Chương 1Cơ chế vận hành Email Marketing

Cơ chế vận hành của Email Marketing có thể được biểu thị qua sơ đồ sau:

clip_image002

Nó là sự kết hợp của ba bước gồm cài đặt Email server, cụ thể là SMTP server; xác thực domain thông qua hệ thống đánh giá email và áp dụng các phần mềm gửi email tự động.

1. Hệ thống Email Server (SMTP server)

Email Server là hệ thống máy chủ thư điện tử, dùng để gửi và nhận thư điện tử. Mỗi email được gửi đi thông qua máy chủ để đi đến người nhận. Nếu không có các máy chủ này thì bạn chỉ có thể gửi email cho những người có tên miền trùng với tên miền của email bạn. Hệ thống thư điện tử Email server sẽ giải quyết được các vấn đề như email bị virus, spam, blacklist, không check được webmail.

Hiện nay có ba giao thức cơ bản được ứng dụng trong mail server hỗ trợ hoạt động cũng như gia tăng tính bảo mật của email có thể được kể đến như:

SMTP Server (viết tắt của Simple mail transfer protocol): giao thức truyền tải thư điện tử đơn giản chính là hệ thống máy chủ hỗ trợ gửi email đến các địa chỉ email khác thông qua Internet.

POP3 server (Post Office Protocol Version 3): giao thức tải một email từ một máy chủ email thông qua Internet.

IMAP server (Internet Message Access Protocol): giao thức thế hệ mới của POP hỗ trợ nhận một email từ một máy chủ email khác thông qua Internet và nó có thể thực hiện hoạt động ở chế độ trực tuyến lẫn ngoại tuyến và ngắt kết nối.

Bạn có thể hình dung được chức năng và hoạt động của các server email này thông qua sơ đồ:

clip_image004

Đối với Email Marketing chủ yếu hoạt động trên giao thức gửi email tới máy chủ nên chúng ta sẽ chủ yếu quan tâm đến các nhà cung cấp dịch vụ SMTP server. Hiện tại có rất nhiều nhà cung cấp dịch vụ SMTP khá tốt cho việc gửi Email Marketing. Dưới đây là một vài nhà cung cấp dịch vụ với ưu tiên dễ dùng và miễn phí.

SendinBlue

clip_image006

Đây là một trong số các nhà cung cấp SMTP server tốt để có thể gửi Email Marketing. Nó không yêu cầu kỹ thuật cao, nên bạn sẽ rất dễ dàng để sử dụng chúng. Với SendinBlue còn bao gồm cả thư viện template và cả dịch vụ SMS marketing.

SendinBlue cho phép bạn sử dụng miễn phí với việc gửi 300 email mỗi ngày. Bạn sẽ phải thanh toán khoản phí $25 cho 40.000 email mỗi tháng, và các tùy chọn khác như 60.000 email với $39/tháng hay thậm chí là $603 cho 3 triệu email mỗi tháng.

Mailgun

clip_image007

Đây là một dịch vụ email tự động do Rackspace sở hữu. Mailgun có hệ thống đo lường được hỗ trợ đầy đủ và miễn phí với 10.000 email gửi mỗi tháng và sẽ tính thêm $5 cho mỗi 10.000 email.

SendGrid

clip_image009

SendGrid là một nhà cung cấp dịch vụ SMTP được đánh giá khá tốt dựa trên nền tảng đám mây thay thế cho hệ thống email truyền thống, cho phép bạn gửi và nhận email hàng loạt với giao diện thân thiện và dễ sử dụng. Vì thế mà bạn không cần phải tốn công xây dựng và duy trì các hệ thống mail server.

SendGrid cho phép gửi 12.000 email miễn phí mỗi tháng với giới hạn 400 email mỗi ngày. Với giới hạn cao hơn là 40.000 email mỗi tháng, bạn phải trả mức phí là $9.95 hay các mức phí cao hơn như $19.95 cho 100.000 email.

MailJet

clip_image011

MailJet cung cấp dịch vụ SMTP khá uy tín. MailJet cho phép bạn gửi giới hạn 200 email/ngày tương đương với 6.000 email mỗi tháng và bạn sẽ phải thanh toán khoản phí $7.49 nếu vượt quá 6.000 email mỗi tháng và chưa chạm tới ngưỡng 30.000 email mỗi tháng.

Amazon SES

clip_image014

Amazon SES cho phép bạn gửi hàng ngàn email chỉ bằng một cú nhấp chuột. Amazon SES sẽ tính phí $0.1 cho mỗi nghìn email được gửi đi.

Ngoài ra, còn một số SMTP server cho bạn tham khảo sử dụng như MailGet Bolt, MailGet SMTP, Elastic Email, Maildocker, SendPulse, Pepipost…

Việc của bạn sẽ là vào các website của hệ thống SMTP server để đăng ký sử dụng và làm theo hướng dẫn thôi!

2. Hệ thống đánh giá email (Verify domain email)

Mục đích chính của phần này là xác thực domain, đánh giá tính uy tín của người gửi tin, nguồn tin và cả các kết quả tiêu cực nếu có. Phần này rất quan trọng bởi nó có thể nâng cao tỷ lệ email rơi vào inbox thông qua của hệ thống đánh giá lọc thư rác, chặn tin nhắn để rơi vào inbox.

Có hai phương thức để phát hiện email giả mạo là SPF (Sender Policy Framework) và DKIM (DomainKeys Identified Mail). Đây là các hệ thống đánh giá email, phát hiện email giả mạo nhờ vào cơ chế kiểm tra domain và hệ thống máy chủ gửi tin nhắn của email gửi đến có được xác thực quyền bởi người quản trị domain. Email spam thường sử dụng địa chỉ email giả mạo để gửi nên các phương thức xác nhận này được xem như một kỹ thuật dùng để loại trừ Email spam.

Việc xác nhận domain mới được thực hiện trong trang quản trị domain của SMTP server và làm theo hướng dẫn với bước đầu tiên là nhập tên domain của bạn rồi download Record Set as CSV để thêm vào DNS record. Quá trình xác thực chỉ hoàn tất thành công khi có email xác nhận báo về. Đối với xác nhận Domain này, bạn có thể bật tắt nó dễ dàng.

3. Công cụ gửi email

Hiện nay có rất nhiều phần mềm hỗ trợ cho việc gửi Email Marketing có thể kể đến như Mail Chimp, Get Response, Constant Contact, Email Delivered, Sendinblue. Hay một số phần mềm như Sendy, MailWizz có thể tùy chỉnh linh hoạt hơn trong việc thiết lập gửi email. Những dịch vụ này cung cấp các mẫu khác nhau để bạn xây dựng các chiến dịch Email Marketing của mình, mỗi loại sẽ có những mức giá và tính năng khác nhau, bạn sẽ phải cân nhắc để lựa chọn phần mềm phù hợp nhất. Tuy nhiên cấu trúc và cách thức chung sẽ không có nhiều thay đổi.

4. Giải pháp đặt ra

Với cơ chế vận hành này, có hai cách được đưa ra và nó có khả năng đáp ứng được yêu cầu của bạn.

Cách thức 1: Email Marketing nền tảng đám mây với dịch vụ của bên thứ ba. Điều hiển nhiên nếu bạn là người mới thì cách thức này là gợi ý đầu tiên hướng đến bạn, bởi nó khá dễ dàng để sử dụng. Bạn có thể tham khảo dịch vụ của bên thứ ba như Mailchimp, GetResponse hay thậm chí là dịch vụ của Mailprimo.

Cách thức 2: Xây dựng hệ thống Email Marketing theo ba bước được hướng dẫn từ việc cài đặt Email server cho đến việc xác thực domain và cả việc cài đặt phần mềm gửi Email Marketing. Tuy nhiên, nó lại yêu cầu bạn phải có chuyên môn kỹ thuật chút xíu để thiết lập hệ thống. Đó là việc cài các email server như Amazon SES, SendinBlue, Mailgun… rồi đến xác thực SPF hay DKIM và cuối cùng là cài đặt các phần mềm gửi email như Sendy hay Mailwizz…

Việc lựa chọn cách thức nào, sử dụng công cụ nào sẽ là điều bạn cần cân nhắc lựa chọn dựa theo nhu cầu và khả năng của bản thân mình.

Nếu chỉ có một vài nghìn địa chỉ email thì cách thức thứ nhất đã đủ hỗ trợ cho bạn. Và Mailchimp, GetResponse là lựa chọn hoàn hảo để làm Email Marketing.

Nếu bạn có số lượng email lớn, lúc này bạn cần thêm một số công cụ khác để có thể tiết kiệm chi phí. Với các bạn là người có chuyên môn kỹ thuật, sao không tận dụng nó để xây dựng một hệ thống cho riêng mình với giá khá rẻ và mức độ tùy chỉnh cao. Nhưng hãy nhớ thực hiện đủ ba bước, đừng bỏ qua bất kỳ chi tiết nào, đặc biệt là xác thực domain, bởi nó dễ chuyển email của bạn vào hộp thư spam lắm!

Đừng quên cách thức 1 các phần mềm sử dụng là hệ thống được tích hợp, còn với các thức 2, phần mềm gửi email chỉ là mã nguồn gửi email. Cụ thể là với Sendy bạn vẫn cần SMTP server, bạn phải biết code để cài đặt, cần host, cần domain. Trong khi Mailchimp hay các hệ thống khác đã bao gồm cả hệ thống và SMTP server.

Email phải được gửi đi từ SMTP server và được xác thực domain cùng email, phần mềm gửi email như một công cụ hỗ trợ soạn thảo và tùy chỉnh kết nối với máy chủ để gửi Email Marketing. Như vậy, việc email của bạn được rơi vào inbox hoặc bị rơi vào spam phụ thuộc vào các yếu tố như: độ tín nhiệm của sender mail, điểm spam mail của server chứa hệ thống Email Marketing (trong nhiều trường hợp có thể Mailchimp luôn tốt hơn vì có rất ít người có thể config đủ IP server, SPF hay DKIM), và cả nội dung với nhiều hình ảnh, ký tự lạ, font và size không đồng đều. Quan trọng nhất là danh sách email cho chính bạn xây dựng. Nếu không bạn đừng thắc mắc tại sao mail không vào được inbox, bởi người dùng họ có đăng ký nhận đâu. Do đó, bạn đừng tin là có một phần mềm nào đảm bảo rằng tỷ lệ rơi vào inbox là 99% khi không có sự nỗ lực đánh giá và tối ưu của bạn.

Dưới đây là chiến dịch bên mình đã triển khai. Các chiến dịch trước đó là do người dùng subscribe, chiến dịch còn lại email được gửi đi mặc dù họ vẫn thường xuyên nhận, nhưng vì không đúng chủ đề họ cần, không đúng tập khách hàng subscribe nên kết quả dĩ nhiên là thấp hơn hẳn.

clip_image016

Các chiến dịch trên Mailchimp cũng cho kết quả tương tự.

clip_image017

Thêm nữa, việc gửi Email Marketing mọi người thường nhầm tưởng là phụ thuộc vào phần mềm. Nhưng không phải như vậy! Phần lớn thời gian sau khi setup hệ thống là vạch ra chiến lược, thực hiện viết email, gửi và đọc báo cáo. Tất nhiên là khâu tối ưu sẽ bước không thể bỏ qua.

Hãy nhớ! Vấn đề của mail rơi vào inbox ở đây là tư duy, công cụ không phải là mấu chốt của vấn đề!

5. Cài đặt Mailchimp

Cùng bắt đầu với công cụ được tích hợp Mailchimp khá nổi tiếng và được nhiều người tin dùng nhé!

Bước 1: Đăng ký tài khoản tại: https://login.mailchimp.com/signup bằng cách nhập địa chỉ email, tên và mật khẩu cho hệ thống này nhé!

clip_image020

(bạn có thể truy cập link trên bằng cách quét mã QR code)

clip_image022

Lưu ý là mật khẩu phải có cả số và ký tự đặc biệt.

Bước 2: Sau khi đăng ký xong, bạn sẽ nhận được một email xác nhận tài khoản. Hãy tìm đến nó và click vào link trong email này. Việc đăng ký một hệ thống Email Marketing sẽ được hoàn tất.

clip_image024

Nhiệm vụ tiếp theo của bạn là sẽ nhập các thông tin như first name, last name, name of your business, your website, your address…

Hệ thống này free với tối đa 2000 subscribers và 12.000 email gửi đi mỗi tháng.

clip_image026

6. Xây dựng hệ thống cho riêng bạn

Bạn có nhu cầu cao?

Bạn biết về kỹ thuật?

Bạn cần tiết kiệm chi phí?

Ok, cùng thử setup hệ thống cho riêng bạn nhé!

Bạn có thể lựa chọn SendinBlue, Mailgun, hay cũng có thể là Amazon SES.

Bạn có thể lựa chọn xác thực domain bằng SPF, DKIM.

Bạn có thể lựa chọn phần mềm gửi mail bằng Sendy, Mailwizz.

Hiện tại MediaZ đang lựa chọn Sendy bởi Sendy có đầy đủ chức năng cần thiết để quản lý danh sách email, tạo nhập data dễ dàng, tạo các chiến dịch, tùy chỉnh các chiến dịch dễ dàng. Chi phí cho việc sử dụng Sendy khá rẻ, bởi nó được tính trên tổng số email được gửi đi.

Bước 1: Mua mã nguồn của Sendy và up code lên VPS hay server.

Bước 2: Cài đặt Email server.

Bước 3: Xác thực domain.

TỔNG KẾT CHƯƠNG 1 PHẦN II

● Vận hành của Email Marketing có ba bước: Cài SMTP server, xác thực email và cài đặt phần mềm gửi Email Marketing.

● Email Server là hệ thống máy chủ thư điện tử, dùng để gửi và nhận thư điện tử. Hiện nay có ba giao thức cơ bản được ứng dụng trong mail server hỗ trợ hoạt động cũng như gia tăng tính bảo mật của email có thể được kể đến như SMTP Server (viết tắt của Simple mail transfer protocol), POP3 server (Post Office Protocol Version 3) và IMAP server (Internet Message Access Protocol).

● Hiện tại có rất nhiều nhà cung cấp dịch vụ SMTP khá tốt cho việc gửi Email Marketing như SendinBlue, Mailgun, SendGrid, MailJet, Amazon SES.

● Đánh giá email, cụ thể là xác thực email và domain rất quan trọng bởi nó có thể nâng cao tỷ lệ email rơi vào inbox thông qua của hệ thống đánh giá lọc thư rác, chặn tin nhắn để rơi vào inbox. Có hai phương thức để phát hiện email giả mạo là SPF (Sender Policy Framework) và DKIM (DomainKeys Identified Mail).

● Hiện nay có rất nhiều phần mềm hỗ trợ cho việc gửi Email Marketing có thể kể đến như Mail Chimp, Get Response, Constant Contact, Email Delivered, Sendinblue. Hay một số phần mềm như Sendy, MailWizz có thể tùy chỉnh linh hoạt hơn trong việc thiết lập gửi email.

● Có hai cách thức giải quyết được cơ chế vận hành này: Email Marketing Cloud Based với dịch vụ của bên thứ ba hoặc build hệ thống Email Marketing theo ba bước được hướng dẫn từ việc cài đặt Email server cho đến việc xác thực domain và cả việc cài đặt phần mềm gửi Email Marketing.

● Bạn đừng tin là có một phần mềm nào đảm bảo rằng tỷ lệ rơi vào inbox là 99% khi không có sự nỗ lực đánh giá và tối ưu của bạn.

● Vấn đề của mail rơi vào inbox ở đây là tư duy, công cụ không phải là mấu chốt của vấn đề!

● Cách thức cài đặt Mailchimp.

● Cách thức xây dựng hệ thống với Sendy.