấn đề an ninh lại ở trong tầm mắt – nhân viên của họ.
Trí tuệ thông thường ủng hộ những biện pháp kiểm soát để dự đoán và ngăn chặn nạn trộm cắp: kiểm tra xác định mức độ ngay thẳng và lý lịch trước khi kí hợp đồng làm việc, quy trình kiểm soát kế toán tinh vi, quy trình nâng cao giám sát… Các dữ liệu thu được đã chứng minh rằng trong số 35 nhân viên từng ăn trộm chỉ có một người bị bắt quả tang và con số bị truy tố vì hành vi này là 10% trong số những người bị bắt quả tang.
Rõ ràng, phương pháp kiểm soát là chưa đủ. Những người quản lý tin cậy, những người chịu trách nhiệm giám sát hệ thống kiểm soát thường là những người đầu tiên có hành động trộm cắp. Một khảo sát được thực hiện bởi các nhà tư vấn chi nhánh Thụy Sĩ của tập đoàn kiểm toán KPMG có tên: Hồ sơ khảo sát gian lận năm 2007 đã kết luận rằng 55% can phạm của những vụ trộm là người thuộc nhóm lãnh đạo cao cấp – những người mà không ai có thể ngờ tới được.
Khảo sát của KPMG chỉ ra rằng các nhà lãnh đạo đã sai lầm khi tin rằng nạn trộm cắp nội bộ hay tham nhũng sẽ không xảy ra trong công ty họ hay sự thiếu trung thực sẽ bị phát hiện trước khi nó trở thành một vấn đề thực sự; rồi việc kiểm soát hồ sơ trước khi kí hợp đồng làm việc; kiểm soát nội bộ có thể ngăn chặn được tệ nạn này. Mặc dù những hệ thống kiểm soát có thể giảm cơ hội trộm cắp nhưng chúng không dự đoán được những hành vi thiếu trung thực và thúc đẩy hành vi trung thực.
Không cho phép bất cứ hành động trộm cắp nào
Chiến lược thông minh nhất để loại trừ nạn trộm cắp nội bộ là một chiến lược rõ ràng: T huê những người không trộm cắp. Nhưng làm thế nào để bạn có thể dự đoán ai sẽ ăn trộm và ai không? Rất nhiều công ty sử dụng các bài kiểm tra thực tế như NFFI (NEO Five – Factor Inventory) để đánh giá xu hướng ăn trộm của ứng cử viên. NFFI đánh giá năm thành phần trong tính cách của một người trưởng thành, thường được nhắc đến như năm đặc điểm lớn. Nghiên cứu hành vi công sở theo chiều dọc chỉ ra rằng ba trong số năm đặc điểm lớn – mức độ tận tâm, mức độ dễ chịu, mức độ dễ bị tác động – có thể được sử dụng để dự đoán khả năng trộm cắp, giống như mức độ chuyên cần, đúng giờ, hợp tác, tuân thủ kỷ luật, quan hệ xã hội.
Một cuộc sàng lọc cẩn thận trước khi tuyển dụng cùng quy trình phỏng vấn chặt chẽ điều tra về lịch sử làm việc, đặc điểm cá nhân, khuynh hướng đạo đức của ứng viên có thể giúp nhà tuyển dụng tránh những vấn đề có thể dự đoán được.
Bạn có thể sàng lọc những người đã từng phạm tội, nhưng sàng lọc ứng cử viên mới không giúp bạn ngăn chặn nhân viên hiện tại ăn trộm. Nghiên cứu gần đây nhất trong lĩnh vực tâm lý học đã đưa ra một tin tức tốt lành. Nhà tâm lý học Lucy McClurg đã tìm ra một yếu tố mà chúng ta có thể kiểm soát được – mức độ tin tưởng của nhân viên rằng công ty sẽ đánh giá cao những đóng góp và quan tâm đến cảm giác của họ (Perceived Organization Support – POS) – là một yếu tố dự đoán về vấn đề trộm cắp tốt hơn các yếu tố khác bởi “nó trực tiếp hơn trong việc đặt mối quan hệ trao đổi – mối quan hệ cực kỳ quan trọng có liên quan đến tình trạng trộm cắp nơi công sở” (McClurg và Butler 2006).
POS LÀ GÌ?
Người sử dụng lao động và người lao động tham gia vào một mối quan hệ trao đổi với những thứ hữu hình như lương bổng và những thứ vô hình như sự hài lòng và tận tụy, được đánh giá bởi người lao động bằng những quyền lợi hợp lý.
Một nghiên cứu được thực hiện vào năm 1998 đã chỉ ra rằng POS giống như một hợp đồng tâm lý. Người lao động thể hiện tư cách thành viên tốt với tổ chức (đồng nghĩa với họ sẽ không ăn trộm) để đổi lại sự đối xử công bằng và người lao động cảm thấy mình có trách nhiệm với người sử dụng lao động khi người sử dụng lao động hỗ trợ họ.
Hợp đồng tâm lý bảy điều khoản: Tạo ra giới hạn theo tình huống
1. Lãnh đạo là người làm gương. Tính ngay thẳng trong một tổ chức bắt đầu từ cấp quản lý. Trong bất cứ tổ chức nào, đạo đức của toàn bộ nhân viên có xu hướng phản chiếu đạo đức của ban lãnh đạo. Những nhà quản lý vô đạo đức sẽ khiến nhân viên cảm thấy họ có thể hợp lý hóa việc ăn trộm. Nếu quản lý gian lận những chi phí của anh ta trong bảng báo cáo kế toán, tại sao nhân viên lại không thể? Do vậy, người giám sát phải là một ví dụ rõ ràng và thể hiện sự trung thực ở mức độ cao nhất với cả những vấn đề rất nhỏ như cách sử dụng đồ dùng trong văn phòng, các cuộc điện thoại đường dài quốc tế hay dịch vụ chuyển phát nhanh.
2. Một chương trình đào tạo chính thức về đạo đức. Bạn có tin không – một số người không biết chính xác đâu là hành động trộm cắp và cái gì được phép lấy. Chương trình đào tạo chính thức về đạo đức có thể cung cấp mô hình đánh giá đạo đức nhân viên và giảm nhu cầu về những vấn đề khó giải quyết trong mô hình đánh giá đạo đức cá nhân.
Những nghiên cứu được Greenberg thực hiện năm 2002 đã chứng minh rằng thiết lập một chương trình đạo đức chính thức giúp giảm nạn trộm cắp. Trong nghiên cứu này, 270 nhân viên dịch vụ khách hàng được trả tiền để hoàn thành một bảng câu hỏi với khách hàng sau giờ làm việc và họ được bảo rằng công ty hoặc cá nhân người quản lý sẽ trả tiền cho họ. Điều này đã khiến những người tham gia tin rằng họ có thể ăn trộm tiền bằng cách nhận tiền của cả công ty và người quản lý và hành động đó sẽ không bị phát hiện. Những người đã tham gia vào chương trình đạo đức ở công ty cố gắng để không làm việc này, trong khi những người mà tổ chức của họ không có chương trình đạo đức lại quyết định ăn trộm (Greenberg 2002).
3. Công bằng cho tất cả. Millie Kresevich (2007), một chuyên gia phòng ngừa mất mát – người từng phỏng vấn hàng trăm nhân viên bị bắt quả tang khi đang ăn trộm – đã nói: “Người lao động phản ứng lại với cách họ bị đối xử cũng như với môi trường văn hóa hiện hành”. Kresevich trích dẫn nhiều cuộc phỏng vấn với các nhân viên giỏi, những người rốt cục chỉ ăn trộm từ công ty với một mục đích duy nhất là trả đũa ban giám đốc vì họ cảm thấy họ không được đánh giá đúng và bị ngược đãi. Những nhân viên nhạy cảm với vấn đề về sự công bằng đôi khi ăn trộm với mục đích trả thù hoặc để đền bù lại khoản lương mà họ cảm thấy rằng họ không được chi trả công bằng so với người khác; trộm cắp nơi công sở có quan hệ chặt chẽ với cảm giác bị ngược đãi bởi người sử dụng lao động.
4. Cơ hội lên tiếng. Hãy để nhân viên có cơ hội được nói về những vấn đề có thể ảnh hưởng đến họ. Giúp họ cam kết loại trừ hành động trộm cắp bằng cách cho phép họ tham gia vào việc xác định mục tiêu. Đề nghị họ đóng góp phương thức kiềm chế trộm cắp, để họ tham gia vào việc cân nhắc xem tiến bộ nên được khen thưởng như thế nào và cho phép họ tham gia vào việc tiết kiệm. Thiết lập những mục tiêu nhỏ và cụ thể, đánh giá tiến bộ, đồng thời cung cấp phản hồi về những tiến bộ đó. Trao thưởng cho nhân viên vì bất cứ thành công nhỏ nào trong việc kiềm chế nạn trộm cắp.
5. Tìm hiểu về nhân viên của bạn. Khi tầm cỡ của một tổ chức lớn lên và mức độ giám sát giảm, nạn trộm cắp sẽ tăng lên. Nghiên cứu của Greenberg (2002) đã đưa ra kết luận về các tình huống gần đây: Người lao động có xu hướng ăn trộm nhiều hơn trong các môi trường lạnh lùng, xa cách, tại đó nạn nhân có vẻ là một khái niệm rất xa xôi.
6. Cung cấp lựa chọn thay thế cho những vụ trộm vì mưu sinh. Khi được hỏi tại sao lại cướp nhà băng, tên cướp khét tiếng Willie Sutton đã trả lời: “Bởi vì ở đó có tiền.” Thậm chí những người lao động trung thực và chăm chỉ khi gặp khủng hoảng nghiêm trọng về tài chính cũng nhờ cậy đến việc ăn trộm như một giải pháp cuối cùng. Ngay từ đầu, hãy truyền cho người lao động một thông điệp là họ nên gặp ban giám đốc để yêu cầu sự giúp đỡ thay vì nghĩ đến việc ăn trộm. Hãy giúp nhân viên đang gặp khó khăn về tài chính tìm nhà tư vấn hoặc suy nghĩ đến việc cho những nhân viên độc lập, trung thành vay vốn ngắn hạn.
7. Hệ thống báo cáo bảo mật. Tạo một đường dây nóng mà danh tính của người liên hệ được bảo mật, trao thưởng cho những người có báo cáo về việc trộm cắp; luôn luôn khen thưởng những người nói sự thật, dù thậm chí bạn không muốn nghe thông tin đó. Dạy cho nhân viên phải tìm kiếm cái gì. Người lao động thường ở một vị trí tốt hơn ban quản lý trong việc dự đoán về hành vi ăn trộm của đồng nghiệp. Họ có cơ hội quan sát những đồng nghiệp không trung thực trong các hoạt động hàng ngày và biết thông tin từ những cuộc đối thoại không có sự đề phòng mà ban giám đốc không thể biết được.
Điều cần tìm kiếm: Bảy dấu hiệu cảnh báo
Trong rất nhiều bộ phim hành động luôn có một gã không hề chú ý đến lời cảnh báo: Đừng tiêu tiền. Anh ta không thể cưỡng lại được việc mua một chiếc xe mới màu mè, áo lông thú xa hoa cùng với kim cương cho cô bạn gái mới quen – ngay sau một vụ cướp lớn. Nếu những hành động này không tố cáo anh ta, dưới đây là một ví dụ về những gì nhân viên có thể biết về một người đồng nghiệp không trung thực trong khi người quản lý thì không:
Các anh không phải là kẻ trộm
Để có được một phương pháp hữu dụng đến kinh ngạc nhằm giảm thiểu, thậm chí loại bỏ hoàn toàn nạn trộm cắp nội bộ, chúng ta sẽ kết hợp những nguyên lý khác nhau về bản chất con người trong một chiến lược hoàn thiện.
Bởi con người có một nhu cầu mạnh mẽ là cần được phù hợp với quan niệm đánh giá của bản thân nên khi đã phát ngôn hoặc cụ thể hóa một ý tưởng – không cần biết bản thân có tin là nó sẽ đúng hay không – chúng ta thường tìm mọi cách để bảo vệ nó. Chẳng hạn như, với một nhiệm vụ được giao trên lớp, các sinh viên thường được chọn ngẫu nhiên để thực hiện những phần khác nhau của nhiệm vụ đó. Sau khi tham gia tranh luận, sinh viên thường hoàn toàn chấp nhận hoặc ít nhất là đồng cảm với quan điểm mà họ phải bảo vệ – thậm chí ngay cả khi ban đầu họ không tin là nó đúng.
Năm 1993, Taylor và Booth-Butterfield đã yêu cầu một nhóm người gọi taxi để về nếu họ uống quá nhiều trong cuộc nhậu. Một nửa trong số họ vốn đã ký vào kiến nghị phản đối người say lái xe, nửa còn lại không làm thế. Những người ký vào kiến nghị đó có xu hướng tuân thủ nghiêm ngặt yêu cầu này – gọi taxi sau khi quá chén – hơn những người không kí yêu cầu. Thật không thể tin được, một yêu cầu đơn giản lại có thể gây ảnh hưởng tới vô thức mạnh đến vậy, ảnh hưởng đến mức mặc dù người tham gia đã ở trong tình trạng say rượu, họ vẫn có ý thức thực hiện cam kết của mình.
Một cái nhìn phức tạp hơn đối với các tiết lộ tâm lý học đó là khi một niềm tin vốn đã tồn tại, chúng ta thậm chí không cần phải công khai quy định thái độ của mình mà chỉ cần nhắc nhở bản thân về những gì mình nghĩ. Phát hiện này được tiết lộ trong một nghiên cứu gần đây đã chỉ ra rằng khi có cơ hội gian lận để có thêm một chút tiền, khoảng 50% số người tham gia sẽ tận dụng cơ hội đó. Nhiều phương pháp tiếp cận với mục đích ức chế nạn trộm cắp đã được áp dụng, bao gồm làm tăng nỗi sợ bị phát giác. Không có sự thay đổi rõ ràng nào về mức độ không trung thực. Chỉ có duy nhất một thứ ngăn việc ăn trộm lại.
Nhà nghiên cứu khẳng định: “Chúng tôi nhận thấy việc yêu cầu mọi người tự nhìn nhận những tiêu chuẩn của riêng họ về sự trung thực (bằng cách nhớ lại Mười điều răn của Chúa hoặc kí tên vào quy tắc danh dự) có thể loại bỏ hoàn toàn hành vi trộm cắp.” (Ariely 2008)
Nghiên cứu này còn khám phá ra một khía cạnh buồn cười, nếu không muốn nói là đáng lo ngại, về bản chất con người. Tác giả viết: “Chúng tôi thấy thật rối trí khi nhận ra rằng nếu tiền được trả bằng poker chips1, thứ có thể đổi thành tiền trong vài giây sau đó, mức độ gian lận trung bình tăng lên gấp đôi.” Người điều hành sòng bạc, tất nhiên, nhận ra rằng mọi người thường dễ đánh mất poker chips hơn tiền bởi sự biện hộ vô thức, lâu dài và khó nhận thấy rằng đó không thực sự là tiền.
1 Thứ tượng trưng cho tiền khi chơi bài, có thể quy đổi thành tiền sau khi kết thúc ván bài (ND).
Cuối cùng, tiềm năng kiềm chế nạn trộm cắp nội bộ nơi công sở với một vài chiến thuật không làm tốn hoặc tốn rất ít chi phí đến mức đáng kinh ngạc. Để đảm bảo người lao động luôn được vô thức điều khiển để là người đáng tin cậy, hãy thử bất cứ một biện pháp nào hoặc kết hợp một vài trong số các biện pháp sau:
Làm tất cả những việc này một cách bình thường, không mang tính đe dọa và bạn sẽ giúp tạo ra một thái độ cực kỳ quyết liệt – trộm cắp là một hành động sai trái và họ không phải là những kẻ trộm – có thể hằn sâu trong tâm trí nhân viên của bạn.
Xem thêm: