Phương pháp danh sách việc-đừng-làm

Danh Sách Việc-Đừng-Làm

Có lần, một nhà tâm lý học được mời đến Lầu Năm Góc để diễn thuyết về chủ đề quản lý thời gian và nguồn lực cho các tướng ở đó. Đầu buổi hội thảo, ông yêu cầu mỗi người trình bày ngắn gọn phương pháp quản lý thời gian và nguồn lực họ đã và đang áp dụng.

Các vị tướng đều bế tắc, trừ một nữ tướng – người đã vươn đến cấp bậc cao nhất và từng tham chiến trong chiến tranh Iraq. Bà nghĩ ra chiến lược sau, “Trước hết, tôi viết ra các ưu tiên: ưu tiên thứ nhất, thứ hai, thứ ba, v.v. Sau đó, tôi gạch bỏ những việc xếp sau ưu tiên thứ ba”.

Nói cách khác, bà đã biến danh sách việc cần làm thành danh sách “việc-đừng-làm”. Bà viết ra những việc cần làm và chỉ chọn ba việc ưu tiên cao nhất để thực hiện. Những việc sau dòng thứ ba sẽ không được bà để tâm tới. Cách này giúp bà có thêm nhiều thời gian để làm tốt ba việc mình ưu tiên nhất.

Phương pháp Danh Sách Việc-Đừng-Làm dựa trên quan niệm rằng bạn không thể, và cũng không cần phải, làm hết mọi việc. Chúng ta thường cho rằng “bận rộn” tương đương với “thành công”, và để thành công, ta cần làm càng nhiều việc càng tốt. Tuy nhiên, người ôm đồm quá nhiều việc cuối cùng lại chẳng hoàn thành được bao nhiêu. Vì vậy, cách này không bao giờ hiệu quả.

Tốt hơn là bạn nên chọn làm một số việc mình làm tốt và bỏ qua những việc còn lại, dù đó là việc thú vị. Quyết định này giúp bạn cảm thấy bình yên, vì não bộ sẽ không còn liên tục nhắc nhở bạn về “công việc dang dở” cần làm. Những cảm giác không thoải mái sẽ tan biến.

Áp Dụng Phương Pháp Danh Sách Việc-Đừng-Làm

Các cấp độ công việc

Chính xác thì “việc cần làm” là gì? Đó là những phần việc nhỏ của một công việc lớn, và công việc lớn đó có thể là việc gia đình, họ hàng, bạn bè, sở thích, công việc, học tập, kỳ nghỉ, v.v. (Đối với người sáng tạo, sở thích, công việc và đời sống cá nhân của họ gần như luôn chồng chéo nhau). Những phần việc nhỏ đó lại được chia thành các đầu việc nhỏ hơn và liên tục phân nhánh thêm nữa – rất giống hình ảnh một cái cây to.

Việc chia một việc lớn thành các việc nhỏ hơn tương đối dễ. Bạn có nhiều dự án, và các dự án đó gồm nhiều công việc khác nhau. Các công việc đó bao gồm những việc cần làm, và những việc cần làm này tạo nên công việc thực tế của bạn. Nếu không làm xong những việc đó, bạn không thể hoàn thành dự án.

Làm sao để thêm vào Danh Sách Việc-Đừng-Làm

Danh sách việc cần làm càng dài, bạn càng phải làm nhiều việc và càng có nguy cơ không hoàn thành những việc đó. Vì vậy, giới hạn tối đa số lượng việc cần làm là rất quan trọng.

Hãy đánh giá xem việc nào thật sự giúp bạn hoàn thành dự án. Chọn ra ba việc và chuyển thẳng những việc còn lại sang Danh Sách Việc-Đừng-Làm. Bạn sẽ không làm những việc đó ngay bây giờ nên không cần bận tâm về chúng nữa.

Bạn cũng có thể đưa toàn bộ dự án – bao gồm tất cả những việc thuộc dự án đó – vào Danh Sách Việc-Đừng-Làm. Thậm chí bạn còn có thể chuyển toàn bộ phần đời sống (công việc) liên quan đến dự án vào Danh Sách. Bạn có thể cảm thấy tiếc, nhưng bạn sẽ có nhiều thời gian hơn để tập trung vào những việc mình đã chọn làm.

Ở một cấp độ cao hơn, bạn sẽ đi đến những quyết định tác động lớn đến cuộc đời mình. Bạn sẽ tiếp tục việc học chứ? Bạn sẽ vẫn làm nhân viên của một công ty nào đó hay chuyển sang làm việc tự do? Sau khi đưa ra những lựa chọn trên, bạn còn đủ thời gian chơi nhạc cùng ban nhạc của mình không? Rời ban nhạc đồng nghĩa với việc bạn không phải tập luyện hay viết nhạc nữa. Điều đó có thể đáng buồn, nhưng bạn sẽ có thêm thời gian cho những việc khác.

Việc đưa ra lựa chọn giúp bạn hiểu bản thân hơn. Nếu chỉ chọn ra ba việc để làm, bạn sẽ tự động có cái nhìn rõ ràng về điều quan trọng và không quan trọng đối với bạn. Điều đó đúng với cả quyết định lớn trong đời lẫn quyết định nhỏ hơn ở cấp độ dự án.

Không dễ để chọn ra việc cần làm, nhất là khi bạn có nhiều tài năng. Vì vậy, chúng ta sẽ tìm hiểu sâu hơn về phương pháp Danh Sách Việc-Đừng-Làm trong những chương sau. Chúng ta sẽ đi từ khái niệm trừu tượng “Cuộc sống”, sang cấp độ cụ thể hơn là “Công việc”, rồi hướng đến những khía cạnh thực tế của việc thực hiện “Dự án”.

Thông minh là một món quà, tử tế là một lựa chọn.

Nhận quà thì dễ, đưa ra lựa chọn mới khó.

– Jeff Bezos

Ứng dụng ToDon’tList

Danh Sách Việc-Đừng-Làm không chỉ là phương pháp làm việc, mà còn là ứng dụng thực tế giúp bạn đưa ra các lựa chọn. Bạn có thể tìm và tải ứng dụng ToDon’tList trên App Store⁽¹⁾. Tôi đã hợp tác cùng một người bạn làm lập trình viên để phát triển ứng dụng này dựa trên nguyên tắc của phương pháp Danh Sách Việc-Đừng-Làm. Quá trình phát triển ứng dụng cũng gián tiếp đưa đến sự ra đời của quyển sách này.

⁽¹⁾ App Store: là kho ứng dụng dành riêng cho những sản phẩm chạy hệ điều hành iOS.

Ứng dụng hoạt động như sau: Bạn có ba danh sách – danh sách Việc Cần Làm, danh sách Việc Đã Làm và danh sách Việc-Đừng-Làm. Bạn chỉ có thể đưa ba việc vào danh sách Việc Cần Làm. Những việc còn lại sẽ tự động được chuyển sang danh sách Việc-Đừng-Làm. Khi hoàn thành một công việc, bạn chuyển nó sang danh sách Việc Đã Làm (mang lại cho bạn cảm giác vui vẻ vì đạt được thành tựu). Khi đó, danh sách Việc Cần Làm sẽ có một mục trống và bạn có thể chuyển một việc trong danh sách Việc-Đừng-Làm sang đó.

Những việc nằm trong danh sách Việc-Đừng-Làm hơn ba tháng sẽ tự động biến mất và bạn sẽ không được thông báo về điều này. Suy cho cùng, nếu những việc đó đủ quan trọng, hẳn là bạn đã thực hiện chúng trước thời hạn ba tháng.