Vì sao người sáng tạo cần quản lý thời gian

Một nghệ sĩ giỏi có ít thời gian hơn là ý tưởng.

– Martin Kippenberger

Tôi tin rằng quá trình thực hiện một ý tưởng quan trọng hơn việc nảy ra ý tưởng. Ý tưởng chỉ làmột hạt giống.

Quá trình vun trồng để hạt giống phát triển thành cả một cái cây mới khó khăn và cực nhọc.

– Elon Musk

Người sáng tạo có rất nhiều ý tưởng. Đó là lý do họ được gọi là người sáng tạo. Họ nhìn thế giới bằng những con mắt khác. Họ có nhiều cảm hứng và liên tục nghĩ ra các ý tưởng. Họ suy nghĩ mọi lúc mọi nơi, từ ngày này qua ngày khác và “Póc!”, họ nảy ra một ý tưởng mới. Họ không thể cưỡng lại việc nghĩ ra các ý tưởng. Đó cũng chính là vấn đề của những người sáng tạo. Họ có nhiều ý tưởng nhưng không có đủ thời gian để thực hiện các ý tưởng đó.

Nếu xử lý quá nhiều ý tưởng cùng lúc, bạn có nguy cơ không hoàn thành được ý tưởng nào, hoặc kết quả cuối cùng bạn tạo ra không thể làm ai hài lòng. Đơn giản là bạn không có đủ thời gian để thực hiện tất cả các ý tưởng của mình, vì vậy hãy đảm bảo là bạn sử dụng thời gian một cách hiệu quả.

Việc quản lý thời gian có thể giúp bạn làm được điều này. Sáng tạo và quản lý thời gian có vẻ là hai việc mâu thuẫn nhau. Tuy nhiên, nếu tìm hiểu về những tên tuổi lớn trong giới sáng tạo, bạn sẽ thấy rằng những nghệ sĩ và nhà thiết kế này có thói quen làm việc với những lịch trình được sắp sẵn cùng các cách thức phức tạp. Họ làm được công việc của mình vì họ biết cách sử dụng thời gian hiệu quả. Bí quyết của họ là làm ít việc lại và loại bỏ những việc không cần thiết. Họ chỉ tập trung vào những việc thật sự quan trọng.

Đừng tin các chuyên gia về năng suất

Tư duy theo năng suất bắt nguồn từ thời Cách mạng Công nghiệp. Cỗ máy vận hành càng lâu thì năng suất nó tạo ra càng cao. Nếu máy móc hoạt động nhanh và hiệu quả hơn thì năng suất sẽ tăng theo cấp số nhân.

Các chuyên gia về năng suất xem con người như những cỗ máy: trong một ngày, ai làm việc nhiều giờ hơn thì người đó làm việc hiệu quả hơn. Nhưng con người chúng ta đâu phải máy móc.

Chúng ta không thể làm việc liên tục từ ngày này qua ngày khác. Một cỗ máy có thể được khởi động rồi cứ thế vận hành, nhưng chúng ta không làm việc theo cách đó. Hơn nữa, một ngày làm việc tám tiếng không hề hiệu quả như ta nghĩ và làm việc nhiều giờ hơn không đồng nghĩa với làm việc hiệu quả hơn.

Công ty Start-up Buffer đã nhận ra điều này và quyết định không đo lường năng suất của nhân viên dựa trên thời gian làm việc nữa. Thay vào đó, họ giao cho nhân viên các mục tiêu và phạm vi trách nhiệm rõ ràng. Chiến lược này còn giúp họ loại bỏ khỏi tổ chức các phân lớp quản lý tốn kém. Châm ngôn của công ty là “Bạn thực hiện việc đó thế nào là tùy bạn, miễn công việc được hoàn thành”.

Làm hay không làm, đó chính là vấn đề

Vậy là bạn không cần phải lên kế hoạch thật chi tiết cho mọi việc thì mới có thể quản lý thời gian hiệu quả. Thay vào đó, hãy nghĩ đến một mục tiêu lớn hơn rồi đưa ra các lựa chọn dựa trên đó: Bạn sẽ làm việc gì và không làm việc gì?

Đó có thể là những quyết định khó khăn. Nhưng bạn cứ đọc tiếp, tôi đảm bảo rồi bạn sẽ thấy dễ hơn.

Ý Tưởng Đến Từ Đâu?

Quá trình phát triển của ý tưởng

Mọi thứ xung quanh chúng ta – ngoại trừ thiên nhiên – đều từng là ý tưởng của một người nào đó. Có thể vợ chồng Charles và Ray Eames là người thiết kế những chiếc ghế mang tính biểu tượng, nhưng ý tưởng về ghế ngồi ra đời khi một tổ tiên xa xưa của chúng ta tìm thấy một hòn đá và ngồi lên nó. Mọi phát minh đều bắt nguồn từ những ý tưởng trước đó. Các ý tưởng thường tiếp nối nhau, ý tưởng này dẫn đến ý tưởng khác, nhưng một số ý tưởng nổi lên như những cột mốc trong quá trình phát triển của ý tưởng. Lấy ý tưởng sản xuất xe hơi theo quy mô lớn của Henry Ford làm ví dụ. Ông không phát minh ra xe hơi hay dây chuyền lắp ráp xe, nhưng ý tưởng kết hợp hai điều này lại với nhau của ông đã trở thành cột mốc quan trọng trong lịch sử phát triển của ngành sản xuất.

Mọi thứ đều kết nối với nhau

Google sẽ chẳng tồn tại nếu Tim Berners-Lee không phát minh ra World Wide Web, mạng lưới thông tin toàn cầu cho phép người ta lướt mạng Internet (lúc bấy giờ đã đi vào hoạt động) thông qua các máy tính cá nhân. Mạng Internet bắt nguồn từ một mạng lưới đường dây điện thoại giữa nhiều trường đại học, và đường dây điện thoại thì được phát triển từ các máy điện báo.

Đổi mới có tính ngẫu nhiên kèm một chút may mắn, vì vậy bạn sẽ không biết được người ta sẽ tạo ra thứ gì.

– Tim Berners-Lee

Một ý tưởng sẽ phát triển thành một ý tưởng khác, và thường thì chúng ta không thể đoán trước được nó sẽ phát triển thành ý tưởng gì. Đó là vì các ý tưởng không phát triển theo một đường thẳng mà tập hợp lại với nhau thông qua muôn kiểu tình huống phức tạp – điều mà triết gia Gilles Deleuze gọi là Thân rễ (Rhizome). Thân rễ là một bộ rễ phát triển và vươn đến mọi thứ. Hình ảnh đó tượng trưng cho cách các ý tưởng hoạt động: Bạn đang đứng tại một giao lộ với số lượng ngã rẽ ngẫu nhiên, và bạn rẽ vào con đường mà bạn cảm thấy phù hợp với mình nhất. Chỉ khi nhìn lại, bạn mới thấy rõ lựa chọn nào là đúng đắn.

Vì vậy, Khoảnh khắc người sáng tạo không phải là phương pháp lập kế hoạch theo giờ, mà là cách giúp bạn quyết định đâu là con đường mình muốn đi, dù mục tiêu của bạn chưa thật sự rõ ràng. Nói ngắn gọn, bạn thực hiện một số bài kiểm tra nhanh để quyết định con đường thích hợp với mình nhất. Điều này nghe hơi mơ hồ phải không? Không sao, tôi sẽ nói rõ hơn vấn đề này trong những phần tiếp theo.

Danh Sách Việc Cần Làm

Lược sử về danh sách việc cần làm

Khi việc trao đổi hàng hóa không còn phù hợp (vì đâu phải ai cũng cần một con dê), người ta dùng vỏ sò hoặc món gì đó làm trung gian để trao đổi. Thế nhưng một cái bình đựng đầy vỏ sò hay những thứ tương tự cũng gây nhiều bất tiện, vì người ta phải nhọc công mang theo và mất thời gian đếm. Thế là họ bắt đầu dùng giấy tờ để ghi lại danh sách những người còn nợ mình. Đó cũng là lý do chữ viết ra đời.

Danh sách là nguồn gốc của văn hóa.

Khi lướt qua bất cứ đâu trong lịch sử văn hóa, bạn cũng sẽ thấy các danh sách.

– Umberto Eco

Sắp xếp ý tưởng

Ý tưởng cứ nảy ra trong tâm trí chúng ta, hết ý tưởng này đến ý tưởng khác. Chúng ta thường không nhận biết được các ý tưởng trong đầu mình. Các ý tưởng đó lởn vởn trong tâm trí chúng ta như những con muỗi không ngừng vo ve. Những mảnh ý tưởng chưa hoàn thiện đó chiếm phần lớn tâm trí ta, đặc biệt là phần Ý Thức – phần não tiếp nhận thông tin và xử lý các hoạt động trí nhớ ngắn hạn. Bên cạnh phần Ý Thức là phần não Vô Thức, nơi lưu trữ các ý tưởng và thông tin mà bạn chưa cần sử dụng ngay. Phần não này đóng vai trò như ổ đĩa cứng của bộ não. Nếu lưu trữ ý tưởng ở đó, bạn có thể giảm bớt những “con muỗi vo ve” trong Ý Thức của mình.

Làm sao để làm được điều đó? Hãy viết ra các ý tưởng. Khi viết một ý tưởng hoặc “việc cần làm” vào danh sách, chúng ta sẽ thoải mái quên nó đi và điều này buộc các “con muỗi” trong phần Ý Thức phải “xếp cánh lại”. Lúc này bạn có thể sử dụng phần Ý Thức để tập trung vào các mục đích rõ ràng.

Những việc dang dở

Tất nhiên lập danh sách việc cần làm cũng không phải là cách hoàn hảo, vì danh sách đó có thể kéo dài vô tận. Bạn có thể thêm vào danh sách bao nhiêu việc tùy thích, và danh sách đó sẽ dài đến mức chẳng việc nào được hoàn thành. Trong trường hợp đó, cuối cùng bạn cũng phải quản lý danh sách thay vì làm những việc cần làm.

Danh sách việc cần làm của bạn sẽ sớm trở thành danh sách khiến bạn thất vọng – đây là hiệu ứng Zeigarnik. Nhà tâm lý học người Nga Bluma Zeigarnik (1900-1988) từng viết, “Dường như bản chất của con người là hoàn thành những việc mình đã bắt đầu, và nếu không làm được điều đó, chúng ta sẽ cảm thấy bất an”. Chừng nào ta chưa hoàn thành một nhiệm vụ nào đó, thì chừng đó ta sẽ còn phải sống trong cảm giác không thoải mái. Hơn nữa, điều này khiến các nhiệm vụ có vẻ tốn nhiều thời gian hơn thực tế và làm bạn cảm thấy mình liên tục trễ nải mọi thứ.

Vậy làm sao tránh được hiệu ứng này? Đơn giản là đừng sử dụng danh sách việc cần làm.