BÀI 24SẮP XẾP GỌN GÀNG

Trong một bộ phim của mình, W. C. Fields đóng vai một người quản lý có bàn làm việc bừa bãi lộn xộn. Trong một cảnh phim, ông quay về bàn thì thấy một chuyên gia năng suất đã sắp xếp, bố trí lại và làm hợp lý hóa mọi thứ. Mặt bàn bây giờ là hình ảnh của sự ngăn nắp và năng suất, nhưng Fields lại thấy chán nản. Ông không thể tìm thấy gì cả! Nên ông quẳng tung những chồng giấy gọn gàng lên cao, ném tung mọi thứ như trộn món xa-lát vậy. Sau đó ông ta ngừng lại, quan sát mặt bàn với vẻ thỏa mãn, rồi khéo léo rút từ trong đống hỗn độn đó ra những giấy tờ mình cần.

Để hiểu hết sự mỉa mai của cảnh phim đó, chúng ta nên đặt nó trong bối cảnh lịch sử. Khi Fields đang sống trong những ngày tháng vinh quang đời mình, các chuyên gia năng suất rao giảng những cuốn cẩm nang làm việc doanh nghiệp. Một trong những tội lỗi hàng đầu gây kém năng suất chính là trên bàn làm việc có bất kỳ thứ gì đó không phải công việc cần làm ngay. Một chiếc bàn gọn gàng được coi là dấu hiệu của hiệu suất và năng suất.

Ngày nay chúng ta ít chắc chắn hơn về điều này. Chắc chắn, một cuộc sống có tổ chức sắp xếp thường hiệu quả hơn một cuộc sống với nhiều lộn xộn. Hầu hết chúng ta có thể nâng cao hiệu suất khi biết tổ chức sắp xếp hơn. Tuy nhiên, những quy tắc bất di bất dịch không phải là điển hình của việc tổ chức sắp xếp. Đây là điều mà W. C. Fields đã cố gắng nói với chúng ta qua bộ phim. Chúng ta phải sắp xếp để phù hợp với tính cách của ta và nhiệm vụ ta cần làm.

Khi lên kế hoạch cuộc đời, hãy cưỡng lại sự cám dỗ của việc trở nên có tổ chức thái quá – đó là thứ giết chết hiệu suất. Tôi có một người bạn đại học bị đuổi khỏi trường chỉ sau một học kỳ. Lý do chính là anh ta dành mọi thời gian để đọc vô số sách về cách học và chẳng bao giờ bắt tay vào học cả. Vấn đề tương tự có thể nảy sinh khi bạn cố gắng làm việc thông minh hơn. Hãy nhớ, những ý tưởng này chỉ là phương tiện để đạt mục đích và mục đích là tăng hiệu suất của cuộc đời bạn. Bận rộn với chiếc đồng hồ bấm giây và giữ bàn cho sạch sẽ gọn gàng không làm bạn đạt được mọi thứ mình muốn trong đời đâu.

Tuy vậy, vẫn có vài hướng dẫn hay cho bạn trong việc sắp xếp cuộc sống và các suy nghĩ của mình. Nếu bạn thực hành những hướng dẫn này thay vì những quy tắc cứng nhắc bất di bất dịch, bạn sẽ thấy chúng giúp được bạn trong việc tận dụng thời gian và công sức của bạn hiệu quả nhất. Ghi nhớ điều đó trong đầu, và hãy cùng xem qua vài hướng dẫn sau đây.

DÙNG NHỮNG CÔNG CỤ THÍCH HỢP ĐỂ LÀM VIỆC

Thomas Carlyle từng bình luận: “Con người là loài vật biết sử dụng công cụ… không có công cụ, loài người chẳng là gì cả, với công cụ, con người có tất cả”. Đó là những lời nói đáng nhớ. Đã bao lần bạn làm mãi một việc không thành chỉ để sau đó phát hiện ra rằng một công cụ đặc biệt có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian, năng lượng và bớt mệt mỏi? Những chuyện này thường thể hiện rõ rệt nhất khi chúng ta cố gắng sửa xe hay thứ gì đó quanh nhà. Điều này là bởi vì chúng ta thường có xu hướng nghĩ công cụ là những đồ dùng hữu hình, và đúng hầu hết là vậy. Tuy nhiên, để tận dụng tốt nhất hướng dẫn này, chúng ta phải sử dụng từ “công cụ” với nghĩa rộng hơn nhiều.

Một công cụ là bất cứ thứ gì bạn có thể dùng để đạt được mục tiêu. Bất kể mục tiêu hay hành động bạn theo đuổi là gì, thì bạn cũng đều cần công cụ thực hiện. Nếu bạn là một kế toán viên, công cụ của bạn rõ ràng bao gồm những thứ như bút chì, giấy, máy tính cũng như chứng chỉ CPA và kiến thức thực tế. Nếu bạn làm trong một văn phòng, bản thân văn phòng và bàn, ghế cũng là công cụ.

Các ví dụ khác của những công cụ ít rõ rệt hơn là xe ô-tô, các bảng phân tích thống kê, báo chí, ngoại ngữ và các kỹ thuật phỏng vấn. Và vô vàn những điều khác.

Trước khi bắt đầu thực hiện một công việc hay đạt một mốc mục tiêu, hãy hỏi bản thân: “Những công cụ cần thiết để hoàn thành thành công công việc là gì, và mình có chúng không?”. Nếu bạn không có những công cụ thích hợp, việc đầu tiên là hãy kiếm người khác làm công việc đó. Thời gian, năng lượng và chi phí có thể giảm đáng kể bằng cách thuê người khác làm. Tuy nhiên, nếu đó là thứ mà chỉ bạn mới có thể làm, trước hết hãy cố gắng trang bị cho mình những công cụ tốt nhất có thể. Sự khác biệt giữa người khôn ngoan và kẻ khờ thường được thấy trong cách lựa chọn công cụ của họ.

SẮP XẾP KHÔNG GIAN LÀM VIỆC

Xem xét môi trường nơi bạn thực hiện công việc của mình. Sắp xếp lại không gian làm việc phần lớn là vấn đề cá nhân, phụ thuộc vào sở thích của bạn và công việc cần hoàn thành. Tuy nhiên, có một vài yếu tố cơ bản cần ghi nhớ:

Một không gian làm việc thoải mái thường có chỗ ngồi thích hợp, thoáng khí và đủ ánh sáng. Nếu bạn phải ngồi làm việc trong một khoảng thời gian dài, hãy chọn một chiếc ghế chắc chắn, thoải mái mà tựa lưng tốt. Chọn một chiếc ghế đủ thoải mái để không phải cứ mười phút lại đứng dậy, nhưng không thoải mái tới mức có thể ngủ quên luôn trên đó. Để tránh mỏi mắt, nên sử dụng ánh sáng đồng bộ và không trực tiếp. Môi trường thoáng khí sẽ giúp ngăn cản sự mệt mỏi không cần thiết do sự ngột ngạt, thiếu không khí ở môi trường làm việc gây ra.

HỌC ĐƯỢC NGHỆ THUẬT SẮP XẾP BÀN LÀM VIỆC

Rất nhiều người trong chúng ta thực hiện một phần hay toàn bộ công việc ngay tại bàn làm việc. Như tôi đã đề cập trước đó, bàn là một công cụ – và là một trong những công cụ bị lạm dụng và sử dụng sai nhiều nhất. Vì thế trước khi đào sâu vào ứng dụng của công cụ này và cách tận dụng nó tốt nhất, chúng ta phải xét xem bàn không phải là gì.

Cụ thể, bàn làm việc không phải là:

Chúng ta đã bàn về việc chiếc bàn không phải là gì, vậy hãy cùng xem bàn là gì. Đó là một công cụ để xúc tiến việc thu nhận và xử lý thông tin, nên nhớ kỹ mục đích đó trong đầu.

Bạn có thể có một chiếc bàn và không cần đến nó. Lawrence Appley, cựu Chủ tịch Tập đoàn American Management Association, bình luận rằng hầu hết bàn làm việc chỉ chôn vùi các quyết định. Một số nhà quản lý bỏ đi chiếc bàn và tuyên bố hiệu suất của họ đã tăng lên. Họ thay thế bàn ghế làm việc tiêu chuẩn bằng một chiếc ghế tựa, bảng kẹp, bảng viết nhỏ có bánh xe di chuyển, và tủ đựng hồ sơ. Những người ủng hộ văn phòng không bàn làm việc thông báo sự cải thiện trong giao tiếp trực diện và một không gian nhiều tự do thoải mái hơn. Họ không còn cảm thấy bị trói buộc vào một chiếc bàn. Hãy xem xét tới khả năng bạn có thể không cần bàn và, nếu có thể bỏ nó đi, hãy thử làm việc không có bàn và xem chuyện gì xảy ra.

Cách sắp xếp lại bàn làm việc để đạt hiệu quả công việc

Giả sử vẫn cần bàn làm việc, bạn có thể sẽ muốn bắt tay vào một kế hoạch sắp xếp lại chiếc bàn đó. Nếu đã quyết định làm, hãy dành riêng vài giờ đồng hồ trong lịch trình khi mà bạn không bị ngắt quãng. Sắp xếp lại bàn làm việc sẽ là một kế hoạch rất hay vào sáng thứ Bảy và có thể thực hiện qua các bước như sau:

Hướng dẫn làm việc tại bàn

Nếu nỗ lực sắp xếp lại bàn làm việc của mình thì bạn đã có một bước tiến khổng lồ tới mục tiêu biến bàn làm việc của mình trở thành một công cụ hiệu quả hơn. Vài người thấy khá hữu ích khi sắp xếp bàn cứ sáu tháng một lần. Những hướng dẫn dưới đây được thiết kế để tăng hiệu quả công việc của bạn bằng cách giảm thiểu sự bừa bộn trên bàn.

Như đã nói rõ lúc trước, trên đây chỉ là những hướng dẫn và có thể chúng không phù hợp với bạn. Quá tôn sùng một chiếc bàn sạch không khiến công việc hoàn thành, và với vài người nó chỉ là khiến công việc bị cản trở. Hãy chọn phong cách phù hợp với bạn và với công việc cần làm, nhưng hãy thành thật với bản thân. Không mấy người trong chúng ta có thể làm việc tốt nhất với một chiếc bàn vô cùng bừa bộn và mất trật tự.

TĂNG KHẢ NĂNG TẬP TRUNG

Tập trung ở bất kỳ dạng nào cũng đều là một hiện tượng kỳ diệu. Hồi sáu tuổi, tôi mê mẩn khi thấy một người bạn đốt cháy tờ giấy bằng cách dùng kính lúp nhờ tập trung tia nắng mặt trời rọi lên tờ giấy. Thời gian và năng lượng của chúng ta cũng giống như tia nắng mặt trời vậy. Khi tập trung nỗ lực tới một mức độ nào đó, chúng ta sẽ đạt được những gì mình muốn trong đời. Khả năng tập trung đã giúp nhiều người với năng lực khiêm tốn đạt được đỉnh cao của thành công mà các thiên tài không làm được.

Suy nghĩ với chiếc bút chì trong tay

Khi viết ra những ý nghĩ của mình, bạn lập tức tập trung toàn bộ sự chú ý vào đó. Rất ít người trong chúng ta có thể viết một ý này nhưng lại nghĩ điều khác trong cùng một lúc. Vì thế, một chiếc bút chì và một tờ giấy có thể trở thành công cụ tập trung tuyệt vời.

Bất cứ khi nào bạn cần tập trung, hãy tập thói quen suy nghĩ với chiếc bút chì trong tay. Khi các ý tưởng tìm đến, bạn có thể viết ra giấy. Nhờ vậy, bạn sẽ tự động xem xét kỹ lưỡng và làm sáng tỏ chúng trong đầu. Bạn sẽ mau chóng có một danh sách những ý tưởng để xem xét. Bạn cũng sẽ có nhiều khả năng thấy được ý tưởng nào vô lý, sai sót, hay mâu thuẫn với nhau nếu xem xét tất cả cùng một lúc.

Nơi làm việc chỉ dành để phục vụ công việc

Chúng ta đều là những sinh vật của thói quen, và hầu hết hành vi của chúng ta cần ít hay thậm chí là chẳng cần suy nghĩ gì. Chúng ta học cách liên tưởng hành vi nhất định với một môi trường cụ thể. Nếu chúng ta không khổ nhọc xây dựng những thói quen tốt trong môi trường công việc, tất cả những thói quen gây cản trở năng suất có thể phát triển, cướp mất thời gian và năng lượng của chúng ta.

Một cách để tăng khả năng tập trung là dành riêng nơi làm việc chỉ cho mục đích làm việc. Ví dụ, nếu bạn ngồi làm việc ở bàn trong phòng làm việc, vậy đừng làm ở bàn bất kỳ thứ gì không liên quan tới công việc. Nếu một vị khách ghé thăm, hãy đứng dậy và đi xa khỏi bàn làm việc. Nếu bạn cho phép mình xã giao ngay ở bàn làm việc, bạn sẽ dần liên hệ đó không chỉ là nơi làm việc. Khi bạn nghỉ ngơi, hãy ra xa khỏi nơi bạn làm việc. Ngồi ở một chiếc ghế khác hoặc sang một căn phòng khác. Nếu xây dựng được thói quen chọn một nơi cụ thể để làm việc, bạn sẽ thấy bản thân bắt tay vào làm việc nhanh chóng hơn và tự động hơn khi đến thời gian làm việc.

Chậm lại và ngừng nghỉ hợp lý

Một trong những chìa khóa của nghệ thuật duy trì công việc nằm ở chỗ biết làm cách nào và khi nào thì dừng lại. Sự kiên trì mù quáng chỉ dành cho những kẻ khờ. Nó đòi hỏi sự làm việc chăm chỉ hơn là khôn ngoan.

Khi bạn thấy tâm trí mình như đang bị đông đặc lại, không thể nghĩ ra cách giải quyết vấn đề, hãy rút lui một cách khôn khéo khỏi công việc. Cứ tiếp tục lao đầu vào sẽ chỉ dẫn đến sự rối loạn và chán nản. Có thể bạn cần nhiều thông tin về công việc hơn hay cần nhiều thời gian hơn để tổng hợp và phân loại thông tin.

Khi phải dừng làm việc, dưới đây là vài điều bạn có thể làm để khiến công việc thú vị và năng suất hơn khi bắt đầu lại:

CẢI THIỆN KHẢ NĂNG LÀM VIỆC ĐẾN CÙNG

Biết khi nào cần dừng lại là một hành động chiến lược tốt, nhưng không khiến công việc được hoàn thành. Đâu đó suốt quãng đường phải giải quyết công việc và thực hiện cho đến khi hoàn thành. Dưới đây là vài ý tưởng bạn có thể thấy hữu ích trong việc kết thúc thành công những việc mình bắt đầu.

CẢI THIỆN TRÍ NHỚ

Một trong những công cụ tiết kiệm thời gian và năng lượng tốt nhất chính là trí nhớ của chúng ta. Không có trí nhớ, tất cả những gì ta học được đều trở thành vô dụng. Chúng ta sẽ phản ứng lại với mỗi tình huống như chưa từng trải qua. Chúng ta sử dụng trí nhớ để học đi, học nói, tiếp thu thông tin, giải quyết các bài toán, lái xe, đọc và làm vô vàn thứ khác. Năng lực sử dụng và sức chứa của trí nhớ con người là một điều kỳ diệu. Bạn có thể lưu trữ thông tin trong bộ não nặng chưa đến 1kg nhiều hơn so với những máy tính cao cấp nhất ngày nay.

Nhưng thật không may, lưu trữ thông tin là một chuyện, còn gợi nhớ được chúng lại là một chuyện khác. Đây là khi máy tính vượt qua chúng ta. Tuy nhiên, hầu hết chúng ta đều có thể tăng cường khả năng lưu trữ và truy tìm thông tin nếu hiểu cách thức trí nhớ hoạt động và áp dụng vài khái niệm đơn giản về tăng cường khả năng ghi nhớ.

Trí nhớ của bạn không phải là đồ vật; nó là một bài kiểm tra các kỹ năng. Nó không thể được nhìn thấy, cảm nhận, xem xét hay cân đo đong đếm. Kỹ năng ghi nhớ thường được chia làm ba giai đoạn:

Chúng ta có thể làm rất ít hay không gì cả để tăng cường khả năng nhớ lại thông tin mỗi giây. Tuy nhiên, khả năng nhớ lại có chút phụ thuộc vào cách chúng ta ghi nhận thông tin, và ta có thể tăng cường trí nhớ bằng cách cải thiện phương pháp ghi nhớ đó. Nói ngắn gọn, dưới đây là vài hướng dẫn trợ giúp bạn trong việc tận dụng tốt nhất trí nhớ của mình:

Tôi sử dụng bảy hướng dẫn này để vượt qua hai thách thức ghi nhớ lớn nhất của mình. Để lấy được học vị Tiến sĩ, tôi đã phải qua kỳ thi biên dịch hai ngoại ngữ (tiếng Pháp và Đức) sang tiếng Anh. Trước đó tôi chưa từng biết tới tiếng Đức, còn tiếng Pháp thì biết rất ít, chỉ biết đánh vần tên mình và đọc biển báo ở New Orleans là cùng. Tuy vậy, tôi đã vượt qua cả hai bài thi đó sáu tuần sau khi bắt đầu học từ con số không. Tôi bắt đầu bằng cách mua thẻ từ vựng phù hợp (một ngàn thẻ) và một bộ sách đọc theo cấp độ²⁵. Mỗi ngày tôi đọc sách một tiếng và học ba mươi từ mới bằng thẻ từ vựng. Trước khi học từ mới tôi thường ôn lại những từ trước đó đã học để củng cố lại trí nhớ. Vào cuối tuần thứ năm, tôi đã học tổng một ngàn từ, khả năng đọc hiểu và chuyển ngữ của tôi cũng khá hơn nhiều. Tuần cuối cùng tôi dành riêng cho việc trau chuốt và ôn tập. Tôi vượt qua cả hai kỳ thi thành công rực rỡ.

Nếu sử dụng vài công cụ hiện đại trợ giúp trí nhớ, được biết đến như là các quy tắc ghi nhớ (mnemonic), có thể bạn sẽ làm bản thân và những người khác kinh ngạc với những kỳ tích ghi nhớ. Với sự tập luyện phù hợp, hầu như bất kỳ ai cũng có thể học được cách nhìn qua một bộ bài bị xáo trộn và nhớ chúng theo đúng thứ tự, gặp năm mươi người và ngay lập tức nhớ được tên họ, hay nhớ hơn một trăm số điện thoại. Nếu bạn muốn biết nhiều thông tin hơn về cải thiện trí nhớ, có một vài cuốn sách rất hay về chủ đề này, trong đó cuốn Trí nhớ của bạn (Your Memory), tác giả Tiến sĩ Kenneth Higbee.

XỬ LÝ VIỆC VẶT THEO NHÓM

Tất cả chúng ta đều chịu phiền phức với vô số những công việc lặt vặt nhưng cần phải làm trong tương lai gần. Ví dụ về những công việc kiểu này là thanh toán hóa đơn, chạy việc vặt, đi chợ, làm việc nhà, dọn dẹp sân vườn, sửa chữa lặt vặt, liên lạc thư từ, đọc và gọi điện thoại. Bắt tay làm những công việc này theo phong cách ngẫu nhiên là một cách chắc chắn đảm bảo làm nhiều nhưng hoàn thành thì ít.

Một cách giúp những việc nhỏ nhặt không cản trở hiệu quả công việc của bạn là sắp xếp các việc đó thành nhóm và xử lý mỗi lần một nhóm. Hãy thử làm nhiều việc vặt cùng một lúc. Đi tới cửa hàng tạp hóa, ngân hàng, rửa xe và trạm đổ xăng trong cùng một chuyến. Làm nhiều việc nhà theo thứ tự, hay kết hợp vài việc nếu có thể. Giữ lại các hóa đơn và thanh toán chúng ở một thời điểm nhất định mỗi tháng. Cố gắng gọi điện và viết thư để trong cùng một nhóm. Các khoảng thời gian làm việc lặt vặt theo nhóm là một phương pháp hiệu quả ngăn cản việc nhỏ nhặt kìm chân bạn hoàn thành nhiều mục tiêu lớn.

CHIẾN LƯỢC GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ

Có lẽ giờ bạn đã nhận ra, lên kế hoạch và đặt ra mục tiêu về cơ bản là quá trình đưa ra quyết định, và đưa ra quyết định chính là giải quyết vấn đề. Việc tổ chức sắp xếp cách tiếp cận của bạn với một vấn đề đã đưa bạn đi nửa đường trong việc giải quyết nó. Những hướng dẫn tổng quát sau đây sẽ giúp bạn chuẩn bị sẵn sàng về cơ bản trong việc đụng độ và vượt qua mọi chướng ngại vật trên con đường dẫn tới thành công của mình.

Không nhất thiết phải phức tạp hóa vấn đề

Chúng ta sống trong một thời đại công nghệ phức tạp với những chuyến đi tới mặt trăng, máy tính điện tử và năng lượng hạt nhân. Sự phức tạp đã thành một tiêu chuẩn. Vậy nên, chúng ta dần kỳ vọng sự phức tạp trong mọi khía cạnh cuộc đời. Dường như có một quy luật bất thành văn trong xã hội chúng ta rằng không điều gì có quyền được giản đơn nữa. Ta vẫn thấy quá thường xuyên những trường hợp khi được trao sự lựa chọn giữa phương án giải quyết đơn giản và phương án phức tạp cho một vấn đề, nhiều người trong chúng ta sẽ chọn phương án phức tạp. Câu chuyện dùng năm người đàn ông để thay một bóng đèn (một người giữ bóng và bốn người giúp đưa người đàn ông trèo lên thang) khiến chúng ta bật cười. Nhưng cũng như hầu hết những chuyện hài hước dí dỏm khác, nó mang theo một thông điệp ẩn bên dưới nói lên vài sự thật. Khi bạn cố gắng giải quyết một vấn đề, trước hết hãy tìm kiếm một giải pháp thỏa đáng đơn giản. Nó có thể tiết kiệm cho bạn khá nhiều thời gian.

Hãy tiếp cận vấn đề một cách sáng tạo

Thường thường, khả năng giải quyết vấn đề của chúng ta bị cản trở do quá bám chặt vào cách nhìn cụ thể về vấn đề. Nhiều người trong chúng ta đã nghe về câu chuyện chiếc xe tải bị mắc kẹt trong một đường hầm chui. Một nhóm kỹ sư được gọi đến để quyết định xem làm thế nào để di dời xe tải. Trung thành với nghề nghiệp của mình, họ tiếp cận theo cách kỹ thuật để giải quyết và bắt đầu đưa ra một loạt các phương án tính toán phức tạp căng thẳng. Một cậu bé đứng cạnh bên hỏi người kỹ sư: “Chú ơi, sao không xịt lốp xe tải ạ?”. Ngay lập tức rắc rối được giải quyết.

Chúng ta cho phép mình nhìn nhận một vấn đề theo nhiều cách bao nhiêu, thì càng có nhiều khả năng tìm được giải pháp thỏa đáng.

Alex F. Osborne, một thiên tài trong ngành quảng cáo, có danh sách các tiêu chí kiểm tra các ý tưởng mới để kích thích khả năng sáng tạo. Khi đối mặt với việc giải quyết vấn đề, bạn có thể cũng thấy danh sách tiêu chí hữu ích như tôi:

Liệu chúng ta có thể…

William James từng nói: “Thiên tài nghĩa là có nhiều hơn một chút khả năng nhìn nhận vấn đề theo cách không thông thường”. Dù bạn chọn sử dụng danh sách tiêu chí của Osborne, động não hay thứ gì đi nữa, thì thử và nhìn mọi thứ từ một góc nhìn khác luôn có ích.

Phân biệt giữa khẩn cấp và quan trọng

Khi Dwight Eisenhower trở thành Tổng thống, ông cố gắng sắp xếp bộ máy chính quyền của mình để làm sao chỉ những vấn đề khẩn cấp và quan trọng mới cần ông chú ý. Tất cả những việc khác được ủy quyền cho các cấp dưới. Tuy nhiên, ông phát hiện ra rằng khẩn cấp và quan trọng hiếm khi đi cùng nhau. Nhận thức này cũng có thể áp dụng được đối với cuộc sống của chúng ta. Những việc quan trọng hiếm khi khẩn cấp và những việc khẩn cấp hiếm khi quan trọng. Vá bánh xe xịt lốp khi bạn muộn một cuộc hẹn thì khẩn cấp hơn so với việc đóng tiền bảo hiểm ô-tô, nhưng tầm quan trọng của nó ở hầu hết mọi trường hợp thế nào thì cũng khá nhỏ.

Không may thay, rất nhiều người trong chúng ta dành cả đời đấu tranh dưới sự thống trị của những thứ khẩn cấp. Hậu quả là chúng ta bỏ qua mất những thứ ít khẩn cấp nhưng quan trọng hơn nhiều trong đời. Đó chính là tác nhân lớn giết chết tính hiệu quả.

Khi đối mặt với một số vấn đề cần giải quyết, hãy tự hỏi bản thân điều gì quan trọng hơn và biến chúng trở thành ưu tiên số một của bạn. Nếu bạn để mình bị thống trị bởi những thứ khẩn cấp, cuộc đời của bạn sẽ thành một chuỗi hết khủng hoảng này đến khủng hoảng khác. Bạn sẽ rất bận rộn và thậm chí có thể là người bận rộn, chăm chỉ nhất. Tuy nhiên, một ngày nào đó bạn có thể giật mình nhận ra mình đang xây dựng con đập trên cái hồ không có nước.

Cố gắng dự đoán trước khủng hoảng tiềm tàng

Bác sĩ vẫn nói với chúng ta phòng bệnh hơn chữa bệnh. Bạn sẽ chẳng phải làm mình bận tâm với việc chữa bệnh nếu trong người không có bệnh. Vì thế, bạn thực hiện các biện pháp phòng ngừa được thiết kế để duy trì sức khỏe, như là nghỉ ngơi đầy đủ, chế độ ăn uống hợp lý, tập thể dục, tiêm vắc xin,...

Giải quyết vấn đề nói chung cũng hoạt động theo cách tương tự. Nếu bạn dự tính trước được những khủng hoảng và có các biện pháp ngăn ngừa hoặc xử lý, là bạn đang đầu tư thời gian của mình một cách khôn ngoan. Hiếm khi sự việc phát triển lên đến tới khủng hoảng mà không có chút dấu hiệu nào. Một chút sự lo xa và chút bảo dưỡng phòng ngừa có thể đảm bảo bạn tiết kiệm thời gian đó để đạt các mục tiêu của mình hơn là lo đối phó với khủng hoảng.

Để tiềm thức của bạn làm việc

Một vài khả năng giải quyết vấn đề tốt nhất của chúng ta nằm đâu đó dưới tầng ý thức. Thường chúng ta gặp khó khăn trong việc đưa ra giải pháp cho vấn đề chỉ đơn giản vì quá ép mình cho được một câu trả lời. Đau đầu vì một giải pháp chỉ tạo ra lo lắng và căng thẳng làm tê liệt khả năng sáng tạo, cũng như lãng phí thời gian một cách không cần thiết.

Vài năm trước, khi mới bắt đầu vào chương trình sau đại học, tôi lo lắng rất nhiều về đề tài sẽ chọn để viết luận án tiến sĩ. Mặc dù trong vòng ít nhất hai năm tới tôi không cần phải đưa ra quyết định, ý nghĩ về chủ đề luận án làm tôi rầu rĩ bởi tôi chưa từng làm việc này trước đó. Chuyện thêm các môn học và các kỳ thi lại chẳng đáng lo gì cả. Vì những việc đó trước đây tôi đều trải qua và tự tin về năng lực thể hiện của mình.

Càng ép bản thân tìm một chủ đề bao nhiêu, tôi càng lo lắng bấy nhiêu, và tôi vẫn chẳng có ý tưởng gì về chủ đề cho luận án. Một ngày tôi đề cập chuyện này với một giáo sư của mình, thầy khuyên tôi hãy quên về nó đi và tập trung vào công việc trước mắt. Thầy nói: “Quẳng vấn đề đó vào trong tiềm thức của cậu, và để nó tự tìm cách giải quyết. Khi cậu sẵn sàng xử lý luận án đó, tiềm thức sẽ cho cậu một chủ đề. Những quyết định quan trọng nhất thường được đưa ra ở tầng tiềm thức”.

Tôi nghe theo lời khuyên của thầy và nó thực sự hiệu quả. Sáu tháng trước khi tôi sẵn sàng xử lý luận án, một ý tưởng về chủ đề đã đến với tôi. Giá trị của việc đưa ra quyết định tiềm thức là một trong những bài học lớn nhất tôi có được khi ở giảng đường.