“Con người thường không để ý rằng chúng ta có xu hướng nhồi nhét quá nhiều quyết định tủn mủn vào cuộc sống.”
- DAVID BYRNE
Các nhà lãnh đạo vĩ đại nổi tiếng nhờ tính quyết đoán của họ. Hãy thử nhìn lại những người đã thay đổi lịch sử như Abraham Lincoln, Rosa Parks và Mahatma Gandhi mà xem. Mỗi một nhân vật huyền thoại ấy đều từng đối mặt với một hoặc nhiều quyết định quan trọng gắn liền với những rủi ro cá nhân hoặc đe dọa tới sự nghiệp. Nếu họ cũng chạy theo một danh sách ưu tiên dài lê thê, bị dao động hoặc không giữ vững cam kết thì chắc hẳn tất cả đã bị lịch sử lãng quên. Thay vào đó, họ khơi dậy làn sóng cách mạng giúp định hình lại thế giới quanh họ bằng cách hành động thật dứt khoát.
Các nhà lãnh đạo này được người đời đánh giá dựa trên những quyết định quan trọng mà họ đưa ra, bên cạnh đó, họ còn thực hiện vô số quyết định ít quan trọng hơn mà lẽ ra cũng nên nhận được sự chú ý. Nếu bạn không thể giải quyết các vấn đề đời thường, nếu bạn bỏ qua những điều nhỏ bé thì bạn cũng không đủ khả năng để đương đầu với những chuyện mang tầm vĩ mô. Nói như vậy không có nghĩa là bạn không nên quan tâm đến tiểu tiết. Steve Jobs vốn nổi tiếng về phong cách điều hành Apple rất cẩn trọng và một phần thế mạnh của ông là biết chi tiết nào quan trọng và chi tiết nào không. Ví dụ, tính thẩm mỹ của thiết kế sản phẩm là cực kỳ quan trọng đối với ông, nhưng chuyện đẹp xấu của trang phục thì không. Steve Jobs nổi tiếng vì ngày nào cũng mặc một chiếc áo cổ lọ đen, quần jeans xanh và giày thể thao New Balance để có thể dành thời gian cho các vấn đề quan trọng hơn. Đối với một số người, việc chọn trang phục mỗi ngày là một cách thể hiện bản thân, nhưng đối với Steve Jobs, đó chỉ là chuyện vặt.
Khi bị FOMO hoặc FOBO chi phối, bạn lo lắng cả về những chuyện lớn lao, những chuyện bình thường, lẫn những chuyện nhỏ nhặt. Lúc nào cũng lo ngay ngáy. Lo lắng về chuyện lớn là điều dễ hiểu rồi, nhưng nếu quyết định nào bạn cũng trăn trở như vậy thì bạn đang làm cho cuộc sống của mình trở nên phức tạp một cách không cần thiết. Tuy nhiên, dù biết một quyết định chắc chắn chỉ có vai trò bình thường thì bạn vẫn không thoải mái khi sống trong một môi trường quá nhiều lựa chọn liên quan đến các yếu tố công nghệ, sinh học, xã hội và văn hóa kích thích những nỗi sợ của bạn. Bạn có thể muốn phát điên lên để giữ cho mọi thứ thật đơn giản. Nếu muốn mua một cặp dây cột giày trên Amazon, bạn sẽ phải chọn một trong số hơn 2.000 sản phẩm! Đó chỉ là một trong những cuộc vật lộn hằng ngày mà bạn phải vượt qua khi sống trong một thế giới cung cấp quá nhiều lựa chọn, khiến ngay cả những khách hàng muốn mua dây giày quyết đoán nhất cũng khó lòng cưỡng lại.
Xác định các nhiệm vụ ưu tiên: Giá trị của chúng là gì?
Để chiến thắng FOMO và FOBO, bạn cần phải xác định những điều bạn thật sự mong muốn, từ đó, bạn mới có thể chống lại các yếu tố gây mất tập trung. Thoạt nhìn vấn đề này tưởng chừng rất đơn giản, nhưng thật đáng kinh ngạc khi biết hầu hết mọi người hiếm khi dừng lại để suy nghĩ xem mình thật sự muốn đạt được gì trong cuộc sống. Hiện tượng này áp dụng cho những chuyện lớn lao, nhưng cũng là một vấn đề đời thường đáng ngạc nhiên, liên quan đến những quyết định vô hại mà bạn đưa ra mỗi ngày.
Chính vì vậy, bước đầu tiên để trở thành người quyết đoán là hãy suy nghĩ về những điều nhỏ bé. Tôi là người tin vào sức mạnh của chiến lược “đánh nhanh thắng nhanh”. Và cách bảo đảm nhất để nhanh chóng gặt hái được nhiều kết quả là tập trung giải quyết các quyết định ít quan trọng nhưng gây lãng phí thời gian và tạo nên sự căng thẳng, xao nhãng không cần thiết. Làm được vậy, cuộc sống của bạn sẽ đơn giản đi rất nhiều. Nếu có thể rút ngắn thời gian đưa ra những lựa chọn hằng ngày, bạn sẽ rèn luyện được sự tự tin và khả năng ghi nhớ cần thiết để hành động kiên quyết hơn khi đối diện với các vấn đề có ảnh hưởng lớn. Đến đây, một câu hỏi tự nhiên bật ra là: Làm thế nào để phân biệt đâu là vấn đề nhỏ hoặc tầm thường, còn đâu là vấn đề đòi hỏi nhiều thời gian và nỗ lực? Điều đó phụ thuộc vào mức độ ưu tiên.
Bạn đã bao giờ dành cả ngày để trả lời hàng tá email bình thường để rồi nhận ra mình vẫn chưa động tay vào các nhiệm vụ cấp bách trong danh sách việc cần làm chưa? Dù biết mình cần chú tâm vào những vấn đề quan trọng hơn nhưng bạn vẫn bị cuốn vào việc dọn dẹp không gian làm việc trên máy tính vì nó giúp bạn cảm thấy mình đang làm việc thật hiệu quả. Nếu hiểu theo cách này, nhiệm vụ dọn dẹp hộp thư đến có thể được xem là một hành động “mờ ám”. Tuy bề ngoài giống như một công việc, nhưng thật ra, đó là một hình thức trì hoãn được ngụy trang khá hợp lý. Bất kể là hộp thư đến hay cuộc hôn nhân của bạn thì khi chuyển sự chú ý sang các vấn đề không quan trọng, bạn sẽ không còn thì giờ, năng lượng hoặc kiên nhẫn để sắp xếp các vấn đề to lớn và quan trọng hơn. Bởi thế, hãy ngừng ngay những công việc tầm phào càng sớm càng tốt.
Để hiểu rõ hơn về cách sắp xếp thứ tự ưu tiên, bạn chỉ cần hỏi Đức ông Frederick Dolan, người thường xuyên chứng giám cho mọi người vào những sự kiện trọng đại trong đời. Đức ông Dolan là một linh mục có chút khác thường. Ông từng học thạc sĩ quản trị kinh doanh và sau một thời gian làm môi giới chứng khoán với Merrill Lynch, ông trở thành một linh mục Công giáo. Hiện tại, ông là cha xứ người Canada của Phủ Giám chức Thánh Giá Opus Dei. Với kinh nghiệm sống của mình, Cha Fred rút ra rằng trong những khoảnh khắc sinh tử, người ta chẳng còn sợ bất cứ thứ gì. Mọi lo lắng và thiếu quyết đoán đều trở nên sáng tỏ. Sau biết bao lần chứng kiến điều này, ông đã khuyên các giáo dân rằng đừng đợi đến khi biến cố tiếp theo xảy ra mới biết ưu tiên những thứ quan trọng. Dolan dẫn lời của Đức Giáo hoàng Francis để nhấn mạnh thông điệp của mình: “Hãy nói không với một nền văn hóa phù phiếm, hời hợt và đáng bị xóa sổ, một nền văn hóa cho rằng bạn không có khả năng chịu trách nhiệm và đối mặt với những thách thức lớn của cuộc sống!”.
Mấu chốt của việc sắp xếp thứ tự ưu tiên nằm ở chỗ bạn cần hiểu rõ cách suy nghĩ ở từng hoàn cảnh thiếu quyết đoán trong cuộc sống. Mỗi khi cảm thấy bị bế tắc, bạn sẽ xác định mức độ ưu tiên hóa dựa trên giá trị của quyết định mà mình đang có. Trước tiên, bạn cần tách những việc quan trọng ra khỏi những việc vụn vặt. Hãy phân loại một vấn đề cụ thể vào một trong ba nhóm sau: Giá trị cao, Giá trị thấp và Không có giá trị. Sau khi đã xác định được mức độ giá trị, bạn sẽ điều chỉnh được chiến lược để vượt qua sự chần chừ, do dự.
Vậy giá trị là gì?
Quyết định mang lại giá trị cao là các quyết định chiến lược cơ bản có tác động quan trọng và chắc chắn sẽ ảnh hưởng từ trung hạn đến dài hạn. Đó là những lựa chọn mà bạn buộc phải chọn cho đúng nếu muốn phát triển vượt bậc. Tuy nhiên, vì không hề có một kế hoạch hành động tối ưu rõ ràng, nên chúng đòi hỏi bạn phải có quá trình cân nhắc và thảo luận kỹ càng trước khi quyết định.
Quyết định mang lại giá trị thấp là quyết định thường xuyên lặp lại trong cuộc sống và công việc. Chúng liên quan đến những việc thường nhật, mặc dù khá nhàm chán nhưng chúng là quyết định cần thiết để đảm bảo các chuyến tàu đến đúng giờ, hàng hóa được bày bán trên kệ và cây trồng được tưới nước. Đối với các vấn đề như vậy, thực ra có khá nhiều câu trả lời đúng, nên thử thách nằm ở việc chỉ được chọn một phương án và kiên trì thực hiện nó.
Quyết định không mang lại giá trị chẳng ảnh hưởng gì đến hòa bình thế giới. Đó là những băn khoăn kiểu như: “Mình nên mặc sơ mi màu gì nhỉ? hoặc “Hôm nay mình có nên chạy bộ không?”. Đây là những chi tiết nhỏ nhặt trong cuộc sống và không có lựa chọn nào là sai. Bạn có thể, nhưng không nên mất thời gian cho những lựa chọn thế này.
Lúc này, có thể bạn đang băn khoăn làm thế nào để phân loại tất cả quyết định vào ba nhóm trên. Bạn cũng có thể tự hỏi tại sao không phải là một loạt nhóm khác như Quyết định mang lại giá trị trung bình, Quyết định mang lại giá trị tương đối cao hoặc Quyết định mang lại giá trị tương đối thấp. Đây chính xác là mấu chốt của vấn đề. Nếu bạn phải chia các quyết định ra thành hai mươi lăm loại thì cũng như không. Mục tiêu của bạn là loại bỏ sự phức tạp trong quá trình ra quyết định chứ không phải khiến nó phức tạp hơn nữa.
Bạn cũng không thể đảo lộn những thứ vốn đang hoạt động suôn sẻ. Dù có nhận ra hay không, mỗi ngày bạn đã đưa ra hàng nghìn quyết định khá sáng suốt đấy. Bằng không thì mỗi việc ra khỏi giường vào buổi sáng thôi đã khiến bạn vất vả đấu tranh rồi. Khi quá trình ra quyết định trở nên đơn giản hơn thì bạn có thể dễ dàng quản lý nó, hoặc biến nó thành thói quen. Trên thực tế, thậm chí bạn có thể không nhận ra mình đã đưa ra quyết định vì trực giác đã làm thay cho bạn. Tuy nhiên, khi gặp khó khăn, bạn sẽ bắt đầu cảm thấy mọi thứ đều quan trọng, bất kể thực sự mức độ nghiêm trọng của vấn đề như thế nào đi nữa. Giá trị của những quyết định này rất lớn, trực giác của bạn chịu áp lực phải đưa ra lựa chọn chính xác và đạt được kết quả hoàn hảo. Suy cho cùng, quyết định là thứ khiến bạn căng thẳng và không cho phép bạn hài lòng với kết quả cuối cùng. Chính đây là lúc bạn đưa sự phức tạp không cần thiết vào quá trình ra quyết định của mình.
Phải chấm dứt chuyện này ngay. Mục tiêu của bạn là đơn giản hóa những thứ đang diễn ra trong đầu chứ không phải làm nó rắc rối hơn. Khi bạn lùi lại và sắp xếp thứ tự ưu tiên, dù theo nghĩa rộng, thì bạn cũng đã bắt đầu tách cảm xúc ra khỏi quá trình cân nhắc. Bạn sẽ sớm nhận ra rằng hầu hết các quyết định đều không quá quan trọng và không đáng để gây căng thẳng cho bạn. Khi chủ động tách những Quyết định mang lại giá trị thấp và Quyết định không mang lại giá trị ra khỏi những Quyết định mang lại giá trị cao, bạn có thể đòi lại những mảnh đất quý giá mà bạn đã sang nhượng cho những người thuê đất đầy yêu sách trong vỏ não của bạn.
Tất nhiên, một điều quan trọng cần nhớ là những Quyết định mang lại giá trị thấp đối với người này lại có thể quan trọng hơn nhiều đối với người khác. Nếu bạn là một ứng cử viên tổng thống đang chọn trang phục cho buổi tranh luận cuối cùng trước ngày bầu cử, bạn cần phải suy nghĩ kỹ càng về màu sắc chiếc áo sơ mi sắp mặc. Nếu bạn đang chuẩn bị cho một cuộc đua marathon, việc dành thời gian cho cuộc chạy đó có thể quan trọng hơn việc giữ nguyên lịch tập luyện. Nhưng đó là ngoại lệ chứ không phải quy tắc. Đối với hầu hết mọi người, những vấn đề như vậy không hề quan trọng.
Khi sắp xếp các quyết định dựa trên mức độ quan trọng của chúng, có lẽ thỉnh thoảng bạn sẽ thấy hoài nghi. Định nghĩa về mỗi loại quyết định là không toàn diện – chúng không thể bao quát hết tất cả hoạt động đa dạng trong lịch trình của bạn. Đó là lý do tại sao bạn cần kiểm tra lại kết quả phân loại của mình. Khi xác định một quyết định thuộc loại Giá trị thấp hay Không có giá trị, bạn hãy tự hỏi ba câu hỏi cuối cùng này. Nó đóng vai trò như một bài kiểm tra đơn giản để bạn tự tin với cách sắp xếp của mình hơn:
1. Quyết định này có sớm nở tối tàn không? Bạn có quên quyết định này trong một tuần (đối với các Quyết định không mang lại giá trị) hay một tháng (đối với các Quyết định mang lại giá trị thấp) không?
2. Quyết định này chẳng ảnh hưởng gì nhiều đến tiền bạc, thời gian, hoặc tác động đến bản thân bạn và người khác, đúng không?
3. Bạn có thể kiên định với lựa chọn của mình, bất chấp kết quả có như thế nào đi chăng nữa không?
Giả sử bạn có thể trả lời quả quyết từng câu hỏi thì quyết định này rõ ràng rơi vào nhóm Giá trị thấp hoặc Không có giá trị. Trong phần còn lại của chương, bạn sẽ học cách giải quyết cả FOMO lẫn FOBO trong các Quyết định mang lại giá trị thấp và Quyết định không mang lại giá trị cùng một lúc. Mặt khác, nếu câu trả lời của bạn cho một trong những câu hỏi trên là không thì bạn đang đối mặt với một Quyết định mang lại giá trị cao. Vì vấn đề này vốn dĩ phức tạp nên bạn sẽ cần giải quyết riêng FOMO và FOBO. Bạn sẽ học cách làm điều đó trong chương 10 và 11.
Tập trung vào những thứ thật sự quan trọng và quên đi những thứ khác
Bạn đã bao giờ tự hỏi tại sao mình lại gặp khó khăn khi đưa ra những quyết định không quan trọng đến vậy chưa? Có lẽ bạn cũng thắc mắc không biết đâu là nguyên nhân gây ra trở ngại này. Mặc dù việc khám phá lý do thật sự có thể rất thú vị, nhưng nó lại không liên quan đến mục đích của chương này. Ai lại quan tâm đến chuyện vì sao bạn không lựa chọn được giữa món gà hay món cá chứ? Chỉ cần quyết định là xong thôi. Nếu nói về những Quyết định không mang lại giá trị hay Quyết định mang lại giá trị thấp thì nguyên nhân này chẳng có gì quan trọng.
Để thay đổi cách thực hiện mọi việc và phá vỡ những thói quen cũ, bạn cần quyết tâm thực hiện một điều mà thoạt nhìn có vẻ khác thường: đừng đi sâu vào việc tìm hiểu nguyên nhân gây ra sự thiếu quyết đoán của bạn, bởi vì khi làm như vậy, bạn cần đầu tư rất nhiều thời gian và năng lượng nên động lực càng dễ bị mài mòn. Nếu sự chần chừ, do dự đã trở thành thói quen của bạn thì việc tiến hành phân tích tâm lý tỉ mỉ sẽ càng khiến bạn thêm trì hoãn. Nói như vậy không có nghĩa là phủ nhận giá trị của việc tìm hiểu động cơ của bạn. Sẽ hoàn toàn hợp lý khi cho rằng nếu biết được nguyên nhân khiến mình trở nên do dự thì bạn sẽ được chuẩn bị tốt hơn để khắc phục nó. Chính vì vậy, bạn sẽ thực hành một quá trình bài bản để giải quyết nhược điểm đó, nhưng chúng ta cần đợi đến lúc chuyển sang phần đưa ra các Quyết định mang lại giá trị cao trong hai chương tiếp theo. Đó là những vấn đề hệ quả, yêu cầu đầu tư nhiều thời gian lẫn nỗ lực để suy nghĩ sâu sắc hơn về các lực lượng tiềm ẩn đang điều khiển hành vi của bạn.
Đối với các Quyết định mang lại giá trị thấp và Quyết định không mang lại giá trị, thay vì rơi vào cái bẫy phân tích quá phức tạp rồi tự làm cho mình bị tê liệt, bạn hãy đơn giản hóa mọi thứ. Hãy tập trung vào hành động và giải quyết cả FOMO lẫn FOBO theo cách như vậy. Hãy nhớ rằng bạn đang cố gắng giành lại không gian quý giá của tâm trí chứ không phải lấp đầy nó bằng những suy nghĩ phức tạp và hỗn loạn. Bắt đầu từ bây giờ, mục tiêu chính của bạn là ngừng lãng phí thời gian, thay vào đó là dọn dẹp tâm trí để chuyển sang những vấn đề quan trọng hơn. Hãy hành động càng sớm càng tốt.
Nhờ người khác quyết định thay – một cách đánh bại FOMO và FOBO
Khi đang hấp hối trên giường bệnh, hẳn bạn sẽ không tiếc nuối và ước gì hồi tháng 5 năm 2014 mình đã chọn khách sạn Westin thay vì Marriott. Nhưng tại thời điểm đặt phòng, có thể bạn đã rất đắn đo giữa hai lựa chọn này. Đó là cảm giác rất khó chịu do FOMO và FOBO gây ra. Chúng gây nghiêm trọng hóa vấn đề tại thời điểm ra quyết định đến nỗi bạn khó lòng bình tĩnh suy nghĩ được. Động lực này cho thấy vì sao việc tìm ra phương pháp nhằm loại bỏ cảm xúc và sự nghi ngờ trước khi chúng tấn công vào trực giác và khiến bạn bối rối là vô cùng quan trọng.
Cách hiệu quả nhất là tách mình ra khỏi quá trình đó. Suy cho cùng, ngay từ đầu chính bạn là người đưa FOMO và FOBO vào quá trình cân nhắc của mình. Giây phút bạn không còn quan sát được bức tranh tổng thể chính là lúc kịch tính. Vì những Quyết định mang lại giá trị thấp và Quyết định không mang lại giá trị chỉ gây ra ảnh hưởng hạn chế nên bạn không cần phải né tránh rủi ro hoặc cố gắng kiểm soát chúng. Một khi xác định rằng chúng chỉ là nhất thời và không gây ảnh hưởng gì đáng kể, bạn có thể chấp nhận bất kỳ kết quả nào. Cảm giác nhẹ nhõm của việc cứ quyết định thôi đáng giá hơn bất kỳ lợi ích tiềm năng nào của việc đầu tư thời gian nhằm nỗ lực chọn được kết quả tối ưu. Chưa kể nếu bạn bị bế tắc thì ai biết sẽ mất bao lâu! Do đó, tốt hơn hết bạn nên lùi lại và để ai đó (hoặc thậm chí để cho vũ trụ, bạn sẽ sớm nhận ra vai trò của vũ trụ thôi) làm việc này thay cho bạn. Đó là lý do tại sao bạn đi đến việc nhờ người khác quyết định giúp.
Thuê ngoài là hình thức các công ty hoặc cá nhân thuê những nhà cung cấp bên ngoài thực hiện các dịch vụ mà trước giờ họ thường tự đảm nhận. Dù bạn đang sống trong một gia đình bận rộn hay đang làm việc cho tập đoàn đa quốc gia, thì việc thuê người khác hỗ trợ hoặc phối hợp với các nguồn lực mới giúp giải quyết vấn đề cũng luôn là một giải pháp chiến lược. Khi quyết định thuê ngoài, bạn đang thực hiện một phép tính cơ bản về cách tập trung thời gian và sự chú ý: Bạn xác định rằng mặc dù bạn có thể tự làm một công việc nhưng bạn sẽ giảm được chi phí và tăng hiệu quả lên nếu thuê người khác làm. Đó là lý do tại sao hầu hết công ty lớn đều thuê phần nhân lực để vận hành tổng đài chăm sóc khách hàng. Họ rút ra kinh nghiệm rằng nếu họ tự mình thực hiện những chức năng này thì chi phí bỏ ra sẽ tốn kém hơn mà hiệu quả công việc lại giảm sút. Vì vậy, thay vào đó, họ thuê một bên thứ ba đảm trách.
Tất nhiên, nếu các công ty này đầu tư thời gian và vốn để xây dựng trung tâm chăm sóc khách hàng riêng thì họ vẫn có thể tự mình quản lý. Chỉ cần cân đối hợp lý giữa nguồn nhân lực và tài chính, kết quả nhận được có thể ở mức tốt hoặc thậm chí tốt hơn. Tuy nhiên, họ nhận thấy hành động này gây ra sự xao nhãng không tương xứng với nỗ lực mà họ đã bỏ ra. Đó không phải là cách tận dụng tối ưu thời gian. Lợi tức đầu tư sẽ cao hơn nếu họ lựa chọn sự hiệu quả và kết quả vừa đủ tốt thay vì khả năng đạt đến sự hoàn hảo. Tiếp theo, họ sẽ chuyển hướng đầu tư các nguồn lực vào những việc có tiềm năng tạo ra nhiều lợi nhuận hơn.
Bạn cũng thế. Mặc dù việc đầu tư thời gian và nguồn lực quý báu của bạn vào những quyết định nhỏ trong cuộc sống có thể giúp bạn đưa ra những quyết định tốt hơn một chút, nhưng lợi tức đầu tư lại không nằm ở đây. Cải thiện chút ít đối với Quyết định mang lại giá trị thấp hoặc Quyết định không mang lại giá trị chưa đủ để tạo nên bước nhảy vọt. Đó là lý do tại sao bạn cũng nên nhờ nguồn lực bên ngoài. Hãy nhờ đến những nguồn lực khác để phá vỡ tình trạng bế tắc, gia tăng hiệu quả và giảm chi phí ra quyết định.
Quyết định không mang lại giá trị: Để đồng hồ lo liệu thay bạn
Đối với những vấn đề hoàn toàn không quan trọng thì kết quả nào cũng chấp nhận được vì không có câu trả sai. Lựa chọn tồi tệ duy nhất ở đây là bạn lãng phí hơn một phút để ra quyết định. Bạn chỉ cần chọn một thứ và thực hiện nó. Dù dĩ nhiên bạn có thể nhờ người khác hướng dẫn nhưng bạn sẽ có nguy cơ lãng phí nhiều thời gian hơn để chờ phản hồi. Bên cạnh đó, nếu cứ làm phiền những người xung quanh về những chuyện nhỏ nhặt như vậy, bạn đang tự làm giảm uy tín của bản thân trong vai trò nhà lãnh đạo. Giả sử bạn bị mang tiếng là một người mà đến cả những chuyện lặt vặt thế cũng không giải quyết được, thì làm sao mọi người có thể tin tưởng bạn khi đối diện với những vấn đề lớn hơn? Có một giải pháp cho vấn đề nan giải này, tuy nhiên, bạn cần phải suy nghĩ rộng ra. Hãy đặt cược số phận vào tay tạo hóa, hay chính xác hơn là vào chiếc đồng hồ của bạn.
Khi tôi đang học năm thứ hai đại học, Francesca – một người bạn của tôi – đã giới thiệu cho tôi một giải pháp cực kỳ hữu ích mà tôi đã áp dụng ngay khi biết nó. Một ngày nọ, trong căn phòng ký túc xá, tôi đang hết sức trăn trở vì một việc vô cùng ngớ ngẩn. Vấn đề đó tủn mủn đến mức tôi không thể nhớ nổi vì sao nó lại có thể khiến cho cậu sinh viên năm hai “trẻ người non dạ” như tôi đau đầu đến thế. Có lẽ đó là những việc như: “Bây giờ mình nên học bài rồi ăn trưa hay ăn xong rồi học nhỉ?”. Vâng, bạn có thể thấy đấy, hồi còn học đại học, tâm hồn tôi vô cùng phức tạp và đầy trăn trở.
Sau khi chứng kiến tôi đắn đo tận hai mươi phút hoặc lâu hơn thế, Francesca đã quăng cho tôi chiếc phao cứu sinh. Cô bảo: “Cậu xem đồng hồ đi”. Cách thực hiện như sau. Đầu tiên, bạn tóm gọn quyết định của mình lại chỉ còn hai lựa chọn đơn giản là có/không hoặc cái này, hoặc cái kia. Đây là loại câu hỏi đóng. Ví dụ, bạn sẽ hỏi: “Nên chọn kích thước chữ 11 hay 12?” hay “Mình nên ăn tối với khách hàng ở nhà hàng này hay nhà hàng kia?”. Lúc này, bạn vẫn đang cho phép bản thân “tung hứng” với một vài phương án tiềm năng, nhưng bạn đã giới hạn lại một vài khả năng có thể kiểm soát và cái nào trong số đó cũng chấp nhận được. Tiếp theo, bạn quy định từng kết quả “có/không” hoặc “cái này/cái kia” cho mỗi nửa mặt đồng hồ. Ví dụ, đáp án “có” tương ứng với nửa bên phải và đáp án “không” ứng với nửa còn lại. Rồi bạn xem kim giây đang chỉ ở phía nào. Luật chơi đã rõ, giờ bạn hãy nhìn xuống, xem thời gian và làm đúng như điều mà chiếc đồng hồ bảo bạn nên làm. Nếu không có đồng hồ, bạn có thể sử dụng điện thoại di động và ra quyết định dựa trên số phút chẵn hay lẻ tại thời điểm kiểm tra. Bạn cũng có thể chia mặt đồng hồ thành ba, bốn hoặc nhiều phần hơn nếu cần. Do vậy mà người ta thích dùng đồng hồ hơn tung đồng xu. Bạn có thể tạo cho mình sự linh hoạt bằng cách bổ sung vài lựa chọn.
Từ khi bắt đầu sử dụng cách này, tôi nhận thấy việc đưa ra các quyết định nhỏ nhặt không còn khiến tôi tổn hao tâm trí hay tiêu tốn nhiều năng lượng nữa. Điều này thật sự khiến tôi thoải mái. Bằng một cách kỳ lạ nào đó, dường như chiếc đồng hồ và trí tuệ siêu việt của nó luôn biết tôi muốn gì. Đây cũng là một thói quen hơi kỳ quặc khiến cho cuộc sống trở nên thú vị hơn một chút. Mặc dù tôi đã cẩn thận hạn chế đặt ra nhiều câu hỏi cho những vấn đề ít quan trọng nhưng tôi chưa bao giờ làm trái lời hướng dẫn của chiếc đồng hồ. Tôi không biết chuyện gì sẽ xảy ra nếu tôi cãi lại lựa chọn của đấng tối cao về bữa ăn trên chuyến bay. Tôi cũng không có ý định tìm hiểu. Tuy nhiên, thỉnh thoảng khi nhìn xuống, tôi bắt gặp kim giây đang chỉ đúng số 6 hoặc 12, nghĩa là chiếc đồng hồ cũng đang chiến đấu với FOMO và FOBO của chính nó. Trong trường hợp này, tôi đợi vài phút rồi thử lại. Và tôi luôn có được câu trả lời rõ ràng trong lần thứ hai.
Quyết định mang lại giá trị thấp: Giao lại cho đồng đội
Khác với các Quyết định không mang lại giá trị, các Quyết định giá trị thấp luôn tồn tại một câu trả lời đúng. Trên thực tế, bạn sẽ thường thấy nhiều chuỗi hành động hợp lý và khi cân nhắc về kết quả tiềm năng của chúng thì sự khác biệt là tương đối nhỏ. Dựa vào kinh nghiệm và kiến thức sẵn có, bạn sẽ làm sáng tỏ các phương án này, rồi đặt ra các tiêu chí để xác định xem như thế nào là một kết quả chấp nhận được. Từ đó, bạn sẽ dễ dàng tự mình giải quyết nhanh gọn hầu hết các quyết định mang lại giá trị thấp mà không cần đến sự giúp đỡ của người khác. Tuy nhiên, đôi khi, FOMO và FOBO sẽ cản trở quá trình này. Dù bạn đã đưa ra một tập hợp lựa chọn hoàn toàn hợp lý nhưng sẽ có lúc bạn không chọn được thứ nào. Trong trường hợp này, FOMO thúc đẩy bạn cố gắng làm tất cả mọi thứ trong khi FOBO xúi giục bạn đừng chọn bất cứ điều gì vì sợ rằng không nhận được kết quả tối ưu.
Tương tự như các Quyết định không mang lại giá trị, bạn nên giao những Quyết định mang lại giá trị thấp mà bạn thường xuyên phải đối mặt cho người khác làm thay. Như vậy, bạn có thể giải phóng bản thân khỏi những vấn đề gây lãng phí thời gian, mất tập trung và kiểm soát sự bốc đồng. Tuy nhiên, trong trường hợp này, bạn cần cân nhắc một chút vì kết quả của các lựa chọn mang lại giá trị thấp vẫn có tác động phần nào. Giải pháp của bạn sẽ là ủy thác cho một người nằm trong phạm vi quan hệ của mình, một người hội đủ khả năng để đưa ra quyết định thay bạn. Bạn có thể đưa ra các phương án dưới dạng câu hỏi đóng hoặc cũng có thể đặt ra một câu hỏi mở với các tham số dùng để giới hạn và định hướng cho người trả lời. Thay vì hỏi: “Chúng ta nên thực hiện phân tích này hay phân tích kia?”, bạn có thể hỏi: “Bạn có thể đề xuất một phân tích giúp chúng tôi xác định xem dự án này có khả thi hay không chứ?”. Tiếp theo, người ra quyết định sẽ được quyền sử dụng các tham số của bạn để xác định kết quả nào chấp nhận được, sau đó đề xuất một giải pháp. Thậm chí họ có thể sẽ đề xuất một giải pháp mà bạn chưa từng nghĩ đến.
Nếu suy nghĩ kỹ, bạn sẽ nhận thấy xung quanh mình luôn có nhiều người mà bạn có thể nhờ giúp đỡ. Trong công việc, đó là đồng nghiệp, nhân viên hành chính; ngoài công việc, đó là bạn đời, gia đình, bạn bè hoặc những người mà bạn tin tưởng và luôn quan tâm đến lợi ích của bạn. Tất cả đều là đồng đội của bạn. Dù lời khuyên này nghe có vẻ giống như chương trình nhập môn cho các nhà quản lý, nhưng nếu bạn đang rơi vào nỗi sợ FOMO và FOBO, thì có lẽ bạn sẽ không nhớ đến cách huy động những nguồn nhân lực quý giá này để giúp mình đưa ra các Quyết định mang lại giá trị thấp. Nếu bị cuốn vào các thành tố cảm xúc trong lúc ra quyết định, bạn đôi khi quên mất mình có thể nhờ trợ giúp để vượt qua sự thiếu quyết đoán. Giải pháp này có thể là rất cần thiết.
Trong giai đoạn đầu sự nghiệp, một trong những vị sếp đầu tiên của tôi – một người phụ nữ tên là Susan Segal – đã dạy cho tôi về giá trị của việc ủy thác. Lúc đó, tôi đang là nhà đầu tư mạo hiểm ở Mỹ Latinh và nhóm mười người chúng tôi phải quản lý hàng trăm triệu đô-la cùng hàng tá khoản đầu tư trải rộng khắp khu vực. Các thành viên của nhóm làm việc ở khắp mọi nơi, từ New York, Buenos Aires, São Paulo, Mexico đến Miami. Có rất nhiều việc phải làm đối với một tổ chức nhỏ và phân tán như vậy, nhưng lại có rất ít phương pháp chắc chắn. Trong hoàn cảnh đó, người ta kỳ vọng bạn sẽ xắn tay áo lên, chủ động hành động và đóng góp, bất kể vị trí, chức vụ hiện tại của bạn là gì. Sau vài tuần làm việc, Susan đặt ra cho tôi một thử thách, yêu cầu tôi tìm cách định vị một trong những công ty thuộc danh mục đầu tư của nhóm để huy động hàng triệu đô-la cho một vòng gọi vốn mới. Tôi còn không biết mình đã về đội của Susan. Khi bà ra lệnh cho tôi, tôi vô cùng sợ hãi. Tại sao bà lại để một nhà phân tích mới hai mươi ba tuổi phụ trách một công việc quan trọng như vậy?
Dù rất ngạc nhiên vì đây là lần đầu tiên Susan yêu cầu tôi bước ra khỏi vùng an toàn của bản thân, nhưng trong ba năm làm việc với bà, trải nghiệm này không phải là lần duy nhất. Tôi nhanh chóng nhận ra rằng bà thường trao quyền cho nhân viên, buộc họ chấp nhận rủi ro và khuyến khích tinh thần trách nhiệm. Bên cạnh đó, những việc đối với tôi là một trách nhiệm lớn lao ở thời điểm ấy, thực chất chỉ là quyết định không mang lại nhiều giá trị. Susan là chuyên gia trong lĩnh vực của mình và bà có thể phát hiện ra sai sót hay lúc nào nhân viên đưa ra nhận định thiếu chính xác. Bà không cần tốn quá nhiều công sức để xem liệu chúng tôi có đưa ra quyết định khôn ngoan hay không. Chúng tôi có thể trình bày với bà mọi ý tưởng, cả tốt lẫn xấu. Sau đó, bà sẽ trao đổi và hướng dẫn chúng tôi dựa trên kinh nghiệm của mình. Điều duy nhất không được chấp nhận là sự mơ hồ hoặc không thật sự nỗ lực để giải quyết các vấn đề xảy đến hằng ngày. Văn hóa tại công ty này yêu cầu chúng tôi hành động và hơn nữa, phải hành động thật dứt khoát. FOMO và FOBO là những thứ tối kỵ.
Bằng cách ủy thác cho nhân viên đưa ra các Quyết định mang lại giá trị thấp, Susan có thêm nhiều thời gian và sự tự do để cân nhắc về những Quyết định mang lại giá trị cao mà bà phải gánh trên vai. Bà cho phép bản thân tin tưởng những người đồng đội, bởi chung quy, bà thuê chúng tôi để hoàn thành nhiệm vụ được giao mà. Khi tích lũy được nhiều kinh nghiệm, chúng tôi có thể đưa ra những nhận định sâu sắc hơn và tư vấn về cách quản lý doanh nghiệp. Mặc dù phương pháp này mang lại lợi ích cho Susan, nhưng tôi cũng nhận ra rằng bà đang sử dụng cách liên tục trao quyền để đào tạo tôi – một tay “lính mới” – trở nên quyết đoán hơn. Bà là một nhà lãnh đạo vị tha và nhờ vậy, tất cả chúng tôi đều được hưởng lợi.
Việc trao quyền ra quyết định cho các thành viên trong nhóm đem lại cho bạn nhiều lợi ích. Như Susan đã dạy tôi, hành động này giúp bạn giải phóng bản thân để tập trung vào các vấn đề quan trọng hơn. Nếu bạn là người thích kiểm soát và thường bị “sa lầy” vào các Quyết định mang lại giá trị thấp, bạn sẽ không bao giờ đạt được thành công trong một môi trường giàu tính cạnh tranh. Nhà lãnh đạo phải biết cách ủy thác. Thứ hai, việc này giúp bạn xây dựng một đội ngũ gồm những cá nhân quyết đoán, tự tin, sẵn sàng đưa ra phán đoán và nắm quyền tự chủ. Tất nhiên, không phải quyết định nào cũng quan trọng ngang nhau, vì vậy, nếu giá trị của quyết định tương đối thấp thì bạn có thể ủy quyền cho những người ít kinh nghiệm để tạo cơ hội cho họ rèn kỹ năng ra quyết định. Hãy nhớ rằng, một vấn đề có vẻ nhỏ đối với bạn – một chuyên viên giàu kinh nghiệm – lại có thể là một trách nhiệm lớn lao đối với người khác. Như với một đồng nghiệp mới đi làm hay đứa con đang tuổi đi học của bạn chẳng hạn. Khi bạn cho phép người khác tự chịu trách nhiệm, họ sẽ sự tự tin hơn, chấp nhận rủi ro nằm trong tầm kiểm soát và học hỏi từ những thành công cũng như sai lầm của mình. Bạn đang giúp đỡ họ bằng cách dạy miễn phí cho họ biết ý nghĩa thật sự của việc trở nên quyết đoán.
Tuy nhiên, hãy nhớ rằng khi ủy quyền, bạn phải luôn thiết lập các tiêu chí cơ bản, xác định phạm vi bằng một số câu hỏi mở hoặc đóng, sau đó thường xuyên trao đổi cởi mở với người mà bạn đã ủy thác. Trong trường hợp họ gặp quá nhiều khó khăn để hành động dứt khoát thì hướng dẫn của bạn có thể là sự hỗ trợ đắc lực, hoặc một lực đẩy nhẹ nhàng. Bên cạnh đó, hãy tránh xa sự cám dỗ của việc thăm dò ý kiến số đông. Bạn chỉ cần yêu cầu một người hỗ trợ khi đưa ra Quyết định mang lại giá trị thấp. Nhiều người sẽ càng làm vấn đề thêm phức tạp. Nếu bạn muốn có hơn một người tham gia, bạn có thể yêu cầu họ đề cử thêm một cái tên khác.
Việc nhờ người khác quyết định thay không chỉ giới hạn trong phạm vi công việc. Bạn cũng có thể áp dụng bộ phương pháp này cho những khía cạnh khác trong cuộc sống. Nếu bạn đang trăn trở về địa điểm hẹn hò, nên mặc gì khi đi phỏng vấn hay nên đặt chiếc sofa mới ở chỗ nào, thì tốt hơn hết bạn nên giũ sạch mớ suy nghĩ đó ra khỏi đầu. Hãy chấp nhận rằng bạn đang tốn quá nhiều thời gian và sức lực để cố gắng chọn giữa phương án này với phương án khác và bạn không phải là người giỏi đưa ra quyết định đối với các vấn đề trên. Chính vì vậy, bạn mới cần đến sự giúp đỡ của người khác.
Ai cũng có một người bạn sở hữu gu thẩm mỹ tuyệt vời, biết rõ mọi nhà hàng mới trong thành phố hoặc luôn đưa ra lời khuyên chí lý nhất khi đối diện với những khó khăn trong cuộc sống hằng ngày. Vì những người này không phải nhân viên của bạn nên bạn không thể dùng cách ủy nhiệm. Thay vì vậy, khi cảm thấy bế tắc trước một tình huống, bạn sẽ liên lạc với họ, các chuyên gia giải quyết vấn đề trong mạng lưới quan hệ của mình, để có thể giải quyết nhiệm vụ hiện tại một cách tốt nhất. Khi hỏi ý kiến của họ, bạn đã sẵn sàng lắng nghe và làm theo lời khuyên đó, rồi bạn sẽ tự giải thoát mình khỏi cái vòng luẩn quẩn không đáng có. Bên cạnh đó, bạn còn nhận thấy rằng cuối cùng mình đã can đảm vượt ra khỏi vùng an toàn của bản thân. Bằng cách khai thác chuyên môn của người khác và đặt ra những câu hỏi mở, bạn sẽ học được nhiều điều mới mẻ và tận hưởng lợi ích của việc nhờ người khác giúp đỡ. Chỉ cần bạn nhớ rằng chính bạn cũng là chuyên gia về một vài vấn đề khác nên hãy sẵn lòng hỗ trợ khi những người xung quanh nhờ vả. Dù bạn phải vất vả đấu tranh với FOMO và FOBO để đưa ra quyết định của bản thân, nhưng bạn sẽ thấy việc giúp đỡ người khác thường dễ dàng hơn nhiều. Vì những lựa chọn này ảnh hưởng đến người khác nên bạn có thể khách quan hơn và ít cảm tính hơn so với khi đối diện với những vấn đề của chính mình.
Dù các chiến lược được trình bày trong chương này giúp bạn đưa ra quyết định một cách hiệu quả nhất có thể, nhưng chúng không giải quyết được các vấn đề cốt lõi khiến bạn trở nên thiếu quyết đoán. Không cần phải nói rằng đối với các Quyết định mang lại giá trị cao, bạn sẽ cần một phương pháp khác. Bạn không nên dựa vào đồng hồ để tìm kiếm câu trả lời và cũng không thể trốn tránh trách nhiệm của mình bằng cách ủy thác cho người khác. Bạn cần suy nghĩ thấu đáo, thu thập dữ liệu và sau đó đưa ra quyết định dựa trên lý do, tính chính xác và kinh nghiệm. Bạn cần phải tiến lên và trở thành nhân vật chính trong cuộc đời mình.
Trong hai chương tiếp theo, bạn sẽ dành thời gian để lùi lại và suy nghĩ về các yếu tố ngăn cản bạn hành động dứt khoát trong trường hợp đưa ra Quyết định mang lại giá trị cao. Bạn cũng sẽ giải quyết riêng từng FO, bắt đầu với FOMO và sau đó là FOBO. Vì bản chất của mỗi thử thách khác nhau, nên để vượt qua chúng, bạn cần triển khai một bộ chiến lược được thiết kế riêng cho từng thử thách. Bằng cách giải quyết lần lượt từng FO, bạn sẽ hiểu rõ hơn lý do tại sao mình lâm vào bế tắc và xây dựng nền tảng kiến thức hữu ích phòng khi lại gặp các vấn đề tương tự trong tương lai.