Việt Nam cũng như Trung Quốc có hệ thống ghi chép ngày tháng và văn kiện theo âm lịch: năm có mười hai tuần trăng, năm nhuận thì có tuần trăng thứ mười ba (“tuần trăng tháng nhuận”) nhằm bắt kịp chu kỳ ngày tháng so với cách tính dương lịch. Có hai cách để ghi chép về ngày tháng: hoặc là ghi theo niên hiệu, hoặc theo chu kỳ của các năm. Trong trường hợp thứ nhất, năm được ghi chép theo thứ tự năm tháng của niên hiệu, chẳng hạn như “năm thứ 5 triều vua Tự Đức”. Trong trường hợp thứ hai, người ta vận dụng một lối ghi chép xuất hiện ở Trung Hoa từ thời thượng cổ: năm được chỉ ra theo phối hợp của hai vế: thứ nhất là một trong mười Thiên Can [Giáp, Ất, Bính, Đinh, Mậu, Kỷ, Canh, Tân, Nhâm, Quý]; thứ hai là một trong Thập Nhị Chi hay Địa Chi [mười hai con giáp]. Năm đầu tiên của chu kỳ, người ta phối hợp vế đầu tiên của Thiên Can (Tý: con chuột) với yếu tố đầu tiên của mười hai Chi: kết quả sẽ là (năm) Giáp Tý. Năm tiếp theo sẽ là vế thứ hai của Thiên Can đi kèm theo là yếu tố thứ hai của mười hai con giáp [con trâu: Sửu, là năm Ất Sửu]… Và cứ tuần tự phối hợp như thế cho đến Can thứ mười với Chi thứ mười (năm Dậu). Đến năm thứ mười một, người ta lại vận dụng Can đầu tiên của Thiên Can, phối hợp với con giáp thứ mười một, kết quả là năm Giáp Tuất, tiếp tục phối hợp như thế cho đến con giáp thứ mười hai, sẽ là năm Ất Hợi. Năm thứ mười ba, lại vận dụng trở lại con giáp đầu tiên với yếu tố Can thứ ba, sẽ là năm Bính Tý. Cứ tuần tự như thế phối hợp Can Chi cho đến cuối cùng kết hợp Can thứ mười với Chi thứ mười hai, sẽ có năm Quý Hợi: đó là năm thứ sáu mươi, năm cuối của một chu kỳ sáu mươi năm. Năm đầu tiên của chu kỳ mới sẽ trở lại là năm Giáp Tý. Tập quán tính toán âm lịch [chính thức] như thế tại Việt Nam đã diễn ra cho đến khi triều đại nhà Nguyễn cáo chung vào năm 1945: dân chúng vẫn tiếp tục dùng âm lịch truyền thống, đặc biệt trong cách tính những ngày lễ mang tính tín ngưỡng tôn giáo.
Năm tháng tính theo âm lịch không hoàn toàn khớp với năm tháng theo dương lịch, dẫn đến việc, tùy theo các tác phẩm công trình mà có tình trạng không ăn khớp về ngày tháng sự kiện. Do đó, để thuận tiện, người ta đưa ra một sự tương ứng giữa một năm dương lịch nhất định với năm âm lịch có phần lớn thời gian diễn ra đồng thời với năm dương lịch. Chẳng hạn, người ta nói năm âm lịch “Ất Dậu” tương ứng với năm dương lịch “1885”, cho dù năm Ất Dậu liên quan chỉ thực sự bắt đầu, theo dương lịch, vào ngày 15 tháng 2 năm 1885 và kết thúc vào ngày 3 tháng 2 năm 1886.
Trong trường hợp của vua Đồng Khánh, mà rồi chúng ta sẽ đề cập rất nhiều, ngài lên ngôi ngày 19 tháng 9 năm 1885 [dương lịch], nghĩa là vào ngày thứ 11 tuần trăng thứ 8 của năm Ất Dậu, năm thứ nhất dưới triều vua Hàm Nghi. Năm Ất Dậu này kết thúc vào ngày 3 tháng 2 năm 1886 [dương lịch] và ngày hôm sau sẽ là ngày mồng một tuần trăng thứ nhất của năm Bính Tuất, năm đầu tiên dưới triều vua Đồng Khánh [Đồng Khánh nhất niên]. Vị vua này băng hà vào ngày 28 tháng 1 năm 1889, hẳn nhiên là vào năm 1889 dương lịch, thế nhưng thời điểm vẫn còn thuộc về năm âm lịch Mậu Tý (“1888”). Triều Thành Thái khởi đầu vào đầu năm âm lịch, năm Kỷ Sửu, trùng vào ngày 31 tháng 1 năm 1889: như thế thời gian trị vì của vua Đồng Khánh kéo dài từ 1885 đến năm 1889, nhưng triều vua Đồng Khánh kéo dài từ năm 1886 đến năm 1889.
Về cách ghi ra họ tên và từ tiếng Việt [trong công trình này], chúng tôi chọn cách viết chữ “quốc ngữ” [của người Việt Nam], với mẫu tự La-tinh có ghi dấu thanh điệu. Trong một số trường hợp, khi các nguồn tư liệu xưa của Pháp cung cấp địa danh, tên người hay dân cư, mà ngày nay không thể nhận dạng được do không có dấu thanh điệu, chúng tôi buộc phải tôn trọng chính tả gốc của nguồn tư liệu. Khi trích dẫn, chúng tôi tôn trọng chính tả bản gốc. Liên quan đến một số địa danh và tên nhân vật, chúng tôi duy trì cách ghi trong tiếng Pháp khi cách ghi đã trở nên thông dụng: chúng tôi sẽ viết “Hanoï” thay vì “Hà Nội”, “Saigon” thay vì “Sài Gòn”, “Huê” thay vì “Huế”24… Tương tự như vậy, những từ tiếng Hán, chúng tôi sẽ theo lối bính âm hay giản thể pinyin, nhưng khi đã có sự thông dụng một dạng nào đó trong tiếng Pháp, chúng tôi sẽ giữ dạng thông dụng: “Pékin” [Bắc Kinh] thay vì Beijing, “Canton” [Quảng Châu] thay vì “Guangzhou”, “Tien-tsin” [Thiên Tân] thay vì “Tianjin”, v.v.
24 DG: Bản dịch tiếng Việt sẽ chuyển đúng theo cách viết của người Việt Nam hiện nay, ngoại trừ trường hợp có vấn đề cần xem xét lưu ý với ngay chính bản gốc.
Bản đồ Thành nội Kinh thành Huế năm 1885 do Trung úy Công binh Jullien thiết lập khoảng cuối năm 1884, dựa theo một bản lưu trữ trước đó tại Công sứ Pháp, với bản ghi chú chi tiết (ba cột bên trái) tất cả các địa điểm trọng yếu: trong vòng thành thứ nhất và bên trong Đại nội25.
25 DG: Nguồn: BAVH số 1-2/1933, t. 75.
- Chú ý: Trong khả năng cho phép, tất cả các hình ảnh hay bản đồ sử dụng để minh họa trong bản dịch tiếng Việt được trích trực tiếp từ bộ Bulletin des Amis du Vieux Huê (BAVH) của Hội Association des Amis du Vieux Huê (AAVH, “Hội Đô thành Hiếu cổ”, 1914-1944).
- Về AAVH, xin tham khảo: Lê Đức Quang, “Hội Đô thành Hiếu cổ tại Kinh thành Huế: sự gặp gỡ của truyền thống hội đoàn học thuật châu Âu với một vùng đất chất chứa giao thoa văn hóa”, Hội thảo “100 năm BAVH và vấn đề sự tiếp xúc văn minh Đông – Tây đầu thế kỷ XX”, ngày 27/12/2014; đăng lại ở tạp chí Văn Hóa học (Hà Nội, 2015) với tiêu đề: “Hội AAVH tại Kinh thành Huế: một cái nhìn phương Tây về một phương Đông huyền ảo”.