Chương 9TẠO NHỊP ĐIỆU

Năm năm trước đây, chúng tôi cảm thấy rất hồi hộp khi thuyết phục ban quản trị tại ngân hàng Wachovia dành ra một không gian để thư giãn trên tầng làm việc tập trung nhiều nhân sự cấp cao. Căn phòng vừa nhỏ vừa không có cửa sổ, nhưng ở vị trí thuận lợi. Đồ nội thất gồm có một chiếc giường và hai chiếc ghế dựa. Xem ra, đó là một nơi nghỉ ngơi khá ổn. Vấn đề là chẳng ai chịu ngó ngàng đến nó.

Tạo ra không gian để mọi người thư giãn trong vài phút không lừa được mọi người tin rằng văn hóa công ty đã thay đổi. Bởi vì chính vị chủ tịch công ty có bao giờ ghé vào đấy để chợp mắt một lát đâu. Phòng thư giãn bị bỏ hoang trong hai, ba tháng cho đến khi người ta quyết định chấm dứt ý tưởng này. Giường ghế được thay bằng bộ bàn làm việc mới cùng với sự xuất hiện của một vị giám đốc điều hành trẻ.

Ở hầu hết các tổ chức, những kỳ vọng ngầm đã quá rõ ràng: đến sớm, về trễ; ngồi dính vào máy tính; nghỉ ngơi thật ít; ăn trưa tại bàn làm việc; nạp năng lượng giữa giờ bằng cà phê; mang việc về nhà làm vào buổi tối và ngày nghỉ cuối tuần. Nếu bạn cần đi nghỉ dưỡng, hãy đi ngắn ngày thôi và nhớ kiểm tra điện thoại ít nhất vài lần trong ngày.

Để thay đổi, trước hết, phải dừng ngay việc đánh giá năng suất bằng số giờ làm việc của nhân viên và thay vào đó là giá trị mà họ tạo ra. Điều đó không chỉ cho phép thực hiện việc tái tạo xen kẽ, mà còn thúc đẩy hiệu suất tăng cao và bền vững. Đồng thời, hãy đối xử với nhân viên như những người trưởng thành bằng cách cho họ tự do quyết định cách hoàn thành công việc tốt nhất, để họ tự cảm thấy có trách nhiệm với kết quả công việc, chứ không phải là số giờ bỏ ra.

Thứ hai, hãy tập trung đánh giá năng lực của nhân viên – kỹ năng hoàn thành công việc quan trọng tương đương năng suất làm việc, đó là "lượng" và "chất" của nguồn năng lượng bên trong. Vì nhu cầu cuộc sống ngày một tăng, năng lượng dự trữ của mỗi người ngày một cạn. Do đó, các tổ chức phải hỗ trợ nhân viên tìm ra phương thức tái tạo nguồn lực vốn có.

Phân kỳ là phương thức vận động mà theo đó, các vận động viên luyện tập theo chu kỳ cường độ cao xen kẽ với các giai đoạn phục hồi thể lực hàng ngày, hàng tuần, hàng năm, để năng lượng đạt mức cao nhất trong các giải thi đấu quan trọng. Lãnh đạo các công ty cần xem xét vấn đề này. Theo nghiên cứu, mức năng lượng trong tuần được biểu diễn theo mô hình sau.

Mô hình năng lượng tuần

Sau ngày nghỉ cuối tuần, hầu hết mọi người đều mất thời gian lên dây cót tinh thần vào ngày thứ Hai đầu tuần, như cách nhiều vận động viên khởi động trước khi thi đấu. Nhà nghiên cứu Debbie Moskowitz nhận thấy thứ Hai là ngày dành cho các công việc ít đòi hỏi, bao gồm lên mục tiêu, tổ chức và lập kế hoạch. Hầu hết chúng ta đều hoàn toàn lấy lại phong độ khi sang ngày thứ Ba. Trong hai ngày tiếp theo, khả năng tập trung và bắt nhịp công việc đạt cực điểm. Đối với cá nhân lẫn tổ chức, hai ngày này đều thích hợp để giải quyết những công việc thử thách nhất: xử lý vấn đề nan giải, viết bảng phân công, nghiên cứu chiến lược và tư duy sáng tạo.

Vào chiều thứ Năm, năng lượng cơ thể bắt đầu hạ xuống. Ngày này nên dành cho hội họp. Đến thứ Sáu, năng lượng thường ở mức thấp nhất trong tuần, nhất là vào buổi chiều, thích hợp cho những việc như lên kế hoạch dài hạn và xây dựng mối quan hệ. Thiết kế công việc tương ứng với mô hình năng lượng này có nghĩa bạn đang tận dụng lợi thế của dòng chảy năng lượng tự nhiên trong cơ thể.

THIẾT LẬP NHỊP ĐIỆU MỚI

Trong tất cả các công ty mà chúng tôi có cơ hội đến làm việc, không nơi nào hiểu được tầm quan trọng của nhịp làm việc bằng Sony Châu Âu. Roy White, Phó Giám đốc Nhân sự của hãng, cho biết: "Khi bắt đầu quan sát thế giới qua lăng kính năng lượng, tôi nhận ra rằng năng lượng đó dao động lên xuống". Vốn xuất thân là một vận động viên, White nhận ra sức mạnh tiềm năng của việc phân kỳ ở cấp độ tổ chức, nhất là vào những giai đoạn áp lực.

Khoảng thời gian từ mùa Thu đến Giáng Sinh là giai đoạn bận rộn nhất của Sony. Đó là do các cuộc họp Sony tại Anh với các đại lý chính đều được tổ chức vào tháng Giêng hàng năm. Sự kiện này kéo dài gần cả tháng nhằm thu hút sự quan tâm của khách hàng. Từ trước tới nay, công việc trong tháng Giêng chỉ xoay quanh việc chia sẻ kế hoạch tiếp thị, thương thảo hợp đồng, tạo mối quan hệ với các đối tác đại lý. Mọi người đều làm việc đến tờ mờ sáng. Cứ như vậy lặp đi lặp lại ngày này qua ngày khác trong vài tuần. Khi chúng tôi mới làm việc với Sony, nhiều nhân viên bán hàng bảo rằng việc họp hành liên miên ảnh hưởng nặng nề đến bản thân và gia đình họ, bởi khi trở về nhà, họ không có đủ thời gian nghỉ ngơi, phục hồi sức lực nữa.

Để giúp họ quản lý năng lượng tốt hơn, chúng tôi viết cuốn Cẩm nang Sống sót dựa trên các nguyên tắc cốt lõi là nhu cầu năng lượng càng lớn thì mức độ phục hồi thường xuyên càng cao. Và như vậy, chúng tôi khuyến khích các nhà quản lý nên giảm rượu bia trong cuộc họp buổi tối, chú ý tập thể dục buổi sáng, ăn nhiều bữa nhẹ, đi ngủ vào một giờ nhất định và hợp lý. Andy Benson, Giám đốc Thương mại Sony tại Anh, nói với chúng tôi: "Kết quả thật đáng kinh ngạc. Mọi người khỏe mạnh và vóc dáng cân đối hơn, còn các đối tác nhận thấy Sony là công ty có môi trường làm việc thật tuyệt vời, biết quan tâm và chăm lo một cách tinh tế đến đời sống của nhân viên".

Nhóm Sony tại Anh cũng thay đổi cách quản lý công việc ở văn phòng. Các cuộc họp về ngân sách và lập kế hoạch hàng năm từ lâu được xem là sự kiện đáng sợ. Việc họp hành cả ngày và kéo dài đến tận đêm khiến ai nấy kiệt sức. Mọi người trở nên thiếu tập trung, hay cáu bẳn và dễ nổi giận. Sau khi các vị lãnh đạo Sony chấp nhận khái niệm phục hồi xen kẽ, họ quyết định chia các cuộc họp thành từng phiên 90 phút, có nghỉ ngơi sau mỗi phiên họp. Giờ đây, trong số 2.000 nhân viên làm việc tại Sony Electronic, 90% báo cáo rằng việc nghỉ ngơi thường xuyên đã làm tăng đáng kể sức lực và năng suất làm việc. 80% nói rằng sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống của họ đã được cải thiện.

GIẤC NGỦ TRƯA

Ước tính chỉ có 1% công ty cho phép nhân viên ngủ trưa tại nơi làm việc. Một vài tổ chức có suy nghĩ cấp tiến như Google, Cisco Apple và Pixar cho phép nhân viên được ngủ trưa. Mark Holmes, Chỉ đạo nghệ thuật của Pixar, nói: "Bạn sẽ bế tắc khi cố sức giải quyết vấn đề. Và bạn cứ loay hoay như vậy, không thoát ra được. Hãy ngủ một giấc, giấc ngủ sẽ giúp bạn tỉnh táo. Khi thức dậy, bạn sẽ chợt nhận ra mình đã tìm ra cách".

Google cung cấp túi ngủ ở những nơi công cộng trong trụ sở chính tại Mountain View. Tuy nhiên, những chiếc túi này không được sử dụng nhiều ở Google, bởi việc sử dụng túi ngủ chẳng khác nào công khai thừa nhận bạn ngủ tại nơi làm việc.

Để chứng tỏ sức mạnh của giấc ngủ trưa, trước buổi hội thảo vào xế chiều, chúng tôi yêu cầu những người tham gia chợp mắt một chút, theo đúng cách các trường mẫu giáo hay làm là trải chiếu lên sàn và tắt đèn trong khoảng 20 đến 30 phút. Một số ngủ; một số không, nhưng gần như tất cả đều nghỉ ngơi. Ngay lập tức, khả năng tập trung của những người ngủ trưa tăng lên đáng kể. Khi xuống sức và bắt đầu lơ đễnh, giấc ngủ trưa giúp họ tái tạo năng lượng để hoàn tất công việc vào buổi chiều.

CẠM BẪY THỜI GIAN

Tập thể dục là một trong việc đầu tiên chúng ta từ bỏ khi quá bận rộn. Chúng ta rời khỏi nhà lúc bình minh và trở về khi trời tối, vậy thì lấy đâu ra thời gian hay năng lượng để tập luyện? Tập thể dục không chỉ cải thiện sức khỏe cho nhân viên và giúp giảm chi phí khám sức khỏe tổng quát, mà còn là một hình thức phục hồi năng lượng hữu ích trong suốt ngày làm việc. Ngày càng có nhiều tổ chức lớn trang bị các dụng cụ tập thể dục tại chỗ, nhưng ít nơi nào tạo ra văn hóa tập luyện thoải mái.

Chúng tôi lập ra buổi tập thể dục giữa ngày dành cho nhóm nhân viên kế toán của công ty Ernst &Young trong thời kỳ bận rộn. Tiêu chuẩn đặt ra là họ phải làm việc từ 12 đến 14 giờ mỗi ngày trong suốt mùa thuế và năng lực của họ được đánh giá chủ yếu qua tổng số giờ xuất hóa đơn mỗi tuần. Việc hoàn thành công việc sớm hơn sẽ thực sự tạo ra nhiều lợi nhuận cho công ty hơn. Vậy thì tại sao công ty lại đánh giá nhân viên qua số giờ làm việc? Mọi việc luôn thực hiện theo cách đó, bởi không có phương thức tốt hơn để đánh giá năng suất cá nhân.

Tuy nhiên, hệ thống này không hữu ích đối với ai cả, từ công ty dịch vụ kế toán, công ty luật đến các công ty quảng cáo, hoặc bất kỳ tổ chức dịch vụ cá nhân tính phí khách hàng theo giờ. Những nhân viên biết mình được thưởng dựa trên tổng số giờ làm sẽ không có động lực làm việc tốt hơn. Nhưng càng làm nhiều giờ liên tục, năng suất công việc của họ càng giảm. Công ty cũng không hưởng lợi từ việc tính năng suất dựa trên số giờ làm. Và khách hàng cũng khó nhận được chất lượng tốt nhất mà lẽ ra họ phải được nhận.

ĂN GÌ BỔ NẤY

Nguồn năng lượng của cơ thể phụ thuộc vào những thứ chúng ta ăn. Vấn đề quan trọng đối với các tổ chức lớn nằm ở loại thực phẩm mà họ cung cấp trong các máy bán hàng tự động, nhà ăn, phòng ăn và trong cuộc họp. Máy bán hàng tự động chủ yếu có kẹo, bánh và khoai tây chiên - tẩm đầy đường, muối và chất béo. Những loại này đem đến sự phục hồi tức thời khi năng lượng suy giảm, nhưng về lâu dài, có hại cho sức khỏe và năng suất làm việc.

Hầu hết các nhà ăn và phòng ăn mà chúng tôi tham quan tại các công ty lớn đều rất phong phú các loại thức ăn, có cả loại tốt cho sức khỏe. Tuy nhiên, hiếm thấy công ty nào chỉ cung cấp thực phẩm bổ dưỡng giàu năng lượng. Một trong những cách đơn giản nhất để thực hiện điều đó là trợ giá. Nhà ăn chính của Sony Pictures tại Los Angeles, nơi đã thực hiện theo chương trình của chúng tôi, hiện cung cấp một bữa ăn lành mạnh và một quán ăn nhỏ mỗi ngày với giá ưu đãi.

Google có hình thức đầu tư tốt nhất trong số các công ty chúng tôi gặp. Công ty cung cấp bữa ăn cho nhân viên và đây là một phần văn hóa của công ty. Hai Giám đốc điều hành Sergey Brin và Larry Page giải thích rõ ràng về ý định của mình: "Chúng tôi cung cấp nhiều lợi ích cho nhân viên, kể cả bữa ăn miễn phí. Chúng tôi tính đến lợi ích lâu dài của công ty do những việc nhỏ này mang lại".

Tại trụ sở chính ở Mountain View, Google có 11 nhà hàng khác nhau chuyên cung cấp bữa sáng, trưa và tối miễn phí cho nhân viên. Nhiều đầu bếp đã được tuyển từ các nhà hàng cao cấp và chúng tôi có thể khẳng định thức ăn ở đây thật tuyệt vời: tươi mới, đa dạng, bổ dưỡng và dồi dào. Vào giờ ăn, nhà hàng đông nghẹt và nhân viên được khuyến khích trao đổi, chuyện trò cùng nhau. Ngoài ra, còn có những căn bếp nhỏ trong khuôn viên công ty, sẵn sàng cung cấp bữa ăn nhẹ lành mạnh cho cả ngày dài.

Theo chúng tôi nhìn nhận, chính sách của Google đã tạo ra phương thức làm việc hiệu quả. Mọi người có cơ hội rời bàn làm việc, đặc biệt vào bữa trưa, để vận động cơ thể. Phòng ăn được trang bị những chiếc bàn dài, nhắc nhở nhân viên ngồi xích lại gần nhau. Bữa ăn tại Google đem lại cảm giác thoải mái, miễn là đừng ăn quá nhiều.

Gần như tất cả nhân viên tại Google đều trân trọng những bữa ăn miễn phí và đồ ăn nhẹ không hạn chế, và xem đó là đặc quyền họ nhận được hàng ngày. Điều đó thể hiện sự quan tâm của công ty dành cho nhân viên với mục đích tiếp sinh lực cho nhân viên bằng nhiên liệu có chỉ số octan cao.