BÀI 23CÁCH ĐỂ LẬP THỨ TỰ ƯU TIÊN HIỆU QUẢ NHẤT

Tôi mất vài tháng tìm hiểu nghiên cứu mới khám phá ra được bí quyết chính để làm được nhiều hơn mỗi ngày. Ban đầu khi bắt đầu đào sâu nghiên cứu về việc sử dụng thời gian tốt hơn, tôi đã hỏi những người thành công về bí quyết của họ. Tôi nhớ một cuộc thảo luận khi đó với vị Phó chủ tịch Công ty Dầu khí California, ông nói: “Ồ, tôi chỉ cần mang theo một danh sách những ‘việc phải làm’ thôi”. Khi ấy tôi nhanh chóng bỏ qua điều đó, có chút nghi ngờ về tầm quan trọng của điều mà ông ấy nói.

Tình cờ, ngày tiếp theo tôi tới một thành phố lớn để tham gia một buổi hội thảo về quản lý thời gian. Khi ở đó, tôi dùng bữa trưa với một doanh nhân gần như sở hữu cả thành phố. Ông là chủ tịch một công ty dầu khí và điện chiếu sáng, giám đốc năm công ty sản xuất, và có chân trong hơn một tá các công ty khác. Theo tiêu chuẩn nào thì ông cũng là một trường hợp kinh doanh thành công. Tôi hỏi ông cùng một câu hỏi đó, về cách ông xoay xở để làm được nhiều việc hơn và ông đáp: “À, dễ thôi, tôi có một Danh sách những việc cần làm”. Nhưng danh sách này có chút khác biệt. Ông ấy nói ông coi đó như một trò chơi.

Điều đầu tiên vào buổi sáng, ông bước vào văn phòng và vạch ra danh sách những việc muốn hoàn thành trong ngày hôm đó. Vào buổi tối ông sẽ kiểm tra xem còn bao nhiêu hạng mục viết ra vào buổi sáng vẫn chưa được thực hiện và sau đó tự cho mình điểm số. Mục tiêu của ông là có một ngày “không bỏ lỡ bất kỳ điều gì” với mọi đầu việc đều được gạch bỏ.

Ông chơi trò “Danh sách việc cần làm” giống như bạn đánh các ô vuông trong trò bingo, hoàn thành các đầu mục công việc trên danh sách trong ngày khi cơ hội tới – gọi điện thoại cho ai đó, nêu lên các điểm mục trong một cuộc họp, bàn bạc một dự án sáng tạo vào buổi tối với vợ. Ông đảm bảo chắc chắn sẽ bắt đầu với những đầu mục thứ tự ưu tiên hàng đầu ngay lập tức. Gần cuối ngày, ông sẽ thực hiện bất cứ cuộc gọi, hành động, hay bức thư nào cần thiết để hoàn thành “tấm thẻ bingo” với điểm số hoàn hảo.

Hết lần này đến lần khác trong các cuộc nói chuyện của tôi với những doanh nhân thành đạt và những người quản lý chính quyền, Danh sách việc cần làm lại xuất hiện. Vì thế, trong một hội thảo, tôi đã hỏi có bao nhiêu người từng nghe tới việc ghi ra một danh sách ưu tiên những việc cần làm. Gần như tất cả mọi người đều từng nghe đến. Sau đó tôi hỏi bao nhiêu người đã cẩn thận lên danh sách những việc cần làm mỗi ngày, sắp xếp mọi việc theo thứ tự ưu tiên, và gạch bỏ mỗi công việc sau khi hoàn thành. Tôi phát hiện ra rằng rất ít người có một danh sách việc cần làm mỗi ngày, mặc dù hầu hết mọi người đều thi thoảng lên Danh sách việc phải làm khi đặc biệt bận rộn, có rất nhiều việc muốn nhớ, hoặc có thời hạn hoàn thành vô cùng sít sao.

CHỈ DANH SÁCH HẰNG NGÀY MỚI HIỆU QUẢ

Những người ở tốp đầu và những người ở dưới đáy đều biết về Danh sách việc cần làm, nhưng một khác biệt giữa họ là những người đứng đầu sử dụng Danh sách việc cần làm mỗi ngày để sử dụng thời gian của mình tốt hơn; những người ở dưới đáy biết về công cụ này nhưng sử dụng không hiệu quả. Một trong những bí quyết thực sự để làm được nhiều việc hơn là lên Danh sách việc cần làm mỗi ngày, để ở chỗ dễ nhìn thấy và sử dụng nó để hướng dẫn hành động cho bạn trong suốt ngày hôm đó.

Bởi Danh sách việc cần làm là một công cụ lên kế hoạch thời gian vô cùng căn bản, nên ta hãy cùng xem xét kỹ hơn về nó. Bản thân cơ sở của danh sách rất đơn giản: Ghi lên đầu trang tiêu đề: “Việc cần làm”, sau đó liệt kê những đầu mục công việc bạn muốn làm; gạch bỏ các mục đó khi đã hoàn thành và thêm vào các mục khác khi chúng xuất hiện; viết lại danh sách vào cuối ngày hay khi khó mà đọc ra được nữa.

Một trong những bí quyết thành công là viết tất cả “Việc cần làm” vào một danh sách tổng hoặc kẹp chúng lại với nhau, thay vì ghi cẩu thả vào những mẩu giấy linh tinh. Bạn có thể ghi vào một cuốn sổ. Một vị quản lý để riêng một tập giấy trên bàn cho Danh sách việc cần làm. Tôi biết một người phụ nữ không bao giờ mua chiếc váy nào mà không có túi để có thể luôn mang theo Danh sách việc cần làm bên mình.

Một người nội trợ khác luôn làm mất những danh sách của mình. Cô dành nhiều thời gian tìm kiếm danh sách ngày hôm qua hơn là thời gian để viết danh sách ngày hôm nay. Để giúp cô kiểm soát thời gian, tôi khuyên cô viết tất cả danh sách vào một cuốn sổ. Vậy là cô được lợi thêm ở chỗ có thể chọn những việc chưa làm từ những danh sách trước.

Vài người cố gắng ghi nhớ Danh sách việc cần làm trong đầu, nhưng theo kinh nghiệm của tôi, điều này hiếm khi hiệu quả. Tại sao phải làm tâm trí của mình lộn xộn với những thứ có thể viết ra? Sẽ tốt hơn nhiều khi để tâm trí rảnh rang cho những hoạt động sáng tạo.

DANH SÁCH CÓ GÌ?

Có phải bạn sẽ viết ra mọi thứ cần làm, bao gồm cả những hoạt động thường ngày? Hay bạn chỉ viết những sự việc đặc biệt? Bạn sẽ viết mọi thứ bạn có thể làm ngày hôm nay, hay chỉ những việc bạn quyết định sẽ làm ngày hôm nay? Có rất nhiều phương án, mỗi người có một giải pháp khác nhau. Tôi khuyên các bạn không nên liệt kê những việc làm hằng ngày mà hãy liệt kê những việc cần ưu tiên trong ngày hôm nay có khả năng không hoàn thành nếu không được chú ý đặc biệt.

Đừng quên cho các hoạt động hạng A của các mục tiêu dài hạn vào Danh sách việc cần làm của bạn. Mặc dù trông có vẻ lạ lùng khi thấy “bắt đầu học tiếng Pháp” hay “làm quen với bạn mới” nằm trong cùng một danh sách với “mua một lít sữa mang về” hay “mua thiệp sinh nhật”, nhưng bạn muốn thực hiện tất cả trong ngày hôm đó. Nếu bạn sử dụng Danh sách việc cần làm như cẩm nang hướng dẫn khi quyết định mình sẽ làm gì tiếp theo, thì bạn cũng cần những dự án dài hạn có mặt trong đó để không quên chúng vào thời điểm đưa ra quyết định.

Trước khi định xem xét để tự làm bất cứ điều gì, hãy nhìn qua danh sách và xem bao nhiêu công việc có thể giao cho người khác làm. Không chỉ cho cấp dưới hay người trông trẻ, mà còn có thể giao cho những người cùng cấp và thậm chí cao hơn, những người có thể làm công việc đó nhanh hơn và dễ dàng hơn, hay ai đó có thể gợi ý cho bạn những con đường tắt mà bạn không nhận ra.

Tùy thuộc vào trách nhiệm của bạn, nếu chăm chỉ cố gắng, bạn có thể thực hiện tất cả các mục trong danh sách vào mỗi cuối ngày. Nếu được vậy, bằng mọi cách hãy cố gắng hết sức. Nhưng có lẽ bạn cũng đoán trước được rằng không có cách nào để làm hết tất cả chúng. Khi có quá nhiều việc phải làm, lựa chọn có ý thức rằng nên làm (và không làm) gì vẫn tốt hơn là đưa ra quyết định ngẫu nhiên.

Có lẽ tôi vẫn chưa nhấn mạnh đủ nhưng: Bạn phải sắp xếp thứ tự ưu tiên. Một số người cố làm càng nhiều mục càng tốt trên danh sách của mình. Họ có tỷ lệ phần trăm công việc hoàn thành rất cao, nhưng hiệu suất của họ lại thấp bởi những việc họ làm hầu hết đều là thuộc thứ tự ưu tiên C. Những người khác thích bắt đầu từ đầu danh sách và làm từ trên xuống dưới, lại cũng ít để ý xem điều gì là quan trọng. Cách tốt nhất để thực hiện danh sách của bạn là gán thứ tự ưu tiên ABC, ủy nhiệm cho người khác càng nhiều càng tốt, rồi sau đó nhanh chóng hoàn thành danh sách.

Tôi có quen một người hay đánh dấu theo màu cho các đầu mục, màu đen cho những mục bình thường và màu đỏ cho các mục ưu tiên hàng đầu. Với những người gặp khó khăn khi phải sống với những thứ tự ưu tiên, tôi thấy rất hữu ích nếu sử dụng một mẩu giấy cho ưu tiên loại A và B và một trang giấy khác cho rất nhiều ưu tiên hạng C. Tờ giấy ghi hạng A và B đặt trên danh sách C, thế là mỗi lần lật danh sách A và B lên để thực hiện danh sách C, bạn sẽ ý thức được rằng mình chưa sử dụng tốt nhất thời giờ của bản thân.

Các mục trên Danh sách việc cần làm có thể được sắp xếp theo nhiều hình thức khác nhau. Sắp xếp theo chức năng: để nhìn, để gọi điện thoại, để theo dõi, để suy nghĩ, để quyết định, để ra lệnh. Hoặc bạn có thể nhóm các hoạt động dựa trên sự giống nhau của nội dung công việc (mọi thứ về ô nhiễm nguồn nước), cùng một địa điểm (vài khách hàng ở cùng một khu phố), hay cùng một người (vài vấn đề cần ý kiến cấp trên). Bạn có thể ghi một mục duy nhất trên Danh sách việc cần làm đại diện cho một nhóm công việc (xử lý giấy tờ trong khay, làm những việc vặt).

ĐỪNG LO LẮNG ĐẾN VIỆC HOÀN THÀNH HẾT DANH SÁCH

Giờ hãy đi dần xuống hết danh sách của bạn, làm hết tất cả mục loại A trước các mục loại B và các mục loại B trước mục loại C. Một ngày nào đó bạn có thể thực hiện hết tất cả các hạng mục trên danh sách, nhưng nhiều khả năng hơn là bạn không đủ thời gian để làm hết tất cả. Nếu bạn làm theo thứ tự ABC, thậm chí đôi khi bạn còn có khả năng không hoàn thành hết các mục loại A. Có những ngày bạn sẽ làm xong các mục A và B, có những ngày làm hết các việc mục A, B và vài việc hạng mục C. Một người hiếm khi làm hết toàn bộ Danh sách việc cần làm. Việc hoàn thành danh sách không phải là điều quan trọng, mà quan trọng nhất là sử dụng thời gian của bạn hiệu quả nhất. Nếu bạn thấy mình chỉ còn hạng mục loại B và C, thì hãy nhìn lại vào những việc khả dĩ có thể thêm vào danh sách như điều chỉnh lại hệ thống phân loại tài liệu để dễ dàng lấy hơn, đọc xong cuốn Chiến tranh và Hòa bình, chọn quà sinh nhật cho dì – tất cả các mục loại A đang nằm sâu trong tâm trí bạn nhưng không được cho vào danh sách ban đầu. Với một chút thời gian dư ra, chúng ta có thể làm luôn ngay hôm nay.

Rất nhiều nhân viên văn phòng, những người nội trợ và các chuyên gia tới tham dự các tọa đàm của tôi vì họ cảm thấy cần “biết sắp xếp”. Hầu hết vài tháng sau đều cho biết họ đã biết sắp xếp tốt hơn, đơn giản chỉ vì họ thường xuyên liệt kê và lập ra các thứ tự ưu tiên. Ví dụ, một y tá trưởng mới được bổ nhiệm sử dụng phương pháp liệt kê/đặt ra thứ tự ưu tiên cho cuộc sống gia đình sau khi thấy nó hiệu quả thế nào ở bệnh viện. Sử dụng tốt thời gian là rất quan trọng với cả lúc làm việc cũng như không làm việc. Hẳn bạn không muốn biến khoảng thời gian ngoài giờ làm thành môi trường giống như trong giờ làm, nhưng bạn có thể thoải mái nhiều hơn nếu những việc bạn phải làm được sắp xếp với sự trợ giúp của Danh sách việc cần làm, và nhanh chóng thoát ra khỏi mớ bòng bong.

Nếu những điều nhỏ nhặt lại có ý nghĩa lớn, thì một danh sách việc phải làm theo thứ tự ưu tiên có ý nghĩa còn lớn hơn nhiều bởi nó đem đến cho bạn cảm giác an toàn khi biết mình không bỏ lỡ điều gì; một sự xác nhận tất cả các hoạt động quan trọng của bạn; một động lực giúp bạn gạch bỏ các mục mà bạn không cần phải làm; và một kho dự trữ để bạn có thể lựa chọn các việc tiếp theo cần làm.

Bằng cách làm nhiều hơn việc các hạng mục A và ít hạng mục C hơn, hệ thống thứ bậc các thành tựu của bạn thay đổi. Bạn có thể chia nhỏ các mục A cũ thành các mục A và B mới, hạ bậc mục B cũ thành C và gạch bỏ những mục C cũ hoàn toàn khỏi danh sách của bạn.

LÀM NHIỀU VIỆC QUAN TRỌNG HƠN

Ví dụ thế này, một năm về trước, tham gia Ngày phụ huynh ở trường con gái bạn có thể được xếp ưu tiên hạng A. Nhưng giờ bạn đang tham gia vào việc kinh doanh thiết kế thời trang bán thời gian, và con gái hiểu bạn bận rộn đến mức nào, biết bạn vui vẻ thế nào từ công việc kinh doanh của mình, nên bạn sẽ không tham dự Ngày phụ huynh trừ khi đó là khoảng thời gian ít việc. Năm ngoái, bạn chú ý tới từng chi tiết của tồn kho hằng năm. Vui thay, trong khi bạn làm việc đó, bạn ghi lại từng bước cần thiết để năm nay, với hướng dẫn tham khảo trong tay, việc xếp hạng A năm ngoái (tìm hiểu cần làm gì) trở thành hạng mục C năm nay: một công việc thường ngày. Giờ bạn có thể ủy nhiệm việc kiểm tra tồn kho hằng năm cho cậu nhân viên thủ kho mới tuyển và sử dụng thời gian của mình để bán được nhiều hàng hơn.

Người bán hàng liên tục nâng cấp khách hàng của mình thấy rằng hạng mục A năm trước – khách hàng mua sản phẩm giá 100 đô-la – trở thành hạng C của năm nay. Hiện giờ khách hàng hạng A của anh ta ở mức mua sản phẩm giá 500 đô-la; hạng B là mua sản phẩm giá 250 đô-la. Anh ta nâng cấp việc kinh doanh bằng cách miệt mài theo đuổi các khách hàng hạng A. Anh ngày càng dành nhiều thời gian với những người mua hơn 100 đô-la hơn, rồi dần dần có thể coi bất cứ ai mua dưới 100 đô-la là hạng C. Để thúc đẩy việc nâng cấp liên tục này, anh xem xét hết toàn bộ hồ sơ khách hàng mỗi tuần và bỏ đi ít nhất một khách hàng hay khách hàng tiềm năng tiêu dùng ít. Theo kinh nghiệm của tôi, hầu hết những người bán hàng có thể đạt được lợi ích vô cùng lớn bằng cách loại bỏ 20% khách hàng của mình xét về sức mua hiện tại và tiềm năng.

Học một nhạc cụ cũng gần giống như vậy. Khi mới học chơi piano, ưu tiên hạng A của bạn là tập những bản nhạc dễ. Khi bạn thành thạo hơn, những bản nhạc đó trở thành ưu tiên hạng C. Rồi bạn luyện tập ngày càng nhiều những bản nhạc khó hơn. Khi học một bản nhạc khó, mục tiêu hạng A là chơi chậm nhưng chính xác, còn mục tiêu C là chơi nhanh mà có thể sẽ mắc nhiều lỗi. Khi bạn chơi thành thạo một bản nhạc, mục tiêu hạng A là chơi cho đúng nhịp.

Trong việc học và áp dụng các kỹ năng sử dụng thời gian, mục tiêu hạng A có thể là theo dõi việc sử dụng thời gian mỗi năm phút trong vòng một giờ để ý thức hơn về việc sử dụng thời gian của mình. Một khi bạn đã tự động ý thức về việc sử dụng thời gian, việc nghĩ về thời gian trôi qua trở thành ưu tiên hạng C, trừ khi bạn muốn mài giũa kỹ năng đó lần nữa.

Người biết cách sử dụng tốt thời gian luôn có một dòng liên tục các mục hạng A trôi chảy và không quá mải mê xem hạng mục A nào cần làm hay làm bằng cách nào, hoặc cố gắng làm thật hoàn hảo một mục A cụ thể. Thay vào đó, anh ta sẽ làm một số việc hạng A mỗi ngày và nhớ rằng một khi đã xác định được cách sử dụng tốt nhất thời gian của mình, thì thời điểm để thực hiện chính là ngay bây giờ.